Administrasi Kesekretariatan HMI [PDF]

Citation preview

Administrasi kesekretariatan HMI



Curriculum Vitae



 HELMY YUNAN IHNATON, ST  Ponorogo, 02 Juli 1989  S1 Teknik Fisika ITS (2007)  S2 Teknik Fisika ITS (2012)



Training Formal HMI:  LK1 (Basic Training)  LK2 (Intermediate Training) Tingkat Nasional  LK3 BADKO HMI JATIM  Senior Course/ Training Instruktur HMI Cabang Surabaya Organisasi :  Ketua Umum Lembaga Dakwah Jurusan Teknik Fisika  Kepala Biro Infrastruktur Organisasi Himpunan Mahasiswa Teknik Fisika  Kepala Regional 2 Forum Silaturahmi Mahasiswa Nasional  Sekum HMI Komisariat Fisika Teknik  Sekum Lembaga Teknologi Mahasiswa Islam Cabang Surabaya  Ketua Umum HMI Koordinator Komisariat Sepuluh Nopember  Ketua Bidang KPP HMI Cabang Surabaya  Ketua Bidang PA BADKO HMI Jawa Timur



Definition and Example Preface Hukum merupakan salah satu norma atau kaidah sosial yang dibentuk oleh masyarakat yang berfungsi untuk menciptakan keteraturan dalam pergaulan sosial. Konstitusi  Risalah hukum yang berisi sejumlah ketentuan yang disusun secara sistematis dan menjadi peraturan tertinggi yang menjadi dasar dan sumber semua peraturan. Digunakan dalam perjalanan suatu aktivitas keorganisasian untuk mencapai tujuan yang diharapkan Contoh :  Pancasila & UUD 1945 –> Indonesia  Al-Qur’an dan Hadits -> Islam  AD/ART dan pedoman lain –> HMI  Rosulullah di madinah ====) Piagam Madinah



Syarat Konstitusi 1. Bentuknya: Sebagai naskah tertulis



yang merupakan perundangan tertinggi yang berlaku dalam suatu organisasi/negara. 2. Isinya: Merupakan peraturan yang bersifat fundamental; artinya tidak semua masalah yang penting harus dibuat, melainkan hal-hal yang bersifat pokok, dasar atau azas-azasnya saja. 3. Sifatnya: Universal, Fleksibel, dan Luwes



ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN 1) Pendahuluan Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan suatu proses yang tertib



2) Kesekretariatan HMI, 3) Administrasi surat menyurat (ketatausahaan)



HMI, 4) Tata kearsipan, 5) Invetaris dan dokumentasi organisasi, 6) Perpustakaan organisasi, 7) Keprotokoleran, 8) Penutup



Sekretariat Letak Sekretariat : Strategis/ Terjangkau dengan anggota Bangunan : Dapat menampung seluruh Aktivitas Isi :  Ruang tata usaha , tempat pengerjaan dan penyesuaian surat-menyurat dan penyimpanan arsip – arsip organisasi.  Ruang tamu, untuk menerima tamu – tamu organisasi  Ruang perpustakaan  Ruang persidangan, untuk sidang dan rapat para pengurus  Diusahakan kesekretariatan ini juga merupakan sekretariat dari badanbadan khusus HMI yang setingkat. Atau satu atap dengan komisariat dalam satu korkom.



Surat-surat  Untuk Pengurus : 06/A/Sek/08/1435  Untuk Kepanitiaan : 06/A/Sek.Pan/08/1435  Internal HMI menggunakan Kode A, Eksternal HMI menggunakan kode B  Yang Mengeluarkan Adalah Sekum/Wasekum, dan yang bertanggungjawab adalah            



Ketua Umum/ Ketua Bidang Menggunakan Kertas Putih ukuran F4 Nomor Surat berdasarkan Perihal, bukan berdasarkan banyaknya surat Lampiran diisi sebanyak yang mau dilampirkan (lembar/ berkas) Tanggal Surat (Hijriah dan Masehi) PENGAJUAN BERKAS (KOMISARIAT) Surat Pengantar Ketua Umum Demisioner (Ist/A/Pengantar Demisioner/08/1435) Surat Permohonan SK kepada Pengurus Cabang Up Bidang PAO Surat Permohonan Melantik kpd Ketua Umum Cabang Surat Keputusan Formateur-Mide Formateur (Ist/A/F-MF/08/1435) Hasil-hasil RAK (Konsideran/SK, LPJ,Rekomendasi) Surat Kesediaan Menjadi Pengurus (Kolektif/Individu) Biodata Calon Pengurus



