16.01.071.027 Eva-Oktaviani [PDF]

Citation preview

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN TATA KELOLA ADMINISTRASI SURAT MENYURAT DI KANTOR KELURAHAN UMA SIMA KABUPATEN SUMBAWA



SKRIPSI



EVA OKTAVIANI 16.01.071.027



PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS TEKNOLOGI SUMBAWA 2020



RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN TATA KELOLA ADMINISTRASI SURAT MENYURAT DI KANTOR KELURAHAN UMA SIMA KABUPATEN SUMBAWA



SKRIPSI Diajukan kepada Universitas Teknologi Sumbawa sebagai salah satu persyaratan menyelesaikan Program Sarjana Strata Satu (S1)



OLEH: EVA OKTAVIANI 16.01.071.027



PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS TEKNOLOGI SUMBAWA 2020



PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN



Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama



: Eva Oktaviani



NIM



: 16.01.071.027



Program Studi



: Teknik Informatika



Fakultas



: Teknik



Menyatakan dengan sebenarnya bahwa skripsi yang saya tulis ini benar-benar tulisan saya, kecuali kutipan atau ringkasan yang semuanya telah saya jelaskan sumbernya. Apabila di kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan bahwa skripsi ini hasil plagiasi, maka saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sumbawa,



Agustus 2020



Yang membuat pernyataan



(Eva Oktavian) NIM. 16.01.071.027



ABSTRAK Oktaviani, Eva. 2020. Rancang Bangun Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa. Skripsi, Program Studi Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Teknologi Sumbawa. Pembimbing. (I) Sari Noviana, M.Kom, (II) Nawassyarif, S.Kom., M.Pd Surat menyurat merupakan kegiatan operasional rutin yang mencakup dalam pembuatan surat, pendataan surat masuk, dan pendataan surat keluar. Kantor Kelurahan Uma Sima yang terletak di Kabupaten Sumbawa merupakan tempat untuk melayani masyarakat dalam memenuhi administrasi surat menyurat. Penelitian ini bertujuan untuk membantu memudahkan pegawai dalam pembuatan surat keterangan, pendataan surat masuk, pendataan surat keluar, pendataan warga dan pendataan disposisi. Penelitian ini bertujuan membangun sebuah sistem informasi yang berbasis web, sistem informasi administrasi surat menyurat di kantor Kelurahan Uma Sima. Sistem ini bangun menggunakan visual studio code dengan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan MySql sebagai database. Metode pengembangan perangkat lunak menggunakan waterfall Model. Pengujian perangkat lunak dilakukan melalui pengujian black-box. Instrumen Teknik pengumpulan data pada penelitian menggunakan wawancara, observasi dan studi pustaka. Hasil akhir dari penelitian ini adalah sistem informasi administrasi surat menyurat yang berguna untuk membantu dalam pembuatan surat serta pengolahan data surat masuk dan surat keluar.



Kata Kunci: Kantor Kelurahan Uma Sima, Sistem Informasi, Surat Menyurat, Waterfall



i



KATA PENGANTAR



Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang masih memberikan nikmat iman dan islam kepada kita semua dan tidak lupa salam serta sholawat semoga tercurahkan pada Nabi kita Muhammad SAW beserta keluarga dan para sahabat. Alhamdulillah, karena dengan rahmat, hidayah serta inayah Nyalah sehingga penulis dapat menyelesaikan SKRIPSI yang berjudul berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa”. Dalam penyusunan laporan ini, penulis menyadari banyak sekali pihak pihak yang memberikan bantuan serta bimbingan, oleh karena itu penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1.



Ibu Niken Saptriani, M.Sc., Selaku ketua yayasan Dea Mas.



2.



Bapak Dr. H. Zulkiflimansyah, M.Sc., selaku ketua Dewan Penyantun.



3.



Bapak Dr. ir. Chairul Hudaya, ST., M.Sc., selaku Rektor Universitas Teknologi Sumbawa.



4.



Bapak Muhammad Hidayatullah, M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik.



5.



Bapak Rodianto, S.Kom., selaku ketua Program Studi Informatika.



6.



Ibu sari Noviana, M.Kom selaku dosen pembimbing utama.



7.



Bapak Nawassyarif, S.Kom., M.Pd, selaku dosen pembimbing II.



8.



Bapak Rauf dan Ibu Moina selaku orang tua tercinta, yang telah mendampingi penulis sejak awal diberi kehidupan di dunia.



ii



9.



Rekan-rekan mahasiswa Program Studi Informatika Fakultas Teknik Universitas Teknologi Sumbawa angkatan 2016.



10. Terima kasih banyak untuk orang-orang baik yang saya temui selama ditanah rantau yang telah memudahkan dan membantu saya secara sukarela. Penulis mengharapkan kritik



dan saran



yang membangun



untuk



penyempurnaan laporan ini. Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat dan dapat menambah pengetahuan bagi semua pihak. Sumbawa Besar, April 2020



Eva Oktaviani



iii



DAFTAR ISI



Halaman HALAMAN JUDUL ABSTRAK ...................................................................................................... i KATA PENGANTAR ................................................................................... ii DAFTAR ISI................................................................................................... iv DAFRAT TABEL .......................................................................................... xi DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xiii BAB I PENDAHULUAN 1.1



Latar Belakang ....................................................................................... 1



1.2



Rumusan Masalah .................................................................................. 3



1.3



Batasan Masalah .................................................................................... 3



1.4



Tujuan Penelitian ................................................................................... 4



1.5



Manfaat Penelitian ................................................................................. 4



1.6



Sistematika Penulisan ............................................................................ 5



BAB II LANDASAN TEORI 2.1



Tinjauan Pustaka .................................................................................. 6



2.2



Dasar Teori ........................................................................................... 7



2.2.1



Rancang Bangun .............................................................................. 7



2.2.2



Sistem Informasi .............................................................................. 8



2.2.3



Surat Menyurat ................................................................................ 8



iv



2.2.4



Web .................................................................................................. 9



2.2.5



XAMPP ............................................................................................ 9



2.2.6



MySQL ............................................................................................. 9



2.2.7



PHP ................................................................................................. 10



2.2.8



Framework....................................................................................... 11



2.2.9



CodeIgniter ...................................................................................... 12



2.2.10 Flowchart ......................................................................................... 13 2.2.11 UML ................................................................................................. 16 a. Use Case Diagram..................................................................... 16 b. Activity Diagram........................................................................ 17 c. Sequence Diagram ..................................................................... 18 d. Class Diagram ........................................................................... 19 2.2.12 Metode Perangkat Lunak ............................................................... 20 a.



Communication ........................................................................ 22



b.



Planning ................................................................................... 22



c.



Modelling .................................................................................. 23



d.



Construction ............................................................................. 23



e.



Deployment............................................................................... 23



BAB III METODE PENELITIAN 3.1



Metode Penelitian ................................................................................. 24



3.1.1



Metode Pengumpulan Data ............................................................. 25 a. Wawancara................................................................................. 25 b. Observasi.................................................................................... 26



v



c. Studi Pustaka ............................................................................. 26 3.1.2



Metode pengembangan Perangkat Lunak........................................ 26 a. Communication .......................................................................... 27



3.2



Planning ................................................................................... 27



c.



Modelling .................................................................................. 27



d.



Construction ............................................................................. 27



e.



Deployment............................................................................... 28



Alat dan Bahan ..................................................................................... 28



3.2.1



Analisa Kebutuhan Perangkat.......................................................... 28



3.2.2 3.3



b.



a.



Perangkat Keras........................................................................ 28



b.



Perangkat Lunak....................................................................... 29



Analisa Kebutuhan data ................................................................. 29



Waktu da Tempat Penelitian ................................................................ 30



3.3.1



Waktu Penelitian .............................................................................. 30



3.3.2



Tempat penelitian............................................................................. 30



BAB IV PEMBAHASAN 4.1



4.2



Alur Sistem Kerja yang Sedang Berjalan ........................................... 31 4.1.1



Pembuatan Surat yang Sedang Berjalan ......................................... 31



4.1.2



Pendataan Surat Masuk yang Sedang Berjalan .............................. 33



4.1.3



Pendataan Surat Keluar yang Sedang Berjalan .............................. 34



Alur Sistem Kerja yang Sedang Diusulkan ........................................ 34 4.2.1



Pembuatan Surat yang Diusulkan................................................... 35



4.2.2



Pendataan Surat Masuk yang Diusulkan ........................................ 36



vi



4.2.3 4.3



4.4



4.5



Pendataan Surat Keluar yang Diusulkan ........................................ 37



Use Case Diagram .............................................................................. 38 4.3.1



Login............................................................................................... 38



4.3.2



Buat Surat ....................................................................................... 39



4.3.3



Surat Masuk.................................................................................... 39



4.3.4



Surat Keluar.................................................................................... 40



4.3.5



Data Warga ..................................................................................... 41



4.3.6



Jenis Surat ...................................................................................... 41



4.3.7



Disposisi ......................................................................................... 42



Activity Diagram ................................................................................. 43 4.4.1



Login............................................................................................... 43



4.4.2



Buat Surat ....................................................................................... 43



4.4.3



Surat Masuk.................................................................................... 44



4.4.4



Surat Keluar.................................................................................... 46



4.4.5



Data Warga ..................................................................................... 47



4.4.6



Jenis Surat ...................................................................................... 48



4.4.7



Disposisi ......................................................................................... 49



Sequence Diagram............................................................................... 50 4.5.1



Login............................................................................................... 50



4.5.2



Buat Surat ....................................................................................... 50



4.5.3



Surat Masuk.................................................................................... 51



4.5.4



Surat Keluar.................................................................................... 52



4.5.5



Data Warga ..................................................................................... 54



vii



4.5.6



Jenis Surat ...................................................................................... 55



4.5.7



Disposisi ......................................................................................... 56



4.6



Class Diagram..................................................................................... 57



4.7



Rancangan Database .......................................................................... 57



4.8



4.7.1



Data Warga ..................................................................................... 58



4.7.2



Tabel Surat Masuk.......................................................................... 60



4.7.3



Tabel Surat Masuk.......................................................................... 61



4.7.4



Tabel Surat Pengantar .................................................................... 62



4.7.5



Tabel Disposisi ............................................................................... 63



Rancangan Interface............................................................................ 64 4.8.1



Rancangan Tampilan masuk/Login ................................................ 64



4.8.2



Rancangan Tampilan Beranda ....................................................... 64



4.8.3



Rancangan Tampilan Buat Surat.................................................... 65



4.8.4



Rancangan Tampilan Surat Masuk................................................. 65



4.8.5



Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Surat Masuk .................... 66



4.8.6



Rancangan Tampilan Surat Keluar................................................. 66



4.8.7



Rancangan Tampilan Detail ........................................................... 67



4.8.8



Rancangan Tampilan Data Warga.................................................. 67



4.8.9



Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Data Warga ..................... 68



4.8.10 Rancangan Tampilan Jenis Surat ................................................... 68 4.8.11 Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Jenis Surat....................... 69 4.8.12 Rancangan Tampilan Disposisi ...................................................... 69 4.8.13 Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Disposisi.......................... 70



viii



4.9



Implementasi Interface........................................................................ 70 4.9.1



Implementasi Interface masuk/Login ............................................. 70



4.9.2



Implementasi Interface Beranda .................................................... 71



4.9.3



Implementasi Interface Buat Surat................................................. 71



4.9.4



Implementasi Interface Surat Masuk ............................................. 72



4.9.5



Implementasi Interface Tambah dan Edit Surat Masuk ................. 72



4.9.6



Implementasi Interface Surat Keluar ............................................. 73



4.9.7



Implementasi Interface Detail ........................................................ 73



4.9.8



Implementasi Interface Data Warga............................................... 74



