Bab 1 PBK [PDF]

Citation preview

BAB 1 DATABASE Dalam era digital hampir semua transaksi bisnis terekam dan disimpan secara digital dalam bentuk database. Transaksi bisnis yang terekam secara digital akan menghasilkan berbagai laporan (termasuk Laporan Keuangan) yang berguna untuk pengambilan keputusan. Karena tersimpan secara digital, tentunya pemeriksaan terhadap data transaksi ini juga dilakukan secara digital. Pada bagian ini akan dibahas mengenai konsep database yang mendasari proses pencatatan data transaksi bisnis secara digital. Setelah memahami bagaimana data disimpan dalam database diharapkan proses pemeriksaan data secara digital dapat dilakukan dengan lebih baik. Database merupakan hal yang penting dalam perusahaan dan harus dikekola dengan baik. Pada bagian ini akan dibahas mengenai: 1. Konsep database 2. Pengelolaan database dengan menggunakan Microsoft Access



KONSEP DATABASE Dabatase dibangun dari suatu hirarki elemen data seperti yang nampak pada gambar di bawah ini. Gambar 1 Hirarki Elemen Data Karakter



Field



Record



File



Database



Hirarki data yang paling kecil adalah karakter, karakter dibentuk dari sekumpulan kode bit (kode biner) yang terdiri dari kode 1 dan 0. Karakter dapat berupa numerik (angka 0 s.d 9), huruf ( A - Z, a - z) ataupun karakter-karakter khusus, seperti *, &. %, # dan lainlain. Kumpulan karakter akan membentuk field. Field merupakan bagian dari record yang menunjukkan suatu item data yang sejenis, Misalnya: field nama, field alamat dan lain sebagainya. Setiap field harus mempunyai nama dan tipe data tertentu. Isi dari field di sebut data value. Dalam tabel database, field ini disebut juga kolom. Kumpulan field akan membentuk record atau tuple. Record merupakan kumpulan data value dari field yang berkaitan sehingga dapat menjelaskan sebuah entity secara lengkap. Misal: record entity mahasiswa adalah kumpulan data value dari field no_mhs,



Bab 1 Database



nama_mhs, jurusan dan alamat dalam satu barisnya. Dalam tabel database, record disebut juga baris. Kumpulan record akan membentuk file. File disebut juga dengan entity. Entity merupakan sesuatu yang dapat diidentifikasi dari suatu sistem database, bisa berupa objek, orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya akan disimpan dalam database. Misal pada database akademik, yang menjadi entity adalah, mahasiswa, dosen, matakuliah dan lain-lain. Dalam banyak aplikasi software DBMS, penggunaan istilah entity sering disamakan dengan istilah tabel. Disebut tabel, karena dalam merepresentasikan datanya di atur dalam bentuk baris dan kolom. Baris mewakili 1 record dan kolom mewakili 1 field. Dalam sistem database tradisional, entity/table ini disebut juga dengan file. Kumpulan file yang dapat dihubungkan satu dengan yang lainnya disebut dengan database. Suatu database dapat terdiri dari banyak tabel. Kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi, disusun secara logis, sehingga menghasilkan informasi yang bernilai guna dalam proses pengambilan keputusan. 1. 2. 3. 4.



Beberapa sifat yang melekat pada suatu tabel : Tidak boleh ada record yang sama (kembar). Urutan record tidak terlalu penting, karena data dalam record dapat diurutkan sesuai dengan kebutuhan. Setiap field harus mempunyai nama yang unik (tidak boleh ada yang sama). Setiap field mesti mempunyai tipe data dan karakteristik tertentu.



Model Database Model database adalah suatu konsep yang terintegrasi dalam menggambarkan hubungan (relationships) antar data dan batasan-batasan (constraint) data dalam suatu database. Berdasarkan pada hubungan antar record dalam database, model database dapat dikelompokkan menjadi: 1. Model database hirarki (hierarchical database model) 2. Model database jaringan (network database model) 3. Model database relasi (relational database model) Model database hirarki dan jaringan merupakan model database yang tidak banyak lagi dipakai saat ini, karena adanya berbagai kelemahan dan hanya cocok untuk struktur hirarki dan jaringan saja. Artinya tidak mengakomodir untuk berbagai macam jenis persoalan dalam suatu database. Yang paling banyak dipakai saat ini adalah model database relasi, karena mampu mengakomodir berbagai permasalahan dalam database. Berikut keterangan tentang model database ini. Model database relasi merupakan model database yang paling banyak digunakan saat ini, karena paling sederhana dan mudah digunakan serta kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengelolaan database. Database dalam model ini



