03-Work Breakdown Structure (WBS) [PDF]

Citation preview

W O R K B R EA K D O W N S TR U C TU R E (W B S )



Pendahuluan • Sebuah proyek yang komplek agar mudah



dikendalikan harus diuraikan dalam bentuk komponen-komponen individual dalam struktur hirarki, yang dikenal dengan Work Breakdown Structure (WBS). • Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top down dan secara hirarkis menerangkan komponenkomponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan dengannya.



Project M anagem ent Processes (Initiation) Project Management Plan Initiation



Scope (definition)



Project Charter



WBS



cope S t c e Proj ment e t a t S



Time Cost (estimates, …) (activity diagrams, …)



Human Resources (RACI matrix, …)



 Also to consider: Quality, Risk,



Communication, Procurement, Integration



Alasan perlunya W BS  Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS)



adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah : ◦ Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal. ◦ WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.



W BS sebagaielem en penting proyek  WBS merupakan elemen penting, karena



memberikan kerangka yang membantu, antara lain dalam :  Penggambaran program sebagai ringkasan dari bagian-bagian yang kecil.  Pembuatan perencanaan  Pembuatan network dan perencanaan pengawasan.  Pembagian tanggung jawab.  Penggunaan WBS ini memungkinkan bagian-bagian proyek terdefinisi dengan jelas.



M anfaat utam a W BS  Adapun 3 manfaat utama WBS dalam proses



perencanaan dan pengendalian proyak sebagai berikut :  Analisa WBS yang melibatkan manajer



fungsional dan personel yang lain dapat membantu meningkatkan akurasi dan kelangkapan pendefinisian proyek.  Menjadi dasar anggaran dan penjadwalan.  Menjadi alat control pelaksanaan proyek, karena panyyimpanan biaya dan jadwal paket kerja tertentu dapat dibandingkan dengan WBS.



Struktur W BS • Struktur dalam WBS



mendefinisikan tugas-tugas yang dapat diselesaikan secara terpisah dari tugastugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek. • Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil tersebut dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama



Keuntungan W BS  Model WBS memberikan beberapa



keuntungan, antara lain :  Memberikan daftar pekerjaan yang



harus diselesaikan  Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya  Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek . 



Bentuk skem a W BS



contohkan sebagian daristruktur W BS dalam sebuah proyek pem bangunan Intranet.



Perbedaan LevelD an Tingkat Kedetailan W BS  Setiap organisasi menggunakan terminologinya sendiri untuk mengklasifikasi



komponen WBS sesuai levelnya dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa organisasi memperlihatkan level-level yang berbeda sebagai tugas (task), sub-tugas (sub-task) dan paket pekerjaan (work package) sebagaimana yang ditunjukkan dalam bagan diatas. Sementara organisasi lain mungkin menggunakan istilah fase (phase), entri (entry) dan aktifitas (activity).             WBS mungkin saja disusun  mengikuti pembagian atau pentahapan dalam siklus



hidup proyek ( the project life cycle). Level-level yang lebih tinggi dari struktur umumnya dikerjakan oleh kelompok-kelompok. Level yang paling rendah dalam hirarki seringkali terdiri dari aktifitas-aktifitas dilakukan secara individual, kendati demikian sebuah WBS yang menitikberatkan pada “deliverable”  tidak memerlukan aktifitas-aktifitas yang spesifik.  Melakukan rincian sebuah proyek ke dalam bagian-bagian komponen yang lebih



kecil akan memudahkan pembagian alokasi sumber daya dan pemberian tanggung jawab individual. Perlu kiranya memberi perhatian pada penggunaan detail level yang layak ketika hendak membuat WBS. Dalam kondisi ekstrim, detail level yang sangat tinggi akan menyerupai hasil dalam manajemen mikro. Sedangkan kondisi ekstrim kebalikannya,  tugas-tugas mungkin akan menjadi demikian lebar untuk bisa di-manage secara efektif. Kendati demikian, menetapkan tugas-tugas dalam pekerjaan yang berdurasi beberapa hari maupun beberapa bulan merupakan hal yang baik di hampir kebanyakan proyek.



