6.3.5 Manual TeamCentral Bagi Auditee-Final SPA [PDF]

Citation preview

MANUAL PENGGUNAAN eRBAS



05. MANUAL TEAMCENTRAL Untuk Mendukung Pelaksanaan SOP Pemantauan Tindak Lanjut dan Rekomendasi Bagi Auditee Menggunakan eRBAS



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



i



Catatan Revisi



Nomor Revisi



Tanggal Revisi



Keterangan



Direvisi Oleh



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



ii



DAFTAR ISI



PEMETAAN SOP, FUNGSI, DAN LANGKAH PENGGUNAAN eRBAS....................... 1 1.



WORKFLOW PROSES ETL ....................................................................................... 3



2.



LOGIN KE TEAMCENTRAL ....................................................................................... 4



3.



MELIHAT REKOMENDASI YANG HARUS DITINDAKLANJUTI ...................... 6



4.



MELAPORKAN PROGRESS TINDAK LANJUT ................................................... 8



5.



MELAPORKAN PENYELESAIAN TINDAK LANJUT ........................................ 12



6.



MELAKUKAN APPROVED ATAU REJECT TINDAK LANJUT ...................... 14



7.



MELIHAT RINCIAN PELAKSANAAN TINDAK LANJUT DENGAN MENGGUNAKAN HISTORY .................................................................................... 17



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



1 dari 18



PEMETAAN SOP, FUNGSI, DAN LANGKAH PENGGUNAAN eRBAS Tabel Pemetaan Prosedur, Fungsi, dan Langkah Penggunaan eRBAS Sub Prosedur dalam SOP



Fungsi



Langkah Penggunaan eRBAS



Setelah Final LHA disetujui oleh manajemen auditee, Ketua Tim dan/atau Anggota Tim dapat memonitor status penyelesaian rekomendasi dari setiap area of improvement



Memonitor status rekomendasi



2. Melihat rekomendasi yang sudah di tindaklanjuti



Untuk Kantor Induk/Direktorat: Jika sampai dengan target waktu penyelesaian rekomendasi audit (email reminder kepada auditee akan dikirimkan sesuai dengan setting yang dilakukan di eRBAS), auditee masih belum menyelesaikan rekomendasi audit (tindak lanjut), KSPI dan/atau Inspektur Auditor dan/atau Koordinator Tim dan Ketua Tim mengadakan pertemuan dengan manajemen auditee (GM/Kadiv) untuk mendiskusikan rencana penyelesaian dan melakukan revisi target penyelesaian tindak lanjut sesuai kesepakatan. KSPI dan/atau Inspektur Auditor dan/atau Koordinator Tim dapat memberikan perpanjangan batas waktu penyelesaian rekomendasi audit sebanyak 1x paling lama 30 hari kerja. Jika sampai dengan perpanjangan batas waktu tersebut, auditee masih belum menyelesaikan rekomendasi audit, KSPI akan melaporkan kepada Direktur terkait dengan lampiran Dirut dan Komite Audit (perpanjangan batas waktu ke-2 hanya dapat diberikan atas permintaan Direktur terkait)



Merevisi target penyelesaian tindak lanjut



4.a. Mengisikan ‘Revised Date’



Untuk unit pelaksana: Jika sampai dengan target waktu penyelesaian rekomendasi audit (email reminder kepada auditee akan dikirimkan sesuai dengan setting yang dilakukan di eRBAS), auditee masih belum menyelesaikan rekomendasi audit (tindak lanjut), Koordinator Tim dan Ketua Tim mengadakan pertemuan dengan auditee untuk mendiskusikan rencana penyelesaian dan melakukan revisi target penyelesaian tindak lanjut sesuai kesepakatan. Koordinator Tim dan/atau Ketua Tim dapat memberikan perpanjangan batas waktu penyelesaian rekomendasi audit sebanyak 1x paling lama 30 hari kerja. Jika sampai dengan perpanjangan batas waktu tersebut, auditee masih belum menyelesaikan rekomendasi audit, KSPI akan melaporkan kepada GM terkait dengan lampiran KSPI dan Direktur terkait (perpanjangan batas waktu ke-2 hanya dapat diberikan atas permintaan GM



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Sub Prosedur dalam SOP



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



2 dari 18



Fungsi



Langkah Penggunaan eRBAS



terkait)



