1.2.1 Perencanaan Kebutuhan Tenaga [PDF]

Citation preview

PERENCANAAN SDM DAN POLA KETENAGAAN KLINIK CITRA MEDIKA 2023



Jl. Ratu Ratih II No 28, Tlogosari Kulon, Pedurungan, Semarang Telepon. (024) 6717721, email: [email protected]



1



BAB I DEFINISI



A. Latar Belakang Pemberi pelayanan kesehatan di klinik tersusun dari berbagi multidisiplin tenaga profesional baik medis, keperawatan dan non medis. Kecukupan jumlah dan jenis komposisi pemberi pelayanan kesehatan harus terpenuhi dengan baik serta konsisten guna memberikan pelayanan kesehatan yang prima dan cepat di seluruh unit pelayanan. Selain memperhatikan kecukupan jenis dan jumlah tenaga pemberi pelayanan maka perlu juga ditetapkan kualifikasi profesionalitas yang dibutuhkan. Jadi semakin baik kompetensi pemberi pelayanan kesehatan dan semakin baik kinerja yang ditampilkan maka visi pelayanan di Klinik Pratama Citra Medika untuk memberikan pelayanan yang prima di Era JKN dan Menjadikan Klinik Citra Medika sebagai Klinik pilihan dan kepercayaan masyarakat Kota Semarang



bisa dicapai. Berdasarkan hal di atas maka pemenuhan kebutuhan tenaga baik medis maupun non medis tidak bisa dalam waktu yang singkat, sehingga dalam perencanaanya harus memperhatikan visi dan misi klinik serta mempelajari faktor-faktor yang berkaitan pada tingkat makro klinik seperti : landasan hukum, target area, populasi dan data sekunder (data statistik kesehatan), dan mempelajari hal-hal yang bersifat mikro klinik seperti : analisis situasi, beban kerja, dan kinerja personal baik medis maupun non medis. Untuk memenuhi kebutuhan tenaga di Klinik Pratama Citra Medika diperlukan suatu standart, oleh karena itu perlu disusun dan diterbitkan sebuah panduan Standart Pemenuhan Tenaga medis, proffesional dan non medis yang mengacu KMK 81/2004 tentang Pedoman Pola Ketenagaan dan Permenkes No 14 tahun 2021 tentang Standar Kegiatan Usaha Dan Produk Pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Kesehatan.



B. Tujuan 1. Tujuan Umum Terpenuhinya kebutuhan tenaga medis, profesional dan non medis baik secara kualitas maupun kuantitas guna menunjang pemberian pelayanan terbaik kepada konsumen di Klinik Pratama Citra Medika 2. Tujuan Khusus 1) Tercukupinya jumlah kebutuhan tenaga medis, proffesional dan non medis. 2) Tercukupinya kebutuhan tenaga medis, proffesional dan non medis yang kompeten 3) Tercapainya kepuasan pelayanan kepada pelanggan 4) Sebagai acuan dalam penyusunan Pola Ketenangan berdasarkan kebutuhan dan distribusinya. 2



5) Sebagai acuan dalam program rekruitmen Tenaga medis, profesional dan non medis. C. Pengertian 1.



Pola adalah bentuk atau model (atau, lebih abstrak, suatu set peraturan) yang bisa dipakai untuk membuat atau untuk menghasilkan suatu atau bagian dari sesuatu, khususnya jika sesuatu yang ditimbulkan cukup mempunyai suatu yang sejenis untuk pola dasar yang dapat ditunjukkan atau terlihat, yang mana sesuatu itu dikatakan memamerkan pola. Deteksi pola dasar disebut pengenalan pola. Pola yang paling sederhana didasarkan pada repetisi: beberapa tiruan satu kerangka digabungkan tanpa modifikasi.



2.



SDM Kesehatan (Sumber Daya Manusia Kesehatan) adalah seseorang yang bekerja secara aktif di bidang kesehatan baik yang memiliki pendidikan formal kesehatan maupun tidak yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan.



3.



Tenaga Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan /atau keterampilan melalui pendidikan formal di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan.



4.



Standar Beban Kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seseorang tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun kerja sesuai dengan standar profesional dan telah memperhitungkan waktlibur, sakit, dll.



5.



Daftar Susunan Pegawai adalah jumlah pegawai yang tersusun dalam jabatan dan pangkat dam kurun waktu tertentu yang diperlukan oleh organisasi untuk melaksanakan fungsinya.



6.



Analisa Beban Kerja adalah upaya menghitung beban kerja pada satuan kerja dengan cara menjumlah semua beban kerja dan selanjutnya membagi dengan kapasitas kerja perorangan persatuan waktu.



7.



Beban Kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun dalam satu sarana pelayanan kesehatan.



8.



Sarana Kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.