Peran W BS D alam Perencanaan Proyek • WBS merupakan pondasi untuk perencanaan proyek.



WBS dibuat sebelum ketergantungan diidentifikasi dan lamanya aktifitas pekerjaan diestimasi. WBS juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas dalam model perencanaan proyek. Oleh karena itu, idealnya rancangan WBS sendiri harusnya telah diselesaikan sebelum pengerjaan perencanaan proyek (project plan) dan penjadwalan proyek (project schedule). • Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut. Perkiraan bisa dilakukan dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain ketersediaan sumber daya dan kompleksitas.



Peran W BS D alam Perencanaan Proyek • Selanjutnya dilakukan penjabaran dalam



kalender (flow time). Beberapa model pendekatan bisa digunakan untuk menghitung perkiraan waktu yang diperlukan : – Most optimistic :  Merupakan waktu ideal untuk



menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan segala   sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna. – Most likely :  Merupakan waktu yang dibutuhkan pada kondisi kebanyakan, tipikal dan   normal. – Most pessimistic :Merupakan waktu yang dibutuhkan ketika keadaan paling sulit terjadi.  



•  Selanjutnya, estimasi waktu dilakukan dan dibagi



dalam unit (misal 8 jam/hari). Estimasi waktu untuk suatu proyek Intranet (seperti contoh diatas) lebih sulit dari proyek pengembangan aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit proyek yang dapat digunakan sebagai patokan menghitung waktu pelaksanaan. • Dalam mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal pengalaman teknologi server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java, HTML, browser, dan juga bekerja dalam lingkungan TCP/IP.



• Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan



lama waktu pelaksanaan telah dihitung, selanjutnya dilakukan penyusunan jadwal kerja. Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi penjadwalan, yaitu : • §         Bar Chart :          Yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi • §         Network diagram : Yang menunjukkan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat kritis pada jadwal.



 Project Management adalah BMW



BIAYA,M U TU ,W AKTU



Seperti apa proyek itu ? Saya bertanggung jawab dalam pembangunan pertokoan retail dipusat kota



Surabaya. Ada30 toko retail dan supermarket di kompleks tersebut. Tanggung jawab saya adalah mengkoordinasikan pekerjaan dari berbagai kontraktor untuk menjaga proyek selesai sesuai spesifikasi, dalam budget yang disediakan, serta tepat waktu. Saya ditugaskan untuk mengepalai satu tim peneliti farmasi. Kami melakukan



trial terhadap satu obat analgesik baru untuk sebuah perusahaan farmasi. Tanggung jawab saya adalah merancang DOE (design of experiments) dan memastikan prosedur yang ilmiah dan legal dilaksanakan, supaya memberikan hasil analisa statistik yang independen. Suatu lembaga bantuan internasional yang mempekerjakan saya, mengirim



saya ke Kamboja untuk mengorganisir pengenalan sumber-sumber multimedia pada perguruan tinggi yang mendidik tenaga guru disana. Peranan saya cukup kompleks. Saya harus memastikan bahwa pengadaan pembelian semua peralatan dilaksanakan, dan dipasang ditempat tersebut. Saya juga harus meyakinkan penerimaan dari peralatan tersebut oleh dosen dan mahasiswa pada perguruan tinggi tersebut.



