Administrasi Peserta Didik PDF [PDF]

Citation preview

Administrasi Peserta Didik Liza Luthfiah Universitas Negeri Padang Indonesia E-mail : [email protected]



Abstract— Administration of student is the entire process of activitiesplanned and planned deliberately and continuous guidance for all students in the relevant educational institutions in order to be able to follow the teaching and learning process effectively and efficiently, to achieve educational goals has been established. The purpose writing the article is find out how the administration process of students in order to achieve the objectives of education the teachnique used is the study of literature that is collecting some material from journal, books, article, and others. The purpose of the administration of students in education is generally to regulate all activities related to students so that the teaching and learning process runs effectively and efficiently so that the educational goals can be maximally achieved.In administrative students there is a process or activity carried out by the administrator, namely 1) the activities of the beginning of the school year which include planning, 2) during the school year, 3) the end of the school year.Instruments in student administration are master books, book clusters, student condition lists, student attendance books, school discipline records, student achievement notebooks, and mutation books. Keywords—(administration of student)



Hade Afriansyah Universitas Negeri Padang Indonesia E-mail : [email protected]



didik ini. Oleh karena itu, penulis mencoba membuat sebuah makalah yang membahas tentang administrasi peserta didik.



II. METODE PENELITIAN Pada artikel penulis menggunakan metode studi literature yaitu merangkum dari beberapa jurnal, buku dan beberapa sumber lainnya yang berkaitan dengan administrasi peserta didik. Sumber-sumber yang terkait adalah tentang pengertian administrasi peserta didik, proses administrasi peserta didik, instrument administrasi peserta didik, peran guru dalam administrasi peserta didik. Pada artikel ini penulis menggunakan metode kualitatif deskriptif, yaitu merupakan metode yang digunakan untuk mencari unsure-unsur, ciri-ciri, dan sifat suatu fenomena. Metode destkriptif ini dimulai dengan cara mengumpulkan data, menganalisis data, dan menginterpretasikan data. Selanjutnya penulis memilah serta merangkum segala materi yang berkaitan dengan admistrasi peserta didik pada artikel ini III.



I. PENDAHULUAN Suatu proses yang dilakukan oleh suatu personil atau kelompok dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut disebut dengan administrasi. Jadi, dapat diartikan bahwa administrasi tersebut terpaut organisasi. Selain itu Administrasi adalah upaya mencapai tujuan dari suatu organisasi secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerja sama. Sedangkan menurut UUSPN 1989 pendidikan adalah usaha sadar untuk menyiapkan peserta didik melalui kegiatan bimbingan pengajaran dan latihan yang berguna untuk masa masa yang akan datang/masa depan. Terdapat beberapa bidang-bidang kajian yang dibahas pada administrasi pendidikan ini. Menurut Suryosubroto ( 2004 : 25 ) adapun bidang – bidang dalam administrasi pendidikan adalah administrasi kurikulum, administrasi peserta didik, administrasi pendidik dan tenaga kependidikan , administrasi sarana dan prasarana dan administrasi keuangan. Dalam kegiatan belajar dan pembelajarn siswa meruoakan hal penting yang harus ada. Oleh sebab itu kita sebagai calon pendidik untuk mencapai tujuan pendidikan serta tujuan administrasi peserta didik dengan efisien dan efektif hendaklah kita harus mengetahui tentang administrasi peserta



KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN



A. Pengertian Administrasi Peserta Didik Administrasi adalah suatu kegiatan yang terencana yang mana harus direncakan diawal terlebih dahulu agar dapat mencapai tujuan dari suatu kegiatan yang kita kerjakan tersebut. Sedangkan peserta didik / murid / siswa di dalam Nawawi (1994 : 345 )merupakan seseorang yang sedang melakukan kegiatan proses pembelajaran. Jadi, dapat disimpulkan bahwa administrasi peserta didik adalah suatu proses kegiatan terencana yang dilakukan kepada peserta didik utuk mencapai tujuan pendidikan yang sesuai dengan UUD 1945. Menurut Undang-Undang RI No. 2 tahun 1989 tentang sistem pendidikan nasional bahwa peserta didik adalah anggota dari masyarakat yang melakukan proses pembelajaran untuk mengembangkan dirinya untuk menjadi manusia yang berguna sesuai jenjang. Administrasi peserta didik (siswa) adalah segala sesuatu kegiataan dan proses yang telah terencana dan juga berkelanjutan yang dilakukan pada peserta didik dalam proses pembelajaran guna untuk mencapai pembelajaran yang efektif dan efisien serta nantinya diharapkan dapat mencapai tujuan dari pendidikan sesuai dengan UUD 1945. Administrasi peserta didik ini memiliki beberapa kegiatan, rentangan



kegiatannya  mulai dari penerimaan peserta didik baru sampai seorang siswa tersebut menyelesaikan pendidikannya pada sekolah tersebut karena telah tamat, putus sekolah atau karena sebab-sebab lain sehingga ia terdaftar lagi sebagai peserta didik sekolah tersebut.



B. Proses Administrasi Peserta Didik Administrasi peserta didik memeiliki beberapa proses. Menurut Asnawir (2005) Ada tiga tahapan proses kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka administrasi peserta didik yaitu kegiatan administrasi pada awal tahun pelajaran, administrasi selama tahun pelajaran dan administrasi pada akhir tahun pelajaran. 1. Kegiatan Awal Tahun Pelajaran Kegiatan awal tahun pelajaran yaitu sebelum dimulainya sekolah/awal tahun ajaran baru yang dilaksanakan setiap sekolah adalah melaksanakan penerimaan murid baru. Penerimaan murid disetiap sekolah diawali dengan proses seleksi dan pencatatan nama murid yang telah memiliki persyaratan yang sesuai dengan syarat yang telah ditentukan oleh setiap sekolah tersebut. Dalam penerimaan murid baru disetiap sekolah memiliki beberapa kegiatan sebelum peserta didik tersebut diterima disekolah tersebut. Persyaratan yang diminta oleh setiap sekolah tersebut berbeda-beda tentunya. Kegiatan-kegiatan dalam penerimaan murid baru yang dilakukan yaitu : 1)   Menetapkan daya tampung 2)   Menetapkan syarat-syarat murid baru 3)   dan pembentukan panitia/petugas penerimaan murid baru (panitia ini dapat melibatkan guru, TU, dan pihak sekolah lainnya) Dalam perencanaan penetapan banyak peserta didik yang diterima ada beberapa hal yang dilakukan, seperti hal diatas. Adapun salah satu contoh yang menggunakan perkiraan rumus yaitu menentukan daya tampung siswa. Penetapan daya tampung siswa , dapat dilakukan ditentukan dengan rumus :



DYT = BB x MB – ATK Keterangan : DYT          = daya tampung BB             = banyaknya bangku MB            = muatan bangku ATK          = anak tinggal kelas 2.



