Analisis Aliran Kerja Dan Struktur Organisasi [PDF]

Citation preview

I.



ANALISIS ALIRAN KERJA DAN STRUKTUR ORGANISASI Analisis arus kerja (work flow analysis) mempelajari cara kerja dalam bergerak



melewati organisasi dan biasanya dimulai dengan pemeriksaan hasil yang diinginkan dan actual (barang dan jasa) dalam bentuk kuantitas dan kualitas. Hal ini dapat dicontohkan pada sebuah perusahaan, keperluan listrik, dimana apabila seorang pelanggan menelpon dan mengadukan adanya keluhan karena pelayanan, seorang perwakilan layanan pelanggan biasanya menerima informasi tersebut dalam basis data yang kemudian akan dilanjutkan oleh seorang petugas di departemen operasi yang dapat mengakses basis data tersebut untuk menyuruh seorang ahli teknik saluran telpon memperbaiki problematika tersebut. Setelah analisis arus kerja dapat memberikan pemahaman tentang bagaimana kerja itu dilaksanakan penyusunan ulang menghasilkan perubahan-perubahan yang dibutuhkan dalam akses bisnis. Penyusunan ulang proses bisnis berfokus pada kerja dan pekerjaan serta bagaimana mereka harus berkembang. Penyusunan ulang terdiri dari beberapa tahap yaitu : 1. Berpikir ulang, mengevaluasi bagaimana suatu pekerjaan dapat mempengaruhi kepuasaan pelanggan. 2. Merancang ulang, menganalisis bagaimana menggabungkan pekerjaan dan arus kerja untuk tujuan yang ingin dicapai. 3. Memperbaiki alat-alat, menggunakan teknologi sebagai peluang untuk meningkatkan kualitas produk dan jasa dengan tujuan mencapai kepuasan pelanggan (Malthis, Robert & Jacson, John, 2006)



II.



ANALISIS JABATAN



A. Definisi Menurut definisi yang dikemukakan oleh sejumlah lembaga dan para ahli analisis jabatan adalah: 1. purposeful, systematic process for collecting information on the important workrelated aspect of a job (proses sistematis dengan tujuan tertentu untuk mengumpulkan informasi tentang aspek-aspek terkait dengan pekerjaan dari sebuah jabatan) 2. The process used to identify the tasks, process, or function that make up the responsibilities of a job (proses yang digunakan untuk mengidentifikasikan tugas-



tugas, proses-proses, atau fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawab sebuah jabatan) Analisis jabatan menghasilkan dua informasi pokok yaitu : 1. Deskripsi jabatan, dokumen yang menguraikan tugas-tugas, proses-proses atau fungsi-fungsi yang menjadi bagian dari tanggung jawab karyawan. 2. Spesifikasi jabatan, Uraian tentang pengetahuan keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi penting sebuah jabatan secara memuaskan. Setiap perusahaan yang menginginkan kemajuan bagi perusahaannya tentu harus melakukan analisis jabatan pada situasi tertentu : 1. Pada saat organisasi itu didirikan 2. Pada saat diciptakannya jabatan baru 3. Pada saat jabatan atau pekerjaan berubah secara signifikan B. Tujuan dan Metode Analisis jabatan Setiap organisasi harus memiliki cara sistematis untuk menentukan pekerja-pekerja dalam menjalankan fungsi dan tugas yang spesifik oleh karena itu, pondasi utama organisasi adalah serangkaian jabatan atau pekerjaan yang dijalankan oleh para karyawannya. Hal ini berfungsi sebagai mekanisme untuk mengkoordinasikan dan menghubungkan beragam aktifitas organisasi yang memang diperlukan untuk keberhasilan organisasi. Pengumpulan informasi ini sendiri dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa teknik sebagai berikut : 1. Angket terstruktur, dengan cara ini kepada para pekerja disajikan daftar tugas-tugas, daftar perilaku kerja 2. Pengamatan, mengamati sekelompok pekerja dalam melakukan sebuah pekerjaan. 3. Wawancara, melakukan wawanacara terhadap pekerjaan yang tidak dapat menggunakan analisis contohnya: penerbang dan arsitek. 4. Catatan karyawan, analisis menyandarkan pada catatan karyawan tentang apa,mengapa dan bagaimana ia melakukan pekerjaan. 5. Kinerja, hal ini berkaitan dengan analisis mengenai kinerja karyawan itu sendiri 6. Kombinasi, yakni perpaduan antara metode-metode di atas. C. Perencanaan analisis jabatan Perencanaan pengumpulan informasi jabatan dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menetukan informasi umum tentang organisasi dan jabatan dan cara memperolehnya