1-2



Bab 1 Database



disusun dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri dari baris (record) dan kolom (field), pertemuan antara baris dengan kolom disebut item data (data value), tabel-tabel yang ada dihubungkan sedemikian rupa menggunakan field kunci (primary key) sehingga dapat meminimalkan duplikasi data. Jenis Relasi Antar Tabel Dua tabel yang dihubungkan dalam model database relasi akan memiliki jenis relasi. Jenis relasi antar tabel adalah: 1. Relasi satu ke satu (one to one). Artinya satu record pada entity A ber-relasi paling banyak satu record juga pada entity B, begitu juga sebaliknya, satu record pada entity B, ber-relasi paling banyak satu record juga dengan entity A. Relasi ini disimbolkan dengan angka 1. Sebagai contoh, dalam proses belajar mengajar secara privat misalnya, seorang (satu) tutor hanya mengajar satu siswa, begitu juga sebaliknya, satu siswa hanya diajar oleh satu tutor. 2. Relasi satu ke banyak (one to many). Artinya satu record pada entity A ber-relasi dengan beberapa record pada entity B, tapi tidak sebaliknya, setiap record pada entity B ber-relasi paling banyak satu record dengan entity A. Relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan banyak. Sebagai contoh, dalam proses belajar mengajar di sekolah dasar misalnya, satu orang guru mengajar beberapa (banyak) murid, tetapi satu kelas (beberapa murid) hanya di ajar oleh satu guru. 3. Relasi banyak ke satu (many to one). ini adalah kebalikan dari relasi satu ke banyak, setiap record pada entity A hanya dapat ber-relasi paling banyak 1 record pada entity B, tapi tidak sebaliknya, satu record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa record pada entity A. Relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan banyak. Sebagai contoh, misal di perguruan tinggi, beberapa (banyak) mahasiswa hanya mempunyai satu pilihan jurusan, sebaliknya satu jurusan dapat dipilih oleh beberapa (banyak) mahasiswa. 4. Relasi banyak ke banyak (many to many). Artinya beberapa record pada entity A dapat ber-relasi dengan beberapa record juga pada entity B, begitu juga sebaliknya, beberapa record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa record juga pada entity A. Relasi ini disimbolkan dengan huruf M atau N untuk menyatakan banyak. Sebagai contoh, dalam hubungan antara mahasiswa dengan dosen pada perguruan tinggi, seorang dosen mengajar banyak mahasiswa, sebaliknya seorang mahasiswa dapat diajar oleh beberapa dosen, sehingga terjadi hubungan banyak ke banyak.



1-3



Bab 1 Database



1-4



Berikut ini adalah contoh Database Perpustakaan Gambar 2 Contoh Sebagian dari Database Perpustakaan Field FILE BUKU NoBuku



Judul



1010 1011 1012 1015 1016 1017



Accounting Information System Cushing Information Technology Turban Leader In Organization Gary Total Quality Management Stephen Accounting Principles Kieso Intermediate Accounting Kieso



Pengarang Penerbit



NoAnggota NoBuku TglPinjam TglKembali



Denda



101 101 101 103 105



1011 1012 1010 1015 1016



Wesley Wiley Prentice Wiley Wiley Wiley



02/02/99 03/03/99 05/01/99 26/02/99 04/03/99



04/02/99 08/03/99 08/03/99 07/03/99 12/03/99



0 1500 15000 3500 500



NoAnggota Nama



TglLahir



Alamat



Kota



101 102 103 104 105



02/02/70 03/04/69 02/07/76 06/06/75 05/03/73



Jl. Negoro 77 Yogyakarta Jl. Seturan 9 Solo Jl. Nuri 879 Klaten Jl. Mekar 99 Magelang Jl. Garuda 42 Yogyakarta



Joni Rini Wawan Lita Agung



TglBeli



JumlahBuku



01/01/93 45 07/03/94 300 08/08/90 48 07/09/95 4 09/06/95 450 07/06/96 500



6 record



FILE PEMINJAM



TglMasuk



01/03/96 02/08/90 03/02/94 05/02/93 08/03/97



FILE ANGGOTA



DATABASE PERPUSTAKAAN



Untuk mengaplikasikan konsep database, diperlukan software untuk pengelolaan database yang disebut dengan software DataBase Management Systems (DBMS). Software DBMS digunakan terutama untuk pengelolaan database agar mudah dan efisien dalam pemasukan, pengeditan, penghapusan dan pembuatan query, pembuatan laporan dari data yang tersimpan dalam database. Software DBMS antara lain, Microsoft SQL, MySQL, Oracle, MS. Access, Foxpro, Firebirds dan lain-lain Software database yang akan digunakan dalam pembahasan ini adalah software Microsoft Access. Software Microsoft Access merupakan salah satu DBMS yang relatif mudah untuk dipelajari dan mudah untuk digunakan dalam pengelolaan database, terutama database yang relatif tidak besar.