 Contoh2 Project  Pembangunan perumahan, fabrik, pertokoan      



lengkap Pembangunan monorail di Makassar Pembangunan MRT di Jakarta Penyelenggaraan seleksi Indonesian Idol oleh RCTI di kota Bandung Pengembangan sistem pertahanan militer Peluncuran sistem satelit di amerika Pembangunan konstruksi platform & pipa minyak di Cepu



Faktor Dominan dalam Manajemen Proyek :



1.Berapa lama proyek ini akan selesai? 2.Mana saja kegiatan-kegiatan yang kritis? 3.Mana kegiatan yang non-kritis? 4.Apakah pengerjaan proyek tepat waktu, terlambat, atau lebih cepat? 5.Apakah biaya aktual yang di keluarkan sama, kurang, atau lebih rencana budget? 6.Apakah sumber daya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu mencukupi? 7.Bila proyek harus di selesaikan dalam waktu yang lebih pendek, bagaimana mencapai nya dengan biaya yang termurah?



Karakteristik proyek Proyek memiliki ciri-ciri:



Unik. Biasanya untuk tugas-tugas organisasi yang tidak lazim dilihat dari ‘business as usual’. Suatu proyek menciptakan deliverable yang unik, berupa produk, services, ataupun hasil. Spesifik. Proyek memiliki ‘deliverables’ yang spesifik, serta‘due date’(bataswaktu) yang spesifik. •Multidisipliner. Proyek membutuhkan input dari orang-orang dari keahlian yang berbeda-beda.



Mengapa di sebut proyek? Proyek memberikan tanggung jawab



(responsibility) dan kewenangan(authority) yang penuh bagi pencapaian tujuan organisasi. Tersedianya cara yang lebih baik untuk



pengelolaan proyek Tersedianya software yang dapat membantu



dalam membuat jadwal dan penyusunan anggaran proyek



 Tools Manajemen Proyek  1.Gantt Chart  2.Load Chart  3.Milestone Chart  4. Diagram Network  5. Work Break Down Structure ( WBS )  6. S Curve Plan  7. S Curve Actual  8. Progress Cost Control



1. Gantt Chart



2. Load Chart



3. Milestone Chart



4. Diagram Network



5. Work Breakdown Structure (WBS)



Work Breakdown Structure (WBS) yang baik Memungkinkan kegiatan-kegiatan bekerja secara independen. Membuat kegiatan-kegiatan dalam ukuran yang mudah dikelola



(manageable). Memberikan otoritas untuk melaksanakan proyek. Memudahkan dalam monitoring dan mengukur program. Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan.



S-Curve (Time Cost Performance Chart)



• S Curve biasa digunakan sebagai alat pengendalian proyek guna menjaga pelaksanaan proyek tidak menyimpang dari jadwal, biaya, serta kemajuan prestasi fisik yang sudah direncanakan. •S Curve atau Kurva S ini menggambarkan secara grafis kemajuan kerja (bobot%) kumulatif pada sumbu vertikal terhadap periode waktu (minggu) pada sumbu horisontal. •Dengan membandingkan S Curve rencana dengan S Curve aktual akan dapat diketahui kemajuan dari pelaksanaan proyek apakah sudah sesuai rencana, terlambat, ataupun mendahului rencana.



 CONTOH PENERAPAN



BARCHART, WBS, RAB, BOBOT DAN S CURVE



 IMPLEMENTASI



LANGKAH KERJA SETELAH MENERIMA INFORMASI DI BUKA TENDER PROJECT DARI CLIENT HINGGA PROSES FINISH PROJECT



RFQ (Request for Quotation) atau Tender diterima



oleh Marketing melalui: ◦ Surat kabar ◦ Pengumuman di Internet ◦ Permintaan langsung dari Customer



Marketing mempelajari isi dari RFQ antara lain: ◦ Nilai Pagu Proyek (Jika tersedia) ◦ Lokasi Proyek ◦ Pemilik Proyek ◦ Tanggal penutupan penyampaian harga



Marketing menyerahkan seluruh dokumen



RFQ berikut resume yang telah dipelajari ke bagian Proposals / Technical Support Proposals akan mempelajari lebih detail



dokumen RFQ/Tender tersebut. Kemudian menjustifikasi apkah RFQ tersebut sesuai kemampuan perusahaan