Kegiatan Selama Tahun Pelajaran



Kegiatan/langkah yang dilakukam setelah diterima disekolah tersebut ialah membina murid tersebut sehingga berkembang kemampuannya secara maksimal sesuai dengan tujuan sekolah serta dapat menyesuaikan . Kegiatan ini dilakukan selama siswa masih berada disekolah tersebut. Pembinaan murid dilakukan bertujuan agar murid mengenal lingkungan tempat belajar mereka, dan dapat menyesuaikan diri dengan tuntunan sekolah. Apabila peserta didik dapat memahami lingkungannya maka peserta didik tersebut akan dapat mengerjakan kewajibannya dibandingkan hal-hal yang tidak penting dan juga agar peserta didik dapat melakukan pembelajaran dengan efektif dan efisien sehingga mereka bisa mencapai tujuan dari pendidikan. Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam rangka pembinaan murid ini adalah : a) Orientasi untuk Murid Baru Kegiatan orientasi ini dilakukan pada awal tahun pelajaran. Kegiatan-kegiatan yang diberikan dalam masa orientasi ini adalah : pengenalan lingkungan sekolah, peraturan sekolah dan juga fasilitas yang disediakan oleh sekolah. b)Peraturan Kehadiran Murid Peraturan kehadiran murid perlu disampaikan kepada siswa aagar dapat menunjang proses pembelajaran nanti kedepannya. Adapun hal-hal yang dapat membantu mengecek kehadiran siswa yaitu : absensi kehadiran siswa, rekapitulasi kehadiran siswa. c)    Promosi dan Mutasi Murid 1. Prinsip-Prinsip Promosi : prinsip yang digunakan untuk memperkenalkan sekolah pada orang banya. 2. Mutasi : proses mutasi siswa 3.  Prosedur Mutasi : langkah-langkah atau tahap-tahap proses mutasi siswa. d)   Tata Tertib Sekolah Tata tertib sekolah merupakan salah satu alat untuk melatih murid mempraktekkan disiplin disekolah. Jika tata tertib dapat terlaksana dengan baik maka sekolah akan aman dan tentram. e)    Ganjaran dan Hukuman Ganjaran adalah imbalan yang menyenangkan yang diterima murid karena prestasinya dalam berusaha untuk mengerjakan sesuatu. Ganjaran ini berupa pujian, ataupun reward. Hukuman adalah imbalan yang tidak menyenangkan yang harus diterima murid akibat tingkah laku mereka dinilai sekolah tidak pada tempatnya atau tidak sesuai dengan peraturan yang ada. 3.   Akhir Tahun Pelajaran Kegiatan administrasi yag dilakukan diakhir tahun pelajaran ada dua yaitu : a)



Pelaksanaan Ujian Nasional Pelaksanaan ujian yang dilakukan secara serentak secara nasional dan soalnya juga sama. Ujian nasional



ini menentukan lulus atau disekolah tersebut.



tidaknya



seseorang



b) Ujian Kenaikan Kelas Pelaksanaan ujian kenaikan kelas ini dilakukan oleh masing-masing sekolah dan soalnya dibuat oleh guruguru masing-masing sekolah dan juga bisa berdasarkan rapat MGMP. Pada proses administrasi peserta didik ini harus dilakukan pengawasan dan evaluasi dalam pelaksanaannya. Hal ini bertujuan untuk mengontrol agar dapat tercapainya tujuan yang telah direncanakan dan mencegah terjadinya hal yang tak terduga sehingga bisa diatasi dan bisa terlaksana sesuai perencanaan dan diakhir kegiatan dapat dievaluasi. Hal ini sesuai dengan pendapat (Afriansyah, 2019).



meliputi buku daftar nilai dan buku lagger,buku raport, dan buku mutasi. Berbagai macam administrasi kesiswaan yang dikelola oleh sekolah, agar memudahkan administrasi kesiswaan tersebut maka diperlukanlah instrument administrasi siswa. Instrumen yang dimaksud antara lain berupa buku-buku, format-format serta berkas-berkas yang merangkum dan merekap data tentang siswa. Adapun instrumen-instrumen yang dimaksud antara lain : 1)      Buku induk Buku induk atau buku pokok merupakan buku yang memuat data penting dan data keseluruhan siswa yang berisi informasi penting tentang pribadi siswa. Informasi tersebut berisi tentang pribadi siswa hingga informasi nilai siswa sehari-hari yang didapatnya. Buku induk ini merupakan buku penting yang harus dimiliki oleh masing-masing sekolah, karena dari buku induk ini kita dapat mengetahui jumlah siswa dan juga informasi penting tentang siswa jika terdapat kendala nantinya maka kita bisa melihat atau merujukpada buku induk atau buku pokok ini Adapun contoh buku induk seperti berikut: NIS                                                      : NISN                                                   : NAMA LENGKAP SISWA                : TEMPAT, TANGGAL LAHIR           : JENIS KELAMIN                               :



Gambar 1. Pengawasan dan evaluasi (Afriansyah, 2019)



ALAMAT                                           : NAMA AYAH                                   :



C.   Instrumen Administrasi Peserta Didik Instrumen administrasi peserta didik tergolong dua macam yaitu ada yang manual dan ada yang elektronik. Sebagaimana seperti berikut : a.



b.



