![Ak Hotel Buku Full + Sampul [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/ak-hotel-buku-full-sampul.jpg)
6 0 12 MB
AKUNTANSI PERHOTELAN
Pekalongan - Indonesia
AKUNTANSI PERHOTELAN Copyright © 2018 PENERBIT NEM ISBN : 978-602-5737-21-3 Cetakan Pertama : September 2018 Editor Lay Out Tata Isi Pracetak
: Moh. Nasrudin : Tim Penerbit : Tim Penerbit : Tim Penerbit
Dilarang keras memfotokopi atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit. Sanksi Pelanggaran Pasal 72 : Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta 1. Barangsiapa dengan sengaja melanggar dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Ayat (1) dan Pasal 49 Ayat (1) dan Ayat (2) dipidana dengan pidana penjara masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah). 2. Barangsiapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran hak cipta atau hak terkait sebagaimana dimaksud dalam Ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
Diterbitkan dan dicetak oleh:
PT. NASYA EXPANDING MANAGEMENT Perum. Puri Sejahtera Asri 2 Wangandowo, Blok F3, Bojong - Pekalongan, 51156 Telp. (0285) 435833, Mobile: 0853-2521-7257 www.penerbitnem.com / [email protected]
ii
Kata Pengantar Maha Benar dan Maha Suci Engkau Tuhan yang telah memberikan semua Rahmat dan Kasih Sayang-Nya kepada hambaNya yang tawaduk, qana’ah, dan mau berusaha. Hidup adalah perjalanan singkat. Kalau diibaratkan musafir hanya singgah sebentar untuk minum demi menggapai perjalanan panjang berikutnya. Hidup akan bermanfaat jika berbekal tekad bahwa Allah akan memberi jalan kepada hamba-Nya yang berusaha dan menyerahkan hasilnya kepada-Nya. Dan kami percaya bahwa Allah hanya memberi cobaan kepada hamba-Nya tidak melebihi kemampuan hamba-Nya. Buku ini merupakan buku pelengkap khasah literatur akuntansi di Indonesia khususnya di industri perhotelan. Buku ini mengacu pada aturan industri hotel yang berlaku secara umum yaitu Surat Edaran Ketua Badan Pengawas Pasar Modal No.SE-02/PN/2002, tertanggal 27 Desember 2002 dan Uniform System of Account for Lodging Industry (USALI) serta standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia. Pemahaman secara utuh mengenai akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen di industri perhotelan tentunya akan mampu mengeksplor pengetahuan dan praktik akuntansi perhotelan secara mendalam. Ada banyak pihak yang membantu moril dan materiil untuk menyempurnakan buku ini. Melalui kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang membantu penyempurnaan buku ini, yaitu Dekanat FEB Universitas Udayana-Bali, teman-teman Jurusan Akuntansi FEB Universitas Udayana serta mahasiswa FEB Udayana. Ya Allah ya Tuhanku, Engkaulah maha ilmu, maha bijaksana, dan, maha adil. Atas ridho-Mu aku hidup. Tunjukkanlah jalan yang Engkau Ridhoi dan Engkau rahmati. Sehingga hamba-Mu bisa iii
menjadikan ilmu ini menjadi bermanfaat, bisa menjadi jalan hamba menuju ke surga-Mu. Semoga penyempurnaan dan penerbitan buku ini bisa bermanfaat bagi pembaca dan kami mengharapkan kritik dan saran dari seluruh pembaca maupun praktisi industri perhotelan sehingga penyempurnaan buku ini bisa kami lakukan. Jika ada kekurangan, kesalahan pengutipan, dan penyebutan nama sumber, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya. Denpasar, Januari 2018 PENYUSUN
iv
Daftar Isi
KATA PENGANTAR __ 3 DAFTAR ISI __ 5 BAB 1 BISNIS PARIWISATA: SEBUAH TINJAUAN A. Pengertian Pariwisata dan Wisatawan __ 2 B. Jenis-Jenis Pariwisata __ 10 C. Usaha Pariwisata __ 12 D. Daya Tarik Wisata dan Motivasi Melakukan Perjalanan __ 18 E. Pemasaran Pariwisata __ 21 F. Aspek Ekonomis Pariwisata __ 24 G. Dampak Pembangunan Pariwisata __ 26 BAB 2 RUANG LINGKUP USAHA PERHOTELAN DAN STRUKTUR ORGANISASI HOTEL A. Pengertian Hotel dan Karakteristiknya __ 32 B. Sejarah Perkembangan Hotel di Eropa dan Amerika __ 36 C. Sejarah Perkembangan Hotel di Indonesia __ 37 D. Jenis Penggolongan atau Klasifikasi Hotel __ 38 E. Struktur Organisasi Hotel dan Departemen Hotel __ 46 BAB 3 AKUNTANSI PERHOTELAN A. Definisi dan Peran Akuntansi __ 56 B. Siklus Akuntansi (Accounting Cycle) __ 58 C. Pengendalian Intern, Sistem, dan Prosedur Akuntansi __ 63 D. Struktur Pengendalian Intern __ 70 E. Rerangka Konseptual (Conceptual Framework) Informasi Akuntansi __ 77 F. Struktur Organisasi di Departemen Akuntansi __ 79 v
BAB 4 MANAJEMEN SISTEM INFORMASI DAN SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN HOTEL A. Teknologi Informasi __ 86 B. Sistem Informasi Sesuai Fungsi Organisasi __ 93 C. EDP dan Sistem Pengolahan Transaksi __ 96 D. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Teknologi pada Industri Hotel __ 99 E. Sistem Manajemen Pengamanan (SMP) Hotel __ 101 F. Spesifikasi Penerapan SMP Hotel __ 104 BAB 5 UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNT FOR THE LODGING INDUSTRY (USALI) A. Pengertian USALI __ 156 B. Sejarah Uniform Systems of Account __ 157 C. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry __ 158 D. Chart of Account __ 160 BAB 6 PENDAPATAN USAHA HOTEL A. Pendapatan Usaha Hotel __ 188 B. Bagian yang Terlibat Pada Prosedur Penjualan Hotel __ 196 C. Dokumen yang Digunakan Pada Prosedur Penjualan Hotel __ 197 D. Prosedur Penjualan Pada Hotel __ 199 E. Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Penjualan Hotel __ 201 BAB 7 PENERIMAAN KAS HOTEL A. Peran Kas pada Hotel __ 210 B. Bagian yang Terlibat pada Prosedur Penerimaan Kas Hotel __ 212 C. Dokumen yang Digunakan Prosedur Penerimaan Kas Hotel __ 213 vi
D. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman dan Oulet Lainya __ 214 E. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen __ 215 F. Prosedur Penerimaan Kas untuk Pembayaran Uang Muka __ 215 G. Laporan yang Dihasilkan Prosedur Penerimaan Kas __ 216 BAB 8 PEMBELIAN BAHAN DAN PENGENDALIAN BIAYA HOTEL A. Pengertian Biaya dan Pengendalian Biaya __ 226 B. Pembelian Persediaan di Hotel __ 229 C. Bagian yang Terlibat Pembeliaan Persediaan Hotel __ 230 D. Dokumen yang Digunakan Pembelian Persediaan Hotel __ 230 E. Prosedur Pembelian Persediaan Hotel __ 231 F. Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Pembelian Persediaan Hotel __ 233 BAB 9 PENGGUNAAN PERSEDIAAN DAN REKONSILIASI KOS DI HOTEL A. Penggunaan Persediaan di Hotel __ 238 B. Bagian yang Terlibat pada Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel __ 238 C. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel __ 239 D. Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel __ 239 E. Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel __ 240 F. Potensial Kos di Hotel __ 241 G. Rekonsiliasi Kos di Hotel __ 243
vii
BAB 10 PENGELUARAN KAS DI HOTEL A. Kas dan Setara Kas __ 250 B. Bagian yang Terlibat pada Prosedur Pengeluaran Kas Hotel __ 252 C. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Pengeluaran Kas Hotel __ 253 D. Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Pengeluaran Kas Hotel __ 254 E. Prosedur Pengeluaran Kas Untuk Pembayaran Gaji __ 254 F. Prosedur Pengeluaran Kas Untuk Pembayaran Hutang __ 257 G. Prosedur Pengeluaran Kas Untuk Pembelian Tunai __ 259 BAB 11 SISTEM PELAPORAN AKUNTANSI KEUANGAN BERDASAR USALI A. Laporan Akuntansi Keuangan __ 265 B. Bentuk Laporan Akuntansi Keuangan __ 269 BAB 12 AKUNTANSI MANAJEMEN, ANALISIS RATIO, BEP DAN STATISTIK A. Laporan Akuntansi Manajemen Hotel __ 276 B. Laporan Internal Manajemen Hotel __ 282 C. Analisis Horisontal, Vertikal, dan Ratio Laporan Keuangan Hotel __ 291 D. Rooms Statistics dan Occupancy Ratio __ 306 E. Foods dan Beverages Statistics __ 311 F. Break Even Point Analysis (BEP) __ 312 BAB 13 BUDGET OPERASIONAL DAN PENGENDALIAN BUDGET HOTEL A. Penyiapan Budget Operasional Hotel __ 319 B. Proses Perencanaan Budget Operasional Hotel __ 321 C. Penyusunan Budget Departemen Operasional Hotel __ 324 viii
D. Konsolidasi Budget Per Departemen Hotel __ 328 E. Penyiapan Laporan Budget Oleh General Manager Hotel __ 329 F. Pengendalian Budget Hotel __ 330 G. Re Forecasting __ 331 LAMPIRAN-LAMPIRAN
ix
x
Akuntansi Perhotelan
Bab 1
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan
Tujuan Pembelajaran: 1. Pembaca mampu megidentifikasi tentang pariwisata dan wisatawan. 2. Pembaca mampu menjelaskan tentang jenis-jenis dan usaha pariwisata. 3. Pembaca mampu menjelaskan tentang daya tarik wisata dan halhal yang memotivasi orang melakukan perjalanan wisata. 4. Pembaca mampu menjelaskan manfaat dan dampak pembangunan pariwisata. Pokok Bahasan: 1. Pengertian pariwisata dan wisatawan. 2. Jenis-jenis Pariwisata. 3. Usaha-usaha pariwisata. 4. Daya tarik wisata dan motivasi melakukan perjalanan.
1
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan 5. 6. 7. A.
Pemasaran Pariwisata. Aspek Ekonomis Pariwisata. Dampak pembangunan pariwisata.
PENGERTIAN PARIWISATA DAN WISATAWAN Sektor pariwisata, telah berperan sebagai penyumbang devisa cukup besar selain minyak dan gas bumi. Sektor pariwisata menjadi industri atau sektor penting yang diandalkan pemerintah dimasa depan dan menjadi pilar utama pembangunan ekonomi nasional. Untuk mencapai tujuan itu maka pengembangan sektor pariwisata harus dilaksanakan secara serius, terarah, dan professional. Pengembangan dan pemanfaatan aset-aset pariwisata harus dapat memberi kontribusi signifikan dalam mewujudkan peran sektor pariwisata sebagai andalan pembangunan di masa depan. Pembangunan kepariwisataan (UU No. 10 tahun 2009 Tetang Kepariwisataan) bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas destinasi pariwisata, serta mengkomunikasikan destinasi pariwisata dengan menggunakan media pemasaran secara efektif, efisien, dan bertanggungjawab. Pembangunan kepariwisataan merupakan rangkaian upaya yang berkesinambungan dari seluruh pemangku kepentingan dalam rangka mewujudkan tujuan nasional sebagaimana diamanatkan dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Pembangunan kepariwisataan diperlukan untuk mendorong pemerataan kesempatan berusaha dan memperoleh manfaat serta mampu menghadapi tantangan perubahan kehidupan lokal, nasional, dan global. Pembangunan kepariwisataan harus mampu menggerakkan perekonomian nasional, dan mengembangkan lembaga kepariwisataan dan tata kelola pariwisata yang mampu mensinergikan pembangunan destinasi pariwisata, pemasaran 2
Akuntansi Perhotelan pariwisata, dan industri pariwisata secara profesional, efektif, dan efisien. Disamping itu, pembangunan kepariwisataan juga mempunyai peranan penting dalam meningkatkan cinta tanah air, citra bangsa, dan memberikan kontribusi bagi perekonomian nasional melalui penyerapan tenaga kerja, pemerataan kesempatan berusaha, meningkatkan penerimaan devisa negara, serta berperan dalam mengentaskan kemiskinan untuk mewujudkan kesejahteraan masyarakat. Sehingga dapat dikatakan bahwa pembangunan kepariwisataan merupakan bagian integral dari pembangunan nasional yang dilakukan secara sistematis, terencana, terpadu, berkelanjutan, dan bertanggung jawab dengan tetap memberikan perlindungan terhadap nilai-nilai agama, budaya yang hidup dalam masyarakat, kelestarian, dan mutu lingkungan hidup, serta kepentingan nasional. Menurut kamus besar bahasa Indonesia “keparwisataan” merupakan kata nomina, yaitu kata benda berarti perihal atau yang berhubungan dengan pariwisata. Sedangan “pariwisata” juga merupakan kata nomina yang berarti berhubungan dengan perjalanan untuk rekreasi, pelancongan, dan turisme. Kalau pariwisata dikaitkan dengan kata bahari (pariwisata bahari) artinya pariwisata yang obyeknya adalah laut dan isinya (berperahu, berselancar, menyelam, sky air, memancing dan sebagainya). Kata “Pariwisata” berasal dari bahasa Jawa Kuna. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata ”pari” berarti semua, segala, sekitar, sekeliling; kata ”wisata” berarti bepergian bersama-sama untuk memperluas pengetahuan, bersenang-senang dan sebagainya. Pariwisata adalah berbagai macam kegiatan wisata dan didukung berbagai fasilitas serta layanan yang disediakan oleh masyarakat, pengusaha, pemerintah pusat, dan pemerintah daerah 3
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan (UU No. 9 tahun 1990 dan diperbaharui dengan UU No. 10 tahun 2009 Tetang Kepariwisataan). Sehingga lingkup pariwisata meliputi: 1. Semua kegiatan yang berhubungan dengan perjalanan wisata. 2. Pengusahaan obyek dan daya tarik wisata, seperti kawasan wisata, taman rekreasi, kawasan peninggalan sejarah (candi, makam), museum, waduk, pagelaran seni budaya, tata kehidupan masyarakat dan yang bersifat alamiah, seperti keindahan alam, gunung berapi, danau, pantai dan lain-lain. 3. Pengusahaan jasa dan sarana pariwisata seperti biro perjalanan wisata, pramuwisata, pameran, angkutan wisata, akomodasi dan lain-lain. Pariwisata menurut Mc. Intosh dan Goeldner (1984:4) sebagai sekumpulan fenomena dan hubungan yang tumbuh dari interaksi antara wisatawan (para pelancong), para pengusaha dengan pemerintah dan masyarakat tuan rumah. Interaksi itu terjadi dalam suatu proses dimana pemerintah dan masyarakat tuan rumah berusaha untuk mempengaruhi para wisatawan dan pengunjung lainnya tersebut untuk singgah di tempat/daerah atau negara yang mereka kunjungi. Mereka juga mendefinisikan kepariwisataan sebagai sekumpulan kegiatan, pelayanan, dan industri yang dapat memberikan pengalaman-pengalaman perjalanan. Murphy (1985:9) mengatakan pariwisata adalah gejala ekonomi karena adanya permintaan dari pihak wisatawan dan penawaran dari pemberi jasa pariwisata (biro perjalanan, penginapan, rumah makan) atas produk dan berbagai fasilitas terkait. Kepariwisataan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan penyelenggaraan pariwisata (UU No. 9 tahun 1990 dan diperbaharui dengan UU No. 10 tahun 2009 Tetang Kepariwisataan). Kepariwisataan adalah keseluruhan kegiatan yang terkait dengan 4
Akuntansi Perhotelan pariwisata dan bersifat multidimensi serta multidisiplin yang muncul sebagai wujud kebutuhan setiap orang dan negara serta interaksi antara wisatawan dan masyarakat setempat, sesama wisatawan, Pemerintah, Pemerintah Daerah, dan pengusaha. Wisata adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan mengunjungi tempat tertentu untuk tujuan rekreasi, pengembangan pribadi, atau mempelajari keunikan daya tarik wisata yang dikunjungi dalam jangka waktu sementara (UU No. 9 tahun 1990 dan diperbaharui dengan UU No. 10 tahun 2009 Tetang Kepariwisataan). Sehingga lingkup pengertian wisata adalah: 1. Kegiatan perjalanan. 2. Dilakukan secara sukarela. 3. Bersifat sementara. 4. Perjalanan itu seluruhnya atau sebagian bertujuan untuk menikmati obyek dan daya tarik wisata maupun untuk pengembangan diri. Obyek dan daya tarik wisata merupakan sasaran perjalanan wisata yang meliputi: 1. Ciptaan Tuhan Yang Maha Esa, yang berwujud keadaan alam serta flora dan fauna, seperti pemandangan alam, panorama indah, hutan rimba dengan tumbuhan hutan tropis, serta binatang-binatang langka. 2. Karya manusia yang berwujud museum, peninggalan purbakala, peninggalan sejarah, seni budaya, wisata agro (pertanian), wisata tirta (air), wisata petualangan, taman rekreasi dan tempat hiburan. Wisata minat khusus, seperti berburu, mendaki gunung, gua, industri dan kerajinan, tempat perbelanjaan, sungai air deras, tempat-tempat ibadah, tempat-tempat ziarah dan lain-lain, secara 5
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan tidak langsung memberikan peluang atau sebagai salah satu wujud strategi dalam mencintai dan melestarikan nilai-nilai tempat-tempat wisata yang dimaksud. Wisatawan menurut kamus besar bahasa Indonesia merupakan kata nomina yang berarti orang berwisata, pelancong, atau turis artinya oaring yang memasuki wilayah atau Negara lain dengan tujuan apapun asal bukan untuk tinggal menetap atau melakukan usaha teratur, dan mengeluarkan uangnya dinegara yang dikunjungi serta tidak memperoleh uang dari Negara tersebut. Inpres No.9/1969 mendefinisikan wisatawan adalah setiap orang yang berpergian dari tempat tinggalnya untuk berkunjung ke temat lain dengan menikmati kunjungan tersebut. Pendit (1991:10) mengatakan wisatawan adalah orang yang memasuki wilayah negara asing dengan tujuan apapun asal bukan untuk tinggal menetap atau melakukan usaha yang teratur, dan mengeluarkan uangnya di negara yang dikunjungi serta tidak memperoleh uang dari negara tersebut. Wisatawan dibedakan menjadi wisatawan mancanegara dan wisatawan domestik. The Comittee of Statistical Experts of the League of Nations (1937) memberikan beberapa definisi terkait dengan wisatawan sebagai berikut: 1. Wisatawan adalah setiap orang yang mengunjungi suatu negara selain negara dimana ia biasanya tinggal, dan dengan periode setidak-tidaknya selama 24 jam. 2. Yang biasa dianggap sebagai wisatawan adalah: a. Orang-orang yang bepergian untuk tujuan bersenangsenang, alasan keluarga, untuk tujuan kesehatan dan lain sebagainya. b. Orang-orang yang bepergian untuk mengadakan pertemuan atau mewakili kedudukan sebagai diplomat, misi 6
Akuntansi Perhotelan keagamaan, orang-orang yang bepergian dengan alasan dagang. c. Orang-orang yang singgah dalam pelayaran lautnya, sekalipun bila mereka tinggal kurang dari 24 jam. 3. Yang tidak biasa dianggap sebagai wisatawan adalah: a. Orang-orang yang datang baik dengan dasar kontrak maupun tidak, untuk mencari kerja atau yang bekerja pada suatu aktivitas usaha di negara tersebut. b. Orang-orang lain yang datang untuk menetap menjadi penduduk di negara tersebut. c. Pelajar dan orang-orang muda yang mondok di rumah pemondokan atau asrama. Sedangkan Komisi Statistik Perserikatan Bangsa-Bangsa (1967) memberikan definisi pengunjung (visitors) adalah setiap orang yang mengunjungi suatu negara selain negara tempat tinggalnya yang biasa, untuk berbagai tujuan selain mencari dan melakukan suatu pekerjaan yang menguntungkan di negara yang dikunjungi. Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang bisa disebut sebagai wisatawan adalah yang memiliki ciri-ciri berikut: 1. Perjalanan itu dilakukan lebih dari 24 jam. 2. Perjalanan itu dilakukan hanya untuk sementara waktu. 3. Orang yang melakukannya tidak mencari nafkah di tempat di negara yang dikunjungi. Pemerintah Indonesia melalui UU No. 10 Tahun 2009, tentang Kepariwisataan telah mendefinisikan wisatawan, wisata, kepariwisataan, dan pariwisata sebagai berikut: 1. Wisatawan adalah orang yang melakukan wisata. 2. Wisata adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan mengunjungi tempat 7
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan
3.
4.
5.
6.
7.
8
tertentu untuk tujuan rekreasi, pengembangan pribadi, atau mempelajari keunikan daya tarik wisata yang dikunjungi dalam jangka waktu sementara. Pariwisata adalah berbagai macam kegiatan wisata dan didukung berbagai fasilitas serta layanan yang disediakan oleh masyarakat, pengusaha, pemerintah, dan pemerintah daerah. Kepariwisataan adalah keseluruhan kegiatan yang terkait dengan pariwisata dan bersifat multidimensi serta multidisiplin yang muncul sebagai wujud kebutuhan setiap orang dan negara serta interaksi antara wisatawan dan masyarakat setempat, sesama wisatawan, pemerintah pusat, pemerintah daerah, dan pengusaha. Daya tarik wisata adalah segala sesuatu yang memiliki keunikan, keindahan, dan nilai yang berupa keanekaragaman kekayaan alam, budaya, dan hasil buatan manusia yang menjadi sasaran atau tujuan kunjungan wisatawan. Daerah tujuan pariwisata atau destinasi pariwisata adalah kawasan geografis yang berada dalam satu atau lebih wilayah administratif yang di dalamnya terdapat daya tarik wisata, fasilitas umum, fasilitas pariwisata, aksesibilitas, serta masyarakat yang saling terkait dan melengkapi terwujudnya kepariwisataan. Pengusaha Pariwisata adalah orang atau sekelompok orang yang melakukan kegiatan usaha pariwisata. Industri Pariwisata adalah kumpulan usaha pariwisata yang saling terkait dalam rangka menghasilkan barang dan/atau jasa bagi pemenuhan kebutuhan wisatawan dalam penyelenggaraan pariwisata.
Akuntansi Perhotelan Kawasan strategis pariwisata adalah kawasan yang memiliki fungsi utama pariwisata atau memiliki potensi untuk pengembangan pariwisata yang mempunyai pengaruh penting dalam satu atau lebih aspek, seperti pertumbuhan ekonomi, sosial dan budaya, pemberdayaan sumber daya alam, daya dukung lingkungan hidup, serta pertahanan dan keamanan. Setiap wisatawan yang berkunjung ketempat wisata mempunayi hak dan kewajiban yang harus dipatuhi, agar terjadi harmonisasi hubungan antara wisatawan, masyarakat, pemerintah, dan pengusaha pariwisata. Adapun kewajiban wisatawan, adalah: 1. Menjaga dan menghormati norma agama, adat istiadat, budaya, dan nilai-nilai yang hidup dalam masyarakat setempat; 2. memelihara dan melestarikan lingkungan; 3. turut serta menjaga ketertiban dan keamanan lingkungan; dan 4. turut serta mencegah segala bentuk perbuatan yang melanggar kesusilaan dan kegiatan yang melanggar hukum. Sedangkan wisatawan berhak memperoleh: 1. Informasi yang akurat mengenai daya tarik wisata; 2. Pelayanan kepariwisataan sesuai dengan standar; 3. Perlindungan hukum dan keamanan; 4. Pelayanan kesehatan; 5. Perlindungan hak pribadi; dan 6. Perlindungan asuransi untuk kegiatan pariwisata yang berisiko tinggi. Keharmonisasi hubungan antara wisatawan, masyarakat, pemerintah, dan pengusaha pariwisata maka dibuat slogan “SAPTA PESONA”. Sapta pesona adalah 7 (tujuh) unsur pesona yang harus diwujudkan bagi terciptanya lingkungan yang kondusif dan ideal bagi berkembangnya kegiatan kepariwisataan di suatu tempat yang
9
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan mendorong tumbuhnya minat wisatawan untuk berkunjung. Ketujuh unsur sapta pesona yang dimaksud di atas adalah: 1. Aman; 2. Tertib; 3. Bersih; 4. Sejuk; 5. Indah; 6. Ramah tamah; dan 7. Kenangan. B.
JENIS-JENIS PARIWISATA Definisi pariwisata dan wisatawan yang telah dijelaskan sebelumnya memberi gambaran tentang tujuan seseorang melakukan perjalanan wisata. Defnisi tersebut akan mempengaruhi dan menentukan jenis-jenis pariwisata yang dapat dikembangkan didaerah tujuan wisata sehingga menarik wisatawan untuk mengunjunginya. Menurut Spillane (1989) terdapat beberapa jenis pariwisata: 1. Pleasure tourism (pariwisata menikmati perjalanan) Jenis pariwisata ini dilakukan oleh orang yang meninggalkan tempat tinggalnya untuk berlibur, mencari udara segar yang baru, mengendorkan ketegangan sarafnya, menikmati keindahan alam, menikmati hikayat suatu daerah, menikmati hiburan, dan sebagainya. Jenis pariwisata ini menyangkut begitu banyak unsur yang sifatnya berbeda karena pengertian utilitas pleasure yang berbeda sesuai dengan karakter, citarasa, latar belakang kehidupan, dan temparemen individu. 2. Recreation tourism (pariwisata rekreasi) Jenis pariwisata ini dilakukan oleh orang yang menghendaki pemanfaatan hari-hari libur untuk istirahat, memulihkan 10
Akuntansi Perhotelan
3.
4.
5.
kembali kesegaran jasmani dan rohani yang akan menyegarkan keletihan dan kelelahan. Cultural tourism (pariwisata budaya) Jenis pariwisata ini ditandai oleh adanya rangkaian motivasi seperti keinginan untuk belajar dipusat-pusat pengajaran dan riset, mempelajari adat istiadat, cara hidup masyarakat suatu negara, mengunjungi peninggalan bersejarah, mengunjungi peninggalan masa kini, pusat-pusat kesenian dan keagamaan, mengikuti festival seni musik, film, teater, tari dan sebagainya. Sport tourism (pariwisata olah raga), jenis pariwisata ini dibagi dalam dua kategori: a. Big sport event seperti: Olympiade games, tenis Wimbledon, balap motor grand prix-GP, Formula-1, kejuaran sepak bola dunia, sepak bola piala champions, dan sebagaiya. b. Sporting tourism of practionaer. Yaitu pariwisata olah raga bagi mereka yang ingin berlatih dan mempraktekan sendiri, seperti pendakian gunung,berburu, memancing, dan sebagainya yang tentunya akan menarik wisatawan untuk mengunjungi negara yang menyediakan fasilitas pariwisata untuk olah raga. Business shoping tourism (pariwisata dagang besar-belanja) Jenis perjalanan ini menurut banyak ahli tidak termasuk dalam kegiatan pariwisata karena unsur voluntary tidak terlibat didalamnya. Dalam jenis pariwisata ini, unsur yang ditekankan adalah kesempatan yang digunakan oleh pelaku perjalanan wisata menggunaan waktu-waktu bebasnya untuk menjadikan dirinya sebagai wisatawan dengan mengunjungi dan menikmati obyek wisata dan berbelanja.
11
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan 6.
C.
Convention tourism (pariwisata konvensi) Jenis pariwisata ini mengalami perkembangan yang luar biasa dan menjadi penting dalam sumbangan terhadap devisa negara. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya negara yang mulai tertarik dan menggarap jenis pariwisata ini dengan banyaknya hotel atau bangunan-bangunan yang khusus dilengkapi untuk menunjang convention tourism. Fasilitas konvensi ini digunakan untuk melakukan pertemuan-pertemuan kepala negara ataupun organisasi-organisasi dunia yang melibatkan bayak negara dan banyak peserta.
USAHA PARIWISATA Industri pariwisata merupakan jenis industri yang mempunyai matarantai kegiatan yang sangat panjang. Banyak kegiatan yang terkait dengan indutri pariwisata, hal ini berarti banyak industri lain yang dapat digerakan oleh industry pariwisata seperti kegiatan biro perjalanan, transportasi, perhotelan, restoran, kesenian, dan budaya daerah,kerajinan rakyat, guider, pameran dan olah raga internasional yang diselenggarakan didaerah-daerah. United Nations Conference on Trade and Development (1971) dalam Guidelines for Tourism Statistics mengatakan bahwa industri pariwisata atau sektor pariwisata bukan merupakan suatu sektor ekonomi tertentu atau bukan merupakan cabang produksi tertentu. Adapun barang-barang dan jasa-jasa yang diperhitungkan dalam pariwisata berasal dari beberapa sektor dan ini memenuhi permintaan wisatawan asing maupun dalam negeri. Selama tidak ada konsep yang formal tentang sektor pariwisata yang dapat dikembangkan lebih lanjut, maka istilah tersebut digunakan untuk menyatakan secara luas terhadap kelompok industri dan aktivitas komersial yang memprodusir barang-barang dan jasa-jasa yang 12
Akuntansi Perhotelan sebagian atau seluruhnya dikonsumir oleh wisatawan asing maupun dalam negeri. Berdasarkan hal tersebut sektor-sektor yang dianggap termasuk sektor pariwisata adalah: 1. Akomodasi termasuk didalamnya hotel, villa, penginapan, dan pemondokan. 2. Jasa boga termasuk didalamnya restoran, cafetaria, dan rumah makan. 3. Usaha wisata termasuk didalamya pengusahaan obyek wisata, usaha souvenir, dan usaha hiburan. 4. Agen perjalanan wisata termasuk didalamnya travel agent. 5. Perusahaan angkutan atau transportasi termasuk didalamnya perusahaan angkutan darat, angkutan laut, angkutan udara yang menunjang perjalanan wisman dan wisdom. 6. Covention organizer. 7. Pelatihan dan pendidikan. UU No. 10 Tahun 2009, tentang Kepariwisataan telah mendefinisikan Industri Pariwisata adalah kumpulan usaha pariwisata yang saling terkait dalam rangka menghasilkan barang dan/atau jasa bagi pemenuhan kebutuhan wisatawan dalam penyelenggaraan pariwisata. Sedangkan, usaha pariwisata adalah usaha yang menyediakan barang dan/atau jasa bagi pemenuhan kebutuhan wisatawan dan penyelenggaraan pariwisata. Usaha pariwisata meliputi, antara lain: 1. Daya tarik wisata. Bidang usaha daya tarik wisata meliputi jenis usaha pengelolaan daya tarik wisata dan subjenis usaha meliputi: a. Pengelolaan pemandian air panas alami; b. Pengelolaan gua; c. Pengelolaan peninggalan sejarah dan purbakala berupa candi, keraton, prasasti, pertilasan, dan bangunan kuno; 13
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan d. e. f. g.
2. 3.
4.
5.
14
Pengelolaan museum; Pengelolaan permukiman dan/atau lingkungan adat; Pengelolaan objek ziarah; dan Subjenis usaha lainnya dari jenis usaha pengelolaan daya tarik wisata yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota dan/atau Gubernur. Kawasan pariwisata. Jasa transportasi wisata. Bidang usaha jasa transportasi wisata meliputi jenis usaha: a. Angkutan jalan wisata; b. Angkutan kereta api wisata; c. Angkutan sungai dan danau wisata; d. Angkutan laut domestik wisata; dan e. Angkutan laut internasional wisata. Jasa perjalanan wisata. Bidang usaha jasa perjalanan wisata meliputi jenis usaha: a. Biro perjalanan wisata; dan b. Agen perjalanan wisata. Jasa makanan dan minuman. Bidang usaha jasa makanan dan minuman meliputi jenis usaha: a. Restoran; b. Rumah makan; c. Bar/rumah minum; d. Kafe; e. Jasa boga; f. Pusat penjualan makanan; dan g. Jenis usaha lain bidang usaha jasa makanan dan minuman yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota dan/atau Gubernur.
Akuntansi Perhotelan 6. Penyediaan akomodasi. Bidang usaha jasa penyediaan akomodasi meliputi jenis usaha: a. hotel meliputi subjenis: 1) hotel bintang; 2) hotel nonbintang. b. Bumi perkemahan; c. Persinggahan karavan; d. Vila; e. Pondok wisata; f. Akomodasi lain meliputi: 1) motel; dan 2) jenis usaha lain bidang usaha jasa penyediaan akomodasi yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota dan/atau Gubernur. 7. Penyelenggaraan kegiatan hiburan dan rekreasi. Bidang usaha penyelenggara kegiatan hiburan dan rekreasi meliputi jenis usaha: a. Gelanggang olahraga, yang meliputi subjenis usaha: 1) Lapangan golf; 2) Rumah bilyar; 3) Gelanggang renang; 4) Lapangan tenis; 5) Gelanggang bowling; dan 6) Subjenis usaha lainnya dari jenis usaha gelanggang olahraga yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota, dan/atau Gubernur. b. Gelanggang seni, yang meliputi subjenis: 1) Sanggar seni; 2) Galeri seni; 15
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan 3) 4)
8.
16
Gedung pertunjukan seni; dan Subjenis usaha lainnya dari jenis usaha gelanggang seni yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota, dan/atau Gubernur. c. Arena permainan, yang meliputi subjenis usaha: 1) Arena permainan; dan 2) Subjenis usaha lainnya dari jenis usaha arena permainan yang ditetapkan oleh oleh Bupati, Walikota, dan/atau Gubernur. d. Hiburan malam, yang meliputi subjenis usaha: 1) Kelab malam; 2) Diskotek; 3) Pub; dan 4) Subjenis usaha lainnya dari jenis usaha hiburan malam yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota, dan/atau Gubernur. e. Panti pijat, yang meliputi subjenis usaha: 1) Panti pijat; dan 2) Subjenis usaha lainnya dari jenis usaha panti pijat yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota, dan/atau Gubernur. f. Taman rekreasi, yang meliputi subjenis usaha: 1) Taman rekreasi; 2) Taman bertema; dan 3) Subjenis usaha lainnya dari jenis usaha taman rekreasi yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota, dan/atau Gubernur. g. Karaoke, yang meliputi subjenis usaha karaoke. Jasa impresariat/promotor, yang meliputi subjenis usaha jasa impresariat/promotor.
Akuntansi Perhotelan 9.
10. 11. 12. 13.
14.
Penyelenggaraan pertemuan, perjalanan insentif, konferensi, dan pameran. Bidang usaha penyelenggaraan pertemuan, perjalanan insentif, konferensi, dan pameran meliputi jenis usaha penyelenggara pertemuan, perjalanan insentif, konferensi, dan pameran. Jasa informasi pariwisata; Jasa konsultan pariwisata; Jasa pramuwisata; Wisata tirta. Bidang usaha wisata tirta, meliputi jenis usaha: a. Wisata bahari, yang meliputi subjenis usaha: 1) Wisata selam; 2) Wisata perahu layar; 3) Wisata memancing; 4) Wisata selancar 5) Dermaga bahari; dan 6) Subjenis usaha lainnya dari jenis usaha wisata bahari yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota, dan/atau Gubernur. b. Wisata sungai, danau, dan waduk, yang meliputi subjenis usaha: 1) Wisata arung jeram; 2) Wisata dayung; dan 3) Subjenis usaha lainnya dari jenis usaha wisata sungai, danau, dan waduk yang ditetapkan oleh Bupati, Walikota, dan/atau Gubernur. SPA. Bidang usaha SPA belum memiliki jenis maupun subjenis usaha.
17
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan D. DAYA
TARIK WISATA DAN MOTIVASI MELAKUKAN PERJALANAN Daerah tujuan pariwisata yang selanjutnya disebut Destinasi Pariwisata adalah kawasan geografis yang berada dalam satu atau lebih wilayah administratif yang di dalamnya terdapat daya tarik wisata, fasilitas umum, fasilitas pariwisata, aksesibilitas, serta masyarakat yang saling terkait dan melengkapi terwujudnya kepariwisataan. Sedangkan, Daya Tarik Wisata adalah segala sesuatu yang memiliki keunikan, keindahan, dan nilai yang berupa keanekaragaman kekayaan alam, budaya, dan hasil buatan manusia yang menjadi sasaran atau tujuan kunjungan wisatawan. Jenis daya tarik wisata tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut dalam berbagai sub jenis atau kategori kegiatan wisata, antara lain: 1. Wisata petualangan (adventure tourism); 2. Wisata bahari (marine tourism); 3. Wisata agro (farm tourism); 4. Wisata kreatif (creative tourism); 5. Wisata kapal pesiar (cruise tourism); 6. Wisata kuliner (culinary tourism); 7. Wisata budaya (cultural tourism); 8. Wisata sejarah (heritage tourism); 9. Wisata memorial (dark tourism), contoh: ground zero World Trade Centre, ground zero Legian Bali, Merapi pasca letusan; 10. Wisata ekologi (ecotourism/wild tourism); 11. Wisata pendidikan (educational tourism); 12. Wisata ekstrim-menantang bahaya (extreme tourism), contoh: bercanda dengan hiu, bercanda dengan buaya; 13. Wisata massal (mass tourism); 14. Wisata pertemuan, perjalanan insentif, konferensi dan pameran (meeting, incentive, convention, and exhibition tourism); 18
Akuntansi Perhotelan 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.
Wisata kesehatan (medical tourism/wellness tourism); Wisata alam (nature-based tourism); Wisata religi (religious tourism/pilgrimage tourism); Wisata budaya kekinian (pop culture tourism); Wisata desa (rural tourism); Wisata luar angkasa (space tourism); Wisata olahraga (sport tourism); Wisata kota (urban tourism); dan Wisata relawan (volunteer tourism). H. Peter Gray (1970), mengemukakan beberapa alasan seseorang melakukan perjalanan untuk bersenang-senang (pleasure travel) adalah: 1. Faktor haus akan sinar (sunlust), dimaksudkan sebagai sifat-sifat yang mendasar pada tabiat manusia, yang menyebabkan seseorang ingin pergi meninggalkan sesuatu yang sudah biasa dilihat dan dirasakan, untuk melihat suatu daerah atau kebudayaan baru yang berbeda. Jadi ini adalah funsi dari karakter manusia. 2. Faktor yang menimbulkan jenis perjalanan yang khusus, yang tergantung pada adanya hal-hal yang menyenangkan (amenities) yang berbeda dan lebih baik untuk tujuan tertentu dibandingkan dengan yang ada ditempat sendiri, seperti liburan musim dingin di Florida, Hawaii atau Caribia oleh orang-orang Canada dan orang-orang yang berasal dari Amerika Serikat sebelah Utara. Hal diatas sangat penting terutama bagi negara yang menerima wisatawan tersebut, khususnya dalam pembuatan rencana yang sesuai bagi pembangunan industri pariwisata, dimana kita harus mengetahui apa yang diharapkan oleh para wisatawan potensial tersebut dan apa yang lebih disenanginya dan lain sebagainya.
19
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan Spillance (1989) produk dari obyek atau industri pariwisata mempunyai beberapa sifat khusus, antara lain: 1. Produk wisata tidak dapat dipindahkan karena orang tidak dapat membawa produk wisata ke wisatawan, tetapi wisatawan itu sendiri yang harus mengunjungi, mengalami, dan datang untuk menikmati produk wisata. 2. Produksi dan konsumsi terjadi pada waktu bersamaan. Tanpa wisatawan yang sedang menggunakan jasa wisata itu tidak akan terjadi kegiatan produksi wisata. 3. Pariwisata tidak mempunyai standart ukuran yang obyektif karena pariwisata memiliki berbagai ragam jenis pariwisata. 4. Wiasatawan tidak dapat mencicipi, mengetahui, ataupun menguji produk itu sebelumnya karena wisatawan hanya melihat melalui brosur, internet, ataupun alat promosi lainya. 5. Produk wisata mengandung resiko tinggi karena memerlukan modal besar, sedangkan permintaanya sangat peka dan rentan terhadap situasi ekonomi, politik, sikap masyarakat, dan kesukaan wisatawan. Dinas Pariwisata Provinsi Bali (2005) mengemukakan bahwa hasrat ingin tahu dan jiwa petualangan yang diberikan oleh Sang Pencipta kepada manusia merupakan dorongan terhadap kita untuk melakukan perjalanan kemana saja yang ingin kita lintasi dan nikmati obyek wisatanya meskipun sampai ke negeri orang. Selain hal tersebut ada beberapa faktor yang menjadi penyebab untuk melakukan perjalanan wisata yaitu: 1. Kondisi lingkungan Kondisi lingkungan sekitar yang kurang baik/rusak, lingkungan tempat tinggal yang bising dan kotor, ataupun pemandangan yang membosankan. 2. Kondisi sosial budaya 20
Akuntansi Perhotelan
3.
4.
Seperti kurang tersedianya fasilitas rekreasi, kegiatan yang rutin dalam masyarakat sekitar, terlalu banyak kerja, adanya perbedaan sosial antar anggota masyarakat dan lain-lain yang sering menjadi alasan untuk pergi ke tempat-tempat yang kondisinya lebih baik dan menyenangkan. Kondisi ekonomi Konsumsi yang tinggi dari masyarakat, biaya hidup sehari-hari, tingkat daya beli yang tinggi, banyaknya waktu luang serta relatif rendahnya ongkos angkutan, juga akan mendorong seseorang untuk melakukan perjalanan wisata. Pengaruh kegiatan pariwisata Peningkatan publikasi dan penyebaran informasi serta timbulnya pandangan tentang nilai lebih dari kegiatan berwisata terhadap fungsi sosial masyarakat dapat mendorong kegiatan wisata.
E. PEMASARAN PARIWISATA Pemasaran mempunyai peran yang sangat penting dalam industri pariwisata khususnya untuk memberikan pencitraan daerah tujuan wisata. Pemasaran daerah tujuan wisata adalah keseluruhan usaha untuk mengenalkan produk wisata yang ditawarkan oleh daerah tujuan wisata baik yang tagiable maupun intangiable produk, mengenali identitas wisatawan yang mempunyai waktu, uang dan mempunyai keinginan untuk berwisata, dan mencari cara terbaik untuk mecapai dan menyakinkan wisatawan untuk berkunjung ke daerah tujuan wisata. Pemasaran daerah tujuan wisata menyangkut penelitian pasar, penjualan, dan usaha mencari jalan terbaik untuk menyakinkan wisatawan agar rata-rata lama tinggal lebih lama, dan jumlah pengeluaran perkapita wisatawan semakin besar.
21
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan Tujuan utama pemasaran pariwisata adalah tidak hanya menyangkut jumlah maksimal wisatawan yang berkunjung dan tinggal lebih lama tetapi lebih diutamakan quality tourism yang dengan promosi selektif dapat mencapai wisatawan dengan belanja yang sangat besar dan terjadi repeat guest. Pemasaran daerah tujuan pariwisata memerlukan kerjasama dengan pihak-pihak terkait seperti: pemerintah (Kementerian), perusahaan jasa penerbangan dalam dan luar negeri, jasa transportasi darat, biro wisata, travel, restoran, dan hotel. Sasaran pasar dapat dicapai dengan menggunakan data statistik, dan informasi seperti rata-rata lama tinggal, pengeluaran perkapita wisatawan, jumlah kunjungan wisatawan, dan waktu-waktu pilihan yang menarik wisatawan untuk dating dan mengunjungi daerah tujuan wisata (peak season and off season). Realisasi kedatangan wisman ke Indonesia menunjukan bahwa jumlah wisman yang datang paling banyak pada bulan Agustus dan Desember (peak season) sedangkan bulan Maret, April, dan Mei merupakan bulan sepi kunjungan (off season). Hal ini dapat dimengerti karena pada bulan Agustus dan Desember, wisman memperoleh hak menikmati liburan atau hak cuti dari tempat kerjanya, dan bersamaan liburan natal dan tahun baru. Pemasaran daerah tujuan wisata dapat dilakukan tidak hanya dengan melakukan promosi melalui iklan, brosur, internet, ataupun alat-alat promosi lainya tetapi dapat juga dengan mengundang penulis atau wartawan pariwisata asing dengan tujuan agar penulis atau wartawan tersebut menulis atau meliput hasil kunjunganya didaerah tujuan wisata. Penentuan posisi pasar penting bagi wisatawan dalam memperoleh gambaran yang jelas tentang produk wisata, kekhususan daerah tujuan wisata, mutu layanan hotel, tarif kamar hotel, dan kondisi keamanan daerah tujuan wisata. 22
Akuntansi Perhotelan Dalam manajemen pemasaran global, prinsip-prinsip dalam marketing mix masih berlaku. Marketing mix sebagai strategi pemasaran sebenarnya mempertemukan antara penawaran dan permintaan pasar. Stanley dalam (Spillance, 1989), seorang konsultan Pasific Asia Travel Association (PATA) membagi unsur marketing mix dalam pariwisata menjadi: 1. Product mix Wisatawan memerlukan jasa obyek wisata dan sarana wisata tertentu. Sarana wisata adalah sarana sosial ekonomi secara keseluruhan atau sebagian menghasilkan jasa atau barang yang digunakan wisatawan seperti hotel, rumah makan, sarana olah raga, dan atraksi kesenian. Faktor penting dalam product mix adalah masalah pemeliharaan warisan budaya, peninggalan sejarah, dan pemeliharaan fisik dan nonfisik. 2. Distribution mix Distribution mix berperan penting membawa wisatawan pada produk wisata yang ditawarkan. Distribution mix mencakup jasa transportasi darat, laut, dan udara yang melibatkan perusahaan jasa transportasi darat, laut, udara, biro perjalanan dan guide. Kunci penting distribution mix adalah layanan agar wisatawan memperoleh kepuasan saat mengkonsumsi produk pariwisata. 3. Communicationm mix Agar suatu produk wisata diketahui oleh wisatawan maka wisatawan harus diberi informasi, diperkenalkan, ditarik, dan didorong agar mengunjungi suatu daerah tujuan wisata. Dalam menginformasikan, mengenalkan, menarik, dan mendorong wisatawan tersebut diperlukan communication mix. Ada beberapa pendekatan communication mix, yaitu: a. Sales promotion
23
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan
4.
F.
Pendekatan ini meliputi kegiatan komunikasi yang diarahkan kepada wisatawan memalui media umum, ecommerce, biro perjalanan, dan hubungan langsung dengan wisatawan. b. Image promotion Kegiatan komunikasi ini dilakukan dengan cara membujuk secara halus untuk memberi kesan dan gambaran suatu daerah tujuan wisata melalui kunjungan perkenalan juru foto spesialis, penulis atau wartawan pariwisata, feature khusus disurat kabar atau majalah, dan dan pengiriman misi kesenian ke berbagai Negara. c. Melalui pendidikan, pelatihan, dan penyuluhan kepada semua staf organisasi yang terkait dalam matarantai kegiatan pariwisata. d. Melalui jasa penerangan kantor pariwisata, termasuk jasa surat-menyurat, dan hubungan korespondensi melalui alat komunikasi. Service mix Kegiatan dalam service mix merupakan kebijakan pemerintah untuk memperlancar perjalanan dan persinggahan wisatawan, seperti kebijakan visa dan ketentuan bea cukai.
ASPEK EKONOMIS PARIWISATA Berkembangnya industri pariwisata disuatu negara/daerah akan menarik sektor lain untuk berkembang karena produknya atau jasanya diperlukan untuk menunjang industri pariwisata, seperti sektor pertanian, peternakan, dan perkebunan. Penelitian yang dilakukan Chau di Hawai (Spillance,1989) menunjukan bahwa setiap kenaikan kunjungan wisatawan sebanyak 25.000 orang mengakibatkan terciptanya kesempatan kerja langsung sejumlah 390 24
Akuntansi Perhotelan orang dan tidak langsung sejumlah 243 orang. Sedangkan penelitian yang dilakukan oleh International Union of Office Travel Organization menyimpulan bahwa kesempatan kerja yang terbuka diseluruh dunia untuk bidang hotel dan restoran diperkirakan mencapai 750.000 orang pertahunya (Spillance,1989). Menurut Tambunan (1999), industri pariwisata dapat menjadi sumber Pendapatan Asli Daerah (PAD) adalah industri pariwisata yang dimiliki masyarakat daerah (community tourism development) atau CTD. Dengan pengembangan CTD, pemerintah daerah dapat memperoleh peluang penerimaan pajak dan beragam restribusi yan bersifat legal. Kegiatan CTD meliputi pengembangan dan pelestarian budaya, kesenian dan budaya berbagai desa di daerah tujuan wisata. Pilar ekonomi CTD dalam meningkatkan PAD dapat dilihat dari usaha pemerintah daerah dalam melakukan pungutan dan restribusi resmi dari kegiatan industry yang bersifat multisektoral, yang meliputi usaha perhotelan, restoran, usaha wisata, usaha perjalanan wisata, professional convention organizer, pendidikan formal dan informal, pelatihan dan transportasi. Keterkaitan kegiatan industri pariwisata dengan penerimaan daerah melalui jalur PAD yang terdiri dari pajak daerah, restribusi daerah, pendapatan hasil pengelolaan kekayaan daerah yang dipisahkan, bagi hasil kekayaan bukan pajak dan pendapatan transfer yang terdiri dari dana bagi hasil pajak, dana bagi hasil sumber daya alam, dana alokasi umum serta dana alokasi khusus. Mata rantai industri pariwisata yang berupa hotel atau penginapan, restoran atau jasa boga, usaha wisata yang meliputi obyek wisata, souvenir dan hiburan, usaha perjalanan wisata yang meliputi travel agent dan guider, convention organizer, dan transportasi dapat menjadi sumber penerimaan PAD yang berupa pajak daerah, restribusi daerah, laba BUMD, dan penerimaan lain bukan pajak yang 25
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan diterima oleh daerah kabupaten kota maupun provinsi. Sebagai contoh, keberadaan sebuah hotel disuatu daerah kabupaten atau kota akan menjadi sumber PAD bagi kabupaten atau kota dari penerimaan: 1. Pajak daerah (berupa pajak hotel, pajak restoran, pajak hiburan, pajak reklame dan pajak minuman berakhohol). 2. Restribusi daerah (berupa uang sepadan reklame, restribusi kebersihan, uang sewa tanah/bangunan, restribusi ijin mendirikan bangunan, dan restribusi parkir). 3. Laba BUMD (berupa penggunaan jasa bank pemerintah daerah, PD bank pasar, dan PD air minum). 4. Bagi hasil pajak (berupa bagi hasil pajak bumi dan bangunan, bagi hasil bea perolehan hak atas tanah dan bangunan, bagi hasil pajak penghasilan pasal 25, 29, dan pph pasal 21). 5. Bukan pajak (berupa pemberian hak atas tanah pemerintah). Bagi provinsi, keberadaan hotel yang ada didaerahnya akan menjadi sumber PAD dari penerimaan: 1. Pajak provinsi (berupa pajak air bawah tanah, pajak bahan bakar kendaraan bermotor dan pajak kendaraan bermotor). 2. Restribusi provinsi (berupa restribusi pemakaian tanah dan bangunan). 3. Laba BUMD provinsi (berupa penggunaan jasa bank BPD) 4. Bagi hasil pajak provinsi (berupa bagi hasil bumi dan bangunan, bagi hasil bea perolehan hak atas tanah dan bangunan, bagi hasil pajak pph pasal 25, 29 dan 21). G.
DAMPAK PEMBANGUNAN PARIWISATA Manfaat dan keuntungan dalam pembangunan dan pengembangan pariwisata bila direncanakan dan diarahkan dengan baik adalah: 26
Akuntansi Perhotelan 1.
2.
3.
4.
Manfaat ekonomi (kesejahteraan masyarakat) Meningkatnya arus wisatawan baik nusantara atau mancanegara ke suatu daerah menuntut macam-macam pelayanan dan fasilitas yang semakin meningkat jumlah dan ragamnya. Hal ini memberi manfaat ekonomi bagi penduduk, pengusaha maupun pemerintah setempat, seperti: a. Penerimaan devisa akan meningkat b. Kesempatan berusaha yang semakin luas c. Terbukanya lapangan kerja baru disekitar daerah wisata d. Meningkatnya pendapatan masyarakat dan pemerintah e. Mendorong perkembangan pembangunan daerah Manfaat sosial budaya a. Adanya upaya pelestarian budaya dan adat istiadat dari masyarakat b. Meningkatkan kecerdasan masyarakat karena adanya persaingan c. Meningkatkan kesehatan dan kesegaran jasmani ataupun rohani d. Mengurangi konflik social karena meningkatnya kesejahteraan masyrakat. Manfaat dalam berbangsa dan bernegara a. Mempererat persatuan dan kesatuan antar daerah. b. Menumbuhkan rasa memiliki, keinginan untuk memelihara dan mempertahankan negara yang berujung pada tumbuh rasa cinta terhadap tanah air. c. memelihara hubungan baik internasional dalam hal pengembangan pariwisata. Manfaat bagi lingkungan Pembangunan dan pengembangan pariwisata diarahkan agar dapat memenuhi keinginan wisatawan, seperti hidup tenang, 27
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan bersih, jauh dari polusi, santai, dapat mengembalikan kesehatan fisik maupun mental. Dengan demikian pengembangan pariwisata merupakan salah satu cara dalam upaya untuk melestarikan lingkungan, disamping akan memperoleh nilai tambah atas pemanfaatan dari lingkungan yang ada. Dampak-dampak yang tidak diinginkan (negatif) karena berkembangnya kepariwisataan di suatu daerah, dapat menyangkut segi ekonomi, sosial budaya, politik maupun lingkungan, seperti: 1. Harga-harga barang atau jasa pelayanan menjadi naik, karena banyaknya pengunjung. Wisatawan selalu dianggap membawa uang banyak. Harga tanah naik/ikut naik harganya akibat sarana dan fasilitas wisata seperti pembangunan hotel dan lain-lain. 2. Penduduk, khususnya remaja suka mengikuti pola hidup para wisatawan yang tidak sesuai dengan budaya dan kepribadian bangsa kita sendiri. 3. Banyaknya pemanfaatan wisatawan oleh orang-orang yang tidak bertanggungjawab untuk melakukan hal-hal yang tidak pantas seperti pemerasan, perjudian, pencurian, pengedaran barangbarang terlarang dan lain-lain. 4. Terjadinya pengrusakan lingkungan, baik karena pembangunan prasarana dan sarana pariwisata, maupun karena ulah pengunjung atau tangan-tangan jahil. PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Jelaskan apa yang dimaksud pariwisata menurut Murphy! 2. Jelaskan apa yang dimaksud pariwisata menurut Mc Intosh dan Goeldner! 3. Jelaskana apa yang dimaksud dengan wisatawan! 4. Jelaskan ciri-ciri wisatawan! 5. Jelaskan apa yang dimaksud dengan kepariwisataan! 28
Akuntansi Perhotelan 6. 7.
Jelaskan marketing mix di usaha pariwisata! Jelaskan faktor-faktor yang menyebabkan seseorang melakukan perjalanan! 8. Sebutkan manfaat yang bisa diperoleh dari pembangunan dan pengembangan pariwisata! 9. Berikan contoh konkrit untuk setiap manfaat yang diperoleh, terkait pertanyaan 7. 10. Sebutkan dampak negatif dari pengembangan pariwisata! 11. Berikan contoh konkrit berdasarkan kondisi lingkungan yang ada disekitar saudara untuk dampak negatif yang diperoleh, terkait pertanyaan 10. 12. Kunjungi web-web yang memasarkan daerah tujuan wisata, pemasaran obyek wisata dan sarana akomodasi. Menurut anda, bagaimana tingkat kesuksesan dari promosi yang menggunakan media internet tersebut dibanding dengan menggunakan sarana manual (brosur,pamlet, dan poster)? KASUS DAN LATIHAN: 1. Sebagai seorang yang tinggal dalam suatu lingkungan pariwisata kadang-kadang kita kurang jeli melihat peluang usaha pariwisata yang ada di sekitarnya. Coba identifikasi peluangpeluang usaha yang mungkin bisa dikembangkan dari potensi pariwisata yang ada di sekitar anda! 2. Sejak mulai menggeliatnya pariwisata Ubud pada tahun 1930 sampai tahun 2014, jumlah industri pariwisata di Ubud mencapai sekitar 1.067 unit. Dari catatan Dinas Pariwisata Gianyar tahun 2013 terdapat 1.067 akomodasi wisata di Ubud. Dari jumlah tersebut sebanyak 13 hotel berbintang, 122 hotel melati, 480 pondok wisata, 254 restoran dan rumah makan, 101 SPA/Salon, 16 cycling tour, 4 rafting, 7 museum, dan 70 usaha 29
Bisnis Pariwisata: Sebuah Tinjauan transportasi wisata. Hal tersbut mulai memunculkan berbagai persoalan, mulai dari masalah lingkungan, sosial, persaingan harga, dan kemacetan. Padahal, konsep pariwisata di Ubud mengusung konsep pariwisata budaya, sehingga perlahan kini mulai mengalami pergeseran. Sehingga, saat ini menjadi destinasi yang disesaki pembangunan berbagai akomodasi wisata dan ada kemungkinan akan mengkikis wisata budaya di Ubud. Menurut anda bagaimana cara mengatasi masalah tersebut? 3. Coba akses web Tripadvisor.co.id atau web lain dan cari tempattempat wisata yang menarik di tingkal lokal, nasional, dan internasional. Pertanyaanya, apa yang menarik dari tempat wisata tersebut? Mengapa tempat wisata tersebut menarik tetapi belum banyak di kunjungi wisatawan? Mengapa tempat tersebut menarik dan bisa dikunjungi oleh banyak wisatawan? 4. Sebagai mahasiswa anda bisa berperan dalam promosi obyek wisata di sekitar anda. Lakukan survey lapangan ke obyek wisata yang menurut anda sangat menarik tetapi belum terkenal. Buat video-nya disertai dengan narasi promosi dari obyek wisata yang anda survey (keunggulan & kekurangan dari obyek wisata tersebut). Durasi maksimal video 5 menit dan upload ke blog anda. 5. Akses ke web www.simbelmawa.ristekdikti.go.id Buat proposal sesuai dengan aturan baku dari web tersebut. Proposal Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) dapat berupa: PKM Penelitian (PKM-P), PKM Kewirausahaan (PKM-K), PKM Pengabdian kepada Masyarakat (PKM-M), PKM Penerapan Teknologi (PKM-T), PKM Karya Cipta (PKM-KC) dan PKM Gagasan Tertulis (PKM-GT). ↜oOo↝ 30
Akuntansi Perhotelan
Bab 2
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan dan Struktur Organisasi Hotel
Tujuan Pembelajaran: 1. Pembaca mampu mengidentifikasi tentang usaha perhotelan. 2. Pembaca mampu mengetahui sejarah perkembangan usaha perhotelan. 3. Pembaca mampu menjelaskan tentang jenis dan penggolongan usaha perhotelan. 4. Pembaca mampu menjelaskan dan memahami struktur organisasi usaha perhotelan. Pokok Bahasan: 1. Pengertian usaha perhotelan dan karakteristiknya. 2. Sejarah perkembangan usaha perhotelan. 3. Jenis dan penggolongan usaha perhotelan. 4. Struktur organisasi usaha perhotelan.
