Arsiparis Pemula [PDF]

Citation preview

INFORMASI JABATAN 1.



Nama Jabatan : Arsiparis Pemula



2.



Kode Jabatan : -



3.



Unit Organisasi Eselon I : Eselon II : Eselon III : Eselon IV :



4.



Kedudukan dalam Struktur Organisasi : Eselon III



Eselon IV



Eselon IV



Eselon IV



JFU



JFU Arsiparis Pemula 5.



Ikhtisar Jabatan : Mencatat, mendistribusikan, menggandakan dan menyimpan surat atau dokumen atau arsip berdasarkan ketentuan dan arahan pimpinan untuk kelancaran proses administrasi.



6.



Uraian Tugas : 1. Mencatat surat/dokumen yang masuk dan mendistribusikannya berdasarkan disposisi pimpinan kepada pejabat terkait. 2. Menggandakan surat/dokumen/arsip berdasarkan permintaan. 3. Menyusun indeks/daftar arsip sesuai abjad dan tanggal proses surat masuk untuk kelancaran proses administrasi. 4. Melakukan retensi arsip di lingkungan unit kerja/ UPT untuk mendukung kelancaran pelaksanaan pekerjaan. 5. Melaksanakan pemusnahan surat/dokumen/arsip dengan menggunakan alat penghancur kertas berdasarkan arahan pimpinan. 6. Melaksanakan e-filing/e-archive melalui aplikasi untuk kemudahan pencarian arsip surat/dokumen. 1



7. Menyusun laporan keluar masuk surat di lingkungan bagian Biro Hukum dan Organisasi. 8. Menyusun laporan sesuai dengan pelaksanaan kegiatan sebagai pertanggungjawaban kepada pimpinan. 9. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan. 7.



Bahan Kerja : No Bahan Kerja 1. Surat/dokumen/arsip 2. 3.



8.



9.



1.



Catatan harian Disposisi pimpinan



Perangkat/Alat Kerja : No Perangkat Kerja 1. Komputer/Laptop, Printer, Flash disk, Alat komunikasi, Jaringan internet, Telepon dan Mesin Fax, Mesin Fotokopi, dan Alat Tulis Kantor. 2. Pedoman Tata Naskah Dinas 3. Aplikasi e-filing/ e-archive 4. Alat penghancur kertas



2. 3.



Penggunaan Dalam Tugas Pencatatan, pendistribusian dan penggandaan surat/dokumen, serta retensi arsip. Penyusunan laporan kegiatan Pelaksanaan tugas lain-lain



Digunakan Untuk Tugas Pelaksanaan tugas sehari-hari



1.



2.



Pencatatan surat/dokumen serta pemberian lembar disposisi Pelaksanaan e-filing/e-archive Pemusnahan surat/dokumen/arsip



3. 4.



Hasil Kerja : No Hasil Kerja 1) 1. Proses Distribusi surat/dokumen 2. Indeks Arsip/ Daftar Arsip 3. Laporan Retensi Arsip 4. Hasil E-filing/E-archive 5. Pemusnahan surat/dokumen/arsip 6. Laporan keluar-masuk 7. Surat/dokumen/disposisi 8. Laporan pelaksanaan tugas 9. Laporan tugas lain-lain



10. Tanggung Jawab : a. Kelengkapan surat/dokumen/berkas b. Kelengkapan peralatan kerja c. Kecepatan pendistribusian surat/dokumen/berkas d. Kelancaran proses pelaksanaan tugas pimpinan



2



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Satuan Hasil 2) Kegiatan Dokumen Dokumen Dokumen Kegiatan Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen



11.



Wewenang : a. Menilai kelengkapan surat atau dokumen masuk untuk pimpinan b. Menggunakan peralatan kerja yang tersedia



12.



Korelasi Jabatan : No



Jabatan



Unit Kerja/ Instansi



Dalam Hal



1.



Kepala Subbagian Biro Hukum dan 1. Pelaksanaan tugas dan Tata Usaha Organisasi pelaporan 2. Caraka 2. Koordinasi Pelaksanaan Sekretaris tugas 13. Kondisi Lingkungan Kerja : No Aspek Faktor 1. Tempat kerja Di dalam ruangan 2. Suhu Dingin tanpa perubahan 3. Udara Sejuk 4. Keadaan Ruangan Cukup 5. Letak Datar 6. Penerangan Terang 7. Suara Tenang 8. Keadaan tempat kerja Bersih 9. Getaran Tidak ada 14.



15.



Resiko Bahaya : No Fisik / Mental Tidak ada



Penyebab -



SyaratJabatan : a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur/II.c b.



Pendidikan



: DIII Arsiparis/Sederajat



c.



Kursus/Diklat 1) Penjenjangan 2) Teknis



: Diklat Prajabatan : Tata persuratan



d.



Pengalaman kerja



:-



e.



Pengetahuan kerja : Pengelolaan arsip, tata usaha, administrasi



f.



Keterampilan kerja : Menguasai aplikasi Ms Office dan internet



g.



Bakat Kerja : 1) G (intelegensia) Kemampuan belajar secara umum 2) Q (ketelitian) Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam table 3



h.



Temperamen Kerja : REPCON (Repettive, Continously) Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu



i.



Minat Kerja : Konvensional (K) Administratif / tugas dasar organisasi, mengelola arsip, dan menjalankan sistem atau rutinitas



j.



Upaya Fisik : 1) Duduk 2) Berdiri



k.



Kondisi Fisik : 1) Jenis Kelamin 2) Umur 3) Tinggi badan 4) Berat badan 5) Postur badan 6) Penampilan



l.



::::::-



Fungsi Pekerjaan : 1) D6 (Menyalin) 2) 08 (Menerima instruksi) 3) B7 (Memegang)



4



16.



Prestasi Kerja yang diharapkan No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Jumlah Hasil (Dalam 1 Tahun)



Satuan Hasil1



Waktu Penyelesaian 2)



Proses Distribusi surat/dokumen Indeks Arsip/ Daftar Arsip Laporan Retensi Arsip Hasil E-filing/E-archive Laporan keluar-masuk Surat/dokumen/disposisi Laporan pelaksanaan tugas Laporan tugas lain-lain



17. Butir Informasi Lain : ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ (lokasi unit kerja/ UPT), (tanggal/bulan/tahun) Mengetahui Atasan Langsung



Pemangku Jabatan



(...............................................) NIP.



(...................................) NIP.



5