4.9.9



Implementasi Interface Tambah dan Edit Data Warga .................. 74



4.9.10 Implementasi Interface Jenis Surat ................................................ 75 4.9.11 Implementasi Interface Tambah dan Edit Jenis Surat.................... 75 4.9.12 Implementasi Interface Disposisi ................................................... 76 4.9.13 Implementasi Interface Tambah dan Edit Disposisi....................... 76 4.10



Pengujian............................................................................................. 77



4.10.1 Pengujian masuk/Login .................................................................. 77 4.10.2 Pengujian Buat Surat ...................................................................... 77 4.10.3 Pengujian Surat Masuk................................................................... 78 4.10.4 Pengujian Surat Keluar................................................................... 78 4.10.5 Pengujian Data Warga .................................................................... 79 4.10.6 Pengujian Jenis Surat ..................................................................... 79 4.10.7 Pengujian Disposisi ........................................................................ 80



ix



BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 5.1



Kesimpulan ........................................................................................ 81



5.2



Saran .................................................................................................. 81



DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 83 LAMPIRAN ................................................................................................... 85



x



DAFTAR TABEL



Halaman 2.1



Simbol-Simbol Flowchart .................................................................... 14



2.2



Simbol-Simbol Use Case Diagram...................................................... 16



2.3



Simbol–Simbol Activitiy Diagram ....................................................... 17



2.4



Simbol–Simbol Sequence Diagram ..................................................... 18



2.5



Simbol–Simbol Class Diagram ........................................................... 19



2.6



Perbandingan Metode Perangkat Lunak .............................................. 20



3.1



Kebutuhan Perangkat Keras ................................................................. 28



3.2



Kebutuhan Perangkat Lunak ................................................................ 29



3.3



Kebutuhan Data.................................................................................... 30



4.1



Use Case Diagram Login .................................................................... 38



4.2



Use Case Diagram Buat Surat.............................................................. 39



4.3



Use Case Diagram Surat Masuk .......................................................... 39



4.4



Use Case Diagram Surat Keluar .......................................................... 40



4.5



Use Case Diagram Data Warga............................................................ 41



4.6



Use Case Diagram Jenis Surat ............................................................. 41



4.7



Use Case Diagram Disposisi ................................................................ 41



4.8



Tabel Data Warga................................................................................. 58



4.9



Tabel Surat Masuk................................................................................ 60



4.10



Tabel Surat Keluar................................................................................ 61



4.11



Tabel Surat Pengantar .......................................................................... 62



4.12



Tabel Disposisi ..................................................................................... 63



4.13



Pengujian Login.................................................................................... 77



4.14



Pengujian Buat Surat ............................................................................ 77



4.15



Pengujian Surat Masuk......................................................................... 78



4.16



Pengujian Surat Keluar......................................................................... 78



4.17



Pengujian Data Warga .......................................................................... 79



xi



4.18



Pengujian Jenis Surat ........................................................................... 79



4.19



Pengujian Disposisi .............................................................................. 80



xii



DAFTAR GAMBAR



Halaman 2.1



Model Pengembangan Waterfall Setiawan Dkk (2015) ........................ 22



3.1



Alur Metode Penelitian......................................................................... 24



3.2



Model Pengembangan Waterfall .......................................................... 26



4.1



Pembuatan Surat yang Sedang Berjalan ............................................... 31



4.2



Pendataan Surat Masuk yang Sedang Berjalan .................................... 32



4.3



Pendataan Surat Keluar yang Sedang Berjalan .................................... 34



4.4



Pembuatan Surat yang Diusulkan......................................................... 35



4.5



Pendataan Surat Masuk yang Diusulkan .............................................. 36



4.6



Pendataan Surat Keluar yang Diusulkan .............................................. 37



4.7



Use Case Diagram ................................................................................ 38



4.8



Activity Diagram Login ........................................................................ 43



4.9



Activity Diagram Buat Surat................................................................. 44



4.10



Activity Diagram Surat Masuk ............................................................. 45



4.11



Activity Diagram Surat Keluar ............................................................. 46



4.12



Activity Diagram Data Warga............................................................... 47



4.13



Activity Diagram Jenis Surat ................................................................ 48



4.14



Activity Diagram Disposisi ................................................................... 49



4.15



Sequence Diagram Login..................................................................... 50



4.16



Sequence Diagram Buat Surat............................................................. 51



4.17



Sequence Diagram Surat Masuk.......................................................... 52



4.18



Sequence Diagram Surat Keluar.......................................................... 53



4.19



Sequence Diagram Data Warga........................................................... 54



4.20



Sequence Diagram Jenis Surat ............................................................ 55



4.21



Sequence Diagram Disposisi ............................................................... 56



4.22



Class Diagram ...................................................................................... 57



4.23



Rancangan Tampilan masuk/Login ...................................................... 64



xiii



4.24



Rancangan Tampilan Beranda ............................................................. 64



4.25



Rancangan Tampilan Buat Surat.......................................................... 65



4.26



Rancangan Tampilan Surat Masuk....................................................... 65



4.27



Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Surat Masuk .......................... 66



4.28



Rancangan Tampilan Surat Keluar....................................................... 66



4.29



Rancangan Tampilan Detail ................................................................. 67



4.30



Rancangan Tampilan Data Warga........................................................ 67



4.31



Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Data Warga ........................... 68



4.32



Rancangan Tampilan Jenis Surat ......................................................... 68



4.33



Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Jenis Surat............................. 69



4.34



Rancangan Tampilan Disposisi ............................................................ 69



4.35



Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Disposisi................................ 70



4.36



Interface masuk/Login .......................................................................... 70



4.37



Interface Beranda ................................................................................. 71



4.38



Interface Buat Surat ............................................................................. 71



4.39



Interface Surat Masuk .......................................................................... 72



4.40



Interface Tambah dan Edit Surat Masuk.............................................. 72



4.41



Interface Surat Keluar .......................................................................... 73



4.42



Interface Detail..................................................................................... 73



4.43



Interface Data Warga ........................................................................... 74



4.44



Interface Tambah dan Edit Data Warga ............................................... 74



4.45



Interface Jenis Surat ............................................................................. 75



4.46



Interface Tambah dan Edit Jenis Surat ................................................ 75



4.47



Interface Disposisi ................................................................................ 76



4.48



Interface Tambah dan Edit Disposisi ................................................... 76



xiv



1



BAB I PENDAHULUAN



1.1



Latar Belakang Surat menyurat merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh



suatu instansi atau perusahaan yang dimana kegiatan tersebut mencakup dari pembuatan surat, pengolahan data surat masuk, dan data surat. keluar Surat yang diterima ataupun yang keluar dari instansi tentunya memerlukan wadah yang baik agar tidak menimbulkan kekeliruan dan bisa menghemat waktu dalam pendataan surat yang tidak sedikit. Kantor Kelurahan Uma Sima yang terletak Di Jalan Durian No 22, Kabupaten Sumbawa, Provinsi Nusa Tenggara Barat merupakan tempat untuk melayani masyarakat dalam memenuhi administrasi kependudukan, salah satunya dalam membuat surat keterangan kelakuan baik, surat pindah, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan usaha, surat keterangan menikah dan lainnya. Dalam proses pengolahan data administrasi surat menyurat di Kantor Kelurahan Uma Sima masih dikatakan kurang maksimal dan efisien mulai dari proses pembuatan surat yang dimana biodata pembuat surat sebelumnya harus dihapus terlebih dahulu lalu mengubah dan memasukan biodata baru yang akan membuat surat keterangan tersebut, Kemudian pendataan surat keluar dan surat masuk yang masih melakukan pencatatan dibuku atau belum terkompurerisasi hingga banyak memakan waktu dan memperlambat pekerjaan karyawan.



2



Dari permasalahan diatas, penulis menawarkan sebuah Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa yang Berbasis web. Sistem informasi ini dapat membantu dalam pembuatan surat, data surat keluar, dan data surat masuk. Pada proses pembuatan surat, karyawan hanya memilih surat keterangan apa yang akan dibuat lalu memasukan NIK atau nomor induk kependudukan maka otomatis data pembuat akan langsung muncul disurat keterangan tersebut kemudian dicetak, setelah dicetak data surat tersebut langsung terinput otomatis kedalam data surat keluar. Kemudian pengolahan data surat masuk dilakukan dengan menginputnya kedalam data surat masuk. Sistem informasi surat menyurat ini sebelumnya pernah diteliti namun ditempat berbeda yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan Pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB Berbasis Web oleh Sumiati. penelitian sebelumnya mempunyai kemiripan dengan penelitian yang akan dilakukan oleh penulis, Dengan adanya Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa diharapkan dapat lebih membantu dalam pembuatan surat, mengelolah data surat keluar dan Surat masuk sehingga mempermudah dan mempercepat karyawan dalam proses surat menyurat.



3



1.2



Rumusan Masalah Pokok permasalahan yang ada di Kantor Kelurahan Uma Sima yaitu :



1.



Pembuatan surat, pendataan surat masuk, dan pendataan surat keluar yang masih kurang maksimal dan kurang efisien.



2.



Memperlambat karyawan dalam melakukan pekerjaan. Dari permasalahan diatas maka rumusan masalah yang dapat diambil adalah



“Bagaimana Cara Merancang Dan Membangun Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa Besar dengan menggunakan metode waterfall?”.



1.3



Batasan Masalah Sistem informasi yang akan dibuat nantinya akan dibatasi sehingga ruang



lingkup pada penelitian ini dapat lebih fokus menyelesaikan permasalahan yang ada, maka batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.



Platform Sistem informasi yang akan bangun adalah berbasis web.



2.



Bahasa pemrograman yang akan digunakan adalah bahasa pemrograman PHP dengan database mySQL.



3.



Ruang lingkup proses pada sistem informasi yang akan dibangun meliputi pembuatan surat keterangan, mengelolah data surat masuk, data surat keluar, dan mendata warga/penduduk.



4.



Rencana penggunaan sistem informasi yang akan dibangun adalah terdiri dari staf admin kantor kelurahan dan kepala kelurahan.



4



1.4



Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian yang akan dibangun oleh penulis adalah



Merancang dan Membangun Sistem Informasi untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa dengan menggunakan metode waterfall.



1.5



Manfaat Penelitian Adapun Manfaat dari penelitian ini dapat dibagi menjadi 2 bagian yaitu



sebagai berikut: 1.



Manfaat Toritis Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai referensi bagi pembaca atau bagi peneliti selanjutnya yang akan mengambil penelitian yang sama dijadikan sebagai acuan untuk membuat sistem informasi berbasis web.



2.



Manfaat Praktis Hasil dari penelitian ini yaitu sistem informasi yang diharapkan dapat dipergunakan dengan baik oleh para karyawan kantor kelurahan uma sima sehingga dalam melakukan proses surat menyurat dapat menghasilkan sistem informasi yang dapat mempermudah dan mempercepat dalam pembuatan surat keterangan serta mempermudah kelola mendata surat keluar dan surat masuk.



