Bab Iii PBF [PDF]

Citation preview

BAB III PROSES PELAKSANAAN KEGIATAN 3.1



Waktu dan Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan pada tanggal 26 Agustus 2019



sampai dengan 21 September 2019 di Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang beralamat di Jalan Gurami Nomor 16 Samarinda. Praktek Kerja Lapangan di KFTD dilaksanakan mulai pukul 08.00 WITA - 17.00 WITA yang terdiri dari 5 orang untuk setiap minggunya dilakukan pergantian mahasiswa. 3.2



Struktur Organisasi Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan unit distribusi



obat dan bahan obat yang dimiliki oleh PT. Kimia Farma Tbk., KFTD sudah tersebar di seluruh Indonesia, salah satunya di Samarinda. KFTD cabang Samarinda dipimpin oleh Habib Almunawwar, S.Farm, Apt sebagai branch manager yang bertugas untuk mengarahkan, memimpin, dan mengawasi kinerja para staf yang berada di bawahnya. Oleh karena itu, agar tugas branch manager dapat terlaksana dengan baik, maka diperlukan suatu struktur organisasi yang jelas terkait tugas dan tanggungjawab dari masing-masing bagian agar proses distribusi dapat berjalan dengan baik. Berikut ini tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian yang ada di KFTD, yaitu: a.



Branch Manager Branch Manager bertanggung jawab untuk menyusun dan merencanakan



program kerja tahunan serta anggaran perusahaan (RKAP), bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan, melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang potensial dan pelanggan baru, menjaga dan meningkatkan citra perusahaan di lingkungan kantor dan seluruh area coverage cabang, melakukan koordinasi dengan prinsipal setempat untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan, melaksanakan pengadaan produk berdasarkan stok level yang



1



2



ditetapkan, mengatur tata laksana gudang sesuai dengan standarisasi, menetapkan sistem hantaran yang efektif dan efisien, menganalisa mutu persediaan, bertanggung jawab terhadap aset cabang, melakukan pembinaan terhadap seluruh sumber daya manusia di cabang, melaksanakan administrasi personalia, memastikan kondisi konsolidasi keuanagan yang akurat dan tepat waktu. Serta melakukan pengendalian terhadap seluruh kegiatan administrasi internal perusahaan yang meliputi administrasi penjualan, pembelian, piutang dagang, hutang, kas dan bank, serta perpajakan, untuk memastikan kegiatan tersebut dilaksanakan sesuai dengan kebijakan akuntansi, keuangan dan perpajakan. b.



Apoteker Penanggung jawab Apoteker penanggung jawab terdiri dari penganggung jawab PBF atau



NAPZA (Narkotika Psikotropika dan Zat Adiktif) oleh Ragil Dwi Atmojo, S.Farm, Apt dan penanggung jawab alat kesehatan oleh Arniah,S.Farm. Penanggung jawab memiliki tugas dalam pendistribusian obat dan atau bahan obat yaitu melakukan pemeriksaan dokumen dan menyiapkan pesanan produk obat narkotika dan psikotropika. Selain itu, Apoteker menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen mutu. Kemudian bersama branch manager menyusun dan atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil terkait kegiatan distribusi. Melayani, mencatat, dan melakukan evaluasi terkait keluhan pelanggan. Meyiapkan dokumen dan mengkoordinir setiap kegiatan penarikan obat dan atau bahan obat. kemudian Apoteker harus memeriksa kembali produk karantina dan mengambil keputusan pengembalian produk ke dalam stok dan atau produk akan dimusnahkan serta bahan obat kembalian, rusak, hasil penarikan kembali atau diduga palsu. c.



Kasir Kasir dipegang oleh Rahmawati yang bertanggungjawab untuk penerimaan



penagihan piutang dan mencatat hasil penagihan piutang, melakukan pembukuan dan pelaporan mutasi kas. Kasir memiliki wewenang dalam proses pengiriman kas. d.



Supervisor Tata Usaha



3



memiliki tanggung jawab untuk melakukan dan memeriksa hasil back up harian, mingguan, bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan dalam bentuk buku



harian,



buku



pembukuan,



jurnal,neraca



dan



laporan



laba



rugi.



