Aneka Surat Bisnis [PDF]

Citation preview

ANEKA SURAT BISNIS Macam-macam surat bisnis antara lain: 1. Surat Perkenalan Merupakan surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli. Informasi tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah: a. nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya b. gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai c. pekerjaan/projek yang pernah ditangani d. harapan atau prospek yang di kehendaki oleh penjual e. khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri tanda daftar rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Contoh surat perkenalan : surat perkenalan perusahaan yang bergerak di bidang peralatan kantor dan sekolah. 2. Surat Permintaan Penawaran Merupakan surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran, dengan bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan: a. nama dan jenis barang serta spesifikasi: tipe, ukuran, kualitas, kapasitas, dan sebagainya b. harga satuan, potongan, brosur, cara pembayaran, dan cara penyerahan



c. kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, sebagai layanan purna jual (after sales service). Contoh surat permintaan penawaran : surat permintaan penawaran peralatan kantor dan sekolah. 3. Surat Penawaran Merupakan surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa yang sekaligus sebagai upaya untuk menarik minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan. Surat penawaran dapat dibedakan atas dua macam: 1.



Penawaran atas inisiatif penjual, dikirim oleh penjual atas inisiatifnya mempunyai kedudukan yang lemah, karena surat jual itu belum tentu diharapkan oleh calon pembeli. Biasanya dalam surat penawaran penjual dapat dengan leluasa mempromosikan barang atau jasa.



2.



Penawaran sebagai balasan surat permintaan penawaran, isinya terikat dan terbatas hanya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli.



Syarat-syarat surat penawaran yang baik antara lain: a. bahasanya menarik b. isi surat tidak



bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang



ditawarkan c. isi surat



memotivasi pembaca untuk ingin tahu lebih lanjut tentang



sesuatu yang ditawarkan d. surat penawaran berisi keterangan yang lengkap dan dilampiri gambargambar. Dalam penulisan surat penawaran harus pula menguasai sifat-sifat penawaran yang terdiri atas: 1. Penawaran bebas, adalah jenis penawaran dengan syarat jual beli yang tidak terikat oleh jangka waktu tertentu, artinya jika sewaktu-waktu ada perubahan, baik harga, mutu maupun jenis produk penjual tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu.



2. Penawaran berjangka, adalah jenis penawaran dengan syarat jual beli dan harga barang yang hanya berlaku dalam jangka waktu tertentu 3. Penawaran terikat, adalah jenis penawaran dengan syarat jual beli dan harga terikat,



artinya



bila



sewaktu-waktu



ada



perubahan,



penjual



harus



memberitahukan terlebih dahulu. Contoh surat penawaran : surat penawaran peralatan kantor, surat penawaran mesin-mesin kantor, surat penawaran laptop, dll. 4. Surat Pemesanan Surat pemesanan (order) adalah surat yang dibuat oleh seseorang, sekelompok orang, atau organisasi untuk melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pihak lain guna memenuhi berbagai kebutuhan mereka. Surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan, serta perlu dicantumkan : a. nama, jenis, tipe, dan ciri-ciri lain barang yang dipesan, b. jumlah pesanan c. harga per unit barang d. cara pembayaran, cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki, dan e. waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan. Contoh surat pemesanan : surat pemesanan computer, surat pemesanan buku, surat pemesanan peralatan kantor, dll. 5. Surat Penerimaan Pesanan Merupakan surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan. Isi surat penerimaan pesanan adalah pernyataan penjual dapat memenuhi pesanan, sekaligus menyampaikan waktu untuk persiapan dan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Manfaat surat penerimaan pesanan antara lain agar: a. pemesan merasa tenang, karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual



b. pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain c. pemesan dapat mempersiapkan segala yang diperlukan sebelum barang yang dipesan tiba d. apabila barang yang dipesan itu untuk dijual lagi oleh pemesan, pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barang yang dipesan belum tiba. 6. Surat Konfirmasi Pesanan Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama barang, jumlah, harga, dan syarat jual beli lainnya, seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain, yang tujuannya untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju, lembar asli harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan 7. Surat Penolakan Pesanan Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis, namun dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin. Penyebab penjual terpaksa menolak pesanan, dapat dikarenakan barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, atau tidak tercapai kesesuaian terkait cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara pembayaran yang diusulkan oleh pemesan. 8. Surat Pengiriman Pesanan Pengiriman pesanan dari penjual kepada pembeli sudah pasti memakai surat, paling tidak surat pengantar barang. Untuk bukti penerimaan barang, pemesan harus membuat atau menandatangi surat tanda terima. Jika jarak antar penjual dan pembeli cukup jauh (antarkota, antarpulau, atau antarnegara), diperlukan jasa pihak lain sebagai perantara. Akibatnya pengiriman pesanan akan memerlukan dokumen yang lebih banyak, seperti kuitansi, faktur, daftar rincian barang dan surat pengantar barang.



Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan dengan keterangan: a)



berdasarkan order yang mana barang dikirim;



b)



jenis barang apa saja yang dikirim;



c)



berapa jumlah barang yang dikirim;



d)



dengan alat angkut apa barang dikirim;



e)



dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan itu.



Contoh surat pengiriman pesanan : Surat pengiriman pesanan laptop, surat pengiriman pesanan alat tulis kantor, dll. 9. Surat Pengaduan Surat pengaduan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara-cara yang baik (sopan, ramah, dan tidak emosional) karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi/jawaban terbaik bagi kedua belah pihak. Contoh kekecewaan, ketidakpuasan pelanggan : barang yang diterima dalam kondisi tidak baik (cacat, rusak, kadaluarsa), jumlah produk yang diterima kurang (tidak sesuai dengan pemesanan/permintaan), kesalahan menghitung jumlah tagihan (jumlah tagihan lebih besar daripada yang seharusnya), dan pelayanan yang kurang baik (tidak ramah, masa bodoh/tidak peduli) 10. Surat Penagihan Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yang telah ditentukan. Dalam menulis surat penagihan, harus memperhatikan tata acara penulisan surat yang baik, yaitu menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak berbelit-belit, memilih kata yang sudah familier (sudah dikenal), dan memilih Bahasa yang spontan (tidak emosional). Contoh surat penagihan : Surat penagihan pembayaran buku, surat penagihan pembayaran motor, dll. Pengiriman surat penagihan dilakukan dengan beberapa tahap, yaitu:



1.



surat penagihan pertama, berisi permintaan agar debitur membayar



utangnya 2.



surat penagihan kedua, berisi peringatan petama karena debitur lalai



membayar utangnya 3.



surat penagihan ketiga, berisi peringatan kedua, dan dapat disertai



ancaman: bila sampai tanggal tertentu debitur tidak membayar utangnya, kreditur akan menagih melalui inkaso bank, bila bank dilibatkan dalam transaksi. 4.



surat penagihan keempat, berisi peringatan ketiga (peringatan terakhir



dan dapat disertai ancaman: bila sampai tanggal tertentu debitur tidak melakukan pembayaran, kreditur akan mengadu kepada pihak pengadilan perdata. 11. Surat referensi bank dan referensi dagang Referensi bank adalah referensi yang dikeluarkan oleh bank. Sedangkan referensi dagang adalah referensi dari perusahaan. Biasanya surat referensi diberikan secara rahasia oleh pihak yang memberi referensi kepada pihak yang meminta referensi. Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan apabila berhadapan dengan nasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli, misalnya, berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan untuk pertama kalinya dan ingin membeli barang secara kredit, maka perusahaan memerlukan referensi dari bank atau perusahaan lain untuk mengetahui kredibilitas atau credit worthiness calon pembeli, apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak. 12. Surat Perjanjian Surat Perjanjian adalah surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu dengan pihak yang lain tentang suatu hal. Yang digunakan untuk membuat surat perjanjian adalah surat bersegel ataupun surat yang dilengkapi dengan nilai materai tertentu (misalnya bermaterai Rp. 6000,00). Melalui surat perjanjian tersebut, kedua belah pihak yang terkait harus menyepakati apa saja yang ada di dalamnya. Jika salah satu pihak yang terikat dalam perjanjian tersebut ingkar, atau tidak mengakui isinya sebagian atau



seluruhnya, pihak lain dapat mengajukan tuntutan atau gugatan secara hukum kepada pihak yang berwenang. Contoh surat perjanjian yang berkaitan dengan dunia bisnis : surat perjanjian jual beli, surat perjanjian sewa-menyewa, surat perjanjian kerja sama, dan



surat



perjanjian pemborongan.



Sumber : PDF Surat Bisnis Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta: Erlangga Hastuti.



2014.



Macam-macam



Surat



Bisnis



dan



Contohnya.



http://nurhastuti28.blogspot.com/2014/06/macam-macam-surat-bisnis-dancontohnya_23.html?m=1