2. Metode pengumpulan data, memilih pendekatan individual atau melalui pengambilan sampel. D. Prosedur analisis jabatan Dalam kajian yang dilakukan oleh Siegel dan Lane menyebutkan tiga jenis prosedur analisis jabatan yaitu : 1. Prosedur yang berorientasi pada jabatan, analisis yang dilakukan menekankan kepada hasil akhir pada jabatan tertentu. 2. Prosedur yang berorientasi pada sifat, analisis yang menekankan pada kemampuan yang mempengaruhi kinerja yang memuaskan. 3. Prosedur yang berorientasi pada pekerja, analisis yang menekankan pada apa yang dilakukan oleh pekerja agar memperoleh hasil tertentu. Dalam prosedur ini, terdapat beberapa pendekatan sebagaimana dapat diuraikan : a. Critical incidents Technique (CIT), dalam tehnik ini pekerja diminta memberikan kejadian yang bersifat kritis terhadap keberhasilan atau kegagalan kerja b. Position Analysis Quostionaire (PAQ), yaitu sebuah angket analisis jabatan terstruktur



yang



menggunakan



pendekatan



daftar



checklist



untuk



mengidentifikasikan unsur-unsur jabatan. c. Functional Job Analysis (FJA), pendekatan ini mempunyai 2 tujuan yakni : 1.) Untuk menetukan pola klasifikasi jabatan lebih dulu dan 2.) Untuk mengorganisasikan informasi dari beberapa sumber (wawancara, observasi kajian atas background information, pertimbangan analis) yang berkaitan dengan klasifikasi tertentu (Marwansyah, 2010).



E. Langkah-langkah dalam analisis jabatan



MengkajiOrganisasi Organisasi Mengkaji secarakeseluruhan keseluruhan secara & kesesuaian tiap & kesesuaian tiap jabatan jabatan



Menetukan Menetukan bagaimana bagaimana informasi analisis informasi analisis jabatanakan akan jabatan digunakan digunakan



Menggunakan informasi dari langkah 1-6 untuk : Perancangan Jabatan Perencanaan SDM Menyiapkan Menyiapkan spesifikasi jabatan spesifikasi jabatan



MemilihjabatanjabatanMemilih jabatan yang akandidi jabatan yang akan analisis analisis



Rekrutmen dan Seleksi Pelatihan dan pengembangan Penilaian kinerja Balas Jasa / Kompensasi Kepatuhan pada regulasi



Menyiapkanuraian uraian Menyiapkan jabatan jabatan



Mengumpulkandata data Mengumpulkan denganteknik teknik dengan analisis jabatan analisis jabatan tertentu tertentu



III.



DESAIN PEKERJAAN Dua persoalan yang paling penting dari manajer SDM adalah prduktifitas karyawan



(employee productivity) dan kepuasan kerja (job satisfication). Desain pekerjaan menentukan bagaimana pekerjaan dilakukan, dan oleh karena itu sangat mempengaruhi perasaan karyawan terhadap sebuah pekerjaan, seberapa besar pengambilan keputusan karyawan yang dibuat dalam pekerjaannya dan seberapa banyak tugas yang harus diselesaikan oleh karyawan. Desain pekerjaan merujuk pada pengaturan tugas, kewajiban dan tanggung jawab menjadi sebuah unit kerja yang produktif. Oleh karena itu, yang dimaksud dengan desain pekerjaan adalah proses penetuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya dalam organisasi. Rancangan pekerjaan mendapat perhatian yang lebih besar karena 3(tiga) alasan utama : -