Mengkoordinasi administrasi hutang, piutang, kas bank, pajak, inkaso dan juru tagih. Melaksanakan dan mengawasi kelengkapan data kegiatan perusahaan seperti dari bagian pembelian, penjualan, laporan hutang, piutang, kas bank, pajak dan SDM. Mengelola inventaris, aset perusahaan, mengusulkan investasi, dan memberikan laporannya. Serta meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja yang optimal. e.



Inkaso Memiliki tanggung jawab dalam melakukan pengawasan untuk dokumen



tagihan, melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pengawasan piutang serta bertanggungjawab atas pelaksanaan penagihan. f.



Penagih Bertanggung jawab dalam penerimaan hasil penagihan dan pelaksanaan



pengihan. Sedangkan wewenang juru tagih adalah pihak yang berwenang dalam penerimaan dokumen tagihan dan melakanakan proses penagihan sesuai dengan dokumen tagihan yang diterima. g.



Fakturis Bertanggungjawab



dalam



hal



pencetakan



faktur



dan pihak



yang



bertanggungjawab dalam menerbitkan nota retur (NR) jika adanya retur barang. Sedangkan wewenang fakturis yaitu melakukan pengecekan kembali sebelum membuat faktur yaitu melakukan pengecekan kembali sebelum menerbitkan nota retur. h.



Salesman Bertanggung jawab dalam hal menerima pesanana dari outlet dan



merencanakan target outlet (omset dan produk). Sedangkan wewenang salesman melkuakan kunjungan harian ke outlet dan memberikan penawaran kepada outlet, serta membuat dan menerima pemberitahuan retur barang. i.



Supervisor Penjualan Tender



4



Bertanggung jawab menerima proyek-proyek cabang maupun proyek yang diterimakan oleh pusat, menciptakan pasar terbaik di daerah maupun pusat, bekerjasama dengan prinsipal atau supplier. Menjalin hubungan baik dengan key person dan decision maker di institusi terkait, menggalang sinergi dengan pihak terkait dalam pengadaan dan pelaksanaan pasar tender seefisien dan seefektif mungkin. Melaksanakan koordinasi, konsultasi, komunikasi lintas sektoral dalam penyusunan penawaran. Memantau dan menjamin tercapainya pengadaan dan distribusi produk sesuai dengan kontrak. Mengendalikan ijin biaya penjualan denga batasan jumlah biaya penjualan maksimum dengan memperhitungkan biaya cadangan. Melakukan pembinaan kepada seluruh jajaran staf di bawah tanggungjawabnya. Serta mencari informasi kepada pusat mengenai sumber barang dengan harga kompetitif. j.



Supervisor Logistik Memiliki tanggung jawab melaksanakan dan mengkoordinir pengadaan



barang dagangan secara terencana dan efektif serta menerima, menyimpan, menyalurkan atau distribusi obat ke konsumen serta dokumentasi dan evaluasi. Melaksanakan pengelolaan barang yang baik sesuai dengan peraturan yang berlaku. Melaksanakan dan mengawasi distribusi barang dagangan kepada pelanggan secara cepat dan efektif. Melaksanakan dan mengawasi pencatatan barang, melakukan penyimpanan khusus narkotika, pengawasan dan pengecekan kebenaran laporan narkotika dan psikotropika sebelum ditandatangani kepala cabang.



Melaksanakan



dan



melaporkan



penarikan



barang,



membantu



menyalurkan barang proyek pusat dan meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja yang optimal. Dalam tugasnya supervisor logistik dibantu oleh pelaksana transito out, administrasi logistik serta pelaksana hantaran. Transito out bertanggungjawab dalam hal pemeriksaan kembali penyimpanan dan pengeluaran barang, pencatatan barang, petugas gudang, mempersiapkan barang berdasarkan faktur, membantu supervisor logistik dalam melakukan tugas-tugasnya. Untuk administrasi logistik memilki tugas untuk mendokumentasikan kegiatan di unit logistik. Sedangkan