5



1.6



Sistematika Penulisan Sistematika penulisan bertujuan untuk membarikan gambaran tentang suatu



penelitian serta berisi tentang materi yang dibahas pada setiap bab. Adapun sistematika penulisan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini penulis membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis membahas tentang definisi dan teori-teori terkait dengan penelitian. BAB III METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini penulis membahas tentang metode penelitian terkait metode pengumpulan data, metode pengembangan perangkat lunak, alat dan bahan penelitian serta waktu dan tempat penelitian. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini menjelaskan mengenai hasil pengumpulan kebutuhan sistem inoformasi berbasis web untuk dijadikan media pengelolaan data surat menyurat di Kelurahan Uma Sima. BAB V PENUTUP Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran untuk pengembangan skripsi ini lebih lanjut



6



BAB II LANDASAN TEORI



2.1



Tinjauan Pustaka Dalam suatu penelitian diperluhkan dukungan hasil-hasil penelitian yang



sudah pernah dibangun sebelumnya yang berkaitan dengan penelitian yang akan dibuat. Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat telah banyak dibangun dan diimplementasikan. Salah satunya penelitian yang sudah pernah dilakukan oleh Sumiati (2017) dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan Pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB



Berbasis Web”. Pada Penelitian ini hanya mencakup dalam



pendataan surat masuk serta mendata surat keluar saja dimana dalam surat yang keluar di input secara manual ke dalam aplikasi. Sedangkan dalam jurnal Manajemen dan Teknik Informatika oleh Windea dan Sarmidi (2018) yang berjudul “Aplikasi Pengolahan Surat Menyurat Berbasis Web (Studi Kasus Di Madrasah Tsanawiyah BPI Baturompe Kota Tasikmalaya)”, yang dimana aplikasi ini berisi penginputan data surat masuk dan surat keluar, pencarian data surat masuk dan surat keluar. Dari penelitian skripsi dan jurnal diatas maka pada penelitian penulis yang akan dijadikan skripsi penelitian lebih diperluas ruang lingkupnya yaitu selain mengelolah surat masuk dan surat keluar sistem informasi ini juga membantu dalam



7



membuat surat keterangan serta mendata warga/penduduk. Pada pembuatan surat yang telah selesai dibuat dan dicetak data surat tersebut secara otomatis akan masuk kedalam data surat keluar. Metode yang digunakan pada penelitian ini yaitu berorientasi objek yang terdiri dari use case diagram, entity relation diagram, class diagram, sequence diagram dan activity diagram.



2.2



Dasar Teori Dalam pembuatan sistem informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola



Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten sumbawa, penulis menggunakan beberapa teori dari sumber-sumber terpercaya mengenai penelitian skripsi yang akan dilakukan penulis.



2.2.1



Rancang Bangun Fajriayah Dkk (2017:111) Rancang bangun adalah suatu istilah umum untuk



membuat atau mendesain suatu objek dari awal pembuatan sampai akhir pembuatan 2.2.2



Sistem Informasi Menurut Farell (2018:56) Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan



prosedur dan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur–prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuksatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari



8



unsur atau variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain 2.2.3



Surat Menyurat Menurut (Hidayat & Jumiatun, 2017) Surat merupakan lembaran kertas



yang ditulis atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan. pengertian lain dari surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan isi hati atau maksud kepada orang lain (perseorangan atau organisasi). sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain atas nama perseorangan dan dapat atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi di sebut surat menyurat atau korespondensi, dan pihak yang terlibat atau para pelakunya di sebut dengan koresponden



2.2.4



Web Fajriyah Dkk (2017:111) Web atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan



halaman yang menmpilkan informasi data teks,data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan gabungan dari semuanya baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jarngan-jaringan halaman (hyperlink).



2.2.5



XAMPP Haqi (2012) Xampp adalah perangkat lunak (free software) bebas, yang



mendukung banyak sistem operasi, yang merupakan komplikasi dari beberapa program. Fungsi Xampp sendiri adalah sebagai server yang berdiri sendiri



9



(locallhost), yang terdiri beberapa program antara lain Apache HTTP Server, MySQL Database, dan penerjemahan bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. 2.2.6



MySQL Menurut (Komputer, 2010:5) MySQL adalah program database yang mampu



mengirim dan menerima data dengan sangat cepat dan multi user. MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu free software dan hardware. Berikut keuntungan menggunakan MySQL sebagai berikut: a. MySQL merupakan sistem manajemen database yang open source (kode sumbernya terbuka), yaitu software ini bersifat free atau bebas digunakan oleh perseorangan atau instansi tanpa harus memebeli atau membayar kepada pembuatanya. b. Semua klien dapat mengakses server dalam satu waktu, tanpa harus menunggu yang lain untuk mengakses database. c. Database MySQL dapat diakses dari semua tempat di internet dengan hak akses tertentu. d. MySQL merupakan database yang mampu menyimpan data berkapasitas besar, sampai berukuran Gigabyte. 2.2.7



PHP (Supono, 2012:3) PHP adalah suatu bahasa pemrograman yang digunakan



untuk menerjemahkan baris kode program menjadi kode mesin yang dapat



10



dimengerti oleh komputer yang bersifat server-side yang dapat ditambahkan ke dalam HTML. Berikut kelebihan menggunakan PHP yaitu sebagai berikut : a. PHP adalah Bahasa multiplatform yang artinya dapat berjalan di berbagai mesin dan sistem operasi (linux, unix, macintosh, windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah sistem lainnya. b. PHP bersifat open source yang berarti dapat digunakan oleh siapa saja secara gratis. c. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan di mana-mana dari mulai Apache, IIS, Lighttpd, nginx, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah dan tidak berbelit-belit, bahka banyak yang membuat dalam bentuk paket atau package (PHP, MySQL, dab Web Server). d. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis-milis, komunitas dan developer yang siap membantu dalam pengembangan. 2.2.8



Framework Setyawan Dkk (2019) Framework merupakan kerangka kerja untuk



memudahkan dalam membuat dan mengembangkan aplikasi atau software. Pada framework itu sendiri berisi kumpulan fungsi-fungsi dasar atau perintah yang biasa digunakan dalam menjadi lebih cepat dan terstruktur. Berikut Fungsi-fungsi menggunakan framework: a. Mempercepat proses pembuatan aplikasi baik itu aplikasi berbasisi desktop, mobile ataupun web.



11



b. Aplikasi yang dihasilkan menjadi lebih stabil dan handal. c. Memudahkan para developer dalam membaca kode program d. Memiliki tingkat keamanan yang lebih,. 2.2.9



CodeIgniter Menurut (Widodo, 2013:7) Codeigniter merupakan sebuah framework PHP



yang diklaim eksekusi tercepat dibandingkan dengan framework lainnya. Codeigniter bersifat open source dan menggunakan model basis MVC (Model, View, Controller), yang merupakan model konsep modern framework yang digunakan saat ini. Berikut kelebihan menggunakan codeigniter yaitu sebagai berikut: a. Gratis Codeigniter dilisensikan di bawah lisensi Apache/BSD style open source. Dapat digunakan secara bebas dan gratis. b. Mendukung PHP4 dan PHP5 Mendukung PHP versi 4 dan versi 5 makan dari itu Codeigniter lebih banyak disukai pengguna. c. Berukuran kecil dan cepat Dibandingkan dengan framework lain codeigniter yang terbilang cukup cepat, karena codeigniter hanya me-load fungsi atau library yang digunakan saja. Berbeda dengan lainnya yang menggunakan seluruh library walaupun library tersebut tidak digunakan. Alasan ini codeigniter memiliki akses cepat dan ringan



12



d. Dokumentasi lengkap Codeigniter merupaka framework yang memiliki dokumentasi terlengkap dari pada framework yang lainnya. e. Menggunakan konsep MVC Codeigniter Menggunakan konsep MVC, konsep modern yang banyak digunakan oleh framework lainnya. f. Komunitas Komunitas dapat membuat suatu produk menjadi lebih powerful dan segera menemukan solusi apabila terjadi bug atau semacamnya. Anda dapat bergabung dalam komunitas codeigniter di alam: https:// codeigniter/forums.



2.2.10 Flowchart Menurut (Anthony, 2018:15-22)Flowchart merupakan diagram yang membuat simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses dari Langkah-langkah intruksi dalam bentuk-bentuk kontak persegi dan bulat dan pernyataan intruksi, dimana hubungan dan urutan proses tiap intruksi d itunjukan dengan simbol tanda panah. Berikut simbol-simbol



flowchart yaitu sebagai



berikut: Table 2.1 simbol-simbol flowchrat Simbol



Nama Simbol



Penjelasan



13



Simbol Terminator



Simbol untuk tanda mulai(star)



(Simbol Star dan



dan tanda selesai (stop/end) dari



End )



kegiatan proses.



Simbol Arah



Simbol yang menghubungkan



Aliran



antara simbol satu dengan simbol lainnya (atau antara kegiatan proses) dan sekaligus menyatakan arah proses.



Simbol Persiapan



Simbol memberikan harga.



(Preparation) Simbol



Simbol yang menyatakan proses



keluaran/masukan



input dan output (berlaku untuk



(Input Output)



semua media input dan output).



Simbol Proses



Simbol yang melambangkan kegiatan pemrosesan/ pengolahan input.



Simbol Operasi



Simbol menyatakan



Secara Manual



proses/pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer



Simbol Konektor/



Simbol untuk tanda



Tanda Sambung



penyambungan proses pada lembar atau halaman yang sama



Simbol Konektor/



Simbol untuk tanda penyambung



Tanda Sambung



proses pada lembar atau halaman yang berbeda.



14



Simbol



Simbol proses pemilihan



Perancangan atau



keputusan tergantung kondisi, jika



Pilihan Keputusan



pemeriksaan kondisi terpenuhi benar, maka jalur Ya tau Yes, dan sebaliknya jika pemeriksaan kondisi tidak terpenuhi tidak benar, maka jalur yang harus dipilih adalah jalur Tidak atau No.



Simbol Prosedur



Simbol ini memiliki peran sebagai blok proses flowchart yang berdiri sendiri diluar flowchart utama (berupa subprogram prosedur atau fungsi).



Pada



simbol



ini



di



flowchart cukup tuliskan nama prosedurnya atau fungsinya saja, atau pada saat memanggil prosedur atau fungsi dari program utama (main



program),cukup



panggil



dengan nama prosedur/fungsi. Simbol Dokumen



simbol yang menyatakan output dicetak pada kertas atau berbentuk dokumen.



Simbol Drum



Simbol untuk input/output yang



Magnetic.



gunakan media drum magnetic.



Simbol Disk



Simbol untuk input/output yang



Magnetic



gunakan media disk magnetic.



15



Simbol



Simbol input/output yang



Penyimpanan



menggunakan media penyimpanan



daring (online



online.



storage) Simbol Kartu



Simbol yang mewakili bahwa



Berlubang (Punch



input berasal dari kata kartu dan



Card)



output dicetak ke kartu .



Simbol Display



Simbol untuk output pada layar monitor .



Simbol Magnetic



Simbol input/output yang



Tape



menggunakan pita magnetik.



Simbol Transmisi



Simbol transmisi data lewat kenal komunikasi.



2.2.11 UML Menurut Ayu & Permatasari (2018) Unifed Modeling language (UML) merupakan kumpulan diagram-diagram yang sudah memiliki standar untuk membangun perangkat lunak berbasis objek UML memiliki banyak diagram diantaranya sebagai berikut: a.



Use Case Diagram Use Case Diagram merupakan diagram yang harus dibuat pertama kali saat



pemodelan perangkat lunak berorientasi objek dilakukan. Tabel 2.2 menunjukkan simbol yang digunakan untuk membuat Use Case Diagram ini antara lain:



16



Tabel 2.2 Use Case Diagram Simbol



-End1 –End2



Nama



Keterangan



Aktor



Merupakan Penggunaan dari sistem. Penamaan aktor menggunakan kata benda.



Use Case



Merupakan pekerjaan yang dilakukan oleh aktor. Penamaan use case dengan kata kerja.



Asosiasi



Include



Extends



b.



Hubungan antara aktor dengan use case Hubungan antara use case dengan use case, include menyatakan bahwa sebelum pekerjaan dilakukan harus mengerjakan pekerjaan lain terlebih dahulu. Hubungan antara use case dengan use case, extends menyatakan bahwa jika pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai atau terdapat kondisi khusus, maka lakukan pekerjaan itu.



Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari



sebuah sistem atau proses bisnis. Simbol-simbol yang digunakan dalam activity Diagram terlihat pada tabel 2.3 berikut: Tabel 2.3 Simbol-simbol Activity Diagram Gambar



Keterangan Start Point, diletakkan pada pojok kiri atas dan merupakan awal aktivitas.



17



End Point, akhir aktivitas Activities, menggambar kan suatu proses/kegiatan bisnis Fork/percabangan, digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara paralel atau untuk menggabung kan dua kegiatan paralel menjadi satu Join (penggabungan) atau rake, digunakan untuk menunjukkan adanya dekomposisi.



Decision Points, menggambarkan pilihan untuk pengambilan keputusan, True dan False Swimline, pembagian activity diagram untuk menunjukkan siapa melakukan apa.



c.



equence Diagram Sequence Diagram adalah diagram yang dibuat untuk mengetahui alur dari



interaksi antar objek. Isi dari Sequence Diagram harus sama dengan use case dan diagram kelas. seperti yang terlihat pada tabel 2.4. Tabel 2.4 Simbol-simbol Sequence Diagram simbol



nama



keterangan Sebuah objek yang berasal dari kelas.



Object 1



Atau dapat dinamai dengan kelasnya Objek/aktor



saja. Aktor termasuk objek. Garis putus-putus menunjukkan garis hidup suatu objek.



18



aktivitas



Menunjukkan masa hidup dari objek Interaksi antara satu objek dengan



message 1



objek lainnya. Objek dapat pesan



mengirimkan pesan ke objek lain. Interaksi antar objek ditunjukkan pada bagian operasi pada diagram kelas



d.



Class Diagram Class Diagram dibuat setelah diagram use case dibuat terlebih dahulu. Pada



diagram ini harus menjelaskan hubungan apa saja yang terjadi antara suatu objek dengan objek lainnya sehingga terbentuklah suatu sistem aplikasi. Simbol yang digunakan untuk membuat Class Diagram terlihat pada tabel 2.5.: Tabel 2.5 Simbol-simbol Class Diagram Simbol



Deskripsi



Kelas



Kelas pada struktur sistem.



Nama Kelas Kelas pada struktur sistem +atribut +operasi Antar muka/Interface



Sama dengan kondep interface dalam pemrograman berorientasi objek. Relasi antar kelas dengan makna



Asosiasi / association



umum, asosiasi biasanya disertai dengan multiplicity.



19



Relasi antar kelas dengan makna Asosiasi berarah/directed association



kelas yang satu digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi biasanya disertai dengan multiplicity. Relasi antar kelas dengan makna



Generalisasi



generalisasi spesialisasi (umum khusus).



Kebergantungan/depedency



Relasi antar kelas dengan makna ketergantungan antar kelas.



Agresiasi/aggregation



Relasi antar kelas dengan makna semua-bagian.



2.2.12 Metode Perangkat Lunak Berikut perbandingan antara metode-metode yang digunakan dalam pengembangan perangkat lunak menurut Widiyanto (2018) sebagai berikut : Tabel 2.6 Perbandingan Metode Perangkat Lunak NO



METODE



1.



Waterfall model waterfall adalah model klasik yang bersifat Defenisi



sistematis, berurutan dalam membangun software.Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. 1.Tahapan proses pengembangannya tetap (pasti), mudah diaplikasikan, dan prosesnya teratur.



Kelebihan



20



2.Cocok digunakan untuk produk software/program yang sudah jelas kebutuhannya di awal, sehingga minim kesalahannya. 3.Software



yang dikembangkan dengan metode ini



biasanya menghasilkan kualitas yang baik. 1. Proyek Kekurangan



yang



sebenarnya



jarang



mengikuti



alur



sekuensial seperti diusulkan, sehingga perubahan yang terjadi dapat menyebabkan hasil yang sudah didapatkan tim pengembang harus diubah kembali/iterasi sering menyebabkan masalah baru. 2. Terjadinya pembagian proyek menjadi tahaptahap yang tidak fleksibel, karena komitmen harus dilakukan pada tahap awal proses. 3. Sulit untuk mengalami perubahan kebutuhan yang diinginkan oleh customer/pelanggan



2.



Prototype prototype didefinisikan sebagai alat yang memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya, dan proses Definisi



untuk menghasilkan sebuah prototype disebut prototyping. Prototyping adalah proses pembuatan model sederhana software yang mengijinkan pengguna memiliki gambaran dasar tentang program serta melakukan pengujian awal. 1. Pelanggan berpartisipasi aktif dalam pengembangan sistem, sehingga hasil produk pengembangan akan



Kelebihan



semakin mudah disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan pelanggan 2. Penentuan kebutuhan lebih mudah diwujudkan. 3. Mempersingkat waktu pengembangan produk perangkat lunak



21



1. Proses analisis dan perancangan terlalu singkat. Kekurangan



2. Biasanya



kurang



fleksibel



dalam



mengahadapi



perubahan. 3. Walaupun pemakai melihat berbagai perbaikan dari setiap versi prototype, tetapi pemakai mungkin tidak menyadari



bahwa



versi



tersebut



dibuat



tanpa



memperhatikan kualitas dan pemeliharaan jangka panjang.



Dari perbandingan ketiga metode yang penulis jabarkan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa metode Waterfall yang cocok dalam merancang perangkat lunak yaitu Merancang Dan Membangun Sistem Informasi Administrasi Untuk Meningkatkan Administrasi Tata Kelola Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma sima karena waterfall selain mudah diaplikasikan pengerjaannya juga bertahap dan lebih terorganisir atau terstruktur.



Communication Project initation requirement gathering



Planning Estimating Scheduling Tracking



Modelling



Analysis Design Construction Code Test



Deployment Delivery Support Feedback



Gambar 2.1 Model pengembangan Waterfall Setiawan & Dkk ( 2015)



22



a.



Communication Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen/pengguna.



Langkah awal ini merupakan langkah penting karena menyangkut pengumpulan informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna. b.



Planning Setelah proses communication ini, kemudian menetapkan rencana untuk



pengerjaan software yang meliputi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, risiko yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, hasil yang akan dibuat, dan jadwal pengerjaan. c.



Modelling Pada proses modelling ini menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah



perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. d.



Construction Construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding



atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang



23



telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki. e.



Deployment Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau



sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan user.



24



BAB III METODOLOGI PENELITIAN



3.1



Metode Penelitian Adapun alur dari Skripsi penelitian Sistem Informasi Untuk Meningkatkan



Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa adalah sebagai berikut: Mulai



Metode pengumpulan data



Kualitatif



Wawancara Observasi Studi Pustaka



Menyusun Proposal



Metode Pengembangan Perangkat Lunak



Waterfall



Communication



Planning Modelling Construction



Deployment



Analisa Kebutuan Perangkat



Perangkat Keras



Perangkat Lunak Data



Laporan Penelitian



Sidang Hasil



Selesai



Gambar 3.1 Alur Metode Penelitian Gambar diatas merupakan alur proses pada penelitian yang telah dilakukan dan yang akan dilakukan dimana tahap awal penulis melakukan metode



25



pengumpulan data secara kualitatif yaitu: wawancara, observasi, dan studi pustaka, kemudian menyusun proposal. Setelah menyusun proposal maka melakukan metode pengembangan perangkat lunak menggunakan waterfall yang terdiri dari communication, planning, modelling. Contruction, dan deployment, dan analisa perangkat lunak terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, dan data. Setelah melakukan proses pengembangan perangkat lunak maka penulis membuat laporang penelitian dan melakukan sidang hasil.



3.1.1



Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data merupakan metode yang digunakan untuk



memperoleh data-data yang dibutuhkan dalam penelitian, metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a.



Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengumpulkan data secara langsung dengan



cara melakukan tanya jawab dengan narasumber, dalam penelitian skripsi ini penulis melakukan wawancara dengan Bapak Ariif Rakhmansyah, SAP, MAP selaku Lurah Uma Sima, hasil wawancara terdapat dilampiran. b.



Observasi Observasi dilakukan dengan cara terjun langsung ke lokasi untuk



mengumpulkan data mengenai proses surat menyurat Di Kantor Kalurahan Uma Sima dengan meihat pegawai melakukan proses pembuatan surat dan bagaimana proses mengelolah data surat masuk dan surat keluar.



26



c.



Studi pustaka Studi pustaka dilakukan untuk meneliti referensi atau literatur yang



mandukung dalam penelitian. Pada tahap ini peneliti mempelajari konsep, teknik, maupun informasi dari berbagai sumber seperti internet, buku, jurnal, maupun artikel ilmiah lainnya yang berkaitan dengan sistem informasi surat menyurat. Disini penulis mengambil penelitian yang serupa dari skripsi Sumiati (2017) dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan Pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB Berbasis Web”.



3.1.2



Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode pengembangan perangkat lunak yang diterapkan penulis dalam



membangun Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat adalah menggunakan metode Waterfall, dimana metode ini memiliki beberapa tahapan yaitu: communication, planning, modeling, contruction, dan deployment. Communication Project initation requirement gathering



Planning Estimating Scheduling Tracking Modelling



Analysis Design



Construction Code Test



Deployment Delivery Support Feedback



Gambar 3.2 Model Pengembangan Waterfall



27



a.



Communication Pada tahap ini penulis melakukan komunikasi dengan mewawancarai



langsung ketua kelurahan Uma Sima yaitu bapak Ariif Rakhmansyah, SAP, MAP., untuk mendapatkan gambaran awal tentang aplikasi yang akan dibangun. b.



Planning Pada proses perencanaan penulis melakukan penjadwalan kegiatan serta



melakukan analisis permasalahan-permasalahan yang ada pada kegiatan surat menyurat di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa. c.



Modelling Setelah melakukan penjadwalan kegiatan maka tahap ini penulis melakukan



gambaran dasar yang nantinya digunakan sebagai desain atau hasil analisis terhadap rancangan sistem informasi yang akan dibuat, untuk membuat gambaran umum surat menyurat menggunakan UML yang terdiri dari use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram. d.



Construction Pada tahapan ini dilakukan implementasi sistem program dimana hasil dari



desain atau analisis yang telah dilakukan kemudian diubah menjadi kode-kode program yang dibuat dengan visual studio



code menggunakan Bahasa



pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter sebagai kerangka kerja.



28



e.



Deployment Pada proses ini penulis melakukan pengoperasian aplikasi yang telah selesai



dibuat pada Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa untuk mengganti sistem yang sebelumnya.



3.2



Alat dan Bahan Penelitian Dalam melakukan penelitian perlu adanya alat dan bahan yang digunakan,



berikut adalah alat dan bahan yang digunakan dalam penelitian ini: 3.2.1



Analisa Kebutuhan Perangkat Analisa kebutuhan perangkat dalam penelitian ini meliputi prangkat keras



dan perangkat lunak sebagai berikut: a.



Perangkat Keras Adapun kebutuhan minimum perangkat keras dan spesifikasi untuk Sistem



Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Kebutuhan Perangkat Keras No



Perangkat Keras



Spesifikasi



1.



Laptop



a. Processor intel coleron CPU N3060 @ 1.60GHz 1.60GHz b. RAM 2 GB c. Harddiks 128 GB



29



b.



Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak dan spesifikasi untuk pembuatan Sistem



Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa adalah sebagai berikut : Tabel 3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak



No



Perangkat lunak



1. Windows



Versi 10 64 bit



Keterangan Untuk menjalankan



aplikasi



yang dibuat oleh pengembang 2. Framework Codeigniter



3.1.11.