3



BAB II RUANG LINGKUP



Ruang Lingkup Panduan Pola Ketenagaan Klinik Pratama Citra Medika meliputi: 1.



Panduan Cara Perhitungan Kebutuhan Tenaga Keperawatan



2.



Panduan Cara Perhitungan Kebutuhan Tenaga RM



3.



Panduan Cara Perhitungan Kebutuhan Tenaga Dokter



4.



Panduan Cara Perhitungan Kebutuhan Tenaga non medis



4



BAB III TATA LAKSANA



Adapun kebutuhan tenaga Klinik Pratama Citra Medika memakai analisa beban kerja menggunakan rumus Douglas, sebagai berikut: A. Pelayanan Klinik Pratama Citra Medika Memakai pemetaan sesuai respon time layanan Klinik Pratama Citra Medika Terdiri dari: 1. Bagian Pendaftaran dan Rekam medis 



Identifikasi Pasien



3 menit







Pencarian RM / penulisan RM untuk pasien baru



5 menit







Mengantarkan dan Mengambil RM ke ruang pemeriksaan



2 menit







Entry isian RM ke sistem primarycare



5 menit







Membuat rujukan pasien/surat sakit



: 5 menit







Mencatat ke buku kunjungan manual



2 menit







Mengembalikan RM pada rak RM



1 menit + 13 menit



2. Bagian Pemeriksaan Vital Sign 



Penaggilan pasien



1 menit







Identifikasi pasien dan anamnesa



3 menit







Pemeriksaan vital sign



3 menit







Menulis di buku Daftar Pasien



5 menit + 12 menit



3. Ruang pemeriksaan umum 



Pemanggilan pasien



: 1 menit







Identifikasi pasien dan anamnesa



: 5 menit







Penulisan RM, resep dan penjelasan



: 5 menit + 11 menit



4. Ruang Tindakan 



Pemanggilan pasien



: 1 menit







Identifikasi pasien dan anamnesa



: 5 menit







Tindakan



: 15 menit







Penulisan RM, resep dan penjelasan



: 5 menit + 5



21 menit



5. Ruang Kesehatan gigi dan mulut



:



Jam efektif perawatan: 



Pemanggilan pasien



: 1 menit







Identifikasi pasien dan anamnesa



: 4 Menit







Pemeriksaan/Tindakan perawatan



: 15 menit







Penulisan RM, resep dan penjelasan



: 5 menit + 25 menit



6. Ruang Farmasi



:







Pemanggilan pasien



: 1 menit







Identifikasi pasien



: 2 menit







Peracikan obat



: 15 menit







Penjelasan



: 5 menit







Kegiatan tulis menulis



: 5 menit + 28 enit



B. Perhitungan beban kerja Klinik Pratama Citra Medika 1. Pendaftaran dan Rekam Medis (P1) a. Data yang dibutuhkan: Rata rata jumlah pasien/hr



= 70



Jumlah jam efektif/hr



=13 menit



Jam efektif /hr



= 7 jam



b. Perhitungan Petugas pendaftaran dan rekam medis yang dibutuhkan: 70 x 13



= 2,1 orang



7 x 60 c. Jadi kebutuhan Petugas pendaftaran dan rekam medis: Jumlah yang dibutuhkan + Loss day: 2,1 + (79 x 2,1) = 2,24 286 d. Koreksi 15% 2,24 + ( 15% x 2,24) = 2,58 = 3 orang 2. Ruang Pemeriksaan Umum a. Data yang dibutuhkan: Rata rata jumlah pasien/hr



= 70



Jumlah jam perawatan/hr



=26 menit 6



Jam efektif perawat/hr



= 7 jam



b. Perhitungan jumlah perawat yang dibutuhkan: 70 x 15



= 3 orang



7 x 60 c. Jadi kebutuhan perawat: Jumlah Perawat yang dibutuhkan + Loss day: 3 + (79 x 3)



=4



286 d. Koreksi 15% 4 + ( 15% x 4) = 4,6 = 5 orang 3. Ruang Kesehatan Gigi dan Mulut (P3) a. Data yang dibutuhkan: Rata rata jumlah pasien/hr



=5



Jumlah jam perawatan/hr



= 25 menit



Jam efektif perawat/hr



= 7 jam



b. Perhitungan jumlah perawat gigi yang dibutuhkan: 5 x 25



= 0,29



7x 60 c. Jadi kebutuhan perawat: Jumlah Perawat yang dibutuhkan + Loss day: 0,29 + (79 x 0,29)