5



pengantar barang bertanggung jawab untuk pengiriman barang dan dalam proses penagihan khusus untuk penjualan tunai. 3.3



Sistem Pengadaan dan Pendistribusian Barang Sesuai



dengan



anggaran



dasarnya,



perusahaan



melakukan



usaha



dalambidang Distribusi dan Perdagangan, yang produknya meliputi produk farmasi dan alat kesehatan. Principal meliputi principal perusahaan induk (PT. Kimia Farma Tbk.) sebesar 60% dan principal pihak ketiga 40%, seperti Janssen dan lain-lain. Sebagai penyedia Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan aneka produk dari perusahaan induk, produk dari principal lainnya, serta produkproduk non-principal. Di bidang jasa perdagangan atau trading, KFTD menangani kontrak-kontrak bisnis yang didapat melalui sistem tender. 3.4



Manajemen Operasional Manajemen operasional adalah suatu cara pengelolaan fungsi-fungsi



kegiatan (fungsi-fungsi manajemen) yang terdapat dalam suatu perusahaan, untukmencapai tujuan. Cara pengelolaan pada setiap fungsi kegiatan berbeda antara fungsi kegiatan yang dengan yang lainnya, karena pada setiap fungsi kegiatan tersebut memiliki tujuan yang berbeda : a.



Fungsi kegiatan pembelian, yaitu memperoleh harga beli barang yang efisien dan menjaga ketersediaan (availability) barang.



b.



Fungsi kegiatan pengelolaan barang di gudang (warehousing), yaitu menjaga kondisi kualitas barang sesuai persyaratan Farmakope, tidak rusak dan tidak hilang.



c.



Fungsi



kegiatan



penjualan



dan



pelayanan,



yaitu



memperoleh



pertumbuhanpenjualan (sales growth) dan jumlah pelanggan (customer growth) serta untukmempertahankan pelanggan yang loyal (customer rate retention). d.



Fungsi kegiatan pengelolaan piutang (accounting), untuk menjaga likuiditas keuangan dan aliran kas (cash flow) yang sehat.



6



e.



Fungsi kegiatan pembukuan atau tata usaha, yaitu menyajikan laporan yangtepat waktu, isi dan guna agar dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.



3.4.1 Manajemen Pengadaan a.



Definisi Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan, yang



diperoleh



dari



pemasok



eksternal



melalui



pembelian



dari



manufaktur,



distributor,atau pedagang besar farmasi. b.



Tujuan Manajemen pengadaan dilakukan untuk menyediakan obat atau bahan obat



untuk memenuhi kebutuhan stok di gudang. c.



Tugas dan Tanggung Jawab Tugas dan Tanggung jawab seorang supervisor pembelian di KFTD yaitu:



1)



Bertugas dan bertanggung jawab membuat rencana pembelian.



2)



Bertugas dan bertanggung jawab memantau hasil pembelian dengan caramemeriksa copy faktur yang diterima terhadap kelengkapan barang, dankebenaran harga.



3)



Bertugas dan bertanggung jawab mengevaluasi hasil pembelian.



4)



Bertugas



dan



bertanggung jawab



terhadap



kelancaran



penyediaan



barangdagangan. 5)



Bertugas dan Bertanggung jawab atas pilihannya dalam menentukan supplier.



d.



Standard Operational and Procedure Pengadaan Barang Tahapan dalam melakukan pengadaan barang di KFTD adalah sebagai



berikut: 1)



Membuat daftar rencana pembelian barang Petugas logistik (kepala gudang) bersama petugas penjualan menghitung buffer stock dan kebutuhan level stock per item barang setiap bulan berdasarkan data historis, lalu data tersebut dikirim ke petugas pembelian untuk membuat daftar rencana pembelian barang setiap bulannya.



7



2)



Membuat kontrak pembelian barang Petugas pembelian melakukan perjanjian kontrak pembelian barangdengan pemasok atau principal untuk memperoleh margin yang lebih besar dan masa tenggang pembayaran relatif lebih panjang.



