5 BAB 3 Otoy [PDF]

Citation preview

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Objek Penelitian Objek penelitian merupakan suatu permasalahan yang dijadikan sebagai topik penulisan dalam rangka menyusun suatu laporan penelitian.Dalam penulisan ini penelitian dilakukan pada PT. Surya Utama Teknologi yang terletak Didesa Sukatani Kecamatan Cisoka Kabupaten Tangerang Provinsi Banten. 3.2 Sejarah Singkat Organisasi PT. SURYA UTAMA TEKNOLOGI adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri Packaging dan Coding Industry menawarkan solusi untuk semua mesin koding, PT. Surya Utama Teknologi menjadi salah satu distributor yang di akui dalam industri ini karena memiliki reputasi yang baik dalam pelayanan memberikan pengetahuan dan pengalaman produk.



PT. Surya Utama Teknologi ber-alamat di



Jalan Raya Taman Adiyasa, Kampung. Kapudang, Rt.002 / Rw.005 Desa Sukatani, Kecamatan Cisoka, Kabupaten Tangerang.



3.3 Visi dan Misi Organisasi 3.3.1 Visi Menjadi perusahaan yang unggul dan tangguh dalam bidang packaging dan coding industry yang sangat dibutuhkan dalam perkembangan industri di Indonesia serta mampu menghadapi persaingan global.



35



36



3.3.2 Misi 1. Mengutamakan mutu dan pelayanan demi kepuasan pelanggan. 2. Menjadi mitra usaha yang handal dan terpercaya. 3. Menciptakan sebuah inovasi untuk terciptanya nilai tambah didalam sebuah produk. 3.4 Struktur Organisasi Organisasi merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi.Sebagai suatu alat, organisasi perlu dilakukan suatu perubahan oleh manajemen untuk meningkatkan fungsi organisasi dan pencapaian tujuannya.Sedangkan struktur organisasi merupakan susunan system antar posisi-posisi kepemimpinan yang saling berhubungan yang ada dalam suatu organisasi.Struktur tersebut merupakan hasil dari pertimbangan dan kesadaran tentang pentingnya perencanaan atas penentuan kekuasaan, tanggung jawab dan spesialisasi dari setiap bagian.



Direktur



Manager



Sales



Accounting



Kepala Teknisi



Administrasi



Warehouse



37



Teknisi



Gambar 3.1 Stuktur Organisasi 3.5 Fungsi Dan Tugas 1.



Direktur Tugas dan tanggung jawab seorang direktur adalah : a) Memimpin rapat umum, dalam hal untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib, keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat, menyesuaikan alokasi waktu per item masalah, menentukan urutan agenda, mengarahkan diskusi ke arah konsensus, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan. b) Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar c) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan.



2.



Manager Tugas dan tanggung jawabmanager adalah : a) Mengatur pelaksanaan kegiatan perusahaan. b) Mengawasi serta melakukan koordinasi segala kegiatan operasional.



38



c) Melakukan pengembangan kegiatan operasional. d) Memberikan penilaian terhadap kinerja bawahannya. e) Melaporkan seluruh aktivitas lapangan dengan direktur. 3.



Teknisi Tugas dan tanggung jawab teknisi adalah :



a) Melaksanakan pemeliharaan dibidangnya. b) Menerima dan menginventarisasi laporan kerusakan mesin berdasarkanketentuan yang berlaku untuk diadakan pemeriksaan. c) Memeriksa kerusakan mesin berdasarkan laporan untuk perbaikan. d) Memperbaiki mesin yang rusak atau usang berdasarkan hasil pemeriksaanuntuk diadakan penggantian suku cadang atau perbaikan. e) Melakukanpengisian ulang tinta berdasarkan jadwal yang sudah dibuat. f)



Membuat laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawabankepada kepala teknisi.



4.



Accounting Tugas dan tanggung jawabAccounting adalahMembuat laporan seluruh aktivitas keuangan pemasukan dan pengeluaran kantor.