Sebagai kerangka kerja untuk membangun situs web



3. Visual Studio Code



1.43.2



Editor teks untuk melakukan koding dan compile program langsung



4. XAMPP



3.2.2



Server



untuk



mengakses



MySQL 5. MySQL 6. Browser Google Crome



3.2.2



5.0.12



Untuk mengelolah database



66.0.3359.181 Untuk melakukan run aplikasi



Analisa Kebutuhan Data Dalam mendukung pengembangan Sistem Informasi Untuk Meningkatkan



Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa dibutuhkan sebuah data yang dapat mempermudah sistem informasi tersebut serta untuk membuat sebuah basis data yang berfungsi untuk mengelolah data-data surat menyurat, berikut adalah data yang dibutuhkan :



30



Table 3.3 Kebutuhan Data No 1.



Data keterangan Data kartu tanda penduduk untuk mempermudah dalam membuat surat keterangan



2.



Data macam-macam surat



Data dalam pembuatan surat, pendataan surat masuk, dan pendataan surat keluar



3.3



Waktu dan Tempat Penelitian Adapun waktu dan tempat yang digunakan dalam penelitian Sistem Sistem



Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa adalah sebagai berikut : 3.3.1



Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada semester genap tahun ajaran 2020, yaitu



antara bulan Februari 2020 sampai dengan bulan Agustus 2020. 3.3.2



Tempat Penelitian Penelitian ini akan dilaksanakan pada Kantor Kelurahan Uma Sima



Kabupaten Sumbawa yang berlokasi Di Jalan Durian, No 22 Sumbawa Besar provinsi Nusa Tenggara Barat.



31



BAB IV PEMBAHASAN



Dalam membangun



suatu sistem informasi,



perluhnya dilakukan



perencanaan pengembangan perangkat lunak yang berdasarkan dari pengumpulan data dan kebutuhan dari pengguna. Adapun Langkah-langkah dalam membuat sistem tersebut adalah sebagai berikut.



4.1



Alur Kerja Sistem yang Sedang Berjalan Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan penulis pada Lurah Uma



Sima dimana sistem yang sedang berjalan pada saat ini yaitu dala proses pendataan surat masuk, surat keluar masih menggunakan buku catatan dan pembuatan surat keterangan yang dimana data pemohon sebelumnya dihapus terlebih dahulu lalu kemudian data pemohon yang akan membuat dimasukkan satu-persatu kedalam surat tersebut sehingga memakan waktu lama. Adapun alur sistem yang sedang berjalan akan dijelaskan lebih detail pada gambar yang terbagi menjadi beberapa bagian yaitu sebagai berikut ini: 4.1.1



Pembuatan Surat yang Sedang Berjalan Pada proses pembutan surat yang sedang berjalan ssat ini akan dijelaskan



pada gambar 4.1, berikut Alur Kerja Sistem pembuatan surat yang sedang berjalan Di Kantor Kelurahan Uma Sima , yaitu sebagai berukut:



32



Gambar 4.1 Pembuatan Surat yang Sedang Berjalan Gambar diatas merupakan sisitem pembuatan surat yang sedang berjalan di Kelurahan Uma Sima yang dimana proses pembuatan atau pengeluaran surat dilakukan mengajukan permohonan membuat surat setelah itu pemohon memberikan data diri yang sesuai pada form surat yang akan dibuat kemudian pegawai membuka file surat dan langsung menghapus data pemohon sebelumnya kemudian pegawai memasukan satu persatu data-data pemohon lalu surat diprint. Setelah diprint surat tersebut diteruskan ke lurah kemudian surat tersebut d iperikasa dan dibaca setetelah itu disahkan oleh Lurah Uma Sima. Setelah disahkan surta tersebut dikembalikan ke pegawa kemudian surat tersebut diserahkan ke pemohon.



33



4.1.2



Pendataan Surat Masuk yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah gambaran sistem kerja surat masuk yang sedang berjalan



di Kantor Kelurahan Uma Sima, sebagai berukut:



Gambar 4.2 Surat Masuk yang Sedang Berjalan Di atas merupakan gambaran pendataan surat masuk yang sedang berjalan Di Kelurahan Uma Sima pada saat surat masuk diterima dan diperikasa, surat tersebut di serahkan ke Lurah kemudian surat tersebut diperiksa dan dibaca setetelah itu surat Kembali ke pegawai dan pegawai membuka buku Agenda kemudian menulis no surat, tanggal surat, pengirim, penerima, dan prihal setelah itu surat disimpan.



34



4.1.3



Pendataan Surat Keluar yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah gambaran sistem kerja surat masuk yang sedang berjalan



di Kantor Kelurahan Uma Sima, sebagai berukut:



Gambar 4.3 Surat Keluar yang Sedang Berjalan Di atas merupakan gambaran sistem surat keluar yang sedang berjalan, pada saat surat telah selesai dibuatkan lalu diperiksa serta disahkan oleh lurah, maka pegawai akan membuka buku Ageda dan menulis no surat, tanggal, tujuan, dan perihal kemudian surat tersebut diberikan ke pemohon.



4.2



Alur Kerja Sisitem yang Diusulkan Berdasarkan hasil Analisa dari sistem yang sedang bejalan di Kelurahan



Uma Sima maka, penulis mengusulkan sistem yang dapat lebih mempermudah pegawai dalam melakukan proses surat menyurat. Barikut ini beberapa alur kerja sistem yang diusulkan penulis Di Kelurahan Uma Sima pada Sistem Informasi



35



Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa yaitu sebagai berikut: 4.2.1



Pembuatan Surat yang Diusulkan Berikut gambar alur kerja sisitem pembuatan surat sistem yang diusulkan



penulis yaitu sebagai berikut:



Gambar 4.4 Pembuatan Surat yang Diusulkan Gambar diatas menjelaskan alur sistem pembuatan surat yang diusulkan penulis yang dimana pemohon mengajukan permohonan untuk membuat surat kemudian pegawai login ke sistem surat lalu membuka halaman buat surat kemudian memasukkan NIK (pemanggilan NIK akan menampilkan data lengkap pemohon tanpa memasukan satu persatu) tanggal, no surat, prihal, keperluan dan keterangan kemudian datanya akan tersimpan kedalam database yang langsung terinput ke dalam data surat keluar, di surat keluar pegawai bisa mencetak surat



36



yang sudah si input sebelumnya, setelah dicetak surat akan diteruskan ke lurah kemudian surat tersebut diperiksan dan dibaca kemudian disahkan dan dikembalikan kembali ke pegawai setelah itu surat dibeikan ke pemohon 4.2.2



Surat Masuk yang Diusulkan Berikut gambar alur kerja sistem Surat Masuk sistem yang diusulkan



penulis yaitu sebagai berikut:



Gambar 4.5 Surat Masuk yang Diusulkan Di atas adalah gambaran sistem surat masuk yang akan diusulkan penulis, pada saat surat diterima pegawai dan diperikasa kemudian surat tersebut diteruskan ke Lurah untuk diperikasa dan dibaca lalu Lurah memberikan keputusan sebagai tindak lanjut dari surat masuk tersebut dengan memberikan catatan atau note kecil



37



yang akan di arahkan ke bagian divisi sesuai dengan masalah surat tersebut. Surat masuk tersebut diserahkan lagi kepegawai kemudian pegawai mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya kemudian pegawai login ke sistem dan membuka halaman surat masuk lalu memasukkan no surat, tanggal, prihal, pengirim, dan penerima, serta memasukan catatan atau disposisi lalu database akan menyimpan data surat masuk dan disposisi. 4.2.3



Surat Keluar yang Diusulkan Berikut ini adalah gambar alur kerja sistem surat masuk sistem yang



diusulkan penulis yaitu sebagai berikut:



Gambar 4.6 Surat Keluar yang Diusulkan Gambar diatas menjelaskan alur sistem surat keluar yang diusulkan penulis dimana pada saat surat dibuat data surat keluar otomatis langsung tersimpan kedatabase yang menyimpan data surat keluar tanpa harus dimasukkan secara manual kedalam sistem. Pegawai bisa langsung meneruskan surat tersebut ke Lurah



38



kemudian lurah akan memeriksa, membaca, dan mengesahkan surat tersebut kemudian dikembalikan ke pegawai, dan pegawai memberikan surat ke pemohon.



4.3



Use Case Diagram berikut use case diagram secara umum dari Sistem Informasi Untuk



Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa, sebagai berikut:



Gambar 4.7 Use Case Diagram 4.3.1 Login Tabel berikut adalah use case spesifikasi login yang dilakukan oleh aktor admin pada use case diagram di atas. Tabel 4.1 Use Case Diagram Login



Use Case



Login



Deskripsi



Digunakan untuk masuk kedalam aplikasi guna untuk melakukan kegiatan.



39



Aktor



Admin/ pegawai



Kondisi Awal



Sistem akan menampilkan halaman beranda



Kondisi Akhir Halaman beranda sesuai dengan dengan halaman admin berhasil login Aliran Normal Masuk halaman admin 4.3.2



Buat Surat Tabel berikut ini dalah tabel use case spesifikasi buat surat yang dilakukan



oleh admin pada use case diagram. Tabel 4.2 Use Case Diagram Buat Surat Buat Surat



Use Case Deskripsi



Digunakan oleh aktor untuk menambah surat dan memlih detail untuk mencetak surat



Aktor



Admin/ pegawai



Kondisi Awal



Sistem akan menampilkan form Buat surat



Kondisi Akhir Halaman berhasil menambah dan mencetak surat Aliran Normal Mengisi form buat surat dan berhasil membuat perubahan di data surat keluar 4.3.3 Surat Masuk Tabel berikut ini dalah tabel use case spesifikasi surat masuk yang dilakukan oleh admin pada use case diagram. Tabel 4.3 Use Case Diagram Surat Masuk Use Case



Surat masuk



40



Deskripsi



Digunakan oleh aktor untuk menambah surat dan memlih detail untuk mencetak surat



Aktor



Admin/ pegawai



Kondisi Awal



Sistem akan menampilkan informasi data surat masuk



Kondisi Akhir Halaman



berhasil



menambah,



mengedit,



dan



menghapus data Aliran Normal Mengisi form tambah surat masuk serta mengedit dan menghapus



data



sehingga



berhasil



menyimpan



perubahan di surat masuk 4.3.4 Surat Keluar Tabel berikut ini dalah tabel use case spesifikasi surat keluar yang dilakukan oleh admin pada use case diagram. Tabel 4.4 Use Case Diagram Surat Keluar Use Case



Surat keluar



Deskripsi



Digunakan oleh aktor dalam memilih detail untuk mencetak surat



Aktor



Admin/ pegawai



Kondisi Awal



Sistem akan menampilkan informasi data surat keluar



Kondisi Akhir Halaman berhasil mengedit, dan menghapus data Aliran Normal Memilih



detail untuk menampilkan



surat serta



mengedit dan menghapus data sehingga berhasil menyimpan perubahan di surat keluar



41



4.3.5 Data Warga Tabel berikut ini dalah tabel use case spesifikasi data warga yang dilakukan oleh admin pada use case diagram. Tabel 4.5 Use Case Diagram Data Warga Use Case



Data warga



Deskripsi



Digunakan oleh aktor untuk menambah dan mengedit dan menghapus



Aktor



Admin/ pegawai



Kondisi Awal



Sistem akan menampilkan informasi data warga



Kondisi Akhir Halaman



berhasil



menambah,



mengedit,



dan



menghapus data Aliran Normal Mengisi form tambah data warga serta mengedit dan menghapus



data



sehingga



berhasil



menyimpan



perubahan didata warga 4.3.6 Jenis Surat Tabel berikut ini dalah tabel use case spesifikasi jenis surat yang dilakukan oleh admin pada use case diagram. Tabel 4.6 Use Case Diagram Jenis Surat Use Case