3)



Mengeksekusi pembelian barang Petugas pembelian menyiapkan Surat Pesanan (SP), ditanda tangani oleh penanggung jawab logistik atau penanggung jawab PBF, lalu mengirimkan SP ke principal atau pemasok.



4)



Menerima dan memeriksa barang Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasok sesuai dengan SP dan faktur barang, lalu membuat tanda terima barang di faktur (stempel dan tanda tangan) petugas gudang.



5)



Memeriksa kebenaran faktur pembelian barang Petugas pembelian faktur mengenai jumlah, jenis, harga barang dan diskonserta masa tenggang pembayaran, lalu memberikan paraf dan mengirimkan fakturpembelian ke fungsi tata usaha (TU).



6)



Membukukan faktur pembelian sebagai pembelian dan hutang Petugas TU membukukan faktur tersebut sebagai pembelian barang danhutang di kartu hutang lalu membuat laporan pembelian dan hutang setiap bulannya.



e.



Sasaran Sasaran mutu dari manajemen pengadaan yaitu memperoleh harga



barangyang lebih murah (lebih efisien) serta dapat melayani seluruh kebutuhan barangpelanggan (service level) 100%. 3.4.2 Manajemen Penyimpanan a.



Definisi Penyimpanan



adalah



suatu



kegiatan



menyimpan



dan



memelihara



dengancara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. b.



Tujuan



8



Tujuan



adanya manajemen



penyimpanan



ialah



untuk memastikan



bahwaobat atau bahan obat yang disimpan sesuai dengan rekomendasi dari industryfarmasi atau non farmasi. c.



Tugas dan Tanggung Jawab



1)



Bertugas dan bertanggung jawab memeriksa kebenaran produk (fisik item,bets) di gudang pengeluaran barang yang akan di distribusikan.



2)



Bertugas



dan



bertanggung



jawab



memvalidasi



administrasi



atas



kebenaranmutasi pengeluaran dalam sistem informasi logistik sentral. 3)



Bertugas dan bertanggung jawab menyerahkan produk yang telah divalidasi kemasing-masing gudang tujuan hantaran.



4)



Bertugas dan bertanggung jawab meningkatkan ketepatan dan kecepatan proses pengeluaran barang.



5)



Bertugas



dan



bertanggung



jawab



melaksanakan



dokumentasi



pengeluaranbarang yang sistematis, tertib, rapi, bersih, dan mudah dicari. 6)



Bertugas dan bertanggung jawab membina SDM dalam jajaran fungsi kerjanya agar memiliki kemampuan dalam melaksanakan business process dipengeluaran barang yang efektif dan efisien sesuai fungsinya.



d.



Sistem Penyimpanan Barang di Gudang Sesuai dengan SK Kepala BPOM No.HK 00.05.3.252 tahun 2003,



bangunan danperalatan harus memenuhi beberapa persyaratan. 1)



Sistem penyimpanan obat di gudang dalam kegiatan distribusi berdasarkan sistem first expired first out (FEFO) atau sistem first in first out (FIFO).



2)



Kondisi fisik bangunan:



a)



Memiliki sirkulasi udara yang baik



b)



Tidak boleh banjir



c)



Tidak boleh ada rembesan air tanah



d)



Tidak boleh ada binatang, serangga dan tikus serta binatang lain yang dapatmempengaruhi kualitas obat dan bahan obat



e)



Selalu dalam keadaan bersih dan rapih



3)



Suhu dan kelembaban udara harus sesuai dengan sifat obat dan bahan obatnya yang ditetapkan Farmakope Indonesia Indonesia, seperti:



9



a)



Disimpan pada suhu kamar (pada suhu 15-30oC), untuk obat tablet, kaplet,sirup, infus atau ditentukan lain.



b)



Disimpan pada tempat sejuk (pada suhu 5-15oC), untuk minyak atsiri, salep mata, krim, ovula, suppositoria, tingtur.



c)



Disimpan ditempat dingin (pada suhu 0–5oC), untuk vaksin atau ditentukan lain.