Instrumen Administrasi Peserta Didik Manual Instrumen ini bersifat manual, diolah secara manual oleh pihak sekolah Instrumen Administrasi Peserta Didik Elektronik Instrumen ini bersifat elektonik yang diolah dengan alat elektronik seperti computer dan lainnya.



NAMA IBU                                        : ALAMAT WALI                                : AGAMA                                             : ANAK KE-                                         : JUMLAH SAUDARA                        : ALAMAT                                           : TAHUN PENDAFTARAN                 : ASAL SEKOLAH                               :



Catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan menjadi dua jenis yaitu:



Tabel 1. Contoh buku induk data orang tua



1.  Catatan data siswa untuk sekolah, yang meliputi: buku induk, buku kleper, catatan tata tertib sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan( bersifat umum dan khusus, ada yanag dari pemerintah dan ada yang produk sekolah itu sendiri).



KETERANGAN ORANG TUA      



2.  Catatan siswa untuk masing masing kelas adanya disetiap kelas contohnya yaitu buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk, buku presensi kelas, buku catatan bimbingan dan  konseling buku catatan prestasi murid, yang



NO



KETERANGAN



1



NAMA



2



TEMPAT, TANGGAL LAHIR



3



PENDIDIKAN TERTINGGI



AYAH



IBU



tersebut mudah ditemukan dan diambil serta diarsipkan kembali di buku tersebut.



4



PEKERJAAN



5



PENGHASILAN PERBULAN



6



ALAMAT



Tabel 2. Contoh buku induk data wali KETERANGAN WALI NO



KETERANGAN



1



NAMA



2



TEMPAT, TANGGAL LAHIR



3



PENDIDIKAN TERTINGGI



4



PEKERJAAN



5



PENGHASILAN PERBULAN



6



ALAMAT 2)      Buku klaper       



Buku klaper ini berfungsi untuk membantu buku induk atau buku pokok. Buku klaper ini juga berisi data pribadi siswa dan juga nilai siswa. Namun buku klaper ini tidak selengkap dan serinci buku induk. Buku klaper ini dapat membantu kita dalam mencari nama siswa yang belum ditemukan nomor induknya. Buku klaper ini dibuat nama siswa berdasarkan abjad, sehingga memudahkan kita dalam mencari nama siswa dan juga data siswa. 3)   Buku /daftar keadaan siswa Buku keadaan siswa ini menggambarkan kondisi dan jumlah siswa yang ada disetiap sekolah. Buku ini akan direkap setiap bulannya oleh sekolah yang bertujuan untuk mengetahui jumlah siswa yang masuk dan drop out, karena itu dilakukan setiap bulan. Agar mengetahui berapa jumlah siswa yang masuk dan keluar serta alasannya. a.   Daftar hadir siswa Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa mengikuti kegiatan di sekolah. Mengetahui kehadiran siswa b.   File penyimpan berkas siswa Berkas-berkas penting mengenai siswa yang bentuknya terlepas-lepas dan tidak menyatu, misalnya foto copy sttb, akte kelahiran, surat keterangan pindah dan sebagainya. Semua berkas tersebut dibundelkan menjadi satu agar tidak tercecer masing-masingnya, sehingga jika diperlukan berkas-berkas