31
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan A.
PENGERTIAN HOTEL DAN KARAKTERISTIKNYA Bagi wisatawan, hotel sebagai tempat penginapan diharapkan seperti rumah ideal atau a home away from home. Dihotel, para wisatawan dapat menyendiri, istirahat merebahkan diri, dan dengan mata mengawang sambil mendengarkan alunan musik yang lembut sambil menguas segala yang menyenangkan selama berwisata seharian. Semaraknya hotel sebagai tempat menginap tidak akan mudah terlupakan oleh wisatawan apabila yang melayani adalah orang-orang yang andal berwajah cerah, penuh dengan senyum persahabatan dan kekeluargaan, serta adanya fasilitas penunjang pariwisata yang lengkap. Usaha penyediaan akomodasi adalah usaha yang menyediakan pelayanan penginapan yang dapat dilengkapi dengan pelayanan pariwisata lainnya. Hotel merupakan salah satu jenis usaha penyediaan akomodasi. Hotel Proprietors Act (1956) menjelaskan hotel adalah suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima tanpa adanya perjanjian khusus. Grolier Electronic Publishing Inc. (1995) mengemukakan bahwa hotel adalah usaha komersial yang menyediakan tempat menginap, makanan, dan pelayanan-pelayanan lain untuk umum. AHMA (American Hotel & Motel Association) adalah suatu tempat yang menyediakan tempat menginap, makanan dan minuman, dan pelayanan lainnya untuk disewakan kepada tamu atau orang-orang yang tinggal untuk sementara waktu. Berdasarkan Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif No.PM.53/MH.001/MPEK/2013, tentang Standart Usaha Hotel menyebutkan hotel adalah usaha penyediaan akomodasi 32
Akuntansi Perhotelan berupa kamar-kamar di dalam suatu bangunan, yang dapat dilengkapi dengan jasa pelayanan makan dan minum, kegiatan hiburan dan/atau fasilitas lainnya secara harian dengan tujuan memperoleh keuntungan. Keputusan Menparpostel No.KM 37/PW.340/MPPT-86, tentang peraturan usaha dan penggolongan hotel menyebutkan hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa penunjang lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial. Sedangkan, penginapan atau losmen adalah suatu usaha komersial yang menggunakan sebagian atau seluruh dari bangunan yang khusus disediakan bagi setiap orang untuk memperoleh pelayanan sewa kamar untuk menginap. Dengan demikian bedanya dengan hotel adalah penginapan tidak menyediakan pelayanan makanan dan minuman serta jasa penunjang lainnya. Dari seluruh rumusan dan pengertian diatas, maka yang dimaksud dengan hotel adalah suatu badan usaha yang bergerak dibidang jasa dan didalamnya terdapat beberapa unsur pokok yang terkandung dalam pengertian hotel, yaitu: 1. Suatu jenis akomodasi. 2. Menggunakan sebagian atau seluruh bangunan yang ada. 3. Menyediakan fasilitas pelayanan jasa penginapan, 4. Menyediakan makan dan minuman serta jasa lainnya. 5. Fasilitas dan pelayanan tersebut disediakan untuk para tamu dan manyarakat umum yang menginap. 6. Berfungsi sebagai tempat sementara. 7. Dikelola secara komersial. Berdasarkan peraturan menteri kebudayaan dan pariwisata No.PM.86/HK.501/MKP/2010 tentang tatacara pendaftaran usaha penyediaan akomodasi, menjelaskan bidang usaha penyediaan 33
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan akomodasi meliputi jenis usaha: hotel, villa, pondok wisata, bumi perkemahan, persinggahan karavan, dan motel. 1. Hotel adalah penyediaan akomodasi secara harian berupa kamar-kamar di dalam 1 (satu) bangunan, yang dapat dilengkapi dengan jasa pelayanan makan dan minum, kegiatan hiburan serta fasilitas lainnya. 2. Villa adalah penyediaan akomodasi berupa keseluruhan bangunan tunggal yang dapat dilengkapi dengan fasilitas, kegiatan hiburan serta fasilitas lainnya. 3. Pondok wisata adalah penyediaan akomodasi berupa bangunan rumah tinggal yang dihuni oleh pemiliknya dan dimanfaatkan sebagian untuk disewakan dengan memberikan kesempatan kepada wisatawan untuk berinteraksi dalam kehidupan sehari-hari pemiliknya. 4. Bumi perkemahan adalah penyediaan akomodasi di alam terbuka dengan menggunakan tenda. 5. Persinggahan karavan adalah penyediaan tempat untuk kendaraan yang dilengkapi fasilitas menginap di alam terbuka dapat dilengkapi dengan kendaraannya. Dalam rangka meningkatkan daya saing destinasi pariwisata di Indonesia yang memiliki keindahan alam, keragaman budaya, dan populasi muslim terbesar di dunia, maka pemangku kepentingan industri pariwisata yang terdiri dari Pemerintah, Majelis Ulama Indonesia, swasta dan seluruh elemen masyarakat, bekerjasama untuk mengembangkan usaha pariwisata syariah. Usaha pariwisata syariah merupakan konsep yang mengintegrasikan nilai-nilai syariah ke dalam kegiatan pariwisata dengan menyediakan fasilitas dan pelayanan yang sesuai dengan ketentuan syariah. Salah satu usaha untuk merealisasikan pariwisata syariah maka dibuatkanlah nota kesepahaman antara 34
Akuntansi Perhotelan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif dengan Dewan Syariah Nasional dan Majelis Ulama Indonesia (DSN-MUI) Nomor NK.11/KS.001/W.PEK/2012, dan Nomor B–459/DSNMUI/XII/2012 tentang Pengembangan dan Sosialisasi Pariwisata Syariah, perlu dilakukan pengaturan mengenai penyelenggaraan Usaha Hotel Syariah. Usaha Hotel Syariah adalah usaha hotel yang penyelenggaraannya harus memenuhi kriteria dan prinsip-prinsip hukum Islam sebagaimana yang diatur fatwa dan/atau telah disetujui oleh Majelis Ulama Indonesia. Kriteria usaha hotel syariah adalah rumusan kualifikasi dan/atau klasifikasi yang mencakup aspek produk, pelayanan, dan pengelolaan. Usaha Hotel Syariah dapat digolongkan menjadi 2, yaitu Hotel Syariah Hilal-1 dan hotel Syariah Hilal-2. Sertifikat usaha hotel syariah diberikan oleh Dewan Syariah Nasional Majelis Ulama Indonesia (DSN-MUI). Pemberian sertifikat ini dilakukan setelah DSN-MUI melakukan audit untuk menilai kesesuaian produk, pelayanan, dan pengelolaan usaha hotel dengan kriteria usaha hotel syariah. Usaha hotel terdiri dari beberapa jenis operasi yang berbeda yang menyediakan produk dan jasa pada klien atau tamu. Ada beberapa karakteristik dari usaha hotel (Gray, 1996), yaitu: 1. Usaha musiman (seasonality of business), yang ditunjukkan dengan fluktuasi dalam volume penjualan pada saat peak season dan off season. 2. Mempunyai mata rantai distribusi dalam rentang waktu yang pendek. Seperti dalam operasi jasa makanan, dimana bahan mentah diolah menjadi produk jadi kemudian dijual dan menjadi kas dalam waktu yang relative singkat, sehingga investasi pada persediaan nilainya sangat kecil (rata-rata berkisar antara 5% dari total aktiva). 35
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan 3.
4.
B.
Merupakan industri yang menggunakan tenaga kerja secara intensif. Fasilitas pelayanan selama 24 jam, pemberian pelayanan yang cepat, dan mengutamakan kepuasan tamu. Sehingga, beban gaji merupakan elemen utama dalam kos penjualan. Investasi pada industri hotel sebagian besar dalam aktiva tetap, seperti kos konstruksi, furniture, elektronik dan lain-lainnya (biasanya berkisar 55%-85% dari total aktiva).
SEJARAH PERKEMBANGAN HOTEL DI EROPA DAN AMERIKA Kata hotel dulunya berasal dari kata Hospitium (bahasa Latin) artinya ruang tamu. Dalam jangka waktu lama kata hospitium mengalami proses perubahan pengertian dan untuk membedakan antara Guest Room dan Masion House yang berkembang pada saat itu, maka rumah-rumah besar disebut hostel. Kata hostel lambat laun huruf “s” padakata hostel tersebut menghilang atau dihilangkan orang, sehingga kata hostel berubah menjadi hotel seperti yang dikenal sekarang. Pada tahun 3000 Sebelum Masehi telah ada penginapan pertama yang berbentuk “inn”, yaitu rumah-rumah pribadi dengan beberapa kamar yang disediakan bagi pejalan kaki untuk istirahat atau tidur. Kemudian tahun 961 Sesudah Masehi, di Swiss-Alpine, Augustinian Monks membangun hotel Le Grand Saint Bernard Hospice yang diperuntukkan bagi orang yang berziarah dari dan ke Roma. City Hotel dibangun pertama kali di New York pada tahun 1794. Tahun 1800-an, Amerika menjadi negara pengembang usaha hotel yang utama, tapi karena harganya mahal hanya kaum hartawan yang dapat menikmati menginap di hotel mewah bergaya Eropa. Kemudian pada tahun 1829, Hotel Tremont House di Boston Amerika 36
Akuntansi Perhotelan yang pertama kali melengkapi hotelnya dengan lobby dan menyediakan kamar privat dengan pintu kamar dipasang kunci pengaman. Awal tahun 1990-an, pelayanan hotel secara professional mulai dikembangkan oleh Ellsworth M. Statler, seorang operator hotel Amerika, yang melengkapi kamar dengan kamar mandi privat dan kaca rias yang lebar. Pada pertengahan tahun 1900-an, mulai berkembangnya hotel-hotel yang dikelola oleh suatu mata rantai pengelola usaha hotel (individu atau suatu perusahaan yang memiliki beberapa hotel). C.
SEJARAH PERKEMBANGAN HOTEL DI INDONESIA Pada jaman penjajahan Belanda sudah ada usaha akomodasi yang dikelola secara komersial, tapi belum dikelola secara modern, seperti: 1. Hotel Savoy Homan di Bandung dibangun tahun 1888, kemudian direnovasi tahun 1937 dan selesai tahun 1939. 2. Hotel Preanger dibangun tahun 1897, kemudian baru pada tahun 1928 menjadi hotel yang lebih terkonsep. 3. Hotel Mij De Boer, hotel yang paling megah di Medan, didirikan tahun 1898 oleh Aeint Herman De Boer (Belanda), yang diperuntukkan bagi penguasa perkebunan dan pejabat pemerintah Belanda. Dalam rangka nasionalisasi pada tanggal 14 Desember 1957 diambil alih Indonesia dan berganti nama menjadi Hotel Dharma Bhakti, kemudian diubah lagi menjadi Hotel Dharma Deli. 4. Grand Hotel de Djokya, hotel lama di Malioboro – Yogyakarta didirikan tahun 1908 dan beroperasi tahun 1911, kemudian setelah renovasi diganti menjadi Hotel Garuda.
37
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan D. JENIS PENGGOLONGAN ATAU KLASIFIKASI HOTEL Klasifikasi atau penggolongan hotel adalah suatu sistem pengelompokan hotel kedalam berbagai kelas atau tingkatan, dan berdasarkan ukuran penilaian tertentu. Hotel dapat dikelompokan kedalam berbagai kriteria menurut kebutuhanya, namun ada beberapa kriteria yang dianggap paling lazim digunakan. Pengelompokan atau pengklasifikasi hotel didunia berlainan antara negara satu dengan negara lain. Sebagai contoh: 1. Negara Tiongkok menggunakan klasifikasi: Tourist class, standart & super class. 2. Negara Bulgaria, Kolombo, Equador, Syria, Kuwait menggunakan klasifikasi hotel kelas A, B, C, D dan E. 3. Indonesia pada tahun 1977, dengan keputusan Menparpostel No. PM.10/PW.301/Pdb-77 tentang usaha dan klasifikasi hotel yang direvisi terakhir dengan Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif No.PM.53/HM.001/MPEK/2013, tentang Standar Usaha Hotel. Hotel bintang dikelompokan kedalam 5 (lima) kelas hotel bintang, yaitu: 1. Bintang satu, 2. Bintang dua, 3. Bintang tiga, 4. Bintang empat, dan 5. Bintang lima. 6. Hotel nonbintang dapat disebut hotel melati. Standart usaha hotel merupakan rumusan kualifikasi atau penggolongan usaha hotel yang mencakup: 1. Aspek produk, 2. Aspek pelayanan, dan 3. Aspek pengelolaan hotel. 38
Akuntansi Perhotelan Penilaian standart usaha hotel digunakan untuk melakukan penggolongan kelas hotel bintang dan nonbintang berdasarkan persyaratan dasar, kriteria mutlak dan kriteria tidak mutlak. Kriteria mutlak dan tidak mutlak ditetapkan oleh menteri dan penilaian dapat dilakukan secara mandiri dan Lembaga Sertifikasi Usaha (LSU) Bidang Pariwisata. LSU bidang pariwisata adalah lembaga mandiri yang berwenang melakukan sertifikasi usaha di bidang pariwisata sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Contoh LSU Pariwisata yang ada dan terdaftar di PHRI Bali adalah LSUPariwisata Bali Mandiri. Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif No.PM.53/HM.001/MPEK/2013, menetapkan kriteria mutlak hotel bintang, meliputi: 1. Aspek produk, yang terdiri dari 12 unsur dan 15 sub unsur 2. Aspek pelayanan, meliputi 5 unsur dan 5 sub unsur 3. Aspek pengelolaan, meliputi 3 unsur dan 5 sub unsur Sedangkan kriteria tidak mutlak hotel bintang meliputi: 1. Aspek produk, yang terdiri dari 32 unsur dan 147 sub unsur 2. Aspek pelayanan, meliputi 14 unsur dan 40 sub unsur 3. Aspek pengelolaan, meliputi 6 unsur dan 21 sub unsur Penilaian hotel bintang menggunakan rentang nilai, sebagai berikut: 1. > 936 untuk kelas hotel bintang lima 2. 728-916 untuk kelas hotel bintang empat 3. 520-708 untuk kelas hotel bintang tiga 4. 312-500 untuk kelas hotel bintang dua, dan 5. 208-292 untuk kelas hotel bintang satu. Tujuan klasifikasi atau penggolongan hotel secara umum adalah:
39
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan 1.
Menjamin kualitas produk, pelayanan dan pengelolaan dalam rangka memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu. 2. Memberikan perlindungan kepada tamu, pengusaha hotel, tenaga kerja, dan masyarakat, baik untuk keselamatan, kesehatan, kenyamanan, keamanan, dan kemudahan dan pelestarian lingkungan hidup. 3. Sebagai pedoman teknis bagi calon investor untuk memilih investasinya dibidang usaha perhotelan apakah pada hotel berbintang atau melati. 4. Agar tercipta suatu persaingan yang sehat antara pengusaha hotel. 5. Supaya tercipta keseimbangan antara permintaan (supply) dan penawaran (demand) dalam usaha perhotelan. Fasilitas usaha hotel sebagai bagian integral dari usaha pariwisata, yang merupakan usaha akomodasi yang dikomersialkan, meliputi: 1. Kamar tidur (kamar tamu) 2. Makanan dan minuman 3. Pelayanan penunjang lain, seperti tempat rekreasi, fasilitas olah raga, fasilitas laundry dan sebagainya. Fasilitas-fasilitas hotel dapat dimanfaatkan atau digunakan oleh tamu yang menginap di hotel selama 24 jam atau tergantung jenis hotelnya. United State Lodging Industry membagi hotel menjadi beberapa jenis berdasarkan lamanya tamu menginap, yaitu: 1. Transient hotel Hotel ini biasanya berlokasi di tengah kota. Kepentingan tamu menginap sebagian besar adalah untuk urusan bisnis dan turis. 2. Residential hotel
40
Akuntansi Perhotelan Hotel ini pada dasarnya merupakan rumah-rumah berbentuk apartemen dengan kamar-kamarnya, dan disewakan secara bulanan atau tahunan. Hotel ini menyediakan kemudahankemudahan seperti restoran, layanan makanan diantar ke kamar, dan pelayanan kebersihan kamar. Dilihat dari lokasi hotel, maka hotel dapat dikelompokan menjadi dua, yaitu: 1. Resort hotel Hotel ini pada umumnya berlokasi di tempat-tempat wisata, dan menyediakan tempat-tempat rekreasi dan juga ruang serta fasilitas konferensi untuk tamu-tamunya. 2. City Hotel Hotel ini pada umumnya berlokasi ditengah kota, dan ruang serta fasilitas konferensi untuk tamu-tamunya. Dilihat dari jaringan pemasaranya, hotel dapat di kelompokan menjadi beberapa kelompok hotel: 1. Jaringan hotel internasional (international hotel chains) Hotel ini pengelolaanya dibawah hotel jaringan internasional sehingga pemasaran dan fasilitas antara jaringan hotel dalam satu group sama. 2. Jaringan hotel nasional (national hotel chains) Hotel ini pengelolaanya dibawah hotel jaringan nasional sehingga pemasaran dan fasilitas antara jaringan di satu group akan sama. 3. Hotel yang dikelola secara independen Hotel yang dimiliki secara personal sehingga dari segi pemasaran dan pengelolaannya tergantung dari pemiliknya. Perbedaan utama ke tiga (3) kelompok tersebut ada pada produk yang dihasilkan, yang memberikan kekuatan bagi konsumen
41
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan dan pengelola secara sendiri-sendiri untuk mempengaruhi permintaan dan penawaran. Dilihat dari tipe harga kamar (plan) yaitu penetapan harga kamar yang dikaitkan dengan penyediaan makanan dan minuman bagi tamu, maka hotel dikelompokan menjadi: 1. European Plan (EP) European Plan adalah sistem penetuan harga sewa kamar belum termasuk harga makanan. Jika ada tamu ingin makan,dan minum maka tamu dapat menggunakan fasilitas restaurant di hotel. Harga makanan dan minuman dibebankan tersendiri diluar harga sewa kamar. 2. American Plan (AP) American Plan adalah penetuan harga sewa kamar sudah termasuk harga makanan sebanyak dua atau tiga kali yang disajikan kepada tamu, tanpa memperhatikan apakah tamu tersebut makan atau tidak. Sistem American Plan dapat dibedakan menjadi dua: a. Full American Plan adalah harga sewa kamar hotel sudah termasuk harga sewa kamar ditambah harga tiga kali makan, yaitu: breakfast, lunch dan dinner. b. Modified American Plan adalah harga sewa kamar hotel sudah termasuk harga sewa kamar ditambah harga makan dua kali, yaitu: breakfast dengan lunch atau breakfast dengan dinner. 3. Continental Plan (CP) adalah harga sewa hotel sudah termasuk sewa kamar ditambah harga makan satu kali, yaitu breakfast. Jenis makanan breakfast yang disediakan adalah makanan continental. 4. Bermuda Plan (BP) adalah harga sewa kamr hotel sudah termasuk harga kamar ditambah harga makan satu kali, yaitu 42
Akuntansi Perhotelan breakfast. Jenis makanan breakfast yang disediakan adalah makanan ala American atau English. Kebanyakan hotel kecil, dikelola secara langsung oleh pemiliknya, tetapi pada hotel besar terdapat pemisahan antara pengelola dan pemiliknya. Dilihat dari kepemilikan dan manajemenya, hotel dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: 1. Propretary ownership adalah hotel yang tidak mempunyai hubungan kepemilikan atau pengelolaanya, dan tidak berinduk pada perusahaan yang lain. 2. Franchise adalah hotel yang pengelolaanya memakai cara atau pola yang diciptakan serta dikembangkan oleh perusahaan atau hotel-hotel lainnya. 3. Management Contract adalah hotel yang pemiliknya membeli jasa pengelolaan dari perusahaan lain dengan membayar sejumlah uang sesuai dengan perjanjian awal. Kegiatan utama dari suatu hotel adalah menyewakan kamar kepada tamu. Untuk bisa memberikan kepuasan kepada tamu keadaan kamar yang disewakan harus ada dalam keadaan bersih, nyaman, menarik, dan aman. Jenis-jenis kamar pada hotel dilihat dari jumlah/fasilitas tempat tidur di kamar pada dasarnya dapat dibedakan menjadi: 1. Single room adalah kamar untuk satu orang yang dilengkapi dengan satu buah tempat tidur berukuran single untuk satu orang 2. Twin room adalah kamar untuk dua orang yang dilengkapi dengan dua buah tempat tidur untuk dua orang tamu berukuran single. 3. Double room adalah kamar untuk satu orang yang dilengkapi dengan satu buah tempat tidur berukuran besar (double) untuk dua orang. 43
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan 4.
Double- Double room adalah kamar untuk empat orang yang dilengkapi dua kamar dengan dua buah tempat tidur berukuran double untuk dua orang. 5. Triple Room adalah kamar yang memiliki double bed untuk dua orang ditambah dengan extra bed. Adapun jenis kamar menurut harga atau tarif dan fasilitas yang ada dikamar dapat dibedakan menjadi: 1. Standard Room 2. Superior Room 3. Moderate Room 4. Suite Room adalah kamar yang terdiri dari dua bagian, yaitu kamar tidur untuk dua orang ditambah ruang tamu, ruang makan, dan sebuah dapur kecil. 5. Penthouse 6. Junior suite room, adalah sebuah kamar besar yang terdiri dari ruang tidur dan ruang tamu. 7. Excecutive/President suite room adalah kamar yang terdiri dari tiga kamar besar, yaitu kamar tidur, kamar tamu, ruang makan, dan sebuah dapur kecil. Dari segi status, pihak pengelola hotel dapat dibagi menjadi: 1. Hotel owner adalah pihak yang berstatus sebagai pemilik hotel. 2. Hotel operator adalah pihak yang berstatus sebagai pengelola operasional kegiatan hotel. 3. Hotel franchisor adalah pihak yang berstatus sebagai pemilik waralaba pengelolaan operasional kegiatan hotel dan berhak menjualnya kepada pihak lain, dalam hal ini hotel owner. Berdasarkan klasifikasi hotel berbagai tipe/kategori seperti yang telah dijelaskan maka secara mudah dapat dilihat pada Tabel 2.1
44
Akuntansi Perhotelan Tabel 2.1 Tipe Hotel Berdasarkan Tipe Atau Kategori No. 1
Dasar Pengelompokan Kelas atau tingkatan
2
Lamanya tamu menginap
3
Lokasi hotel
4
Jaringan pemasaranya
5
Tipe harga kamar (plan)
6
Kepemilikan & manajemenya
7
Jumlah tempat tidur di kamar
8
Menurut harga dan fasilitas
9
Segi status (pihak pengelola)
Tipe atau Kategori Hotel Melati Hotel Bintang satu (*) Hotel Bintang dua (**) Hotel Bintang tiga (***) Hotel Bintang empat (****) Hotel Bintang lima (*****) Transient Hotel Residential Hotel Resort Hotel Resort Hotel City Hotel International hotel chains National hotel chains Independen hotel European Plan (EP) American Plan (AP) Continental Plan (CP) Bermuda Plan (BP) Propretary ownership Franchise Management Contract Single room Twin room Double room Triple Room Standard Room Superior Room Moderate Room Suite Room Penthouse Junior suite room President suite room Hotel owner
45
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan Hotel operator Hotel franchisor
E.
STRUKTUR ORGANISASI HOTEL DAN DEPARTEMEN HOTEL Prinsip-prinsip pengelolaan manajemen hotel pada hakekatnya sama dengan prinsip-prinsip manajemen organisasi perusahaan pada umumnya. Prinsip-prinsip pengelolaan manajemen hotel didasarkan pada falsafah dan gaya manajemen yang dimiliki oleh pemilik dan manajemen hotel. Falsafah dan gaya manajemen yang bersifat konservatif atau agresif akan dijadikan sebagai suatu dasar untuk menetapkan visi dan misi perusahaan. Visi merupakan suatu gambaran ideal yang ingin dicapai oleh perusahaan dimasa mendatang. Sedangkan misi adalah suatu pernyataan tentang usaha hotel. Berdasarkan visi dan misi tersebut, maka hotel akan menyusun sasaran-sasaran yang hendak dicapai dalam bentuk kebijakan-kebijakan perusahaan, seperti: 1. Pangsa pasar yang dituju 2. Jenis produk yang dihasilkan 3. Standart produk yang dihasilkan 4. Keuntungan yang ingin dicapai 5. Pola hubungan antara perusahaan dengan karyawan, pemasok, komunitas, dan masyarakat disekitarnya. Struktur organisasi menunjukan suatu tingkatan hirarkis, dimana dari struktur organisasi tersebut dapat diketahui bagianbagian yang ada dihotel, hubungan antara bagian dihotel serta hubungan antara atasan dan bawahan. Dasar penyusunan organisasi antara satu hotel dengan hotel lain mempunyai kesamaan, karena setiap hotel mempunyai produk layanan yang sama, yaitu: sewa kamar, makanan, minuman, sport, kasino, golf, karaoke dan produk lainnya. Akan tetapi bentuk dan luas organisasi hotel akan berbeda
46
Akuntansi Perhotelan antara satu hotel dengan hotel yang lainnya. Perbedaan tersebut disebabkan karena adanya perbedaan-perbedaan: 1. Type dan jenis hotel 2. Size hotel (besar atau kecil) 3. Fisik bangunan hotel 4. Kemampuan tenaga kerja yang ada didalamnya. 5. Sistem manajemen dan pengelolaan yang diberlakukan. Struktur organisasi dirancang sesuai dengan kebutuhan hotel, semakin besar dan lengkap fasilitasnya maka struktur organisasinya juga semakin komplek. Berdasarkan struktur organisasi dapat ditentukan perkiraan jumlah karyawan yang dibutuhkan secara keseluruhan. Struktur organisasi pada hotel biasanya disusun berdasarkan fungsionalnya, seperti: marketing, accounting, personel, dan produksi. Struktur organisasi merupakan bagan organisasi dan rantai perintah. Dari struktur organisasi karyawan dan organisasi didalamnya mendapatkan informasi: 1. Kedudukan dirinya dalam organisasi, dalam batas dan jalur wewenang serta tanggung jawabnya sehingga mengurangi kebingungan karyawan untuk mendiskusikan komplain sesuai rantai komando atau perintah. 2. Mengetahui jenjang karier yang jelas melalui hirarki yang ada dalam jabatan-jabatan di struktur organisasi. 3. Memberi informasi tanggung jawab untuk jalur intruksi 4. Menunjukan jalur koordinasi dan kerjasama antar bagian melalui departemen dan seksi-seksi yang ada dalam organisasi, juga fungsi serta tugas masing-masing departemen dan seksiseksi yang ada sehingga meningkatkan efisiensi. Dari struktur organisasi dapat dipersiapkan analisis jabatan (Job Analysis) yang terdiri dari: 1. Uraian tugas (Job Description) 47
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan 2.
Standar manual pekerjaan (Standard operational procedure/SOP) 3. Spesifikasi jabatan (Job Specification) Job description menggambarkan kewajiban dari masing-masing posisi. Prosedur manual SOP (standard operational procedure) memberikan gambaran bagaimana pekerjaan atau kewajiban akan dilaksanakan. Struktur jabatan yang ada dihotel, seperti: 1. Manajer: General Manajer, Resident Manajer 2. Head/Manajer Departement: Room, Food & Beverage, Accounting, Maintenance & Engineering. 3. Chef: Kitchen, Pastry 4. Assistant manajer 5. Supervisor 6. Staff Departemen-departemen yang ada pada usaha hotel merupakan gambaran dasar untuk menyusun organisasi pada hotel. Adapun departemen-departemen yang ada pada usaha hotel adalah: Room Departement: 1. Front Office, berfungsi dalam memberikan pelayanan pada bagian depan hotel. 2. Room Division, berfungsi dalam administrasi yang berkaitan dengan kamar. 3. Housekeeping, berfungsi dalam masalah penyiapan dan pembersihan kamar. 4. Reservation, berfungsi menerima reservasi dari tamu atau agen. 5. Bellboy, berfungsi memberikan pelayanan mengantar dan membantu tamu membawa barang. 6. Operator, berfungsi memberikan pelayanan melalui telepon.
48
Akuntansi Perhotelan Food & Beverage Departement: 1. Cook, berfungsi menyiapkan menu sesuai order dan bertugas pada F & B produksi. 2. Steward, berfungsi membantu cook dan membersihkan peralatan di dapur. 3. Waiter/Waitress, berfungsi memberikan pelayanan pada tamu dan bertugas pada F & B service. Accounting Departement: 1. General Cashier, berfungsi mengadministrasikan penerimaan dan pengeluaran kas dan bertugas pada back office. 2. Income Auditor, berfungsi melaporkan pendapatan hotel dan bertanggung jawab atas pengendaliannya. 3. Credit, berfungsi melakukan analisa kredit dan kebutuhan modal kerja hotel. 4. Staff (Account Receivable, Account Payable), berfungsi membantu administrasi piutang dan hutang. 5. Bookkeeper, berfungsi membuat penyesuaian dan memposting data akuntansi serta menyusun laporan keuangan. Marketing/Sales, berfungsi dalam administrasi pemasaran hotel. Personnel, berfungsi dalam administrasi karyawan hotel. Minor Departement: 1. Operator, berfungsi memberikan pelayanan telepon. 2. Laundry, berfungsi memberikan pelayanan laundry. 3. Sport, berfungsi memberi pelayanan fasilitas olah raga. 4. Sauna dan lain-lain. Departemen lain yang menunjang usaha perhotelan antara lain: 1. Purchasing, berfungsi melakukan pembelian barang keperluan hotel. 2. Security, berfungsi menjaga keamanan hotel.
49
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan 3.
Houseman, berfungsi melakukan pembersihan area di luar kamar. Wygant et. al (2008), membagi struktur organisasi dalam hotel menjadi tiga kategori, yaitu: 1. Hotel kecil, 2. Hotel sedang, 3. Hotel besar. Ketiga struktur organisasi tersebut dapat di lihat pada Gambar. Secara garis besar pengelompokan ke hotel kecil, sedang, dan besar bergantung pada jumlah kamar yang dimiliki oleh hotel. Struktur Organisasi (a) Hotel Kecil General Manager
Audit
Maintenance
Sales
Front Desk
Housekeeping
Struktur Organisasi (b) Hotel Sedang General Manager Rooms
Reservation Front Office Housekeeping Laundry Security Engineering
50
Food & Beverages Food Services Room Services Beverage Service Convention & Catering Stewarding
Human Resources
Marketing & Sales
Employee Recruitment Benefit Manager Training
Sales Manager Traditional Travel Online Travel
Accounting
Ass. Controllers Finance Operations Purchasing Storeroom F & B Controller Credit Systems
Akuntansi Perhotelan Struktur Organisasi (c) Hotel Besar
Sumber: Wygant et. al (2008)
51
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Jelaskan yang dimaksud dengan usaha perhotelan. 2. Jelaskan perkembangan usaha perhotelan, dan negara mana yang merintis perkembangan pada usaha perhotelan. 3. Sebutkan faktor-faktor yang menentukan penggolongan usaha perhotelan. 4. Apa yang mendasari penyusunan struktur organisasi usaha perhotelan. 5. Sebutkan fungsi-fungsi yang ada pada usaha perhotelan. KASUS DAN LATIHAN: 1. Amatilah keindahan alam, potensi sumber daya alam, adat, budaya, dan cara hidup masyarakat disekitar anda. Jika anda sebagai pengusaha dibidang pariwisata, apa yang dapat dikembangkan didaerah tersebut? Apakah memungkinkan untuk dibagun hotel, Restaurant, atau pengelolaan obyek wisata? Pertimbangkan jawaban anda dari aspek pemasaran, aspek teknis dan teknologi, aspek lingkungan, dan aspek ekonomi dan sosial, dengan asumsi tinjauan dari aspek keuangan dan manajemen telah terpenuhi. 2. Pemerintah mengeluarkan larangan instansi pemerintah menyelenggarakan meeting atau rapat di hotel. Larangan atau peraturan tersebut menimbulkan keresahan dikalangan pelaku pariwisata, karena kebijakan tersebut merugikan pengusaha perhotelan (khususnya hotel) yang pendapatan utamanya bersumber dari meeting, incentive, convention, and exhibition (MICE). Pelaku pariwisata mengharapkan pemerintah mengkaji ulang kebijakan tersebut karena akan mengurangi pendapatn usaha perhotelan dari MICE dalam negeri.
52
Akuntansi Perhotelan 3.
Bagaimana menurut anda keluhan pelaku pariwisata dan kebijakan yang ditetapkan oleh pemerintah tersebut? ↜oOo↝
53
Ruang Lingkup Usaha Perhotelan
54
Akuntansi Perhotelan
Bab 3
Akuntansi Perhotelan
Tujuan Pembelajaran: 1. Pembaca mampu menjelaskan definisi dan peran akuntansi pada usaha perhotelan. 2. Pembaca mampu menerangkan dan membedakan antara system dan prosedur akuntansi. 3. Pembaca mampu menerangkan SPI di perhotelan (unsur-unsur SPI, lingkup SPI, merancang SPI). 4. Pembaca mampu membuat bagan dan menerangkan rerangka konseptual akuntansi. 5. Pembaca mampu menunjukkan struktur organisasi di departemen akuntansi pada usaha perhotelan. Pokok Bahasan: 1. Definisi dan peran serta siklus akuntansi pada usaha perhotelan. 2. Peran sistem dan prosedur akuntansi di hotel. 3. Peran Sistem Pengendalian Intern di sebuah hotel. 55
Akuntansi Perhotelan 4. 5.
A.
Peran rerangka konseptualdalam membuat informasi keuangan di hotel. Struktur organisasi di departemen akuntansi pada usaha perhotelan.
DEFINISI DAN PERAN AKUNTANSI Akuntansi sangat erat kaitanya dengan informasi akuntansi. Badan berwenang dan beberapa ahli memberi pengertian yang bervariasi tergantung pada sudut pandang dan penekanan yang mereka anut. Disamping itu, pengertian akuntansi juga berubah sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan dibidang tehnologi, khususnya kemajuan dibidang tehnologi komputer dan telekomunikasi. Definisi resmi yang mula-mula diajukan adalah definisi dari Accounting Terminologi Bulletin No.1 (1965) yang diterbitkan oleh APB yaitu suatu komite penyusun prinsip akuntansi yang dibentuk oleh AICPA. “Accounting is the art of recording, classifying, and summarizing in a significant manner and in terms of money, transaction and event which are, in part at least, of financial character, and interpreting the result there off”. Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, dan menginterprestasikannya hasil proses tersebut. Art atau seni dari definisi diatas lebih mempunyai konotasi sebagai kerajinan dan ketrampilan atau pengetahuan terapan yang isi dan strukturnya disesuaikan dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan. Karena semakin luasnya fungsi dan berkembangnya praktik akuntansi, definisi diatas dirasa kurang memadai. Oleh karena itu diperlukan suatu pengetahuan untuk dapat memilih atau merancang 56
Akuntansi Perhotelan akuntansi secara bijaksana sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi bisnis maupun pemerintah. Berdasarkan hal tersebut, maka direvisilah definisi akuntansi: “Accounting is the body of knowledge and function concerned with systematic originating, authenticating, recording, classifying, processing, summarizing, analyzing, interpreting, and supplying of dependable and significant information covering transactions and events which are, in part of least, of a financial character, required for the management and operation of an entity and for report that have to be submitted there on to meet fiduciary and other responsibilities”. Akuntansi adalah seperangkat pengetahuan dan fungsi yang berkepentingan dengan masalah pengadaan, pengabsahan, pencatatan, pengklasifikasian, dan penyajian secara sistematis informasi yang dapat dipercaya dan berdaya guna tentang transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan yang diperlukan dalam pengelolaan dan pengoperasian suatu unit usaha dan yang diperlukan untuk dasar penyusunan laporan keuangan yang harus disampaikan untuk memenuhi pertanggungjawaban pengurusan keuangan dan lainya. Pada definisi ini, akuntansi tidak dipandang semata-mata sebagai proses dan alat tetapi merupakan seperangkat pengetahuan (body of knowledge) tentang bagaimana menghasilkan informasi keuangan untuk keperluan pengendalian perusahaan dan pertanggungjawaban. Selain itu, akuntansi juga sudah mempunyai struktur penalaran dan cakupan materi yang jelas sehingga akuntansi dapat diajarkan secara sistematis dan bernalar. Adanya seperangkat pengetahuan juga memberi isyarat bahwa keahlian akuntansi telah dapat disebut sebagai profesi dan hanya orang-orang yang telah dianggap menguasai seperangkat pengetahuan tersebut dan memenuhi syaratsyarat tertentu lainya yang dapat menjalankan profesi akuntansi.
57
Akuntansi Perhotelan Definisi akuntansi menjadi lebih luas lagi sebagaimana yang dimuat dalam Statement of Accounting Principle Board No.4 (1970) sebagai berikut: ”Accounting is a service activity. Its function is to provide quantitative information, primary financial in nature, about economic entities that intended to be useful in making economic decisions”. Akuntansi adalah kegiatan jasa. Kegiatannya adalah menyediakan informasi kuatitatif tentang unit-unit usaha ekonomik, terutama bersifat keuangan yang diperkirakan bermanfaat dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomik. Disini akuntansi menghasilkan informasi tidak hanya untuk kepentingan pengendalian dan pertanggungjawaban tetapi lebih luas lagi yaitu menghasilkan informasi untuk mempengaruhi para pelaku ekonomi dalam perekonomian suatu Negara. Oleh karena sifatnya yang demikian, Sudibyo (1987) memasukan bidang pengetahuan akuntansi dalam lingkup tehnologi. Sebagai tehnologi, Sudibyo (1987) mendefinisikan akuntansi sebagai rekayasa (reeginering) informasi dan pengendalian keuangan. Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di semua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi juga ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi dalam usaha hotel ditunjukkan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, dimana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatannya. B.
SIKLUS AKUNTANSI (ACCOUNTING CYCLE) Siklus akuntansi dibuat berdasarkan siklus operasional (Gambar 3.1) dari sebuah perusahaan. Pemahaman siklus akuntansi 58
Akuntansi Perhotelan akan lebih sempurna jika dimulai dari mulai berdirinya perusahaan. Pemahaman ini akan memperjelas persamaan dasar akuntansi, yaitu:
Aktiva
Hutang
=
Modal
+
Gambar: 3.1 Siklus Kegiatan perusahaan (Bussinis Cycle) Investor
1. Pembagian Laba = Ke Investor 2. Membayar Hutang= Ke kreditur
9
Kreditor
1
Investor = Setor Modal Kreditor = Memberi pinjaman
8
2
Uang Tunai
Menjual: 1. Barang 2. Jasa
7
3
1. Aktiva Tetap = Alat produksi 2. Persediaan = Untuk melakukan aktivitas produksi: a. Bahan baku, BTKL, BOP b. Biaya Pemasaran c. Biaya Administrasi & umum
6
4
Aktivitas: 1. Produksi 2. Pemasaran 3. Adminsitra si & umum
5
Menghasilkan: 1. Barang 2. Jasa
Penjelasan: 1. Salah satu asumsi dasar yang mendasari struktur dalam akuntansi keuangan adalah asumsi entitas ekonomi (economic entity assumption) artinya setiap badan usaha didirikan harus 59
Akuntansi Perhotelan terpisah kepemilikannya dari hak milik pribadi dan kepemilikan badan usaha. Dengan kata lain, aktivitas bisnis harus dipisahkan atau dibedakan dengan aktivitas pemiliknya dan dengan setiap entitas bisnis yang dibangun. 2. Seorang pemodal atau investor akan mendirikan hotel maka dia akan menginvestasikan (uang tunai) ke hotel yang akan didirikan. Oleh manajemen hotel, investasi ini akan dicatat dalam akuntansi hotel, sebagai berikut: Aktiva (Kas) = Modal 3. Manajemen hotel memanfaatkan uang tunai (kas) untuk membeli tanah dan membangun gedung hotel sesuai dengan keinginan pemilik modal. Pembangunan ini oleh manajemen hotel, sebagai berikut: Aktiva (Kas + Gedung + Tanah) = Modal 4. Setelah proses pembangunan hotel selesai maka kamar-kamar hotel siap dipasarkan ke pelanggan. 5. Hotel adalah perusahaan jasa yang aktivitas utamanya menyewakan kamar dan memberi pelayanan makanan dan minuman. 6. Kamar-kamar hotel yang telah diisi perlengkapannya maka kamar-kamar tersebut siap dihuni oleh tamu hotel. 7. Hasil penjualan kamar-kamar tersebut akan menghasilkan uang tunai jika sistem penjualannya adalah tunai. Siklus usaha ini akan berulang-ulang transaksinya setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Jumlah transaski dalam satu hari bisa lebih dari satu, ratusan atau bahkan ribuan dari aktivitas usaha pokoknya. Aktivitas yang jumlahnya banyak diharapkan bisa menghasilkan keuntungan bagi manajemen hotel. Keuntungan dari usaha ini dapat digunakan untuk mengembangkan usaha atau akan di bagikan ke pemilik modal sebagai pembagian laba. Jika, keuntungan dan modal 60
Akuntansi Perhotelan awal yang dimiliki oleh perusahaan dirasa masih kurang, maka manajemen bisa mencari pinjaman (kredit) ke bank untuk pengembangan usahanya. Siklus akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha lainya, seperti nampak pada Gambar 3-2: Gambar 3.2 Siklus Akuntansi
Identifikasi dan pengukuran transaksi dan kejadian lain
Transaksi Akuntansi
Jurnal Balik (Akun Riil)
Jurnal Penutupan (Akun Nominal)
Bukti Transaksi Bukti Kas Bukti Penjualan Bukti Pembelian Bukti Retur & Potongan Umum & Khusus
Pencatatan
Klasifikasi
Buku Kas Buku Penjualan Buku Pembelian Buku Retur & Potongan Buku Umum & Khusus
BUKU BESAR
Jurnal khusus JK Kas Masuk JK Kas Keluar JK Penjualan JK Pembelian JK Retur & Potongan Jurnal Umum
Penyusunan Laporan Keuangan 1. 2. 3. 4.
Neraca Lajur (Opsional)
Neraca Laba Rugi Perubahan Modal Aliran Kas
Analisis dan Interprestasi
Neraca Saldo Yang Disesuaikan
Peringkasan
Neraca Percobaan
Buku Pembantu - Piutang - Persediaan - Aktiva Tetap - Hutang
Penyesuaian Akrual
- Pembayaran uang muka - Pos-pos taksiran - Penyusutan Aktiva Tetap
Pengguna Laporan Keuangan
61
Akuntansi Perhotelan Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi dan berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual maupun menggunakan aplikasi komputer. Ada beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu: 1. Penjualan produk dan jasa, Agar efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi maka transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan. Diakhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan. 2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement), Penerimaan kas merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan tunai. Pengeluaran kas merupakan aktivitas pembayaran hutang ataupun pembelian tunai. Penjualan tunai dan pengeluaran kas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan buku bank. Setelah diakhir periode dibuatkan jurnal khusus penerimaan dan pengeluaran kas. 3. Pembelian produk dan jasa secara kredit. Untuk efisiensi dav mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa secara kredit dicatat dalam buku khusus pembelian, diakhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian. 4. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan tersebut bekerja. Setelah itu baru dibuat jurnal alokasi sesuai dengan departemennya. Dasar akuntansi untuk usaha hotel menggunakan double-entry bookkeeping, dimana setiap entry data minimal akan mempengaruhi
62
Akuntansi Perhotelan dua akun yang berbeda atau berlawanan sehingga nilai atau hasil dua sisi yang berlawanan akan sama. 1. Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan kredit. Jurnal bisa dilakukan secara bulanan (monthly journal) yang biasanya digunakan untuk mempermudah jurnal harian, dimana jumlah secara harian diakumulasikan dan jurnal tunggal dibuat atas transaksi bulanan. 2. General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual. 3. Trial balance, menunjukkan daftar saldo akun dalam suatu periode. 4. Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan pada akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan. C.
PENGENDALIAN INTERN, SISTEM, DAN PROSEDUR AKUNTANSI Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan pelaporan keuangan, 2. Efektivitas dan efisiensi operasi, dan 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Salah satu tujuan pengendalian intern adalah keandalan laporan keuangan. Untuk mewujudkan laporan keuangan yang handal diperlukan sistem dan prosedur sebagai proses dalam penyajian dan pelaporan keuangan.
63
Akuntansi Perhotelan Sistem dapat dijelaskan dari dua pedekatan, yaitu: pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dari pendekatan prosedur, sistem adalah kumpulan dari prosedur- prosedur yang dilengkapi dengan formulir dan catatan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Contoh dari pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi yang merupakan kumpulan dari prosedur penerimaan dan pengeluaran kas, prosedur penjualan, prosedur pembelian dan buku besar. Jadi dapat dikatakan sistem akuntansi terdiri dari sub-sistem yang saling berkaitan. Cecil Gillespie (1971) menyatakan bahwa sistem akuntansi terdiri dari: 1. Subsistem akuntansi Utama a. Kode rekening b. Buku besar dan buku pembantu c. Jurnal d. Bukti transaksi 2. Subsistem penjualan dan penerimaan uang a. Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur b. Distribusi penjualan c. Piutang d. Penerimaan uang dan pengawasan kredit 3. Subsistem Pembelian dan pengeluaran uang a. Order pembelian dan laporan penerimaan barang b. Distribusi pembelian dan biaya c. Hutang d. Prosedur pengeluaran uang 4. Subsistem pencatatan waktu dan penggajian a. Personalia b. Pencatatan personalia dan waktu c. Penggajian 64
Akuntansi Perhotelan d. Distribusi gaji dan upah Subsistem produksi dan biaya produksi a. Order produksi b. Pengawasan persediaan c. Akuntansi biaya Sedangkan dari pendekatan komponen, sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dari pendekatan komponen misalnya adalah sistem komputer yang terdiri kumpulan dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Prosedur adalah urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian/departemen atau lebih untuk menangani transaksi secara seragam dari transaksi yang sama dan terjadi berulang-ulang. Pekerjaan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar. Tujuan utama dari sistem khususnya sistem informasi adalah untuk menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar, yaitu: 1. Tepat kepada orangnya (relevance), 2. Tepat waktu (timeliness), dan 3. Tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran informasi yang tidak didukung oleh ketiga pilar tersebut tidak dapat dikatakan sebagai informasi yan berguna, tetapi merupakan informasi sampah (garbage). SFAC No.2, “Qualitative Characteritics of Accounting Information”, menjelaskan karakteristik yang membuat infromasi 5.
65
Akuntansi Perhotelan akuntansi bermanfaat. Untuk menjelaskan hal tersebut dapat digambar karakteristik informasi akuntansi pada Gambar 3.3. Gambar 3.3: Karakteristik Kualitatif Informasi Akuntansi Users of Accounting Information
Decision Makers and Their Characteristics
Cost < Benefits Materiality
Constraints
User-Specific Qualities
(Pervasive Constraints) (Threshold for Recognition) Understandability
Pervasive Criterion
Decision Usefulness
Relevance
Primary Qualities
Ingredients of Primary Qualities
Secondary Qualities
Predictive value
Feedback value
Reliability
Timeliness
Comparability
Verifiability
Representational/F aithfulnesss
Neutrality
Consistency
Tugas dari sistem khususnya sistem informasi adalah melakukan siklus pengolahan data (data processing life cycle) atau disebut juga siklus informasi (information life cycle). Sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu: 66
Akuntansi Perhotelan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
komponen input komponen model komponen output komponen tehnologi komponen data base komponen control. Komponen-komponen sistem dapat digambarkan pada Gambar
3.4. Gambar 3.4 Komponen Sistem Informasi
Input Data
Model Diolah
Output
Informasi
Data Base
Tehnologi
1.
Komponen Input Input dari sistem informasi berupa data yang akan diolah oleh sistem informasi. Data sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap dari peristiwa atau data yang terjadi, contohnya reservation card, guest regritration, guest bill, 67
Akuntansi Perhotelan cash receipt dan lain-lainya . Fungsi dokumen dasar (formulir), yaitu: a. Untuk menunjukan jenis dari data yang dikumpulkan. b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten, dan akurat. c. Data disebutkan satu persatu, sehingga data akuntansi akan lengkap. d. Sebagai alat pendistribusi data antar departemen, karena tembusan atau copynya diberikan ke departemen lain. e. Sebagai pembuktian bahwa transaksi tersebut sah (valid), sehingga sangat berguna untuk audit trail. f. Dapat digunakan sebagai buck up dari file-file komputer. Sehingga secara ringkas proses input data dapat digambar pada Gambar 3.5: Gambar 3.5 Proses input data dari dokumen dasar
Data
2.
68
Dokumen Dasar
Proses Input Data
Komponen Model Model-model yang digunakan dalam sistem informasi dapat berupa model logika dan model matematika. Contoh model logika adalah untuk melihat barang mana yang sudah harus dipesan kembali, dapat dilihat dari sisa barang yang tersedia apakah sudah sama atau lebih kecil dengan titik reorder point. Sedangkan untuk model matematika, misalnya inventory beverage dengan kode barang 1104 harus dipesar kembali 100 krat. Pertanyaanya adalah mengapaharus pesan 100? Mengapa tidak kurang dari seratus? Karena setelah dihitung dengan
Akuntansi Perhotelan
3.
4.
5.
6.
model matematika atau Economics Order Quatity (EOQ) order seratus itu adalah order yang paling ekonomis. Komponen Output Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan datayang ada di data base dan diproses menggunakan model tertentu. Contoh output sistem informasi adalah Laporan barang yang harus dipesan kembali ataupun laporan jumlah barang yang hasus dipesan. Komponen data base Data base adalah kumpulan dari data base yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer (hard disk) dan digunakan perangkat lunak (soft ware) untuk memanipulasinya. Paket perangat lunak (soft ware) disebut dengan DBMS (Data base management systems). Contoh DBMS adalah dBASE, Fox Base, Microsoft Access,Oracle dan lainlainya. Komponen tehnologi Tehnologi merupakan komponen yang penting dari sistem informasi. Tanpa adanya tehnologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan infromasi yang tepat waktu (time liness). Tehnologi yang memegang peran penting adalah tehnologi komputer (hard ware dan soft ware) dan tehnologi dibidang telekomunikasi. Komponen kontrol Komponen kontrol diperlukan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan dari sistem informasi adalah informasi yang akurat. Sistem pengendalian dalam sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem pengendalian umum (general control system) dan sistem pengendalian aplikasi (application control system). Pengendalian umum dapat terdiri dari: 69
Akuntansi Perhotelan 1. Pengendalian Organisasi 2. Pengendalian dokumentasi 3. Pengendalian perangkat keras 4. Pengendalian keamanan fisik 5. Pengendalian keamanan data 6. Pengendalian komunikasi Pengendalian applikasi dapat dikelompokan menjadi pengendalian input, pengendalian proses dan pengendalian output. Pengendalian aplikasi biasanya sudah diprogramkan di perangkat lunaknya, seperti: control digit check, reasonable check, zero balance check, matching check, batch control check. D. STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN Pengendalian intern (internal cotrol) dapat mempunyai arti sempit atau luas. Dalam arti sempit pengendalian intern adalah pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (cross footing) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam arti luas AICPA mendefinisikan pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat yang dikordinasikan dan digunakan dalam perusahaan dengan tujuan: (1) untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, (2) memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, (3) memingkatkan efisiensi didalam operasi, dan (4) membantu menjaga dipatuhinya peraturan dan kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Secara garis besar pengendalian intern diatas dapat dikelompokan menjadi dua, yaitu: (1) pengendalian akuntansi (accounting control) (2) pengendalian administratif (administrative control). Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan semua prosedur serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan
70
Akuntansi Perhotelan aktiva dan dapat dipercayainya catatan keuangan. Dalam pengendalian akuntansi biasanya mencakup pengendalian seperti: 1. Prosedur pengesahan dan persetujuan, 2. Pemisahan tugas antara pihak yang mencatat dan membuat laporan dengan pihak pelaksana atau penyimpanan aktiva, pengawasan phisik atas aktiva, dan internal auditor. Pengendalian Administratif terdiri dari struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang berkaitan dengan efisiensi operasi dan dipatuhinya peraturan dan kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Pengendalian administratif ini biasanya mencakup pengendalian seperti: 1. Analisis statistik, 2. Program pelatihan karyawan, 3. Kontrol kwalitas pelayanan dan lain-lainya. Pegendalian akuntansi biasa disebut preventive control yang bertujuan untuk mencegah terjadinya ketidak effisienan, sedangkan pengendalian administratif biasa disebut administrative control atau feedback control yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai hasil operasi, apakah pelaksanaan pekerjaan menyimpang dari rencananya, adanya efisiensi dan ketidak efisienan. Untuk memenuhi tujuan diatas, terdapat beberapa elemen yang merupakan ciri pokok dari sistem pengendalian intern yang baik, yaitu: 1. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat dan tegas. 2. Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhdap harta milik perusahaan, hutang, pendapatan dan biaya. 3. Adanya praktek yang sehat didalam menjalankan tugas dan fungsi disetiap bagian dalam organisasi. 71
Akuntansi Perhotelan 4.
Tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan fungsi, tugas dan tanggungjawabnya. 5. Adanya pengecekan independen. Struktur pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway) adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen dan pegawai lainnya yang didesain untuk memperoleh keyakinan yang memadai terkait dengan tujuan: 1. Kehandalan dari laporan keuangan 2. Efektivitas dan efisiensi dari aktivitas operasi 3. Ketaatan kepada peraturan perundangan dan kebijakan yang terkait. Struktur pengendalian intern menurut COSO terdiri dari lima komponen yakni: 1. Lingkungan pengendalian (control environment) Manajemen dan seluruh pegawai harus menciptakan (estanblish) dan memelihara lingkungan dalam keseluruhan organisasi yang menimbulkan perilaku positif dan mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat (conscientious). 2. Penilaian resiko (risk assessement) Pengendalian intern harus menyediakan penilaian resiko yang dihadapi oleh organisasi baik yang bersumber dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi. 3. Aktivitas pengendalian (control activities) Aktivitas pengendalian intern membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas pengendalian harus efisien dan efektive mencapai tujuan pengendalian.
72
Akuntansi Perhotelan 4.
Informasi dan komunikasi (information and communication) Informasi harus dicatat dan dikomukasikan kepada manajemen dan satuan kerja lainnya dalam suatu entitas yang membutuhkan, dalam bentuk dan jangka waktu yang memungkinkan untuk menyelenggarakan pengendalian intern dan tanggungjawab lainnya. 5. Pemantaun (monitoring) Pemantaun pengendalian intern harus selalu menilai kualitas kinerja dan memastikan bahwa temuan audit atau reviue lainya diselesaikan tepat waktu. The Canadian Institute of Chartered Accountants Criteria of Control Committee (CoCo) telah menyusun model pengendalian intern yang mirip dengan COSO tetapi mempunyai perbedaan yang cukup signifikan. CoCo memfokuskan diri pada empat pertanyaan utama yakni: 1. Apakah perusahaan mempunyai tujuan yang benar? 2. Apakah perusahaan tersebut mempunyai aktivitas pengendalian yang memadai? 3. Apakah perusahaan tersebut mempunyai kapabilitas, komitmen dan lingkungan yang tepat? 4. Apakah perusahaan tersebut melakukan monitoring, pembelajaran dan mengadaptasi? Coco mempunyai empat komponen untuk menjawab keempat pertanyaan tersebut yakni 1. Purpose, 2. Commitment, 3. Capabililty dan 4. Monitoring and learning.
73
Akuntansi Perhotelan Keempat komponen tersebut merupakan siklus yang sangat mudah dipahami seperti digambarkan dalam gambar berikut ini: 1. Purpose a. Tujuan harus dinyatakan dan dikomunikasikan kepada seluruh stakeholders. b. Risiko signifikan baik dari dalam maupun luar organisasi yang terkait dengan pencapaian tujuan harus diidentfikasikan dan dinilai. c. Kebijakan yang didesain untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi dan pengelolaan risiko harus dibuat, dikomunikasikan dan dipraktekan sehingga pegawai mengerti apa yang diharapkan dan kebebasan yang diperlukan untuk bertindak. d. Perencanaan untuk menuntun pencapaian tujuan organisasi harus disusun dan dikomunikasikan. e. Tujuan dan perencanaan terkait harus mencantumkan target dan indikator kinerja. 2. Commitment a. Nilai-nilai etika termasuk integritas harus dibuat secara formal, dikomunikasikan kepada seluruh stakeholders dalam organisasi. b. Kebijakan dan praktek manajemen SDM harus konsisten dengan etika dan nilai-nilai dan pencapaian tujuan. c. Wewenang, tanggungjawab dan tanggunggugat harus secara jelas didefinisikan dan konsisten dengan tujuan organisasi sehingga keputusan-keputusan dan perlaku-perilaku diperagakan dengan benar oleh pegawai. d. Atmosifr kepercayaan yang tinggi harus dipelihara dan didukung oleh informasi yang mengalir antara pegawai dan
74
Akuntansi Perhotelan
3.