5.



Administrasi



39



Tugas dan tanggung jawabadministrasi adalah : a) Mengarsip Data. b) Entri Data Perusahaan. c) Menerima Panggilan Telepon. d) Menyiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan kerja atau kunjungan kerja. e) Memastikan persediaan alat tulis kantor. 6.



Sales Tugas dan tanggung jawabsales adalah : a) Mendapat bisnis untuk perusahaan. b) Pencapaian target. c) Melakukan Market Survey.



7.



Warehouse Tugas dan tanggung jawabwarehouse adalah : a) Menyiapkan barang yang akan dikirimkan ke pelanggan berdasarkan surat jalan yang diterima dari bagian administrasi b) Merapikan setiap penempatan barang yang ada di gudang berdasarkan kelompok barang dengan baik dan teratur.



40



c) Bertanggung jawab atas pelaksanaan bongkar muat barang digudang dan ikut menandatangani surat penerimaan barang dan surat jalan. d) Bertanggungjawab atas ketepatan laporan gudang. 8.



Kepala Teknisi Tugas dan tanggung jawab kepala teknisi adalah : a) Membuat rencana jadwal pemeliharaan, rencana biaya dan jumlah material yang diperlukan untuk pemeliharaan mesin dan kelengkapannya. b) Melaksanakan pemeliharaan dibidangnya. c) Memonitoring parameter yang ada untuk mencegah gangguan yang timbul dan menjaga kerusakan yang lebih fatal. d) Meningkatkan pengetahuan dan wawasan dalam bidangnya.



3.6 Analisis Sistem Berjalan Analisa prosedur merupakan penganalisaan terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pihak PT. Surya Utama Teknologi dalam proses sistem informasi pengolah perintah kerja yang sedang berjalan. Pada sistem saat ini, sales membuat serah terima surat perintah kerja dan menyerahkan surat perintah kerja kepadakepala teknisi, surat perintah kerja di periksa oleh kepala teknisi apakah surat perintah kerja sudah sesuai dengan prosedur yang ada pada PT. Surya Utama Teknologi, kemudian kepala teknisi menyerahkan surat perintah kerja ke teknisi yang akan melakukan pekerjaan dan mengolah surat perintah kerja menjadi BAPP. Saat ini BAPP masih menggunakan media



41



kertas yang membuat sering hilangnya dokumen dan membuat sulit saat mencari data pekerjaan yang sudah dilakukan.



3.7 Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan Rancangan prosedur system yang berjalan digambarkan dan diuraikan sebagai berikut:



3.7.1



Use Case Diagram



Berikut use case diagram yang menggambarkan sistem yang sedang berjalan pada PT. Surya Utama Teknologi :



Use Case Sistem Yang Berjalan



Permintaan Pekerjaan Pelanggan Menerima Permintaan Pekerjaan dan Membuat SPK Manager Sales Memeriksa SPK dan Kelengapan Membuat Jadwal Kerja



Kepala Teknisi Melakukan Pekerjaan Berdasarkan Jadwal dan SPK



Membuat BAPP Laporan Hasil Pekerjaan Teknisi



Laporan 42



Gambar 3.2 UseCase DiagramSistem Yang Berjalan



Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yang berjalan saat initerdapat: a. 1 Sistem yang mencakup seluruh sistempengolah perintah kerja yang berjalan. b. 5Actor yang melakukan kegiatan diantaranya: Manager, Customer, Kepala Teknisi dan Teknisi. c. 7Use Caseyang biasa dilakukanactor-actor tersebut di antaranya: Permintaan Pekerjaan,Menerima Permintaan Pekerjaan dan Membuat SPK, Memeriksa SPK dan



43



Kelengapan, Membuat Jadwal Kerja, Melakukan Pekerjaan Berdasarkan Jadwal dan SPK, Membuat BAPP Laporan Hasil Pekerjaan, Hasil Laporan. 3.7.2