ANGGARAN DASAR Pasal 1 Nama Pasal 2 Waktu dan Tempat Kedudukan Pasal 3 Azas Pasal 4 Tujuan (5 Kualitas Insan Cita HMI) Pasal 5 Usaha Pasal 6 Sifat Pasal 7 Status Pasal 8 Fungsi Pasal 9 Peran Pasal 10 Keanggotaan



Anggaran Dasar Kerangka Anggaran Dasar HMI Bab I



Nama, waktu & tempat



Bab II



Azas



Bab III



Tujuan, usaha dan sifat



Bab IV



Status, fungsi dan peran



Bab V



Keanggotaan



Bab VI



Kedaulatan



Bab VII



Struktur organisasi



Bab VIII



Keuangan dan harta benda



Bab IX



Perubahan AD & pembubaran



Bab X



Penjabaran AD, & Pengesahan



Visit : http://bangjanusk.wordpress.com/download | Pedoman Komisariat; Prosedur Mekanisme Kepengurusan



Anggaran RT Anggaran Rumah Tangga HMI Bab I



Keanggotaan



Bab II



Struktur Organisasi



Bab III



Alumni



Bab IV



Keuangan dan Harta Benda



Bab V



Lagu, Lambang dan Atribut



Bab VI



Perubahan Anggaran Rumah Tangga



Bab VII



Aturan Tambahan



Bab VIII



Aturan Peralihan



Visit : http://bangjanusk.wordpress.com/download | Pedoman Komisariat; Prosedur Mekanisme Kepengurusan



 Masa Keanggotaan (Pasal 5 ART HMI)  Masa keanggotaan berakhir :  Dua tahun setelah berakhirnya masa studi S0 dan S1 serta tambahan 1 tahun bagi yg melanjutkan masing-masing S2 dan S3  Masa keanggotaan dapat habis karena (Pasal 5 ART



HMI)      



Telah habis masa keanggotaannya. Meninggal dunia Atas permintaan sendiri Diberhentikan atau dipecat Menjadi anggota partai politik Anggota yang habis masa keanggotaannya saat masih aktif sebagai pengurus, maka diperpanjang masa keanggotaannya sampai habis masa kepengurusan



Struktur Organisasi HMI



Struktur Kekuasaan Struktur Kepemimpinan Visit : http://bangjanusk.wordpress.com/download | Pedoman Komisariat; Prosedur Mekanisme Kepengurusan



Struktur Organisasi Struktur Kekuasaan secara hirarki terdiri dari:  1) Kongres  2) Konferensi Cabang  3) Rapat Anggota Komisariat Struktur Kepemimpinan secara hirarki terdiri dari:  1) Pengurus Besar HMI  2) Pengurus HMI Cabang  3) Pengurus HMI Komisariat Wilayah Koordinasi  BADKO & KORKOM MPKMPKPK, MPKPC, MPKPB



Bagan Struktur Organisasi Pengurus Besar



Musda



BADKO HMI



MPK HMI



Kongres



Badan Khusus PB HMI



Munas



Pengurus Cabang



Muskom



Korkom



Konferensi Cabang Badan Khusus HMI Cabang



Pengurus Komisariat Anggota HMI



Musyawarah Lembaga



RAK



Bidang-bidang di HMI Bidang-bidang di HMI berdasarkan Azas Fungsional Bidang di Komisariat : Umum (Ketua Umum) Kesekretariatan (Sekum & Wasekum Bidang) Kebendaharaan (Bendum & Wabendum) P3A (Penelitian, Pengembangan, dan Pembinaan Anggota) PTKP (Perguruan Tinggi, Kemahasiswaan & Pemuda) KPP (Kewirausahaan & Pengembangan Profesi) PP (Pemberdayaan Perempuan) Departemen-departemen