4.
kinerja mereka dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi. Capability a. Pegawai harus memiliki pengetahuan, keahlian dan peralatan yang cukup untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. b. Proses komunikasi harus mendukung nilai dan pencapaian organisasi atas tujuan yang telah ditetapkan. c. Informasi yang cukup dan relevan harus diidentifikaskan dan dikomunikasikan pada saat yang tepat sehingga pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik. d. Tujuan dan aktivitas dari bagian-bagian yang berbeda dalam suatu organisasi harus dikoordinasikan. e. Aktivitas pengendalian harus didesain sebagai kesatuan yang menyeluruh dari suatu organisasi dengan mempertimbangkan tujuan, risiko dan hubungan terkait antar komponen pengendalian. Monitoring & Learning a. Lingkungan internal dan eksternal harus dimonitor untuk memperoleh informasi sehingga tujuan dan pengendalian organisasi tetap mutakhir. b. Kinerja harus dimonitor dibandingkan dengan target dan indikator yang telah ditetapkan. c. Asumsi yang digunakan dalam penentuan tujuan dan sistem harus secara periodik dikaji ulang. d. Informasi yang dibutuhkan harus dikaii terus menerus sesuai dengan adanya perubahan tujuan atau adanya pelaporan yang menunjukan penyimpangan.
75
Akuntansi Perhotelan e.
Prosedur tindaklanjut harus disusun dan dilakukan untuk menjamin bahwa perubahan dan kegiatan yang tepat dilakukan. f. Manajemen secara periodik menilai efektivitas pengendalian dan kemudian mengkomunikasikan hasilnya kepada para pihak yang bertanggungjawab. Dalam prakteknya, model yang dibangun untuk menyusun sistem pengendalian intern yang baik harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Pengendalian intern seharusnya tidak dilihat sebagai suatu kelompok kegiatan yang berdiri sendiri, tetapi lebih merupakan suatu rangkaian aktivitas yang terjadi pada seluruh operasi entitas secara berkesinambungan, dengan berfokus pada risiko operasi. Pengendalian intern harus merupakan bagian yang utuh dari setiap sistem yang digunakan manajemen untuk mengatur dan memandu operasi entitas (yaitu, suatu bagian yang utuh dari infrastruktur), bukan sebagai suatu sistem yang terpisah. 2. Manfaat pengendalian intern harus lebih besar dari pada biaya untuk menyusun, mengimplementasikannya dan risiko yang mungkin terjadi. 3. Aplikasi Sistem pengendalian intern harus didukung oleh semua pegawai dalam organisasi dari manajemen puncak hingga staf terbawah. Responsif terhadap perubahan. SPI yang tidak flexibel hanya menghambat pencapaian tujuan dikaitkan dengan perubahan lingkungan di mana organisasi itu beroperasi. 4. Aplikasi Sistem pengendalian intern harus memperhatikan budaya organisasi. Oleh karena itu SPI yang akan diterapkan oleh perusahaan harus dilihat sebagai bagian dari manajemen perubahan.
76
Akuntansi Perhotelan E.
RERANGKA KONSEPTUAL (CONCEPTUAL FRAMEWORK) INFORMASI AKUNTANSI Rerangka konseptual serupa dengan konstitusi, adalah suatu sistem koheren yang terdiri dari tujuan dan konsep fundamental yang saling berhubungan, yang menjadi landasan bagi pentapan standart yan konsisten dan penentuan sifat, fungsi, serta batas-batas dari akuntansi keuangan dan laporan keuangan. Selama bertahuntahun, berbagai organisasi, komite, dan individu telah mengembangkan serta mempublikasikan rerangka konseptual mereka. Tetapi tidak ada rerangka konseptual yang diterima secara universal dan diandalkan dalam praktek. Barangkali yang paling sukses adalah Accounting Principles Board Statement No.4: “Basic concepts and accounting principles underlying financial statements of business enterprises,” yang hanya menjelaskan praktek-praktek yang telah ada tetapi tidak menentukan praktek apa yang akan digunakan. Menyadari hal itu, FASB pada tahun 1976 menerbitkan Memorandum Diskusi tiga bagian yang berjudul: “Conceptual framework for financial accounting and reporting: Elements of Financial Statements and their Measurement”. Sejak dokumen tersebut dipublikasikan, FASB telah menerbitkan enam Statement of Fianancial Accounting Concepts yang berhubungan dengan pelaporan keuangan entitas bisnis, yaitu: 1. SFAC No.1, “Obyectives of Financial Reporting By Business Enterprise” yang menyajikan tujuan dan sasaran akuntansi. 2. SFAC No.2, “Qualitative Characteritics of Accounting Information”, menjelaskan karakteristik yang membuat infromasi akuntansi bermanfaat. 3. SFAC No.3, “Elements of Financial Statements of Business Enterprises”, memberikan definisi dari pos-pos yang terdapat
77
Akuntansi Perhotelan
4.
5.
6.
7.
dalam laporan keuangan, seperti: Aktiva, kewajiban, pendapatan dan beban. SFAC No.5, “Recognition and measurement in financial statements of Business Enterprises”, menetapkan kriteria pengakuan dan pengukuran fundamental serta pedoman tentang informasi apa yang biasanya harus dimasukan dalam laporan keuangan dan kapan waktunya. SFAC No.6, “Elements of Financial Statements”, menggantikan SFAC No.3 dan memperluas lingkup SFAC No.3 dengan memasukan organisasi-organisasi nirlaba. SFAC No.7, “Using cash flow information and present value in accounting Measurements”, memberikan kerangka kerja bagi pemakaian arus kas ke masa depan yang diharapkan dan nilai sekarang sebagai dasar pengukuran. SFAC No.8, “Conceptual Framework for Financial Reporting. Chapter 1, The Objective of General Purpose Financial Reporting, and Chapter 3, Qualitative Characteristics of Useful Financial Information.
Secara garis besar rerangka konseptual dapat digambarkan dalam Gambar 3.6.
78
Akuntansi Perhotelan Gambar 3.6. Rerangka Konseptual
Sumber: Kieso, Weygandt, and Warfield (2013)
F.
STRUKTUR ORGANISASI DI DEPARTEMEN AKUNTANSI Departemen akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainnya, seperti bagian kredit dengan account receivable, cost control dengan purchasing dan 79
Akuntansi Perhotelan lain sebagainya. Adapun bagian-bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah: 1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel. 2. Cashier outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet. 3. Income auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. 4. Night Audit, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing-masing outlet. 5. Credit, merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa atas guest bill. 6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account Receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan untuk tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger). 7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak luar, khususnya supplier. 8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya-biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing departemen, mencek harga barang di pasar, menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel. 9. Personalia, bertanggung jawab atas pnghitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji karyawan. 80
Akuntansi Perhotelan 10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas sistem informasi yang digunakan di hotel, khususnya dalam pemrosesan data. 11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel. 12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya, melakukan pencatatan atas persediaan di gudang. 13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan. Gambar 3.7 Struktur Organisasi Departemen Akuntansi Head Departement
Accounting
Credit
Personalia
Night Audit
Cost Control
EDP
General Cashier
Purchasing
Storeroom
Cashier Outlet
Account Receivable
Account Payable
Income Audit
81
Akuntansi Perhotelan PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Jelaskan peran akuntansi pada usaha perhotelan! 2. Jelaskan siklus akuntansi pada usaha perhotelan! 3. Gambarkan kerangka konseptual akuntansi keuangan! 4. Jelaskan apa itu SPI, dan unsur-unsur dari SPI! 5. Gambarkan struktur organisasi departemen akuntansi pada usaha hotel kelas menengah! 6. Sebutkan dan jelaskan fungsi dari masing-masing bagian yang ada pada struktur organisasi yang saudara buat dalam poin 3! 7. Bandingkan fungsi-fungsi yang ada di departemen akuntansi pada usaha perhotelan dengan jenis usaha lain, dan buat simpulan atas temuan yang saudara peroleh! KASUS DAN LATIHAN: 1. Gambar 3.3 menggambar karakteristik informasi akuntansi. Jelaskan gambar tersebut dan perubahannya sesuai SFAC No.8 (chapter 3). 2. Cari contoh laporan keuangan usaha perhotelan yang terpublikasi dan telah di audited. Cari aturan Badan Pengawas Pasar Modal (BAPEPAM) No. SE-02/PM/2002 tertanggal 27 Desember 2002, tentang Pedoman Penyajian dan Pengungkapan Laporan Keuangan Emiten atau Perusahaan Publik Industri Hotel. a. Analisis laporan keuangan usaha hotel yang anda dapatkan, apakah penyajiaannya sesuai dengan aturan BAPEPAM? Jika ada perbedaan, mengapa terjadi perbedaan? b. Analisis laporan keuangan usaha hotel yang anda dapatkan, apakah penyajiaannya sesuai dengan USALI? Jika ada perbedaan, mengapa terjadi perbedaan?
82
Akuntansi Perhotelan 3.
Setiap hotel mempunyai standard operational procedure (SOP). Cari data SOP hotel disekitar anda. Apa inti dari isi SOP di departemen akuntansi? Mengapa SOP penting bagi departemen akuntansi? ↜oOo↝
83
Akuntansi Perhotelan
84
Akuntansi Perhotelan
Bab 4
Manajemen Sistem Informasi dan Sistem Manajemen Pengamanan Hotel
Tujuan Pembelajaran: 1. Pembaca mampu menjelaskan tentang teknologi informasi, EDP, dan Sistem manajemen Pengamanan di Hotel. 2. Pembaca mampu menjelaskan tentang sistem informasi akuntansi berbasis teknologi, pengolahan data, dan pengamanan di hotel. 3. Pembaca mampu menjelaskan tentang perancangan sistem pengamanan hotel sebagai tidakan pencegahan. Pokok Bahasan: 1. Teknologi Informasi. 2. Sistem Informasi Sesuai Fungsi. 3. EDP (Electronic Data Processing) dan Sistem Pengolahan Transaksi.
85
Manajemen Sistem Informasi 4. 5. 6. A.
Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Teknologi pada Industri Hotel. Sistem Manajemen Pengamanan (SMP) Hotel. Enam belas (16) Spesifikasi Penerapan SMP Hotel.
TEKNOLOGI INFORMASI Teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi data dengan berbagai cara dalam rangka menghasilkan informasi yang berkualitas. Informasi berkualitas merupakan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan, dan merupakan informasi strategis dalam membuat keputusan. Menurut Turban et al. (2001), teknologi informasi merupakan suatu fasilitator aktivitas dan proses organisasi. Jadi, sangatlah penting bagi setiap manajer dan para profesional untuk mempelajari teknologi informasi dari sudut keahlian mereka, dan yang lebih penting dari sudut pemakai teknologi informasi itu sendiri. Fary (1984) menyatakan bahwa hampir semua pekerjaan di abad 21 membutuhkan komputer dan jaringan komunikasi sehingga akan merugi jika tidak mampu menggunakan teknologi informasi dan komputer. Palvia dan Zigli (1992) menjelaskan banyak organisasi menyadari akan cepatnya perubahan lingkungan dan melihat teknologi informasi tidak hanya sebagai satu set peralatan untuk menghitung, tetapi juga sebagai alat yang membawa organisasi ke arah perkembangan dan kemakmuran. Lebih jauh Petrides (2000) mengatakan teknologi informasi dianggap memainkan peranan penting dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi, baik dari segi kualitas, efisiensi, dan efektivitas. 86
Akuntansi Perhotelan Sekarang ini adalah era informasi. Informasi dalam jumlah sangat besar telah tersedia melalui komputer-komputer canggih dan dihubungkan dengan jaringan komunikasi berkecepatan tinggi, seperti internet, WAN (Wide Area Networks), dan LANs (Local Area Networks). Kecepatan pada perubahan lingkungan bisnis telah mendorong suatu kebutuhan teknologi. Teknologi baru memungkinkan suatu organisasi menjadi kuat, terakses, dan lebih fleksibel. Tentunya suatu organisasi di abad ini berinvestasi di bidang teknologi informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif dengan menghabiskan banyak biaya atau kos untuk perangkat keras dan lunak, berupa: komputer, jaringan komunikasi, database, dan tenaga ahli. Sebagai hasilnya, saat ini teknologi informasi tidak hanya ditemukan di tempat-tempat kerja, tetapi juga telah merambah ke rumah-rumah, perkantoran, dan bahkan tempat-tempat umum. Beberapa dekade terakhir, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) tersajikan dalam model dan pendekatan berbeda. Setiap model berkembang dari penyempurnaan atas kekrangan dari model-model sebelumnya. Hal menarik dari evolusi model system informasi akuntansi adalah model lama tidak segera tergantikan dengan model atau teknik-teknik terbaru. Re-generasi model atau system akan memasuki organisasi berbeda dan bisa hadir bersama-sama dalam satu organisasi atau perusahaan. Akuntan modern harus memahami dan mengenal secara baik system operasional perusahaan (proses bisnis) dan memahami pendekatan SIA yang diaplikasikan di organisasi atau perusahaan. Ada lima model pendekatan untuk memahami SIA di perusahaan dan hotel khususnya, yaitu: 1. Model Proses Manual Model proses manual merupakan model tertua dan tradisional dari SIA. Model proses manual terbentuk dari peristiwa-peristiwa 87
Manajemen Sistem Informasi fisik, sumber daya, dan personil yang terjadi pada proses bisnis perusahaan. Tugas-tugas pemesanan bahan, pengambilan pesanan, penyimpanan bahan bahan baku, pengolahan bahan baku, pengiriman barang jadi kepelanggan, pencatatan (record), dan memelihara pencatatan merupakan inti dari model proses manual. Model proses manual jarang digunakan dalam praktik karena kemajuan dibidang tehnologi, komunikasi, dan informasi. Tetapi mempelajari Model proses manual sangat diperlukan sebelum menguasai model berdasarkan computer. Keuntungan mempelajari model proses manual, adalah: a. Model proses manual membantu memahami hubungan antara SIA dan bidang akuntansi lainya, seperti pengauditan, perpajakan dan akuntansi manajemen. Model proses manual SIA membantu memahami asalnya data, bagaimana data terkumpul, serta bagaimana dan dimana data digunakan untuk mendukung operasional haran perusahaan. Proses ini akan memahamakan proses bisnis perusahaan secara mendalam. b. Model proses manual akan memudahkan memahami logika proses bisnis ketika tidak selubungi atau diselimuti oleh teknologi. Informasi sebagai pemicu dan pendukung atas peristiwa-peristiwa akuntansi sangat jelas tergambar, seperti pembelian bahan, peyimpanan digudang, pengolahan bahan, penggajian dan penjualan pada model proses manual. Karena proses bisnis yang boderless maka pemafaatan kemajuan teknologi dan komunikasi sangat diperlukan untuk pengembangan perusahaan. c. Model proses manual memfasilitasi pemahaman kegiantan control internal, termasuk pemisahaan fungsi-fungi atau departemen-departemen, pengawasan, verifikasi independen,
88
Akuntansi Perhotelan jejak audit, dan control akses di setiap fungsi/departemen/bagian. Hakikat manusia terletak pada isu pengawasan atau pengendalian internal, maka aspek model proses manual masih sangat diperlukan dan banyak digunakan dalam proses mengajaran prinsip-prinsip akuntansi kepada mahasiswa akuntansi dan bisnis. Namun demikian, pendekatan ini hanya bantuan pemahaman proses bisnis dan harus disertai pengenalan dan penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi (komputer dan komunikasi). 2.
Model File Mendatar (Flat File) Model file mendatar (flat file) mendeskripsikan proses bisnis ke bentuk file-file data individual dan antar file tidak berkaitan atau berdiri sendiri dan tidak terkoneksi. Pengguna akhir pada perusahaan ini mempunyai file-file data sendiri, dan tidak menggunakan file-file secara bersama dengan pemakai lainnya. Model file mendatar (flat file) ini dihasilkan dari pemrosesan data oleh aplikasi-aplikasi yang berdiri sendiri, bukan dari system yang terintegrasi. Tetapi organisasi-organisasi masa sekarang masih secara luas menggunakan model file mendatar (flat file). Sebagai contoh Bagian Akuntansi memerlukan data penjualan ke pelanggan yang diorganisir dengan akun dan struktur (sortasi) tertentu agar mudah mencari saldo piutang, menagih piutang, mengelola piutang dagang agar tidak overdue dan overlimit dan persiapan laporan keuangan (data penjualan dan saldo piutang). Bagian Pemasaran memerlukan data penjualan ke pelanggan yang diorganisir dengan akun dan struktur (sortasi) data historis pelanggan, lokasi pelanggan, umur dan demografis lainnya. Data ini oleh bagian pemasaran difungsikan untuk promosi produk baru dan segmentasi pasar. Bagian Pelayanan memerlukan data penjualan ke 89
Manajemen Sistem Informasi pelanggan yang diorganisir dengan akun dan struktur (sortasi) tertentu untuk menunjukan kepuasan pelanggan atas pelayanan pada tanggal tersebut. Data ini biasanya diperlukan untuk keberlajutan pelanggan sehingga terjadi penjualan ulang kepelanggan yang sama karena pelanggan merasa terpuaskan (repeat order). Kelebihan model file mendatar (flat file) berkontribusi pada tiga masalah signifikan pada model proses manual, yaitu: penyimpanan data, pembaharuan (update) data, peredaran informasi, dan ketergantungan tugas data (task-data dependency). File-file pada model file mendatar (flat file) dibentuk, diformat, dan diatur sesuai dengan kebutuhan spesifik dari pemilik atau pemakai utama data. Model file mendatar (flat file) tetap ada sampai sekarang karena masih memberikan nilai tambah bagi pemakainya dan tidak akan diganti selama file-file tersebut diperlukan dan masih memberi nilai tambah bagi penggunanya. 3.
Model Database Model database biasa disebut DataBase Manajement System (DBMS). Model database (DBMS) merupakan system perangkat lunak yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data ter-otorisasi dan dapat diakses oleh setiap pemakai. Pemakai akan mengirim permintaan data ke DBMS, kemudian divalidasi dan diotorisasi atas akses ke DBMS sesuai tingkat otoritas pemakai atau user. Jika pemakai meminta data yang tidak sesuai otoritasnya maka akses data akan ditolak dan sebaliknya. Otorisasi dan otritas adalah isu penting dalam pengawasan atas pengendalian intern perusahaan. Perbedaan mendasar antara model flat file dan model database adalah tersentralisasinya data perusahaan ke dalam DBMS yang dapat dipakai bersama oleh pemakai yang berbeda dalam satu 90
Akuntansi Perhotelan perusahaan. Para pemakai hanya dibatasi oleh ketersediaan data dan legitimasi akses data ke DBMS. Pemakain DBMS akan menghilangkan penghapusan data berlebihan, updating data secara tunggal, dan akan tersedianya data yang up to date . 4.
Model REA (Resources, Event, And Agent) Model REA (resources, event, and agent) mensyaratkan bahwa fenomena akuntansi dicirikan dengan cara yang konsisten dengan mengembankan perspektif pemakai majemuk. Model REA (resources, event, and agent) berusaha menyajikan data akuntansi dan non akuntansi tentang fenomena ekonomi yang dapat dapat diidentifikasi, ditangkap, dan disimpan dalam satu database relasional. Ketersediaan data dari perspektif majemuk memungkinkan data-data transaksi dapat digunakan secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan SIA yang terintegrasi atau terkait antar bagian yang satu dengan bagian yang lain). Elemen-elemen kunci REA dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Resources. Sumber daya (resources) merupakan sumber daya langka yang dikendalikan atau dikuasai oleh perusahaan. Contoh akun piutang usaha merupakan sebuah catatan atau record buatan yang digunakan semata-mata menyimpan dan mentransmisi data. Jika piutang usaha berdiri sendiri maka akun ini bukan elemen yang essential dalam system, sehingga tidak perlu di masukan dalam database. Tetapi jika piutang usaha diambil dari perbedaan atau selisih antara penjualan dengan kas yang diterima dari penjulalan ke pelanggan (konsumen) tertentu maka ini adalah hal penting dan harus masuk ke database.
91
Manajemen Sistem Informasi b.
c.
5.
Event. Peristiwa atau kejadian (event) ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi sumberdaya. Peristiwa atau kejadian ekonomi merupakan elemen informasi yang kritikal dari SIA dan harus ditangkap secara rinci agar menjadi database lengkap. Contoh kejadian ekonomi adalah produksi, penjualan, konsumsi atau penggunaa, dan distribusi. Agent. Agen-agen ekonomi adalah para individu dan departemen atau bagian perusahaan yang terlibat dalam kejadian ekonomi (pihak intern dan ekstern perusahaan). Contoh agen adalah bagian penjualan, pekerja bagian produksi, petugas pengiriman barang, pelanggan, dan pemasok.
Model ERP (Enterprise Resource Planning) Model perencanaan sumber daya (ERP) adalah model system informasi yang memapukan organisasi untuk mengoptimalisasikan dan mengintegrasikan proses bisnis kunci yang dimiliki. ERP memfasilitasi pemakain database bersama, arus informasi, dan memperkenalkan praktek-praktek dan proses bisnis umum kepada seluruh jenjang organisasi. Sistem ERP sangat kompleks dan aplikasinya memrlukan dana dan waktu yang cukup besar sehingga jarang perusahaan yang berusa men-design ERP secara inhouse (membuat sendiri program ERP). Kebanyak produk ERP merupakan produk komersial yang disediakan oleh Penyedia Jasa Aplikasi (PJA) atau Application Service Provider (ASP), seperti: Oracle, Baan, J.D Edwards & Co, dan PeopleSoft. Inc. Paket-paket program ERP dijual Penyedia Jasa Aplikasi (PJA) atau Application Service Provider (ASP) dengan modul-modul 92
Akuntansi Perhotelan tertentu, seperti: Manajemen Aktiva, Akuntansi Keuangan, Solusi Industri Spesifik, Pemeliharaan Pabrik, Perencaan Produksi, Manajemen Kwalitas, Penjualan dan Distribusi, Manajemen Persediaan. Pembelian paket program dengan modul-modul yang terstandartisasi belum tentu memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat. Maka dari itu manajemen harus berhati-hati untuk memutuskan apakah menggunakan ERP adalah solusi yang terbaik. Evolusi model-model system informasi sangat diperlukan sebagai dasar untuk memahami proses bisnis, keamanan, kecurangan, dan isu-isu yang berkaitan system tradisional (manual dan flat file) dan system database modern (REA dan ERP). Contoh Penyedia Jasa Aplikasi (PJA) atau Application Service Provider (ASP) yang menyediakan jasa jaringan di industri perhotelan seperti: Fidelio-Micro dengan Opera, AremiSoft, Central Point Technologies, CSS Hotel System dan MSI System yang menggunakan ASP versi dari penginapan. ASP sebagai vendor sistem informasi penginapan juga telah menyediakan Central Reservation System (CRS), Point of Sale System (POSS), serta Procurement and Sales & Catering system. Realta, VHP, Mayoh, Visual1, Galaxy, CLS, dan banyak yang lainnya B.
SISTEM INFORMASI SESUAI FUNGSI ORGANISASI Tingkatan-tingkatan atau struktur organisasi perusahaan bergantung pada jenis dan skala perusahaanya. Struktur organisasi (khususnya hotel) didasarkan kepada fungsi-fungsi organisasinya, fungsi-fungsi di usaha hotel dengan skala kamar kurang dari 500 unit, dapat dikelompokkan menjadi beberapa fungsi atau departemen, seperti: fungsi keuangan dan akuntansi (accounting and finance), fungsi kamar (rooms), fungsi makanan dan minuman (food and Beverages), fungsi pemasaran (sales and marketing), fungsi 93
Manajemen Sistem Informasi pemeliharaan bangunan dan listrik (property maintenance and electrical/ POMEC), dan fungsi pengembangan sumber daya manusia (human and resources development). Secara internal, sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau tingkatan-tingkatan organisasi sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Jika diterapkan ke dalam fungsi akuntansi dan keuangan akan menjadi sistem informasi akuntansi dan keuangan. Jika konsep sistem yang sama diterapkan pada di fungsi kamar maka akan menjadi sistem informasi (rooms) kamar. Sistem informasi yang diterapkan di fungsi makanan dan minuman hotel disebut sistem informasi (food & beverages) makanan dan minuman. Sistem informasi yang diterapkan di fungsi property maintenance and electrical disebut sistem informasi POMEC. Sistem informasi yang diterapkan di fungsi sumber daya manusia (human and resources development) disebut sistem informasi pengembangan sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi yang diterapkan pada fungsional organisasi ini dikenal dengan sistem informasi manajemen (management information systems). Sistem informasi yang diterapkan pada fungsi-fungsi organisasi secara umum dapat digambar sebagai berikut:
94
Akuntansi Perhotelan Gambar 4.1 Sistem Organisasi Fungsional
Dari gambar tersebut terlihat bahwa sistem informasi akuntansi (SIA) menjadi dasar bagi sistem-sistem informasi fungsional lainnya. Hal ini disebabkan karena SIA mencatat dan menyimpan data-data keuangan yang dibutuhkan oleh sistem-sistem informasi fungsional lainnya. Hal ini akan berimplikasi jika suatu perusahaan ingin membentuk sistem-sistem informasi fungsional lainya disarankan mendesain SIA terlebih dahulu. Pembentukan sistem-sistem informasi fungsional digunakan untuk menyediakan informasi kepada manajer-manajer fungsional organisasi suatu perusahaan. Pemanfaatan informasi oleh manajermanajer fungsional akan tergantung kepada tingakatan (level) manajer. Pada level manajer bawah (operasional) informasi akan di fungsikan untuk pengendalian operasional, untuk level menejer 95
Manajemen Sistem Informasi menengah (taktis) informasi akan digunakan untuk mengendalikan perusahaan, dan untuk menejer atas (strategis) akan digunakan untuk membuat perencanaan strategis. C.
EDP (ELECTRONIC DATA PROCESSING) DAN SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI EDP merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada transaksi di suatu organisasi. Sistem ini digunakan untuk mengolah data transaksi yang sifatnya rutin. Sistem ini tidak dapat membantu pekerjaan pihak manajemen yang berkaitan dengan pengambilan keputusan. Sistem ini hanya bermanfaat untuk meningkatkan ketepat waktuan dan frekuensi penyajian laporan. Secara fundamental, EDP merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam setiap organisasi. Istilah data processing (DP) sebenarnya sama dengan EDP. EDP juga dapat dipahami sebagai proses mengumpulkan dan mengevaluasi data dengan tujuan untuk: 1. Mengamankan harta, 2. Pemeliharaan integritas data, 3. Pencapaian tujuan organisasi secara efektif, dan 4. Penggunaan sumber daya secara efisien. Data transaksi bisnis dalam setiap organisasi muncul ketika organisasi tersebut menghasilkan produk atau jasa. Sistem pengolahan transaksi (transaction processing systems-TPS) merupakan tulang punggung dari sistem informasi yang dimiliki oleh suatu organisasi, dimana TPS berfungsi memonitor, mengumpulkan, menyimpan, memproses dan menyebarkan informasi untuk seluruh transaksi bisnis rutin. TPS merupakan suatu sistem menangkap transaksi-transaksi bisnis yang terjadi, mencatatnya di dolumen-
96
Akuntansi Perhotelan dokumen dasar, memasukannya ke dalam sistem informasi dan merekamnya ke basis data dan mengolahnya menjadi informasi. Tujuan utama TPS adalah menyediakan seluruh informasi dibutuhkan berdasarkan ketentuan organisasi agar aktivitas bisnis berjalan dengan baik dan efisien. Secara umum melalui aplikasi program (software), TPS dapat mengolah transaksi keuangan dan akuntansi serta menghasilkan laporan dari setiap aktivitas organisasi. Tujuan sistem pemrosesan transaksi: 1. Mencatat setiap transaksi; 2. Mempercepat proses transaksi pada perusahaan; 3. Menyediakan informasi cepat, akurat, dan tepat waktu; 4. Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi hampir selalu dimiliki oleh perusahaan, organisasi, dan instansi pemerintah karena di dalam suatu perusahaan atau organisasi, transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat. Model sistem pemrosesan transaksi terdiri dari: 1. Perangkat input dapat terdiri atas berbagai alat, meliputi komputer, palmtop (PDA), semua jenis telpon, dan facsimile. 2. Perangkat pemroses terdiri atas program komputer (yang bisa dipasang di dalam mesin ATM, komputer atau perangkat sejenis). 3. Perangkat keluaran meliputi berbagai jenis monitor (yang dapat menampilkan gambar atau tulisan), speaker (untuk menampilkan informasi berbentuk suara atau pesan) atau printer (untuk mencetak berbagai informasi yang perlu disimpan dalam jangka waktu lebih lama). 4. Berbagai bentuk dokumen yang digunakan untuk menyampaikan berbagai bentuk informasi kepada manajemen dan pihak lain yang memerlukan informasi. Sudah tentu masing97
Manajemen Sistem Informasi masing pihak yang berkepentingan dengan perusahaan memerlukan informasi yang berbeda-beda, sehingga harus diberi informasi yang sesuai dengan level manajemen yang ada dalam suatu pperusahaan. Inti dari sistem informasi adalah bagaimana mengubah data mentah menjadi informasi berguna untu pembuatan keputusan. Dalam piramida perusahaan, terlihat bahwa ada tiga tingkatan pengolahan data menjadi informasi. Tingkat pertama adalah pada tingkat transaksi, dimana untuk pertama kalinya data mentah direkam ke dalam perangkat penyimapan komputer (data storage). Proses ini biasa dinamakan data entry. Tingkat kedua adalah pada saat data dari berbagai macam sumber, memasuki tahap konsolidasi. Teknologi informasi yang biasa dimanfaatkan untuk keperluan ini adalah data warehousing, dimana seluruh daya terkumpul, tersentralisasi, dan dikonsolidasikan satu sama lain di sistem ini. Jika perusahaan belum mempunyai data warehouse, konsolidasi biasanya dilakukan secara manual ataupun dengan membuat programprogram interface yang menghubungkan antara beberapa modul yang terpisah. Tingkatan ketiga adalah pemrosesan data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat atau berguna bagi pemakainya. Seorang supervisor perlu mendapatkan ringkasan data transaksi yang terjadi di divisinya. Ditingkatan manajemen, biasanya terjadi peringkasan lebih lanjut menjadi informasi sesuai kebutuhan manajer. Ditingkatan yang lebih tinggi, informasi harus disajikan sedemikian rupa sehingga dapat mendukung proses pembuatan keputusan. Sistem pada tahap ini dikenal dengan decision support system. Informasi harus juga tersedia untuk keperluan direktur atau manajer senior. Ringkasan informasi akan lebih ringkas dan biasanya disediakan oleh sebuah mekanisme yang dinamakan executif information system. 98
Akuntansi Perhotelan D. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS TEKNOLOGI PADA INDUSTRI HOTEL Konsep sistem informasi yang terdiri dari enam komponen, yaitu komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen basis data, dan komponen kontrol atau pengendalian. Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sistem informasi yang dapat mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya. Sistem informasi dapat dimanfaatkan atau digunakan secara internal dan ekternal perusahaan. Pengguna internal informasi akuntansi, yaitu manajemen dan karyawan sedangkan pengguna eksternal, yaitu investor, kreditor, pemerintah, dan masyarakat umum. Secara eksternal, sistem informasi yang ada di perusahaan atau organisasi ditarik keluar menjangkau ke pelanggan (B2C) dan pemasok perusahaan (B2B). Sistem informasi akuntansi dan keuangan mendasari sistemsistem informasi lainya karena sistem-sistem lainnya membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi dan keuangan. Hal ini menunjukan bahwa sistem-sistem informasi lainnya berhubungan dengan sistem informasi akuntansi dan keuangan. Perkembangan di bidang teknologi komputer dan telekomunikasi telah membawa perkembangan cepat di bidang pengolahan data menjadi informasi, seperti halnya data SIA. Penggunaan internet sebagai jaringan kerja (network), baik secara intranet dan extranet telah menghubungkan orang dan sumber daya dalam suatu organisasi serta memungkinkan organisasi bisa berhubungan dengan pemasok, mitra kerja, dan pelanggan secara lebih efektif. Hubungan ini bisa terealisasi berkat adanya Penyedia Jasa Aplikasi (PJA) atau Application Service Provider (ASP). ASP
99
Manajemen Sistem Informasi adalah model yang unik dari distribusi perangkat lunak yang memungkinkan pengiriman aplikasi fungsionalitas melalui internet. Sudah banyak vendor ASP yang menyediakan jasa jaringan di industri perhotelan seperti: 1. Fidelio-Micro dengan Opera, AremiSoft, Central Point Technologies, CSS Hotel System dan MSI System yang menggunakan ASP versi dari penginapan. ASP sebagai vendor sistem informasi penginapan juga telah menyediakan Central Reservation System (CRS), Point of Sale System (POSS), serta Procurement and Sales & Catering system. 2. Realta, VHP, Mayoh, Visual1, Galaxy, CLS, dan banyak yang lainnya Karena banyaknya vendor yang menyediakan SI di hotel, pada tahun 1996 American Hotel & Motel Association (AH & MA) telah meluncurkan proyek The Hospitality Industry Technology Integration Standards (HITIS). HITIS ditugaskan untuk menciptakan standar yang memungkinkan integrasi sederhana dan cepat antar sub-sistem informasi yang ada disetiap bagian atau departemen sebuah hotel. Jadi, adanya HITIS diharapkan dapat mempercepat proses penggunaan TI terintegrasi pada industri hotel dengan biaya rendah. American Hotel and Lodging Association (AH & LA), Hotel Association of New York (HANYC), dan Hospitality Financial and Technology Proffesionals (HFTP) telah membuat Uniform Systems of Account for the Lodging Industry (USALI) sejak tahun 1926. USALI merupakan merupakan hasil usaha terorganisir yang pertama kalinya dan sukses menciptakan suatu sistem akuntansi pertanggungjawaban dalam industri hotel dan merupakan yang pertama dalam segala bidang industri. USALI menurut (AH & LA, 2006) adalah penetapan format standar dan klasifikasi perkiraan yang dijadikan pedoman bagi 100
Akuntansi Perhotelan individu untuk menyiapkan dan menyajikan laporan keuangan di industri hotel. Penetapan format standar dan klasifikasi perkiraan dalam USALI bertujuan membantu pemakai laporan keuangan internal dan eksternal untuk membandingkan posisi keuangan dan kinerja operasi pada jenis kepemilikan yang sama dalam indutri hotel. USALI disusun berdasarkan konsesus dari eksekutif keuangan senior usaha hotel, kantor akuntan publik, perwakilan dari usaha perhotelan terkemuka, akademisi, dan disesuaikan GAAP atau Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU) yang berlaku di industri hotel. E.
SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN (SMP) HOTEL Standar manajemen pengamanan dimaksudkan untuk membantu usaha hotel dalam mengelola secara efektif. Standar manajemen pengamanan dapat disatukan dengan persyaratan standar manajemen lainnya. Standar ini juga dapat membantu usaha hotel untuk mancapai sasaran pengamanan dan kepentingan ekonomi. Persyaratan dari standar memungkinkan suatu usaha hotel untuk mengembangkan dan menerapkan suatu kebijakan pengamanan, sasaran pengamanan dan tanggung jawab terhadap pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan dan risiko keamanan. Sistem Manajemen Pengamanan (SMP) Hotel dapat dilaksanakan pada semua hotel bintang dan non bintang yang berorientasi komersial baik milik swasta maupun milik negara. Dasar dari pendekatan standar SMP Hotel tercantum pada gambar 4.2.
101
Manajemen Sistem Informasi Gambar 4.2 Sistem Manajemen Pengamanan Hotel Perbaikan Berkelanjutan Kebijakan Keamanan
Evaluasi & Tinjauan Manajemen
Perencanaan
Pengukuran & Monitoring
Penerapan
Standar SMP Hotel didasarkan pada metodologi yang berlaku umum, seperti perencanaan, penerapan, pemeriksaan, dan perbaikan. Hal tersebut dijelaskan sebagai berikut: 1. Kebijakan pengamanan. Kebijakan ini menetapkan suatu arahan kerangka kerja SMP Hotel dan komitmen dari seluruh tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di hotel untuk menerapkan sistem manajemen pengamanan; 2. Perencanaan. Tahap ini menetapkan suatu sasaran pengamanan dan proses yang dibutuhkan untuk mencapai hasil sesuai dengan kebijakan pengamanan hotel;
102
Akuntansi Perhotelan 3.
Penerapan Tahap ini merupakan proses menjabarkan dan melaksanakan kebijakan pengamanan dan sasaran pengamanan hotel; 4. Pemeriksaan Tahap pemeriksaaan meliputi pemantauan dan pengukuran proses pelaksanaan dari kebijakan pengamanan, sasaran pengamanan, peraturan perundang-undangan dan persyaratan teknis lainnya serta pelaporan dari hasil; 5. Evaluasi dan tinjauan manajemen Hal ini merupakan upaya untuk menilai efektifitas dari penerapan SMP Hotel; dan 6. Peningkatan Tahap ini berupaya untuk menetapkan tindakan untuk perbaikan berkelanjutan kinerja SMP Hotel. Kunci sukses sistem ini bergantung pada komitmen dari setiap tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di usaha hotel, khususnya dari manajemen puncak. SMP Hotel dapat diaplikasikan dalam usaha hotel berguna untuk: 1. Menetapkan sebuah sistem manajemen pengamanan guna memitigasi atau menurunkan risiko terjadinya gangguan keamanan terhadap pekerja hotel, para tamu dan pihak terkait lainnya, yang tercakup dalam profil gangguan keamanan hotel. 2. Menerapkan, memelihara dan melaksanakan perbaikan secara berkelanjutan terhadap SMP Hotel. 3. Menjamin pelaksanaan kebijakan pengamanan hotel yang telah ditentukan oleh usaha hotel, dan 4. Menunjukkan kepatuhan terhadap ketentuan pengamanan dengan: a. Melaksanakan semua peraturan perundangan-undangan keamanan. 103
Manajemen Sistem Informasi b. c.
d.
F.
Membuat prosedur keamanan internal usaha hotel. Memberikan konfirmasi tentang pencapaian SMP Hotel kepada pihak-pihak terkait dan yang telah bekerjasama dengan usaha hotel, seperti: para pelanggan, komunitas, dan kepolisian setempat. Memberikan konfirmasi bahwa usaha hotel telah melaksanakan SMP Hotel dan atau dapat disertifikasi oleh Badan Sertifikasi independen yang telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan diregistrasi oleh pihak Kepolisian Negara Republik Indonesia (Polri).
SPESIFIKASI PENERAPAN SMP HOTEL Berikut diuraikan enam belas elemen dasar sistem pengamanan hotel guna menjaga keberlanjutan usaha hotel. 1. Elemen Satu: Pemeliharaan dan Pembangunan Komitmen Pengamanan Hotel a. Kebijakan Pengamanan Hotel Usaha hotel wajib memiliki kebijakan pengamanan hotel yang menetapkan arahan dan kerangka prinsip-prinsip kegiatan yang lengkap untuk suatu usaha hotel. Kebijakan pengamanan hotel juga menjadi pedoman untuk menetapkan sasaran pengamanan hotel sebagai wujud tanggung jawab dan kinerja yang wajib dicapai oleh usaha hotel. Kebijakan pengamanan hotel menunjukkan komitmen yang formal dan konsisten dengan proses bisnis usaha hotel dan sistem manajemen lainnya. Dokumen kebijakan pengamanan hotel wajib dibuat bertanggal dan ditetapkan oleh pimpinan puncak. 1) Acuan/referensi (types of input). Dalam menetapkan kebijakan pengamanan hotel, 104
Akuntansi Perhotelan usaha hotel wajib menggunakan acuan/referensi di bawah ini: a) Kebijakan pengamanan hotel dan sasarannya wajib sesuai dengan pengelolaan usaha hotel secara menyeluruh. b) Ancaman keamanan yang sudah dan mungkin terjadi di hotel, seperti kasus pencurian, kejahatan eksploitasi seksual anak, penyalahgunaan narkoba, dan perdagangan orang di hotel. c) Persyaratan peraturan perundang-undangan pengamanan dan persyaratan teknis lainnya. d) Sejarah dan kondisi terkini dari kinerja pengamanan hotel. e) Kebutuhan dari pihak-pihak terkait dan yang telah bekerjasama dengan usaha. hotel, seperti para pelanggan, komunitas, kepolisian setempat. f) Kesempatan dan kebutuhan untuk peningkatan berkelanjutan SMP Hotel. g) Kebutuhan sumber daya seperti manusia, dana, peralatan. Untuk memperoleh suatu formulasi dan komunikasi yang efektif, kebijakan pengamanan hotel wajib: a) Ditetapkan sesuai dengan sifat dan skala risiko ancaman yang ada di usaha hotel dengan melakukan: identifikasi ancaman, penilaian risiko, dan pengendaliannya. Kebijakan pengamanan hotel wajib konsisten dengan visi ke depan dari usaha hotel dan realisitis serta tidak melebihi dari risiko keamanan hotel yang sebenarnya; b) Mencakup komitmen untuk peningkatan 105
Manajemen Sistem Informasi berkelanjutan sehingga usaha hotel dapat mengurangi risiko keamanan di hotel; c) Mencakup komitmen untuk memenuhi peraturan pengamanan dan persyaratan teknis lainnya yang wajib dipenuhi oleh usaha hotel; d) Menjadi suatu informasi bagi masyarakat; e) Didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara; f) Dikomunikasikan kepada seluruh pekerja hotel secara terus menerus sehingga membuat pekerja hotel sadar akan tanggung jawab individu dalam hal pengamanan hotel; Pelibatan dan komitmen dari setiap pekerja hotel adalah hal penting untuk suksesnya pengamanan. Para pekerja hotel di setiap tingkatan dan departemen atau bagian diberikan kesadaran akan keuntungan dari pelaksanaan SMP Hotel untuk lingkungan kerjanya dan dapat diberdayakan untuk memberikan kontribusi yang efektif dalam pelaksanaan SMP Hotel. Usaha hotel wajib menyampaikan kebijakan pengamanan dan sasaran pengamanan hotel kepada seluruh pekerja hotel secara jelas, memandu mereka untuk memiliki panduan kerja yang dapat mengukur kinerja pengamanan mereka. g) disediakan untuk pihak-pihak terkait dan yang telah bekerjasama dengan usaha hotel, seperti para pelanggan, komunitas, dan kepolisian setempat. Setiap orang atau kelompok baik di internal maupun eksternal hotel masuk dalam ruang 106
Akuntansi Perhotelan
b.
c.
lingkup kebijakan pengamanan hotel. Untuk itu suatu proses pelaksanaan kebijakan pengamanan hotel wajib dikomunikasikan dan dipastikan bahwa pihak terkait dapat menerima kebijakan pengamanan hotel; dan h) ditinjau ulang secara berkala untuk memastikan bahwa kebijakan pengamanan hotel selalu relevan dan sesuai dengan tujuan usaha hotel untuk memastikan kesesuaian dan efektivitas bisnis hotel yang berkelanjutan (bussiness continuity). 2) Hasil yang diharapkan (types of output). Hasil yang diharapkan adalah berupa suatu pemahaman menyeluruh terhadap kebijakan pengamanan hotel yang telah dikomunikasikan kepada seluruh pekerja hotel dan pihak-pihak terkait dan yang telah bekerjasama dengan usaha hotel, seperti para pelanggan, komunitas, kepolisian setempat. Struktur dan Tanggung Jawab Dengan tersusunnya kebijakan pengamanan hotel yang berisi tentang penetapan aturan, tanggung jawab dan kewenangan, maka usaha hotel wajib: 1) Menyediakan sumber daya yang cukup dan memadai untuk melaksanakan tugas-tugas pengamanan di setiap tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di hotel; 2) Menetapkan pejabat penanggung jawab keamanan yang tidak boleh dirangkap dengan jabatan lainnya; dan 3) Pejabat yang ditunjuk berkewarganegaraan Indonesia dan jabatannya sesuai dengan skala bisnis usaha hotel. Acuan/referensi (types of input) yang digunakan dalam 107
Manajemen Sistem Informasi
d.
e.
108
menyusun struktur dan tanggung jawab pengamanan hotel adalah: 1) Struktur organisasi usaha hotel; 2) Hasil dari identifikasi ancaman, penilaian risiko ancaman gangguan keamanan dan pengendaliannya; 3) Sasaran pengamanan hotel; 4) Persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan teknis lainnya; 5) Deskripsi tugas; dan 6) Standar kualifikasi pekerja hotel. Proses penyusunan kebijakan pengamanan hotel. Tanggung jawab dan wewenang dari seluruh pekerja hotel yang melakukan tugas-tugas dari SMP Hotel wajib ditetapkan, termasuk definisi yang jelas sehingga tidak tumpang tindih diantara tingkatan dan departemen atau bagian yang ada. Jabatan yang dapat ditetapkan untuk tugas dan tanggung jawab pengamanan adalah: 1) Pimpinan puncak; 2) Manajemen departemen atau bagian pada setiap tingkatan yang ada di usaha hotel; 3) Pelaksana; 4) Penanggung jawab untuk pekerjaan kontraktor; 5) Penanggung jawab pelatihan; 6) Penanggung jawab peralatan (engineering) yang penting untuk pengamanan; 7) Pekerja hotel dengan kualifikasi pengamanan tertentu atau petugas khusus pengamanan yang ada dalam usaha hotel; dan 8) Pekerja hotel yang mewakili dalam rapat konsultasi
Akuntansi Perhotelan
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
pengamanan. Tanggung jawab pimpinan puncak harus mencakup kewajiban untuk menetapkan kebijakan pengamanan hotel dan memastikan SMP Hotel telah diterapkan. Pimpinan puncak menunjuk wakil manajemen (Management Representative/MR) yang diberi tanggung jawab dan wewenang untuk menerapkan SMP Hotel. Wakil manajemen (MR) merupakan salah satu anggota pimpinan puncak (Executive Committee) dan dapat dibantu oleh pekerja hotel yang memiliki tanggung jawab untuk memantau seluruh operasi dari tingkatan dan departemen atau bagian pengamanan di hotel. Wakil manajemen secara teratur melaporkan kinerja dari SMP Hotel dan melaksanakan peninjauan secara berkala serta menyusun sasaran pengamanan hotel. Manajemen di tingkatan dan departemen atau bagian di luar bagian keamanan (sekuriti) memastikan bahwa pengamanan telah dikelola dalam area hotel yang menjadi tanggung jawab mereka. Pendokumentasian dari aturan dan tanggung jawab. Dokumentasi tanggung jawab dan wewenang dapat berupa: 1) Pedoman manajemen sistem pengamanan; 2) Prosedur kerja dan uraian tugas; dan 3) Uraian pekerjaan. Pengkomunikasian tugas dan tanggung jawab. Tanggung jawab dan kewenangan pengamanan wajib dikomunikasikan secara efektif kepada pekerja hotel yang memiliki keterkaitan di setiap tingkatan dan departemen atau bagian. Sumber daya. 109
Manajemen Sistem Informasi Usaha hotel harus menyiapkan sumber daya dan sarana yang cukup untuk melaksanakan pengamanan hotel. 2.
110
Elemen Dua: Pemenuhan Persyaratan Peraturan Perundang- undangan a. Usaha hotel wajib memahami dan menerapkan peraturan perundang-undangan dan persyaratan teknis lainnya yang terkait dengan pengamanan hotel. b. Usaha hotel wajib mengomunikasikan peraturan perundang- undangan dan persyaratan teknis lainnya kepada pekerja hotel tetap dan tidak tetap serta pekerja subkontraktor. c. Acuan/referensi (types of input) yang digunakan adalah: 1) Gambaran yang jelas dari proses bisnis usaha hotel; 2) Hasil dari identifikasi ancaman, penilaian risiko dan pengendaliannya; 3) Standar praktis pengamanan (standar pengamanan pekerja hotel, informasi, properti); 4) Peraturan perundang-undangan tentang pengamanan; 5) Daftar informasi sumber daya; 6) Standar pengamanan nasional, regional dan internasional; 7) Persyaratan internal yang ada di usaha hotel; dan 8) Persyaratan teknis dari pihak pihak-pihak terkait dan yang telah bekerjasama dengan usaha hotel seperti para pelanggan, komunitas, kepolisian setempat. d. Proses untuk memenuhi Elemen Dua. Peraturan perundang-undangan tentang pengamanan dan persyaratan teknis lainnya yang terkait wajib diidentifikasi. Usaha hotel wajib menetapkan metode yang tepat untuk
Akuntansi Perhotelan
e.
3.
mengakses informasi, termasuk menggunakan media pendukung seperti buku, CD, disk, atau internet. Usaha hotel wajib mengevaluasi peraturan perundangundangan tentang pengamanan dan persyaratan teknis lainnya yang terkait dan wajib diterapkan, serta menentukan siapa yang berkepentingan untuk menerima setiap informasi tentang persyaratan peraturan perundangundangan dan persyaratan teknis lainnya. Hasil yang diharapkan (types of Output) adalah: 1) Tersedianya prosedur panduan kerja untuk mengidentifikasi dan mengakses informasi; 2) Tersedianya identifikasi persyaratan yang wajib dipenuhi; 3) Tersedianya persyaratan-persyaratan seperti buku peraturan perundang-undangan, teks standar, ringkasan (summary) dan hasil-hasil analisa tersedia di lokasi yang telah ditetapkan usaha hotel; dan 4) Tersedianya prosedur panduan kerja untuk memantau penerapan yang merupakan konsekuensi dari peraturan pengamanan.
Elemen Tiga: Manajemen Risiko Pengamanan a. Petunjuk Pelaksanaan Pertama; Memahami Usaha Hotel dan Melakukan Identifikasi Aset dari Risiko Ancaman dan Gangguan Keamanan. Langkah pertama adalah pekerja hotel yang ditunjuk wajib memahami proses kegiatan (bussiness proces) di setiap tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di dalam hotel. Pertimbangan untuk melaksanakan identifikasi wajib 111
Manajemen Sistem Informasi berdasarkan faktor-faktor seperti jam kerja, profil pelanggan, sifat aktivitas usaha hotel, jenis layanan yang disediakan atau jasa yang disediakan, pengolahan, penyimpanan, rantai pasokan, sifat persaingan dari usaha hotel, informasi yang sensitif, budaya usaha hotel, dan persepsi toleransi risiko. Jenis informasi kritis/sensitif yang harus dikumpulkan dan diolah adalah: 1) Jam kerja dari setiap tingkatan dan departemen atau bagian; 2) Tingkatan pekerja hotel setiap pergantian waktu (shift); 3) Jenis pelayanan yang disediakan dan atau jasa yang disediakan, penyimpanan, pengelolaan, rantai pasokan, dan lainnya; 4) Sifat persaingan dari usaha hotel; 5) Setiap permasalahan khusus yang dihasilkan dari proses pengelolaan seperti limbah lingkungan, polusi suara, getaran, buangan limbah/bahan beracun dan berbahaya, serta polusi udara; 6) Jenis tenaga kerja seperti serikat pekerja, pekerja subkontrak (outsourcing), kontraktor, tenaga tidak terlatih, serta jumlahnya; 7) Hubungan antara pekerja dan manajemen usaha hotel 8) Indeks kriminal (crime indeks) berdasarkan informasi dari Kepolisian Negara Republik Indonesia (Polri). Langkah kedua dalam proses identifikasi adalah melakukan identifikasi terhadap beberapa aset yang ada di setiap tingkatan dan departemen atau bagian usaha hotel serta berisiko mendapat ancaman bahaya, yaitu: 112
Akuntansi Perhotelan 1) Orang Meliputi pekerja hotel, pelanggan, pengunjung, tamu, tenaga kerja kontrak dimana secara hukum menjadi tanggung jawab hotel. 2) Properti, terdapat 3 (tiga) jenis properti yang ada di hotel: a) Properti yang dapat dilihat dan dirasakan seperti tanah, gedung, perlengkapan makanan dan minuman, perlengkapan kamar, perlengkapan dapur, uang, dan semua barang yang mudah dicuri, dirusak, atau yang mempengaruhi risiko pengamanan serta dapat digunakan untuk alat kejahatan di hotel; b) Properti juga termasuk “goodwill’ atau reputasi/citra hotel yang dapat merugikan sebagai akibat dari suatu kejadian seperti kemampuan usaha hotel menarik pelanggan dapat dipengaruhi oleh reputasi yang tidak baik atau kejadian kriminalitas di hotel, atau informasi tentang gangguan keamanan di lingkungan hotel; dan c) Properti termasuk juga informasi, mencakup hak data, seperti kerahasiaan penjualan jasa, perencanaan penjualan jasa, perencanaan ekspansi bisnis, kerahasiaan informasi perorangan mengenai pekerja hotel, daftar pelanggan, dan data lainnya. Apabila ketiga jenis properti tersebut di atas dicuri atau dihancurkan, dapat membahayakan usaha hotel. 3) Informasi Informasi yang berharga bagi hotel untuk dijaga yaitu: 113
Manajemen Sistem Informasi a)
b.
114
Masalah kerahasiaan tamu, kerahasiaan cetak biru (blue print) hotel; b) Keamanan transaksi penggunaan kartu kredit; c) Pengamanan hak kekayaan intelektual seperti disain ekslusif amenitis dan interior; dan d) Pengamanan basis data (data base) transaksi dan komunikasi. Petunjuk Pelaksanaan Kedua; Menentukan Resiko Kerugian dari Suatu Kejadian/Kerawanan. Langkah kedua dalam metodologi penilaian risiko keamanan adalah melakukan identifikasi jenis kejadian atau peristiwa yang akan terjadi berdasarkan: 1) Peristiwa/kejadian yang telah terjadi sebelumnya di setiap tingkatan dan departemen atau bagian; 2) Kejadian dengan situasi yang sama/berulang; 3) Kejadian yang terjadi seperti kriminal yang mungkin akan terjadi di setiap tingkatan dan departemen atau bagian; dan 4) Bencana alam sesuai lokasi geografi. Risiko kerugian dari suatu kejadian dapat dibedakan dalam tiga kategori: 1) Kejadian yang berhubungan dengan kejahatan/ kriminal. Terdapat sejumlah sumber untuk informasi/data tentang kejahatan yang berhubungan dengan kejadian yang dapat berakibat pada usaha hotel.Usaha hotel dapat mempertimbangkan beberapa sumber berikut sebagai upaya membantu mengurangi risiko keamanan di hotel antara lain: 2) Data statistik tentang kriminal dan panggilan layanan
Akuntansi Perhotelan
3)
bantuan Polisi setempat selama 3 (tiga) sampai 5 (lima) tahun terakhir; a) Data kriminalitas yang dipublikasikan oleh Polisi setempat untuk diketahui oleh khalayak ramai; b) Rekaman laporan kejadian gangguan di internal usaha hotel; c) Data kondisi demografi, sosial, kondisi ekonomi, tingkat populasi, transisi populasi, tingkat pengangguran (Ipoleksosbud di sekitar hotel); d) Kriminalitas yang menonjol dan keluhan dari masyarakat sekitar terhadap keberadaan hotel yang dapat mengganggu aktivitas usaha hotel; e) Informasi, isu tentang masalah kamtibmas dari kepolisian yang berkaitan dengan ancaman atau kondisi yang berdampak pada kegiatan usaha hotel; f) Kelompok profesi dan asosiasi terkait yang dapat menyediakan data dan informasi lain berkaitan dengan permasalahan yang spesifik di lingkungan usaha hotel atau kecenderungan aktivitas kriminal di lingkungan usaha hotel; dan g) Faktor-faktor lainnya seperti situasi dan kondisi lingkungan, akses ke lokasi hotel, dan hal-hal yang dapat menimbulkan kriminal/kejahatan seperti perampokan, penyanderaan, aksi teroris, pengeboman, kasus narkoba dan eksploitasi seksual anak serta perdagangan orang. Kejadian yang bukan kriminal. Usaha hotel wajib mempertimbangkan 2 (dua) kategori yaitu kejadian yang diakibatkan oleh manusia 115
Manajemen Sistem Informasi
c.
116
dan alam. Bencana yang diakibatkan oleh manusia seperti huru-hara, pemogokan, kegagalan sumber energi listrik, kecelakaan kerja, dan kelangkaan sumber-sumber penting kehidupan.Bencana yang diakibatkan oleh alam seperti badai, angin ribut, gempa bumi, dan tsunami. 4) Konsekuensi kejadian. Suatu konsekuensi kejadian adalah hasil yang didapatkan dari suatu kejadian. Kejadian itu sebagai akibat dari hubungan antara beberapa kejadian atau antara usaha hotel. Usaha hotel menerima berbagai jenis kerugian dimaksud sebagai suatu konsekuensi dari kejadian tersebut. Sebagai contoh jika suatu usaha hotel terkait dengan aktivitas ilegal atau memproduksi suatu jasa layanan yang ilegal, dapat merusak reputasi usaha hotel tersebut dan mitranya seperti penjual (vendor), pemasok (supplier), distributor, dan mitra kerja. Petunjuk Pelaksanaan Ketiga; Menetapkan Tingkat Peluang dari Risiko Kerugian dan Frekuensi Kejadian. 1) Peluang dari risiko kerugian. Peluang kerugian tidak hanya didasarkan pada perhitungan matematis, tetapi mempertimbangkan juga mengenai: a) Seringnya suatu kejadian kehilangan/kerugian yang akan terjadi di masa yang akan datang; b) Data kejadian yang lalu di hotel; c) Data kejadian di suatu tingkatan dan departemen atau bagian yang sejenis; d) Kondisi lingkungan sekitar, kondisi lokasi geografi,
Akuntansi Perhotelan kondisi sosial politik, dan perubahan ekonomi; dan Faktor lainnya yang dapat mempengaruhi peluang kejadian. Sebagai contoh lokasi hotel di daerah banjir atau area pinggir pantai yang memiliki peluang yang lebih tinggi terjadinya banjir dan angin ribut dibandingkan usaha hotel yang berlokasi di dataran tinggi dan jauh dari pantai. Walaupun banjir dan angin ribut belum pernah terjadi di lokasi tersebut, tetapi tingkat risiko akan tetap lebih tinggi karena lokasi tersebut memiliki potensi kejadian. Pada contoh lainnya yaitu suatu usaha hotel yang memiliki sejarah kejadian kriminal baik di dalam maupun di luar area lingkungan hotel, akan tetap memiliki peluang tinggi untuk terjadinya kriminal di masa mendatang apabila tidak menetapkan langkah-langkah untuk melakukan perbaikan terhadap aspek keamanan. f) Faktor-faktor yang berkaitan dengan aspek keamanan seperti ekonomi, sosial, dan isu politik. g) Tingkat peluang kejadian akan mempengaruhi proses pengambilan keputusan untuk menentukan solusi yang tepat guna mengendalikan potensi kejadian. 2) Peluang Kejadian. Dilihat dari perspektif kejadian, usaha hotel wajib menetapkan seberapa sering potensi terjadinya kejadian seperti perampokan terhadap tamu terjadi di area parkir, kehilangan barang di dalam hotel dan e)
117
Manajemen Sistem Informasi d.