Setiap sekolah masing-masing siswa memiliki data pribadi yang dikelola oleh sekolah. Menurut arikunto,dkk (2008), catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan atas dua jenis yaitu : 1. Catatan data siswa untuk sekolah (yang dibuat atau dikelola oleh TU) , yang meliputi: buku induk, buku kleper, catatan tata tertib sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan (bersifat umum dan khusus, ada yang dari pemerintah dan ada dari produk sekolah itu sendiri). 2. Catatan siswa untuk masing-masing kelas (yang dimiliki atau dibuat oleh wali kelas masing-masing kelas), adapun catatan siswa untuk masing-masing kelas yaitu: buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk, buku presensi kelas, buku catatan bimbingan dan konseling, buku catatan prestasi murid, yang meliputi buku daftar nilai dan buku lagger, buku rapat dan buku mutasi D. Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik Menurut Sutjipto, dkk ( 1991/1992 : 56 ) guru juga mempunyai peranan dalam administrasi peserta didik, adapun peran guru adalah 1) sebagai panitia penerimaan murid baru (menyeleksi siswa baru), 2) berperan dalam memudahkan murid agar dapat beradaptasi cepat dengan lingkungan sekolah yang dilakukan pada saat masa orientasi siswa baru (MOS), 3) mencatat dan mengecek kehadiran siswa setiap hari pembelajaran, 4) menciptakan dan memberi motivasi yang bagus untuk anak didik agar dapat terpacu semangatnya untuk belajar , dan 5) menciptakan suasana yang teratur dan disiplin dilingkungan sekolah agar proses pembelajaran dapat dilakukan dengan efektif dan efisien dan dapat mencapai tujuan pendidikan. Menurut Maskur (2014 ), peran guru dalam administrasi siswa adalah : 1)   Menyeleksi siswa baru. 2)   Menyelengarakan pembelajaran. 3)   Mengontrol dan mengecek kehadiran siswa. 4)   Melakukan uji kompetensi akademik / kejuruan. 5)   Melaksanakan bimbingan karier serta penelusuran lulusan. Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa peran guru dalam administrasi peserta didik yaitu sebagai penyeleksi dan penerima murid baru (pada awal tahun pelajaran), berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan sekolah, mencatat dan mengontrol kehadiran siswa, melakukan uji kompetensi, menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa, menciptakan disiplin sekolah / kelas yang baik,(selama tahun pelajaran) dan melaksanakan bimbingan karir serta penelusuran lulusan (pada akhir tahun pelajaran).



IV. KESIMPULAN Administrasi peserta didik (siswa) adalah segala sesuatu proses yang direncanakan terlebih dahulu untuk kegiatan yang berkelanjutan dalam proses pembelajaran pada peserta didik, agar peserta didik dapat melaksanakan proses belajar mengajar dengan efisien dan efektif dan juga demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan sesuai dengan UUD 1945. Administrasi peserta didik ini memiliki beberapa proses, Proses administrasi peserta didik tersebut dilakukan 3 proses yaitu pada awal tahun pelajaran, selama tahun pelajaran dan diakhir tahun pelajaran. Dalam proses administrasi peserta didik ini guru juga berperan dalam proses administrasi peserta didik diantaranya yaitu sebagai panitia penyeleksi penerimaan siswa baru (pada awal tahun pelajaran), berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan sekolah (peran guru pada awal tahun pelajaran), mencatat dan mengontrol kehadiran siswa (selama tahun pelajaran), melakukan uji kompetensi, menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa, menciptakan disiplin sekolah / kelas yang baik, dan melaksanakan bimbingan karir serta penelusuran lulusan (peran guru pada akhir tahun pelajaran).  Daftar Pustaka Afriansyah, H. (2019). Administrasi Peserta Didik. Padang.https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8 Arikunto, Suharsimi, & L. Y. (2008). Manajemen pendidikan. Yogyakarta: Aditya Media dan FIP UNY. Asnawir. (2005). Administrasu pendidikan. Padang: IAIN IB Padang. Depdiknas. (n.d.). Undang-Undang RI No. 2 tahun 1989 tentang sistem pendidikan nasional. Jakarta. Kemendikbud. (n.d.). Undang – Undang RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Maskur, S. (2014). Dasar-dasar Administrasi Pendidikan. AlIdarah, 1(1). Nawawi, H. (1994). Administrasi Pendidikan. Jakarta: Ghalia Indonesia. Suryobroto. (2004). Administrasi Pendidikan: Dasar Teori dan Praktek Profesional. Bandung: Andi Offset. Sutjipto. (1991). Administrasi Pendidikan(Menuju Sekolah Efektif). (R. dan Firman, Ed.). Makassar: Aksara Timur.