Activity DiagramSistem Yang Berjalan



KEPALA PELANGGAN



SALES



TEKNISI



Permintaan Pekerjaan



Menerima Permintaan Dan Membuat SPK



Memeriksa SPK dan Kelengapa n



Membuat Jadwal Kerja



TEKNISI



Melakukan pekerjaan berdasarkan Jadwal dan SPK



Membuat BAPP laporan hasil pekerjaan



Gambar 3.3 Activity DiagramSistem Yang Berjalan Berdasarkan Gambar 3.3 Activity Diagram yang ada terdapat : a. 1 (satu) Initial Node, objek yang diawali.



MANAGER



Hasil Laporan



44



b.7(tujuh)



ActionState



dari



sistem



diantaranya:Permintaan



Pekerjaan,Menerima



Permintaan Pekerjaan dan Membuat SPK, Memeriksa SPK dan Kelengapan, Membuat Jadwal Kerja, Melakukan Pekerjaan Berdasarkan Jadwal dan SPK, Membuat BAPP Laporan Hasil Pekerjaan, Hasil Laporan. c. 1 (satu) Final State, objek yang diakhiri . 3.8 Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan analisa yang dilakukan penulis, pada saat ini di PT. Surya Utama Teknologiproses melakukan pekerjaan teknisi bisa terjadi apabila surat perintah kerja telah diolah menjadi jadwal. Jadwal berfungsi sebagai patokan untuk melakukan pekerjaan pemantau proses instalasi, perbaikan atau pengisian ulang tinta. Pada sistem saat ini jadwal dibuat menggunakan MS.Exceldimana memiliki kelemahan hanya bisa diakses dikantor saja. Pada proses pengolahan BAPP diperlukan perencanaan yang matang. Perencanaan tersebut bertujuan untuk membuat data informasi dan kebutuhan material yang akan digunakan untuk instalasi atau perbaikan.Kesalahan pada proses perencanaan instalasi dan perbaikan printer bisa berakibat fatal pada hasil atau gagalnya proses tersebut. Pada sistem saat ini, pengolahan BAPP masih menggunakan tulisan tangan sehingga rentan hilang dan dokumentasi menjadi tidak teratur.



3.9 Alternatif Pemecahan Masalah



45



Setelah mengamati dan meneliti terhadap permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan di PT. Surya Utama Teknologi, alternatif pemecahan masalah yang dihadapi yaitu sebagai berikut: Penulis menyarankan membuat Aplikasi Sistem Informasi Pengolah Perintah Kerja Berbasis Web di PT. Surya Utama Teknologi, agar dapatmempermudah dan mempercepat pengerjaan jadwaldan BAPP. Dan juga bisa membuat dokumentasi pekerjaan lebih rapih. 3.10



Elisitasi



3.10.1



Elisitasi Tahap I



Elisitasi Tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mengenai kekurangan sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan pengguna yang belum terpenuhi. Berikut lampiran elisitasi tahap I yang telah dibuat: Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I Fungtional Analisa Kebutuhan Saya ingin sistem dapat: No . Keterangan 1 Memiliki tampilan menu login 2 Memiliki tampilandashboard 3 Menampilkan menu utama 4 Memiliki akun sendiri setiap bagian terkait 5 Menampilkan form input jadwal 6 Menampilkan form inputpermintaan pekerjaan 7 Menampilkan form inputuser baru 8 Menampilkan form input jadwal pengisian tinta baru 9 Menampilkan form pengolah pekerjaan untuk bagian teknisi 10 Menampilkan informasi terbaru 11 Sistem dapat download data 12 Sistem dapat mencetak data



46



13 14 15 16



3.10.2



Menampilkan laporan hasil kerja Menampilkan data hasil pekerjaan yang sudah selesai Menampilkan edit data pengguna Menampilkan logout