Auditee melaksanakan rekomendasi audit (tindak lanjut) yang berstatus started berdasarkan LHA yang terdapat pada modul TeamCentral. Setelah Auditee menyelesaikan rekomendasi audit (tindak lanjut), status rekomendasi audit akan berubah menjadi implemented; Setelah manager auditee (MS/DM) menyetujui penyelesaian rekomendasi audit (tindak lanjut), status rekomendasi audit akan berubah menjadi implemented partial client approved pada modul TeamCentral; Setelah Manager Area/GM/Kadiv/Direksi yang membawahi auditee menyetujui rekomendasi audit (tindak lanjut), status rekomendasi audit akan berubah menjadi implemented final client approved pada modul TeamCentral Setiap saat Inspektur Auditor Regional, KSPI, Dirut dan Komite Audit dapat memonitor dashboard laporan status penyelesaian rekomendasi pada modul TeamCentral



Meng-update status rekomendasi audit



4. Melaporkan Progress Tindak Lanjut 5. Melaporkan Penyelesaian Tindak lanjut



Menyetujui rekomendasi audit (oleh Manager Unit yang diaudit)



6. Melakukan ‘Approved’ dan ‘Reject’ Tindak Lanjut



Me-retrieve informasi status rekomendasi menggunakan laporan / ‘Dashboard’ di TeamCentral



Menjalankan laporan TeamCentral



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



1. WORKFLOW PROSES ETL



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



3 dari 18



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



4 dari 18



2. LOGIN KE TEAMCENTRAL Untuk membuka modul TeamCentral Unit yang diaudit bisa menggunakan dua cara yaitu a. Dibuka dari Internet Explorer dengan mengetikkan alamat modul TeamCentral b. Menggunakan tautan yang terdapat pada email notifikasi. Dimana email notifikasi akan dikirimkan jika tindak lanjut tidak segera dilakukan pada jangka waktu yang telah ditentukan. Langkah-langkah untuk mengakses TeamCentral dengan menggunakan Internet Explorer adalah sebagai berikut: a. Buka ‘Internet Explorer’ b. Ketikkan alamat modul TeamCentral, misalnya : 10.1.8.35/TeamCentral



c. Akan muncul halaman awal TeamCentral Langkah-langkah untuk mengakses TeamCentral dengan menggunakan tautan pada email notifikasi adalah sebagai berikut: a. Buka ‘Email notifikasi’, akan membuka email yang berisi daftar rekomendasi beserta tautannya b. Pilih ‘rekomendasi’ dari daftar dan klik ‘tautan’ disebelahnya



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



5 dari 18



c. Akan muncul halaman awal TeamCentral Pada halaman awal TeamCentral bisa dilakukan login dengan memasukkan ‘Login Name’ dan ‘Password’, kemudian klik tombol ‘>>’



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



6 dari 18



3. MELIHAT REKOMENDASI YANG HARUS DITINDAKLANJUTI Langkah-langkah untuk melihat rekomendasi yang harus ditindaklanjuti adalah sebagai berikut: a. Lakukan login sebagai Unit yang diaudit yang diberikan akses Owner Catatan: Owner adalah Unit yang diaudit yang bertanggung jawab terhadap rekomendasi b. Pilih Tab ‘Implementation’. c. Pada Menu ‘Tracking’ (di sebelah kiri) pilih status ‘Pending’



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



7 dari 18



d. Akan tampil daftar rekomendasi yang perlu ditindak lanjuti atau rekomendasi dengan status ‘Pending’,



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



8 dari 18



4. MELAPORKAN PROGRESS TINDAK LANJUT Langkah-langkah untuk melaporkan Progress tindak lanjut adalah sebagai berikut: a. Dari daftar rekomendasi yang perlu ditindak lanjuti atau rekomendasi dengan status ‘Pending’, Pilih rekomendasi dan buka dengan melakukan klik pada judul rekomendasi,



b. Akan tampil detail dari rekomendasi, klik tombol ‘Status Update’



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



9 dari 18



c. Pada Menu ‘Status Update’ 



Isikan uraian progress pelaksanaan tindak lanjut







In Progress : jika di centang akan mengubah status pelaporan tindak lanjut rekomendasi menjadi in progress







Implementation Progress: Diisikan dengan prosentase progress pelaksanaan tindak lanjut.