118
bencana alam. Petunjuk Pelaksanaan Keempat; Menentukan Akibat dari Suatu Kejadian. Usaha hotel wajib mempertimbangkan seluruh potensi biaya baik langsung maupun tidak langsung dan kejiwaan dalam suatu risiko kejadian yang berdampak merugikan usaha hotel. Meskipun peluang kerugiannya kecil tetapi berdampak pada biaya tinggi, sehingga solusi petugas keamanan masih dibutuhkan untuk mengelola risiko keamanan. 1) Biaya langsung adalah: a) Kerugian keuangan yang diakibatkan dari suatu kejadian seperti kehilangan nilai barang atau rusak; b) Peningkatan biaya premi asuransi setiap tahun setelah terjadinya kerugian besar; c) Membayar biaya asuransi; d) Kehilangan usaha dari satu risiko kejadian; e) Biaya tenaga kerja yang ditimbulkan dari suatu kejadian; f) Pengelolaan waktu yang berkaitan dengan bencana atau kejadian seperti penanganan media; dan g) Kerusakan karena penghukuman yang tidak dapat ditutup oleh asuransi biasa. 2) Biaya tak langsung adalah: a) Terpaan media yang negatif; b) Persepsi negatif dari pelanggan dalam kurun waktu yang lama, seperti lokasi hotel yang tidak aman; c) Biaya untuk humas dalam menindaklanjuti
Akuntansi Perhotelan permasalahan citra buruk usaha hotel; d) Kekurangan cakupan asuransi untuk penanganan risiko yang tinggi; e) Kebutuhan upah yang cukup tinggi untuk menarik minat calon tenaga kerja disebabkan persepsi negatif dari calon tenaga kerja terhadap usaha hotel; f) Gugatan-gugatan kepada pemegang saham disebabkan pengelolaan yang salah; dan g) Moral rendah pekerja hotel yang mengarah pada pemberhentian dan tingginya keluar masuk pekerja hotel. e. Petunjuk Pelaksanaan Kelima; Mengembangkan Pilihan-pilihan Untuk Mitigasi Risiko Kerugian. Usaha hotel memiliki beberapa pilihan minimal secara teoritik untuk menangani risiko kerugian yang dihadapi usaha hotel. Secara teori usaha hotel akan menghadapi beberapa pilihan yang tidak sesuai baik karena tidak layak atau karena secara keuangan akan menghabiskan banyak biaya. Pilihan-pilihan tersebut meliputi tindakan-tindakan pengamanan untuk mengurangi risiko kejadian. f. Petunjuk Pelaksanaan Keenam; Studi Kelayakan terhadap Pilihan Strategi Pengendalian Risiko yang Diterapkan. Aspek finansial sering menjadi faktor pertimbangan untuk menentukan pilihan strategi pengendalian risiko yang diterapkan. Konsekuensi pilihan strategi pengendalian risiko yang diterapkan dapat menyebabkan berkurangnya 119
Manajemen Sistem Informasi
g.
4.
120
jumlah tamu hotel, walaupun sebenarnya mereka adalah pelanggan potensial. Bagi usaha hotel hal tersebut dapat menyebabkan kerugian. Tantangan usaha hotel adalah harus menetapkan keseimbangan antara strategi pengendalian risiko yang diterapkan dengan kebutuhan usaha. Petunjuk Pelaksanaan Ketujuh; Analisa Biaya & Manfaat. Tahap akhir dari analisa risiko keamanan adalah mempertimbangkan biaya dan manfaat yang didapatkan dari strategi pengamanan.
Elemen Empat: Tujuan dan Sasaran a. Usaha hotel wajib menetapkan tujuan dan sasaran pengamanan yang terukur dalam rangka melaksanakan kebijakan pengamanan hotel. Acuan/referensi (types of input) dalam menetapkan tujuan dan sasaran pengamanan adalah: 1) Kebijakan pengamanan hotel yang relevan untuk keseluruhan usaha hotel; 2) Hasil-hasil dari identifikasi ancaman, penilaian risiko dan pengendaliannya; 3) Persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan teknis lainnya; 4) Pilihan teknologi; 5) Batasan keuangan, operasi dan bisnis; 6) Gambaran dari para pekerja hotel dan pihak terkait; 7) Analisa kinerja sebelumnya untuk penetapan sasaran pengamanan; 8) Rekaman ketidaksesuaian, insiden, gangguan yang
Akuntansi Perhotelan
b.
c.
telah terjadi; dan 9) Hasil-hasil tinjauan manajemen usaha hotel. Proses Dalam menetapkan sasaran pengamanan, usaha hotel wajib melakukan hal-hal sebagai berikut: 1) Mengidentifikasi dan memprioritaskan data masukan diatas; 2) Mengadakan pertemuan berkala di setiap tingkatan dan departemen atau bagian minimal satu bulan sekali; 3) Mengimplementasikan sasaran pengamanan secara menyeluruh di setiap tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di usaha hotel; 4) Memiliki indikator yang jelas, terkait dan dipantau; 5) Memiliki dasar komitmen dan referensi yang akan dicapai, untuk itu usaha hotel wajib memiliki kemampuan untuk mencapainya dan memantau progresnya. Kerangka waktu yang logis dan dapat dicapai wajib ditetapkan untuk mencapai setiap sasaran pengamanan; 6) Dimungkinkan untuk diturunkan menjadi beberapa sasaran pengamanan dan bergantung pada jenis usaha hotel, kompleksitas sasaran pengamanan serta kerangka waktunya 7) Sasaran pengamanan yang telah ditetapkan untuk dikomunikasikan kepada pekerja hotel terkait. Hasil yang diharapkan (types of output) adalah sasaran pengamanan hotel yang terukur dan terdokumentasi untuk setiap tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di usaha hotel.
121
Manajemen Sistem Informasi 5.
122
Elemen Lima: Program dan Rencana Pengamanan a. Usaha hotel wajib menyusun program dan rencana pengamanan yang berisi pengembangan pengamanan hotel dan strategi kegiatan yang akan dilaksanakan. Program dan rencana pengamanan hotel wajib terdokumentasi dan dikomunikasikan kepada para pekerja hotel serta dipantau, ditinjau ulang, dan dapat diperbaharui apabila dibutuhkan. b. Acuan/referensi (types of input) dalam pelaksanaan Elemen Lima yaitu: 1) Kebijakan dan sasaran pengamanan hotel; 2) Peninjauan dari persyaratan peraturan perundangundangan dan persyaratan teknis lainnya; 3) Hasil-hasil dari identifikasi bahaya, penilaian risiko, dan pengendaliannya; 4) Realisasi dari proses jasa pelayanan yang diberikan; 5) Informasi dari hasil konsultasi antara pimpinan usaha hotel dengan pekerja hotel; 6) Informasi hasil peninjauan dan perubahan kegiatan di hotel; 7) Adanya kegiatan peningkatan berkelanjutan (continual improvement); 8) Sumber daya yang tersedia untuk mencapai sasaran pengamanan; dan 9) Even/acara khusus yang dilaksanakan di hotel. c. Proses Program dan rencana pengamanan berisikan identifikasi: 1) Pekerja hotel yang bertanggung jawab untuk mencapai sasaran pengamanan di setiap tingkatan dan departemen atau bagian terkait;
Akuntansi Perhotelan
d.
6.
2) Tanggung jawab dan kewenangan yang cukup untuk setiap pekerja hotel; dan 3) Tugas-tugas lainnya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran pengamanan. Hasil yang diharapkan (types of output) adalah program tahunan, rencana pengamanan (khusus dan umum), rencana kontingensi, dan rencana kegiatan pengamanan hotel.
Elemen Enam: Pelatihan, Kepedulian, dan Kompetensi Pengamanan Usaha hotel memastikan bahwa setiap petugas keamanan wajib memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang sesuai dengan peraturan perundangundangan dan mendokumentasikan bukti pelatihan. Usaha hotel wajib mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang sesuai dengan risiko pengamanan dan SMP Hotel. Pelatihan dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan dan dilakukan evaluasi terhadap efektivitas pelaksanaan pelatihan. Usaha hotel wajib menetapkan, menerapkan, dan memelihara prosedur untuk membuat pekerja hotel peduli terhadap: a. Konsekuensi pengamanan yang potensial atau telah terjadi di dalam kegiatan operasi, dan keuntungan dari peningkatan kinerja pekerja hotel; b. Kewajiban dan tanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan pengamanan hotel dan prosedur-prosedur dalam rangka memenuhi persyaratan SMP Hotel, termasuk persyaratan teknis lainnya untuk kesiapan menghadapi dan menangani keadaan darurat; dan c. Konsekuensi potensial yang muncul dari prosedur operasi tertentu. 123
Manajemen Sistem Informasi Prosedur pelatihan pengamanan wajib ditetapkan di setiap tingkatan dan departemen atau bagian yang berbeda sesuai dengan: a. tanggung jawab; b. kemampuan dan keterampilan; dan c. risiko keamanan. Usaha hotel wajib menetapkan prosedur untuk menjamin kompetensi pekerja hotel dalam melakukan fungsinya. Hal-hal yang wajib diperhatikan adalah: a. Definisi wewenang dan tanggung jawab akan tugas pengamanan; b. Uraian tugas termasuk pengendalian bahaya secara lebih detail dalam pelaksanaan tugas; c. Penilaian kinerja pekerja hotel; d. Identifikasi bahaya, penilaian risiko keamanan dan hasilhasil pengendalian risiko; e. Prosedur dan petunjuk operasi; f. Kebijakan pengamanan dan sasaran pengamanan; dan g. Program pengamanan hotel. Beberapa hal yang wajib diperhatikan: a. Identifikasi secara sistemastis mengenai kesadaran pengamanan dan persyaratan kompetensi di semua tingkatan dan departemen atau bagian di hotel; b. Pengaturan untuk identifikasi dan mengembangkan beberapa kekurangan kompetensi antara individu pekerja hotel dengan persyaratan teknis, persyaratan kesadaran dan kompetensi pengamanan; c. Mempertimbangkan semua pelatihan yang telah diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan secara berkala dan sistematis; d. Penilaian secara individu untuk menjamin bahwa pekerja 124
Akuntansi Perhotelan hotel telah mendapatkan dan memelihara ilmu dan kompetensi yang dipersyaratkan; dan e. Memelihara secara layak semua rekaman hasil dari pelatihan dan kompetensi pekerja hotel. Program penyadaran dan pelatihan pengamanan hotel wajib diterapkan dan dipelihara untuk menindaklanjuti beberapa hal sebagai berikut: a. Pemahaman mengenai pengaturan pengamanan dan tugas serta tanggung jawab setiap individu dalam usaha hotel; b. Program pengenalan dan pelatihan yang sistematis untuk semua pekerja hotel yang telah dimutasi antar tingkatan dan departemen atau bagian; c. Pelatihan pengamanan lokal dan risiko pengamanan untuk mengetahui langkah pencegahan dan prosedur yang wajib dilaksanakan. Pelatihan ini dilaksanakan sebelum pekerjaan dilaksanakan; d. Pelatihan untuk pengendalian risiko keamanan dan pengendalian risikonya; e. Pelatihan inhouse dan eksternal yang spesifik dimana dapat ditetapkan sebagai persyaratan teknis untuk tugas yang spesifik dalam aspek pengamanan, termasuk perwakilan manajemen (management representative); f. Pelatihan untuk semua individu yang bertugas memimpin dan mengatur pekerja hotel, kontraktor, dan pekerja sementara. Hal ini untuk menjamin bahwa semua pekerja hotel yang tetap maupun tidak tetap di bawah kendali para pemimpinnya dan dapat memahami risiko keamanan pada saat pelaksanaan tugas di hotel. Selain itu juga untuk menjamin bahwa mereka telah kompeten dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur; 125
Manajemen Sistem Informasi g.
Pimpinan puncak dan seluruh pekerja hotel bertugas dan bertanggung jawab menerapkan SMP Hotel dan mengendalikan risiko keamanan untuk mencegah kerugian usaha hotel; dan h. Program pelatihan dan penyadaran untuk kontraktor, pekerja sementara dan pengunjung berdasarkan tingkatan risikonya. Efektivitas dari pelatihan dan tingkatan kompetensi pekerja hotel wajib dilakukan evaluasi. Mekanisme penilaian dapat juga menjadi bagian dari pelatihan yang dilakukan dan atau pemantauan di lapangan dilakukan dengan layak. Hasil yang diharapkan (types of output) adalah: a. Persyaratan kompetensi pengamanan setiap tugas pekerjaan hotel b. Analisa kebutuhan pelatihan c. Program pelatihan untuk setiap pekerja hotel d. Materi pelatihan untuk digunakan di usaha hotel e. Rekaman pelatihan dan evaluasi efektivitas pelatihan. f. Persyaratan kompetensi fungsi kepolisian terbatas yaitu: garda pratama, garda madya, garda utama; dan g. Persyaratan spesialisasi kompetensi pengamanan di hotel seperti P3K, pemadam kebakaran, investigastor, auditor pengamanan internal hotel, intelijen, peralatan pengamanan. 7.
126
Elemen Tujuh: Konsultasi, Komunikasi dan Partisipasi Usaha hotel wajib menetapkan, menerapkan dan memelihara suatu prosedur untuk: a. Melaksanakan komunikasi internal kepada seluruh tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di hotel, pekerja hotel tetap dan tidak tetap, dan pekerja
Akuntansi Perhotelan subkontraktor; Menerima, mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi dari pihak luar yang terkait; dan c. Adanya partisipasi dari pekerja hotel tetap dan tidak tetap, dan pekerja subkontraktor dengan menyusun rencana untuk: d. Pelibatan dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan pengamanan hotel, sasaran pengamanan dan prosedur e. Untuk mengendalikan risiko keamanan; dan f. Konsultasi perubahan yang menimbulkan dampak terhadap risiko keamanan. Pekerja hotel tetap dan tidak tetap, dan pekerja subkontraktor wajib diinformasikan tentang partisipasi mereka dalam masalah-masalah pengamanan hotel. Usaha hotel wajib berkoordinasi dengan pihak-pihak luar yang terkait, antara lain dengan Kepolisian setempat dan Dinas yang membidangi urusan pariwisata serta Forum Kemitraan Polisi dan Masyarakat (FKPM) minimal 1 (satu) kali dalam 6 (enam) bulan, dengan materi pembahasan tentang: a. Kecenderungan indeks kriminal (trend of crime index) yang sedang terjadi; b. Peringatan keamanan (security alert); c. Informasi intelijen terkini; dan d. Informasi gangguan kamtibmas yang terjadi. b.
8.
Elemen Delapan: Pengendalian Dokumen dan Catatan a. Semua dokumen dan data yang memuat informasi penting dari kinerja operasional SMP Hotel, wajib diidentifikasi dan dikendalikan. b. Acuan/referensi (types of input) yang digunakan adalah: 127
Manajemen Sistem Informasi
c.
d.
9.
128
1) Rincian dokumentasi dan sistem data usaha hotel yang dikembangkan untuk mendukung SMP Hotel; 2) Kegiatan pengamanan untuk memenuhi persyaratan SMP hotel 3) Rincian tugas dan tanggung jawab setiap tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di hotel. Proses Proses penyusunan pengendalian dokumen dan catatan adalah: 1) Penulisan prosedur berisikan identifikasi, persetujuan, penerbitan dan pemusnahan dokumentasi pengamanan 2) Dokumen dan data harus tersedia dan dapat diperoleh bila diperlukan baik untuk kondisi rutin maupun dalam keadaan darurat. Hasil yang diharapkan yaitu: a) Prosedur pengendalian dokumen, termasuk penunjukan tanggung jawab dan wewenang; b) Pendaftaran dokumen, daftar induk dokumen atau indeks; c) Daftar pengendalian dokumen di setiap tingkatan dan departemen atau bagian d) Arsip rekaman.
Elemen Sembilan: Penanganan Keadaan Darurat a. Usaha hotel wajib memiliki prosedur penanganan keadaan darurat untuk menghadapi keadaan darurat dan diuji secara berkala untuk dilakukan pada saat kejadian yang sebenarnya. Pengujian prosedur penanganan keadaan darurat tersebut secara berkala dilakukan oleh pekerja
Akuntansi Perhotelan
b.
c.
d.
e.
f.
g.
hotel yang memiliki kompetensi. Untuk kegiatan pengujian prosedur penanganan keadaan darurat seperti pada instalasi atau peralatan yang mempunyai potensi ancaman besar, contohnya uji coba memadamkan kebakaran dan mengatasi ancaman bom di hotel dikoordinasikan dengan instansi terkait yang berwenang. Usaha hotel wajib menetapkan, menerapkan dan memelihara suatu prosedur penanganan keadaan darurat untuk: 1) Mengidentifikasi potensi terjadinya keadaan darurat; 2) Menangani situasi darurat; dan 3) Petunjuk pelaksanaan untuk tim manajemen krisis (crisis management team). Dalam perencanaan penanganan keadaan darurat, usaha hotel wajib memasukkan tanggung jawab kepada pihakpihak terkait. Usaha hotel wajib mengantisipasi situasi darurat, mencegah dan menurunkan dampak terhadap status keamanan. Usaha hotel wajib menguji secara berkala prosedur penanganan keadaan darurat agar tetap terlatih dengan melibatkan pihak-pihak terkait. Usaha hotel wajib meninjau ulang prosedur penanganan keadaan darurat secara berkala dan sesuai kebutuhan. Revisi dari prosedur dan perencanaan penanganan keadaan darurat dapat dilakukan setelah pengujian berkala dan setelah terjadinya keadaan darurat. Catatan dokumen tentang keadaan darurat mencakup: Rencana Pemulihan Keadaan Darurat (Disaster Recovery Plan), Rencana Keberlangsungan Usaha (Business Continuity 129
Manajemen Sistem Informasi Plan), Rencana Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management Plan), Rencana Manajemen Krisis (Crisis Management Plan), dan prosedur lainnya yang berkaitan. Kegiatan yang dilakukan untuk pengendalian keadaan darurat di hotel antara lain: a. Ancaman bom (bomb threat): 1) Pelatihan dasar penanganan bom (training– explosive basic training); 2) Pemeriksaan (screening) tamu dan pekerja hotel; 3) Pemeriksaan latar belakang (background check) oleh pihak usaha hotel terhadap pekerja hotel tetap dan tidak tetap, outsourcing, pekerja kontraktor, supplier atau rekanan hotel; 4) Pengembangan Sumber Daya Manusia (Human Resources Development/HRD); 5) Mempunyai peralatan penanganan bom; 6) Melakukan patroli lingkungan; 7) Hal-hal yang wajib dilakukan saat mendapat ancaman bom; 8) Operator memancing pembicaraan atau memperpanjang komunikasi dengan pihak penelepon gelap; 9) Operator menghubungi petugas keamanan (security) 10) Petugas keamanan (security) menghubungi pihak polisi; 11) Petugas keamanan (security) membuat laporan kejadian. b. Pembunuhan: 1) Menyediakan alat pereka CCTV; 2) Petugas keamanan (security) melakukan patroli; 130
Akuntansi Perhotelan 3) Petugas hotel (bell boy) mengenali tamu & kamar; dan 4) Membuat kunci akses di setiap lift/kamar. c. Perampokan: 1) Pekerja hotel dilarang memberikan informasi tentang tamu kepada yang tidak berkepentingan; 2) Kamar wajib selalu tertutup, walaupun sedang dibersihkan; dan 3) Barang-barang berharga milik tamu wajib selalu disimpan di kotak pengaman (safety deposit box). d. Keracunan Makanan (Food Poisoning): 1) Sistem pertama masuk pertama keluar (First In First Out System/FIFO), masa kadaluarsa (expire date); 2) Bahan baku (raw product); 3) Sistem penyimpanan (system storage); 4) Penanganan persiapan; dan 5) Penyajian dengan aman. e. Kebakaran. Tersedianya: 1) Peralatan kebakaran; 2) Melengkapi alat-alat proteksi kebakaran; 3) Alat pemadam api ringan; 4) Sistem pipa air (hydrant); 5) Sistem alat penyiram (sprinkler); 6) Deteksi asap (smoke detector); 7) Deteksi panas (head detector); 8) Alat untuk mengumumkan informasi ke publik (public announcement); 9) Pintu keluar dalam keadaan darurat (emergency exit) 10) Tempat berkumpul (assembly point); 11) Tanda jalur evakuasi (evacuation route sign); 12) Pemeliharaan (maintenance) peralatan; dan 131
Manajemen Sistem Informasi f.
g.
h.
i.
132
13) Merencanakan dan melaksanakan evakuasi lokal. Penanganan tamu penting (Very Important Person/VIP). Usaha hotel wajib: 1) Melakukan pemeriksaan kepada pegawai yang berkaitan; 2) Melakukan pemeriksaaan lokasi; 3) Membentuk dan menjaga zona/area terlarang untuk umum; 4) Menyediakan seluruh informasi yang berkaitan dengan pegawai. Pencurian/Kehilangan. Usaha hotel wajib: 1) Mengikuti prosedur kehilangan dan penemuan. 2) Melengkapi dokumentasi kehilangan dan pencurian. 3) Mengikuti prosedur barang yang diklaim. Unjuk Rasa. Usaha hotel wajib: 1) menghubungi pihak kepolisian setempat; 2) Tim Petugas Keamanan (Security Team) melokalisir area unjuk rasa; dan 3) Berkoordinasi dengan koordinator unjuk rasa. Gempa Bumi (Earth Quake). Usaha hotel wajib menetapkan aturan tentang: 1) Saat gempa: a) Diam di ruangan; b) Lindungi kepala; c) Berlindung di bawah meja; dan d) Jauhi dari kaca. 2) Setelah gempa: a) Evakuasi seluruh tamu dan karyawan; b) Pemeriksaan keadaan gedung; dan c) Mengijinkan tamu dan karyawan kembali masuk
Akuntansi Perhotelan
j.
apabila dinyatakan aman. Banjir (Flooding). Usaha hotel wajib: 1) Menyediakan pompa penghisap; 2) Membersihkan area banjir; dan 3) Menyediakan pasir-pasir dalam karung.
10. Elemen Sepuluh: Pengendalian Proses dan Infrastruktur a. Penjelasan. Usaha hotel wajib menetapkan dan memelihara perencanaan pengamanan untuk memastikan efektivitas penerapan dari tindakan pengendalian untuk mengendalikan risiko keamanan, memenuhi kebijakan dan sasaran pengamanan hotel, serta memenuhi peraturan perundang-undangan dan persyaratan teknis lainnya. b. Acuan/referensi yang digunakan adalah: 1) Kebijakan pengamanan dan sasaran pengamanan hotel; 2) Identifikasi ancaman, penilaian risiko dan hasil dari pengendaliannya; dan 3) Identifikasi peraturan perundang-undangan dan persyaratan teknis lainnya. c. Proses. Usaha hotel wajib menetapkan prosedur pengendalian untuk mengendalikan setiap risiko keamanan yang telah teridentifikasi termasuk yang dapat ditimbulkan oleh pekerja hotel tetap dan tidak tetap, kontraktor dan pengunjung. Prosedur pengendalian risiko keamanan tersebut wajib ditinjau secara periodik untuk menilai kecukupan dan efektivitasnya, serta perubahan yang telah diidentifikasi. Di beberapa area risiko keamanan yang spesifik dapat 133
Manajemen Sistem Informasi muncul dan upaya pengendaliannya adalah: 1) Pembelian dan pemindahan barang serta pembelian jasa dari pihak ketiga: a) Wajib ada persetujuan untuk pembelian atau pemindahan bahan-bahan atau material berharga; b) Wajib ada ketersediaan dokumen untuk menangani secara aman barang-barang berharga seperti permesinan, bahan baku, atau lainnya pada waktu pembelian; c) Wajib melakukan evaluasi dan evaluasi ulang secara periodik dari kinerja pengamanan; dan d) Wajib ada persetujuan dari desain pengamanan untuk perubahan susunan (layout) tempat kerja atau perubahan peralatan. 2) Tugas yang berbahaya, pengendaliannya adalah: a) Identifikasi kegiatan yang berbahaya; b) Pra penentuan dan persetujuan metode/cara kerja; c) Pra kualifikasi pekerja hotel yang melaksanakan kegiatan berbahaya; dan d) Sistem izin kerja dan prosedur untuk mengendalikan masuk keluarnya pekerja hotel ke area pekerjaan berbahaya. 3) Barang-barang berbahaya, pengendaliannya adalah: a) Identifikasi barang-barang yang disimpan dan tempat penyimpanannya; b) Penyimpanan yang aman dan pengendalian untuk memasuki tempat penyimpanannya; dan c) Menyediakan lembar data keselamatan bahan dan informasi lainnya yang relevan. 4) Pemeliharaan yang aman di tempat kerja dan 134
Akuntansi Perhotelan peralatan, pengendaliannya adalah: a) Ketentuan, pengendalian dan pemeliharaan tempat kerja dan peralatan; b) Ketentuan, pengendalian dan pemeliharaan alatalat pengamanan; c) Pemisahan dan pengendalian akses; d) Inspeksi dan pengujian peralatan pengamanan terkait dan sistem yang terintegrasi seperti: (1) Mengoperasikan sistem proteksi; (2) Alat perlindungan fisik dan non fisik; (3) Sistem menutup (shut down); dan (4) Peralatan untuk mendeteksi kebakaran. e) Hasil yang diharapkan (types of output) adalah: (1) Prosedur pengendalian; (2) Instruksi kerja; (3) Sertifikasi; dan (4) Teknik-teknik secara fisik dan non fisik untuk pengendalian pengamanan. f) Beberapa identifikasi ancaman keamanan di area hotel antara lain: (2) Pembelian/Penerimaan (Purchasing/Receiving) (a) Pemalsuan barang; (b) Monopoli pemasok (supplier); (c) Persekongkolan; (d) Kesalahan seleksi pemasok (supplier); dan (e) Kesalahan dalam penerimaan barang. (3) Gudang Penyimpanan (Storage) (a) Proses pengelolaan keluar masuk yang tidak sesuai prosedur; (b) Waktu kadaluarsa (expired date); dan 135
Manajemen Sistem Informasi (c) Tidak sesuainya data barang dalam catatan dengan persediaan di gudang penyimpanan (stock system) (4) Dapur Makanan & Minuman (Food and Beverage/FB Kitchen): (a) Kebakaran; (b) Waktu kadaluarsa makanan (expired date goods); (c) Terluka (luka pisau, luka bakar); (d) Keracunan; dan (e) Pencurian. (5) Tempat penitipan barang di Kantor Depan (Luggage seat Front Office): (a) Manipulasi data/uang pembayaran; (b) Uang palsu; (c) Hipnotis; (d) Perampokan/penodongan; (e) Pemalsuan kartu kredit; (f) Data palsu; dan (g) Prosedur duplikasi (2nd key procedure) 5) Akuntasi Accounting dan Back Office: a) Kasir umum: (1) Manipulasi data; dan (2) Penggelapan uang. b) Akuntasi pembayaran (account payable) (1) Manipulasi data; (2) Penggelapan uang; dan (3) Persekongkolan kejahatan. c) Kasir: (1) Manipulasi data; 136
Akuntansi Perhotelan (2) Penggelapan uang; dan (3) Persekongkolan kejahatan. d) Teknologi informasi: (1) Data korupsi (data fraud) (2) Kejahatan teknologi informasi (cyber crime) 6) Pelayanan makanan dan minuman (Food and Beverage/FB Service): a) Keracunan (food hygiene); b) Pekerja hotel yang sedang sakit(personal hygiene) c) Manipulasi tagihan; dan d) kehilangan barang. 7) Penatalaksanaan barang dan tempat (housekeeping) a) Penumpukan sampah berakibat kebakaran; b) Kebersihan/lantai basah; dan c) Pencurian barang milik tamu (pelanggan), milik pekerja hotel di dalam kotak penyimpanan (locker), dan barang milik hotel. 8) Rekayasa teknik dan pemeliharaan gedung (Engineering and maintenance): a) kebakaran; b) kecelakaan; c) tidak tersedianya alat pelindung diri; d) pencurian barang hotel; dan e) kegagalan energi (power failure). Beberapa upaya pengendalian di area hotel antara lain: 1) Keamanan (Security): a) Meminta identitas tamu/perusahaan kontraktor b) Pemeriksaan (screening) barang bawaan tamu/karyawan. c) Pemeriksaan latar belakang karyawan 137
Manajemen Sistem Informasi (background check); d) Sistem pemeriksaan orang; e) Pengawalan uang perusahaan. 2) Sumber daya manusia (SDM) dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3): a) Fasilitas pekerja hotel; b) Kesejahteraan pekerja hotel; c) Kebijakan dan peraturan usaha hotel; d) Hubungan industrial terkait ketenagakerjaan (Industrial relation); dan e) Keselamatan dan kesehatan kerja. 11. Elemen Sebelas: Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Pengamanan. a. Usaha hotel wajib mengidentifikasikan indikator kinerja pengamanan yang menyeluruh untuk usaha hotel. Indikator kinerja pengamanan hotel adalah: 1) Kebijakan pengamanan dan sasaran pengamanan; 2) Manajemen risiko yang diimplementasikan dan berjalan efektif; 3) Pengalaman dari kegagalan sistem manajemen pengamanan termasuk terjadinya ancaman seperti pencurian, kehilangan dan lain-lain; dan 4) Kesadaran, pelatihan, komunikasi dan program konsultasi untuk pekerja hotel dan pihak terkait yang berjalan efektif. b. Acuan/referensi (types of input)yang digunakan adalah: 1) Identifikasi ancaman, manajemen risiko dan hasil pengendalian risiko; 2) Persyaratan peraturan, standar dan petunjuk 138
Akuntansi Perhotelan
c.
penerapan; 3) Kebijakan pengamanan dan sasaran pengamanan hotel; 4) Prosedur yang berkaitan dengan ketidaksesuaian; 5) Peralatan pengukuran dan catatan-catatan kalibrasi; 6) Catatan pelatihan; dan 7) Laporan kepada manajemen. Proses. Proses pemantauan dan pengukuran kinerja pengamanan adalah sebagai berikut: 1) Pemantauan proaktif dan reaktif. Pemantauan terhadap SMP Hotel wajib dilakukan secara proaktif dan reaktif seperti: a) Melakukan pemantauan terhadap ketidaksesuaian aktivitas pengamanan hotel; dan b) Reaktif terhadap pemantauan, penyelidikan, analisa dan catatan kegagalan SMP Hotel termasuk kehilangan atau kecurian. 2) Teknik pemantauan. Metode yang digunakan untuk mengukur kinerja pengamanan hotel yaitu: a) Hasil identifikasi ancaman dan pengendalian ancaman; b) Inspeksi tempat kerja dengan menggunakan daftar pengecekan; c) Tersedia dan efektifitas pemanfaatan pekerja hotel yang berpengalaman dan memiliki kualifikasi formal; d) Analisa dokumen dan catatan hotel lain; e) Melakukan studi banding dengan usaha hotel yang telah menerapkan sistem pengamanan yang 139
Manajemen Sistem Informasi baik; dan Survei terhadap perilaku pekerja hotel terkait dengan penerapan SMP Hotel. Usaha hotel wajib menetapkan jenis pemantauan dan melaksanakan pemantauan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam setiap bulan di setiap tingkatan dan departemen atau bagian berdasarkan level risiko. Jadwal pemantauan disusun berdasarkan hasil identifikasi ancaman, manajemen risiko, dan peraturan perundang-undangan serta persyaratan teknis lainnya. 3) Inspeksi/pemeriksaan. a) Peralatan. Peralatan diperiksa sesuai dengan persyaratan teknis dan masuk dalam program inspeksi yang hasilnya menggambarkan status dan teknis pemeriksaan oleh pekerja hotel yang terkait. b) Kondisi tempat kerja. Usaha hotel menetapkan kriteria khusus seperti di area kamar dengan menggunakan sistem penguncian kamar yang dipersyaratkan untuk setiap tempat kerja dan terdokumentasi. Secara berkala, pimpinan puncak wajib melaksanakan inspeksi berdasarkan kriteria khusus yang telah ditetapkan. Daftar pengecekan (checklist) memberikan detail kriteria dan semua item yang diinspeksi. Catatan inspeksi wajib disimpan. k. Pengukuran peralatan. Pengukuran peralatan yang digunakan untuk menilai kondisi keamanan wajib terdaftar dan memiliki f)
140
Akuntansi Perhotelan
l.
petunjuk penggunaan serta dikendalikan seperti detektor logam. Keakuratan peralatan harus diketahui saat diperlukan dan tersedia prosedur tertulis yang menjelaskan pelaksanaan pengukuran. Peralatan harus memberikan kemampuan pengukuran sesuai persyaratan teknis. Jika dipersyaratkan, skema kalibrasi wajib didokumentasikan untuk pengukuran peralatan. Skema ini wajib melingkupi: 1) Jadwal kalibrasi; 2) Referensi metode uji coba saat digunakan; 3) Identifikasi peralatan yang digunakan untuk kalibrasi; dan 4) Tindak lanjut dilaksanakan jika kondisi tidak sesuai. Peralatan yang digunakan untuk kalibrasi sesuai dengan standar nasional. Catatan untuk semua kalibrasi dan hasilnya disimpan dan memberikan detail pengukuran sebelum dan sesudah perubahan. Peralatan milik subkontraktor (supplier/contractor equipment). Pengukuran peralatan yang digunakan kontraktor wajib menjadi subjek pengendalian yang sama seperti peralatan milik hotel. Kontraktor wajib memenuhi ketentuan bahwa peralatan sesuai dengan persyaratan teknis. Sebelum pelaksanaan pekerjaan, pemasok (supplier/contractor) wajib menyediakan salinan hasil tes peralatan khususnya untuk peralatan yang penting. Jika terdapat pekerjaan yang mempersyaratkan 141
Manajemen Sistem Informasi pelatihan (training) khusus, maka hasil catatan pelatihan (training) wajib tersedia untuk dikaji ulang. m. Statistik atau teori teknik analisa lainnya. Statistik atau teori teknik analisa yang didasarkan pada prinsip keilmuan digunakan untuk: 1) Menilai situasi keamanan; 2) Investigasi kehilangan atau kegagalan menangani pengamanan; dan 3) Membantu mengambil keputusan yang berkaitan dengan pengamanan. n. Acuan/referensi yang digunakan adalah: 1) Prosedur untuk pemantauan dan pengukuran; 2) Jadwal inspeksi dan daftar pengecekan; 3) Kondisi standar tempat kerja dan daftar pengecekan/inspeksi; 4) Skema kalibrasi dan catatan kalibrasi; dan 5) Laporan ketidaksesuaian. Beberapa kegiatan inspeksi dan pemantauan terhadap peralatan secara umum di hotel yaitu: 1) Instalasi listrik; 2) Generator; 3) Lift tamu (lift passanger); 4) Ketel (boiler); 5) Mesin pendingin (chiller); 6) Alat untuk mendeteksi (metal detector); 7) Peralatan kebakaran: 1) Tanda bahaya (alarm); 2) Pipa air (hydrant); 3) Pengumunan (public announcement); 4) Alat pendeteksi asap (smoke detector); dan 142
Akuntansi Perhotelan
8) 9) 10) 11) 12) 13) 14)
5) Sistem alat penyiram (sprinkler system). Pemadam kebakaran (Alat Pemadam Kebakaran Api Ringan/APAR/Fire Extingusher); Laboratorium untuk mengetes air (water test laboratorium); laboratorium untuk mengetes contoh makanan (food sample test laboratorium); tangki gas (LPG tank); penangkal petir; dan pengukuran kualitas udara.
12. Elemen Dua Belas: Pelaporan, Perbaikan dan Tindakan Pencegahan Ketidaksesuaian a. Kegiatan pelaporan, perbaikan dan tindakan pencegahan ketidaksesuaian meliputi: 1) Menetapkan proses untuk pemberitahuan; dan 2) Menetapkan skala investigasi yang berhubungan dengan potensi atau gangguan dan ancaman. b. Rekaman. Pengendalian terhadap rekaman pada elemen 12 (dua belas) wajib dicatat dan berisi informasi tentang urutan dan hasil investigasi. Prosedur pengendalian rekaman berisikan: 1) Pencatatan rincian ketidaksesuaian, gangguan keamanan dan ancaman; dan 2) Penetapan tempat dan penanggung jawab penyimpanannya. 3) Penyelidikan. c. Prosedur penyelidikan wajib menetapkan bagaimana 143
Manajemen Sistem Informasi
d.
e.
144
proses investigasi dilakukan dan prosedur penyelidikan berisi: a. Tipe dari jenis penyelidikan; b. Tujuan dari investigasi; c. Siapa yang melaksanakan penyelidikan, wewenang dari penyelidik, persyaratan kualifikasi; d. Akar masalah ketidaksesuaian; e. Rencana wawancara saksi; dan f. Masalah teknis seperti adanya ketersediaan kamera dan tempat penyimpanan barang bukti. Tindakan perbaikan. Tindakan perbaikan dilaksanakan untuk mengurangi akar masalah dari ketidaksesuaian, gangguan dan ancaman, dengan tujuan untuk mencegah kejadian yang berulang. Beberapa hal yang dipertimbangkan untuk menetapkan tindakan perbaikan antara lain: 2) Identifikasi dan penerapan tindakan perbaikan serta tindakan pencegahan untuk jangka pendek maupun jangka panjang; 3) Evaluasi dampak gangguan dan ancaman; dan 4) Rekaman setiap perubahan persyaratan prosedur berdasarkan tindakan perbaikan atau gangguan dan ancaman. Tujuan. Usaha hotel wajib memiliki prosedur yang efektif untuk membuat pelaporan, perbaikan dan tindakan pencegahan ketidaksesuaian. Tujuan dari prosedur pelaporan, perbaikan dan tindakan pencegahan ketidaksesuaian adalah mencegah terjadinya situasi yang berulang. Selanjutnya prosedur dapat mendeteksi, menganalisa dan
Akuntansi Perhotelan menghilangkan penyebab potensial dari ketidaksesuaian. Acuan/referensi (types of input) yang digunakan adalah: a) Prosedur; b) Rencana keadaan darurat; c) Identifikasi risiko dan ancaman serta pengendalian risiko; dan d) Laporan gangguan dan ancaman. 6) Usaha hotel menetapkan prosedur yang terdokumentasi untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian yang telah diselidiki dan diperbaiki, serta dilakukan tindakan pencegahan harus dipantau dan dikaji efektifitasnya. 7) Prosedur. Prosedur pada Elemen 12 (dua belas) harus mempertimbangkan: 1) Tanggung jawab dan wewenang pekerja hotel yang terlibat dalam implementasi, laporan, penyelidikan, tindak lanjut dan pemantauan; 2) Pemenuhan terhadap semua ketidaksesuaian gangguan dan ancaman yang dilaporkan; dan 3) Diterapkan ke semua pekerja hotel di setiap tingkatan dan departemen atau bagian. b) Analisa ancaman dan gangguan. Identifikasi penyebab dari ketidaksesuaian diklasifikasi dan dianalisa.Frekuensi dan peluang terjadinya ancaman diperhitungkan dengan metode yang telah ditetapkan. 13. Elemen Tiga Belas: Pengumpulan dan Analisa Data a. Statistik atau teori teknik analisa yang didasarkan pada prinsip keilmuan digunakan untuk: 1) Menilai situasi keamanan; 145
Manajemen Sistem Informasi
b.
2) Investigasi kehilangan atau kegagalan menangani pengamanan; dan 3) Membantu mengambil keputusan yang berkaitan dengan pengamanan. Acuan/referensi (types of input) yang digunakan adalah: 1) Prosedur untuk pemantauan dan pengukuran; 2) Jadwal inspeksi dan daftar periksa; 3) Kondisi standar tempat kerja dan daftar pengecekan inspeksi; 4) Skema kalibrasi dan catatan kalibrasi; dan 5) Laporan ketidaksesuaian.
14. Elemen Empat Belas: Audit SMP Hotel a. Audit SMP Hotel adalah proses dimana usaha hotel mengkaji dan mengevaluasi secara berkelanjutan dari efektifitas pelaksanaan SMP Hotel. Audit SMP Hotel perlu mempertimbangkan kebijakan pengamanan hotel, prosedur, kondisi dan penerapannya di setiap tingkatan dan departemen atau bagian. b. Audit SMP Hotel wajib ditetapkan untuk meninjau kembali ketidaksesuaian dari SMP Hotel yang telah diterapkan. Perencanaan audit SMP Hotel dilaksanakan oleh pekerja hotel dan/atau oleh petugas eksternal hotel yang diseleksi oleh usaha hotel, untuk menentukan tingkat kesesuaian dari dokumen prosedur pengamanan dan menilai apakah sistem efektif dengan sasaran pengamanan usaha hotel. Pekerja hotel yang melaksanakan audit SMP Hotel harus berasal dari posisi yang tidak berpihak dan harus objektif. c. Acuan/referensi (types of input) yang digunakan adalah: 146
Akuntansi Perhotelan 1) 2) 3) 4)
d.
Kebijakan pengamanan hotel Sasaran pengamanan hotel Prosedur pengamanan dan instruksi kerja; Identifikasi ancaman, manajemen risiko dan pengendalian risiko; 5) Peraturan dan petunjuk pelaksanaan; 6) Laporan ketidaksesuaian; 7) Prosedur SMP Hotel; 8) Auditor internal/eksternal yang kompeten independen; 9) Prosedur ketidaksesuaian. Audit SMP Hotel dilaksanakan secara menyeluruh dan formal. Audit SMP Hotel wajib dilaksanakan berdasarkan pengaturan perencanaan dan dilaksanakan oleh petugas yang kompeten dan independen. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan audit hotel adalah: 1) Perencanaan. Jadwal tahunan wajib disusun untuk pelaksanaan audit SMP Hotel dan menilai kesesuaian dari SMP Hotel. Frekuensi dan cakupan audit SMP Hotel wajib berkaitan dengan risiko kegagalan dari ke 16 (enam belas) elemen SMP Hotel, data kinerja SMP Hotel, serta hasil dari kaji ulang yang dilakukan oleh manajemen usaha hotel. 2) Dukungan Pimpinan Puncak. Pimpinan puncak wajib: a) Memberikan dukungan penuh terhadap program audit SMP Hotel. b) Mempertimbangkan temuan dan rekomendasi audit. c) melakukan perbaikan temuan audit. 147
Manajemen Sistem Informasi 3) Auditor. Auditor SMP Hotel wajib: a) mengerti tugas dan berkompeten untuk melaksanakan kegiatan audit SMP Hotel; b) Memiliki pengalaman dan pengetahuan tentang standart dan sistem yang relevan untuk mengevaluasi kinerja dan melakukan identifikasi terhadap penyimpangan pengamanan hotel; c) memahami peraturan perundang-undangan dan persyaratan teknis lainnya yang relevan; dan d) memahami standar dan petunjuk yang berkaitan dengan pekerjaan yang ada di hotel. 4) Pengumpulan data dan interprestasi. Teknik dan bantuan dalam mengumpulkan informasi akan bergantung kepada cara audit. Audit SMP Hotel harus mengaudit kegiatan-kegiatan penting yang mewakili penerapan keseluruhan SMP Hotel. 5) Hasil Audit Pengamanan. Laporan hasil audit SMP Hotel harus jelas, akurat, lengkap, bertanggal dan ditandatangani oleh auditor pengamanan. Laporan hasil audit mencakup: a) tujuan dan sasaran audit SMP Hotel; b) keterangan dari rencana audit SMP Hotel, identifikasi dari anggota tim audit dan perwakilan auditor, tanggal audit dan identifikasi area audit; c) identifikasi dokumen referensi yang digunakan untuk pelaksanaan audit SMP Hotel; d) uraian ketidaksesuaian; e) penilaian tingkat kesesuaian dari SMP Hotel; dan f) Kemampuan dari SMP Hotel untuk mencapai 148
Akuntansi Perhotelan pernyataan objektif SMP Hotel. Laporan hasil audit SMP Hotel disampaikan kepada pimpinan puncak. 6) Hasil audit SMP Hotel wajib memberikan umpan balik untuk semua pihak yang terkait sesegera mungkin, dan melakukan tindakan perbaikan. Rencana tindakan perbaikan berisi penetapan penanggung jawab, tanggal penyelesaian perbaikan, dan hal-hal yang dipersyaratkan. Pelaksanaan tindakan perbaikan harus dipantau untuk memastikan kesesuaian dengan rekomendasi. Hasil audit pengamanan wajib dirahasiakan. 15. Elemen Lima Belas: Tinjauan Manajemen a. Pimpinan puncak wajib mengkaji penerapan SMP Hotel untuk menilai penerapan dan pencapaian kebijakan pengamanan serta tujuan pengamanan. Kajian manajemen harus menetapkan kembali atau memperbaharui sasaran pengamanan hotel agar sesuai dengan kondisi di masa mendatang dengan mempertimbangkan perubahan yang diperlukan dari ke 16 elemen SMP Hotel. b. Acuan/referensi yang digunakan adalah: 1) Statistik kejadian, potensi gangguan, ambang gangguan dan gangguan nyata yang telah terjadi di hotel; 2) Hasil internal dan eksternal audit pengamanan; 3) Tindak lanjut dari tinjauan manajemen usaha hotel sebelumnya; 4) Laporan kehilangan dan kerugian akibat gangguan 149
Manajemen Sistem Informasi
c. d.
e.
f.
nyata; dan 5) Laporan identifikasi ancaman, identifikasi risiko dan pengendaliannya. Tinjauan dilaksanakan oleh pimpinan puncak dalam periode waktu tertentu dan membahas kinerja SMP Hotel. Dalam tinjauan ulang terhadap perencanaan pengamanan hotel, pimpinan puncak wajib mempertimbangkan: 1) Agenda yang dibicarakan; 2) Peserta yang hadir; 3) Tanggung jawab dari partisipasi peserta; dan 4) Informasi yang akan disampaikan. Manajemen yang ditunjuk (Management Representative) wajib melaporkan keseluruhan kinerja SMP Hotel pada pertemuan tinjauan manajemen. Hasil yang diharapkan adalah: 1) Risalah rapat. 2) Revisi dari tujuan, sasaran dan kebijakan pengamanan 3) Rincian rencana perbaikan dari pimpinan puncak dengan batas waktu penyelesaian.
16. Elemen Enambelas: Pengembangan Secara Berkelanjutan Usaha hotel wajib terus-menerus memperbaiki keefektifan SMP Hotel melalui penerapan kebijakan pengamanan hotel, tujuan pengamanan, hasil audit, analisis data, tindakan koreksi serta pencegahan dan tinjauan manajemen. PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Sebutkan paket program akuntansi keuangan dan manajemen yang biasa digunakan pada usaha hotel! 2. Sebutkan fungsi departemen IT pada sebuah hotel! 150
Akuntansi Perhotelan 3. 4.
5.
Apa beda fungsi dan tugas dari programer dan EDP? Sistem pengolahan transasksi perusahaan dapat dilakukan secara manual atau komputerisasi (ERP dan Web). Apa perbedaan siklus buku besar dari perusahaan manufaktur, dagang, dan perusahaan jasa (assuransi) jika sistem pengolahan perusahaan sudah terkomputerisasi (ERP dan Web)? Pengamanan hotel merupakan unsur yang sangat penting pada usaha hotel. Bagaimana usaha hotel untuk mencapai dan meningkatkan pengamanan pada usaha hotel?
KASUS DAN LATIHAN: 1. E-commerce (B2C, B2B, dan B2G) sudah menjadi kebutuhan usaha hotel. Cari di internet usaha hotel yang sudah menerapkan ecommerce B2C. Apa keuntungan bagi sebuah hotel yang sudah menerapkan e-commerce B2C? 2. Informasi harga, fasilitas, dan lokasi hotel dapat dilihat di Web hotel atau di Online Travel Agent (OTA) dan protocol Reminder. Cari situs OTA (contoh traveloka.com, tiket.com, agoda.com, booking.com, expedia.com, dan airi.com atau web hotel. Apa yang menarik bagi anda ketika melihat web tersebut? 3. Kita mengenal layanan di berbagai restoran dan banyak dari kita menerima pelayanan yang kurang memuaskan seperti lamanya waktu tunggu, makanan dingin, atau bahkan pesanan yang salah. Ketidakpuasan ini muncul akibat proses konvensional dari pesanan makanan dan minuman. Pelayan akan memberikan katalog pesanan makanan dan minuman, dan kemudian pelayan berjalan ke meja lain dan kemudian ke dapur dan bar untuk memasukan pesanan dari meja lain. Akhirnya, pelayan tersebut datang ke meja anda dan mencatat pesanan makanan anda. Pesanan tersebut ditulis di 151
Manajemen Sistem Informasi selembar kertas order, yang akan di bawa pelayan tadi ke dapur atau bar untuk digantung pada roda putar order atau paku order. Koki akan memutar roda putar order tersebut tiap kali pesanan baru masuk dan ketika dia siap untuk memulai membuat pesanan berikutnya. Pada saat pesanan anda diputar ke arah koki, yang mungkin memakan waktu 10 hingga 15 menit setelah digantung, dan ada kemungkinan pelayan akan memberitahukan bahwa dapur telah kehabisan menu yang dipilih. Terkadang pelayan juga membuat kesalahan dalam menulis pesanan anda atau koki salah membaca pesanan yang di tulis tangan tersebut. Dalam situasi semacam itu, setelah menunggu lama anda merasa kurang puas karena mendapat menu makanan yang salah. Royal Pub & Rest mempunyai situasi yang berbeda karena adanya komputasi yang pervasif. Royal Pub & Rest adalah resrtoran berukuran sedang (yang memiliki 50 meja) dan memiliki banyak sekali menu pilihan. Royal Pub & Rest telah menggunakan pelayan order dengan PDA Ipad yang terkoneksi dengan dapur, pub, dan kasir melalui jaringan nirkabel. Sistem tersebut bekerja dengan cara sebagai berikut: Menu akan dilihat di PDA, yang sudah memiliki kemampuan untuk menulis pesan khusus. Untuk memilih pesanan makanan dan minuman standar hanya akan membutuhkan satu atau dua pencetan tombol. Pelayan akan melihat bahwa menu yang muncul telah sesuai pesanan tamu. Pelayan telah dilatih untuk memanfaatkan peralatan tersebut. Sistem Wi-Fi di dalam restoran akan mentranmisikan pesanan tersebut ke dapur dan ke bar. Setelah mentransmisikan ke Bar dan dapur, pelayan pindah ke meja berikutnya dan tidak menyerahkan lagi berbagai pesanan anda ke koki atau bertender yang ada di dapur. 152
Akuntansi Perhotelan PDA dengan cepat memberitahu pelayan jika menu tidak tersedia sehingga menghilangkan sumber ketidakpuasan antara pelanggan dan pelayan. Hal tersebut juga dapat memberitahu ke koki pesanan sehingga makanan selesai lebih cepat. Sistem ini juga menghitung total setiap tagihan dengan akurat dan cepat. Hal ini dapat meningkatkan kinerja pelayan dengan lebih banyak waktu memberikan pelayanan ke tamu dan dapat menangani order dari meja secara lebih banyak. Hal tersebut memungkinkan hubungan karyawan Royal Pub & Rest dengan pelanggan yang lebih baik dan menyenangkan dan memungkinkan penghasilan dari tips yang lebih tinggi dari pelayan Royal Pub & Rest. Pemilik Royal Pub & Rest sangat antusias terhadap penerapan sistem tersebut karena membawa mafaat yang tinggi terhadap bisnis perusahaan. Sistem pemesanan tersebut memerlukan biaya sekitar + $30.000 untuk instalasinya. Mafaatnya meliputi lebih sedikit kesalahan, pengendalian persediaan yang lebih baik, bisa mengurangi jumlah biaya gaji (berkurangnya karyawan), dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Keuntungan lain dari pemrosesan ini adalah ketika pesanan di transmisikan, pesanan itu akan dibandingkan dengan basis data persediaan. Integrasi ini memungkinkan manajer dapur untuk menelusuri perbandingan pembelian bahan baku dengan pesanan makanan serta mengidentifikasi masalah pengiriman dan dan pemrosesan lainnya. Integrasi dengan sistem pengendalian persediaan sangat penting untuk mendapatkan pengurangan biaya, perbaikan arus kerja, serta manajemen persediaan. Disamping itu, pos entry data area pelayanan yang memproses tagihan dengan kartu kredit, dapat 153
Manajemen Sistem Informasi dikurangi menjadi satu, sehingga ada penambahan ruang untuk pelayanan. a. Mengapa pelanggan akan menghargai sistem komputerisasi pervasif ini? b. Jika sistem semacam itu menguntungkan bagi semua pihak, mengapa belum semua restoran menggunakannya? c. Gambarlah rantai sistem pemesanan di Royal Pub & Rest! ↜oOo↝
154
Akuntansi Perhotelan
Bab 5
Uniform System of Account for The Lodging Industry (USALI)
Tujuan Pembelajaran: 1. Mahasiswa mampu menjelaskan tentang uniform system of accounts pada usaha perhotelan. 2. Mahasiswa mampu memahami tentang uniform system of accounts pada usaha perhotelan. 3. Mahasiswa mampu memahami tentang aturan pedoman penyajian dan pengungkapan laporan keuangan emiten atau perusahaan publik industri hotel. Pokok Bahasan: 1. Pengertian uniform system of accounts. 2. Sejarah uniform system of accounts. 3. Uniform system of accounts for the Lodging Industry. 4. Chart of accounts.
155
Uniform System of Account 5.
A.
Surat edaran Ketua Badan Pengawas Pasar Modal untuk industri hotel.
PENGERTIAN UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNT FOR THE LODGING INDUSTRY (USALI) Uniform system of account menetapkan format standard dan klasifikasi perkiraan yang mengarah pada kepemilikan individu dalam penyiapan dan penyajian laporan keuangan. Standarisasi dalam uniform system of account membantu pemakai laporan keuangan internal dan eksternal untuk membandingkan posisi keuangan dan kinerja operasi pada jenis kepemilikan yang sama dalam industri hotel. Untuk tujuan internal (kegunaannya bagi manajemen), uniform system of account memberi turnkey sistem akuntansi dan menjelaskan setiap perubahan kebutuhan manajemen. Ada beberapa konsep dasar dan penting dari Uniform System of Accounts, yaitu: 1. Membagi departemen-departemen berdasarkan fungsional di usaha hotel. Minimal departemen pada hotel dapat dibagi menjadi 3 jenis, yaitu: a. Departemen operasi, merupakan departemen yang memberikan kontribusi pendapatan, seperti room, food & beverage, telephone, laundry, dan lain-lain. b. Departemen overhead, merupakan departemen pendukung, seperti administration & general, marketing. c. Departemen alokasi, merupakan departemen yang berfungsi mengalokasikan beban pada masing-masing departemen, seperti departemen personalia mengalokasikan beban gaji karyawan. 2. Setiap departemen dalam organisasi akan dibebani oleh gaji karyawan dan pengeluaran departemennya. 156
Akuntansi Perhotelan 3. 4. 5.
Memberikan keseragaman dalam departemen dan dalam klasifikasi aktiva, hutang, penghasilan dan biaya. Memberikan kemampuan untuk membandingkan hasil operasi. Memberikan kemampuan untuk melatih pengendalian anggaran yang kuat, dimana pengendalian anggaran merupakan alat untuk mengendalikan hasil departemen.
B.
SEJARAH UNIFORM SYSTEMS OF ACCOUNT Edisi pertama dari Uniform System of Accounts diterbitkan oleh Hotel Association of New York pada tahun 1926. Edisi ini merupakan bentuk hasil usaha terorganisir pertama kalinya yang sukses dalam menciptakan sistem akuntansi pertanggungjawaban yang seragam dalam industry hotel dan merupakan satu-satunya dan pertama dalam segala bidang industri. Perintis Uniform System of Accounts adalah para anggota dari Hotel Association of New York. Anggota Hotel Association of New York adalah komite pemilik (Proprietor’s Committee), komite akuntan (Accountants’ Committee), dan lembaga akuntansi (Accounting Societies). Hotel Accountant Association of New York menjadi pelopor pembentukan organisasi yang sekarang dikenal dengan nama International Association of Hospitality Accountants. Tahun 1961, The American Hotel & Motel Association (AH & MA) menetapkan The National Association of Accountants untuk mengembangkan uniform systems of account untuk hotel dan motel kecil. Kemudian tahun 1979, The Committee on Financial Management of the American Hotel & Motel Association merevisi Uniform System of Accounts, guna mencerminkan atau merefleksikan perubahan penggunaan terminologi industri penginapan (lodging industry).
157
Uniform System of Account Tahun 1986 dilakukan revisi, dan ini merupakan edisi ke delapan, dengan perubahan spesifik pada distribusi pengeluaran, meningkatkan fungsi marketing, pemrosesan data, sumber daya manusia dan transportasi. Edisi ini diterbitkan oleh The Hotel Association of New York City. Tahun 1996 dikeluarkan lagi edisi ke sembilan yang diterbitkan oleh The Educational Institute of The American Hotel & Motel Association, dengan sebutan baru yaitu Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI). Pada edisi ini, revisi dan perbaikan dilakukan dengan melengkapi Expense Dictionary dan Chart of Accounts. Disamping itu hal lain yang dibahas dalam edisi ini adalah penjelasan dan rumus analisa rasio, informasi statistic departemental, pengendalian anggaran operasi serta analisa breakeven point (BEP). C.
UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNTS FOR THE LODGING INDUSTRY Adapun hal-hal yang dibahas dalam Uniform system of accounts yang diterbitkan oleh Hotel Association of New York (1996), meliputi: Bagian I: Financial Statements Seksi 1: Balance sheet Seksi 2: Statement of Income Seksi 3: Statement of Owners’ Equity Seksi 4: Statement of Cash Flows Seksi 5: Notes to the Financial Statements Seksi 6: Departemental Statements Skedul 01: Rooms Skedul 02: Food Skedul 03: Beverage Skedul 04: Telecommunications Skedul 05: Garage and Parking 158
Akuntansi Perhotelan Skedul 06: Golf Course Skedul 07: Golf Pro Shop Skedul 08: Guest Laundry Skedul 09: Health Center Skedul 10: Swimming Pool Skedul 11: Tennis Skedul 12: Tennis Pro Shop Skedul 13: Other Operated Departements Skedul 14: Rentals and Other Income Skedul 15: Administrative and General Skedul 16: Human Resources Skedul 17: Information Systems Skedul 18: Security Skedul 19: Marketing Skedul 19a: Franchise Fees Skedul 20: Transportation Skedul 21: Property Operation and Maintenance Skedul 22: Utility Costs Skedul 23: Management Fees Skedul 24: Rent, Property Taxes, and Insurance Skedul 25: Interest Expense Skedul 26: Depreciation and Amortization Skedul 27: Income Taxes Skedul 28: House Laundry Skedul 29: Salaries and Wages Skedul 30: Payroll Taxes and Employee Benefits Seksi 7: Statement for Gaming Operations Seksi 8: Statement for Properties Operated by a Management Company
159
Uniform System of Account Bagian II: Financial Analysis Seksi 9: Financial Statement Formats Seksi 10: Ratio Analysis and Statistics Seksi 11: Breakeven Analysis Seksi 12: Operations Budgeting and Budgetary Control Seksi 13: Guidelines for Allocating Expenses to Operated Departements (Responsibility Accounting) Bagian III: Recording Financial Information Seksi 14: Sample Chart of Accounts Seksi 15: Simplified Bookkeeping for Limited Service Properties Bagian IV: Expense Dictionary Bagian V: Sample Set of Uniform System Statements Uniform system of accounts for lodging industry (USALI) berisi 5 bagian yang terbagi lagi dalam 15 seksi. Adapun yang dibahas meliputi penyusunan laporan keuangan industri perhotelan, analisa keuangan, format laporan keuangan, petunjuk dalam mengalokasikan kos-kos operasional, penyusunan dan pengendalian anggaran operasional, contoh penyusunan bagan akun, contoh pencatatan sederhana pada industri perhotelan, dan kamus pengeluaran/biaya, serta contoh laporan yang dihasilkan dari penerapan uniform system of accounts. D. CHART OF ACCOUNT Bagan akun atau bagan perkiraan (chart of account) digunakan dalam sistem akuntansi untuk pencatatan transaksi usaha. Bagan akun disusun berdasarkan pada standar pelaporan yang diinginkan 160
Akuntansi Perhotelan oleh badan pembuat standart atau aturan industri dan keperluan manajemen. Adapun penyusunan bagan akun biasanya memperhatikan beberapa spesifikasi atas akun itu sendiri. Adapun susunan chart of accounts yang baik menurut AICPA (Amrican Institute of Sertified Accountant) adalah: 1. Membantu mempermudah penyusunan laporan akuntansi keuangan dan laporan akutansi manajemen secara ekonomis. 2. Mencakup rekening-rekening yang diperlukan untuk mengambarkan dengan baik dan teliti tentang: harta, hutang, modal, pendapatan, harga pokok penjualan, biaya penjualan, biaya adminsitrasi & umum, dan pendapatan dan biaya diluar operasi. Bagan akan akun dibuat secara terperinci. Hal ini digunakan untuk memuaskan manajemen didalam melakukan pengawasan operasi perusahaan. 3. Menguraikan secara detail dan teliti tetapi singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening. 4. Memberikan batasan sejelas-jelasnya antara pos aktiva, hutang, modal, pendapatan, biaya, dan pendapatan & biaya diluar operasi pokok perusahaan. 5. Membuat rekening-rekening control atau buku pembantu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Urutan langkah dalam menyusun klasifikasi rekening berdasarkan susunan laporan keuangan adalah sebaga berikut: 1. Rekening-rekening buku besar dibagi menjadi dua kelompok besar, yaitu rekening neraca (rekening riel) dan rekening laba rugi (rekening nominal). 2. Rekening neraca dibagi menjadi kelompok yang sifatnya berbeda seperti: aktiva, hutang dan modal. 3. Masing-masing kelompok yang ada di nomor 2 diatas dibagi lagi menjadi golongan-golongan sebagai berikut: 161
Uniform System of Account a.
Aktiva Aktiva Lancar Investasi jangka panjang Aktiva tetap berwujud Aktiva tetap Tidak berwujud Aktiva Lain-lain b. Hutang Hutang jangka pendek Hutang jangka panjang c. Modal Modal disetor Laba Ditahan Distribusi ke Pemilik 4. Golongan-golongan yang ada dirinci lagi kedalam bentuk sub golongan atau langsung ke rekeningnya tergantung keperluan perusahaan. 5. Rekening laba rugi dibagi bagi menjadi kelompok yang sejenis seperti: Penjualan, Harga pokok penjualan, Biaya pokok produksi, biaya penjualan, biaya administrasi & umum, serta pendapatan & biaya diluar usaha pokok perusahaan. 6. Golongan-golongan yang ada dirinci lagi mungkin dalam bentuk sub akun atau golongan atau langsung ke rekeningnya. 7. Memberikan nomor atau kode kepada masing-masing rekening guna mempermudah klasifikasi. Pemberian kode digunakan untuk klasifikasi rekening karena dapat memudahkan mencari rekening-rekening yang diinginkan. Apabila pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan komputerisasi maka kode ini harus dibuat diawal penggunaan program dan tidak dapat dihindarkan lagi. Pembuatan kode rekening harus dapat memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 162
Akuntansi Perhotelan 1.
Memungkinkan adanya perluasan rekening tanpa harus mengadakan perubahan kode secara keseluruhan 2. Harus mudah diingat 3. Memudahkan bagi pihak yang menggunakan. Pemberian kode rekening umumnya didasarkan pada rerangka pemberian kode tertentu, sehingga memudahkan pemakai untuk menggunakanya. Ada lima metode pemberian kode rekening yaitu: 1. Kode angka atau Alfabet urut (numerical or alphabetic sequence code) 2. Kode Angka Blok (block numerical code) 3. Kode Angka kelompok (group numerical code) 4. Kode angka decimal (decimal code) 5. Kode angka urut didahului dengan huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference). Berikut adalah contoh untuk mempermudah pembuatan kode rekening: XXX – XXX – XXX - XXX
Sub akun dengan kegunaan untuk analisa dan pengendalian Akun utama pada neraca atau laba rugi Departemen pendapatan atau biaya Nomor properti
Contoh penyusunan 3 digit ke tiga dari bagan akun yang menggunakan kode angka blok (block numerical code): 100 – 199 Assets 200 – 279 Liabilities 280 – 299 Equity 300 – 399 Revenue 163
Uniform System of Account 400 – 499 500 – 599 600 – 699 700 – 799
Cost of Sales Payroll Other expenses Fixed charges
Berikut adalah contoh sederhana kode rekening, uniform system of account for the lodging industry (AH & MA, 1996) 1. Assets 100 Cash 101 House funds 102 Petty cash 110 Short term investment 120 Account Receivable 121 City ledger 122 Guest ledger 123 Credit card accounts 124 Other Account Receivable 130 Inventory 131 Food 132 Beverage 133 Operating supplies 134 Cleaning supplies 135 China, glassware, silver, linen, uniforms 136 Other
164
Akuntansi Perhotelan 140 Prepaids 141 Prepaid insurance 142 Prepaid taxes 143 Other prepaids 160 Property & Equipment 161 Land 162 Buildings 166 Furniture & Fixtures 168 Machinery & Equipment 174 Construction in progress 175 China 176 Glassware 177 Silver 178 Linen 179 Uniforms 190 Other assets 191 Deferred charges 192 Goodwill 193 Miscellaneous 2. Liabilities 200 Payables 201 Account payable 202 Dividends payable 210 Employer Payroll Taxes 220 Taxes 221 Income tax 222 Sales tax
165
Uniform System of Account 230 Advance Deposits 240 Accruals 241 Accrued payables 242 Accrued taxes 243 Accrued expenses - other 250 Other Current Liabilities 260 Long Term Debt 270 Other Long Term Debt 28. Equity 280 Capital stock 289 Retained Earnings 3. Revenue 300 Rooms Revenue 301 Transient – regular 302 Transient – corporate 303 Transient – package 304 Day Use 305 Group – convention 306 Group – tour 307 Other Room Revenue 320 Food Revenue 330 Beverage Revenue 340 Telephone Revenue 380 Other Income 381 Interest income 4.Cost of Sales 420 Cost of Food Sales 430 Cost of Beverage Sales 440 Cost of Telephone Calls 441 Local calls 166
Akuntansi Perhotelan 442 Long-distance calls 5.Payroll 510 Salaries & Wages 511-519 Departemental Management & Supervisory Staff 521-539 Departemental Line Employees 550 Payroll Taxes 560 Employee Benefits 561 Vacation, holiday, sick pay 562 Medical insurance 563 Life insurance 564 Employee meals 6.Other Expenses 600 Operating Supplies 601 Cleaning supplies 602 Guest Supplies 603 Paper supplies 604 Postage & Telegrams 605 Printing & Stationary 610 Linen, China, Glassware, etc. 611 Linen 612 China 613 Glassware 614 Silver 615 Uniforms 621 Contract Cleaning Expenses 623 Laundry & Dry Cleaning Expenses 624 Laundry Supplies 627 Kitchen fuel 628 Music & Entertainment Expenses 629 Reservations Expenses 167
Uniform System of Account 630 Information Systems Expenses 631 Hardware maintenance 632 Software maintenance 640 Human Resources Expenses 641 Employee housing 642 Recruitment 643 Training 644 Transportation 650 Administrative Expenses 651 Credit Crad Commissions 652 Donations 653 Credit & Collections Expenses 654 Profesional Fees 655 Losses & Damages 656 Cash Over/Short 660 Marketing Expenses 661 Commissions 662 Direct Mail Expenses 663 Outdoor Advertising 664 Print Materials 665 Radio & Television Expenses 680 Utility Costs 681 Electrical cost 682 Fuel cost 683 Steam cost 684 Water cost 685 Other utility cost 690 Guest Transportation 691 Fuel & Oil 692 Insurance 168
Akuntansi Perhotelan 693 Repairs & Maintenance 694 Other expenses 700 Management Fees 730 Building & Contents Insurance 740 Interest Expense 741 Interest on Capital Leases 750 Depreciation & Amortization 751 Building & Improvements 752 Furniture & Fixtures 753 Machinery & Equipment 754 Preopening Expenses 770 Gain or Loss on Sale of Property Contoh pengembangan kode rekening yang bisa mempermudah pemahaman dan dapat dikembangkan sesuai ukuran usaha hotel dan menggunakan kode angka desimal. Kode rekening ini juga akan dipakai sebagai dasar pembahasan bab-bab berikutnya dapat dilihat dilampiran-1. Berikut adalah contoh laporan keuangan pokok untuk sebuah hotel berdasarkan uniform system of account (USALI): 1. Balance Sheet ASSETS Current Year CURRENT ASSETS Cash Cash on Hand Cash on Bank Demand Deposit Temporary Cash investment
Prior Year
169
Uniform System of Account TOTAL CASH Short Term Invesment Receivable Account Receivable Notes Receivable Current Maaturities of Noncurrent Maturities Other TOTAL RECEIVABLE Less Allowance for Doubtful Accounts NET RECEIVABLE Inventories Prepaid Expenses Deferred Income Taxes, Current Other TOTAL CURRENT ASSETS NONCURRENT ASSETS INVESTMENTS PROPERTY AND EQUIPMENT Land Buildings Leaseholds and Leasehold Improvement Furnishings and Equipment Constructions in progress China, Glassware, Silver, Linen, and Uniforms TOTAL PROPERTY AND EQUIPMENT Less Accumulated Depreciation and Amortization NET PROPERTY AND EQUIPMENT OTHER ASSETS Goodwill Cash Surrender Value For Life Insurance 170
Akuntansi Perhotelan Deferred Charges Deferred Income Tax-Nonincome Other TOTAL OTHER ASSETS TOTAL ASSETS LIABILITIES AND OWNER’S EQUITY Banks Others TOTAL NOTES PAYABLE Account Payable Accrued Expenses Advance Deposits Income Taxes Payable Deferred Income Taxes-Current Current Maturities of Long-Term Debt Other TOTAL CURRENT LIABILITIES LONG TERM DEBT, Net of Current Maturities Mortgage Notes, Other Notes, And Similar Liabilities Obligations Under Capital Leases OTHER LONG TERM LIABILITIES DEFERED INCOME TAXES-Noncurrent COMMITMENT AND CONTIGENCIES OWNER’S EQUITY (subsidiary ledger) TOTAL LAIBILITIES AND OWNER’S EQUITY
171
Uniform System of Account (subsidiary ledger owner’s equity) ALTERNATIVE OWNER’S EQUITY PRESENTATION IN BALANCE SHEET a. CORPORATION Current Year Prior Year STOCKHOLDER’S EQUTY ---% Cumulative Preferred Stock, U$--- par Value, authorized----shares, issues and Outstanding----shares Common Stock, U$--- par Value, authorized----shares, issues and Outstanding----shares Additional Paid-In Capital Retained Earnings Less: Treasury stock---shares common stock, At cost TOTAL STOCKHOLDER’S EQUITY
2.
172
b.
PARTNERSHIP Current Year Prior Year PARTNERS’ EQUITY General Partners Limited Partners TOTAL PARTNERS’ EQUITY
c.
SOLE PROPRIETORSHIP Owner’s Equity
Statement of Income (Single Staff) Current Year Prior Year REVENUE Rooms
Akuntansi Perhotelan Food Beverage Other TOTAL REVENUE COST AND EXPENSES Rooms Food Beverage Administrative and General Interest Expenses Depreciation and Amotization TOTAL COST AND EXPENSES TOTAL BEFORE INCOME TAXES INCOME TAXES Current Deferred TOTAL INCOME TAXES NET INCOME
STATEMENT OF INCOME (double staff) Current Year Prior Year REVENUE Rooms Food Beverage Telecommunication Garage & Parking Other Operated Departments Rental & Other Income TOTAL REVENUE 173
Uniform System of Account COST AND EXPENSES Rooms Food Beverage Telecommunication Garage & Parking Other Operated Departments Administrative and General Human Resources Information systems Security Marketing Franchise Fees Transportation Property Operation & Maitenance Utility Costs Management Fees Rent, Property Taxes, and Insurance Interest Expenses Depreciation and Amortization TOTAL COST AND EXPENSES TOTAL BEFORE INCOME TAXES INCOME TAXES Current Deferred TOTAL INCOME TAXES NET INCOME
174
Akuntansi Perhotelan 3.
Statement of Equity a. Statement of Stockholders’ Equity Preferred Stock Common Stock Number of share outstanding Amount
Treasury Stock
Number Additional Number of share Paid in Retained of outstanding Amount Capital Earnings Share Amount
unrealized Total gain/loss on Stock marketable holder securitas Equity
Balance at Beginning of prior year Add (Deduct) Net Income Dividends Declared Change in unrealized gains (loss) Net Proceeds from Sale stock Treasury stock acquired Others BALANCE AT THE END OF PRIOR YEAR Add (Deduct) Net Income Dividends Declared Change in unrealized gains (loss) Net Proceeds from Sale stock Treasury stock acquired Others BALANCE AT THE END OF CURRENT YEAR
175
Uniform System of Account b.
Statement of Partners’ Equity Unrealized gain/loss On marketable Securities Total
General Limited Partners Partners Add (deduct) Net Income Contributions Change in Unrealized Gains (Losses) Withdrawl Others BALANCE AT THE END OF PRIOR YEAR Add (deduct) Net Income Contributions Change in Unrealized Gains (Losses) Withdrawl Others BALANCE AT THE END OF CURRENT YEAR c.
Statement of Owners’ Equity
General Limited Partners Partners Add (deduct) Net Income Contributions Change in Unrealized Gains (Losses) 176
Unrealized gain/loss On marketable Securities Total
Akuntansi Perhotelan Withdrawl Others BALANCE AT THE END OF PRIOR YEAR Add (deduct) Net Income Contributions Change in Unrealized Gains (Losses) Withdrawl Others BALANCE AT THE END OF CURRENT YEAR 4.
Statement of Cash Flows a. Statement of Cash Flows (direct method) Current Prior Year Year CASH FLOWS FROM OPRATING ACTIVITIES: Guest receipts Other receipts Payroll Disbursement Interest paid Franchise Fees Paid NET CASH PROVIDED BY (USED BY) OPERATING ACTIVITIES CASH FLOWS FROM INVESTING ACTIVITIES: Capital Expenditures Decrease (increase) in Restricted Cash Proceeds from asset dispositions Proceeds from asset investment Purchase investment NET CASH PROVIDED BY (USED BY) INVESTING ACTIVITIES 177
Uniform System of Account CASH FLOWS FROM FINANCING ACTIVITIES: Proceeds from debt or equity investment Debt repayment Dividends payment Distribution to owners/partners NET CASH PROVIDED BY (USED BY) FINANCING ACTIVITIES CASH AND TEMPORARY INVESMENTS, BEGINNING OF PERIOD CASH AND TEMPORARY INVESMENTS, END OF PERIOD CASH PAID FOR INTEREST CASH PAID FOR INCOME TAXES (supplement information related to noncash investing and financing activities, disclose significant items separately) b.
Statement of Cash Flows (indirect method) Current Prior Year Year CASH FLOWS FROM OPRATING ACTIVITIES: Net Income Adjustment to reconcile net income To cash provided by (use in) operating activities Depreciation and amortization Loss (gain) on sales of property and equipment Deferred taxes Decrease (increase) in Account Receivable Decrease (increase) in Inventory Decrease (increase) in Prepaids Decrease (increase) in payables Decrease (increase) in Accruals NET CASH PROVIDED BY (USED BY) OPERATING ACTIVITIES CASH FLOWS FROM INVESTING ACTIVITIES: 178
Akuntansi Perhotelan Capital Expenditures Decrease (increase) in Restricted Cash Proceeds from asset dispositions Proceeds from asset investment Purchase investment NET CASH PROVIDED BY (USED BY) INVESTING ACTIVITIES CASH FLOWS FROM FINANCING ACTIVITIES: Proceeds from debt or equity investment Debt repayment Dividends payment Distribution to owners/partners NET CASH PROVIDED BY (USED BY) FINANCING ACTIVITIES CASH AND TEMPORARY INVESMENTS, BEGINNING OF PERIOD CASH AND TEMPORARY INVESMENTS, END OF PERIOD CASH PAID FOR INTEREST CASH PAID FOR INCOME TAXES (supplement information related to noncash investing and financing activities, disclose significant items separately) 5.
Catatan atas Laporan Keuangan (Notes to The Financial Statements). Laporan keuangan yang lengkap harus dilengkapi dengan catatan-catatan atau penjelasan atas laporan keuangan. Catatan atas laporan keuangan harus menggambarkan semua kebijakan akuntansi yang diikuti ole organisasi atau perusahaan. Catatan yang diperlukan biasanya meliputi kebijakan-kebijakan akuntansi, tetapi tidak terbatas pada yang dicantumkan disini saja, antara lain meliputi: a. Dasar konsolidasi b. Penggunaan perkiraan. c. Kas dan investasi kas sementara 179
Uniform System of Account d. e.
Metode inventori dan penilaian Akuntansi untuk investasi, termasuk penilaian sekuritas yang bisa dijual. f. Kebijakan-kebijakan depresiasi dan amortisasi g. Akuntansi untuk deferred charges h. Cost untuk iklan i. Akuntansi untuk pension j. Pengakuan income dari operasi franchise dan kerja sama kontrak k. Akuntansi untuk income tax l. Penghitungan net income (loss) per saham (untuk perusahaan publik) Kejadian atau kondisi yang perlu dijelaskan dalam catatan atas laporan keuangan, meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Perubahan-perubahan dalam metode akuntansi b. Perjanjian hutang jangka panjang c. Program pension dan atau pembagian keuntungan (profit sharing) d. Benefit lain setelah masa pension dan setelah kekaryawanan berakhir e. Income taxes f. Kerja sama jangka panjang g. Program opsi saham h. Item-item yang menyangkut income dan expenses diluar usaha i. Komitmen jangka panjang yang penting, seperti perjanjian sewa menyewa. j. Operasi oleh pihak asing k. Transaksi-transaksi yang menyangkut affiliasi l. Liabilitas yang menggantung, termasuk ligitasi yang tertunda m. Peristiwa-peristiwa setelah tanggal neraca 180
Akuntansi Perhotelan n. o.
Transaksi equitas pemegang saham Alat-alat pembiayaan.
6.
Laporan Perdepartemen (Departmental Statement) Laporan per-departemen menggambarkan hasil operasi dalam suatu periode tertentu. Laporan ini menyediakan sumber-sumber informasi internal yang penting bagi manajemen perusahaan. Laporan ini dilengkapi dengan daftar pendukung revenue dan expenses untuk setiap departemen atau kegiatan-kegiatan dalam perusahaan.
181
Uniform System of Account Contoh laporan summery departmental statement of income: OPERATED Sche Net Cost of Payroll and Income DEPARTMENTS dule Revenue Sale Related exp Loss Rooms (1) Food (2) Beverage (3) Telecomunications (4) Garage & Parking (5) Golf course (6) Golf pro shop (7) Guest laundry (8) Healt centre (9) Swimming pool (10) Tennis (11) Tennis pro shop (12) Other operated departments (13) Related & Other Income (14) TOTAL OPERATED DEPARTEMENT UNDISTRIBUTED OPERATING EXPENSES Administrative & general (15) Human resources (16) Information systems (17) Security (18) Marketing (19a) Franchise fees (19b) Transportation (20) Property operation and maintenance (21) 182
Other Exp
Akuntansi Perhotelan Utility cost (22) TOTAL UNDISTRIBUTED OPERATING EXPENSES TOTAL INCOME AFTER UNDISTRIBUTED OPERATING EXPENSES Management fees (23) Rent, property taxes, and insurance (24) INCOME BEFORE INTEREST, DEPRECIATION AND AMOTIZATION AND INCOME TAXES Interest expenses (25) Depreciation and amortization(26) Gain and loss on sales property INCOME BEFORE INCOME TAXES Income taxes (27) NET INCOME Contoh daftar pendukung revenue dan expenses untuk setiap departemen ROOMS Department-Schedule-1 Current Period Revenue Allowance Net revenue Expenses Salaries & wages Employee benefits Total Payroll and Related Expenses Other Expenses Cable/satellite television Commissions 183
Uniform System of Account Complimentary Guest service Contract Services Guest Relocation Guest Transportation Laundry & Dry Cleaning Linen Operating supplies Reservations Telecommunications Training Uniforms Other Total Other Expenses TOTAL EXPENSES DEPARTEMENTAL INCOME (LOSS) FOOD Department-Schedule-2 Current Period Revenue Allowance Net revenue Cost of Sales Gross profit (loss) before other income Other Income OTHER INCOME Meeting room rentals Miscellaneous Banquet Income Service Charges Total Other Income Gross profit (loss) and other income 184
Akuntansi Perhotelan Expenses Salaries & wages Employee benefits Total Payroll and Related Expenses Other Expenses China, glassware, silver, and linen Contract Service Laundry & Dry Cleaning Licenses Miscellaneous Banquet expenses Music and entertaiment Operating supplies Telecommunications Training Uniforms Other Total Other Expenses TOTAL EXPENSES DEPARTEMENTAL INCOME (LOSS) PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Jelaskan yang dimaksud uniform system of accounts pada usaha perhotelan! 2. Sebutkan konsep dari uniform system of accounts pada usaha perhotelan! 3. Bagaimana peranan uniform system of accounts pada akuntansi perhotelan? 4. Jelaskan sejarah perkembangan dari uniform system of accounts, berikut perubahan yang terjadi! 5. Jelaskan cara penyusunan bagan akun, sertakan pula contohnya! 185
Uniform System of Account 6. Jelaskan dan beri contoh cara yang bisa dipakai untuk menyusun kode rekening! KASUS DAN LATIHAN: 1. Berdasar contoh kode rekening yang ada di the Legend Hotel, maka buatkan master perkiraan tersebut pada program MYOB Accounting atau Accurate. 2. Presentasikan hasil pembuatan master perkiraan tersebut dalam program MYOB Accounting atau Accurate! 3. Analisis kelemahan dan kekurangan dari pembuatan master kode rekening berdasarkan program MYOB Accounting atau Accurate. ↜oOo↝
186
Akuntansi Perhotelan
Bab 6
Pendapatan Usaha Hotel
Tujuan Pembelajaran: 1. Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian pendapatan dan sumber pendapatan di hotel. 2. Mahasiswa mampu menunjukkan jurnal pendapatan dan sumber pendapatan lain di hotel. 3. Mahasiswa mampu memahami prosedur pendapatan. 4. Mahasiswa mampu membandingkan prosedur pendapatan yang ada di hotel. 5. Mahasiswa mampu membuat informasi akuntansi dari prosedur pendapatan. Pokok Bahasan: 1. Pengertian pendapatan pada usaha perhotelan. 2. Pembuatan jurnal pendapatan dan akun yang terkait. 3. Bagian-bagian yang terkait dengan sistem dan prosedur pendapatan. 187
Pendapatan Usaha Hotel 4. 5. 6. A.
Dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem dan prosedur pendapatan. Prosedur-prosedur dalam sistem pendapatan. Informasi akuntansi dari prosedur pendapatan.
PENDAPATAN USAHA HOTEL Bagi organisasi usaha yang berorientasi keuntungan, penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dan menjadi urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan. Aktivitas penjualan sangat penting bagi kontinuitas perusahaan, maka manajemen harus mampu merencanakan dan mengendalikan aktivitas ini. Produk suatu perusahaan dapat berupa barang, jasa atau kombinasi barang dan jasa. Tujuannya adalah agar aset perusahaan yang dihasilkan dari aktivitas penjualan dapat dijaga keamanannya. Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar (Rooms Revenue), penjualan makanan dan penjualan minuman (Food and Beverage Revenue). Kegiatan usaha hotel menjual jasa dan menjual barang atau produk. Berbeda dengan usaha-usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan tersendiri, yaitu: 1. Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa. 2. Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga individual yang relatif rendah, hampir sama dengan usaha retail. 3. Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur. 188
Akuntansi Perhotelan 4.
Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stocks) untuk dapat menjual produk berupa jasa. 5. Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan servis (Tax and service). Pada siklus penjualan akan melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guest ledger, credit card), akun kas dan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak PHR (Goverment Tax), dan akun hutang servis (service charge). Hutang jasa pelayanan (service charge) timbul karena hotel memungut uang jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama karyawan. Uang servis (service charge) pada usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainnya diperuntukkan bagi para pekerja. Pembagian uang servis belum ada keseragaman di dalam menimbulkan permasalahan dalam pelaksanaan sehingga bentuk berbagai tuntutan dan perselisihan dalam hubungan industrial. Untuk mengatasi hal tersebut, pemerintah melalui Peraturan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia No.Per.02/MEN/1999 mengeluarkan aturan tentang pembagian uang service pada usaha hotel, restoran, dan usaha pariwisata lainnya. Sebelum pembagian uang servis ada beberapa definisi dari Peraturan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia No.Per02/MEN/1999 yang harus dipahami sehinga mudah untuk pengaplikasian peraturan tersebut. (a) Uang service adalah tambahan dari tarif yang sudah ditetapkan sebelumnya dalam rangka jasa pelayanan pada usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainya (b) Resiko kehilangan dan kerusakan (loss and breakage) adalah bagian uang servis yang disisihka n sebel u m uan g service dibagikan kepada para pekerja dan diperuntukkan bagi pengusaha untuk menanggung kerugian atau 189
Pendapatan Usaha Hotel kerusakan alat perlengkapan hotel, restoran, dan usaha pariwisata lainnya yang berhubungan dengan tamu. Pengumpulan dan pengelolaan administrasi uang servis sebelum dibagikan dilakukan oleh pengusaha yang terpisah dari operasional perusahaan. Setiap bulan menjelang usang service dibagikan, pengusaha sebagai pengelola uang service mengumumkan secara tertulis hasil perolehan uang servis. Hasil perolehan uang servis selama 1 (satu) bulan kalender setelah dikurangi untuk resiko kehilangan atau kerusakan dan pendayagunaan peningkatan kualitas sumber daya manusia wajib dibagi habis kepada pekerja yang berhak, paling lambat selama 30 hari bulan berikutnya. Berdasarkan pasal 8 peraturan Peraturan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia No.Per.02/MEN/1999, uang servis yang dikumpulkan dapat dipotong oleh pengusaha yang besarnya sebagai berikut: 1. Hotel berbintang 3 ke atas: a. 5% untuk resiko kehilangan dan kerusakan (loss and breakage). b. 2% untuk pendayagunaan peningkatan kualitas sumber daya manusia. c. 93% dibagi habis untuk para pekerja 2. Untuk hotel berbintang 2 kebawah, restoran dan usaha pariwisata lainnya: a. 8% untuk resiko kelangan dan kerusakan (loss and breakage). b. 2% untuk pendayagunaan peningkatan kualitas sumber daya manusia. c. 90% dibagi habis untuk para pekerja. Cara pembagian uang servis yang tersedia untuk dibagikan kepada pekerja diserahkan kepada pengusaha dengan 190
Akuntansi Perhotelan mempertimbangkan azas pemerataaan dan azas senioritas, yaitu separoh dibagi sama besar dan sisanya berdasarkan senioritas atau point kerajinan dan absensi karyawan. Sedangkan, pemanfaatan uang servis 2% untuk pendayagunaan peningkatan kualitas sumber daya manusia diserahkan kepada Lembaga Kerjasama Bipartit usaha hotel yang bersangkutan. Pekerja yang berhak mendapat pembagian uang servis adalah (a) pekerja yang telah melewati masa percobaan (b) Pekerja yang terikat pada kerja kesepakatan waktu terntentu (c) pekerja yang sedang menjalani cuti tahunan, cuti melahirkan, atau gugur kandungan (d) pekerja yang sedang ijin pengusaha sedang menjalankan tugas negara, seperti kepramukaan, organisasi pekerja dan atau ibadah keagamaan (e) pekerja yang putus hubungan kerjanya sebelum saat pembagian uang servis berhak mendapat uang servis terakhir secara prorata (f) pekerja lainnya sesuai kesepakatan antara pengusaha dan pekerja. Pajak penghasilan atas uang servis yang diterima masingmasing pekerja ditanggung sepenuhnya oleh pekerja yang bersangkutan. Pemotongan pajak penghasilan atas uang servis dilakukan bersamaan pada saat pembagian uang service oleh pengusaha dan bukti setoran pembayaran pajak ke Kas Negara disampaikan kepada pekerja sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku. Hutang PHR (Goverment Tax) timbul karena usaha hotel diberikan kewajiban oleh pemerintah daerah untuk memungut PHR kepada konsumen hotel sebagai pembeli dan penikmati barang dan jasa dijual oleh perusahaan. Dalam hal ini, manajemen hotel berfungsi sebagai withholder, yaitu pemungut pajak yang mempunyai kewajiban untuk menyetorkan pungutannya kepada kas daerah.
191
Pendapatan Usaha Hotel Penyetoran ini dilakukan secara berkala mengikuti ketentuan yang diatur oleh pemerintah daerah. Pungutan PHR ini diperkuat oleh peraturan menteri keuangan nomor 43/PMK.010/2015 tentang kriteria dan / atau rincian jasa perhotelan yang tidak dikenai pajak pertambahan nilai. Kelompok jasa perhotelan yang tidak dikenai PPN meliputi: 1. Jasa penyewaan kamar, termasuk tambahannya di hotel, rumah penginapan, motel, losmen, dan hostel (room service, air conditioning, laundry and dry cleaning, extrabed, furniture & fixture, telepon, safety box, internet, TV kabel/satelit, dan minibar) serta fasilitas yang terkait dengan kegiatan perhotelan untuk tamu yang menginap (fasilitas olah raga & hiburan, fotocopy, teleks, faksimile, dan transportasi hotel/antar jemput). 2. Jasa penyewaan ruangan untuk kegiatan acara atau pertemuan di hotel, rumah penginapan, motel, losmen, dan hostel. Jasa perhotelan yang tidak termasuk kelompok tidak dikenai PPN (kena PPN) antara lain: 1. Penyewaan ruangan untuk anjungan tunai mandiri (ATM), Kantor, restoran, tempat hiburan, karaoke, apotek, toko retail, dan klinik. 2. Jasa penyewaan unit dan/atau ruangan, termasuk tambahanya, di apartemen, kondominium, dan sejenisnya serta fasilitas penunjang terkait lainnya. 3. Jasa biro perjalanan atau perjalanan wisata yang diselenggarakan oleh pengelola jasa perhotelan. Pengecualian jasa penyewaan unit dan/atau ruangan termasuk tambahannya, di apartemen, kondominium, dan sejenisnya, serta fasilitas penunjang terkait lainnya dari kelompok jasa perhotelan yang tidak dikenai PPN didasarkan atas izin usahanya.
192
Akuntansi Perhotelan Secara sederhana, kaitan antara akun-akun dalam siklus penjualan hotel digambarkan dalam bagan T-account (gambar 6.1). Gambar 6.1. Bagan T-account Penjualan
Kas dan Bank
Penjualan tunai Penjualan kredit Hutang Jasa Layanan Penjualan tunai Penjualan kredit
Piutang Usaha
Saldo awal Penjualan tunai Penagihan piutang
Berbagai transaksi kas keluar
Penjualan Penagihan kredit piutang Saldo akhir
Hutang PHR Penjualan tunai Penjualan kredit
Jurnal Penjualan Piutang Usaha (City ledger/Guest ledger) Penjualan Kamar (Rooms revenue) Hutang Jasa Pelayanan (Service charge) Hutang PHR (Government Tax)
xxxxx
xxxxx xxxxx xxxxx
193
Pendapatan Usaha Hotel Contoh: The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar . Hotel ini menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp1.000.000,- per malam. Setiap tamu yang menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp100.000,-. Harga tersebut (include) sudah termasuk service charge dan government tax (PHR) sebesar 21%. Jurnal atas transaksi tersebut dengan menggunakan kode rekening yang ada di bab sebelumnya (Bab 5-USALI) adalah: Penyelesaian: 10401 AR Guest Ledger 40101 Room revenue 41105 Food revenue meal coupon 20304 Service Charge 20301 Government tax
Rp 1.000.000,Rp 743.801,Rp 82.645,Rp 82.645,Rp 90.909,-
Tugas berikutnya: Jurnal transaksi tersebut jika service charge dan PHR diluar tarif kamar (exclude)! Dalam industri hotel akun piutang usaha dibedakan antara tamu yang masih aktif (masih menginap) dan tamu yang sudah keluar (check out). Untuk tamu yang masih aktif akan dicatat dalam akun Guest Ledger, dan setelah tamu keluar dari hotel dan tagihannya menjadi tanggungan pihak travel agen, maka tagihan tersebut akan dipindahkan ke akun City Ledger. Dalam industri perhotelan, khususnya pada penjualan makanan dan minuman dikenal adanya suatu sistem penjualan yang menggunakan teknologi komputer, yang disebut dengan point of sale systems (POSS). POSS adalah sebuah sistem yang memungkinkan diadakannya transaksi yang di dalamnya termasuk juga penggunaan 194
Akuntansi Perhotelan mesin kasir. Dalam lingkup POSS, sebuah mesin kasir tidak berdiri sendiri, namun sudah termasuk di dalamnya software penunjang dan piranti lain. Dalam era modern, sistem POSS tidak sekedar melakukan pencatatan transaksi jual beli, tetapi di dalamnya bisa terintegrasi dengan perhitungan akuntansi, manajemen barang, stock, modul penggajian karyawan, perhitungan hutang piutang dan berbagai macam fungsi lainnya. Dalam perkembangannya, mesin kasir mengalami evolusi sampai sekarang yang kita lihat sekarang ini di berbagai supermarket ataupun hipermarket. Mesin kasir yang sudah computerized dan dilengkapi dengan barcode scanner dan cash drawer. POSS menggunakan kombinasi terminal computer client atau server dan printer yang berfungsi sebagai input dan output. Secara khusus, POSS pada usaha perhotelan dan restaurant berfokus pada 3 tujuan, yaitu: 1. Ketepatan atas order 2. Pencatatan penjualan 3. Pemberian kepuasan kepelanggan Laporan yang dihasilakan POSS memberikan informasi tentang: 1. Analisa pendapatan, memberikan rincian per jenis penjualan dan per outlet, yang bisa digunakan sebagai sumber data untuk daily of sales. 2. Produktivitas karyawan, memberikan informasi jumlah covers, rata-rata penjualan dan total penjualan, yang bisa digunakan untuk mengevaluasi produktivitas karyawan secara individual. 3. Kontrol persediaan, dengan membandingkan antara jumlah porsi tercatat dengan jumlah porsi yang dikonsumsi (portion control). 195
Pendapatan Usaha Hotel POSS juga membantu Cost Control dalam pengukuran kos yang dikeluarkan dengan tingkat penjualan yang diperoleh (diharapkan akan diperoleh). B.
BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENJUALAN HOTEL Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penjualan pada sebuah hotel adalah sebagai berikut: 1. Penjualan Kamar a. Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi pada front office, Roomboy dan Housekeeping serta bagian kredit. b. Front Office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill. c. Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar. d. Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar. e. Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar. f. Night Audit, bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari dan mencocokkan penjualan pada hari tersebut. g. Income Auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualan yang terjadi. h. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit baik secara langsung ataupun tidak langsung. i. Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan. 2.
196
Penjualan Makanan dan Minuman a. Waiter/Waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima order, meneruskan order ke dapur
Akuntansi Perhotelan
b. c. d. e. f.
dan menyajikan order serta memberikan informasi pada kasir. Kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu. Kitchen, bertugas menyiapkan order. Income Auditor, bertugas mengecek penjualan dan mencatat penjualan. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit. Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan.
C.
DOKUMEN YANG DIGUNAKAN PADA PROSEDUR PENJUALAN HOTEL Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transasksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Penjualan Kamar a. Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari: 1) Master bill untuk mencatat transaksi penjualan kamar. 2) Extra bill untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, seperti penjualan makanan dan minuman, penjualan extra bed dan lain-lain. b. Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai laporan pada pihak kepolisian,
197
Pendapatan Usaha Hotel
c. d. e.
f. g. h.
2.
198
formulir ini biasanya juga digunakan sebagai registration form. Reservation Form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan tamu. Voucher agent, sebagai bukti reservasi dari agent dan digunakan untuk melakukan tagihan pada pihak agent. Contract Rate, merupakan perjanjian yang menunjukkan kesepakatan kerja sama antara pihak hotel dan agent, yang mencakup harga kamar, jumlah kamar yang tersedia untuk agent pada saat tertentu (allotment), jangka waktu kesepakatan, dan hal-hal lainnya. Room count sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari itu. Room sales recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu. Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
Penjualan Makanan dan Minuman a. Restaurant and Bar Order yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu. b. Restaurant and Bar Check/Bill, digunakan sebagai faktur penjualan. c. Restaurant and Bar Summary of Sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai maupun kredit, pada masingmasing shift. d. Remittance of fund, merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shift.
Akuntansi Perhotelan
D. PROSEDUR PENJUALAN PADA HOTEL 1. Prosedur Penjualan Kamar menarasikan alur dokumen dan bagian yang terlibat dalam transaksi penjualan kamar (bagan alur tersaji pada Gambar 6.2). a. Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu ataupun melalui agen perjalanannya ke bagian reservation yang selanjutnya akan membuat reservation form (RSF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu, kemudian mendistribusikan form tersebut ke pihak FO, Roomboy, Housekeeping dan kredit sebagai informasi. b. Tamu yang melakukan reservasi melalui agent akan membawa Voucher Agent (VA). Agent membuatkan VA setelah melakukan konfirmasi ke pihak hotel dan mendapatkan RSF, serta mencantumkan harga kamar sesuai contract rate (CR) dengan pihak hotel. c. Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan mencocokkannya dengan salinan RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani Form A, lalu memberikan kunci kamar, serta meminta bellboy untuk mengantar tamu. d. Setelah tamu ke kamar, FO akan membuatkan guestbill untuk tamu tersebut, kemudian memasukkannya pada rak untuk masing-masing kamar yang ada di FO. e. FO mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian kamar pada guestbill, dan membuat room sales recapitulation (RSR). f. Pada akhir hari, FO memasukkan hasil penjualan dan RSR ke dalam remittance of fund (ROF). 199
Pendapatan Usaha Hotel g.
2.
200
FO mengirim Form A asli sebagai laporan ke pihak kepolisian, dan mengarsip salinannya. h. Pada tengah malam night audit akan mengecek kembali hasil kerja FO pada hari tersebut. i. Keesokan harinya ROF akan dikirim ke back office dan diterima oleh income audit, yang selanjutnya akan mencocokkan kembali dan memilahnya, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan ke general cashier, dan untuk sisanya diserahkan ke account receivable. j. Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan membuat daily of sales sebagai informasi kepada pihak manajemen tentang tingkat penjualan kamar, makanan dan minuman, dan pendapatan lain, serta informasi tingkat hunian dan informasi lain dalam hari kemarin. Income audit juga melakukan pencatatan penjualan harian. k. Account receivable akan melakukan penyesuaian atas piutang usaha dan mereklasifikasi piutang guest ledger ke city ledger, kemudian melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak agen perjalanan. l. General Cashier akan mencatat penerimaan kas dari hasil penjualan dan pembayaran piutang guest ledger. Prosedur Penjualan Makanan dan Minuman menjelaskan alur dokumen dan bagian yang terlibat dalam transaksi penjualan makanan dan/atau minuman (Bagan alur tersaji pada Gambar 6.3). a. Tamu datang ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk oleh waiter, yang selanjutnya menyodorkan menu dan menyiapkan restoran and bar order (RBO), serta mencatat setiap order tamu pada RBO.
Akuntansi Perhotelan b.
c.
d.
RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang diminta, dan ke kasir outlet untuk menyiapkan restoran and bar bill (RBB). Setelah selesai, tamu akan menyelesaikan pembayaran di kasir, jika tamu tidak membayar tunai maka tamu akan diminta untuk menandatangani RBB untuk nantinya dikirim ke FO agar diposting ke bill tamu. Pada akhir shift, kasir membuat restoran and bar summary of sales (RBSS) dan memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF, kemudian menitipkannya pada safe deposit box yang ada di FO, untuk dikirim ke back office pada keesokan harinya.
E.
LAPORAN YANG DIHASILKAN DARI PROSEDUR PENJUALAN HOTEL Hasil akhir dari suatu prosedur adalah informasi. Adapun informasi yang dihasilkan dari prosedur penjualan kamar, makanan dan minuman adalah: 1. Penjualan kamar, laporan yang dihasilkan adalah rooms sales recapitulation. 2. Penjualan Makanan dan Minuman, laporan yang dihasilkan berupa Restaurant and Bar Summary of Sales. 3. Daily of Sales, disiapkan oleh income auditor, yang berisi laporan penjualan hotel secara keseluruhan.
201
Pendapatan Usaha Hotel Gambar 6.2. Bagan Alur – Penjualan Kamar Tamu
Agent
mulai
Reservation
Front Office
1
Memroses pesanan
Pemesanan kamar langsung ke reservation
RSF RSF
T T
1 1
RSF
Keterangan: RSF = Reservation Form T = arsip per tanggal VA = Voucher Agent CR = Contract Rate
-----------------------------------------------------------------------------------mulai
Pemesanan kamar melalui agent
3
Memroses pesanan
1 2
1 2 Memroses pesanan
RSF RSF 3
VA
RSF
2
+ CR
VA
202
3
T
3 VA
VA
T
Akuntansi Perhotelan Gambar 6.2. Bagan Alur – Penjualan Kamar (Lanjutan) Tamu
Front Office
Bellboy
Kepolisian
1 RSF RSF RSF 1
RGF
2
2
RGF RGF
Ditanda tangani tamu
Setelah tamu registrasi, kunci kamar diserahkan, bellboy bantu & antar tamu
3
RGF ttd N
4
RGF ttd
GB
3
Input
4
Masukkan pada rak kunci kamar, dan diposting setiap hari selama tamu menginap
RGF ttd
Bukti laporan kedatangan warga
RCS
RSR
Keterangan: N = arsip berdasarkan nomor RSF = Reservation Form RGF = Registration Form (Form A) RGF ttd = Registration Form yang sudah ditandatangani tamu GB = Guest Bill RCS = Room Count Sheet RSR = Room Sales Recapitulation
203
Pendapatan Usaha Hotel Gambar 6.2. Bagan Alur – Penjualan Kamar (Lanjutan) Front Office
Pada akhir hari, FO menyiapkan dokumen untuk laporan harian
GB out
+
Night Audit
5
6
ROF
LNA
M,BN, TC,CC
+
ROF
Pada esok harinya, diterima laporan night audit dan digunakan untuk membuat laporan penjualan harian
LNA
DOS
+ ROF
RSR 6
ROF
5
204
T
+ Pada akhir hari, dilakukan pencocokan posting dan hasil penjualan, serta menutup transaksi penjualan dalam satu hari
RCS
+
Income Audit
Keterangan: Gb out = Guest Bill untuk tamu yang sudah check out RCS = Room Count Sheet M,BN,TC,CC = Money,Bank Note, Traveller Cheque, Credit Card RSR = Room Sales Recapitulation ROF = Remittance of Funds LNA = Laporan Night Audit DOS = Daily of Sales T = arsip berdasarkan tanggal
Jurnal Penjualan
Akuntansi Perhotelan Gambar 6.2. Bagan Alur - Penjualan Kamar (Lanjutan) Income Audit
General Cashier
Account Receivable
Management
7
DOS
DOS
7
8
9
Isi ROF dikeluarkan dan didistribusikan
ROF
GB out
+ RSR
ROF
+
+ RSR
Laporan untuk management
8
M,BN, TC,CC
Dasar untuk menyesuaikan & mereklasifikasi piutang usaha dari Guest Ledger ke City Ledger
selesai
+ A
M,BN, TC,CC
GB out RCS
Jurnal Penerimaan Kas
9
T
Keterangan: RCS = Room Count Sheet RSR = Room Sales Recapitulation ROF = Remittance of Funds DOS = Daily of Sales Gb out = Guest Bill untuk tamu yang sudah check out M,BN,TC,CC = Money,Bank Note, Traveller Cheque, Credit Card T = arsip berdasarkan tanggal A = arsip berdasarkan abjad
T
205
Pendapatan Usaha Hotel Gambar 6.3. Bagan Alur - Penjualan Makanan & Minuman Tamu
mulai
Datang ke restoran/bar
Waiter/s
Kitchen
Cashier Outlet
1
4
4
menu
RBO
RBO
Siapkan pesanan
Siapkan bill
+ RBO
1 2 2
RBB
3 menu
+
5
Mencatat pesanan
RBO
6 3 5
T
RBO
4
+ menu
RBB
+ M,BN, CC
RBB Simpan di rak
M,BN, CC
6
206
Keterangan: RBO = Restoran & Bar Order RBB = Restoran & Bar Bill M,BN,CC = Money, Bank Note, Credit Card SOS = Summary of Sales
Membuat laporan penjualan
SOS
Akuntansi Perhotelan Gambar 6.3. Bagan Alur - Penjualan Makanan & Minuman (Lanjutan) Cashier Outlet
Front Office
7
RBB
ROF
+ M,BN,CC
+
Menitipkannya pada safe deposit box
SOS Esok harinya, dibawa ke Back Office Mencatat & memasukkan semua dokumen & hasil penjualan
ROF
7
selesai
Keterangan: RBO = Restoran & Bar Order RBB = Restoran & Bar Bill M,BN,CC = Money, Bank Note, Credit Card SOS = Summary of Sales ROF = Remittance of Fund
207
Pendapatan Usaha Hotel PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Jelaskan karakteristik pendapatan pada usaha perhotelan! 2. Sebutkan dan jelaskan fungsi dari bagian-bagian yang terkait dengan sistem penjualan pada usaha perhotelan! 3. Sebutkan bagian yang menjadi titik pengendalian pada sistem pendapatan pada usaha perhotelan, berikut sertakan pula fungsi dari bagian tersebut dalam melakukan pengendalian! 4. Sebutkan dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kamar, sertakan kegunaan dari dokumen tersebut! 5. Gambar dan jelaskan prosedur penjualan makanan dan minuman pada usaha perhotelan! KASUS DAN LATIHAN: 1. Coba perhatikan hotel atau restaurant di lingkungan sekitar anda. Indentifikasi dan sebutkan hotel atau restaurant yang telah menggunakan sistem informasi POSS! 2. Sebuah hotel menawarkan harga kamar dalam sebuah baliho sebesar Rp 1.500.000,-/hari. Tarif kamar tersebut sudah termasuk breakfast. Harga breakfast sebesar Rp 100.000,-. Pada baliho tersebut ada tanda (++) dan di hotel yang menyebutkan (net). Apa maksud dari iklan di baliho tersebut? 3. Hasil akhir dari prosedur penjualan hotel adalah informasi akuntansi atau bagian dari informasi akuntansi. Sebutkan informasi akuntansi yang dihasilkan dari prosedur penjualan kamar, makan dan minum sebuah hotel! 4. Buatlah jurnal khusus untuk penjualan kamar, makan, dan minum sebuah hotel! ↜oOo↝
208
Akuntansi Perhotelan
Bab 7
Penerimaan Kas Hotel
Tujuan Pembelajaran: 1. Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian kas. 2. Mahasiswa mampu menunjukkan jurnal penerimaan kas. 3. Mahasiswa mampu memahami prosedur penerimaan kas. 4. Mahasiswa mampu membandingkan prosedur penerimaan kas yang ada di hotel. 5. Mahasiswa mampu membuat informasi akuntansi dari prosedur penerimaan kas. Pokok Bahasan: 1. Pengertian dan peran penerimaan kas pada usaha perhotelan. 2. Pembuatan jurnal penerimaan kas dan akun yang terkait. 3. Bagian-bagian yang terkait dengan sistem penerimaan kas. 4. Dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem penerimaan kas. 5. Prosedur-prosedur dalam sistem penerimaan kas. 209
Penerimaan Kas Hotel 6. A.
Informasi akuntansi dari prosedur penerimaan kas.
PERAN KAS PADA HOTEL Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel. Kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan kas atau dana yang tidak sedikit, dimana kas atau dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan untuk fasilitas tamu selama menginap. Kas atau dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh manajemen hotel setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agent atau biro perjalanan akan menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang secara individu (walk in) biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai uang muka (deposit). Penerimaan kas operasi diperoleh dari penerimaan hasil penjualan tunai outlet, hasil penjualan di Front Office saat tamu check out, dan hasil pengumpulan piutang dari agent perjalanan (biro perjalanan). Contoh: The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar . Hotel ini menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp1.000.000,- per malam. Setiap tamu yang menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp100.000,-. Harga tersebut belum termasuk government tax dan service charge sebesar 21%. Jurnal atas transaksi tersebut dengan menggunakan kode rekening yang ada di bab sebelumnya adalah:
210
Akuntansi Perhotelan
Jurnal 1. Penjualan Kamar serta Makanan dan Minuman 10401 40101 41105 20304 20301
2.
Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-
AR City Ledger AR Guest Ledger
Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-
Penerimaan kas atas pembayaran travel agen 10203 10402
5.
Cash In Bank AR Guest Ledger
Reklasifikasi piutang usaha (jika tamu menggunakan travel agen), saat tamu check out 10402 10401
4.
Rp 1.210.000,Rp 900.000,Rp 100.000,Rp 100.000,Rp 110.000,-
Penerimaan kas yang diterima Front Office saat tamu check out 10203 10401
3.
AR Guest Ledger Room revenue Food revenue meal coupon Service Charge Government tax
Cash In Bank AR City Ledger
Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-
Penerimaan uang muka (advance deposit) 10203 20401
Cash In Bank Deposit from Guest
Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-
Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnal penyesuaian sebagai berikut: 20401 10401
Deposit from Guest AR Guest Ledger
Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-
211
Penerimaan Kas Hotel B.
BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENERIMAAN KAS HOTEL Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel adalah sebagai berikut: 1. Penjualan kamar a. Front Office Cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office, yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu. b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan kamar. 2. Penjualan Makanan dan Minuman a. Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet (outlet restaurant). b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari. c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan makanan dan minuman dalam satu hari.
212
Akuntansi Perhotelan 3.
4.
Pengumpulan Piutang dari Travel Agent a. Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agent. b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke tranvel agent. c. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari. Penerimaan Uang Muka a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang dating langsung atau melalui travel agent. b. Front office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu. c. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang muka dalam satu hari. d. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. e. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka dari tamu dalam satu hari.
C.
DOKUMEN YANG DIGUNAKAN PROSEDUR PENERIMAAN KAS HOTEL Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transasksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut: 213
Penerimaan Kas Hotel 1.
2.
3.
4.
Penjualan Kamar a. Guest Bill b. Room Sales Recapitulation c. Remittance of Fund Penjualan Makanan dan Minuman a. Restoran and Bar Bill b. Restoran and Bar Summary of Sales c. Remittance of Fund Pengumpulan Piutang dari Agen a. Guest bill b. Reservation form c. Agent voucher d. Invoice e. Cash receipt Penerimaan Uang Muka a. Cash receipt b. Reservation form
D. PROSEDUR PENERIMAAN KAS HASIL PENJUALAN KAMAR, MAKANAN DAN MINUMAN, DAN OUTLET LAINNYA Pada gambar 7.1 tersaji prosedur penerimaan kas yang berasal dari penjualan kamar, makanan dan minuman serta outlet lainnya, dengan narasi sebagai berikut. 1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan dicek oleh night audit. 2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian menyerahkan
214
Akuntansi Perhotelan
3.
hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetorkan uang ke bank.
E.
PROSEDUR PENERIMAAN KAS HASIL PENGUMPULAN PIUTANG DARI AGEN Gambar 7.2 menggambarkan prosedur penerimaan kas dari hasil pengumpulan piutang dari agen, dengan narasi sebagai berikut. 1. Account receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher dll), dan menyiapkan cash receipt. 2. Account receivable akan meminta persetujuan dari head departemen, kemudian memberikan data tersebut pada collector untuk melakukan penagihan pada agen. 3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian collector akan menginformasikan pada account receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen. F.
PROSEDUR PENERIMAAN KAS UNTUK PEMBAYARAN UANG MUKA Berikut penjelasan dari prosedur penerimaan kas yang berasal dari pembayaran uang muka oleh tamu (tersaji pada gambar 7.3).
215
Penerimaan Kas Hotel 1.
2.
3.
G.
216
Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersamasama dengan dokumen hasil penjualan kamar lainnya. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas hotel. Pada esok harinya, general cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier akan menginformasikan pada account receivable akan adanya pembayaran uang muka tersebut. LAPORAN YANG DIHASILKAN PROSEDUR PENERIMAAN KAS General Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh general cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.
Akuntansi Perhotelan Gambar 7.1. Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman Front Office mulai
Food & Beverage
Night Audit
RBB
1
Income Audit
2
GB out
+ RCS
+
M,BN, TC,CC
+ SOS
M,BN, TC,CC
+
ROF
ROF
LNA
+ Pada akhir hari, dilakukan pencocokan posting dan hasil penjualan, serta menutup transaksi penjualan dalam satu hari
RSR
ROF
3
Dilakukan pengecekan kembali laporan night audit dan digunakan untuk membuat laporan penjualan harian
1 ROF
1
LNA
DOS
+
+
ROF 3
Keterangan: 2 Gb out = Guest Bill untuk tamu yang sudah check out RCS = Room Count Sheet M,BN,TC,CC = Money,Bank Note, Traveller Cheque, Credit Card RSR = Room Sales Recapitulation ROF = Remittance of Funds LNA = Laporan Night Audit DOS = Daily of Sales
ROF
217
Penerimaan Kas Hotel Gambar 7.1. Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman (Lanjutan) Income Audit
ROF
General Cashier
Account Receivable
4
5
ROF
GB out
+ RSR Pendistribusian isi ROF
Penerimaan tunai, dokumen pendukung diberikan ke General Cashier Penyelesaian transaksi tamu melalui agen/ instansi/kontra k kerjasama, dokumen pendukung diberikan ke Account Receivable
Dasar untuk menyesuaikan & mereklasifikasi piutang usaha dari Guest Ledger ke City Ledger
+ GB out
+
4
M,BN, TC,CC A
Jurnal Penerimaan Kas
T
selesai
5 Catat pada General Cashier Summary
Keterangan: RSR = Room Sales Recapitulation ROF = Remittance of Funds Gb out = Guest Bill untuk tamu yang sudah check out M,BN,TC,CC = Money,Bank Note, TravellerCheque, Credit Card T = arsip berdasarkan tanggal A = arsip berdasarkan abjad
218
Akuntansi Perhotelan Gambar 7.2. Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen Account Receivable
mulai
VA
Head Departement
Collector
General Cashier
1
2
3
Head Departement memberikan persetujuan
+ RSF
+ GB out
INV
Melakukan penagihan, dan menyerahkan hasil penagihan pada General Cashier, serta menginformasika n pada Account Receivable
+ DPP
INV
+ CR
DPP
2
INV
+
1
DPP
+ + M,Cq
DPP
CR
+ Dimintakan persetujuan Head Departement
+
CR
+ CR
INV
Catat pada General Cashier Summary
M,Cq
Keterangan: 3 VA = Voucher Agen RSF = Reservation Form Gbout = Guest Bill untuk tamu yang sudah check out INV = Invoice DPP = Daftar Penagihan Piutang CR = Cash Receipt M,Cq = Money & Cheque T = Arsip berdasarkan tanggal
Jurnal Penerimaan Kas
T
selesai
219
Penerimaan Kas Hotel Gambar 7.3. Bagan Alur Penerimaan Kas atas Uang Muka Agen/Instansi
Reservation
FO Cashier
mulai
1
3
Reservasi
Reservasi
RSF
+ 1
RSF
M,Cq
+ 2
2
CR
RSF
+ M,Cq
3 Keterangan: RSF = Reservation Form M,Cq = Money & Cheque CR = Cash Receipt ROF = Remittance of Funds
220
ROF
Akuntansi Perhotelan Gambar 7.3. Bagan Alur Penerimaan Kas atas Uang Muka (Lanjutan) Night Audit
Income Audit
General Cashier
1
2
RSF
Pengecekan
RSF
CR
LNA
CR
M,Cq
RSF
M,Cq
ROF
CR
ROF
LNA
M,Cq
Catat pada General Cashier Summary
ROF Pengecekan Jurnal Penerimaan Kas
1
2 Keterangan: RSF = Reservation Form CR = Cash Receipt M,Cq = Money & Cheque ROF = Remittance of Funds LNA = Laporan Night Audit T = Arsip berdasarkan tanggal
T
selesai
221
Penerimaan Kas Hotel PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Sebutkan dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, sertakan kegunaan dari dokumen tersebut! 2. Gambar dan jelaskan prosedur penerimaan kas dari penjualan secara tunai! 3. Gambar dan jelaskan prosedur penerimaan kas dari penagihan piutang dari travel agent! 4. Gambar dan jelaskan prosedur penerimaan kas dari pembayaran uang muka! KASUS DAN LATIHAN: 1. Kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan Perusahaan. Setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai. Instrumen yang dapat diklasifikasikan sebagai setara kas meliputi:(a) Deposito berjangka yang akan jatuh tempo dalam waktu 3 (tiga) bulan atau kurang dari tanggal penempatannya serta tidak dijaminkan. (b) Instrumen pasar uang yang diperoleh dan akan dicairkan dalam jangka waktu tidak lebih dari 3 (tiga) bulan. Kas dan setara kas yang telah ditentukan penggunaanya atau yang tidak dapat digunakan secara bebas tidak diklasifikasi dalam kas dan setara kas . Jika mengacu pada kode perkiraan di Hotel The Legend, ada dua jenis kas yaitu: Cash on hand dan Cash in Bank. Pada Cash on hand secara garis besar ada dua sub jenis (item) yaitu: Cash in general cashier dan petty cash. 222
Akuntansi Perhotelan
2.
