07 SOP Pencatatan Inventaris Dan Aset Kantor [PDF]

Citation preview

Nama SOP



: Pencatatan Aset dan Inventaris Kantor



Tujuan







Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aset dan inventaris kantor tercatat dan terdata dengan akurat, sehingga memudahkan bagian Akuntansi untuk melakukan valuasi aset perusahaan.



Panduan Kebijakan







Proses pencatatan aset dan inventaris kantor dilakukan secara tertib, rapi, dan akurat; dan datanya juga mudah diakses.



Prosedur



1. Setiap kali ada pembelian atau penambahan aset dan inventaris kantor, maka pihak GA langsung memberikan label sesuai dengan kode barang. Pemberian label dilakukan setelah barang diterima resmi oleh kantor, baik langsung dari pihak supplier atau yang diseragkan dari bagian gudang penerimaan barang. 



Aset dan inventaris kantor yang dikendalikan oleh pihak GA mencakup meja, kursi, almari, AC, kendaraan bermotor, mobil, genset, dll. (untuk inventaris IT seperti laptop dan printer pencatatan aset dilakukan oleh bagian IT; sementara untuk mesin dan fasilitas produksi dilakukan oleh bagian produksi).



2. Selanjutnya, pihak GA menginput kode dan label barang ke dalam sistem informasi aset dan inventaris perusahaan disertai dengan informasi tanggal pemakaian. 3. Jika ada aset atau inventaris yang tidak digunakan lagi, maka pihak GA harus segera melakukan eliminasi. Pihak GA mengajukan usulan eliminasi kepada direksi terhadap ase-aset yang tidak dipakai lagi. Eliminasi dilakukan dengan cara memberikan aset yang tidak dipakai lagi kepada pihak penerima barang bekas atau menjual jika aset masih memiliki nilai jual. 4. Setelah dieliminasi, maka pihak GA melakukan update data di sistem informasi aset agar akurasi data tertap terjaga dengan baik.



5. Secara periodik, setiap satu tahun sekali, pihak GA melakukan verifikasi untuk memastikan jumlah aset fisik sama persis dengan data yang dalam sistem informasi aset. Form yang Diperlukan



 



Form Kode Pencatatan Aset dan Inventaris Form Template Verifikasi Aset dan Inventaris



Alur Kerja (Flowchart)



Dokumen yang



Dokumen A



Dibutuhkan



Mulai



Staf GA memberikan kode dan label untuk setiap aset atau inventaris baru kantor yang dibeli dan mencatatnya dalam data aset dan inventaris perusahaan



Form Kode Penyimpanan Aset dan Inventaris



Secara periodik, staf GA juga melakukan inspeksi aset dan inventaris yang sudah tidak terpakai lagi dan melakukan proses eliminasi (misal, menjualnya ke pembeli barang bekas)



Secara periodik, staf GA juga melakukan stock opname dan verifikasi untuk memastikan data dalam catatan sesuai dengan kondisi di lapangan



Form Template Verifikasi Aset dan Inventaris



Selesai



Form Kode Penyimpanan Inventaris dan Aset No.



Jenis Aset dan Inventaris



Kode Aset



Lokasi Penempatan



1



Meja A



Meja A01-2020



Ruangan A



2



Meja B



Meja B01-2020



Ruangan A



3



AC A



AC A01-2020



Ruangan A



4



AC B



AC A02-2020



Ruangan A



5



Lemari A



Lemari A01-2020



Ruangan A



Lokasi Penempatan



Cek List Keberadaan



Form Verifikasi Aset No.



Jenis Aset dan Inventaris



1



Meja A



Ruangan A



Ada dan dalam kondisi baik)



2



Meja B



Ruangan A



Ada dan dalam kondisi baik)



3



AC A



Ruangan A



Ada dan dalam kondisi baik)



4



AC B



Ruangan A



Ada dan dalam kondisi baik)



5



Lemari A



Ruangan A



Ada dan dalam kondisi baik)