04 SOP Seleksi Supplier [PDF]

Citation preview

Nama SOP



: Seleksi dan Pemilihan Supplier



Tujuan







Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses seleksi dan pemilihan supplier, sehingga perusahaan bisa mendapatkan supplier dengan reputasi yang baik dan bisa diandalkan.



Panduan Kebijakan







Proses pemilihan dan seleksi supplier mengacu pada kriteria:  Mampu menyediakan produk dan layanan yang berkualitas prima  Tepat waktu dalam pengiriman barang atau jasa  Memberikan penawaran harga yang paling kompetitif  Memberikan tempo pembayaran yang cukup longgar  Reponsif dan cepat tanggan jika ada keluhan



Prosedur



1. Untuk menentukan supplier baru, maka staf purchasing mengumpulkan data profil awal supplier baru dari internet dan beragam iklan supplier. 2. Berdasar data profil ini, staf purchasing memilih beberapa supplier yang produknya cocok dengan kebutuhan. Staf purchasing lalu meminta mereka untuk mengirimkan profil perusahaan dan tipe produk atau layanan secara lebih detil, termasuk harga dan pengalamannya selama ini. 3. Berdasar analisa pada langkah 2, maka staf purchasing menyaring beberapa supplier ke dalam list yang lebih sedikit. Selanjutnya, staf purchasing meminta list supplier untuk mengirimkan sampel produknya dan jika diperlukan melakukan demo produk. 4. Berdasar hasil analisa langkah 3, maka staf purchasing menentukan supplier yang terpilih menjadi calon supplier tetap jika kelak perusahaan melakukan order pembelian. 5. Selanjutnya, staf purchasing juga melakukan review dan



evaluasi kinerja supplier lama. Evaluasi dilakukan berdasarkan kriteria kinerja mereka selama ini, antara lain mutu produknya, hargan, respon terhadap keluhan, dan juga tempo pembayarannya. Bagi supplier yang bagus hasil evaluasinya, maka tetap dimasukkan dalam daftar supplier tetap. Sementara bagi supplier yang kurang bagus kinerjanya, maka dikeluarkan dari daftar supplier perusahaan. Form yang Diperlukan



 



Form Evaluasi Kinerja Supplier Lama Form Evaluasi Supplier Baru



Alur Kerja (Flowchart)



Dokumen yang



Dibutuhkan



Mulai



Staf Purchasing mengumpulkan data profil supplier baik dari internet ataupun dari melalui pameran dan pertemuan bisnis.



Staf Purchasing meminta calon supplier untuk mengirimkan profil perusahaan dan list harga barangnya serta pengalamannya.



Staf Purchasing meminta supplier untuk mengirimkan sampel produk dan melakukan demo produk jika diperlukan.



Staf Purchasing memilih supplier sebagai daftar supplier terpilih dan akan melakukan pemesanan jika kelak ada permintaan pengadaan barang yang dijualnya.



Staf Purchasing melakukan evaluasi secara periodik terhadap kinerja para supplier



Selesai



Form Evaluasi Kinerja Supplier Lama



Form Evaluasi Supplier Baru



Form Evaluasi Supplier Lama



No.



Kriteria Evaluasi



1



Mutu Barang



2



Harga Barang



3



Tempo Pembayaran



4



Ketepatan Waktu Pengiriman Barang



5



Respon dalam Menjawab



Hasil Evaluasi (Kurang, Cukup, Baik, Sangat Baik)



Komplain/Pertanyaan



Form Evaluasi Kinerja Supplier Baru No.



Kriteria Evaluasi



1



Mutu Barang



2



Harga Barang



3



Tempo Pembayaran



4



Pengalaman Selama Ini



Hasil Evaluasi (Kurang, Cukup, Baik, Sangat Baik)