Hasil Evaluasi Proposals: ◦ Ya, RFQ sesuai dengan kemampuan dan jenis business perusahaan, maka



dokumen RFQ dilimpahkan ke bagian engineer analyst untuk verifikasi dan optimasi design agar nantinya menghasilkan design yang dapat dipertanggungjawabkan secara teknis namum dengan biaya yg lebih efisien (murah) ◦ Tidak, RFQ tidak sesuai dengan kemampuan perusahaan lalu akan diusulkan



ke management agar dibatalkan / tidak perlu dilanjutkan



Keputusan Management atas usul Proposals: ◦ Ya, RFQ tidak dilanjutkan (dihentikan), maka RFQ dimasukkan ke dalam arsip ◦ Tidak, RFQ diteruskan, tender proses dilanjutkan dan dokumen RFQ



diserahkan ke engineering analyst untuk verifikasi /optimasi design.



Dokumen yang telah diverifikasi/dioptimasi



design oleh engineering analyst dikembalikan ke bagian Proposals Verifiied Document didistribusika kepada



departemen lain seperti: Departemen Fabrikasi untuk jenis Pekerjaan Fabrikasi saja atau bagian EPC (Engineering Procurement Construction ) untuk jenis pekerjaan EPC.



Pendistribusian ini mempunyai tujuan



agar bagian-bagian tersebut dapat menghitung perkiraan biaya untuk menyelesaikan proyek bila perusahaan memenangkan tender tersebut. Proposals melakukan hal-hal yang



sama seperti bagian tersebut



Untuk mendapatkan harga penawaran yang bersaing,



Proposals memerlukan support dari bagian procurement untuk mendapatkan harga penawaran dari supplier, vendor atas material dan equipment yang akan dipakai saat proyek Penawaran dari Supplier/Vendor yang diterima oleh bagian



Procurement akan diverifikasi secara teknis oleh Engineer Analyst untuk memastikan bahwa materal alat yang ditawarkan oleh vendor sesuai dengan spesifikasi yang disyaratkan, jika: ◦ Ya, maka penawaran vendor akan diteruskan ke bagian proposals



dan dimasukkan sebaga datai dalam penyusunan harga. ◦ Tidak, penawaaran dikembalikan ke bagian procurement.



Procurement mencari lagi penwaran dari vendor/supplier lain.



Bagian Proposals akan melakukan koordinasi



dengan bagian fabrikasi dan EPC untuk menentukan biaya pelaksanaan proyek dimana perhitungan biaya dari Proposals akan dibandingkan dengan hasil perhitungan dari bagian Fabrikasi atau EPC. Dalam koordinasi ini akan menghasilkan



rencana biaya pelaksanaan pekerjaan ( RAB )



Rencana pelaksanaan biaya yang telah disepakati dengan



penawaran yg paling memnuhi syarat dari vendor yang telah diverifikasi oke bagian Procurement dan Engineering Analyst baik dari segi harga maupun aspek teknis, dikumpulkan menjdai sat u oleh bagian Proposals sebagai biaya dasar penawaran . Biaya dasar penawaran ini diajukan ke pihak Direksi /



Management untuk menambahkan margin serta overhead, sehingga menjadi harga yang akan ditawarkan ke Customer Dokumen harga dan teknis dicompile untuk disampaikan ke



customer sebagai dokumen penawaran. Mengikuti Proses berlangsung hingga diterimanya LOI /



Kontrak Kerja



STEP-STEP ALUR PROSES HOLD POINT : 1. SCOPE OF WORK



(SCHEDULE, BUDGET COST/MAN POWER PLANNING, WBS ) 2. STRUKTUR ORGANISASI



3. DESIGN ENGINEERING & COMPANY SPECK 4. SHOP DRAWING ( MTO, CUTTING PLAN / CUTTING LIST ) 5. PROCUREMENT PLAN 6. ANALISIS CONSRUCTION