Rancangan pekerjaan dapat mempengaruhi kinerja dalam pekerjaan–pekerjaan tertentu terutama pekerjaan-pekerjaan dimana motivasi karyawan dapat membuat perbedaan yang



-



besar Rancangan pekerjaan dapat mempengaruhi kepuasan kerja dikarenakan para pekerja



-



lebih menyenangi pekerjaan tertentu dibandingkan yang lain. Rancangan pekerjaan dapat mempengaruhi kesehatan fisik dan mental akibat pekerjaan terkadang menimbulkan gangguan kesehatan baik fisik dan mental.



Faktor-faktor yang mempengaruhi desain pekerjaan Dalam



mendesain



pekerjaan



tentu



saja



terdapat



faktor-faktor



yang



harus



politis



dalam



dipertimbangkan, antara lain: 1. Faktor Lingkungan a. Sistem Politis,



semua



organisasi



dipengaruhi



oleh



sistem



lingkungannya, dikarenakan setiap organisasi harusnya mematuhi undang-undang lokal negara dan internasional. b. Ekspetasi-ekspetasi Sosial, kemampuan menerima sebuah desain pekerjaan sebagai akibat dari ekspetasi-ekpetasi sosial, sebagai contoh mengalirnya tenaga-tenaga kerja kasar dari desa ke kota besar. 2. Faktor Organisasional



a. Otomasi,



keputusan



manajer



untuk



mempertimbangkan



redesain



pekerjaan



menyangkut apakah mereka ingin mengotomasikan pekerjaan dan sampai sejauh mana. b. Teknologi, dengan penggunaan teknologi akan mempermudah para manajer dalam mengoptimalkan desain kerja bagi pekerja sehingga pekerjaan tersebut menjadi lebih mudah (tentunya dalam hal ini manajer juga harus mempertimbangkan soft skill SDM yang dimiliki). c. Integrasi Fungsional Silang, tindakan mengkombinasikan beberapa fungsi pekerjaan kedalam sebuah pekerjaan. 3. Faktor Keprilakuan a. Bauran Keahlian Kumpulan Tenaga Kerja, strategi seorang manajer perusahaan dalam menempatkan pekerjanya pada posisi yang tepat (the right man in the right place). b. Perancangan Pekerjaan-Pekerjaan yang Sesuai dengan Kebutuhan-Kebutuhan Para Karyawan dan Teknologi, strategi yang digunakan manajer untuk mendesain kebutuhan-kebutuhan teknologi disesuaikan dengan kemampuan para penggunanya. Hal ini berkaitan dengan pengakuan pentingnya pengintegrasian sistem sosial dengan sistem teknik. Teknik-Teknik Desain Pekerjaan 1. Simplifikasi Pekerjaan, yang berarti bahwa pekerjaan dapat dibagi kedalam tugas-tugas yang sederhana dan berulang-ulang yang memaksimalkan efisiensi. 2. Rotasi Pekerjaan, yaitu mutasi seroang individu secara sistematis dengan tujuan memperlajari sesuatu dari setiap posisi dan apa tujuan serta fungsi dari berbagai unit organisasi. 3. Pemekaran Pekerjaan, yaitu suatu teknik dimana fungsi awal suatu pekerjaan dikembangkan menjadi fungsi yang lebih luas tetapi dikerjakan oleh karyawan yang sama. 4. Pemerkayaan Pekerjaan, yaitu teknik yang merancang pekerjaan-pekerjaan dalam caracara yang membantu para pemangku jabatan memuaskan kebutuhan mereka akan pertumbuhan, pengakuan dan tanggungjawab (Simamora, Henry, 1997).



Daftar Pustaka : 1. Henry Simamora. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. STIE YKPN. Jakarta. Edisi Kedua. 2. Marwansyah. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Alfabeta. Bandung. Edisi Kedua. 3. Robert L. Malthis, John H. Jacson. 2006. Human Resource Management. Salemba Empat. Jakarta. Edisi Sepuluh.