Jenis surat



Deskripsi



Digunakan oleh aktor untuk menambah surat, mengedit dan menghapus



Aktor



Admin/ pegawai



42



Kondisi Awal



Aplikasi menampilkan informasi data jenis surat



Kondisi Akhir Halaman



berhasil



menambah



mengedit,



dan



menghapus data Aliran Normal Mengisi form tambah jenis surat serta mengedit dan menghapus



data sehingga



berhasil



menyimpan



perubahan di surat keluar 4.3.7 Disposisi Tabel berikut ini dalah tabel use case spesifikasi disposisi yang dilakukan oleh admin pada use case diagram. Tabel 4.7 Use Case Diagram Disposisi Use Case



Disposisi



Deskripsi



Digunakan oleh aktor untuk menambah surat, mengedit dan menghapus disposisi surat masuk



Aktor



Admin/ pegawai



Kondisi Awal



Aplikasi menampilkan informasi data disposisi



Kondisi Akhir Halaman



berhasil



menambah



mengedit,



dan



menghapus data Aliran Normal Mengisi form tambah disposisi serta mengedit dan menghapus



data sehingga



perubahan di disposisi



berhasil



menyimpan



43



4.4



Activity Diagram Activity diagram adalah alur kerja yang dilakukan antara admin/pegawai



dengan sistem pada sistem informasi yang dibuat terbagi menjadi enam yaitu sebagai berikut: 4.4.1



Login Activity diagram login akan dijelaskan pada gambar berikut ini:



Gambar 4.8 Activity Diagram Login Di atas merupakan gambaran activity login yang dimana admin membuka halaman masuk/login kemudian sistem akan menampilkan halaman masuk/ login tersebut. Setelah itu, admin memasukan username dan password, sistem akan melakukan verifikasi data, jika salah sistem akan Kembali ke halaman masuk/login, dan jika benar makan sistem akan langsung menampilkan halaman beranda. 4.4.2



Buat Surat Berikut activity diagram Buat Surat pada Sistem Informasi Untuk



Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa:



44



Gambar 4.9 Activity Diagram Buat Surat Gambar di atas menjelaskan activity nemu Buat Surat, yang dimana admin membuka halaman Buat Surat kemudian sistem menampilkan halaman Buat Surat, setelah itu admin memasukan NIK, No Surat, Tanggal, Prihal, Keperluan, dan Keterangan. NIK yang dimasukkan akan di verifikasi jika tidak maka admin menambah data warga di menu data warga dan jika yam aka akan masuk ke halaman surat keluar. 4.4.3 Surat Masuk Activity diagram menu surat masuk yang terdapat pada Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa, akan di jelaskan pada gambar berikut:



45



Gambar 4.10 Activity Diagram Surat Masuk Diatas merupakan gambar activity diagram pada menu surat masuk, admin membuka halaman surat masuk kemudian sistem menampikan halaman surat masuk Setelah itu, admin akan memilih hapus dan sistem menampilkan konfirmasi hapus jika memilih batal maka sistem akan kembali menampilkan halaman Surat Masuk dan jika memilih hapus maka sistem menampilkan berhasil hapus. Kemudian admin memilih disposisi maka sistem akan verifikasi no surat jika tidak maka akan menampilkan surat belum disposisi dan jika ya maka sistem akan menampilkan surat telah disposisi. Kemudian admin memilih tambah atau edit maka sistem menampilkan form tambah atau edit setelah itu pegawai akan memasukan atau mengedit No Surat , Tanggal, Prihal, Pengirim, dan Penerima setelah itu sistem menampilkan data surat masuk tersebut.



46



4.4.4



Surat Keluar Activity diagram pada menu surat keluar akan di jelaskan pada gambar



berikut:



Gambar 4.11 Activity Diagram Surat Keluar Pada gambar activity diatas menjelaskan dimana admin membuka halaman surat keluar dan sistem akan menampilkan halaman surat keluar. Setelah itu, admin akan memilih hapus kemudian sistem menampilkan konfirmasi hapus jika tidak maka sistem akan kembali menampilkan halaman Surat keluar dan jika ya maka sistem menampilkan berhasil hapus. Kemudian admin memilih edit maka sistem menampilkan form edit setelah itu pegawai akan mengedit No Surat, Tanggal, Prihal, keperluan, dan keterangan dan sistem meyimpan surat tersebut. Selanjutnya admin memilih detail maka sistem akan menampilkan detail surat dan admin akan memilih memprint surat atau mendownload surat dalam bentuk pdf.



47



4.4.5



Data Warga Activity diagram menu data warga akan dijelaskan pada gambar berikut ini:



Gambar 4.12 Activity Diagram Data Warga Pada gambar diatas menjelaskan activity pada data warga yang dimana admin memilih data surat masuk dan sistem akan menampilkan halaman data warga kemudian admin akan memilih hapus dan sistem menampilkan konfirmasi hapus jika memilih batal maka sistem akan kembali menampilkan halaman data warga dan jika memilih hapus maka sistem menampilkan berhasil hapus.selanjutnya admin memilih menambah dan mengedit maka sistem akan menampilkan form tambah atau edit dan admin selanjutnya dapat menambah dan mengedit No KK, NIK, Nama Lengkap, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Pendidikan, Jenis Pekerjaan, Status Perkawinan, Status Dalam Keluarga, Apakah



48



Kepala Keluarga, Nama Ayah, Nama Ibu, Rt, Rw, Status Tunggal, dan Keterangan, kemudian disimpan dan sistem menampilkan data warga 4.4.6



Jenis Surat Berikut adalah Activity diagram menu jenis surat yang ada pada sistem



informasi surat menyurat dikelurahan uma sima, dimana akan dijelaskan pada gambar berikut ini:



Gambar 4.13 Activity Diagram Jenis Surat Gambar di atas menjelaskan activity pada jenis surat yang dimana admin memilih jenis surat dan sistem akan menampilkan halaman jenis surat kemudian admin akan memilih hapus dan sistem menampilkan konfirmasi hapus jika memilih batal maka sistem akan kembali menampilkan halaman jenis surat dan jika memilih hapus



maka sistem menampilkan berhasil hapus.selanjutnya admin memilih



menambah dan mengedit maka sistem akan menampilkan form tambah dan edit kemudian admin dapat menambah dan mengedit Id Surat dan Nama Surat kemudian disimpan dan sisitem akan menampilkan data jenis surat.



49



4.4.7



Disposisi Berikut adalah activity diagram menu disposisi yang ada pada sistem



informasi surat menyurat dikelurahan uma sima, dimana akan dijelaskan pada gambar berikut ini:



Gambar 4.14 Activity Diagram Disposisi Gambar di atas menjelaskan activity pada menu disposisi yang dimana admin memilih disposisi dan sistem akan menampilkan halaman disposisi kemudian admin akan memilih hapus dan sistem menampilkan konfirmasi hapus jika memilih batal maka sistem akan kembali menampilkan halaman disposisi dan jika memilih hapus maka sistem menampilkan berhasil hapus.selanjutnya admin memilih menambah dan mengedit maka sistem akan menampilkan form tambah dan edit kemudian admin dapat menambah dan mengedit No Surat, Bagian, Catatan, dan Keterangan kemudian disimpan dan sistem akan menampilkan data disposisi.



50



4.5



Sequence Diagram Sequence diagram menjelaskan bagaimana alur interkasi antara objek-objek



yang ada pada Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa terdapat beberapa objek menu yaitu sebagai berikut: 4.5.1 Login Berikut ini Sequence Diagram login pada Sistem Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa, yaitu sebagai berikut:



Gambar 4.15 Sequence Diagram Login Di atas adalah gambar sequence diagram login yang menjelaskan dimana admin masuk di form login lalu mengisi username dan password kemudian sistem akan verifikasi data jika salah maka admin akan Kembali mengisi username dan password dan jika benar maka sisitem akan langsung membuka halaman beranda. 4.5.2



Buat Surat Berikut adalah gambaran sequence diagram pada buat surat yaitu sebagai



berikut:



51



Gambar 4.16 Sequence Diagram Buat Surat Gambar sequence diagram diatas menjelaskan admin membuka halaman buat surat dan kemudian admin melihat halaman buat surat tersebut, kemudian admin memasukan NIK, no surat, tanggal, prihal, Keperluan, serta keterangan surat yang akan dibuat. NIK akan diverifikasi oleh sistem jika NIK tidak ada maka admin akan menambah data warga di tabel data warga dan jika NIK ada maka data warga akan di tampilkan pada detail surat yang ada di surat keluar. 4.5.3



Surat Masuk Berikut sequence diagram surat masuk pada Sistem Informasi Untuk



Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa, yaitu sebagai berikut:



52



Gambar 4.17 Sequence Diagram Surat Masuk Sequence diagram diatas menjelaskan dimana admin membuka halaman surat masuk dan admin melihat halaman surat masuk kemudian admin memilih tambah atau edit dan admin melihat form tambah atau edit, setelah itu admin akan mengisi form tambah atau edit dan sistem akan menyimpan ke database dan berhasil disimpan. kemudian admin memilih hapus lalu sistem akan menampilkan konfirmasi data jika tidak maka akan kembali ke halaman awal dan jika ya maka data akan masuk ke database dan berhasil dihapus. 4.5.4 Surat Keluar Berikut sequence diagram data surat keluar pada Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa, yaitu sebagai berikut:



53



Gambar 4.18 Sequence Diagram Data Surat Keluar Sequence diagram di atas menjelaskan dimana admin membuka halaman surat keluar dan admin melihat halaman surat keluar kemudian admin memilih edit dan admin melihat form edit, setelah itu admin akan mengisi form edit dan sistem akan menyimpan ke database dan berhasil disimpan. kemudian admin memilih hapus lalu sistem akan menampilkan konfirmasi hapus jika tidak maka akan Kembali ke halaman awal dan jika ya maka data akan masuk ke database dan berhasil di hapus. Kemudian admin memilih detail surat kemudian admin dapat melihat detail surat kemudian admin akan memilih print, setelah memilih print maka datanya akan masuk ke database begitupun jika admin memilih download pdf, file surat yang berhasil di download akan masuk ke dalam penyimpanan database.



54



4.5.5



Data Warga Sequence diagram pada menu data warga akan dijelaskan pada gambar



dibawah ini:



Gambar 4.19 Sequence Diagram Data warga Gambar di atas mejelaskan sequencial diagram pada menu data warga yang dimana admin membuka halamana surat data warga dan sisitem akan menampilkan halaman data warga kemudian admin memilih tambah dan edit maka sistem akan menampilkan form tambah atau edit dan admin selanjutnya admin dapat menambah dan mengedit No KK, NIK, Nama Lengkap, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Pendidikan, Jenis Pekerjaan, Status Perkawinan, Status Dalam Keluarga, Apakah Kepala Keluarga, Nama Ayah, Nama Ibu, Rt, Rw, StatusTinggal, Keterangan. Selanjutnya admin akan memilih hapus dan sistem menampilkan



55



konfirmasi hapus jika tidak maka sistem akan kembali menampilkan halaman data warga dan jika ya maka sistem menampilkan berhasil hapus. 4.5.6



Jenis Surat Sequence diagram pada menu jenis surat akan dijelaskan pada gambar



dibawah ini:



Gambar 4.20 Sequence Diagram Jenis Surat Di atas adalah gambar sequence diagram pada menu jenis surat yang dimana admin membuka halaman jenis surat lalu admin melihat halaman jenis surat setelah itu admin memilih tambah atau edit kemudian admin menambah atau mengedit Id Surat dan Nama Surat lalu di simpan dan database akan menyimpan data tersebut. Setelah itu admin memilih hapus dan sisitem akan menampilkan konfirmasi hapus, jika admin memilih batal maka admin akan kembali ke menu awal jenis surat dan jika memilih hapus maka data tersebut dihapus dari database.