3.
4.
Jelaskan fungsi dan manfaat dengan membuat akun petty cash, cash in general cashier, dan cash in bank! Jika seorang tamu ingin menginap di Legend Hotel selama 6 hari sejak tanggal 28 September 2013 dan tamu memberi uang muka sebesar Rp 5.000.000,- dengan tarif kamar perhari Rp 1.000.000/net (dengan rincian untuk Room Rp 925.000 dan Food Rp75.000). Bagaimana jurnal yang anda buat pada saat menerima uang muka tanggal 28 Sept 2013 dan penyesuaianya pada saat akhir bulan tanggal 30 Sept 2013? Pada sebuah baliho, brosur, atau iklan surat kabar di Bali sebuah hotel menjual kamar dengan harga Rp 500.000/hari ++ dan ada juga yang menawarkan 500.000/hari net, dengan rincian: Room Rp 300.000,- Food Rp 100.000,- dan Beverage Rp100.000,- . Apa maksud dari iklan tersebut ? Dan jika anda sebagai akuntan intern pada hotel tersebut, bagaimana jurnal yang anda buat dari kedua transaksi tersebut jika pembayaran menggunakan credit card? (20%) Setiap transaksi pada sebuah hotel harus dicatat dalam jurnal. Berdasarkan pemahaman jurnal umum yang anda miliki, buatlah form jurnal khusus penjualan dan jurnal kas (jurnal khusus penerimaan kas). ↜oOo↝
223
Penerimaan Kas Hotel
224
Akuntansi Perhotelan
Bab 8
Pembelian Bahan dan Pengendalian Biaya Hotel
Tujuan Pembelajaran: 1. Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian biaya dan pengendalian biaya. 2. Mahasiswa mampu menunjukkan jurnal berkaitan dengan biaya pada industri perhotelan. 3. Mahasiswa mampu membandingkan sistem dan prosedur pembelian bahan untuk food & beverage. 4. Mahasiswa mampu membuat informasi yang dihasilkan dari prosedur pembelian food & beverage. Pokok Bahasan: 1. Pengertian biaya. 2. Pengendalian biaya. 3. Jurnal pembelian persediaan. 4. Prosedur pembelian. 5. Informasi akuntansi dari prosedur pembelian persediaan. 225
Pembelian Bahan A.
PENGERTIAN BIAYA DAN PENGENDALIAN BIAYA Biaya (expense) adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan (revenues) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan. Sedangkan harga pokok (cost) adalah jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang dalam bentuk kas yang dibayarkan atau nilai aktiva lainnya yang diserahkan/dikorbankan atau nilai jasa yang diserahkan/ dikorbankan atau hutang yang timbul atau tambahan modal, dalam rangka pemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik pada masa lalu (harga perolehan yang telah terjadi) maupun pada masa yang akan datang (harga perolehan yang akan terjadi). Pengendalian merupakan proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan-laporan apakah pelaksanaan tidak menyimpang dari tujuan yang sudah ditentukan. Jadi dapat dikatakan bahwa pengendalian biaya adalah proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan atas jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang dalam rangka pemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik pada masa lalu maupun masa yang akan datang. Proses pengendalian biaya mempunyai tujuan untuk meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. Pengendalian biaya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu: 1. Aliran Biaya Jika dilihat dari aliran biaya, maka proses pengendalian biaya dari produk yang akan dijual, diperoleh dari proses pengadaan bahan dan proses pengolahan bahan mentah menjadi barang yang siap dijual, dengan aliran biaya produksi sebagai berikut: a. Pencatatan biaya sebagai pembelian bahan baku dalam persediaan bahan baku. 226
Akuntansi Perhotelan b.
Pengolahan bahan baku dan dikombinasikan dengan biaya tenaga kerja langsung serta bahan penolong, menjadi barang dalam proses. c. Merubah barang dalam proses menjadi barang yang siap dijual. 1) Unexpired product cost merupakan biaya yang dikeluarkan sampai bahan baku menjadi barang jadi, selama belum terjual belum merupakan biaya tapi merupakan aktiva. 2) Expired cost, setelah barang tersebut dijual atau sering disebut juga dengan harga pokok penjualan makanan dan minuman (cost of food and beverage sold). Secara sederhana proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 8.1. Aliran Biaya Produksi Bahan Baku Tenaga Kerja Langsung
Barang Dalam Proses
Persediaan Barang Jadi
Biaya Overhead Pabrik
227
Pembelian Bahan 2.
Aliran Dokumen Dokumen dalam suatu perusahaan dipakai sebagai alat komunikasi antar bagian dan sebagai bukti transaksi yang mendukung dalam penyiapan laporan biaya (cost report): a. Aliran dokumen pengadaan bahan/barang Untuk melakukan aktivitas harian, hotel memerlukan persedian barang maupun bahan untuk melancarkan aktivitas hariannya. Barang atau bahan yang diperlukan biasanya digunakan untuk kepentingan room, POMEC maupun penyediaan food & beverage. Gambar 8.2. Aliran Dokumen Pengadaan Bahan PR
PO
MI
DRR
Bincard/ Cardex
Keterangan: PR = purchase requisition PO = purchase order MI = memorandum invoice DRR = daily receiving report b.
Aliran dokumen pengambilan bahan untuk operasional hotel Setelah barang tersedia di general store maupun di dairy store, barang akan dikeluarkan sesuai permintaan dari masing-masing departemen yang ada di hotel. Gambar 8.3. Aliran Dokumen Pengambilan Bahan untuk Operasional Hotel Storeroom Requisition
228
Bincard/ Cardex
Akuntansi Perhotelan B.
PEMBELIAN PERSEDIAAN DI HOTEL Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan (inventory) sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut, (terutama untuk barang dairy product) sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah: 1. Temperatur ruangan 2. Kebersihan dan kerapian penyusunan barang 3. Metode penyimpanan barang 4. Sistem ventilasi Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain: 1. Menjaga kontinuitas usaha 2. Mencegah over investment dan barang yang busuk/rusak. 3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan 4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal 5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang 6. Mencegah slow moving item Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman di simpan di Daily Store. Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel, pencatatan bisa dilakukan dengan 229
Pembelian Bahan menggunakan metode phisik atau metode perpetual, sebagian besar mengunakan metode perpetual dalam pencatatan persediaannya sebagai berikut: 11101 Invetory Food 20101 Trade creditor C. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
xxx xxx
BAGIAN YANG TERLIBAT PEMBELIAN PERSEDIAAN HOTEL Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah: Departemen yang memerlukan barang Gudang (general store/storeroom) Pembelian (purchasing) Penerimaan (receiving) Cost control Account payable (hutang usaha)
D. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN PEMBELIAN PERSEDIAAN HOTEL 1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum. 2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel. 3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik. 4. Daily receiving report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel. 5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barangbarang yang akan dibeli yang digunakan sebagai pembanding. 230
Akuntansi Perhotelan 6. 7.
Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.
E.
PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN HOTEL Berikut narasi prosedur pembelian persediaan dan barang di hotel, seperti tersaji pada gambar 8.4. 1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada: a. Cost control, sebagai alat kontrol b. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO c. Gudang atau departemen yang memerlukan. 2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO dimana harus mendapat persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada: a. Supplier yang ditunjuk b. Cost control, sebagai kontrol c. Gudang, sebagai informasi pembelian d. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang e. Purchasing, sebagai arsip.
231
Pembelian Bahan 3.
4.
5.
6.
7.
232
Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel. Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan persetujuan (approval) dari: a. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya b. Cost control untuk persetujuan harga c. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut: a. Cost control, sebagai kontrol b. Gudang, sebagai informasi c. Purchasing, sebagai arsip d. Account payable, sebagai dasar mencatat hutang e. Supplier, sebagai pendukung penagihan. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
Akuntansi Perhotelan F.
LAPORAN YANG DIHASILKAN DARI PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN DI HOTEL Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian. Gambar 8.4. Bagan Alur Pembelian Persediaan Gudang
Purchasing
Cost Control
Acct Dept Head
General Manager
Supplier
mulai
1
2
3
4
6
PR
PR
PR
persetujuan
persetujuan
PO
PO
PO
Proses pembelian
4
5
+ 1
QAP
6
PO
PO
2
otorisasi
5
3
PO
T
T
PO
6
QAP
6 PO
+ PR
T
Keterangan: PR = Purchase Requisition QAP = Quotation Analysis Price PO = Purchase Order T = Arsip berdasarkan tanggal 233
Pembelian Bahan Gambar 8.4. Bagan Alur Pembelian Persediaan (Lanjutan) Supplier
PO
Faktur
Barang
7
Receiving
Gudang
Cost Control
7
8
9 A
1 0
Faktur
Faktur
Faktur
Faktur
+
+
+
+
Barang
MI
MI
Barang
MI
8 Membuat laporan penerimaan barang
MI
Simpan barang dan catat barang masuk pada Bincard
DRR
Catat barang masuk pada Cardex
Bincard Cardex
DRR
9 9
Keterangan: PO = Purchase Order MI = Memorandung Invoice DRR = Daily Receiving Report
234
Account Payable
1 0
Jurnal Pembelian
selesai
Akuntansi Perhotelan PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Sebutkan jenis-jenis persediaan yang ada pada usaha hotel dan restoran! 2. Jelaskan bagian-bagian yang terlibat dalam siklum pembelian kredit pada usaha hotel dan restoran! 3. Apa tujuan usaha hotel dan restoran membuat quotation analysis price? 4. Apa tujuan bagian Receiving melakukan verifikasi antara purchase order dan barang yang di terima? 5. Hasil akhir dari prosedur pembelian adalah jurnal pembelian. Kuantitas transaski pembelian usaha hotel dan restaurant sangat besar. Transaksi pembelian tidak akan effisien jika hotel dan restaurant mencatatanya menggunakan jurnal umum. Buatlah jurnal khusus pembelian untuk usaha hotel dan restoran! KASUS DAN LATIHAN: 1. The Legend Hotel adalah hotel berbintang lima yang berlokasi di Denpasar. Hotel ini memerlukan sayuran dan buah segar setiap harinya dalam jumlah yang besar. Sesuai dengan program pemerintah untuk menghidupkan sayur dan buah segar maka hotel memerlukan supplier sayur dan buah local yang berkwalitas. Agar memenuhi harapan yang diinginkan pihak hotel melakukan pemilihan atau seleksi calon supplier sayur dan buah segar lokal dari Bedugul dan sekitarnya. Berdasarkan informasi dari internet pihak hotel mengirim surat ke pihak calon supplier dengan mensyaratkan agar supplier mencantumkan: jenis sayur dan buah yang akan di pasok, harga sayur dan buah, jadwal pengiriman sayur dan buah, dan syarat pembayarannya. Setelah menunggu satu bulan ada 12 penawaran yang masuk yang terdiri dari 5 petani besar, 4 235
Pembelian Bahan
2.
3.
kelompok petani, 3 perusahaan agroindustry di bidang buah dan sayur lokal. Setelah melihat persyaratan dari masing-masing supplier, quotation analysis price, dan waktu pembayaran maka pihak hotel memutuskan supplier dari 2 petani besar, satu kelompok tani, dan 1 perusahaan agroindustry sebagai rekanan (supplier) untuk satu tahun yang akan datang. Pertanyaanya a. Mengapa pihak hotel mencari supplier yang banyak sebagai proses seleksi calon supplier? b. Jika melihat struktur organisasi hotel, pihak siapa saja yang akan terlibat dalam proses seleksi calon supplier ini? c. Kalau anda sebagai pihak pembuat keputusan dalam menyeleksi calon supplir, supplier yang bagaimana yang akan anda pilih. Lakukan pengamatan secara singkat mengenai proses penerimaan barang di sebuah hotel, mini market, atau perusahaan dagang. Jelaskan apa yang diperhatikan oleh bagian Receiving ketika melakukan pengecekan penerimaan barang. Jika retur pembelian suatu hotel dan restaurant selama satu periode akuntansi jumlahnya banyak dan transaksinya sering terjadi maka dibuatkan jurnal khusus retur pembelian (buku khusus retur pembelian). Buatlah bagan alir retur pembelian tersebut! ↜oOo↝
236
Akuntansi Perhotelan
Bab 9
Penggunaan Persediaan dan Rekonsiliasi Kos di Hotel
Tujuan Pembelajaran: 1. Mahasiswa mampu menjelaskan prosedur penggunaan bahan dan pengendalian biaya. 2. Mahasiswa mampu menunjukkan jurnal berkaitan dengan penggunaan biaya pada industri perhotelan. 3. Mahasiswa mampu membuat informasi yang dihasilkan dari prosedur penggunaan food dan beverage. 4. Mahasiswa mampu membuat laporan rekonsiliasi food dan beverage. 5. Mahasiswa mampu menginterprestasikan laporan rekonsiliasi food dan beverage. Pokok Bahasan: 1. Penggunaan persediaan. 2. Bagian yang terlibat dalam penggunaan bahan. 237
Penggunaan Persediaan 3. 4. 5. 6.
Jurnal penggunaan bahan. Prosedur penggunaan bahan. Informasi akuntansi dari prosedur penggunaan bahan. Rekonsiliasi kos sebagai pengendalian penggunaan bahan.
A.
PENGGUNAAN PERSEDIAAN DI HOTEL Penggunaan persediaan untuk operasional hotel harus di administrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan), cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname). Inventarisasi (stock opname) pada departemen/outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang. Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah: Biaya departemen - Persediaan B.
238
xxx xxx
BAGIAN YANG TERLIBAT PENGGUNAAN PERSEDIAAN DI HOTEL 1. Departemen 2. Gudang 3. Cost control
Akuntansi Perhotelan C.
DOKUMEN YANG DIGUNAKAN PADA PENGGUNAAN PERSEDIAAN DI HOTEL 1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masingmasing jenis persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen. 2. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang. 3. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.
D. LAPORAN YANG DIHASILKAN DARI PROSEDUR PENGGUNAAN PERSEDIAAN DI HOTEL 1. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman. 2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard 3. Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost. 4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara total sales dengan total cost.
239
Penggunaan Persediaan E.
PROSEDUR PENGGUNAAN PERSEDIAAN DI HOTEL Gambar 9.1 menjelaskan alur dokumen dan bagian yang terlibat dalam prosedur penggunaan persediaan, dengan narasi sebagai berikut. 1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang diperlukannya, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang. 2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian menyerahkan barang dan meminta tanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut: a. Cost control, sebagai dasar untuk mencatat pada cardex b. Gudang, c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip 3. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang berdasarkan SR.
240
Akuntansi Perhotelan Gambar 9.1. Bagan Alur Penggunaan Persediaan Departemen
Gudang
Cost Control
mulai
1
3
SR
SR
SR
1
Catat
Catat
Bincard
Cardex
2
T
selesai Barang
Barang
SR
2 SR
T 3
Keterangan: SR = Storeroom Requisition T = Arsip berdasarkan tanggal
F.
POTENSIAL KOS DI HOTEL Potensial kos merupakan pengembangan dari sistem point of sale dalam mengkalkulasi penjualan makanan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep tertua dalam prosedur pengendalian makanan dan minuman. Potensial kos menghitung 241
Penggunaan Persediaan potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang dikeluarkan. Potensial kos dibagi menjadi 2, yaitu: 1. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena kos minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yang yang diharapkan. 2. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis), kos makanan per hari belum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makanan baru bisa dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makanan yang disediakan. Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos per satuan, diperoleh total kos. 2. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan harga jual per satuan, diperoleh penjualan potensial (potentials sales). 3. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, kalikan 100%, maka akan diperoleh persentase potensial kos minuman per item. Perhitungan potensial kos makanan lebih kompleks daripada penghitungan potensial kos minuman, dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing item menu, dan harus disesuaikan dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak terkait dengan penjualan potensial, seperti makanan karyawan, transfer makanan antar outlet dan penyesuaian lainnya. Menu yang dibuatkan resep, besarnya kos bisa ditentukan berdasarkan kos standar. Contoh: Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 Nopember 2004 masing-masing 10 dan 20 gelas, dimana kos masing-masing per 242
Akuntansi Perhotelan gelasnya adalah Rp 25.000 dan Rp 30.000. Harga jual per gelas adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung potensial kos dari masingmasing minuman pada tanggal tersebut. Penyelesaian: Vodka Total kos = 10 x 25.000 = 250.000 Penjualan potensial = 10 x 50.000 = 500.000 Potensial kos = 250.000/500.000 x 100% = 50% Scotch Total kos = 20 x 30.000 = 600.000 Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000 Potensial kos = 600.000/900.000 x 100% = 66,67% F.
REKONSILIASI KOS DI HOTEL Pengendalian atas biaya yang dikeluarkan dalam suatu operasional usaha sangat penting. Dalam usaha perhotelan pengeluaran biaya khususnya untuk makanan dan minuman sangat besar, hal tersebut dikarenakan adanya fasilitas penjualan makanan dan minuman, serta adanya beban atas makanan dan minuman yang dikeluarkan yang tidak menghasilkan pendapatan, seperti makanan karyawan, pemberian komplimen untuk menjamu rekan usaha atau pihak-pihak yang akan memberikan manfaat bagi kelangsungan usaha dan lain-lain. Pengendalian atas makanan dan minuman dilakukan dengan menghitung kos atas penjualan makanan dan minuman, hal tersebut bisa dilakukan setiap hari atau pada tiap akhir periode, yaitu dengan membuat rekonsiliasi kos untuk makanan dan minuman. Rekonsiliasi kos untuk makanan dan minuman dibuat untuk mendapatkan besarnya kos yang dikeluarkan untuk makanan dan minuman pada suatu waktu, yang nantinya dibandingkan dengan 243
Penggunaan Persediaan besarnya penjualan untuk periode tersebut, tentunya setelah kos disesuaikan dengan pengeluaran-pengeluaran lain untuk makanan dan minuman yang tidak menghasilkan pendapatan. Rekonsiliasi kos yang dibuat terdiri dari: 1. Rekonsiliasi kos makanan 2. Rekonsiliasi kos minuman Rekonsiliasi kos ini disamping untuk mengetahui besarnya harga pokok makanan dan minuman, juga membantu dalam pencatatan, khususnya jika ada transfer barang antar outlet yang terkait dengan makanan dan minuman, misalnya transfer makanan ke bar, transfer minuman ke restoran dan lain sebagainya. Dalam menyusunan rekonsiliasi kos untuk akhir periode biasanya memerlukan hasil yang diperoleh dari stock opname persediaan. Beberapa contoh jurnal terkait masalah di atas: Kos makanan xxx - Kos minuman xxx (untuk mencatat transfer minuman ke restoran)
Entertainment-Sales Makanan karyawan-Departemen - Kos makanan
xxx xxx xxx
(untuk mencatat pengeluaran makanan untuk keperluan lain)
Persediaan makanan - Harga Pokok Penjualan-Makanan
xxx xxx
(untuk mencatat penyesuaian hasil stock opname, dimana nilai persediaan lebih besar dari jumlah tercatat)
244
Akuntansi Perhotelan Contoh: Rekonsiliasi Kos Makanan Persediaan awal: Store Outlet
10.000.000 5.000.000
Pembelian Makanan yang tersedia untuk dijual Persediaan akhir: Store 7.500.000 Outlet 3.500.000 Konsumsi makanan kotor Penyesuaian: Transfer ke bar Transfer dari bar Makanan karyawan Sales-entertainment
15.000.000 20.000.000 35.000.000
(11.000.000) 24.000.000 (1.000.000) 2.000.000 (3.000.000) (1.000.000)
Harga Pokok Penjualan Makanan Penjualan Makanan % Harga Pokok Makanan
(3.000.000) 21.000.000 42.000.000 50%
PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Apa yang dimaksud dengan general store dan daily store? 2. Apa fungsi dan tugas cost control pada sebuah hotel? 3. Apa manfaat stock opname pada akhir bulan? 4. Mengapa cost control melakukan stock opname pada akhir bulan? 245
Penggunaan Persediaan 5. 6.
Apa beda cardex dan bincard? Apa perbedaan metode pencatatan persediaan physical dan perpetual?
KASUS DAN LATIHAN: 1. Hotel The Jayakarta mempunyai data yang terkait dengan Food pada bulan Maret 201X sebagai berikut: Beginning Inventory: a. Store Room groceries Rp 26.311.798,b. Store Room Parishable Rp 35.692.599,c. Kitchen (in Operation) Rp 2.866.861,Pembelian food hotel The Jayakarta selama bulan Maret 201X (sesuai List of Purchase) Rp 181.605.315,Adapun Closing Inventory per 31 Maret 201X adalah: a. Store Room groceries Rp 24.684.450,b. Store Room Parishable Rp 27.639.983,c. Kitchen (in Operation) Rp 2.997.024,Pada akhir periode diketahui ada dari food tersebut dipakai untuk: a. Employee meals Rp 4.612.165,b. Entertaining Rp 1.404.679c. Spoiled, loss & Damage Rp 4.463.246,d. Welcome drink Rp 1.399.500,e. Food to Bar/restaurant Rp 491.644,f. Beverage for cooking Rp 287.732,Dari data tersebut susunlah Food cost reconciliation serta hitunglah Food cost percentage dan turn over-nya, jika penjualan Food pada bulan Maret 201X sebesar Rp539.906.748!
246
Akuntansi Perhotelan 2.
Amati sebuah Bar atau restaurant yang menjual minuman. Mengapa dalam proses mencampur minuman tersebut memakai atau dibuat suatu atraksi tersendiri? Mengapa dalam mencampur minuman bartender menggunakan gelas berukuran tertentu? Bagaimana proses penentuan harga pokok dan harga jual dari minuman yang dicampur seperti itu? ↜oOo↝
247
Penggunaan Persediaan
248
Akuntansi Perhotelan
Bab 10
Pengeluaran Kas di Hotel
Tujuan Pembelajaran: 1. Mahasiswa mampu menjelaskan kas dan setara kas pada laporan keuangan. 2. Mahasiswa mampu menunjukkan jurnal berkaitan dengan pembayaran gaji dan pembayaran hutang. 3. Mahasiswa mampu membuat informasi yang dihasilkan dari prosedur pembayaran gaji dan pembayaran hutang. Pokok Bahasan: 1. Kas dan setara kas. 2. Bagian yang terlibat dalam pengeluaran kas dan setara kas. 3. Jurnal penggunaan pengeluaran kas dan setara kas untuk bayar gaji dan pembayaran hutang. 4. Prosedur pengeluaran kas dan setara kas untuk bayar gaji dan pembayaran hutang. 249
Pengeluaran Kas di Hotel 5.
A.
Informasi akuntansi dari prosedur pengeluaran kas dan setara kas untuk bayar gaji dan pembayaran hutang.
KAS DAN SETARA KAS Kas dan setara kas merupakan alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang, sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga sebagai simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Dalam neraca, kas dan setara kas merupakan bagian aktiva yang paling lancar, sehingga dalam pengelolaannya memerlukan pengendalian yang cermat. Kas dan setara kas merupakan akun yang terdiri dari kas kecil, kas besar, kas di bank, dan deposito yang umurnya kurang dari 3 bulan. Pembentukan kas kecil merupakan salah satu pengendalian yang bisa dilakukan dalam pengelolaan kas. Kas kecil merupakan kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cheque. Ada 2 metode pengelolaan kas kecil, yaitu: 1. Sistem imprest, dimana jumlah atau saldo akhir dalam rekening kas kecil selalu tetap. 2. Metode fluktusi, dimana jumlah atau saldo rekening kas kecil berfluktuasi sesuai jumlah pengeluaran yang dilakukan. Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, kasir restoran, kasir bar, dan departemen lainya) untuk memperlancar kegiatan operasional. Kas kecil yang ada di outlet, biasanya digunakan untuk memberikan uang kembalian pada tamu yang membayar atau berbelanja, kadang juga untuk memberikan pinjaman sementara pada tamu yang memerlukan uang tunai dalam jumlah kecil, misalnya untuk membayar taksi. 250
Akuntansi Perhotelan Kasir yang ada di kantor belakang (back office) yang biasanya disebut General Cashier. General Cashier juga diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk melakukan pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head departemennya. Kas besar pada usaha hotel maupun usaha lainnya digunakan hanya untuk menampung penjualan tunai atau hasil penagihan piutang yang belum di setor ke bank. Prosedur cash opname dilakukan setiap akhir periode. Cash opname dilakukan dengan cara penghitungan kas dipegang kasir dan dicocokkan dengan saldo kas tercatat. Demikian pula untuk saldo uang yang ada di bank dibuatkan rekonsiliasi antara catatan bank perusahaan dan rekening koran (r/k) bank. Rekonsiliasi bank dapat dilakukan setiap hari dengan memanfaatkan internet banking. Jurnal pembayaran Gaji Biaya departemen xxx - Hutang Gaji (untuk mencatat beban gaji yang dibebankan)
xxx
Hutang Gaji - Kas/Bank (untuk mencatat pembayaran gaji)
xxx
xxx
251
Pengeluaran Kas di Hotel Jurnal pembayaran Hutang Hutang Usaha xxx - Kas/Bank (untuk mencatat pembayaran hutang usaha)
xxx
Jurnal pembelian tunai Biaya departemen - Kas (untuk mencatat pembelian tunai)
B.
xxx xxx
BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENGELUARAN KAS HOTEL Bagian yang terlibat dari pengeluaran kas ini digunakan untuk memastikan bahwa setiap transaksi ada saling kontrol antar bagian, sehingga effisiensi dan efektivitas perusahaan terjaga. Adapun bagian yang terlibat untuk pengeluaran dari setiap transaksi itu adalah: 1. Pembayaran Gaji a. Personalia b. Accounting departemen head c. General manager d. General cashier 2. Pembayaran Hutang a. Account payable b. Accounting departemen head c. General manager d. General cashier
252
Akuntansi Perhotelan 3.
Pembelian tunai a. Departemen yang memerlukan b. Purchasing c. Accounting departemen head d. Cost control e. General manager f. General cashier
C.
DOKUMEN YANG DIGUNAKAN PADA PROSEDUR PENGELUARAN KAS HOTEL Dokumen transaksi diperlukan untuk menyediakan bukti bahwa setiap departemen yang terlibat dalam transaksi telah menyetujui transaksi tersebut. Selain itu, bukti transaksi juga digunakan untuk bukti audit (audit trail). Adapun bukti pengeluaran yang diperlukan adalah: 1. Pembayaran Gaji a. Daftar gaji setiap karyawan, merupakan daftar yang menggambarkan gaji seluruh karyawan. Daftar gaji disusun berdasarkan departemen dan posisi jabatan dari masingmasing karyawan dalam struktur organisasi. Hal ini diperlukan untuk mengalokasikasikan beban gaji ke departemen masing-masing karyawan. b. Daftar rekap gaji setiap departemen. Daftar rekap gaji setiap departemen diperlukan sebagai dasar untuk memasukan jurnal gaji sesuai departemen masing-masing karyawan c. Slip/kitir gaji, merupakan bukti besarnya gaji yang diterima, potongan-potongan, serta gaji bersih yang akan diterima oleh masing-masing karyawan.
253
Pengeluaran Kas di Hotel d.
2.
3.
Bank disbursement voucher dan bukti transfer bank, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh general cashier. Pembayaran Hutang a. Voucher payable, merupakan daftar hutang yang jatuh tempo dan akan dibayar. b. Faktur, merupakan bukti pembelian barang dari supplier. c. memorandum invoice, merupakan bukti penerimaan barang, yang bisa digunakan sebagai dasar penagihan. d. Bank/cash disbursement voucher dan bukti transfer bank, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh general cashier. Pembelian tunai a. Purchase requisition, merupakan bukti permintaan barang, dan bisa digunakan sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang. b. Cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh general cashier.
D. LAPORAN YANG DIHASILKAN DARI PROSEDUR PENGELUARAN KAS HOTEL Dalam prosedur pengeluaran kas dihasilkan laporan general cashier expenditures summary, yang merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam suatu periode yang dilakukan oleh general cashier. E.
PROSEDUR PENGELUARAN KAS UNTUK PEMBAYARAN GAJI Berikut narasi dari prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran gaji karyawan, seperti tersaji pada gambar 10.1.
254
Akuntansi Perhotelan 1.
Personalia membuat rekapitulasi tingkat kehadiran dari timekeeping karyawan dalam suatu periode, lalu menghitung besarnya gaji, potongan-potongan, kemudian menyiapkan daftar gaji dan slip gaji untuk pembayaran gaji. Setelah daftar gaji siap, dimintakan persetujuan pada accounting departemen head dan general manager, setelah itu diserahkan pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran. 2. General cashier menyiapkan pembayaran dan membuat bank disbursement voucher, dan memintakan persetujuan, setelah itu menyerahkan pada personalia untuk mendistribusikan pada setiap karyawan. 3. Jika pembayaran gaji dilakukan dengan transfer bank ke masingmasing rekening karyawan, maka general cashier mengirim perintah pada bank untuk melakukan transfer dengan dilampiri daftar gaji karyawan. Kemudian karyawan tinggal mencocokkan jumlah yang diterima di bank dengan slip gaji dari personalia. 4. Slip gaji karyawan dibuat dalam 2 rangkap, 1 untuk arsip personalia dan 1 lagi untuk karyawan. Pembayaran gaji karyawan dapat dilakukan melalui internet banking. Hal ini dilakukan untuk mengurangi resiko ketika mengambil uang dan mendistribusikan ke karyawan. Setiap karyawan harus memiliki rekening tabungan pada bank tertentu sehingga pada saat pembayaran gaji bagian personalia bisa mentransfer melalui bank ke rekening tabungan masing-masing karyawan.
255
Pengeluaran Kas di Hotel Gambar 10.1. Bagan Alur Pengeluaran Kas untuk Pembayaran Gaji Personalia
Acct Dep. Head
General Manager
mulai
1
2
TK
DGT
DGT
DGT
DGR
DGR
DGR
Cq
DGT
Memintakan persetujuan
Memberikan persetujuan
2
Memberikan persetujuan
3
1
General Cashier
4
BDV
GCES
T
3
Keterangan: TK = Timekeeping DGR = Daftar Gaji Rincian DGT = Daftar Gaji Total 4 Cq = Cheque BDV = Bank Disbursement Voucher DGR GCES = General Cashier Expenditures Summary SG = Slip Gaji T = Arsip berdasarkan tanggal
DGT
SG
256
Cq
+ BDV
Akuntansi Perhotelan Gambar 10.1. Bagan Alur Pengeluaran Kas untuk Pembayaran Gaji (Lanjutan) Personalia
General Cashier
5
T
BDV
Cq
+
+
Cq
BDV
Proses Pencairan Gaji
T
Jurnal Pengeluaran Kas
SG Distribusikan ke karyawan
selesai
Keterangan: Cq = Cheque BDV = Bank Disbursement Voucher SG = Slip Gaji T = Arsip berdasarkan tanggal
5
F.
PROSEDUR PENGELUARAN KAS UNTUK PEMBAYARAN HUTANG Gambar 10.2 menyajikan prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran hutang, dengan penjelasan sebagai berikut. 257
Pengeluaran Kas di Hotel Gambar 10.2. Bagan Alur Pengeluaran Kas untuk Pembayaran Hutang Account Payable
Acct Dept Head
General Manager
General Cashier
mulai
1
2
5
MI
MI
MI
MI
+
+
+
+
Faktur
Faktur
Faktur
Faktur
VP
VP
VP
VP
1
2
5
BDV
+ Cheque
Diserahkan ke Supplier atau via transfer bank
1.
2.
258
GCES
selesai
Account payable menyiapkan faktur yang telah jatuh tempo, dan membuat voucher payable, kemudian memintakan persetujuan untuk melakukan pembayaran pada accounting departement head dan general manager. Dan setelah mendapat persetujuan, menyerahkan voucher payable beserta bukti pendukungnya pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran. General cashier menyiapkan pembayaran dan meminta persetujuan pembayaran, kemudian menginformasikan pada
Akuntansi Perhotelan
3.
account payable bahwa pembayaran telah siap. Kemudian menyiapkan bank disbursement voucher. Jika jumlah pembayaran relatif kecil akan dibayar tunai, maka yang disiapkan adalah cash disbursement voucher. Account payable akan menghubungi supplier untuk mengambil pembayaran pada general cashier.
Di era e-commerce (B2B), supplier dapat melihat pembayaran diaccount masing-masing dan pembayaran dilakukan dengan ditransfer ke bank supplier. Pada website B2b juga bisa dilihat rincian pembayaran untuk invoice atau faktur dari setiap pengiriman yang dilakukan. G.
PROSEDUR PENGELUARAN KAS UNTUK PEMBELIAN TUNAI Gambar 10.3 menggambarkan alur dokumen dan bagian yang terkait dengan prosedur pengeluaran kas untuk transaksi pembelian barang secara tunai, dengan uraian sebagai berikut. 1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requisition yang telah disetujui oleh head departement-nya, kemudian menyerahkannya pada purchasing. 2. Purchasing akan memintakan persetujuan untuk melakukan pembelian secara tunai pada cost control, accounting departement head dan general manager. 3. Setelah mendapat persetujuan, purchasing akan meminta sejumlah uang untuk pembelian tersebut pada genaral cashier. Jika jumlah pembelian sudah bisa ditentukan, maka general cashier akan membuatkan cash disbursement voucher. Tapi jika jumlah pembelian belum bisa ditentukan, maka purchasing akan meminta kas bon sementara, setelah diketahui jumlahnya baru diganti dengan cash disbursement voucher. 259
Pengeluaran Kas di Hotel Untuk pembelian tunai, yang sifatnya mendadak dan barang tersebut tidak tersedia di gudang, cost control akan melihat tingkat kebutuhan akan barang tersebut, dan membantu purchasing untuk menanyakan dan mengetahui harga dan tempat memperoleh barang tersebut (jika dimungkinkan).
4.
Gambar 10.3. Bagan Alur Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai Departement
Purchasing
Cost Control
Accounting Dep Head
General Manager
mulai
1
2
3
4
Membuat permintaan barang sesuai kebutuhan
PR
PR
Memberikan persetujuan
Memberikan persetujuan
Melakukan koordinasi dengan Cost Control, dan meminta persetujuan
Melakukan konfirmasi kebutuhan, dan memberikan persetujuan
PR
PR
4
5
PR
1 2
6
PR
260
3
5
PR
Keterangan: 6 PR = Purchase Requisition CDV = Cash Disbursement Voucher GCES = General Cashier Expenditure Summary
Akuntansi Perhotelan Gambar 10.3. Bagan Alur Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai (Lanjutan) General Cashier
Purchasing
1
Setelah melengkapi persetujuan pembelian, mengajukan dana pembayaran
PR
Menyiapkan dokumen pengeluaran kas dan dana yang diperlukan
PR
1
CDV
+
2
Dana
PR 2
+ Dana
3
+ CDV
Mencatat transaksi pengeluaran kas pada buku pengeluaran kas, dan mengarsipkannya setelah faktur/bukti pembelian dari supplier diperoleh
Menandatangani bukti pengeluaran kas dan melengkapinya dengan faktur/bukti pembelian dari supplier
CDV
T
3
GCES
Selesai
Jurnal Pengeluaran Kas
261
Pengeluaran Kas di Hotel PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Jelaskan yang dimaksud pengeluaran kas!. 2. Mengapa harus dibentuk Kas besar di sebuah hotel? 3. Sebutkan dan jelaskan fungsi dari bagian yang terlibat dalam pengeluaran kas untuk penggajian. 4. Mengapa sebuah hotel harus melakukan pengeluaran kas untuk membelian bahan makan dan minuman secara tunai?. 5. Sebutkan dan jelaskan kegiatan yang mungkin terjadi pada transaksi pengeluaran kas. 6. Gambarkan bagan alur untuk setiap kegiatan pengeluaran kas, terkait pertanyaan 5. 7. Jelaskan yang dimaksud dengan rekonsiliasi kas dan bank. KASUS DAN LATIHAN: 1. Kecanggihan teknologi (dibidang komputer dan komunikasi) membuat transaksi pengeluaran kas di bank menjadi mudah karena bisa dilakukan melalui ATM, dan e-banking (menggunakan komputer maupun handphone). E-banking dapat mempermudah bagian keuangan sebuah hotel melihat mutasi bank setiap saat sesuai dengan kebutuhan manajemen. Menurut anda kapan sebaiknya rekonsiliasi bank akan dilakukan oleh bagian akuntansi? 2. Kebanyakan Perusahaan sudah menggunakan payroll melalui bank. Apakah ada kemungkinan kecuranagan di penggajian jika perusahaan telah melakukan payroll melalaui bank? 3. Buat rancangan daftar rincian gaji karyawan sesuai dengan SPT PPH 21 Lampiran A1. Berdasar rincian daftar gaji karyawan tersebut buatlah: a. Rekap gaji perdepartemen dan jurnal penggajian. b. Rancangan pelaporan SPT masa PPH 21 hotel the Legend. 262
Akuntansi Perhotelan c.
Rangan pelaporan SPT tahunan bagi karyawan hotel the Legend. ↜oOo↝
263
Pengeluaran Kas di Hotel
264
Akuntansi Perhotelan
Bab 11
Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan Berdasar USALI
Tujuan Pembelajaran: 1. Mahasiswa mampu menjelaskan jenis dan bentuk laporan pada usaha perhotelan. 2. Mahasiswa mampu menyimpulkan perbedaan laporan pada industri perhotelan dan usaha lainnya. Pokok Bahasan: 1. Laporan akuntansi keuangan. 2. Jenis laporan keuangan usaha hotel. 3. Bentuk laporan keuangan usaha hotel. A.
LAPORAN AKUNTANSI KEUANGAN Tujuan laporan keuangan adalah menyediakan informasi menyangkut posisi keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar 265
Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan pengguna dalam pengambilan keputusan ekonomi. Laporan keuangan yang disusun untuk tujuan ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan bersama sebagian besar pengguna (general purpose). Suatu laporan keuangan bermanfaat bagi sejumlah besar pengguna apabila informasi yang tersaji dalam laporan keuangan dapat dipahami, relevan, andal dan dapat diperbandingkan. Namun demikian, perlu disadari bahwa laporan keuangan tidak menyediakan semua informasi yang mungkin dibutuhkan pengguna dalam pengambilan keputusan ekonomi. Secara umum, laporan keuangan menggambarkan pengaruh keuangan dari kejadian masa lalu, dan tidak diwajibkan untuk menyediakan informasi non keuangan. Dalam rangka penyajian laporan keuangan (perusahaan publik), pihak pengguna laporan yang harus dipertimbangkan adalah investor dan manajer investasi. Investor dan manajer investasi berkepentingan dengan risiko yang melekat dan hasil pengembangan dari investasi mereka. Pihak-pihak tersebut membutuhkan informasi dalam pengambilan keputusan untuk membeli, menahan atau menjual investasi serta menilai kemampuan emiten atau perusahaan publik (perusahaan yang terdaftar di bursa efek) untuk membayar dividen. Sementara itu, akses yang dimiliki oleh pihak-pihak tersebut terbatas. Dalam rangka meningkatkan kualitas dan transparansi informasi dalam laporan keuangan perusahaan publik dan memenuhi ekspektasi para pengguna laporan keuangan, maka perlu disusun suatu pedoman penyajian dan pengungkapan laporan keuangan. Pedoman penyajian dan pengungkapan laporan keuangan diharapkan dapat memberikan panduan untuk menyajikan laporan keuangan yang berkualitas dan transparan.
266
Akuntansi Perhotelan Pedoman penyajian dan pengungkapan laporan keuangan perusahaan publik dimaksudkan untuk memberikan suatu panduan penyajian dan pengungkapan yang terstandarisasi dengan mendasarkan pada prinsip-prinsip pengungkapan penuh (full disclosure), sehingga dapat memberikan kualitas penyajian dan pengungkapan yang memadai bagi pengguna informasi yang disajikan dalam pelaporan keuangan. Laporan keuangan penting sebagai dasar untuk pertimbangan dan keputusan seorang pemakai yang berpengetahuan. Prinsip pengungkapan penuh (full disclosure) mengakui bahwa penyajian jumlah dan sifat informasi dalam laporan keuangan harus memenuhi kaidah keseimbangan antara biaya dan manfaat. Penyusunan pedoman ini sejalan dengan tujuan pelaporan keuangan yaitu: 1. Pengambilan keputusan investasi dan kredit Laporan keuangan bertujuan menyediakan informasi yang bermanfaat bagi investor, calon investor dan kreditur dalam pengambilan keputusan yang rasional atas investasi dan kredit yang dilakukan. Informasi harus dapat dipahami oleh pelaku bisnis dan ekonomi yang mencermati informasi yang disajikan dengan seksama. a. Pihak investor, yang meliputi pemegang efek ekuitas, dan pemegang efek hutang. b. Pihak kreditur, meliputi pemasok, konsumen, karyawan yang memiliki klaim atas perusahaan, dan lembaga pemberi pinjaman individual. 2. Menilai Prospek Arus Kas Pelaporan keuangan bertujuan untuk memberikan informasi yang dapat mendukung investor, kreditor dan pihak-pihak lain dalam memperkirakan jumlah, saat dan ketidakpastian dalam 267
Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan
3.
penerimaan kas di masa depan atas dividen, bunga dan hasil dari penjualan, pelunasan (redemption) dan jatuh tempo dari efek atau pinjaman. Prospek penerimaan kas tersebut sangat bergantung dari kemampuan perusahaan untuk menghasilkan kas guna memenuhi kewajibannya yang telah jatuh tempo, kebutuhan operasional, reinvestasi dalam operasi, serta pembayaran dividen. Persepsi investor dan kreditor atas kemampuan perusahaan tersebut akan mempengaruhi harga pasar efek perusahaan yang bersangkutan. Persepsi investor dan kreditor dipengaruhi oleh harapan mereka atas tingkat pengembalian dan risiko dari dana yang mereka tanamkan. Investor dan kreditor akan memaksimalkan pengembalian dana yang telah mereka tanamkan dan akan melakukan penyesuaian terhadap risiko yang mereka persepsikan atas perusahaan yang bersangkutan. Informasi atas sumber daya perusahaan, klaim atas sumber daya tersebut s erta perubahnnya. Pelaporan keuangan bertujuan memberikan informasi tentang sumber daya ekonomis perusahaan, kewajiban perusahaan untuk mengalihkan sumber daya tersebut kepada entitas lain atau pemilik saham, dampak transaksi dan peristiwa yang mempengaruhi perubahan sumberdaya tersebut.
Pedoman dalam penyajian dan pengungkapan laporan akuntansi keuangan adalah: 1. Peraturan perundang-undangan yang relevan dengan laporan keuangan. 2. Peraturan Badan Pengawas Pasar Modal (Bapepam) yang berhubungan dengan akuntansi dan laporan keuangan.
268
Akuntansi Perhotelan 3.
Kerangka Dasar Penyusunan dan Penyajian Laporan Keuangan, Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) dan Interpretasi Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (ISAK). 4. International Accounting Standard (IAS). 5. Praktek-praktek akuntansi yang berlaku umum, kesepakatan antar negara, kebiasaan industri yang baru (di usaha hotel ada yang disebut USALI), dan standar akuntansi negara lain. Proses penyajian dan pengungkapan laporan akuntansi hotel secara garis besar tidak berbeda dengan laporan akuntansi keuangan pada industri lain. Hal tersebut disebabkan karena secara garis besar dilihat dari proses penyajian dan pengunkapan perusahaan dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu perusahaan dagang, perusahaan jasa, dan perusahaan manufaktur. Masalah utama yang membedakan ke tiga jenis usaha adalah masalah perhitungan harga pokok. B.
BENTUK LAPORAN AKUNTANSI KEUANGAN BERBASIS USALI Laporan keuangan yang lengkap terdiri dari Neraca (a statement of financial position as at the end of the period), Laporan Laba Rugi (a statement of comprehensive income for the period), Laporan Perubahan Ekuitas (a statement of changes in equity for the period), Laporan Arus Kas (a statement of cash flows for the period), dan Catatan atas Laporan Keuangan (notes, comprising a summary of significant accounting policies and other explanatory information). Laporan keuangan harus menyajikan secara wajar posisi keuangan, kinerja keuangan, perubahan ekuitas, dan arus kas perusahaan dengan disertai pengungkapan dalam catatan atas laporan keuangan, sesuai dengan standart yang berlaku. 1. Penyajian aktiva lancar terpisah dari aktiva tidak lancar dan kewajiban lancar terpisah dari kewajiban tidak lancar. Aktiva
269
Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan
2.
3.
4.
5. 6.
270
lancar disajikan menurut urutan likuiditas, sedangkan kewajiban disajikan menurut urutan jatuh temponya. Saldo transaksi sehubungan dengan kegiatan operasi normal perusahaan, disajikan pada neraca secara terpisah antara pihakpihak yang mempunyai hubungan istimewa dengan pihak ketiga pada masing-masing akun. Laporan laba rugi perusahaan disajikan sedemikian rupa yang menonjolkan berbagai unsur kinerja keuangan yang diperlukan bagi penyajian secara wajar. Perusahaan menyajikan di laporan laba rugi, rincian beban dengan menggunakan klasifikasi yang didasarkan pada fungsi beban di dalam perusahaan, sedangkan pada catatan atas Laporan Keuangan, beban tersebut dirinci menurut sifatnya. Setiap komponen laporan keuangan harus diidentifikasi secara jelas. Di samping itu, informasi berikut ini disajikan dan diulangi pada setiap halaman laporan keuangan: a. Nama perusahaan pelapor atau identitas lain b. Cakupan laporan keuangan, apakah mencakup hanya satu entitas atau; konsolidasi; c. Tanggal atau periode yang dicakup oleh laporan keuangan, mana yang lebih tepat bagi setiap komponen laporan keuangan; d. Mata uang pelaporan; dan e. Satuan angka yang digunakan dalam penyajian laporan keuangan Laporan Arus Kas harus disajikan dengan menggunakan metode langsung (direct method). Catatan atas Laporan Keuangan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari laporan keuangan, yang sifatnya memberikan
Akuntansi Perhotelan
7.
8.
9.
penjelasan baik yang bersifat kualitatif dan kuantitatif terhadap laporan keuangan, sehingga menghasilkan penyajian yang wajar. Catatan atas laporan keuangan harus disajikan secara sistematis dengan urutan penyajian sesuai dengan komponen utamanya. Setiap pos dalam Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas, dan Laporan Arus Kas harus direferensi silang (cross-reference) dengan informasi terkait dalam Catatan atas Laporan Keuangan, jika dilakukan pengungkapan. Pengungkapan dengan menggunakan kata "sebagian" tidak diperkenankan untuk menjelaskan adanya bagian dari suatu jumlah. Pengungkapan hal tersebut harus dilakukan dengan mencantumkan jumlah atau persentase. Perubahan Akuntansi dan Kesalahan Mendasar harus diperlakukan sebagai berikut: a. Perubahan Estimasi Akuntansi Suatu estimasi direvisi jika ada perubahan kondisi yang mendasari estimasi tersebut, atau karena adanya informasi baru, bertambahnya pengalaman atau perkembangan lebih lanjut. Dampak perubahan ini harus diperlakukan secara prospektif. b. Perubahan Kebijakan Akuntansi Perubahan kebijakan akuntansi dilakukan hanya jika penerapan suatu kebijakan akuntansi yang berbeda diwajibkan oleh peraturan perundangan atau standar akuntansi keuangan yang berlaku, atau jika diperkirakan bahwa perubahan tersebut akan menghasilkan penyajian kejadian atau transaksi yang lebih sesuai dalam laporan keuangan suatu perusahaan. c. Kesalahan Mendasar
271
Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan
d.
e.
Kesalahan mendasar mungkin timbul dari kesalahan perhitungan matematis, kesalahan dalam penerapan kebijakan akuntansi, kesalahan interpretasi fakta dan kecurangan atau kelalaian. Dampak perubahan kebijakan akuntansi atau koreksi atas kesalahan mendasar harus diperlakukan secara retrospektif dengan melakukan penyajian kembali (restatement) untuk periode yang telah disajikan sebelumnya dan melaporkan dampaknya terhadap masa sebelum periode penyajian sebagai suatu penyesuaian pada saldo laba awal periode. Pengecualian dilakukan apabila dianggap tidak praktis atau secara khusus diatur lain dalam ketentuan masa transisi penerapan standar akuntansi keuangan baru. Bila perusahaan melakukan penyajian kembali (restatement) laporan keuangan yang telah diterbitkan sebelumnya, maka penyajian kembali tersebut berikut nomor catatan atas laporan keuangan yang mengungkapkannya harus disebutkan pada neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas dan laporan perubahan ekuitas yang mengalami perubahan. Pada setiap halaman neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, dan laporan perubahan ekuitas harus diberi pernyataan bahwa “catatan atas laporan keuangan merupakan bagian tak terpisahkan dari laporan keuangan”.
PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Jelaskan bagaimana laporan pada industri perhotelan disusun. 2. Berikan contoh format laporan keuangan pada industri perhotelan.
272
Akuntansi Perhotelan 3.
Jika terjadi perbedaan cara penyajian dari aturan pasar modal, aturan industry, dan standart akuntansi keungan, mana yang akan pakai sebagai dasar penyajian dalam laporan keuangan?
KASUS DAN LATIHAN: 1. Cari di web pasar modal mengenai surat edaran ketua badan pengawas pasar modal tentang penyajian dan pengungkapan emiten atau perusahaan publik untuk industri hotel. 2. Cari di web pasar modal mengenai surat edaran ketua badan pengawas pasar modal tentang penyajian dan pengungkapan emiten atau perusahaan publik untuk industri restaurant. 3. Cari laporan keuangan sebuah hotel (murni usaha hotel) di internet! Analisis laporan keuangan tersebut dan bandingkan penyajian dan pengungkapannya dengan aturan penyajian dan pengungkapan pasar modal (soal sebelumnya). ↜oOo↝
273
Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan
274
Akuntansi Perhotelan
Bab 12
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen, Analisis Ratio, BEP, dan Statistik
Tujuan Pembelajaran: 1. Mahasiswa mampu menjelaskan jenis dan bentuk laporan akuntansi manajemen perhotelan harian, mingguan, bulanan, triwulan, semester, dan tahunan. 2. Mahasiswa mampu menyajikan dan menggunakan laporan pendapatan harian, mingguan, bulanan, dan pengendalian biaya usaha perhotelan. 3. Mahasiswa mampu menyajikan dan menggunakan peramalan pendapatan dari laporan pendapatan harian, mingguan, bulanan, dan pengendalian biaya. 4. Mahasiswa mampu menyimpulkan perbedaan laporan manajemen pada industri perhotelan dan usaha lainnya. Pokok Bahasan: 1. Definisi dan jenis laporan manajemen usaha perhotelan. 275
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen 2. 3.
A.
Laporan pendapatan harian, mingguan dan pengendalian biaya. Laporan manajemen bulanan meliputi laporan departemental dan statistik.
LAPORAN AKUNTANSI MANAJEMEN HOTEL Manajemen perusahaan bertanggungjawab penuh terhadap penggunaan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Manajemen perusahaan merupakan gabungan dari para pengelola perusahaan yang terdiri dari komisaris, direktur, manajer, dan karyawan kunci dari suatu perusahaan. Tanggngjawab utama manajemen perusahaan adalah 1) menjamin operasi perusahaan telah berjalan secara efisien dan efektif, 2) manajemen telah patuh terhadap peraturan dan perundang-udangan yang terkait perusahaan, dan 3) manajemen bertanggung jawab atas penyajian laporan keuangan yang handal. Pertanggungjawaban dan penggunaan sumber daya perusahaan dapat tercapai melalui fungsi atau proses manajemen yang dilakukan melalui aktivitas-aktivitas: 1. Perencanaan (planning). Manajemen hotel harus bisa membuat perencanaan, mengidentifikasi strategi, dan metode untuk mencapai tujuan perusahaan. 2. Pengorganisasian (organizing). Manajemen hotel harus bisa mengatur sumber daya yang dimiliki, mengembangkan struktur, tugas, wewenang, dan tanggungjawab masing-masing bagian untuk mencapai tujuan perusahaan. 3. Pengarahan dan motivasi (directing/leading). Peran ini terkait dengan aktivitas operasional dari hari ke hari, minggu ke minggu, bulan ke bulan demi kelancaran aktivitas perusahaan. Aktivitas ini dapat berupa penugasan secara tepat kepada
276
Akuntansi Perhotelan karyawan, proses penyelesaian masalah rutin, dan penyelesaian konflik dan komunikasi antar karyawan dan antar bagian. 4. Pengendalian (controlling). Proses ini terkait aktivitas manajerial untuk memonitor implementasi perencanaan dan melakukan tinadakan koreksi yang diperlukan. Pengendalian tercapai jika ada umpan balik antara informasi yang digunakan untuk mengevaluasi atau memperbaiki langkah-lanhkah yang dilakukan untuk melaksanakan rencana. Manajemen atau pengelola perusahaan dapat menjalankan perannya secara baik jika dibantu oleh informasi akuntansi manajemen. Informasi akuntansi manajemen membantu para manajer menjalankan perannya dalm melakukan aktivitas perencanaa, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, dan pembuatan keputusan. Manajer dan karyawan memanfaatkan informasi akuntansi manajemen untuk mengidentifikasi masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja. Akuntansi manajemen dikelola dalam suatu sistem yang biasa disebut sistem informasi akuntansi manajemen. Sistem informasi akuntansi manajemen merupakan suatu sistem informasi yang memproses input menjadi output yang digunakan oleh manajemen untuk melakukan atau melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Karena begitu banyaknya fungsi-fungsi manajemen maka tidak ada suatu kriteria formal dan tunggal yang menjelaskan tentang output informasi maupun input dan proses sistem informasi akuntansi manajemen. Kriteria bersifat fleksibel dan bergantung pada tujuan tertentu yang ingin di capai manajemen. Secara garis besar, informasi akuntansi dapat dikelompokan menjadi dua, yaitu informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen. Tujuan penyusunan dan pengguna informasi 277
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen akuntansi keuangan adalah pihak ekternal perusahaan, yaitu investor dan kreditor disamping bentuk pertanggungjawaban manajemen ke invertor dan kreditor. Sedangkan, tujuan penyusunan dan pengguna informasi akuntansi manajemen adalah pihak internal perusahaan terutama manajemen perusahaan. Kedua sistem informasi ini saling terkait, terutama yang menyangkut masalah sumber data, bagan atau kode perkiraan, dan prosedur akuntansi. Sistem informasi pada suatu organisasi harus mencakup dua subsistem utama, yaitu system informasi akuntansi keuangan dan system informasi akuntansi manajemen. Dipihak lain, system infromasi akuntansi merupakan bagian atau subsistem dari system informasi manajemen perusahaan secara keseluruhan. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan yang berkaitan dengan penyusunan informasi atau pelaporan akuntansi manajemen seperti: 1. Laporan akuntansi manajemen tidak terikat pada kaidah yang ditentukan dalam Standart Akuntansi Keuangan (SAK). 2. Laporan akuntansi manajemen lebih menekankan relevansi informasi yang dihasilkan sebagai dasar pengambilan keputusan. 3. Laporan Akuntansi manajemen tidak hanya didasarkan pada data historis tapi juga meliputi penafsiran serta prediksi di masa mendatang. 4. Laporan akuntansi manajemen tidak semata-mata melaporkan informasi dalam satuan unit uang, tetapi juga meliputi satuan ukur yang lain. Adapun yang menjadi tujuan dari pelaporan akuntansi manajemen meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Mengukur dan menilai kinerja suatu unit, departemen atau organisasi secara keseluruhan. 278
Akuntansi Perhotelan 2.