Revised date : Diisikan jika terdapat perubahan tanggal target penyelesaian tindak lanjut







Attachment : diisikan jika terdapat lampiran (file bukti) terkait



d. Klik ‘Save’ untuk menyimpan, ‘Clear’ untuk membersihkan layar atau ‘Cancel’ untuk membatalkan



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



10 dari 18



Mengisikan Revised-Date Langkah-langkah untuk mengisikan revisi-date adalah sebagai berikut: a. Dari Menu ‘Status Update’, b. Kemudian centang pada ‘Revised-Date’ c. Isikan ‘tanggal’ Catatan: revised date hanya dapat dilakukan oleh administrator dan hanya akan dilakukan setelah mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang



Melampirkan Bukti Terkait



Langkah-langkah melampirkan bukti terkait adalah sebagai berikut: a. Dari menu ‘Status Update’, b. Klik tombol ‘Browse’ c. Pilih Lokasi penyimpanan dan file yang akan dilampirkan d. Klik ‘Save’ jika sudah selesai, dan email notifikasi akan terkirim



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



11 dari 18



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



12 dari 18



5. MELAPORKAN PENYELESAIAN TINDAK LANJUT Langkah-langkah untuk melaporkan penyelesaian tindak lanjut yang telah dilaksanakan adalah sebagai berikut: a. Lakukan login sebagai staf unit yang diaudit yang diberikan akses owner Catatan: Owner adalah staf pada unit yang diaudit yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan Tindak lanjut b. Pada Menu ‘Tracking’ (di sebelah kiri) pilih status ‘Pending’.



c. Akan muncul daftar rekomendasi status ’Pending’. d. Pilih rekomendasi dengan yang berstatus ‘In Progress’, klik ganda pada judul rekomendasi



e. Akan muncul detail rekomendasi. f.



Klik Tombol ‘Implemented’



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01







05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



13 dari 18



Lakukan pengisian laporan tindak lanjut yang sudah dilaksanakan pada kolom yang tersedia







Implemented Date : Diisikan dengan tanggal penyelesaian Tindak lanjut







Attachment: Diisikan dengan lampiran (file bukti) yang terkait.



g. Klik ‘Save’ dan email notifikasi akan terkirim, h. Rekomendasi akan berstatus ‘Implemented’



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



14 dari 18



6. MELAKUKAN APPROVED ATAU REJECT TINDAK LANJUT Sesudah



penanggung jawab



rekomendasi mengisi



laporan tindak



lanjut



dan



rekomendasi sudah berstatus ‘Implemented’, maka atasannya bisa melakukan review dengan melakukan ‘approve’ atau ‘reject’.



Langkah-langkah untuk melakukan approved atau reject tindak lanjut yang dilaporkan oleh penanggung jawab (owner) rekomendasi adalah sebagai berikut : a. Lakukan login sebagai pejabat unit yang diaudit yang diberikan akses sebagai ‘Approver’. Approver adalah pejabat pada unit yang diaudit yang bertugas untuk melakukan persetujuan terhadap laporan tindak lanjut b. Pada Menu ‘Tracking’ (di sebelah kiri) pilih status ‘Implemented’.



c. Akan muncul daftar rekomendasi dan pilih rekomendasi dengan status ‘Implemented’



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



15 dari 18



d. Dari Menu detail rekomendasi, klik tombol ‘Approve’ (atau ‘Reject’)



e. Akan Membuka Menu ‘Approval’ (atau ‘Reject’)



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



f.



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



16 dari 18



Isikan uraian atas dilakukannya ‘Approve’ (atau ‘Reject’),



g. Klik ‘Save’ dan email notifikasi akan terkirim, h. Rekomendasi yang sudah di approve akan berstatus ‘Implemented – Final Client Approved’



i.



Rekomendasi yang sudah di ‘Reject’ akan berubah status menjadi ‘Started’



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



17 dari 18



7. MELIHAT RINCIAN PELAKSANAAN TINDAK LANJUT DENGAN MENGGUNAKAN HISTORY History digunakan untuk melihat perubahan atau kegiatan edit yang terjadi pada rekomendasi tertentu.



Langkah-langkah untuk Unit yang diaudit dapat melihat rincian pelaksanaan tindak lanjut dengan menggunakan history adalah sebagai berikut: a. Lakukan login sebagai Unit yang diaudit b. Pilih tab ‘Implementation’ c. Pada Menu ‘Tracking’ (di sebelah kiri) pilih status ‘All’ d. Akan muncul daftar rekomendasi, pilih salah satu rekomendasi yang akan dilihat Histori nya. e. Dari detail rekomendasi, lihat sebelah kanan atas, terdapat 3 tombol, pilih tombol



‘History’



Dokumentasi Audit Management System (AMS) PT PLN (Persero) No. Dokumen



06



No. Versi



01



f.



05. MANUAL TEAMCENTRAL Bagi Auditee



Tanggal Efektif



01/06/2015



Halaman



18 dari 18



Akan terbuka menu ‘History’, yaitu rincian tindak lanjut yang sudah dilaksanakan atas rekomendasi yang dipilih.