Bab 1 Database



Tahapan Membuat Database Membuat database perlu dilakukan dengan perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik akan menghasilkan database yang baik dan dapat menghemat waktu. Berikut ini langkahlangkah yang sebaiknya dilakukan sebelum membuat database: 1. Menentukan tujuan pembuatan database, ini dilakukan untuk membantu memutuskan data apa yang perlu diperoleh dan bagaimana mengorganisasikannya. 2. Menentukan data apa saja yang perlu disimpan, dengan demikian database menjadi lebih bermakna dan mudah untuk digunakan. 3. Mereview file yang sudah ada sehingga dapat digunakan sebagai data untuk database yang akan dibuat. 4. Membagi field menjadi bentuk yang lebih kecil. Misal field Nama dibagi menjadi NamaDepan dan NamaAkhir 5. Merancang hubungan antar tabel 6. Memasukan data 7. Perancangan akhir, yaitu mengkonversi database menjadi bentuk form atau report Sebagai contoh kita akan mencoba membuat database dari suatu Faktur Penjualan berikut ini:



Tahapan yang perlu dilakukan adalah: 1. Merancang tabel-tabel yang diperlukan untuk menyimpan data. Sebagai contoh dalam Faktut Penjualan tersebut perlu disimpan data mengenai pelanggan, persediaan, faktur dan isi faktur, sehingga perlu disiapkan tabel-tabel tersebut. 2. Merancang field yang terdapat dalam tabel. Field-field ini digunakan untuk menyimpan informasi detail. Sebagai contoh untuk menyimpan informasi pelanggan diperlukan no pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, kota, dan kode pos. Setelah itu setiap field perlu ditentukan tipe fieldnya, misal field nama bertipe text, field kuantitas bertipe numeric, dan field tanggal faktur bertipe date. Sebagai contoh hasil rancangan field dapat dilihat dalam gambar dibawah ini: 3. Menentukan primary key. Primary key adalah field yang unik yang isinya tidak boleh ada yang sama dalam suatu tabel. Misalnya field KodeBarang pada tabel Persediaan merupakan primary key, karena KodeBarang digunakan identitas tabel yang tidak boleh sama (unik). Tidak semua tabel harus memiliki primary key, jika dalam tabel



1-5



Bab 1 Database



4.



1-6



tersebut semua fieldnya tidak ada yang unik, maka tidak diperlukan primary key. Sebagai contoh tabel isi faktur, karena tidak ada field yang unik, maka tabel ini tidak memiliki primary key. Membuat hubungan antar tabel (relationship). Setelah semua tabel dibuat fieldnya dan ditandai primary key maka tabel-tabel sudah siap untuk dihubungkan satu sama lainnya. Sebagai contoh field KodeBarang ini digunakan sebagai penghubung dengan tabel lain, misalnya tabel IsiFaktur. Pada tabel IsiFaktur, field KodeBarang merupakan secondary key karena isi KodeBarang kemungkinan dapat sama dengan record lain dalam tabel tersebut. Field KodeBarang ini akan dihubungkan dengan field KodeBarang di tabel Persediaan. Hubungan (relationship) antar tabel dapat dilihat pada gambar di bawah ini:



Dari Faktur Penjualan tersebut dibuat empat tabel untuk membentuk database, tabel yang diperlukan adalah: Tabel Faktur Field Tipe NoFaktur Number TanggalFaktur Date/Time Penjual Text NoPelanggan Number TotalFaktur Number



Tabel Pelanggan Field Tipe NoPelanggan Number NamaPelanggan Text Alamat Text Kota Text KodePos Number



Tabel Detail Faktur Field Tipe NoFaktur Number KodeBarang Number Kuantitas Number



Tabel Persediaan Field Tipe KodeBarang Number NamaBarang Text HargaPerUnit Number