56



4.5.7



Disposisi Sequence diagram pada menu disposisi akan dijelaskan pada gambar



dibawah ini:



Gambar 4.21 Sequence Diagram Disposisi Di atas merupakan gambaran sequence diagram disposisi yang menjelaskan dimana admin memilih halaman disposisi dan bisa melihat halaman disposisi kemudian admin memilih edit lalu sistem akan menampilkan form edit dan admin akan mengedit No Surat, Bagian, Catatan, dan Keterangan lalu disimpan dan data disposisi tersimpan ke database, kemudian admin memilih hapus lalu sistem akan menampilkan konfirmasi hapus jika memilih batal maka admin akan Kembali ke halaman awal disposisi dan jika admin memilih hapus maka data disposisi berhasil dihapus dari database.



57



4.6



Class Diagram Class diagram bertujuan menggambarkan interaksi tiap-tiap class yang



ditunjukkan dengan garis yang menghubungkan class selain itu, class diagram juga mendeskripsikan jenis-jenis objek pada sistem sehingga dapat menjukan operasioperasi dari sebuah class.



Gambar 4.22 Class Diagram 4.7



Rancangan Database Pada rancangan



database



penulis



menggunakan



MySQL. dengan



menggunakan PHPMyAdmin sebagai antarmuka dalam pengelolaan database MySQL dengan cara mengakses alamat http://localhost/phpmyadmin. Berikut



58



adalah tabel yang disajikan secara lengkap dengan fungsi dan keterangan yang digunakan pada sistem informasi surat menyurat di kelurahan uma sima sebagai berikut: 4.7.1



Tabel Data Warga Data warga dalam hal ini adalah segala data warga yang akan didata



kedalam sistem informasi administrasi surat menyurat di kelurahan uma sima. Data terdiri dari NIK, Nama, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Agama, Pendidikan, Jenis Pekerjaan, Status Perkawinan, Status Dalam Keluarga, Ayah, Ibu, Kepala Keluarga, No KK, StatusTinggal, Rt, Rw, Keterangan. Data tersebut akan disimpan kedalam tabel yang bernama data warga dengan struktur sebagai berikut: 4.8 Tabel Data Warga Nama field



Tipe data



Ukuran field



Keterangan



NIK



varchar



16



Primary key



Nama



Varchar



50



Jenis_kelamin



Varchar



10



Tempat_lahir



Varchar



25



Tanggal_lahir



Date



Agama



Varchar



10



Pendidikan



varchar



10



Jenis_pekerjaan



varchar



25



Status_perkawinan



Varchar



12



Status_dalam_keluarga



Varchar



10



59



Ayah



Varchar



50



ibu



varchar



50



Kepala_keluarga



varchar



2



No_kk



Varchar



16



Status_tinggal



Varchar



10



Rt



Varchar



2



Rw



varchar



2



Keterangan



text



Keterangan: a.



NIK merupakan primary key pada tabel data warga yang digunakan sebagai penghubung jika data warga akan dipanggil.



b.



Nama digunakan untuk menyimpan nama penduduk



c.



Jenis_kelamin digunakan untuk menyimpan data jenis kelamin penduduk



d.



Tempat_lahir digunakan untuk menyimpan data tempat lahir



e.



Tanggal_lahir digunakan untuk menyimpan data tanggal lahir penduduk



f.



Agama digunakan untuk menyimpan data agama dari penduduk



g.



Pendidikan digunakan untuk menyimpan data Pendidikan dari penduduk



h.



Jenis_pekerjaan digunakan untuk menyimpan data apa jenis pekerjaan penduduk uma sima



i.



Status_perkawinan digunakan untuk menyimpan data status perkawinan



j.



Status_dalam_keluarga digunakan untuk menyimpan data status penduduk dalam keluarga



k.



Ayah digunakan untuk menyimpan data nama ayah



60



l.



Ibu digunakan untuk menyimpan data nama ibu



m. Kepala_keluarga digunakan untuk menyimpan data kepala keluarga n.



No_kk digunakan untuk menyimpan data nomor kartu keluarga



o.



Status_tinggal digunakan untuk menyimpan data status tinggal dari warga



p.



Rt digunakan untuk menyimpan data rt



q.



Rt digunakan untuk menyimpan data rw



r.



Keterangan digunakan untuk menyimpan data keterangan apakah warga tersebut warga pindahan atau warga tetap (warga asli)



4.7.2 Tabel Surat Masuk Surat masuk dalam hal ini adalah surat masuk yang akan didata kedalam sistem terdiri dari id, no surat, tanggal, pengirim, penerima, dan prihal. Data surat masuk akan disimpan dalam table yang bernama surat masuk dengan struktur sebagai berikut: 4.9 Tabel Surat Masuk Nama field



Tipe data



Ukuran field



Keterangan



int



11



Primary key



No_surat



varchar



25



Tanggal



date



Pengirim



varchar



35



Penerima



varchar



35



Prihal



varchar



25



Id



Keterangan: a.



Id merupakan primary key dalam tabel surat masuk



61



b.



No surat digunakan untuk menyimpan nomor surat masuk



c.



Tanggal digunakan untuk menyimpan tanggal surat masuk



d.



Pengirim digunakan untuk tempat menyimpan data pengirim dari surat masuk



e.



Penerima digunakan sebagai tempat untuk menyimpan data dari penerima



f.



Prihal digunakan untuk menyimpan data prihal surat masuk



4.7.3



Tabel surat keluar Surat keluar dalam hal ini adalah segala surat surat keluar yang akan didata



kedalam sistem terdiri dari id surat, tanggal, jenis surat, keperluan, keterangan dan NIK. Data surat keluar akan disimpan dalam tabel yang bernama surat keluar dengan struktur sebagai berikut 4.10 Tabel Surat Keluar Nama field



Tipe data



Ukuran field



Keterangan



Id_surat



varchar



128



Primary key



Tanggal



date



Jenis surat



varchar



128



Keperluan



varchar



128



Keterangan



varchar



255



nik



varchar



128



Keterangan : a.



Id surat merupakan primary key dalam tabel surat keluar dan juga digunakan untuk menyimpan data nomor surat



b.



Tanggal digunakan untuk menyimpan tanggal surat keluar



62



c.



Jenis surat digunakan sebagai penghubung dalam memasukkan prihal di surat keluar



d.



Keperluan digunakan sebagai tempat untuk menyimpan data keperluan surat yang akan dibuat



e.



Keterangan digunakan untuk menulis keterangan dari surat yang akan dibuat.



4.7.4



Tabel Surat Pengantar Surat pengantar dalam hal ini adalah segala surat pengantar yang terkait



dengan sistem informasi administrasi surat menyurat di kantor kelurahan uma sima Kabupaten Sumbawa. Data surat pengantar terdiri dari id surat dan jenis surat. Data surat pengantar akan disimpan dalam tabel yang bernama surat pengantar dengan struktur sebagai berikut: 4.11 Tabel Surat Pengantar Nama field



Tipe data



Ukuran field



Id_surat



varchar



20



Jenis_surat



varchar



30



Keterangan Primary key



Keterangan : a.



Id surat merupakan primary key dari tabel surat pengantar dan penghubung ke nomor surat di tabel surat keluar



b.



Jenis surat digunakan untuk menyimpan data jenis surat dan terhubung ke prihal di tabel surat keluar.



63



4.7.5



Tabel Disposisi Disposisi dalam hal ini adalah segala surat masuk yang akan di disposisi.



data disposisi terdiri dari id, no surat, bagian, catatan, dan keteragan data disposisi akan disimpan dalam tabel yang bernama disposisi dengan struktur sebagai berikut: 4.12 Tabel Disposisi Nama field



Tipe data



Id



Ukuran field



Int



11



No_surat



Varchar



25



Bagian



Varchar



128



Catatan



Varchar



35



Keterangan



Keterangan Primary key



Text



Keterangan : a.



id merupakan primary key pada tabel disposisi



b.



No surat digunakan untuk menyimpan nomor surat masuk



c.



Bagian digunakan untuk menyimpan nama bagian dasposisi



d.



Catatan digunakan untuk menyimpan cacatan disposisi



e.



Keterangan digunakan untuk menyimpan keterangan diterima atau tidak diterima surat masuk.



64



4.8



Rancangan Interface



4.8.1



Rancangan tampilan Masuk/Login Adapun rancangan tampilan masuk/login dari Sistem Informasi Surat



Menyurat di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.23 Rancangan Tampilan Masuk/Login Gambar diatas merupakan rancangan tampilan awal Ketika admin masuk/login. 4.8.2



Rancangan Tampilan Beranda Adapun rancangan tampilan beranda dari Sistem Informasi Surat Menyurat



di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.24 Rancangan Tampilan Beranda Gambar diatas merupakan rancangan tampilan beranda yang dimana sistem akan menampilkan enam menu yaitu menu buat surat, menu surat masuk, menu surat keluar, menu data warga, menu jenis surat, dan menu disposisi.



65



4.8.3



Rancangan Tampilan Buat Surat Adapun rancangan tampilan Buat Surat dari Sistem Informasi Surat



Menyurat di Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa adalah sebagai berikut:



Gambar 4.25 Rancangan Tampilan Buat Surat Diatas merupakan gambaran rancangan tampilan ketika admin masuk halaman buat surat . 4.8.4



Rancangan Tampilan Surat Masuk Adapun rancangan tampilan surat masuk dari Sistem Informasi Surat



Menyurat di Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa adalah sebagai berikut:



Gambar 4.26 Rancangan Tampilan Masuk Gambar di atas merupakan rancangan tampilan pada saat admin membuka halaman surat masuk



66



4.8.5



Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Surat Masuk Adapun rancangan tampilan tambah dan edit surat masuk dari Sistem



Informasi Surat Menyurat di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.27 Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Surat Masuk Gambar di atas merupakan rancangan tampilan pada saat admin membuka halaman form tambah surat masuk. 4.8.6



Rancangan Tampilan Surat Keluar Adapun rancangan tampilan surat keluar dari Sistem Informasi Surat



Menyurat di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.28 Rancangan Tampilan surat Keluar Gambar di atas merupakan rancangan tampilan Ketika admin membuka halaman surat keluar.



67



4.8.7



Rancangan Tampilan Detail Surat Adapun rancangan tampilan detail surat yaitu sebagai berikut:



Gambar 4.29 Rancangan Tampilan Detail Surat Gambar di atas merupakan rancangan tampilan detail surat yang akan print atau didowndload. 4.8.8



Rancangan Tampilan Data Warga Adapun rancangan tampilan data warga dari Sistem Informasi Surat



Menyurat di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.30 Rancangan Tampilan Data Warga Di atas adalah gambar rancangan tampilan pada saat admin membuka halaman data surat.



68



4.8.9



Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Data Warga Adapun rancangan tampilan tambah dan edit data warga dari Sistem



Informasi Surat Menyurat di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.31 Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Data Warga Gambar di atas merupakan rancangan tampilan Ketika admin membuka form tambah data warga. 4.8.10 Rancangan Tampilan Jenis Surat Adapun rancangan tampilan jenis surat dari Sistem Informasi Surat Menyurat di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.32 Rancangan Tampilan Jenis Surat Gambar di atas merupakan rancangan tampilan jenis surat saat admin membuka halaman jenis surat.



69



4.8.11 Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Jenis Surat Adapun rancangan tampilan tambah dan edit jenis surat dari Sistem Informasi Surat Menyurat di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.33 Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Jenis Surat Diatas merupakan gambar rancangan tampilan pada saat admin memilih halaman form tambah surat. 4.8.12 Rancangan Tampilan Disposisi Adapun rancangan tampilan disposisi dari Sistem Informasi Surat Menyurat di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.34 Rancangan Tampilan Disposisi Diatas merupakan gambar rancangan tampilan dari menu disposisi yang ada pada sistem surat menyurat di Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa.