= 0,37



286 d. Koreksi 15% 0,37 + ( 15% x 0,37) = 0,42 =1 / belum dibutuhkan



4. Ruang Farmasi a. Data yang dibutuhkan: Rata rata jumlah resep /hr



= 25



Jumlah jam /hr



=26 menit



Jam efektif /hr



= 7 jam



b. Perhitungan jumlah tenaga yang dibutuhkan: 25 x 26



= 1,5 orang



7 x 60 c. Jadi kebutuhan tenaga : 7



Jumlah tenaga yang dibutuhkan + Loss day: 1,5 + (79 x 1,5) = 1,91 286 d. Koreksi 15% 1,91 + ( 15% x 1,91) = 2,2 = 2 orang 5. Penghitungan Tenaga Keuangan Perhitungan tenaga keuangan menggunakan analisa beban kerja RERATA VOLUME KERJA menit/bulan



NO URAIAN TUGAS



WAKTU



YG



DIBUTUHKAN SATUAN



JUMLAH



jam/hari 1.



Mengiput data hutang obat dari



faktur/copy



tanda



terima (TT) dan mengimput



0.8



60



1



50



0.2



5



50



0.5



25



Mencetak laporan tagihan 50



0.2



10



tanggal



jatuh



tempo,



75



menginput slip bayar dan tanggal pembayaran hutang 2



Menghitung



/menyusun



pembuatan gaji, lap tanggal 50 15 3



Melaporkan potongan kredit karyawan,



menghitung



besaran



iur



BPJS



Ketenagakerjaan dan BPJS 25 Kesehatan (minta data ke kepegawaian dan Tim BPJS Kesehatan) 4



Menerima penukaran tanda terima (TT) faktur dengan dokumen



kelengkapan



faktur asli 5



hutang per minggu dan per bulan



sebagai



penyusunan



bahan neraca 8



keuangan 6



Menginput PPN



faktur



kedalam



pajak



biling



E 75



0.8



60



4



242,5



Faktur DJP Via On Line TOTAL URAIAN TUGAS



375



JAM KERJA (6 x 25 hari) JUMLAH



150



TENAGA



YANG DIBUTUHKAN = TOTAL



1,65



URAIAN



TUGAS/JAM KERJA Jadi Kebutuhan tenaga Keuangan adalah 1 orang Kebutuhan SDM = Kuantitas Keg pokok + standar kelonggaran Standar beban kerja



6. Penghitungan Tenaga Kepegawaian Tugas pokok dan fungsi Staf administrasi kepegawaian



NO URAIAN TUGAS



RERATA



WAKTU



YANG



VOL



DIBUTUHKAN



KERJA



SATUAN



VOLUME



1



Membuat buku calon pegawai dan buku induknya



10



1



10



2



Mengagendakan surat keluar/masuk



30



0.5



15



Memonitor surat-surat yang masuk ke pimpinan 3



klinik



30



1



30



4



Mendistribusikan surat keluar



50



1



50



keputusan



10



0.5



5



Membuat surat perjanjian kerja pegawai



5



0.5



2.5



7



Membuat surat-surat undangan dan panggilan dinas



10



0.5



5



8



Filling Surat



10



0.5



5



9



Membuat macam-macam formulir dan membantu tugas lain dibagian kepegawaian



20



0.5



10



Menerima dan mendata lamaran pegawai



20



0.5



10



lamaran 20



0.5



10



Membuat macam-macam surat keterangan dan 5 6



10 11



Mengagendakan berdasarkan



surat-surat/berkas



jenis-jenis



profesi



dan



tingkat 9



pendidikan 12



Membuat



surat



panggilan



tes



seleksi



calon



Karyawan RSI NU Demak.



20



0.5



10



5



0.5



2.5



20



0.25



5



20



0.25



5



20



0.5



10



20



0.5



10



20



0.5



10



1



0.5



0.5



percobaan



1



0.5



0.5



 



 



 



6



132.5



 



Jam kerja (6 jam x 25 hari)



 



 



150



 



Jumlah tenaga yang dibutuhkan



 



 



1,37



13



Mempersiapkan berkas-berkasa lamaran yang akan diproses



14 15



Membuat surat pengantar test calon pegawai Membuat rekapitulasi hasil tes atau seleksi dan ditandatangani oleh pimpinan klinik Membuat pengumuman calon yang lulus seleksi ditandatangani oleh pimpinan klinik