7. ANALISIS WPS / PQR & WELDING TEST



PROCESS PRODUKSI:  Mengetahui scope of work dari pekerjaan yang diterima. Mendetailkan pekerjaan yang



sesuai scope of work  Membuatkan structure organisasi untuk dapat menentukan tugas dari masing-masing



personal yang telibat dalam project tersebut.  Membuat schedule pekerjaan sesuai time yang telah ditentukan.  Budget dan cost dibuat untuk masing-masing kegiatan sesuai dari scope of work, dan



sesuai dengan work breakdown structure.  Mendetailkan design Eng untuk menjadi shop drawing untuk mempermudah pekerjaan



dilapangan.  Mendetailkan shop drawing menjadi material take off untuk mengetahui jenis material



dan quantity yang dapakai dalm project.



 Perencanaan cutting untuk plate dan sectian steel dibuat untuk



mempermudah pemotongan plate dan section steel.  Pembelian material sesuai MTO yang dibuat.  Material yang telah diteima sesuai dengan spect dan millcert material .  Material diissue ke workshop sesuai gambar dan dilengkapi cost code sesuai



dengan wbs. Surat perintah kerja yang disebut Work Pack.  Material dicutting melalui process cutting, untuk menjadi part component



bagian dari strukture.  Part material selanjutnya di fit up untuk menjadi segment product. Setelah



selesai di check oleh QC sesuai gambar assembly, untuk dapat di welding.  Process welding dilakukan sesuai wps yang dibuat untuk project. Sesuai



dengan spect yang telah dibuat.







Setelah welding selesai selanjutnya dilakukan non destructif test (NDT). Untuk menguji apakah weldingan sudah tidak ada cacat welding,memlalui process MPI, RT atau UT.







Produk yang pass di NDT dapat dikeluar dari Work shop selanjuatnya dikirim ke blasting painting untuk dilakukan pengecatan.







Selanjutnya process painting, process painting terlebih dahulu dilakuakan blasting . Berikutnya dilakukan pengecatan dari primer, second dan top coating. Top coating sesuai warna product yang diinginkan.







Selanjutnya dicheck oleh QC untuk dichek ketebalan painting yang telah dilakukan. Setelah pass QC, sesuai tebal yang diatur dalam spect painting maka produc bisa dikirim kan ke process packing.







Apabila bagian product akan dissembly menjadi modul maka di rakit di yard untuk menjadi bagian modul yang besar. Dengan metode pengangkatan yang dibuat oleh construction ENG Merakit bagian per bagian item yang telah di fabrikasi. Produc ini cukup besar sehingga tidak perlu di packing.







Product dipacking untuk menjaga keamanan barang pada saat pengiriman barang sampai tujuan yang di telah tentukan.







Delivery material bisa darat atau melalui trasportasi laut. Terganung dari tujuan, bentuk dan ukuran barang.



ANALISIS ENGINEERING & CONSTRUCTION ANALISIS LOADING /



UNLOADING MATERIAL ANALISIS LIFTING ANALISIS FABRICATION ANALISIS TRANSPORTATION ANALISIS LOAD OUT ANALISIS MOORING ANALISIS BALLASTING



 MOOSES DAN SACS  SACS  SACS  SACS  SACS  MOSSES  MOSSES



CO N STRUCTIO N EN G IN EERIN G



ANALISIS PEMBUATAN WPS / PQR & WELDER TEST



 MEMBUAT WELDING



PROCEDURE LAS  MEMBUAT METODE PENGELASAN DAN APLIKASINYA  MEMBUAT WELDING MAP DETAILLER



WELDER PLAT 1-4G WELDER PIPA 5-6G / 6GR



SMAW = MANUAL SAW = OTOMATIS FCAW = SEMI OTOMATIS GTAW = ARGON (PIPING )



W ELD IN G EN G IN EERIN G