Agar antar tabel dapat dihubungkan satu dengan lainnya maka field dalam beberapa tabel perlu ditandai sebagai primary key, atau field yang unik yang isinya tidak boleh ada yang sama dalam suatu tabel. Misalnya field KodeBarang pada tabel Persediaan merupakan primary key, karena KodeBarang digunakan identitas tabel yang tidak boleh sama (unik). Primary key yang lain adalah field NoPelanggan pada Tabel Pelanggan, field NoFaktur pada Tabel Faktur. Field KodeBarang ini digunakan sebagai penghubung dengan tabel lain, misalnya tabel IsiFaktur. Pada tabel IsiFaktur KodeBarang merupakan secondary key karena isi KodeBarang kemungkinan dapat sama dengan record lain dalam tabel tersebut. Field KodeBarang ini akan dihubungkan dengan field KodeBarang di tabel Persediaan. Untuk membentuk suatu database keempat tabel tersebut harus dihubungkan satu dengan lainnya. Hubungan yang perlu dibuat adalah sebagai berikut:



Bab 1 Database



Field yang ditandai dengan simbol kunci merupakan primary key. PENGELOLAAN DATABASE DENGAN MICROSOFT ACCESS Salah satu software yang dapat digunakan untuk mengelola database adalah Microsoft Access. Microsoft Access yang akan digunakan dalam pembuatan database ini adalah Microsoft Access 2003. Untuk memulai Microsoft Access dengan Klik Start – All Program – Microsoft Office – Microsoft Access Akan muncul tampilan sebagai berikut:



1-7



Bab 1 Database



1-8



Membuat Database dan Tabel Langkah membuat database: 1. Klik Blank Database 2. 3.



Kemudian klik Klik Create



untuk menentukan letak folder dan nama filenya.



Setelah database terbentuk, akan muncul tampilan sebagai berikut:



Klik kanan pada tab Table1, kemudian klik Save untuk menyimpan tabel, berikan nama tabel tersebut Faktur



Bab 1 Database



1-9



Untuk mengubah tampilan view tabel dapat dilakukan dengan Klik Home - View dan pilih Design View



Masukkan Field Name dan Data Type yang sesuai. Tanda kunci pada Field Name menunjukkan bahwa field tersebut adalah Primary Key



Masukkan nama field untuk Tabel Faktur sebagai berikut: Field Name NoFaktur TanggalFaktur Penjual NoPelanggan TotalFaktur



Data Type Number Date/Time Text Number Number



Bab 1 Database



Setelah selesai membuat field-field tabel silakan disimpan (Save) Untuk membuat tabel baru lagi, silakan Klik Create - Table



Langkah berikutnya sama dengan langkah yang sudah dijelaskan sebelumnya Silakan coba selesaikan untuk Tabel Pelanggan, Tabel Line Item dan Tabel Persediaan. Khusus untuk Tabel Line Item tidak ada Primary Key. Primary Key dapat dihilangkan dengan Klik kanan pada tanda kunci, akan nampak tampilan sebagai berikut:



Klik Primary Key untuk menghilangkan primary key. Setelah semua tabel terbentuk, langkah berikutnya dalah menghubungkan antar tabel dengan menggunakan Relationship. Sebelum melakukan Relationship, semua tabel yang aktif dan terbuka harus ditutup terlebih dahulu. Klik kanan pada Tab Table kemudian klik Close. Membuat Relationship Langkah untuk membuat relationship: 1.



Klik Databasetools - Relationships



1-10



Bab 1 Database



Akan muncul tampilan sebagai berikut:



Masukkan tabel yang akan dihubungkan, dengan cara memilih Tabel dan Klik Add. Jika semua tabel sudah diimasukkan dalam Relationship akan nampak sebagai berikut:



2.



Langkah berikutnya menghubungkan antar tabel dengan klik Primary Key, kemudian drag ke nama field yang akan dihubungkan. Sebagai contoh NOFaktur di tabel Faktur dihubungkan dengan NoFaktur pada tabel Line Item. Setelah dihubungkan akan muncul tampilan sebagai berikut:



1-11



Bab 1 Database



Klik Enforce Referential Integrity untuk tetap menjamin ada integritas data. Integritas data perlu dibuat agar data tetap dapat dijamin integrasinya. Sebagai contoh apabila ada penambahan record baru dilakukan maka tabel yang mengandung primary key harus diinputkan dulu, sebagai contoh akan menambahan record untuk tabel faktur, maka tidak dapat dilakukan kalau pelanggan yang ada dalam faktur belum ada di tabel pelanggan, demikian juga barang yang akan dimasukkan dalam faktur harus sudah ada di dalam tabel persediaan. Demikian juga sebaliknya jika ada data masih tersimpan dalam tabel, maka data tidak dapat dihapus. Sebagai contoh, data pelanggan di tabel pelanggan tidak ada bisa dihapus kalau pelanggan tersebut pernah melakukan transaksi dan tersimpan dalam tabel faktur, sehingga cara menghapusnya adalah dengan menghapus data pada tabel faktur terlebih dahulu, setelah itu data pada tabel pelanggan akan bisa dihapus.