Memberikan informasi kepada manajemen secara cepat dan akurat dalam rangka pengambilan keputusan. 3. Membantu manajemen dalam menentukan atau menyususn perencanaan. Untuk lebih mudah memahaminya perbedaan akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen, maka dapat dirangkum dalam Tabel 12.1. Tabel 12.1 Perbedaan Akuntansi Keuangan dan Akuntansi Manajemen No
Keterangan
Akuntansi Manajemen
1
Target pengguna
Inernal perusahaan
2
Batasan input, proses, dan output
Tidak terikat aturan tertentu
3
Jenis informasi
4
Orientasi waktu
Infromasi keuangan, non keuangan, dimungkinkan informasi subjektif Infromasi masa lalu, saat ini, dan terutama masa depan
5
Tingkat agregasi
Informasi detail guna evaluasi internal dan pembuatan keputusan
6
Kedalaman analisis
7
Ketepatwaktuan dan keakuratan
Melibatkan aspek ekonomi manajerial, teknik industry, dan manajemen (multidisiplioner) Lebih mementingkan ketepatwaktuan
Akuntansi Keuangan Ekternal perusahaan Terikat pada aturan industri, pasar modal, dan standart akuntansi Infromasi harus bersifat objektif Pelaporan peristiwa yang sudah terjadi (data historis) Infromasi global guna pembuatan keputusan investasi, beli, dan jual Lebih spesifik Lebih mementingkan keakuratan
279
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen 8
Verifikasi dan relevansi
Lebih menekankan pada relevansi terhadap perencanaan dan pengendalian
Lebih menekankan pada kemampuan verifikasi
Sistem informasi akuntansi yang terdiri dari sistem informasi akuntansi keuangan dan sistem informasi akuntansi manajemen memegang peran penting dalam mengukur kegiatan dan kinerja dari suatu kegiatan (disamping sistem balance scorecard). Pengkuran kegiatan dan kinerja suatu perusahaan akan efektif jika dikaitkan dengan rewards atau punishment dalam organisasi. Peran ini disebut akuntansi pertanggungjawaban dan merupakan alat utama pengendalian manajerial. Sistem akuntansi pertanggungjawaban didukung oleh empat elemen penting: 1. Membebankan tanggung jawab. 2. Menetukan ukuran kinerja (benchmark). 3. Mengevaluasi kinerja. 4. Memberikan rewards dan punishment. Sistem akuntansi pertanggungjawaban membagi atau menawarkan tiga jenis akuntansi pertanggunjawaban, yaitu 1) Akuntansi pertanggunjawaban berdasarkan fungsional (functional based responbility accounting) 2) Akuntansi pertanggunjawaban berdasarkan aktivitas (activity based responsibility accounting), 3) Akuntansi pertanggunjawaban berdasarkan strategic (strategic based responbility accounting). Akuntansi pertanggungjawaban berdasarkan fungsional membebankan tanggung jawab pada individu dan unit organisasi (seperti departemen dan pabrik) dan mengukur kinerja berdasarkan aspek keuangan. Sistem akuntansi pertanggungjawaban semacam ini dikembangkan oleh perusahaan yang beroperasi dalam lingkungan yang relatif stabil dan menitikberatkan status quo. Penganggaran dan 280
Akuntansi Perhotelan kalkulasi biaya standar merupakan tolak ukur aktivitas kerangka kerja fungsional. Sistem rewards dan punishment dirancang untuk mendorong setiap individu agar mengelola biaya, yaitu untuk mencapai atau membuatnya di bawah standar yang dianggarkan. Dalam perkembangannya, akuntansi pertanggungjawaban berdasarkan fungsional sering dianggap tidak mampu memenuhi kebutuhan lingkungan bisnis yang bersifat dinamis. Beberapa keterbatasan yang dimiliki akuntansi pertanggungjawaban berdasarkan fungsional antara lain: 1. Terlalu mengandalkan pada varians dan standar. a. Standar cenderung statis, mendukung status quo dan stabilitas organisasi, serta memungkinkan adanya tingkat inefisiensi tertentu. b. Varians adalah indikator yang menunjukkan hasil, bukan penyebab yang merupakan hal mendasar untuk perbaikan kinerja. 2. Fokusnya internal, bukan eksternal. 3. Terlalu menekankan pada tenaga kerja langsung. 4. Mengabaikan biaya yang tidak bernilai tambah. 5. Varians tradisional dan laporan kinerja memberikan insentif yang kurang tepat. a. Mendorong terlalu banyak produksi dan persediaan yang tidak dibutuhkan. b. Bekerja berlawanan dengan prinsip kerusakan nol (zero defect) dan pengendalian kualitas total (total quality control). c. Dapat bekerja berlawanan dengan ketersediaan mesin (khususnya buruk dalam kondisi bottleneck). 6. Terlalu menekankan pada ukuran keuangan.
281
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Akuntansi pertanggungjawaban berdasarkan aktivitas berfokus pada proses dan team. Tanggungjawab kinerja diukur berdasarkan faktor keuangan dan non keuangan. Waktu, kualitas, dan efisiensi merupakan dimensi penting dari kinerja karena sistem ini bertujuan untuk menghasilkan produk dengan biaya rendah, berkualitas tinggi, dan diterima konsumen tepat waktu. Sistem akuntansi pertanggungjawaban ini dikembangkan oleh perusahaan yang beroperasi dalam lingkungan yang kompetitif dan menuntut perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Perubahan dapat dilakukan melalui: (1) perbaikan proses (improvement process), (2) proses inovasi (innovation process), dan (3) penciptaan proses (process creation). Karena berbagai perubahan proses tersebut memerlukan aktivitas team, maka rewards berdasarkan team lebih sesuai untuk digunakan daripada rewards individu. Akuntansi pertanggungjawaban berdasarkan strategik menerjemahkan visi dan misi organisasi ke dalam strategi operasional dan mengembangkan dimensi pertanggungjawaban menjadi empat dimensi, yaitu keuangan (financial), pelanggan (customer), proses bisnis internal (internal business process), serta pembelajaran dan pertumbuhan (learning & growth). Ukuran kinerja dirancang agar dapat mengkomunikasikan strategi bisnis dan membantu menyelaraskan tujuan individu dan organisasi. Ukuran yang dipilih harus menyeimbangkan antara ukuran lag vs lead, objektif vs subjektif, keuangan vs non keuangan, dan antara internal vs eksternal. Rewards untuk individu diberikan berdasarkan ukuran kinerja multidimensi. B.
LAPORAN INTERNAL MANAJEMEN HOTEL Laporan internal manajemen hotel berisi informasi rinci meliputi waktu dan produk tertentu, pelanggan, departemen, atau 282
Akuntansi Perhotelan untuk seluruh hotel atau departemen tertentu. Laporan dapat berisi hasil operasional kegiatan hari atau minggu sebelumnya, atau dapat berisi informasi yang diperlukan untuk merencanakan hari atau minggu berikutnya. Laporan harian dan mingguan yang digunakan secara internal sebagai alat manajemen untuk melakukan perencanaan, pengarahan, pengawasan, dan pengendalian, sedangkan laporan bulanan digunakan sebagai alat manajemen untuk melaporkan hasil keuangan bulanan mencakup lima laporan keuangan, yaitu laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, perubahan modal, dan catatan atas laporan keuangan. Laporan internal manajemen hotel sangat penting dan berharga bagi para manajer operasi. Laporan internal manajemen hotel dapat digunakan sebagai panduan atau alat manajemen dalam mengelola operasi sehari-hari. Jika seorang manajer operasi hotel memahami laporan tersebut, dia dapat menggunakannya untuk meningkatkan atau melakukan perubahan operasi hotel. Laporan internal manajemen hotel dari sisi waktu dapat berupa laporan harian, mingguan, dan triwulanan. Berikut Tabel laporan-laporan internal manajemen hotel: Description Daily Performance Reporta – The Past Daily Revenue report X Daily Labor report X Weekly financial report Monthly P & L Profitability measurement Planning Report – The Future The daily room count X The daily banquet schedule X Weekly revenue forecast Weekly labor forecast Monthly revenue forecast Quarterly revenue forecast End of year revenue forecast
Weekly
Monthly
Quarterly Annualy
X X X
X
X
X X X X X
283
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Daily report Laporan harian, menyediakan informasi tentang pendapatan dan biaya tenaga kerja. Nama dan format laporan tersebut bisa berbeda antara hotel satu dengan hotel lainnya, namun isinya tetap sama. Laporan tersebut berfokus pada penyediaan hasil operasi yang sebenarnya untuk hari ini dan hari sebelumnya dan membandingkan hasil tersebut dengan perkiraan, anggaran, informasi bulan sebelumnya, dan informasi tahun lalu. Daily Revenue report Laporan ini dibuat oleh night audit atau income audit dengan mengumpulkan dan menyajikan semua informasi operasi hari sebelumnya. Laporan pendapatan harian dapat disebut juga laporan Sales & Occupacy Report, Daily Revenue Report, atau Gross Revenue Report tergantung manajemen hotel menyebutnya. Laporan pendapatan harian memuat (1) hotel daily revenue by department, (2) hotel daily room statistics, (3) Restaurant and Banquaets Summery, dan (4) hotel market segment information. Berikut salah satu contoh laporan pendapatan harian rooms department. The Legend Hotel Sales and Occupancy Report Date,….. Revenue by Hotel Departemen Today Period to Date Actual Budget Last Years Actual Budget Last Years Transient Rooms Sales Group Rooms Sales Contract Rooms Sales Restaurant Sales Lounge Sales Bar Sales
284
Akuntansi Perhotelan Gift Shop Sales TOTAL HOTEL SALES OVER/UNDER BUDGET Rooms Statistik Today Period to Date Actual Budget Last Years Actual Budget Last Years Rooms Nights: Total Rooms in hotel Complimentary Rooms Out of Order Rooms (OO) Rooms Available to Sale Rooms Vacant Occupancy percentage Available rooms Average Rate: Full Day Average Rate Net Average Rate REVPAR Miscellaneous: Total Guests Arrival Departure Drive-ins Guaranteed No Shows
Laporan pendapatan harian banyak memuat informasi, jika mau menganalisisnya secara mendalam. Laporan pendapatan harian berisi data yang lengkap dan rinci. Setiap manajer departemen hotel harus fokus pada informasi operasi di departemenya. Selain itu, manajer departemen akan terbiasa dan fokus pada tren, prakiraan dan anggaran, aktivital aktual, dan kondisi di departemenya. Manajer departemen Front Office dan Housekeeping akan focus pada laporan penjualan kamar dan statitiknya. Manajer restaurant, Lounge, dan catering akan memperhatikan penjualan makanan & minuman dan statistiknya. Bekerja dengan laporan pendapatan harian akan 285
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen memungkinkan manajer perhotelan memahami lebih baih hasil operasi departemenya dan faktor-faktor yang mempengaruhi pendapatan harian baik dari factor internal dan ekternal hotel. Daily Labor report Laporan daily labor report berisi informasi rinci dan menerangkan biaya tenaga kerja untuk hari-hari sebelumnya. Laporan ini harus dibandingkan dengan angka anggaran atau perkiraan untuk menentukan apakah pedoman kerja yang ditetapkan telah dipenuhi. Setiap manajer departemen berfokus pada hasil departemennya masing-masing. Ada dua bagian untuk menganalisis tenaga kerja dan biaya upah: jam kerja dan persentase biaya upah. 1. Jam kerja dan produktivitas tenaga kerja Jam kerja didefinisikan sebagai jumlah jam kerja satu karyawan dalam melakukan tanggungjawab pekerjaannya. Biasanya, karyawan penuh waktu dijadwalkan untuk bekerja selama 8 jam sehari dan 40 jam dalam seminggu. Contoh rumus dan rasio yang digunakan di bisnis hotel dan restaurant, yaitu: a. Labor hours per room sold. Rumusnya adalah total jam kerja dibagi dengan total kamar yang terjual. Pengukuran ini digunakan oleh departemen front office dan housekeeping. b. Rooms cleaned or credits cleaned per shift. Rumusnya adalah total kamar yang dibersihkan dibagi dengan satu shift (delapan jam kerja). Rumus ini digunakan oleh housekeeping. c. Labor hours per customer. Rumusnya adalah jam kerja dibagi dengan total pelanggan di restaurant. Hubungan ini menggambarkan jumlah jam kerja yang dibutuhkan untuk servis sesuai tingkat volume pelanggan.
286
Akuntansi Perhotelan 2.
Persentase biaya upah Pengukuran produktivitas ini dengan membandingkan biaya upah dalam rupiah atau dolar dengan pendapatan yang dihasilkan dalam rupiah atau dolar. Contoh dari persentase biaya upah, yaitu: a. Front office wage cost. Rumusnya adalah total biaya upah front office dalam rupiah atau dolar dibagi dengan total pendapatan kamar dalam dolar. b. Housekeeping wage cost. Rumusnya adalah total biaya upah housekeeping dalam rupiah atau dolar dibagi dengan total pendapatan kamar dalam dolar. c. Restaurant wage cost. Rumusnya adalah total biaya upah restaurant dalam rupiah atau dolar dibagi dengan total pendapatan restaurant dalam dolar. Weekly Financial Report Laporan mingguan adalah laporan utama yang digunakan oleh manajer dari hasil operasi dan perencanaan pendapatan dengan rentang waktu mingguan. Perencanaan pendapatan yang diestimasi atau direncanakan mingguan, perencanaan upah mingguan, pemostingan jadwal karyawan mingguan, dan semua perencanaan mingguan. Laporan mingguan harus mencakup realisasi dan perencanaan pendapatan dan upah mingguan. Kegunaan laporan mingguan, yaitu peramalan operasi mendatang dan mengevaluasi dan mengkritisi operasi minggu lalu. Cara evaluasi yang digunakan, yaitu 1) manajer melihat anggaran yang disiapkan mingguan sebagai titik awal untuk rencana mingguan mereka, 2) manajer meninjau laporan terbaru dan tingkat volume usaha untuk melihat apakah anggaran perlu dievaluasi atau tidak (dinaikan atau diturunkan), 3) manajer mempersiapkan prakiraan pendapatan dan jadwal upah untuk minggu depan berdasarkan 287
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen informasi yang diperoleh minggu lalu. Hal ini menjadi perkiraan mingguan dan akan menjadi dokumen perencanaan utama per departemen operasi di hotel. Operasional hotel akan dilakukan setiap hari berdasarkan anggaran ini. Laporan ini menjadi bagian dari laporan mingguan tentang realisasi dan peramalan atau perencanaan. Laporan akuntansi manajemen pada dasarnya menunjukkan perbandingan antara anggaran dan realisasi. Dengan bentuk seperti ini, pemakai diharapkan mampu memantau secara lebih dini adanya penyimpangan yang terjadi untuk segera mengambil keputusan serta tindakan perbaikan. Dengan demikian laporan akuntansi manajemen memerlukan data proyeksi yang obyektif sehingga keputusan yang dihasilkan tidak bersifat bias. Perencanaan atau penganggaran yang dibuat merupakan salah satu tolak ukur dalam melakukan penilaian dan pengendalian. Proses pengendalian umumnya terdiri dari beberapa tahap sebagai berikut: 1. Penentuan pedoman pelaksanaan pekerjaan serta tolok ukur keberhasilan suatu pusat pertanggungjawaban. 2. Pendelegasian wewenang. 3. Supervisi pelaksanaan. 4. Pengukuran kinerja. 5. Perbandingan antara anggaran dan realisasi. Selisih antara anggaran dan realisiasi diidentifikasi dan diuraikan lebih jauh dengan berbagai metode yang dapat memberikan jalan keluar. Tahap pengendalian di atas relatif sama dengan pengendalian disetiap industri. Hal yang spesifik terletak pada unit organisasi serta sifat pertanggungjawaban serta tolok ukur keberhasilan yang sesuai dengan struktur organisasi yang ada di hotel. Laporan yang disusun berdasarkan responsibility centre dapat dipakai untuk mengevaluasi 288
Akuntansi Perhotelan pencapaian target bagi setiap responsibility centre serta mendorong terjadinya peningkatan prestasi. Pihak manajemen juga memerlukan laporan hasil aktivitas dalam suatu periode, dimana laporan ini digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan strategis dan sebagai tolok ukur dalam pengambilan keputusan. Adapun laporan yang dihasilkan meliputi: 1. Laporan analisis manajemen keuangan (rasio-rasio), terdiri dari: a. Laporan Laba Rugi (Income Statement), menjelaskan tentang pendapatan dan beban dari hasil operasi dalam suatu periode. b. Neraca (Balance Sheet), yang menjelaskan tentang hubungan antara aktiva, kewajiban dan modal dalam laporan posisi keuangan dari operasi pada suatu periode keuangan. c. Laporan Arus Kas (Statement of Cash Flow), menjelaskan tentang perubahan dalam posisi kas, baik pada sumber maupun penggunaan kas. 2. Laporan Departemental, yang menjelaskan tentang hasil aktivitas dalam suatu periode untuk masing-masing departemen operasi dan departemen pendukung (overhead). Laporan ini digunakan sebagai informasi pendukung untuk laporan keuangan. 3. Statistik, yaitu laporan yang memberikan informasi tentang jumlah kamar yang tersedia dijual (room available), jumlah tingkat hunian (room occupied), persentase tingkat hunian (% of occupancy), harga jual kamar rata-rata (average room rate), jumlah tamu yang menginap (number of guest), dan informasi lainnya. Informasi tentang statistik hotel bisa dilihat pada Daily of Sales.
289
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Analisis dan interpretasi laporan keuangan oleh manajemen berarti melihat berbagai bagian dari laporan keuangan, kaitan bagian satu dengan bagian yang lain, gambaran keuangan hotel secara keseluruhan, dan membuat penafsiran yang berarti dan berguna dari analisis yang dilakukan. Semua pembaca laporan keuangan, manajer, pemilik, investor, dan kreditur, berkepentingan dan tertarik menganalisis dan menafsirkan laporan keuangan. Namun, apa yang menarik bagi pengguna (user) yang satu mungkin kurang menarik bagi pengguna lain. Sebagai contoh, manajer sangat memperhatikan efisiensi operasi internal organisasi dan akan mencari indikasi bahwa hal-hal berjalan lancar, tujuan operasi terpenuhi, dan berbagai departemen yang sedang dikelola menguntungkan. Disisi lain, pemegang saham lebih tertarik pada laba bersih dan laba masa depan yang menggambarkan tentang prospek dan dividen yang akan diterima. Dalam banyak kasus, pemegang saham kurang atau bahkan tidak peduli tentang hasil departemen internal. Investor dan kreditor lebih tertarik tentang kemampuan perusahaan membayar hutang, disamping kemampulabaan perusahaan. Sebuah perusahaan mempunyai laba tinggi tetapi kesulitan cash flow-nya, mungkin tidak akan mampu memenuhi kewajibannya. Analisis pengguna atau manajemen kebayakan terkait dengan laporan neraca dana laba rugi. Analisis laporan keuangan secara garis besar dapat dilakukan dengan berbagai metode antara lain: 1. Analisa Horisontal. 2. Analisa Vertikal. 3. Pengukuran kesehatan dan kinerja keuangan dari berbagai persepsi (Laporan Departemental). 4. Analisa Ratio.
290
Akuntansi Perhotelan C.
ANALISIS HORISONTAL, VERTIKAL, DAN RATIO LAPORAN KEUANGAN USAHA HOTEL Laporan keuangan yang dibuat oleh hotel memuat sejumlah informasi penting. Analisis yang menyeluruh terhadap informasi memerlukan upaya lebih, daripada sekedar membaca angka-angka di laporan keuangan. Para pengguna laporan keuangan harus mampu menginterprestasikan makna angka-angka di laporan keuangan dan mengambil keuntungan dari interprestasi informasi keuangan serta bisa memaknai aspek-aspek yang mungkin berjalan tetapi tidak diketahui. Hal ini dapat dilakukan dengan mebuat analisis ratio-ratio dari laporan keuangan dan membandingkanya dengan fakta-fakta yang terkait laporan keuangan. Secara sederhana ratio memberikan angka-angka matematis terhadap hubungan antara dua angka atau lebih, dan dihitung dengan cara membagi satu angka dengan angka lainnya. Rasio keuangan itu penting untuk menganalisi laporan keuangan suatu hotel. Rasio hanya indikator, sebagai indikator hanya berarti jika dibandingkan dengan kriteria yang telah ditetapkan. Kriteria atau acuan penilaian analisis laporan keuangan, yaitu: 1. Standart ratio atau ratio rerata dari seluruh indutri sejenis. 2. Ratio standart yang telah ditetapkan dalam budget hotel. 3. Ratio historis hotel yang bersangkutan. 4. Ratio keuangan hotel sejenis yang merupakan pesaing utama dan mempunyai kinerja baik atau berhasil dalam usahanya. Para pemakai rasio keuangan harus berhati-hati ketika membandingkan antar perusahaan yang sejenis, karena kemungkinan dua perusahaan ini menggunakan metode akuntansi yang berbeda untuk pelaporan keuangannya. Jika dua perusahaan sejenis ini menggunakan metode akuntansi yang berbeda maka rasio keuangannya tidak bisa dibandingkan. Perbandingan industri sejenis 291
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen bisa dilakukan jika hotel tersebut memiliki ukuran, umur, lokasi, bauran pendapatan, segmen pasar, struktur kepemilikan, manajemen, fasilitas, pelayanan, dan peralatan yang hampir sama. Analisis rasio keuangan sangat berguna bagi kreditor, pemilik, manajer, dan pemerintah. Kegunaan rasio keuangan adalah untuk mengevaluasi kondisi keuangan dan operasi usaha hotel. Rasio keuangan hanya salah satu indikator tetapi tidak memecahkan atau menunjukan masalah sebenarnya yang dihadapi usaha hotel. Apabila ada varian dengan periode sebelumnya, budget, dan industri sejenis maka langkah yang paling baik melakukan investigasi, analisis, serta menentukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk perbaikan operasi hotel. 1. Analisis Horisontal dan Vertikal Laporan keuanagan neraca dan laba rugi biasa disajikan untuk periode saat ini dan periode sebelumnya. Ketika laporan disediakan dua tahun berturut-turut maka akan kelihatan perubahannya. Namun, perubahan ini mungkin tidak sejelas seperti yang diharapkan. Hal ini tidak mudah untuk mental membandingkan perbedaan antara dua set angka, dan itu sangat berguna dan memiliki informasi tambahan yang tersedia untuk analisis. Salah satu metode analisis adalah analisis horisontal. Teknik ini memerlukan setidaknya informasi dua periode berturut-turut. Tujuannya adalah untuk menemukan dan mengidentifikasi perubahan yang telah terjadi selama dua periode akuntansi. Perbedaan nilai rupiah dilaporkan antara dua sub-akun atau perkiraan disetiap item baris, subtotal, atau total, dihitung dan diidentifikasi sebagai perubahan nilai rupiah (positif/naik atau negative/turun). Perubahan positif atau negatif dibagi dengan jumlah rupiah periode sebelum untuk menentukan persentase perubahan.
292
Akuntansi Perhotelan Dalam analisis komparatif, istilah perubahan absolut dan relatif terkadang digunakan. Sebuah perubahan mutlak menunjukkan perubahan rupiah dari satu periode ke periode berikutnya. Perubahan relatif adalah perubahan mutlak dinyatakan sebagai persentase. Alat analisis lain atas informasi neraca adalah analisis vertikal common-size. Metode atau alat ini bisa untuk menganalisis laporan neraca satu periode akuntansi. Total aset memiliki nilai 100 persen dan nilai numerik dari setiap item yang dikonversi merupakan bagian pecahan dari total aset. Setiap bagian dari neraca, seperti aktiva lancar, aktiva tetap, kewajiban lancar, kewajiban jangka panjang, atau ekuitas kepemilikan dapat dikonversi ke format common-size atau bentuk vertikal dan dianalisis secara terpisah. Setiap kewajiban lancar adalah bagian dari total kewajibandan ekuitas, analisis vertikal common-size kewajiban lancar akan mengungkapkan setiap kewajiban lancar individu sebagai persentase dari total kewajiban lancer dan ekuitas. The Legend Hotel Balance Sheets As of December 002 ASSETS Current Assets Cash Account Receivable Marketable Securities Inventories Prepaid Expenses Total Current Assets Land Building Furniture & Equipment China, Glass, etc
001
002
%
%
CHANGE
%
22,900 23,100 15,000
35,400 25,200 2,000
1.6 1.6 1.0
2.5 1.8 0.1
12,500 2,100 -13,000
54.6 9.1 -86.7
19,900 5,200 86,100 161,800 1,432,800 374,700
24,700 4,900 92,200 161,800 1,432,800 415,600
1.4 0.4 5.9 11.2 98.9 25.9
1.8 0.3 6.5 11.5 101.7 29.5
4,800 -300 6,100 0 0 40,900
24.1 -5.4 7.1 0,0 0.0 10.9
25,600
28,400
1.8
2.0
2,800
10.9
293
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Less: Acc Depreciation Total Fixed Assets TOTAL ASSETS Current Liabilities Account Payable Accrued Expenses Income Taxs Payable Deposit & Credit Balance Current Portion of Mortgage Total Current Liabilities Lonf Term Liability Mortgage Payable Stockholders’ Equity Common Stock Retained Earnings Total Stockholders’ Equity TOTAL LIABILITIES & SE
1,994,900 -632,200
2,038,600 -722,00
94.1 -43.6
144.7 -51.2
43,700 -89,800
2.2 -14.2
1,362,700 1,448,800
1,316,600 1,408,800
94.1 100.0
93.5 100.0
-46,100 -40,000
-3.4 -2.8
19,200 3,500 12,300 500
26,500 4,100 10,900 1,800
1.3 0.2 0.8 0.0
1.9 0.3 0.8 0.1
7,300 600 -1.400 1,300
38.9 17.7 -11.4 260.0
27,200
25,100
1.9
1.8
-2,100
-7.7
62,700
68,400
4.3
4.9
5,700
9.1
812,900
787,800
56.1
55.9
-25,100
-3.1
300,000 273,200 573,200
300,000 252,600 552,600
20.7 18.9 39.6
21.3 17.9 39.2
0 20,600 20,600
0.0 -7.5 -3.6
1,448,800
1,408,800
100.0
100.0
40,000
-2.8
Hal yang menarik perhatian pembaca dan menimbulkan pertanyaan adalah perubahan proporsionalnya. Perhatian mungkin juga terjadi pada rekening lain di mana perubahan besar telah terjadi. Teknik analisis vertikal common-size sangat berguna ketika membandingkan dua perusahaan yang ukurannya dan/atau tingkat usaha yang sangat berbeda sehingga jika menggunakan teknik analisis lain kurang tepat. Mana yang lebih disukai, apakah analisis horizontal atau analisis vertikal common-size. Biasanya ada salah satu analisis yang disukai pengguna laporan keuangan, terutama yang mengalami perubahan besar. Namun, kadang-kadang salah satu teknik analisis akan mengidentifikasi perubahan tetapi teknik lainnya tidak bisa menunjukkanya. Perubahan terpenting harus memancing 294
Akuntansi Perhotelan pertanyaan. Jawaban pertanyaan mungkin dapat membantu dalam menjalankan bisnis secara lebih efektif. Fokus analisis vertikal dan horizontal dapat dilakukan pada laporan neraca dan laba rugi. Analisis pada neraca digunakan untuk melihat keefektifan penggunan aset usaha hotel. Analisis vertikal dan horizontal pada laporan laba rugi terkait pengendalian operasional harian usaha hotel. 2.
Pengukuran Kinerja Berbagai Persepsi dan Laporan Departemental Pada usaha hotel pendapatan dapat diperoleh dari beberapa departemen. Contoh pendapatan dari penjualan kamar, makanan, minuman, dan pendapatan dari minor departemen lainnya. Sebagai bentuk pertanggungjawaban dari masing-masing kepala departemen, maka dibuatkanlah laporan per departemen. Laporan per departemen difungsikan sebagai bentuk pertanggujawaban manajer departemen atas operasi departemennya dan ini merupakan salah salah satu bentuk akuntansi pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban didasarkan pada prinsip bahwa kepala departemen atau manajer harus bertanggung jawab atas kinerja dan kinerja bawahanya atau karyawan di departemen mereka. Ada dua tujuan untuk mendirikan pusat tanggung jawab: a. Bentuk pendelegasian wewenang dan tanggung jawab manajemen tingkat atas kepada kepala departemen, sehingga kepala departemen dapat mencapai tujuan operasi departemen dan sesuai tujuan perusahaan secara keseluruhan. b. Menyediakan alat dan informasi bagi manajemen tingkat atas (umumnya informasi akuntansi) untuk mengukur kinerja setiap departemen dalam mencapai tujuannya.
295
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Usaha hotel yang menerapkan akuntansi pertanggungjawaban akan mengidentifikasi departemen-departemen sebagai pusat biaya, pusat pendapatan, pusat laba, atau bahkan sebagai pusat investasi. Departemen pusat biaya (Administrasi and general, marketing, property operational and maintenance, dan energy cost) adalah departemen yang tidak menghasilakn pendapatan. Jadi, departemen ini bertanggung jawab atas biaya yang ada di departemennya saja. Departemen pendapatan adalah departemen yang menerima pendapatan tetapi memiliki biaya langsung yang sedikit. Contohnya sebuah resort hotel yang menyewakan sebagian besar lantai ruangnya untuk pedagang ritail. Pendapatan sewa adalah pendapatan bagi departemen tersebut dan hampir semuanya adalah laba. Departemen pusat laba adalah departemen yang menghasilkan pendapatan dan juga mengeluarkan biaya langsung terkait dengan pendapatanya. Contohnya adalah departemen kamar, makanan, dan minuman.Dengan demikian, manajer departemen pusat laba bertanggungjawab atas pendapatan dan biaya yang dikleuakan di departemen tersebut. Berikut adalah contoh laporan departemental yang ada di usaha hotel. The Legend Hotel Departemental Statement Period End December 002 OPERATED DEPARTEMENTS Rooms Food Beverage Rentals & Other Income Total Operated Departements UNDISTRIBUTED OPEARTING EXP. Adminstrative & General
296
Net Revenue 1,150,200 851,600 327,400 38,200 2,367,400
Cost of Sales 322,400 106,800 10,600 439,800
Payroll & Related Exp 251,400 311,900 86,300 7,700 657,300 115,600
Other Exp 115,900 64,300 15,200 300 195,700 122,400
Income (Loss) 783,900 153,00 119,100 19,600 1,074,600
Akuntansi Perhotelan Marketing 35,100 Property Operating & Maintenace 52,900 Utility Costs 15,800 Total Undistributed Operating Exp 219,400 INCOME AFTER UNDISTRIBUTED OPERATING EXPENSES Property Taxes & Insurance INCOME BEFORE DEPRECIATION, AMORTIZATION & INCOME TAXES Depreciation, Amortization INCOME BEFORE INCOME TAXES Income Taxes NET INCOME
31,800 49,100 55,200 258,500
477,900 596,700
3.
Analysis Liquidity Ratios Rasio likuiditas mengukur kemampuan operasi hotel untuk memenuhi kewajiban keuangan yang harus segera dipenuhi, atau kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban keuangan pada saat ditagih. Pemilik dan pemegang saham menyukai rasio likuiditasnya rendah karena investasi-investasi pada aset lancar mungkin kurang produktif dibanding investasi-investasi pada aktiva tidak lancar (aktiva tetap dan investasi jangka panjang lainnya). Tetapi, kreditor lebih menyukai rasio likuiditasnya tinggi karena rasio tinggi setidaknya memberi jaminan bahwa hotel mampu memenuhi kewajiban jangka pendek yang akan jatuh tempo. Menejemen hotel terjebak ditengahnya dengan berusaha memuaskan keduanya, yaitu kreditor dan investor. Tetapi pada saat bersamaan manajemen harus mempertahankan modal kerja yang memadai dan likuiditas yang cukup sehingga operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar. a. Current Ratio Rasio likuiditas yang paling umum dipakai adalah current ratio dan acid-test ratio. Current ratio digunakan untuk mengukur kemampuan perusahaan dalam membayar kewajiban jangka pendeknya dengan menggunakan aktiva lancar yang dimilki. Current ratio dapat dihitung sebagai berikut: 297
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Current Ratio =
b.
Current Ratio menunjukan setiap rupiah hutang (liabilities) dijamin dengan se-rupiah aktiva lancar. Acid-Test ratio Acid-test ratio digunakan mengukur kemampuan perusahaan untuk membayar kewajiban jangka pendeknya dengan hanya memperhitungkan “quick assets’. Quick assets adalah asets lancar dikurangi dengan persediaan dan biaya atau sewa dibayar dimuka. Ini sering merupakan ukuran likuiditas yang lebih pasti (konservatif) karena banyak hotel atau perusahaan yang memerlukan waktu beberapa bulan untuk merubah persediaan dan biaya atau sewa dibayar dimuka kedalam bentuk uang tunai. Acid-test ratio dapat dihitung sebagai berikut: Acid-tests Ratio =
c.
Quick Assets Current Liabilities
Acid-test ratio menunjukan setiap rupiah hutang (liabilities) dijamin dengan se-rupiah quick assets. Cash ratio Cash ratio digunakan untuk mengukur jumlah kas yang tersedia dibandingkan dengan hutang lancar. Pengertian cash dapat diperluas dengan cash and equivalent cash meliputi surat berharga yang mudah diperjualbelikan. Rumus perhitungan cash ratio adalah: Cash Ratio =
298
Current Assets Current Liabilities
Cash and equivalent cash Current Liabilities
Akuntansi Perhotelan 4.
Account Receivable Turnover Account receivable (AR) dapat menjadi current assets terbesar dari usaha hotel. Account receivable diberikan ketamu hotel yang masih menginap (quest ledger) ataupun ke tamu yang tidak menginap lagi di hotel (city ledger). Oleh karena itu penilaian terhadap likuiditas perusahaan harus memperhitungkan secepat apa account receivable dapat dikonversikan uang tunai. Kecepatan perubahan ini dapat dihitung dengan rasio account receivable turnover. Rasio ini menggunakan change/credit sales atau revenue sebagai numerator atau pembilangnya. Penggunaan angka change/credit atau revenue harus konsisten dari periode ke periode berikutnya. Perhitungan account receivable turnover harus menghitung terlebih dahulu average account receivable. Average account receivable didapat dengan cara menjumlahkan account receivable pada awal periode dengan account receivable pada akhir periode kemudian di bagi dua. Angka average account receivable kemudian dibagikan ke total revenue pada periode tersebut. Angka average account receivable dan account receivable turnover dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut: Average AR = AR at the beginning + AR at the closing 2 AR Turnover = Total Revenue Average AR
atau
AR Turnover = Change/Credit sales Average AR
299
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Average Collection Period digunakan untuk mengungkap jumlah hari yang diperlukan untuk menagih piurang (AR). Average Collection Period dapat juga digunakan sebagai tolak ukur untuk menilai tingkat likuiditas aktiva lancar yang berbentuk piutang jangka pendek. Perhitungan Average Collection Period adalah: Average Collection Period = AR_______ X 365 days = ..... days atau Credit sales Average Collection Period = 365 days = ..... days. AR Turnover
5.
Solvency Ratio Ratio solvency disebut juga ratio leverage. Ratio solvency mengukur tingkat total hutang dengan assets yang dimiliki oleh hotel. Ratio ini juga menggambarkan kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban. Pemilik melihat ratio solvency sebagai ukuran kekuatannya untuk optimalisasi hutang. Pemilik lebih menyukai ratio solvency relatif rendah karena setiap peningkatan hutang akan meningkatkan investasi yang di tanamkan. Sebaliknya, kreditor lebih menyukai ratio solvency yang tinggi karena menunjukkan adanya suatu jaminan pengembalian pinjaman yang diberikan. Manajemen lagi-lagi terjebak ditengahnya, karena manajemen harus berusaha memuaskan pemiliknya dengan memaksimalkan pengembalian dari setiap investasi yang dilakukan oleh pemilik. Pada saat yang sama manajemen harus bisa memuaskan kreditor dengan tidak membahayakan kemampuanya untuk memenuhi kewajiban yang akan jatuh tempo. a. Ratio Solvency Suatu operasi hotel mampu membayar hutangnya jika assetnya lebih besar dari total hutangnya. Ratio solvency 300
Akuntansi Perhotelan membandingkan total assets terhadap total hutangnya. Ratio solvency dapat dihitung dengan cara sebagai berikut: Solvency Ratio =
b.
Ratio ini menunjukan berapa bagian dari assets yang digunakan untuk menjamin hutang perusahaan atau hotel. Debt-Equity Ratio Ratio solvency yang sering digunakan adalah debt-equity ratio (DER). DER membandingkan total hutang (debt) terhadap total modal atau equitas pemiliknya. Perhitungan debt-equity ratio (DER) adalah: Debt-Equity Ratio =
c.
Total Assets Total Liabilities
Total Liabilities Total Owner’s Equity
Ratio DER menunjukan bagian dari setiap rupiah modal pemilik atau equitas pemilik yang dijadikan jaminan untuk keseluruhan hutang. Debt Service Coverage Ratio Debt Service Coverage Ratio menggambarkan kemampuan hotel untuk membayar kewajibannya baik pokok hutang dan bunga pinjaman. Debt Service Coverage Ratio dapat dihitung dengan: Debt Service Coverage Ratio = Adjusted Net Operating Income Debt Service (Principal+Interest expenses)
6.
Activity Ratios Ratio aktivitas merupakan ratio untuk mengukur sampai seberapa besar efektivitas manajemen memanfaatkan sumber daya 301
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen yang dimiliki hotel. Manajemen hotel dituntut oleh stakeholder-nya untuk mendapatkan penghasilan dan menyediakan produk dan pelayan (services) kepada tamu. a. Inventory Turnover Inventory Turnover mengukur berapa kali perputaran persediaan selama periode tertentu. Semakin tinggi perputaran persediaan akan semakin bagus bagi hotel karena biaya penggudangan di hotel sangat tinggi. Perputaran persediaan pada usaha hotel dipisahkan antara persediaan makanan (food) dan minuman (beverage). Perhitungan perputaran persediaan diawali dengan perhitungan rata-rata persediaan (average inventory). Average inventory dihitung dengan rumus: Average inventory = inventory at the beginning + inventory at the closing 2
Perhitungan perputaran persediaan makanan dan minuman sebagai berikut: Food Inventory Turnover = Cost of Food Used Average Inventory Beverage Inventory Turnover =
b.
302
dan
Cost of Food Used Average Inventory
Fixed Assets Turnover Fixed Assets Turnover mengukur keefektipan manajemen memanfaatkan aktiva tetap hotel. Perputaran yang tinggi menunjukan bahwa aktiva tetap hotel digunakan dengan efektif untuk menghasilkan pendapatan dan sebaliknya. Perhitunga Fixed Assets Turnover diawali dengan perhitungan average total fixed assets. Average total fixed assets dihitung dengan rumus:
Akuntansi Perhotelan
Average total fixed assets =Fixed Assets at the beginning + Fixed Assets at the closing 2
Untuk Fixed Assets Turnover dapat dihitung dengan: Fixed Assets Turnover =
Total Revenue Average Total Fixed Assets
7.
Profitability Ratios Rasio profitabilitas menunjukan hasil akhir dari sejumlah kebijakan dan pembuatan keputusan manajemen. Ratio ini juga menunjukan keefektipan manajemen untuk menghasilakan laba bersih (bottom line figure) sesuai harapan pemilik dan kreditor. Pemilik melakukan investasi di usaha hotel untuk meningkatkan kesejahteraanya melalui deviden dan returns saham. Deviden dan returns saham bergantung pada laba operasi usaha hotel. Laba operasi juga diperlukan untuk membayar pinjaman kepada kreditor. Rasio-rasio yang digunakan untuk menghitung protabilitas diusaha hotel antara lain: a. Gross Operating Profit per Evailable Room (GOPAR) GOPAR = Gross Operating Profit Rooms Available b.
Gross Operating Profit Margin Ratio GrossOperating Profit Margin Ratio =
Gross Operating Profit Total Revenue
303
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen c.
Income Before Fixed Charges per Available Room
Income Before Fixed Charges per Available Room = Income before income charges Rooms Available
d.
Income Before Fixed Charges Margin Ratio Income Before Fixed Charges Margin Ratio = Income before income charges Total Revenue
e.
Net Operating Income per Available Room Net Operating Income per Available Room = Net Operating Income Rooms Available
f.
Net Operating Income Margin Ratio Net Operating Income Margin Ratio = Net Operating Income Total Revenue
g.
Cash on Cash Return Cash on Cash Return = Adjusted net operating income – Debt Service Average Owner’s Equity
8.
Operating Ratios Rasio operasi membantu manajemen untuk menganalisis usaha perhotelan. Rasio ini menghubungkan kost atau beban dan pendapatan dan berguna untuk pengendalian ketika hasil perhitungan dibandingkan dengan budget ataupun tujuan yang telah ditetapkan. Variasi yang signifikan antara aktual dan budget atau tujuan yang ditetapkan menunjukan perlunya analisis lebih lanjut serta tindakan perbaikan oleh menejemen untuk perbaikan usaha 304
Akuntansi Perhotelan hotel. Rasio-rasio operasi yang digunakan pada usaha hotel antara lain: a. Average Room Rate-Overall Average Room Rate-Overall =
b.
Total Rooms Revenue Rooms Occupied
Average Room Rate-Revenue Segment
Average Room Rate-per Revenue Segment= Gross Rooms for Revenue Segment Rooms Occupied for that Revenue Segment
c.
Rooms Revenue per Available Romm (RevPAR) RevPAR = Total Rooms Revenue Room Available
d.
Total Revenue Per Available Room (Total RevPAR) Total RevPAR =
e.
Total Revenue Rooms Available
Average Food Check Average Food Check =
f.
Total Food Revenue Number of Covers
Food Cost Percentage Food Cost Percentage =
Cost of Food Sales Food Revenue 305
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen g.
Beverage Cost Percentage Beverage Cost Percentage =
h.
Cost of Beverage Sales Beverage Revenue
Labor Cost Percentage
Labor Cost Percentage = Total(or Departement) Payroll and related expenses Total (or Departement) Revenue Labor Cost Per Available = Total(or Departement) Payroll and related expenses (or Occupied Room) Rooms Available (or Rooms Occupied)
D. ROOMS STATISTICS DAN OCCUPANCY RATIOS Manajemen hotel biasanya menyediakan informasi penjualan kamar dan tingkat hunian kamar (room occupancy) pada laporan keuangannya. Ratio tingkat hunian digunakan mengukur kesuksesan departemen kamar dalam menjual produk utama usaha hotel. Perhitungan dasar ratio hunian kamar akan terkait dengan beberapa definisi dan istilah yang digunakan hotel untuk penjualan kamar. Berikut adalah definisi terkait rooms statistic dan occupancy ratios yang dipakai di usaha hotel: 1. Total Room Inventory Rooms Not Available for Rent: 2. Seasonally Closed Rooms 3. Extended Closed Rooms 4. Rooms for Permanent House Use 5. Total Rooms Not Available for Rent 6. Rooms Available Number of Rooms Occupied:* 7. Transient 8. Group 306
Akuntansi Perhotelan 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.
Contract Complimentary Rooms Occupied Total Rooms Occupied Occupancy % Vacant Rooms Percent of Occupancy: Transient (%) Group (%) Contract (%) Complimenta (%)ry Number of Guest Transient Group Contract Complimentary Total Guest Number of Guest per Occupied Room Number of Rooms With Multiple Guest Multiple Occupancy (%) Arrival Average Length of Stay
Definisi: 1. Total Room Inventory . Jumlah kamar yang tersedia dijual maupun yang tidak dijual. Termasuk didalamnya adalah (5) Kamar tidak tersedia dijual, (12) jumlah kamar dihuni, dan (14) jumlah kamar kosong.
307
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen 2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
308
Seasonally Closed Rooms. Ketika operasi hotel ditutup selama minimal 30 hari berturutturut karena pola permintaan musiman, maka kamar harus dihapus dari persediaan kamar yang dapat dijual tahunan. Hotel harus konsisten menutup dari tahun ke tahun. Extended Closed Rooms. Kamar yang dihapus dari persediaan kamar dapat terjual untuk periode enam bulan berturut-turut atau lebih karena bukan kebijaksanaan. Contoh kamar rusak karena badai, Gempa bumi, atau kebakaran, di mana ada niat untuk memperbaiki kamar tersebut sehingga dapat terjual. Rooms for Permanent House Use Kamar yang dikeluarkan dari persediaan yang dapat dijual karena selama minimal enam bulan berturut-turut digunakan oleh karyawan hotel (misalnya direktur atau manajer). Total Rooms Not Available for Rent Jumlah kamar dari (2) Seasonally Closed Rooms, (3) Extended Closed Rooms, dan digunakan (4) Rooms for Permanent House Use. Rooms Available Total Rooms Inventory (1) dikurangi (5) Total Rooms Not Available for Rent. Transient Rooms Occupied Jumlah kamar dihuni oleh tamu secara individual. Termasuk kamar dihuni berbayar, serta kamar yang dihuni secara gratis untuk promosi atau kontrak. Group Rooms Occupied Jumlah kamar dihuni oleh group (10 kamar atau lebih). Termasuk kamar dihuni berbayar, serta kamar yang dihuni secara gratis untuk promosi atau kontrak.
Akuntansi Perhotelan 9.
10.
11.
12.
13.
Contract Rooms Occupied Jumlah kamar ditempati oleh tamu sebagai bagian dari kontrak khusus, umumnya bersifat jangka panjang (yaitu beberapa minggu atau bulan). Termasuk kamar dihuni berbayar, serta kamar yang dihuni secara gratis untuk promosi atau kontrak. Complimentary Rooms Occupied Kamar gratis disediakan untuk tamu dengan tujuan pemasaran, tetapi tidak berhubungan dengan kontrak. Contoh Complimentary Rooms Occupied adalah kamar yang disediakan gratis untuk pemilik, pekerja, orang-orang promosiwisata, teman, dan keluarga. Juga termasuk kamar yang digunakan dalam waktu pendek ( contoh karyawan pindahan, manager-onduty). Tidak termasuk Complimentary Rooms Occupied adalah kamar untuk pengaturan perdagangan, kamar untuk promosi (contoh tinggal 2 malam dapat gartis 1 malam). Kamar ini harus diklasifikasikan ke transient, group, atau contrcat. Rooms Occupied Jumlah kamar (7) Transient Rooms Occupied, (8) Group Rooms Occupied, dan (9) Contract Rooms Occupied. Total Rooms Occupied Jumlah kamar (7) Transient Rooms Occupied, (8) Group Rooms Occupied, (9) Contract Rooms Occupied, dan (10) Complimentary Rooms Occupied. Occupancy Percentage = (11) Rooms Occupied x 100% (6) Rooms Available
14. Vacant Rooms Jumlah kamar yang tersedia (6) dikurangi (12) Total Rooms Occupied. Vacant Rooms dapat dikelompokan ke sub kategori: 309
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen a. b. c.
Rooms Unoccupied adalah kamar yang tersedia tetapi tidak terjual. Rooms Out-of-Order (OO) adalah kamar yang tidak siap dijual karena masalah yang sifatnya sementara. Temporary Closed Rooms adalah kamar yang dikeluarkan dari daftar kamar yang bisa dijual karena kebijakan manajemen yang kurang dari enam bulan berturut-turut.
15. Percentage Occupancy Transient = (7) Transient Rooms Occupied x 100% (6) Rooms Available
16. Percentage Occupancy Group = (7) Group Rooms Occupied x 100% (6) Rooms Available
17. Percentage Occupancy Contract = (7) Contract Rooms Occupied x 100% (6) Rooms Available
18. Percentage Occupancy = (7) Complimentary Rooms Occupied x 100% Complimentary
(6) Rooms Available
19. Number Of Guests-Transient Jumlah tamu bepergian secara individual. 20. Number Of Guests-Group Jumlah tamu bepergian sebagai bagian dari group/rombongan. 21. Number Of Guests-Contract Jumlah tamu yang menempati kamar dari kontrak khusus 22. Number Of Guests-Complimentary Jumlah tamu yang menginap dengan gratis dengan specifikasi yang telah dijelaskan pada penjelasan 10 di atas. 23. Total Guests Jumlah (19) Number Of Guests-Transient, (20) Number Of Guests-Group, (21) Number Of Guests-Contract, dan (22) Number Of Guests-Complimentary 310
Akuntansi Perhotelan 24. Number of Guest = Per Occupied Room
(23) Total Guest (6) Total Rooms Occupied
25. Number of Rooms with Multiple Guests Total kamar yang ditempati lebih dari satu tamu dengan membayar satu atau gratis. 26. Multiple Occupied = (25) Rooms with Multiple Guests x100% (12) Total Rooms Occupied
27. Arrivals Jumlah kamar yang check-in, baik yang berbayar dan complimentary 28. Avarage Lenght Stay = (12) Total Rooms Occupied (27) Arrivals E.
FOOD DAN BEREVAGE STATISTICS Berikut adalah jenis informasi statistik dari food and beverage yang biasa ada pada laporan keuangan hotel. Restaurant Facilities Number of Seats Meal Period Statistics Meal Period Covers 1) Breakfast ............ 2) Lunch ............ 3) Dinner ............ TOTAL ............ Beverage revenue % of Food Revenue Combined Food and Beverage Revenue per seat Lounge Facilities Number of Seats Meal Period Statistics
Average Check ....................... ....................... ....................... .......................
311
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Banquet Total Square Feet Banquet Revenue per square foot Covers and Average Check Staistics
F.
BREAK EVEN POINT ANALYSIS (BEP) Titik impas BEP (break even point) usaha hotel merupakan level dimana total pendapatan sama dengan total biaya (costs). BEP dapat diartikan juga sebagai suatu titik atau keadaan dimana perusahaan di dalam operasinya tidak memperoleh keuntungan dan tidak menderita kerugian. Dengan kata lain, pada keadaan itu keuntungan atau kerugian sama dengan nol. Analisis Break even point digunakan sebagai referensi manager untuk merencanakan operasi pada periode tertentu. Analisis BEP secara umum dapat memberikan informasi kepada pimpinan, bagaimana pola hubungan antara volume penjualan, cost/biaya, dan tingkat keuntungan yang akan diperoleh pada level penjualan tertentu. Analisis BEP dapat membantu pimpinan dalm mengambil keputusan mengenai hal-hal: 1. Jumlah penjualan minimal yang harus dipertahankan agar perusahaan tidak mengalami kerugian. 2. Jumlah penjualan yang harus dicapai untuk memperoleh keuntungan tertentu. 3. Seberapa jauhkah berkurangnya penjualan agar perusahaan tidak menderita rugi. 4. Untuk mengetahui bagaimana efek perubahan harga jual, biaya dan volume penjualan terhadap keuntungan yang diperoleh.
312
Akuntansi Perhotelan BEP dapat digambarkan dalam grafik sebagai berikut: Grafik BEP
Grafik di atas menunjukan laba sama dengan nol pada titik BEP. Perbedaan antara garis total pendapatan dan total biaya (cost) pada sebelah kanan titik BEP menunjukan keuntungan. Perbedaan total pendapatan dan total biaya (cost) sebelah kiri titik BEP menunjukan rugi usaha. Formula untuk menentukan BEP adalah: BEP = Fixed Cost Contribution Margin Untuk menghitung BEP, pertama-tama perlu menentukan fixed cost dan cotribution margin. 1. Fixed, Variable, and Mixed Costs Biaya (cost) pada usaha hotel dapat dikelompokan menjadi tiga, yaitu fixed, variable, dan mixed cots. Fixed cost adalah biya yang jumlah totalnya tetap dalam jangka waktu tertentu, meskipun volume penjualan bervariasi. Contoh fixed costs adalah: salaries, rent
313
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen expenses, insurance expenses, property taxes, depreciation expenses, dan interest expenses. Vaiable cost adalah biaya yang jumlah totalnya berubah-ubah sesuai dan proposional dengan volume penjualan. Contoh, jika penjualan steak dinners meningkat 10% maka cost untuk makanan yang dijual (steak dinners) akan naik sebesar 10% juga. Mixed cost adalah cost didalam mengandung unsur fixed dan vaiable cost. Conoh mixed cost adalah biaya telekomunikasi. Biaya telekomunikasi pada tagihanya mengandung biaya tetap (bulanan) dan biaya variabelnya biaya pemakain berdasarkan lamanya waktu telepon. Untuk penghitungan BEP, biaya mixed harus didistribusikan atau dikelompokan ke biaya fixed dan variabel cost. Metode pendistribusian yang dapat digunakan, yaitu metode hight and low two point, diagram scatter, dan analisis regresion. 2.
Contribution Margin Contribution margin merupakan prosentase pendapatan untuk menutupi biaya tetap (fixed cost). Formula perhitungan prosentase contribution margin (untuk BEP dalam Rp) adalah: Contribution Margin Percentage =
Total Revenue –Total Variabel Costs atau Total Revenue
Contribution Margin Percentage =
Total Fixed Costs Total Revenue
Formula perhitungan prosentase contribution margin (untuk BEP dalam satuan produk) adalah:
314
Akuntansi Perhotelan Contribution Margin Percentage = (Quatity/unit)
Total Fixed Costs 1- Variable Cost/Harja Jual (unit)
PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Sebutkan dan jelaskan bentuk-bentuk laporan manajemen yang dihasilkan pada industri perhotelan. 2. Jelaskan informasi yang bisa diperoleh dari laporan departemental. 3. Jelaskan kegunaan dari dibuatnya laporan departemental. KASUS DAN LATIHAN: 1. Berikut adalah data Statement of Profit or Loss, Hotel Kurnia di Denpasar. Description Room In the House Total Room Available Total Room Night Sold Total Room Occupied Percentage of Occupie (%) Guest Arrival: Foreign Local TOTAL Number of Guest Night Average Length of Stay Percentage of Double Occupied Average Room Rate (Rp) Number of F&B Cover Average F&B per cover (Rp) TOTAL REVENUE Rooms Food & Beverage Other Operated Dept DIRECT EXPENSES Rooms
Actual Last Year Dec 001 75 2,201 1,211 1,226 ……………… 16 1,135 1,151 3,264 ……………… ………………
Budget This Month Dec 002 75 2,201 1,282 1,321 ……………… 50 1,571 1,621 2,266 ……………… ………………
Actual This Month Dec 002 75 2,201 1,694 1,730 ……………… 17 1,542 1,559 3,517 ……………… ………………
……………… 8,732 ……………… 534,351,000 232,271,000 284,079,000 18,001,000 269,722,000 75,892,000
……………… 6,310 ……………… 438,746,000 230,760,000 189,213,000 18,773,000 199,040,000 69,880,000
……………… 10,750 ……………… 712,266,427 334,567,355 360,352,728 17,346,344 327,664,161 111,976,236
315
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Food & Beverage Other Operated Dept GROSS OPERATING INCOME OVERHEAD EXPENSES Administrative & General Marketing POMEC GROSS OPERATING PROFIT Capital Expenses NET OPERATING PROFIT Non Opr Profit (Expenses) PROFIT & LOSS BEFORE TAXES
184,434,000 9,396,000 ……………… ……………… 56,033,000 23,594,000 82,205,000 ……………… 37,481,000 ……………… 39,090,000 ………………
118,815,000 10,345,000 ……………… ……………… 58,263,000 21,708,000 90,705,000 ……………… 38,027,000 ……………… 1,763,000 ………………
211,237,587 4,450,338 ……………… ……………… 59,237,947 29,526,256 97,536,375 ……………… 75,197,057 ……………… (22,893,252) ………………
Lengkapi analisis dan data keuangan di atas! 2. Berikut adalah infomasi neraca dan laba rugi hotel The Legend Bali. Buatlah analisis atas laporan neraca tersebut. ASSETS Current Assets Cash Account Receivable Marketable Securities Inventories Prepaid Expenses Total Current Assets Land Building Furniture & Equipment China, Glass, etc Less: Acc Depreciation Total Fixed Assets TOTAL ASSETS Current Liabilities Account Payable Accrued Expenses
316
001
002
18,500 9,807 15,400 12,880 10,800 73,370 60,500 828,400 114,900 92,330 1,096,130 -330,100 766,030 839,400
29,400 11,208 2,000 14,700 14,900 79,090 60,500 884,400 157,900 100,100 1,202,900 -422,000 780,900 853,330
19,200 4,200
16,500 5,000
Akuntansi Perhotelan Income Taxs Payable Deposit & Credit Balance Current Portion of Mortgage Total Current Liabilities Lonf Term Liability Mortgage Payable Stockholders’ Equity Common Stock Retained Earnings Total Stockholders’ Equity TOTAL LIABILITIES & SE
12,400
20,900
26,900 62,700
26,000 68,400
512,800
480,800
200,000 63,900 263,900 839,400
200,000 104,100 304,100 853,300
3. Berikut adalah infomasi neraca dan laba rugi hotel The Legend Bali. Buatlah analisis atas laba rugi tersebut. DESCRIPTION Revenue Sales Revenue Cost os Sales Gross Margin Direct Operating Expenses Payroll Expenses Other Expenses Total Direct Operating Expenses Operating Income Undistributed Operating Expenses Adminstrative & General Expenses Marketing Expenses Property Operating & Maintenance Energy Expenses Total Undistributed Operating Exp Income Before Fixed Exp Property Taxes Insurance Expenses Depreciation Expenses Total Fixed Exp Income Before Interest and Income Tax Interest Exp
002 1,175,200 394,800 780,400 305,100 117,300 422,400 358,000 60,280 117,300 27,222 21,100 125,690 232,310 43,334 11,750 82,064 137,148 95,162 26,044
317
Sistem Pelaporan Akuntansi Manajemen Income Before Income Tax Taxes Net Income
69,118 17,279.5 51,838.5
↜oOo↝
318
Akuntansi Perhotelan
Bab 13
Budget Operasional dan Pengendalian Budget Hotel
Tujuan Pembelajaran: 1. Mahasiswa mampu merancang budget pendapatan usaha perhotelan. 2. Mahasiswa mampu merancang budget biaya pada usaha perhotelan. Pokok Bahasan: 1. Budget pendapatan. 2. Budget biaya. A.