70



4.8.13 Rancangan Tampilan Edit Disposisi Adapun rancangan tampilan Edit di menu disposisi yand ada di Sistem Informasi Surat Menyurat di Kelurahan Uma Sima adalah sebagai berikut:



Gambar 4.35 Rancangan Tampilan Tambah dan Edit Disposisi Diatas merupakan gambar rancangan tampilan form edit di menu disposisi yang ada pada sistem surat menyurat di Kelurahan Uma Sima.



4.9



Implementasi Interface



4.9.1



Implementasi Interface Masuk/Login Berikut adalah gambar tampilan halaman masuk/login.



Gambar 4.36 Tampilan Login Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka halaman masuk/login.



71



4.9.2



Implementasi Interface Halaman Beranda Gambar berikut merupakan tampilan halaman beranda.



Gambar 4.37 Interface Halaman Beranda Beranda merupakan tampilan utama pada sistem administrasi surat menyurat setelah admin melakukan login. 4.9.3



Implementasi Interface Buat Surat Berikut adalah gambar tampilan halaman buat surat.



Gambar 4.38 Interface Buat Surat Gambar di atas merupakan tampilan halaman buat surat dimana admin memasukan data pemohon untuk membuat surat keterangan.



72



4.9.4



Implementasi Interface Surat Masuk Berikut adalah tampilan suat masuk pada sistem Administrasi Surat



Menyurat.



Gambar 4.39 Interface Surat Masuk Gambar di atas merupakan tampilan halaman surat masuk. 4.9.5



Implementasi Interface Tambah dan Edit Surat Masuk Berikut adalah gambar tampilan tambah dan edit.



Gambar 4.40 Interface Tambah dan Edit Surat Masuk Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka halaman tambah dan edit disurat masuk.



73



4.9.6



Implementasi Interface Surat Keluar Berikut adalah gambar tampilan halaman surat keluar.



Gambar 4.41 Interface Surat Keluar Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka halaman surat keluar. 4.9.7



Implementasi Interface Detail Berikut ini merupakan tampilan detail surat.



Gambar 4.42 Interface Detail Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka halaman detail surat yang akan dicetak.



74



4.9.8



Implementasi Interfacce Data Warga Berikut adalah tampilan data warga pada sistem Administrasi Surat



Menyurat.



Gambar 4.43 Interface Data Warga Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka halaman data warga. 4.9.9



Implementasi Tambah dan Edit Data Warga Berikut adalah gambar tampilan halaman tambah dan edit data warga .



Gambar 4.44 Interface Tambah Data Warga Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka halaman tambah dan edit data warga.



75



4.9.10 Implementasi Interface Jenis Surat Berikut adalah gambar tampilan halaman pada jenis surat.



Gambar 4.45 Interface Jenis Surat Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka jenis surat. 4.9.11 Implementasi Interface Tambah dan Edit Jenis Surat Berikut adalah tampilan tambah dan edit jenis surat pada sistem Administrasi Surat Menyurat.



Gambar 4.46 Interface Tambah dan Edit Jenis Surat Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka halaman tambah dan edit jenis surat.



76



4.9.12 Implementasi Interface Disposisi Berikut adalah gambar tampilan halaman pada disposisi



Gambar 4.47 Interface Disposisi Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka 4.9.13 Implementasi Interface Tambah dan Edit Disposisi Berikut adalah tampilan tambah dan edit disposisi pada sistem informasi Administrasi Surat Menyurat.



Gambar 4.48 Interface Tambah dsn Edit Disposisi Di atas merupakan tampilan admin pada saat membuka halaman tambah dan edit disposisi



77



4.10



Pengujian Adapun hasil dari pengujian pada Sistem Informasi Untuk Meningkatkan



Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat Di Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa yaitu dengan menggunakan metode black box, yaitu sebagai berikut: 4.10.1 Pengujian Masuk/Login Tabel 4.13 Pengujian Masuk/Login Kasus dan Hasil Uji Aksi Aktor Memasukan



Yang Diharapkan



Pengamatan



Kesimpulan



Login berhasil dan masuk



username



dan ke dalam halam utama



password



sesuai sistem yang menampilkan



Sesuai



dengan data yang beranda ada Keluar notifikasi “wrong



Memasukkan



dan password”



username password



sesuai



yang



salah



4.10.2 Pengujian Buat Surat Tabel 4.14 Pengujian Buat Surat Kasus dan Hasil Uji Aksi Aktor



Yang Diharapkan



Memilih menu



Menampilkan halaman



buat surat



buat surat



Pengamatan



Kesimpulan



Sesuai



78



4.10.3 Pengujian Surat Masuk Tabel 4.15 Pengujian Surat masuk Kasus dan Hasil Uji Aksi Aktor



Yang Diharapkan



Memilih menu



Menampilkan halaman



Surat Masuk



menu surat masuk



Menambahkan



Data surat masuk



surat masuk



bertambah setelah data



Pengamatan



Kesimpulan



Sesuai



baru dimasukkan Mengedit data



Data surat masuk berubah



surat masuk Menghapus data



Data surat masuk terhapus



surat masuk



4.10.4 Pengujian Surat Keluar Tabel 4.16 Pengujian Surat Keluar Kasus dan Hasil Uji Aksi Aktor



Yang Diharapkan



Pengamatan



Kesimpulan



Memilih menu



Menampilkan halaman



surat keluar



menu surat surat keluar



Sesuai



Memilih detail



Menampilkan detail surat



sesuai



surat Mengedit data



Data surat keluar dengan



surat keluar



No surat 123 brubah menjadi 122



Sesuai



79



Menghapus data surat keluar



Data surat keterangan



Sesuai



pindah terhapus



4.10.5 Pengujian Data Warga Tabel 4.17 Pengujian Data warga Aksi Aktor Memilih menu data warga Menambah data warga Mengedit data data warga



Menghapus data warga



Kasus dan Hasil Uji Yang Diharapkan Pengamatan Menampilkan halaman data warga



Kesimpulan Sesuai



Data warga tertambah



Sesuai



Data warga dengan tanggal 13 berubah menjadi 12



Sesuai



Data warga berhasil dihapus



Sesuai



4.10.6 Pengujian Jenis Surat Tabel 4.18 Pengujian Jenis Surat Aksi Aktor Memilih menu jenis surat



Kasus dan Hasil Uji Yang Diharapkan Pengamatan Menampilkan halaman data warga



Kesimpulan Sesuai



Menambah jenis surat



Jenis surat bertambah



Sesuai



Mengedit data jenis surat



Id surat 123 berubah menjadi 122



Sesuai



Menghapus data jenis surat



Jenis surat pada surat keterangan ahli waris terhapus



Sesuai



80



4.10.7 Pengujian Disposisi Tabel 4.19 Pengujian Disposisi Aksi Aktor Memilih menu disposisi



Kasus dan Hasil Uji Yang Diharapkan Pengamatan Menampilkan halaman disposisi



Mengedit data disposisi



Keterangan surat berubah



Menghapus data disposisi



Data disposisi terhapus



Kesimpulan Sesuai Sesuai



Sesuai



81



BAB V KESIMPULAN DAN SARAN



5.1



Kesimpulan Dari hasil Analisa dan perancangan perangkat lunak yang telah dilakukan,



maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Admistrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa telah selesai dibangun serta telah dilakukan pengujian dengan menggunakan metode black box dan hasil dari pengujian tersebut sesuai dengan apa yang telah dirancang atau yang diinginkan. Sistem informasi tersebut dibangun menggunakan Visual Studio Code dengan Bahasa PHP, MySQL sebagai Databasenya dan waterfall sebagai metode pengembangan perangkat lunak. Penggunaan sistem inforamasi surat menyurat ini dilakukan oleh admin atau pegawai kantor Kelurahan Uma Sima yang dimana sisitem informasi tersebut dapat membantu berjalannya proses surat menyurat mulai dari pembuatan surat, mendata surat masuk, mendata surat keluar, dan mendata warga yang akan membuat surat keterangan tersebut dengan memberikan pelayanan yang lebih lebih efisien.



5.2



Saran Dari hasil pembuatan Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola



Admistrasi Surat Menyurat Di Kantor Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa, penulis



memberi



saran



pada tahap selanjutnya yang



akan melakukan



pengembangan pada sistem informasi tersebut yaitu meliputi sebagai berikut:



82



1. Penambahan fitur untuk pembuatan surat dapat input menggunakan dua NIK. 2. Penambahan fitur pembuatan surat untuk surat keputusan.



83



DAFTAR PUSTAKA



Anthony, Aggarawan. (2018). Algoritma Dan Pemrograman- Implementasi pada VB.NET dan JAVA. Yogyakarta, hlm 15-22. Ayu, F., & Permatasari, N. (2018). Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Praktek Kerja Lapangan (Pkl) Pada Devisi Humas PT. Pegadaian. Volume 2. No.2Oktober 2018. Destiningrum, M., & Adrian, Q. J. (2017). Sistem Informasi Penjadwalan Dokter Berbassis Web Dengan Menggunakan Framework Codeigniter (Studi Kasus: Rumah Sakit Yukum Medical Centre). Jurnal Teknoinfo, 11(2), 30– 37. Https://Ejurnal.Teknokrat.Ac.Id. fadell, Geovanne Dkk .(2018). " Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat (Studi Kasus Fakultas Teknik Unp)".Vol.11.No.2.Hal.56. Haqi, Bay.(2012)."Aplikasi SKP Pemilihan Dosen Terbaik Metode Simple Additive Weighting (SAW) Dengan Java" . Yogyakarta. Hal.8. Hidayat, S., & Jumiatun, U. (2017). Prosedur Pengelolaan Surat Untuk Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor Kecamatan Pamulang. Sekretari, 3(1), 33. Https://Doi.Org/10.32493/Skr.V3i1.637. Komputer, wahana. (2010). "panduan belajar MySQL database server". jakarta. Sarmidi.(2018)." Aplikasi Pengolahan Surat Menyurat Berbasis Web (Studi Kasus Di Madrasah Tsanawiyah Bpi Baturompe Kota Tasikmalaya)"Jurnal Manajemen Dan Teknik Informatika. Vol. 02. .No. 01. Setiawan, P., & Dkk, D. (2015). "Rancang Ban.gun Aplikasi Pengolahan Data



84



Evaluasi Proses Belajar Mengajar Berbasis Web". 4(2), 1–6. Setyawan Dkk. (2019). "membuat sistem informasi gadai online menggunakan codeigniter serta kelola proses pemberitahuan". Bandung. Hal.56-57. supono & vidiandry putratama. (2018). "pemrograman web dengan menggunakan PHP dan Framework codeigniter". Yogyakarta.hlm.3. Sumiati. (2017). "Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Dan Kearsipan Pada Sekretariat Daerah Provinsi Ntb Berbasis Web".jurnal Komputerisasi Akuntansi (Jsk). Vol. 1. No. 1. Hal. 83.Diakses Juni 2017. widodo, wahyu. (2013). "membangun web super cepat dengan codeigniter groceryCRUD dan tankAuth". hlm.7. Widiyanto, W. W. (2018). "Analisa Metodologi Pengembangan Sistem Dengan Perbandingan Model Perangkat Lunak Sistem Informasi Kepegawaian Menggunakan Waterfall Development Model, Model Prototype, Dan Model Rapid Application Development (Rad)". Jurnal INFORMA Politeknik Indonusa Surakarta.Vol. 4. No.1. Hal 36.



85



Lampiran-lampiran



86



Lampiran 1 Hasil wawancara



87



Lampiran 2 Bukti Percakapan Melalui WhatsApp



88



Lampiran 3 Source Code Admin