4)



Layout ruangan meliputi:



a)



Ruang penerimaan dan pemeriksaan barang masuk (transito in).



b)



Ruang penyimpanan barang.



c)



Ruang pengeluaran dan pemeriksaan barang keluar (transito out).



5)



Alokasi ruangan meliputi:



a)



Ruang barang tidak kedaluwarsa.



b)



Ruang narkotika.



c)



Ruang psikotropika.



d)



Ruang barang–barang kedaluwarsa.



6)



Persyaratan peralatan meliputi:



a)



Alat penyimpanan barang, seperti rak dan paletnya.



b)



Alat pengukur suhu ruangan serta dokumen data kalibrasinya.



c)



Alat pengangkut barang di gudang, sepeti forklift, trolley dan tangga



d)



Alat pengirim barang bersuhu 5-15oC, seperti cooler box



e.



Penataan Alokasi Ruang Penyimpanan di Gudang Sesuai dengan ketentuan peraturan yang ditetapkan Pemerintah tersebut



diatas dan berdasarkan sifat obatnya sendiri, maka ruang penyimpanan obat dibagimenjadi 6 yaitu: 1)



Ruang penyimpanan obat bersuhu 15-30oC, seperti untuk obat tablet, kaplet,sirup atau ditentukan lain.



2)



Ruang penyimpanan obat bersuhu 5–15oC, seperti untuk minyak atsiri, salep,krim, ovula, suppositoria, tingtur, eter, floatane, halotane.



3)



Ruang penyimpanan obat bersuhu 0-5oC, seperti untuk obat vaksin dan serum atau ditentukan lain.



4)



Ruang penyimpanan narkotika sesuai dengan peraturan yang berlaku.



10



5)



Ruang penyimpanan psikotropika sesuai dengan peraturan yang berlaku.



6)



Ruang penyimpanan obat kedaluwarsa.



f.



Kelengkapan Peralatan Gudang Kelengkapan peralatan gudang sesuai kebijakan KFTD yaitu:



1)



Alat pemeliharaan gedung: generator, alat pemadam kebakaran, alat kebersihandan tempat sampah.



2)



Alat pemeriksaan dan penerimaan barang: komputer, barcode scanner, trolleydan stempel.



3)



Kelengkapan alat penyimpan barang: AC, lemari narkotika, rak besi dan palet,trolley, tangga dan forklift



4)



Kelengkapan alat pengeluaran barang: komputer, barcode scanner, trolley,forklift dan buku ekspedisi pengeluaran barang.



5)



Kelengkapan alat K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja): helm, sepatu danrompi.



6)



Kelengkapan alat pengiriman barang: mobil box dan sepeda motor box.



g.



Standard Operational and Procedure Penerimaan, Penyimpanan dan



Pengeluaran Barang: 1)



Menerima barang di transito in



a)



Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasok sesuaidengan SP dan faktur barang, di ruang transito in.



b)



Membuat tanda terima barang (stempel atau paraf) di faktur pembelian.



c)



Menyimpan dan memasukkan data barang pada sistem informasi.



2)



Menyimpan barang



a)



Petugas logistik memasukkan barang dari ruang



transito in ke



ruangpenyimpanan sesuai dengan lokasinya masing–masing barang. b)



Mencatat barang masuk di sistem informasi dan masing–masing kartubarangnya.



c)



Melaporkan penerimaan barang ke TU sebagai pembelian dan hutang.



3)



Mengeluarkan barang dari gudang



a)



Petugas logistik berdasarkan SP dan faktur penjualan dari fakturis mengeluarkan barang dari gudang ke transito out.



11



b)



Mencatat mutasi barang di kartu barang dan sistem informasi.



c)



Mencatat penyerahan barang dari gudang ke pengantar barang di buku ekspedisi antaran barang dan meminta paraf pengantar barang.



d)



Memeriksa kembali penyerahan barang dari pengantar barang ke pelanggan melalui faktur yang ada tanda terima dari pelanggan.



4)



Membuat laporan mutasi barang di gudang



a)



Petugas gudang membuat laporan mutasi barang.



b)



Petugas gudang menghitung saldo barang setiap periode tertentu (1 atau 3 bulan), lalu membuat berita acara stock opname barang kemudian mengirimlaporan tersebut ke fungsi TU.



h.