PENYIAPAN BUDGET OPERASIONAL HOTEL Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup semua sumber pendapatan serta itemitem beban dan biaya yang muncul pada laporan laba rugi dan laporan pendukung lainya. Budget tahunan merupakan perencanaan 319
Budget Operasional dan Pengendalian Budget Hotel selama dua belas bulan ke depan. Perencanaan bulanan ini membentuk dasar yang dipakai oleh manajemen untuk mengevaluasi hasil actual dari operasinya. Oleh karena itu, budget operasi akan mempermudah manajemen untuk melakukan minimal dua fungsi manajemen, yaitu fungsi perencanaan dan pengendalian. Penyiapan Budget Operasional Proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua supervisor dan manajemen perusahaan. Setiap manager yang bertanggung jawab terhadap suatu departemen atau suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini. Ketika manager mendapat masukan nyata dalam proses budget, mereka sering termotivasi untuk mengimplementasikan perencanaan laba perusahaan dan manager tidak melakukan kinerja diluar perencanaan apalagi aktivitas yang tidak realistis. Departemen akuntansi akan menyediakan data untuk para manager tentang informasi statistik dari kinerja sebelumnya, informasi tenaga kerja langsung, program pemeliharaan dan data penting lainnya untuk proses penyiapan budget. Financial controller bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan perencanaan anggaran dari masing-masing manager departement. Accounting Departement menggabungkan semua perencanaan menjadi sebuah budget operasi yang menyeluruh, termasuk biaya tetap (fixed charge) dan biaya lainnya (other expenses), untuk diperiksa dan disetujui oleh general manager. General manager dan financial controller mereview perencanaan budget departemen dan menyiapkan laporan budgetnya untuk mendapatkan persetujuan dari pemilik perusahaan. Jika budgetnya kurang memuaskan, elemen-elemen yang
320
Akuntansi Perhotelan memerlukan perubahan di kembalikan ke manager departemen yang bersangkutan untuk direview dan direvisi. Untuk memastikan bahwa waktu yang diperlukan untuk penyiapan budget operasi ada dan mendapat persetujuan pada waktunya, sebuah jadwal harus dibuat dan diikuti. Perusahaan yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat mempertimbangkan jadwal sebagai berikut: SIAPA (WHO) General manager Controller & Departement Heads Accounting General Manager & Controller Owners
APA (WHAT) Pertemuan perencanaan budget Penyiapan Perencanaan Budget Departemen Konsolidari Perencanaan Budget Departemen Penyiapan laporan budget General Manager Mereview dan menyetujui laporan budget dari General Manager
KAPAN (WHEN) Oktober tanggal 1-31 November tanggal 1-9 November tanggal 10-19 Desember Desember
Contoh jadwal penyiapan budget (Time line schedule)
B.
PROSES PERENCANAAN BUDGET OPERASIONAL HOTEL Pada saat pertemuan perencanaan budget, pengarahan kepada kepala departemen agar menyiapkan budget per departemen secara rinci. Rencana keseluruhan untuk pertemuan dan agenda khusus untuk setiap pertemuan budget memastikan bahwa penggunaan waktu setiap departemen secara efisien dan efektif dalam perencanaan budget. Serentetan aktivitas yang dilakukan dipertemuan perencanaan budget adalah: 1. Review operasi tahun lalu. Review operasi perusahaan tahun berjalan harus menunjukan hal-hal penting yang masih berlangsung (continuiting significant 321
Budget Operasional dan Pengendalian Budget Hotel
2.
3.
322
item). Hal ini mencakup perubahan harga, tambahan fasilitas atau pengurangan fasilitas yang ada, perubahan dalam tenaga kerja yang cukup besar, perbaikan untuk langkah efisiensi selama tahun tersebut, dan hal-hal sejenis lainya. Penyebab kegagalan dan keberhasilan dalam mencapai hasil-hasil yang dibudgetkan ditahun berjalan dibahas secara menyeluruh. Dampak potensial dari hal-hal tersebut terhadap operasi perusahaan untuk tahun mendatang juga diproyeksikan sehingga budget yang sedang disiapkan didasarkan pada statistic pendapatan dan beban yang benar. Menganalisa kondisi bisnis secara umum. Analias kondisi ekonomi dan politik nasional dan local pada saat berjalan menunjukan item-item yang dapat mempengaruhi operasi pada tahun berikutnya. Analisa kondisi politik dapat berupa agenda politik dari legislative baru dan atau perubahan legislative yang telah direncanakan, misalnya tingkat gaji atau upah dan kebijakan perpajakan. Dampak potensial dari itemitem tersebut terhadap operasi perusahaan ditahun mendatang diproyeksikan dan kemudian direfleksikan di budget yang sedang disiapkan. Rencana aktivitas (action plans) juga dibuat baik untuk memanfaatkan kondisi ekonomi dan politik yang bagus atau mengatasi kondisi ekonomi yang kurang baik. Dampak dari action plans pada operasi perusahaan diproyeksikan dan jika perlu direfleksikan pada budget yang sedang disiapkan. Menganalisa situasi kompetitif saat ini. Analisa situasi kompetitif saat ini menunjukan item-item yang sangat mempengaruhi operasi tahun mendatang. Contoh item semacam itu meliputi hotel yang baru dibangun, motel, dan restoran dan atau renovasi hotel yang ada secara besar-besaran.
Akuntansi Perhotelan
4.
5.
Dampak potensial dari item semacam itu pada operasi perusahaan ditahun mendatang diproyeksikan dan direfleksikan dibudget yang sedang disiapkan. Rencana aktivitas (action plans) juga dibuat baik untuk memanfaatkan situasi kompetitif yang bagus atau mengatasi kondisi ekonomi yang kurang baik. Dampak dari action plans pada operasi perusahaan diproyeksikan dan jika perlu direfleksikan pada budget yang sedang disiapkan. Menganalisa harga-harga. Analisa struktur harga untuk semua produk dan service yang ditawarkan oleh perusahaan dan memeriksa kembali hargaharga produk dan service yang akan menarik volume bisnis dan akan berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara optimal. Proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor. Proyeksi tingkat hunian untuk setiap bulan pada tahun yang akan datang diestimasikan pada setiap sumber pasar yang dicantumkan pada Laporan laba rugi atau pada laporan departemen kamar. Sumber sumber itu meliputi transientregular, transient-group, permanent residents, atau sumbersumber pasar lainnya. Proyeksi tingkat hunian biasanya dibuat berdasarkan data historis, reservasi, dan informasi statistic di grup bisnis. Proyeksi penjualan kotor dibuat untuk banquet dan bisnis regular dari fasilitas makanan dan minuman. Proyeksi banquet dibuat berdasrkan catatan catering, proyeksi untuk penjualan makanan dan minuman didasarkan pada catatan penjualan tahun lalu. Proyeksi untuk departemen yang menghasilkan pendapatan lainnya (misalnya telekomunikasi, gift shop, garage dan parking dan lainya) didasarkan pada proyeksi tingkat hunian dan informasi relevan lainnya. Proyeksi 323
Budget Operasional dan Pengendalian Budget Hotel tingkat hunian dan penjualan kotor akan mempermudah general manager mengestimasikan total pendapatan kotor untuk tahun yang akan datang. C.
PENYUSUNAN BUDGET DEPARTEMEN OPERASIONAL HOTEL Penyusunan budget di hotel, sebagaimana layaknya di perusahaan lain dilakukan pada tahun sebelum dilaksanakannya operasional. Penyusunan budget di hotel melibatkan semua departemen yang dikoordinir oleh bagian akuntansi. Semua departemen membuat perencanaan secara individu yang mekanismenya dimulai dari bagian penjualan (umumnya ditangani oleh Front Office Departement/FO). Sebagaimana layaknya penyusunan budget di setiap industri yang dimulai dengan perencanaan pendapatan, di hotelpun budget diawali dengan perencanaan pendapatan yang disusun oleh FO Departement. Penyusunan budget sudah dilakukan sebelum budget tersebut digunakan sebagai alat pembanding dengan realisasi. Menurut Gray (1996), sebaiknya budget disusun minimal tiga bulan sebelum akhir tahun, karena penyusunannya memerlukan pertimbangan dan masukan dari banyak pihak, sehingga memerlukan waktu dalam proses penyusunannya. Budget per departemen biasanya didukung oleh informasi detail yang dikumpulkan dalam proses penyiapan budget dan dicatat di lembar kerja (worksheet) dan lembar ringkasan (summery sheet). Dokumen-dokumen ini harus disimpan untuk menyediakan catatan yang berisi alasan-alasan yang melatarbelakangi pembuatan keputusan dalam penyiapan budget per departemen. Catatan ini akan dapat menjawab pertanyaan yang muncul pada saat review budget dilakukan. Dokumen ini juga berguna untuk penyiapan budget ditahun-tahun yang akan datang. 324
Akuntansi Perhotelan 1.
Penyusunan Anggaran Pendapatan Room di Departemen Front Office (FO) Ada beberapa hal yang dijadikan dasar untuk melakukan prediksi penjualan yang secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua hal yaitu informasi yang bersifat makro dan informasi yang bersifat mikro (berkaitan dengan kemampuan serta kondisi hotel yang bersangkutan). Informasi yang bersifat makro antara lain: a. Kondisi perekonomian baik regional, nasional maupun internasional, b. Tingkat promosi yang dilakukan baik secara organisasional, c. Kondisi para pesaing, d. Jumlah kunjungan wisatawan, e. Musim, f. Event yang memerlukan akomodasi dalam jumlah yang tinggi, g. Dan sebagainya. Sedangkan untuk informasi yang bersifat mikro meliputi: a. Jumlah kamar hotel, b. Promosi individu, c. Kebijakan hotel (berkaitan dengan pasar yang dituju), d. Harga. Jumlah kamar yang dimiliki hotel (total room) merupakan dasar awal dalam menentukan jumlah kamar yang diperkirakan akan mampu dijual. Jumlah kamar di hotel terdiri dari berbagai jenis seperti standar, deluxe, suite room, dan sebagainya. Langkah berikutnya adalah memastikan jumlah kamar yang siap untuk dijual (room available), hal ini dikarenakan tidak semua kamar yang ada di hotel siap untuk dijual. Berdasarkan informasi tersebut, kemudian ditentukan jumlah kamar yang diperkirakan mampu untuk dijual (room occupancy). Room occupancy juga harus berisikan penjelasan 325
Budget Operasional dan Pengendalian Budget Hotel tentang isian orang dari masing-masing kamar tersebut (apakah single occupancy, double occupancy, atau extra bed). Informasi ini penting berkaitan dengan jumlah orang yang akan menginap di hotel tersebut. Setelah mengetahui jumlah kamar serta jumlah orang yang menginap, barulah ditentukan harga dari masing-masing kamar tersebut sehingga diperoleh perencanaan penjualan kamar. Rencana penjualan kamar secara kuantitatif ini yang disebarkan ke semua departemen untuk dijadikan dasar penentuan rencana/anggaran di masing-masing departemen (dengan kata lain rencana penjualan kuantitas kamar dijadikan dasar untuk menentukan anggaran di departemen lainnya). Disamping rencana penjualan kamar departemen FO juga membuat perencanaan biaya tentang promosi maupun biaya operasional yang berkaitan dengan departemennya. 2.
Penyusunan Anggaran Departemen Food & Beverage (F&B) Departemen F&B, berdasarkan informasi isian kamar akan merencanakan penjualan F&B. Informasi penjualan kamar sangat penting terutama untuk dapat memprediksi penjualan F&B yang bersumber dari tamu hotel. Dalam hal ini departemen F&B juga memerlukan informasi tentang asal dari tamu yang menginap di hotel berkaitan dengan jenis makanan yang harus disiapkan. Disamping penjualan yang berasal tamu hotel, Departemen F&B juga akan membuat prediksi tentang rencana penjualan yang bersumber dari tamu diluar hotel serta menyusun rencana biaya operasional di departemenya. 3.
Penyusunan Anggaran Departemen House Keeping (HK) Departemen HK berdasarkan rencana penjualan kamar serta F&B akan membuat perencanaan untuk mendukung penjualan 326
Akuntansi Perhotelan tersebut, seperti misalnya yang berkaitan dengan pengadaan handuk, sabun serta penggunaan bahan kimia serta segala sesuatu yang berkaitan dengan penjualan kamar tersebut. Segala sesuatu yang direncanakan tidak terlepas dari isian kamar tersebut. Departemen HK juga akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan operasional di departemennya. 4.
Penyusunan Anggaran Departemen Energi dan Pemeliharaan (POMEC/ME) Departemen ME, berdasarkan tingkat hunian kamar akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event yang akan dilaksanakan di hotel, termasuk didalamnya merencanakan perbaikan atau pemeliharaan serta peremajaan yang diperlukan. Berkaitan dengan efisiensi energi, ME akan merencanakan pengaturan pemakaian tenaga listrik baik yang bersumber dari PLN maupun melalui mesin generator. ME juga akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan operasional di departemennya. 5.
Penyusunan Anggaran Departemen Personalia Departemen personalia merupakan departemen yang mempersiapkan segala aktivitas kepegawaian berkaitan dengan kelancaran operasional perusahaan. Dalam hal ini informasi isian kamar hotel sangat dibutuhkan dalam upaya untuk mengefienkan biaya tenaga kerja. Informasi isian kamar sangat dibutuhkan dalam menentukan jumlah karyawan yang harus dipekerjakan pada suatu periode. Karena operasional hotel dapat didukung tidak hanya oleh karyawan hotel tersebut, tetapi juga dapat dipadukan dengan karyawan training yang merupakan tenaga kerja yang sangat murah.
327
Budget Operasional dan Pengendalian Budget Hotel Informasi isian kamar sangat berkaitan dengan kebijakan cuti, lembur karyawan serta kapan dibutuhkannya tenaga ekstern 6.
Penyusunan Anggaran Departemen Akuntansi Departemen akuntansi, disamping menyusun anggaran di departemennya, juga menjadi koordinator dari penyusunan anggaran secara keseluruhan. Semua departemen yang telah menyusun anggarannya secara individu akan mengumpulkannya di departemen akuntansi. Semua anggaran individual tersebut direkapitulasi di departemen akuntansi untuk selanjutnya dilakukan penggabungan. Atas dasar kemampuan keuangan perusahaan serta kelancaran operasional, departemen akuntansi akan mengkoordinasikan dengan semua departemen terkait untuk selanjutnya ditentukan skala prioritasnya. Dalam koordinasi tersebut tidak tertutup kemungkinan untuk dilakukan pemangkasan atau perubahan periode anggaran dari masing-masing departemen. Hasil koordinasi inilah yang dijadikan dasar untuk menentukan anggaran yang dijadikan acuan untuk menilai kinerja organisasional. Hal penting yang perlu diketahui adalah anggaran di hotel sifatnya sangat fleksibel karena usaha perhotelan sangat rentan terhadap suatu isu. Hal ini mengandung makna bahwa anggaran di hotel akan mengalami revisi yang relatif sering dibandingkan dengan anggaran yang disusun di industri yang lain. Seperti misalnya isu keamanan, kesehatan dan perubahan kebijakan pemerintah akan sangat berpengaruh pada anggaran yang disusun di awal, dimana kondisi tersebut belum bisa diprediksi sebelumnya. D. KONSOLIDASI BUDGET PER DEPARTEMEN HOTEL Budget per departemen yang lengkap diberikan ke departemen akunting yang kemudian akan di review untuk keakuratan dan 328
Akuntansi Perhotelan kelengkapannya. Departemen akunting juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua formulir dan schedules yang menyertai budget per departemen sudah lengkap. Setelah menyelesaikan review budget per departemen, departemen akunting menyiapkan proyeksi Laporan Laba Rugi untuk tahun yang akan datang. Laporan ini, bersama dengan departemental schedules dan data pendukung, menjadi kesatuan paket budget awal (total preliminary budget packed) untuk direview oleh general manager dan controller perusahaan. Preliminary budget packed ini harus mencakup informasi seperlunya yang ditemukan oleh departemen akunting ketika melakukan konsolidasi budget per departemen. E.
PENYIAPAN LAPORAN BUDGET OLEH GENERAL MANAGER HOTEL General Manager dan Controller mereviue laporan laba rugi, departemental schedule, dan data pendukung lainya untuk memastikan bahwa semua item masuk akal serta pendapatan dan beban realistis. Reviue ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan memastikan bahwa perencanaan operasi dari setiap departemen diketahui semuanya dan direfleksikan dalam perencanaan-perencanaan departemen lainya. Pendapatan yang ditunjukan oleh laporan laba rugi diukur dengan preyeksi general manager mengenai pendapatan potensial perusahaan. Jika tambahan penyesuaian diperlukan, general manager dan controller mengadakan rapat dengan manager terkait untuk menetukan bagaimana pembuatanya. Jika penyesuan dalam jumlah besar dibuat, maka dampak dari perubahan-perubahan tersebut pada budget per departemen dan atau kesatuan budget awal harus dianalisis secara seksama. Budget report general manager juga 329
Budget Operasional dan Pengendalian Budget Hotel meliputi informasi yang muncul selama rapat perencanaan budget. Report ini mencakup review dari item-item berikut: 1. Kompetisi 2. Kondisi politik dan ekonomi 3. Perubahan-perubahan dalam operasi yang diusulkan 4. Item-item luar biasa 5. Tenaga kerja 6. Fasilitas 7. Rates 8. Capital Improvement 9. Cash Flow Sebelum menyerahkan budget report ke pemilik perusahaan, general manager dan controller harus mereview secara singkat report budget tersebut dengan para kepala departemen. Setelah review final budget report dengan para kepala departemen, general manager dan controller mempresentasikan budget operasi ke pemilik perusahaan. Jika budget tidak memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke manager departemen terkait untuk di review dan di revisi. Proses ini dapat berulang beberapa kali sampai budget yang memuaskan dapat diselesaikan. F.
PENGENDALIAN BUDGET HOTEL Proses budget kontrol mengidentifikasikan dan menganalisa variance yang signifikan antara nilai yang dibudgetkan dan hasil operasi actual. Analisis variance dapat menunjukan bahwa investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan penyebab pasti dari variance yang signifikan tersebut. Setelah penyebab-penyebab ini dapat diidentifikasi, manajemen mampu membuat tindakan koreksi seperlunya. 330
Akuntansi Perhotelan Agar budget dapat dipergunakan secara efektif untuk tujuan pengendalian, laporan dibuat secara bulanan. Laporan ini akan bermanfaat jika penyajiannya tepat waktu dan relevan. Laporan yang dibuat seminggu setelah akhir periode akuntansi berarti sudah terlambat bagi manager untuk melakukan investigasi variancenya, menentukan sebab-sebabnya, dan mengambil tindakan korekstif seperlunya. Laporan yang relevan meliputi pendapatan dan beban per departemen dimana masing-masing biaya dipertanggung jawabkan. Laporan variance budget harus mancakup detail secukupnya agar kepala departemen memungkinkan membuat pertimbangan yang masuk akal terhadap variance yang ada di budget. Hampir semua item pendapatan dan beban yang ada dibudget akan berbeda dari laporan hasil operasi. Hal ini memang diharapkan karena tidak ada budget proses pembuatan budget yang sempurna. Walaupun begitu, ada variance yang tidak signifikan sehingga tidak perlu tidakan korektif tetapi ada juga variance yang signifikan sehingga memerlukan analisis dan tindaklan korektif dari manajemen yang ada. General manager dan controller harus menyiapkan criteria penentuan variance yang signifikan kepada kepala departemen. Kriteria tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk rupiah dan prosentase. Laporan bulanan harus memuat kolom variance rupiah dan prosentase sehingga kepala departemen dapat mengidentifikasikan dengan mudah variance mana yang signifikan. G.
RE FORECASTING Banyak perusahaan yang membuat perkiraan ulang hasil operasi yang diharapkan dan merivisi budget operasi ketika tahun budget tersebut berjalan. Reforecasting perlu jika hasil actual mulai 331
Budget Operasional dan Pengendalian Budget Hotel menunjukan variance yang signifikan dari budget operasi karena adanya perubahan-perubahan yang terjadi setelah budget selesai dibuat. PERTANYAAN DAN SOAL-SOAL: 1. Jelaskan tahap-tahap dalam penyusunan anggaran. 2. Sebutkan bagian yang terlibat dalam penyusunan anggaran. 3. Kapan sebaiknya anggaran mulai disusun dan dirancang. 4. Sebutkan hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan anggaran. 5. Jelaskan fungsi yang dilakukan oleh departemen akuntansi dalam penyusunan anggaran. KASUS DAN LATIHAN: 1. Hotel Jaya, yang berlokasi di Jalan Teuku Umar mempunyai kamar sebanyak 200 kamar. Jenis kamar yang dimiliki oleh hotel yaitu: kamar deluxe 49 buah, kamar superior 71 buah dan kamar standart 80 buah. Tarif rata-rata per hari dari kamar deluxe sebesar Rp650.000,-; superior Rp 550.000,- dan kamar standart Rp 450.000,-. Tarif kamar sudah termasuk didalamnya Tax and service. Rata-rata occupancy rate hotel Mandiri adalah sebagai berikut: Bulan
332
Deluxe
Superior
Standart
Januari
82%
91%
76%
Februari
58%
65%
49%
Maret
68%
59%
71%
April
80%
70%
65%
Akuntansi Perhotelan Mei
59%
68%
91%
Juni
72%
89%
78%
Juli
93%
87%
78%
Agustus
76%
78%
91%
September
86%
76%
85%
Oktober
87%
98%
87%
Nopember
98%
79%
93%
Desember
98%
89%
99%
Dengan asumsi beban dari room departement mengikuti prosentase penjualan kotor kamar, sebagai berikut: Expenses
% Gross Sales
Payroll
11%
Taxes & Benefits
2%
Guest Room Supplies
1%
Laundry
2%
Linen & Glassware
0,5%
Stationery & Printing
0,2%
Guest Transportation
0,1%
Dari data tersebut buatlah budget laba-rugi untuk tahun depan! ↜oOo↝
333
Budget Operasional dan Pengendalian Budget Hotel
334
Lampiran-Lampiran
LAMPIRAN-1 Contoh pengembangan kode rekening yang bisa mempermudah pemahaman dan dapat dikembangkan sesuai ukuran usaha hotel dan menggunakan kode angka desimal. Kode rekening ini juga akan dipakai sebagai dasar pembahasan bab-bab pada buku ini. COMPANY NAME THE LEGEND HOTEL CHART OF ACCOUNT REPORT TITLE (C.O.A) GL ACCOUNT 1
DESCRIPTION ASSETS
GROUP ASSET
LEVEL GROUP
CASH & BANK CASH ON HAND
ASSET ASSET
Sub Group Sub Group
10100 10101
Clearing Account Petty Cash General Cashier
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
10102 10103
Petty Cash FB Cashier Petty Cash FO Cashier
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
10104 10105
Petty Cash Bar Cashier Petty Cash Minor Departement
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
Cash In Transit CASH ON BANK
ASSET ASSET
Detail Account Sub Group
10201 10202
Bank BCA Bank BNI
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
10203 10204
Bank Mandiri Bank BPD
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
10205 10211
Bank Permata Bank BCA Minor Departement
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
10212 10213
Bank BNI Minor Departement Bank Mandiri Minor Departement
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
10214 10215
Bank BPD Minor Departement Bank Permata Minor Departement
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
103 10301
TIME DEPOSIT Time Deposit BCA
ASSET ASSET
Sub Group Detail Account
10302 104
Time Deposit BNI ACCOUNTS RECEIVABLE TRADE
ASSET ASSET
Detail Account Sub Group
10401 10402
Guest Ledger City Ledger
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
10403
Credit Card
ASSET
Detail Account
10 101
10106 102
10404 10405
Employee Ledger Other Ledger
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
105 10501
PROVISION FOR DOUBTFUL AR Less : Provision for Doubtful AR
ASSET ASSET
Sub Group Detail Account
106 10601
OTHERS ACOOUNTS RECEIVABLE Advance to Employees
ASSET ASSET
Sub Group Detail Account
10602 10603
Advance to Manager Advance to Vendors
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
10604 10605
Advance Others Insurance Claims
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
10606 11
Others Receivables INVENTORIES
ASSET ASSET
Detail Account Sub Group
111 11101
FOOD INVENTORY Inventory - Food
ASSET ASSET
Sub Group Detail Account
112 11201
BEVERAGE INVENTORY Inventory - Beverage
ASSET ASSET
Sub Group Detail Account
113 11301
OPERATING SUPPLIES INVENTORY ASSET Inventory - Cleaning Supplies HK ASSET
Sub Group Detail Account
11302 11303
Inventory - Guest Supplies Inventory - Paper Supplies
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11304 11305
Inventory - Printing Supplies Inventory - Stationery Supplies
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11306 11307
Inventory - Bottle & Containers Inventory - Cigar & Cigarette
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11308 11309
Inventory - Gas LPG Inventory - Eng/Plumbing Supplies
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11310 11311
Inventory - Vehicles Supplies Inventory - Electrical Bulbs
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11312 11313
Inventory - Painting & Decoration Inventory - Air Conditioner Supplies
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11314 11315
Inventory - Building Material Inventory - Electrical Supplies
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11316 11317
Inventory - Furniture Supplies Inventory - Ground Landscaping
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11318 11319
Inventory - Fuel/Solar Inventory - Chinaware
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11320
Inventory - Glassware
ASSET
Detail Account
11321 11322
Inventory - Cattaleries Inventory - Linen
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
11323 11399
Inventory - Loundry Supplies Inventory - Others Material
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
114 11401
DRUGSTORE Inventory - Drugstore
ASSET ASSET
Sub Group Detail Account
121 12101
PREPAYMENT AND DEPOSITS Prepaid Salaries & Wages
ASSET ASSET
Sub Group Detail Account
12102 12103
Prepaid Insurance Prepaid Licences
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12104 12105
Prepaid Travelling Expenses Prepaid Lifeline Insurance
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12106 12107
Prepaid Marketing Prepaid Medical Insurance
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12108 12109
Prepaid Maintenance Computer Prepaid Others
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12110 12111
Deposit for Land Leases Deposit for Vehicles Leases
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
Deposit Other FIXED ASSETS
ASSET ASSET
Detail Account Sub Group
12200 12201
FA-Pra Project FA-Landrights
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12202 12203
FA-Construction in Progress FA-Buildings
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12204 12205
FA-Machinery & Toolls FA-Furniture Fitting & Equipment
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12206 12207
FA-stationery FA-Vehicles
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12208 12209
FA-Air Conditioner FA-Landscape
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12210 12211
FA-Interior & Design FA -Linen
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12212 12213
FA- Chinaware FA- Glassware
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12214 12215
FA- Cattaleries FA-Utensils
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12216
FA- Uniform
ASSET
Detail Account
12112 122
12217 12218
FA-Operating Kitchen Equipment FA-Cleaning Suplies (HK)
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
12219 123
FA-Guest Suplies RESERVE FOR FA & EQUIPMENT
ASSET ASSET
Detail Account Sub Group
131 13100
ACCUMULATED DEPRECIATION Acc. Amort - Pra Project
ASSET ASSET
Sub Group Detail Account
13101 13102
Acc. Amort - building Acc. Amort - Machinery & Tools
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
13103 13104
Acc. Amort - Furniture & Fitting Acc. Amort - Stationery
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
13105 13106
Acc. Amort - Vehicles Acc. Amort - Linen
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
13107 13108
Acc. Amort - Utensils Acc. Amort - Kitchen Equipment
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
DEFERRED CHARGES DEFERRED CHARGES
ASSET ASSET
Pre-Opening Expenses Other Grand Opening Expenses
ASSET ASSET
Detail Account Detail Account
Other Deferred Charges ACCUMULATED AMORTIZATION
ASSET ASSET
Detail Account Sub Group
Acc.Amort.-Pre Opening Expenses Acc.Amort.- Grand Opening Expenses Acc.Amort.-Other Deferred Charges
ASSET
Detail Account
ASSET
Detail Account
LIABILITIES ACCOUNTS PAYABLE
LIABILITY LIABILITY
Trade Creditor A/P Clearance
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
OTHERS ACCOUNTS PAYABLE Account Payable Contruction Project
LIABILITY LIABILITY
Sub Group Detail Account
20202 20203
Devidends Payable Payable On Land Leases
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
20204 20205
Other Payable Short Term Loan ( Working Capital )
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
WITH HOLDING PAYABLE Gouverment Tax (PHR)
LIABILITY LIABILITY
Sub Group Detail Account
Income Tax 21 Income Tax 25
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
14 141 14101 14102 14103 142 14201 14202 14203 2 201 20101 20199 202 20201
203 20301 20302 20303
ASSET
Sub Group Sub Group
Detail Account GROUP Sub Group
20304 20305
Service Charge Insurance
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
20306 20307
Loss & Breakage SDM Fund
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
20308 204
Payroll & Wages OTHERS PAYABLE
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Sub Group
20401 20402
Deposit From Guest Deposit From agents
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
20403 20404
Employee Tax Refundable Deposits Down Payment Creditor
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
SHORT TERM Short Term (Working Capital)
LIABILITY LIABILITY
Sub Group Detail Account
Short Term Loans (Owner) Short Term (IDC)
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
ACCRUED LIABILITIES ACCRUED TAXES
LIABILITY LIABILITY
Accrued Special benefits Income Tax PPH 25
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
OTHERS ACCRUED EXPENSES Accrued Management Fees
LIABILITY LIABILITY
Sub Group Detail Account
21202 21203
Accrued Interest on Leasing Accrued Electricity
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
21204 21205
Accrued Water Accrued Telephone
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
21206 21207
Accrued Room Comission Accrued Audit Fees
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
214 21401
LONG TERM LOAN Long Term Loans (Invesment)
LIABILITY LIABILITY
Sub Group Detail Account
21402 215
Long Term Loans (KI) RESERVES
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Sub Group
21501 21502
Reserve Relp. of Linen Reserve Relp. of Chinaware
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
21503 21504
Reserve Repl. of Glassware Reserve Repl. of Silverware
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
21505 21506
Reserve Repl. of Utensil Reserve Repl. of Uniform
LIABILITY LIABILITY
Detail Account Detail Account
21507
Reserve Repl. of FF & E
LIABILITY
Detail Account
205 20501 20502 20503 21 211 21101 21102 212 21201
Sub Group Sub Group
21508 21509
Reserve Repl. of Other Equipment Reserve for Bonus
LIABILITY LIABILITY
EQUITY SHARE HOLDER FUND
EQUITY EQUITY
Share Capital Retained Earning
EQUITY EQUITY
Detail Account Detail Account
30103 309
Profit or Loss Current Month ACCOUNT FOR PREVIOUS BALANCE
EQUITY EQUITY
Detail Account Sub Group
30901 40
Account Clearance For Prev. Balance REVENUE
EQUITY REVENUE
Detail Account GROUP
401
ROOMS REVENUE
REVENUE
Sub Group
Rooms Revenue
REVENUE
Detail Account
Rebate Rooms Revenue OTHERS ROOM REVENUE
REVENUE REVENUE
Detail Account Sub Group
40201 40202
Day Use No Show Fee
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
40203 40204
Extra Bed Meeting Room Rental
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
40205 40206
Upgrading Room Charge Cancellation Fee
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
Others Room Revenue REVENUE MEETING ROOM RENTAL REVENUE REVENUE
Detail Account Sub Group
3 301 30101 30102
40101 40199 402
40207 403 40301 40302
Detail Account Detail Account GROUP Sub Group
Meeting Room Rental Revenue Rebate Meeting Room Revenue
REVENUE REVENUE
FOOD & BEVERAGE FOOD REVENUE
REVENUE REVENUE
41101 41102
Food Revenue Restaurant Food Revenue Pool Bar
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
41103 41104
Food Revenue Mini Bar Food Revenue Room Service
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
41105 41106
Food Revenue Meal Coupon Others Food Revenue
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
412 41201
BEVERAGE REVENUE Beverage Revenue Restaurant
REVENUE REVENUE
Sub Group Detail Account
41202 41203
Beverage Revenue Lobby Bar Beverage Revenue Pool Bar
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
41204
Beverage Revenue Mini Bar
REVENUE
Detail Account
41 411
Detail Account Detail Account Sub Group Sub Group
41205 41206
Beverage Revenue Room Service Others Beverage Revenue
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
413 41301
FOOD & BEVERAGE REVENUE REBATE
Rebate Food Revenue
REVENUE REVENUE
Sub Group Detail Account
41302 420
Rebate Beverage Revenue DRUGSTORE
REVENUE REVENUE
Detail Account Sub Group
42001 42099
Drugstore Revenue Rebate Drugstore Revenue
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
COMMUNICATION Overseas Call Revenue
REVENUE REVENUE
Sub Group Detail Account
42102 42103
Long Distance Call Revenue Local Call Revenue
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
42104 42199
Telex & Fax Revenue Rebate Communication Revenue
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
422 42201
LAUNDRY Laundry Revenue
REVENUE REVENUE
Sub Group Detail Account
42299 423
Rebate Laundry Revenue OTHERS REVENUE
REVENUE REVENUE
Detail Account Sub Group
42301 42302
Massage & Spa Revenue Tour Revenue
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
42303 42304
Transport Revenue Gain Loss On Foreign Exchange
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
42305
REVENUE
Detail Account
REVENUE
Detail Account
42307
T&T- Akomodasi Revenue T & T - Commission & Other Revenue T & T - Tour Revenue
REVENUE
Detail Account
42308 42309
T & T - Transport Revenue Pool Revenue
REVENUE REVENUE
Detail Account Detail Account
Other Income OTHERS REVENUE REBATE
REVENUE REVENUE
Detail Account Sub Group
5
Rebate Others Revenue COST
REVENUE COST
Detail Account GROUP
501 50101
COST OF SALES Cost Of Food Sales
COST COST
Sub Group Detail Account
50102 50103
Cost Of Beverage Sales Cost Of Comunication Sales
COST COST
Detail Account Detail Account
50104 50105
Cost Of Laundry Sales Cost Of Drugstore Sales
COST COST
Detail Account Detail Account
421 42101
42306
42399 424 42401
6 601
EXPENSES ROOM DEVISION
EXPENSES EXPENSES
60101 60102
RM-Salary & Wages RM-Employee Benefit
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60103 60104
RM-Casual Labour & Overtime RM-Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60105 60106
RM-Employee Meals RM-Employee Medicals
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
602 60201
RM-OTHER EXPENSES RM-Commisions
EXPENSES EXPENSES
Sub Group Detail Account
60202 60203
RM-Reservation RM-Guest Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60204 60205
RM-Decoration RM-License & Tax
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60206 60207
RM-Prov. For Replacement RM-Laundry & Dry Cleaning
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60208 60209
RM-Cleaning Supplies RM-W Drink, F Basket, Cake
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60210 60211
RM-Guest Supllies RM-Others Operating Expenses
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60212 60213
RM-Comunication RM-Ground & Lanscaping
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60214 60215
RM-Printing & Stationery RM-Entertaiment
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60216 60217
RM-Uniform RM-Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
RM-Miscellaneous MEETING ROOM EXPENSES
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Sub Group
60301 60302
MR-Salary & Wages MR-Employee Benefit
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60303 60304
MR-Casual Labour & Overtime MR-Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60305 60306
MR-Employee Meals MR-Employee Medicals
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60311 60312
MR-Commisions MR-Decoration
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60313
MR-Linen , China, Glass, Silverware
EXPENSES
Detail Account
60299 603
GROUP Sub Group
60314 60315
MR-Cleaning Suplies MR-Welcome Drink
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60316 60317
MR-Guest Suplies MR-Printing & Stationary
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
60318 60319
MR-Miscellaneous MR-Entertaiment
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
FOOD & BEVERAGE FB SERVICE
EXPENSES EXPENSES
61101 61102
FB SERV-Salary & Wages FB SERV-Employee Benefits
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61103 61104
FB SERV-Casual Labour & Overtime FB SERV-Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61105 61106
FB SERV-Employee Meals FB SERV-Employee Medicals
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
FB KITCHEN FB KITC-Salary & Wages
EXPENSES EXPENSES
Sub Group Detail Account
61202 61203
FB KITC-Employee Benefits FB KITC-Casual Labour & Overtime
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61204 61205
FB KITC-Transportation FB KITC-Employee Meals
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
FB KITC-Employee Medicals FB-OTHER EXPENSES
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Sub Group
61301 61302
FB-Comissions FB-Kitchen Fuel
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61303 61304
FB-Food Testing FB-Spoilage, Loss & Damage
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61305 61306
FB-Paper Supplies FB-Kitchen Supplies
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61307 61308
FB-Linen, China, Glass, Silverware FB-Cleaning Supplies
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61309 61310
FB-Guest Supplies FB-Others Operating Expense
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61311 61312
FB-Menu & Wine List FB-Printing & Stationery
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61313 61314
FB-Postage & Telegraph FB-Comunication
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61315
FB-Laundry & Dry Cleaning
EXPENSES
Detail Account
61 611
612 61201
61206 613
Sub Group Sub Group
61316 61317
FB-Traveling Expense FB-Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
61318 61399
FB-Uniform FB-Miscellaneous
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
ADMINISTRATIVE & GENERAL AG-Salary and Wages
EXPENSES EXPENSES
Sub Group Detail Account
62102 62103
AG-Employee Benefit AG-Casual Labour & Overtime
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62104 62105
AG-Transportation AG-Employee Meals
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
AG-Employee Medicals AG-OTHER EXPENSES
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Sub Group
62201 62202
AG-Cash Over & Short AG-Credit Card Commision
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62203 62204
AG-Data Proccessing AG-Loss & Damage
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62205 62206
AG-Donations AG-Human Resources
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62207 62208
AG-Insurance AG-Proffesional Fee
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62209 62210
AG-Prov. For Doubtful Debts AG-License & Tax
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62211 62212
AG-Security AG-Entertainment
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62213 62214
AG-Other Operating Expense AG-Printing & Stationary
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62215 62216
AG-Postage & Telegraph AG-Comunication
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62217 62218
AG-Laundry & Dry Cleaning AG-Travelling Expense
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62219 62220
AG-Transportation AG-Bank Charges
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62221 62222
AG-Uniforms AG-Ceremonial & Praying
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
62223 62299
AG-Cleaning Supplies AG-Miscellaneus
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
HUMAN RESOURCES
EXPENSES
621 62101
62106 622
631
Sub Group
63101 63102
HR-Salary and Wages HR-Employee Benefit
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
63103 63104
HR-Casual Labour & Overtime HR-Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
63105 63106
HR-Employee Meals HR-Employee Medicals
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
632 63201
HR-OTHER EXPENSES HR-Recruitment
EXPENSES EXPENSES
Sub Group Detail Account
63202 63203
HR-Printing & Stationery HR-Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
63204 63205
HR-Employee Relation HR-Staff Party
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
63206 63207
HR-Training HR-Postage & Telegraph
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
63208 63209
HR-Comunication HR-Social Welfare / Sport
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
63210 63299
HR-Uniform HR-Miscellaneous
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
SALES & MARKETING SM-Salary and Wages
EXPENSES EXPENSES
Sub Group Detail Account
64102 64103
SM-Employee Benefit SM-Casual labour & Overtime
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64104 64105
SM-Transportation SM-Employee Meals
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
SM-Employee Medicals SM-OTHER EXPENSES
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Sub Group
64201 64202
SM-Direct Mail SM-Advertising-Magazines
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64203 64204
SM-Advertising-News Paper SM-Advertising-Production
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64205 64206
SM-Advertising-Trade SM-Advertising-Radio/TV/Video
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64207 64208
SM-Photography SM-Complimentary Guest
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64209 64210
SM-Give-Aways SM-Dues & Subscription
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64211
SM-Promotion Expense
EXPENSES
Detail Account
641 64101
64106 642
64212 64213
SM-Trade Shows SM-Trade Barter
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64214 64215
SM-Entertainment-In SM-Entertainment-Out
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64216 64217
SM-Printing & Stationery SM-Postage & Telegraph
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64218 64219
SM-Comunication SM-Travelling
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64220 64221
SM-Transportation SM-Uniform
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
64299 651
SM-Miscellaneous P.O.M.E.C
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Sub Group
65101 65102
PM-Salary and Wages PM-Employee Benefit
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65103 65104
PM-Casual Labour Overtime PM-Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65105 65106
PM-Employee Meals PM-Employee Medicals
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
652 65201
PM-OTHER EXPENSES PM-Recruitment
EXPENSES EXPENSES
Sub Group Detail Account
65202 65203
PM-Elektrical Equipment PM-Air Conditioning
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65204 65205
PM-Kitchen Equipment PM-Roads
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65206 65207
PM-Engineering Supplies PM-Floor Covering Repairs
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65208 65209
PM-Furniture PM-Ground & Landscaping
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65210 65211
PM-Pest Control PM-Mechanical
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65212 65213
PM-Operating Supplies PM-Electrical Bulbs
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65214 65215
PM-Vehicles PM-Painting & Decoration
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65216 65217
PM-Contract Maintenance PM-Licence & Tax
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65218
PM-Removal of Waste Matter
EXPENSES
Detail Account
65219 65220
PM-Plumbing Material PM-Printing & Stationery
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65221 65222
PM-Postage & Telegraph PM-Comunication
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65223 65224
PM-Laundry & Dry Cleaning PM-Travelling
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65225 65226
PM-Transportation PM-Uniform
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65299 653
PM-Miscellaneous PM-ENERGY COST
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Sub Group
65301 65302
PM-Fuel-Operational PM-Water
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65303 654
PM-Electricity PHONE EXPENSES
EXPENSES EXPENSES
Detail Account GROUP
PH-Printing & Stationary PH-Others Suplies
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
655 65501
LAUNDRY EXPENSES LD-Laundry Valet
EXPENSES EXPENSES
GROUP Detail Account
65502 65503
LD-Cleaning Suplies LD-Printing & Stationery
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65504 65505
LD-Laundry Suplies LD-Utility
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
656 65601
DRUGSTORE EXPENSES DR-Printing & Stationary
EXPENSES EXPENSES
GROUP Detail Account
65602 657
DR-Miscellaneus TOUR & TRAVEL EXPENSES
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Sub Group
65701 65702
T & T -Salary and Wages T & T -Employee Benefit
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65703 65704
T & T -Casual Labour Overtime T & T -Transportation
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65705 65706
T & T -Employee Meals T & T -Employee Medicals
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65711 65712
T & T -In & Out Promotion T & T -Entertaiment
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65713 65714
T & T -Printing & Stationary T & T -Postage & Telegraph
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
65715
T & T -Communication
EXPENSES
Detail Account
65401 65402
65716 65717
T & T -Transportation T & T -Uniform
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
T & T -Miscellaneous NON OPERATING EXPENSES
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Sub Group
70101 70102
Acc.DEPR - Pra Project Acc.DEPR - Buildings
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
70103 70104
Acc.DEPR - Machinery & Tools Acc.DEPR - FF & E
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
70105 70106
Acc.DEPR - Stationery Acc.DEPR - Vehicles
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
70107 70108
Acc.DEPR - Utensils Acc.DEPR - Linen
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
70109 70110
Acc.DEPR - Kitchen Equipment Acc.Amort.-PreOp Salaries & Rel.Exp
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
70111 70112
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
EXPENSES
Detail Account
70114 70115
Acc.Amort.-PreOp Recruit.&Training Acc.Amort.-PreOp A&G Expenses Acc.Amort.-PreOp Marketing Expenses Acc.Amort.-Pre Opening Expenses Acc.Amort.-Other Deferred Charges
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
70116 70117
Long Term - Interest Short Term - Interest
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
70119 70220
Tax - Bumi & Bangunan Tax - PPN
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
70221 70222
Tax - PPh psl 21 Tax - PPh psl 25
EXPENSES EXPENSES
Detail Account Detail Account
99101
OTHERS Rooms Available
OTHER OTHER
GROUP Detail Account
99102 99103
Rooms Occupied Double Occupancy
OTHER OTHER
Detail Account Detail Account
99104 99105
No Of Guest No Of FB Cover
OTHER OTHER
Detail Account Detail Account
99106 99998
No Of Days Dummy Account For Statistic
OTHER OTHER
Detail Account Detail Account
99999
Dummy Account For P/L
OTHER
Detail Account
65718 701
70113
9
Kode perkiraan atau kode rekening dapat dikembangkan sesuai dengan perkembangan usaha hotel. Penambahan kode perkiraan tidak boleh merubah struktur kode perkiraan secara keseluruhan. Contoh sederhana pengembangan kode perkiraan sebagai berikut: XXX. XX. XXX. XXX. XXX A B C D E A= Header kode perkiraan D= Devisi atau Wilayah B= Detail E= Sub Devisi atau Sub Wilayah C= Product cost
PERATURAN MENTERI TENAGA KERJA REPUBLIK INDONESIA NO. PER-02/MEN/1999 TENTANG PEMBAGIAN UANG SERVICE PADA USAHA HOTEL, RESTORAN DAN USAHA PARIWISATA LAINNYA
MENTERI TENAGA KERJA R.I.,
Menimbang:
Mengingat:
a.
Bahwa uang service pada usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainnya diperuntukkan bagi para pekerja sebagaimana tercantum dalam Surat keputusan Menteri Perekonomian No. 706/1956;
b.
Bahwa belum ada keseragaman di dalam pelaksanaan pembagian uang service sehingga menimbulkan permasalahan dalam bentuk berbagai tuntutan dan perselisihan hubungan industrial;
c.
Bahwa untuk memberikan perlindungan dan kepastian hukum bagi para pekerja dan pengusaha maka perlu ditetapkan dengan Peraturan Menteri.
1.
Undang-undang No. 3/1951 tentang Pernyataan Berlakunya Undang-undang Pengawasan Perburuhan No. 23/1948 dari Republik Indonesia untuk Seluruh Indonesia (Lembaran Negara No. 4/1951);
2.
Undang-undang No. 14/1969 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Mengenai Tenaga Lembaran Negara tahun Kerja (Lembaran Negara No. 55/1969, Tambahan Lembaran Negara No. 2912);
3.
Undang-undang No. 9/1990 tentang Kepariwisataan (Lembaran Negara No. 78/1990, Tambahan Lembaran Negara No. 3472);
4.
Peraturan Pemerintah No. 8/1981 tentang Perlindungan Upah;
5.
Keputusan Republik Indonesia No. 122/M/1998 tentang Pembentukan Kabinet Reformasi;
6.
Keputusan Menteri Perekonomian No. 706/1956 tentang Perusahaan Yang Menyediakan Tempat Penginapan Termasuk Makanan;
7.
Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM. 95 HK. 103/MPPT-87/1987 tentang Ketentuan Usaha dan Penggolongan Restoran;
8.
Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PER-05/MEN/1998 tentang Pendaftaran Organisasi Pekerja;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan:
PERATURANMENTERITENAGAKERJAREPUBLIK INDONESIA TENTANG PEMBAGIAN UANG SERVICE PADA USAHA HOTEL, RESTORAN, DAN USAHA PARIWISATA LAINNYA.
BAB I KETENTUAN UMUM
Pasal 1 Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: (1)
(2)
Usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainnya adalah setiap bentuk usaha baik milik swasta maupun milik negara yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa layanan akomodasi, makanan, minimum, dan atau jasa lainnya dengan pembayaran berdasarkan tarif yang telah ditetapkan. Pengusaha adalah: a. b.
c.
(3) (4)
(5)
(6)
Badan hukum yang menjalankan suatu usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainnya miliknya sendiri; Orang, persekutuan atau badan hukum yang secara berdiri sendiri menjalankan usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainnya yang bukan miliknya; Orang, persektutuan atau badan hukum yang berada di Indonesia mewakili usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainnya sebagaimana dimaksud dalam angka 1 dan angka 2, yang berkedudukan di luar Indonesia.
Pekerja adalah tenaga kerja yang bekerja pada pengusaha dengan menerima upah. Serikat Pekerja adalah organisasi pekerja yang bersifat mandiri, demokratis, bebas dan bertanggung jawab yang dibentuk dari, oleh dan untuk pekerja guna memperjuangkan hak dan kepentingan kaum pekerja dan keluarganya. Uang service adalah tambahan dari tarif yang sudah ditetapkan sebelumnya dalam rangka jasa pelayanan pada usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainya. Resiko kehilangan dan kerusakan adalah bagian uang service yang disisihkansebelum uang service dibagikan kepada para pekerja dan diperuntukkan bagi pengusaha untuk menanggung kerugian atau kerusakan alat perlengkapan hotel, restoran, dan usaha pariwisata lainnya yang berhubungan dengan tamu.
Pasal 2 (1)
Uang service merupakan milik dan menjadi bagian pendapatan bagi pekerja yang tidak termasuk sebagai komponen upah.
(2)
Pajak penghasilan atas uang service yang diterima masing-masing pekerja ditanggung sepenuhnya oleh pekerja yang bersangkutan.
(3)
Pemotongan pajak penghasilan atas uang service dilakukan bersamaan pada saat pembagian uang service oleh pengusaha dan bukti setoran pembayaran pajak ke Kas Negara disampaikan kepada pekerja sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
BAB II PENGUMPULAN DAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI, PEMBAGIAN DAN PENGAWASAN INTERN UANG SERVICE
Pasal 3 Pengumpulan dan pengelolaan administrasi uang service sebelum dibagi, dilakukan sepenuhnya oleh pengusaha.
Pasal 4 Pengelolaan uang service sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 wajib dilakukan terpisah dari operasional perusahaan.
Pasal 5 Setiap bulan menjelang uang service dibagikan, pengusaha wajib mengumumkan secara tertulis hasil perolehan uang service.
Pasal 6 (1)
Hasil perolehan uang service selama 1 (satu) bulan kalender setelah dikurangi untuk resiko kehilangan atau kerusakan dan pendayagunaan peningkatan kualitas sumber daya manusia wajib dibagi habis kepada pekerja yang berhak, paling lambat selama 30 (tiga puluh) hari bulan berikutya.
(2)
Pembagian uang service dilakukan sesuai dengan kesepakatan antara pengusaha dan pekerja yang ditetapkan sebelumnya.
Pasal 7 Pengawasan intern atas pengumpulan, pengelolaan administrasi uang service dilakukan oleh Lembaga Kerjasama Bipartit yang terdiri dari unsur pengusaha dan serikat pekerja dan wakil pekerja.
Pasal 8 (1)
Uang service yang dikumpulkan dapat dipotong oleh pengusaha yang besaarnya ditentukan sebagai berikut: a.
Untuk hotel berbintang 3 ke atas: 1).5 (lima) persen untuk resiko kehilangan dan kerusakan; 2).2 (dua) persen untuk pendayagunaan peningkatan kualitas sumber daya manusia; 3).93 (sembilan puluh tiga) persen dibagi habis untuk para pekerja.
b.
Untuk hotel berbintang 2 ke bawah, restoran dan usaha pariwisata lainnya: 1).8 (delapan persen untuk resiko kehilangan dan kerusakan; 2).2 (dua) persen untuk pendayagunaan peningkatan kualitas sumber daya manusia; 3).90 (sembilan puluh) persen dibagi habis untuk para pekerja.
(2)
Bagi usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainnya yang telah melakukan pemotongan kehilangan dan kerusakan sebesar persentase lebih kecil dari ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf a dan huruf b, tetap berlaku dan dilarang menyesuaikannya dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf a atau huruf b.
(3)
Bagi usaha hotel, restoran dan usaha pariwisata lainnya yang telah melakukan pemotongan kehilangan dan kerusakan sebesar persentase lebih besar dari ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf a dan b, wajib menyesuaikannya dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf a atau huruf b.
Pasal 9 (1)
Cara pembagian uang service yang tersedia untuk dibagikan kepada pekerja, diserahkan pelaksanaanya kepada pengusaha dengan mempertimbangkan azas pemerataan dan azas senioritas pekerja, yaitu separoh dibagi sama besar dan sisanya berdasarkan senioritas atau point.
(2)
Uang service sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) adalah uang service yang sudah terkumpul.
BAB III DANA PENDAYAGUNAAN PENINGKATAN KUALITAS SUMBER DAYA MANUSIA
Pasal 10 (1)
Pengelolaan dana sebesar 2 (dua) persen untuk pendayagunaan peningkatan kualitas sumber daya manusia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf a angka 2) dan b angka 2) diserahkan kepada Lembaga Kerjasama Bipartit perusahaan yang bersangkutan.
(2)
Pengawasan intern terhadap pengelolaan dana yang dilaksanakan Lembaga Kerjasama Bipartit dilakukan oleh wakil pengusaha dan wakil pekerja yang ditunjuk oleh Lembaga Kerjasama Bipartit perusahaan yang bersangkutan.
(3)
Bagi perusahaan yang belum terbentuk Kerjasama Bipartit, pengelolaan dana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diserahkan kepada wakil pekerja.
BAB IV PEKERJA YANG BERHAK MENDAPAT UANG SERVICE
Pasal 11 (1)
Pekerja yang berhak mendapat uang service adalah: a. b. c. d. e.
(2)
Pekerja yang telah melewati masa percobaan; Pekerja yang terikat pada kesepakatan kerja waktu tertentu; Pekerja yang sedang menjalani cuti tahunan, cuti melahirkan atau gugur kandungan; Pekerja yang dengan ijin pengusaha sedang menjalankan tugas negara, kepramukaan, organisasi pekerja dan atau ibadah keagamaan; Pekerja lainnya sesuai kesepakatan antara pengusaha dan pekerja.
Pekerja yang putus hubungan kerjanya sebelum saat pembagian uang service berhak mendapat uang service terakhir secara prorata.
Pasal 12 (1)
Pekerja yang oleh sesuatu alasan apapun dipekerjakan kembali berhak mendapat uang service sejak yang bersangkutan mulai bekerja kembali.
(2)
Pekerja tidak berhak atas ganti rugi uang service yang sempat dihentikan pembayarannya selama Pekerja tidak bekerja.
Pasal 13 (1)
Usaha hotel dengan klasifikasi Hotel Berbintang selambat-lambatnya 6 (enam) bulan sejak berlakunya peraturan ini wajib menyesuaikan dan melaksanakan ketentuan Peraturan Menteri ini.
(2)
Usaha hotel dengan klasifikasi Hotel Non Bintang (melati), restoran dan usaha pariwisata lainnya selambat-lambatnya 12 (dua belas) bulan sejak berlakunya peraturan ini wajib menyesuaikan dan melaksanakan Peraturan Menteri ini.
BAB V SANKSI
Pasal 14 Pengusaha yang melanggar ketentuan sebagaiman dimaksud dalam Pasal 4, Pasal 5, Pasal 6 ayat (1), Pasal 8 ayat (1) dan ayat (2) dan Pasal 13 Peraturan Menteri ini. Diancam dengan hukuman sesuai dengan ketentuan Pasal 17 Undang-undang No. 14/1969.
BAB VI KETENTUAN PENUTUP
Pasal 15 Pengawasan terhadap ditaatinya Peraturan Menteri ini dilakukan oleh Pegawai Pengawas Ketenagakerjaan.
Pasal 16 Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di: Jakarta, Pada tanggal: 11 Maret 1999. Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia,
FAHMI IDRIS
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
SALINAN PERATURAN MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 43/PMK.010/2015 TENTANG KRITERIA DAN/ATAU RINCIAN JASA PERHOTELAN YANG TIDAK DIKENAI PAJAK PERTAMBAHAN NILAI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 7 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah Sebagaimana Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan Undang-Undang Nomor 42 Tahun 2009 tentang Perubahan Ketiga atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah, perlu menetapkan Peraturan Menteri Keuangan tentang Kriteria dan/atau Rincian Jasa Perhotelan yang Tidak Dikenai Pajak Pertambahan Nilai; Mengingat
: Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah Sebagaimana Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan Undang-Undang Nomor 42 Tahun 2009 tentang Perubahan Ketiga atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 4, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5271);
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI KEUANGAN TENTANG KRITERIA DAN/ATAU RINCIAN JASA PERHOTELAN YANG TIDAK DIKENAI PAJAK PERTAMBAHAN NILAI. Pasal 1 Jenis jasa yang tidak dikenai Pajak Pertambahan Nilai adalah jasa tertentu dalam kelompok jasa perhotelan. Pasal 2 (1) Kelompok jasa perhotelan yang tidak dikenai Pajak Pertambahan Nilai sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 meliputi: a. jasa penyewaan kamar, termasuk tambahannya di hotel, rumah penginapan, motel, losmen, dan hostel, serta fasilitas yang terkait dengan kegiatan perhotelan untuk tamu yang menginap; dan b. jasa penyewaan ruangan untuk kegiatan acara atau pertemuan di hotel, rumah penginapan, motel, losmen, dan hostel. (2) Yang dimaksud dengan tambahannya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan fasilitas penunjang yang terkait secara langsung dengan jasa penyewaan kamar, antara lain pelayanan kamar (room service), air conditioning, binatu (laundry and dry cleaning), kasur tambahan (extrabed), furnitur dan perlengkapan tetap (fixture), telepon, brankas (safety box), internet, televisi satelit/kabel, dan minibar. (3) Fasilitas yang terkait dengan kegiatan perhotelan untuk tamu yang menginap sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan fasilitas yang terkait secara langsung dengan kegiatan jasa penyewaan kamar dan semata-mata diperuntukkan bagi tamu yang menginap, antara lain fasilitas olah raga dan hiburan, fotokopi, teleks, faksimile, dan transportasi hotel (kendaraan antar-jemput) yang sematamata untuk tamu yang menginap. Pasal 3 (1) Tidak termasuk kelompok jasa perhotelan yang tidak dikenai Pajak Pertambahan Nilai sebagaimana dimaksud dalam Pasal
2 ayat (1) antara lain: a. jasa penyewaan ruangan untuk selain kegiatan acara atau pertemuan di hotel, rumah penginapan, motel, losmen, dan hostel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b, antara lain penyewaan ruangan untuk anjungan tunai mandiri (ATM), kantor, perbankan, restoran, tempat hiburan, karaoke, apotek, toko retail, dan klinik; b. jasa penyewaan unit dan/atau ruangan, termasuk tambahannya, di apartemen, kondominium, dan sejenisnya, serta fasilitas penunjang terkait lainnya; dan c. jasa biro perjalanan atau perjalanan wisata yang diselenggarakan oleh pengelola jasa perhotelan. (2) Pengecualian jasa penyewaan unit dan/atau ruangan, termasuk tambahannya, di apartemen, kondominium, dan sejenisnya, serta fasilitas penunjang terkait lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dari kelompok jasa perhotelan yang tidak dikenai Pajak Pertambahan Nilai, didasarkan atas izin usahanya. Pasal 4 Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Maret 2015 MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
BAMBANG P.S. BRODJONEGORO
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Maret 2015 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
YASONNA H. LAOLY
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2015 NOMOR 361