Hubungan semua tabel, akan nampak tampilan Relationships sebagai berikut:



1-12



Bab 1 Database



Setelah semua tabel terhubung, simpanlah rancangan Relationships ini dengan Klik Save dan tutuplah (Close) Mengisi Data Langkah berikutnya adalah memasukkan semua data (record) ke semua tabel. Permata kali masukkanlah data pada tabel Persediaan, dengan cara double-click tabel Persediaan, akan nampak tampilan sebagai berikut:



Masukkan semua data. Setelah semua data terisi pada tabel Persediaan, akan nampak sebagai berikut:



Masukkanlah semua data untuk tabel-tabel yang sudah dibuat dengan data sebagai berikut:



1-13



Bab 1 Database



Membuat Query Query adalah pertanyaan yang diberikan ke database untuk dijawab oleh komputer. Database akan menjadi lebih powerfull kalau kita juga memiliki kemampuan untuk ‘menanyai’ database, sehingga berbagai pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih baik dengan didasarkan pada database. Untuk membuat suatu query kita harus menguasai hubungan dan isi database dengan baik. Untuk mendesain suatu query kita harus memahami bagaimana isi database (field dan type fieldnya). Cara membuat Query:



Klik Create – Query Design



1-14



Bab 1 Database



Masukkan Tabel yang diperlukan untuk Query Ambil contoh Query1: Tampilkan pelanggan yang tinggal di kota Solo. Untuk menjawab pertanyaan Query1 ini yang dibutuhkan adalah Table Pelanggan, maka klik Add untuk Table Pelanggan



1-15



Bab 1 Database



Masukkan field yang akan ditampilkan sebagai hasil query, misal NoPelanggan, NamaPelanggan, Alamat dan Kota, maka di isian field silakan diisi field-field tersebut. Kemudian isian kriteria query pada bagian Criteria. Jika diperlukan pengurutan dapat dilakukan dengan memilih Sort.



Setelah selesai, untuk melihat hasil query silakan klik Design – View



Hasil Query akan nampak sbb:



Untuk menyimpan query Klik kanan pada tab Query1, kemudian klik Save untuk menyimpan query, berikan nama query tersebut dengan Query0.



1-16



Bab 1 Database



1-17



PERTANYAAN DAN LATIHAN Pertanyaan Jawablah pertanyaan berikut ini dengan jelas. 1. 2. 3. 4. 5.



Apa yang dimaksud dengan database Jelaskan bagaimana hirarki database. Apa yang dimaksud dengan primary key dan apa fungsinya? Apa yang disebut dengan Query? Mengapa query penting bagi suatu database?



Latihan Buatlah database dengan nama Latihan12345 (5 digit no mhs) dengan desain berikut seperti yang ada pada lembar berikut ini. Dengan urutan pembuatan: 1. Dari contoh tabel Faktur Penjualan di atas silakan lanjutkan dengan mengerjakan query berikut ini: a. Tampilkan tanggal dan TotalFaktur untuk semua penjualan di bulan Oktober dengan urut descending dari Total Faktur b. Faktur mana yang dibuat untuk pelanggan Andi dan siapa penjualnya c. Berapa jumlah televisi yang dijual selama bulan Oktober d. Tampilkan semua nama dan alamat semua pelanggan yang membeli televisi dibulan Oktober e. Berapa jumlah penjualan yang dilakukan untuk setiap penjual selama ini.



Bab 1 Database



2.



Dengan menggunakan gambar yang ada di halaman sebelumnya, lakukan tugas sebegai berikut: a. Buatlah tabel bersama dengan primary key (jika diperlukan) b. Buatlah relationship sehingga terbentuk menjadi suatu database c. Isilah setiap tabel dengan 5 record d. Buatlah 5 macam query dengan melibatkan 1 sampai dengan semua tabel.



1-18