Sasaran Sasaran dari manajemen penyimpanan ialah mencegah kehilangan



dankerusakan barang atau kedaluwarsa. 3.4.3 Manajemen Penjualan dan Pelayanan a.



Definisi The



American



(management)



sebagai



Marketing “the



Association



process



of



mendefinisikan



planning



and



marketing



executing



the



conception,pricing, promotion,and distribution of ideas, goods, and services to createexchanges that satisfy individual and organizational objectives. Philip Kotler mendefinisikan marketing management sebagai “the art andscience of choosingtarget markets and getting, keeping, and growing customersthrough creating, delivering, and communicating superior customer values”. b.



Tujuan Tujuan dari manajemen penjualan ialah untuk memperoleh pertumbuhan



penjualan (sales growth) dan pertumbuhan jumlah pelanggan (costumer growth) serta untuk mempertahankan pelanggan yang loyal (costumer rate retention). c.



Standard Operational and Procedure Penjualan dan Pelayanan



1)



Mengecek SP terhadap status umur hutang pelanggan yang lebih dari 2 bulan.



12



a)



Salesman mengunjungi pelanggan yang tidak bermasalah (tidak memiliki hutang > 2 bulan), secara rutin.



b)



Salesman menawarkan produk ke pelanggan (jumlah item dan SKU’s) melalui program–program dari principal, seperti program diskon dan bonus.



c)



Salesman mengambil SP dari pelanggan dan memeriksa status umur hutang yang > 2 bulan, mencatat statusnya (ok atau tidak ok).



d)



Salesman menyerahkan SP ke fakturis untuk dibuatkan fakturnya.



2)



Pembuatan faktur atas SP pelanggan



a)



Fakturis mengecek kebenaran data dan alamat pelanggan melalui system informasi dan mencatat statusnya (ok atau tidak ok).



b)



Fakturis membuatkan faktur penjualan barangnya.



c)



Fakturis menyerahkan faktur dan SP pelanggan ke fungsi logistik.



3)



Menyiapkan barang pesanan pelanggan



a)



Petugas logistik mengeluarkan barang atas pesanan pelanggan berdasarkan faktur dan SP, kemudian mencatat mutasi barang di kartu barang.



b)



Petugas



mengecek



kesesuaian



barang



dengan



faktur



dan



SP



kemudianmencatat statusnya (ok atau tidak ok). c)



Petugas mencatat jumlah barang yang dikeluarkannya sesuai dengan namapelanggan di sistem informasi.



d)



Petugas memindahkan barang yang siap dikirim ke ruang transito out danmencatat di buku ekspedisi pengeluaran barang gudang.



e)



Petugas membuat tanda terima penyerahan barang ke pengantar barang dibuku ekspedisi pengeluaran barang.



4)



Memindahkan barang pesanan ke transito out



a)



Petugas gudang memindahkan barang yang siap dikirim ke ruang transito out dan mencatat di buku ekspedisi pengeluaran barang gudang.



b)



Petugas membuat tanda terima penyerahan barang ke pengantar barang dibuku ekspedisi pengeluaran barang.



5)



Menyerahkan barang ke petugas hantaran



a)



Petugas gudang menyerahkan barang yang siap antar kepada petugas hantaran.



13



b)



Petugas hantaran mencatat seluruh barang pesanan di buku ekspedisinya.



6)



Mengirim barang ke pelanggan



a)



Petugas hantaran barang mengirim barang ke pelanggan.



b)



Petugas hantaran barang meminta tanda terima barang dari pelanggan dan mencatat status penerimaannya (ok atau tidak ok).



c)



Petugas hantaran barang menyerahkan tanda terima barang ke fungsi logistik.



7)



Memvalidasi pengeluaran barang.



a)



Petugas logistik memvalidasi pengiriman barang ke pelanggan di sistem informasi sebagai barang keluar.



b)



Petugas logistik menyerahkan faktur penjualan yang telah ada tanda terima dari pelanggan dan SP ke fungsi TU.