16



Membuat surat pengantar keunit terkait tentang penerimaan pegawai baru



17



Mambuat surat cuti dan laporannya serta merekap surat ijin dan surat sakit



18



Mempersiapkan daftar hadir seleksi calon Karyawan Klinik Pratama Citra Medika



19



Membuat surat panggilan kerja dan perjanjian masa



Jadi Kebutuhan tenaga administrasi adalah 1 orang



10



BAB IV POLA KETENAGAAN



Pola Ketenagaan Klinik Pratama Citra Medika Kota Semarang adalah



11



JUMLAH



KUALIFIKASI NAMA JABATAN



YG FORMAL



IN FORMAL



DIBUTU HKAN



Pimpinan



S1 Kedokteran



Klinik



BHD,



JUMLAH KURA YANG



NG/



ADA



LEBIH



K3,



manajemen klinik Tata



1



1



1



1



3



3



1



1



1



1



3



5



1



1



2



3



2



2



3



4



3



3



kelola



RS Ka Sub Umum S1 dan



Semua BHD,K3,



Jurusan



Leadership



Kepegawaian



Manaj kepegawaian



Dokter Umum



S1



semua ACLS,PPI,B



Kedokteran Dokter Gigi



HD,K3



S1 Kedokteran ACLS,PPI,B gigi



HD,K3



Dokter



Dokter



ACLS,PPI,B



Spesialis



Spesialis



HD,K3



Nurse/S1



PPGD , PPI,



keperawatan/D



BHD, K3,



Radiologi Perawat



3 Keperawatan



Apoteker



-2



S1 farmasi dan BHD, Profesi Apotek



K3,Leadershi p,manaj Apotek



Tenaga Teknis D3 Farmasi / BHD, K3, Kefarmasian



SMF / SMK Farmasi



Radiologi



DIV / D III Teknik



Laboratorium



PPI,BHD,K3, manajemen



radiologi



radiologi



D IV / D III PPI,BHD,K3, Analis



manajemen



kesehatan



lab



Pendaftaran



D III Rekam PPI,BHD,K3,



Rekam Medis



Medis/SMA/S



manajemen



MK



RM



Keuangan



+1



S1



semua



+1



12



BAB V TINDAK LANJUT



Setelah dokumen perencanaan tersusun tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah A. Pengadaan SDM (Rekruitmen dan Seleksi) Setelah perencanaan dan pola ketenagaan disusun maka tahap selanjutnya adalah pengadaan SDM (rekruitmen) dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan klinik dan kondisi keuangan. Tidak semua kebutuhan tenaga bisa dicukupi karena pengadaan SDM di Klinik Pratama Citra Medika mengacu pada 1. Ada tidaknya tambahan pelayanan Tahun 2019 ini ada tambahan pelayanan dokter gigi sehingga dibutuhkan juga tambahan karyawan untuk menunjang pelaksanaan pelayanan tersebut 2. Adanya tambahan peralatan/tehnology Pada tahun 2020 ada rencana penambahan peralatan yaitu alat fisioterapy sehingga dibutuhkan tambahan karyawan 3. Adanya tambahan tugas administrasi Dalam rangka trtib administrasi maka perlu adanya penambahan tenaga di bidang administrasi pada tahun 2019. B. Pendayaan SDM ( merencanakan Distribusinya, kelanjutan karirnya serta kesejahteraannnya Setelah pengadaaan selesai maka tahap selanjutnya adalah mendistribusukan calon karyawan ke tempat yang tepat sesuai kompetensinya dan memberikan gaji yang sesuai dengan peraturan yang berlaku baik peraturan pemerintah maupun peraturan Klinik. C. Pembinaan dan pengawasan Di dalam menjalankan tugasnya karyawan tidak selalu sesuai dengan kepentingan klinik oleh karena itu harus ada pengawasan dan jika ditemukan permasalahan yang berulang-ulang dan mengganggu klinik maka akan ada pembinaan, jika sudah dibina tetapi tetap tidak berubah baik maka dapat diberikan sanksi administratif bahkan bisa dikeluarkan untuk pembinaan di Klinik Pratama Citra Medika sudah diatur dalam peraturan intermal Klinik Pratama Citra Medika. Bagi karyawan yang diketahui kurang kompeten dilakukan pelatihan baik kemampuan manejerial maupun ketrampilannya.



13



BAB VI PENUTUP Dengan adanya rencana klinik menambah pelayanan, pengadaan peralatan medis fdan juga tertib administrasi, serta peningkatan mutu pelayanan ternyata memerlukan penambahan karyawan, berdasarkan perhitungan tenaga yang dilakukan oleh masing-masing unit kekurangan tenaga ada di bagian Perawat Pola Ketenagaan di Klinik Pratama Citra Medika ini disusun untuk dapat dijadikan sebagai dasar dalam penghitungan kebutuhan tenaga Klinik Pratama Citra Medika. Semoga dengan diterbitkannya Pola Ketenagaan Klinik Pratama Citra Medika jumlah kebutuhan tenaga dapat dihitung dan disusun sesuai standar yang berlaku, dengan harapan dapat meningkatkan pelayanan di Klinik Pratama Citra Medika dan efisiensi anggaran di bidang SDM



Semarang, 02 Februari 2023 Penanggung Jawab Klinik Pratama Citra Medika



dr. Indiyah



14