Rapat-Rapat Rapat Kerja Rapat Harian Rapat Presidium Rapat Pleno Pedoman atribut & Keprotokoleran



Pedoman-pedoman Dasar Pedoman Perkaderan



Perkaderan Formal (LK1, LK2, LK3) dan In-formal (Kajian/ diskusi, upgrading, dll) Pedoman KOHATI (Korps HMI-Wati) Pedoman Lembaga Kekaryaan/ Keprofesian LTMI, LKMI, LKBHMI, LDMI, LAPMI,dst Atribut Organisasi Lambang, Hymne, Identitas, dsb



Lambang



3 PEDOMAN kali ketukan. Tok…Tok…Tok…!!! ATRIBUT HMI  Lambang HMI adalah sebagai berikut :  1. Bentuk huruf alif :  - Sebagai huruf hidup, lambang optimis kehidupan HMI  - Huruf alif merupakan angka 1 (satu) lambang, dasar/semangat        



HMI dan ke-Tauhid-an 2. Bentuk perisai : Lambang kepeloporan HMI 3. Bentuk jantung : Jantung adalah pusat kehidupan manusia, melambangkan fungsi perkaderan HMI 4. Bentuk pena : Melambangkan bahwa HMI adalah organisasi mahasiswa yang senantiasa haus akan ilmu pengetahuan 5. Gambar bulan bintang : Lambang keimanan dan kejayaan seluruh umat Islam di dunia



3 PEDOMAN kali ketukan. Tok…Tok…Tok…!!! ATRIBUT HMI  6. Warna hijau :  Lambang keimanan, keislaman dan kemakmuran  7. Warna hitam :  Lambang ilmu pengetahuan  8. Keseimbangan warna hijau dan hitam :  Lambang keseimbangan, esensi kepribadian HMI  9. Warna putih :  Lambang kesucian dan kemurnian perjuangan HMI  10. Puncak tiga :  - Lambang Iman, Islam dan Ikhsan  - Lambang Iman, Ilmu dan Amal  11. Tulisan HmI :  Kepanjangan dari Himpunan mahasiswa Islam



3 PEDOMAN kali ketukan. Tok…Tok…Tok…!!! ATRIBUT HMI HYMNE



HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM  Bersyukur dan Ikhlas, Himpunan Mahasiswa Islam  Yakin Usaha Sampai, Untuk kemajuan  Hidayah dan taufiq, Bahagia HMI  Berdoa dan Ikrar, Menjunjung tinggi syiar Islam  Turut Qur’an dan hadist, Jalan keselamatan  Ya Allah berkati, Bahagia HMI



Hubungan Konstitusi dengan CONTOH KONSTITUSI : Pedoman lainnya  Pada dasarnya konstitusi hanya memberikan aturan yang



bersifat umum, aturan secara khusus dijelaskan dalam pedoman-pedoman lainnya.  Pedoman lain berfungsi sebagai penjelasan teknis hal-hal



yang dibahas dalam konstitusi, sehingga tidak boleh bertentangan dengan konstitusi. Secara hirarki hukum konstitusi merupakan aturan tertinggi.



Intansurullaha yansurkum wa yusabbit



aqdaamakum Jika kamu menolong agama Alloh, maka Alloh akan menolongmu dan meneguhkan kedudukanmu Berjuanglah hingga keletihan itu letih mengejarmu…. “MaTurNuwun SaNget”



PENJELASAN TENTANG RANGKAP ANGGOTA DAN RANGKAP JABATAN



Pasal 9 ART HMI menyebutkan :  Dalam keadaan tertentu anggota HMI dapat merangkap



menjadi anggota organisasi lain atas persetujuan Pengurus HMI Cabang.  Pengurus HMI tidak dibenarkan untuk merangkap jabatan pada organisasi lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.  Ketentuan rangkap jabatan seperti dimaksud pada ayat (b) diatas, diatur dalam ketentuan/peraturan tersendiri  Anggota HMI yang mempunyai kedudukan pada organisasi lain di luar HMI harus menyesuaikan tindakan-tindakannya dengan AD/ART dan ketentuan-ketentuan lainnya.