Elisitasi Tahap II



Elisitasi Tahap II merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan Metode MDI (Mandatory Desirable Innessential).Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut adalah penjelasannya, yaitu: Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II Fungtional Analisa Kebutuhan Saya ingin sistem dapat : No . Keterangan 1 Memiliki tampilan menu login 2 Memiliki tampilandashboard 3 Menampilkan menu utama 4 Memiliki akun sendiri setiap bagian terkait 5 Menampilkan form input jadwal 6 Menampilkan form inputpermintaan pekerjaan 7 Menampilkan form inputuser baru 8 Menampilkan form input jadwal pengisian tinta baru



M  √    √ √ √ √ √ √



D √          



I                



47



9 10 11 12 13 14 15 16



Menampilkan form pengolah pekerjaan untuk bagian teknisi Menampilkan informasi terbaru Sistem dapat download data Sistem dapat mencetak data Menampilkan laporan hasil kerja Menampilkan data hasil pekerjaan yang sudah selesai Menampilkan edit data pengguna Menampilkan logout



√        



√



  √ √ √ √ √  √  



         



 



Keterangan : a.



M artinya Mandatory, maksudnya dibutuhkan atau penting.



b.



D artinya Desirable, maksudnya diinginkan atau tidak terlalu penting



c.



I artinya Innessential, maksudnya di luar sistem atau di eliminasi



3.10.3



Elisitasi Tahap III



Berdasarkan Elisitasi Tahap II di atas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan Metode TOE (Technical, Operational, Economic) dengan opsi LMH (Low, Middle, High). Berikut penjelasan dari elisitasi tahap III, yaitu: Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III



No 1



Feasibility Risk Memiliki tampilan menu login



T O E L M H L M H L M H √   √   √    



48



2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16



Memiliki tampilandashboard Menampilkan menu utama Memiliki akun sendiri setiap bagian terkait Menampilkan form input jadwal Menampilkan form inputpermintaan pekerjaan Menampilkan form inputuser baru Menampilkan form input jadwal pengisian tinta baru Menampilkan form pengolah pekerjaan untuk bagian teknisi Menampilkan informasi terbaru Sistem dapat download data Sistem dapat mencetak data Menampilkan laporan hasil kerja Menampilkan data hasil pekerjaan yang sudah selesai Menampilkan edit data pengguna Menampilkan logout



  √ √   √   √   √   √



         



  √        



√       √ √ √ √



  √   √     √   √   √   √



  √  



  √



  √



        √   √    



  √     √   √    



  √     √   √    



√ √ √ √     √ √



       



√ √ √     √   √  



√     √ √     √ √



Keterangan : a.



T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara atau teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.



b.



O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.



c.



 E artinya Economic, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.



Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu: a.



L artinya Low, maksudnya mudah untuk dikerjakan.



b.



M artinya Middle, maksudnya mampu untuk dikerjakan.



49



c.



 artinya High, maksudnya sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal, sehingga requirement tersebut harus di eliminasi.



3.10.4



Final Draft Elisitasi



Elisitasi Final merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar untuk membangun sistem media informasi. Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi Fungtional Analisa Kebutuhan Saya ingin sistem dapat: No . Keterangan 1 Memiliki tampilan menu login 2 Memiliki tampilandashboard 3 Menampilkan menu utama 4 Memiliki akun sendiri setiap bagian terkait 5 Menampilkan form input jadwal 6 Menampilkan form inputpermintaan pekerjaan 7 Menampilkan form input jadwal pengisian tinta baru 8 Menampilkan form pengolah pekerjaan untuk bagian teknisi 9 Sistem dapat mencetak data 10 Menampilkan laporan hasil kerja 11 Menampilkan data hasil pekerjaan yang sudah selesai 12 Menampilkan edit data pengguna 13 Menampilkan logout Penyusun



Pembimbing PT. Surya Utama Teknologi



50



(Muhamad Itoilah) NPM : 3221604066



(Didi Suryadi, SE)