8)



Mencatat hasil penjualan barang ke pelanggan.



a)



Petugas administrasi penjualan TU memasukkan data pengiriman barang disistem informasi sebagai penjualan berdasarkan faktur dan SP yang telah ada tanda tangannya dari pelanggan.



b)



Petugas administrasi penjualan TU juga memasukkan ke sistem informasi hasil penjualan tersebut.



c)



Petugas administrasi penjualan menyerahkan SP dan faktur penjualan keadministrasi inkaso.



9)



Menyimpan faktur dan penyerahan faktur yang telah jatuh tempo ke juru tagih



a)



Petugas administrasi inkaso memasukkan data penjualan di kartu piutang berdasarkan faktur dan SP yang telah ada tanda terimanya dari pelanggan ke dalam sistem informasi.



b)



Petugas



administrasi



inkaso



menyimpan



faktur



penjualan



dan



membuatdaftar tanggal jatuh temponya ke sistem informasi. c)



Petugas administrasi inkaso akan menyerahkan faktur tagihan ke juru tagih sesuai dengan daftar tagihan yang telah jatuh tempo untuk ditagihkan ke outlet masing-masing atau pelanggan.



d.



Sasaran



14



Sasaran yang ingin dicapai pada penjualan ialah mencapai target penjualan danservice level yang ditentukan. 3.4.4 Manajemen Piutang a.



Definisi Menurut Nurjannah (2012), piutang adalah hak klaim terhadap seseorang



atau perusahaan lain, menuntut pembayaran dalam bentuk uang atau penyerahan aktiva atau jasa kepada pihak terhutang, Piutang merupakan semua tuntutan terhadap langganan baik berbentuk perkiraan uang, barang maupun jasa dan segala bentuk perkiraan seperti transaksi. Penjualan secara kredit menimbulkan hak bagi perusahaan yang melakukan penagihan pada langganannya sesuai persyaratan yang telah disepakati bersama pada saat melakukan transaksi. Piutang dapat diartikan sebagai jumlah nominal yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada pihak penyedia setelah dilakukan proses transaksi jual beli pada waktu jatuh tempo pembayarannya. b.



Standard Operational and Procedure Piutang SOP Piutang menurut Said (2013) yaitu:



1)



Penyerahan faktur tagihan dari fungsi TU ke administrasi Inkaso



a)



Administrasi penjualan menerima dokumen penjualan kredit (faktur yang sudah ada tanda terima dari pelanggan beserta SP) dari fungsi gudang.



b)



Administrasi penjualan mengelompokkan dokumen penjualan kredit sesuaidengan nama-nama pelanggannya dan mencatat di kartu piutang perpelanggan.



c)



Administrasi penjualan membukukan penjualan kredit per pelanggan disistem informasi (komputer).



d)



Administrasi penjualan pada awal bulan merekap hasil penjualan kredit dan membuatkan rekap tagihan setiap pelanggan lalu menyerahkan ke administrasi inkaso.



2)



Penyerahan faktur tagihan dari administrasi inkaso ke juru tagih



15



a)



Adminsitrasi inkaso memeriksa dan menerima penyerahan fisik faktur tagihan dan membuat tanda terima di buku ekspedisi penyerahan faktur dari administrasi penjualan.



b)



Administrasi inkaso mencatat piutang masuk di sistem informasi (kartu piutang) setiap pelanggan.



c)



Adminsitrasi inkaso membuat rencana penagihan berdasarkan tanggal jatuh temponya.



d)



Administrasi inkaso menyerahkan sejumlah faktur yang telah jatuh tempo kepada juru tagih disertai dengan nota inkaso (dokumen tanda penyerahan faktur tagihan kepada juru tagih).



3)



Penyerahan faktur tagihan dari juru tagih ke pelanggan



a)



Juru tagih menerima faktur tagihan dari administrasi inkaso disertai tanda terima di nota inkaso.



b)



Juru tagih menyerahkan faktur yang telah jatuh tempo kepada pelanggan.



c)



Pelanggan menerima faktur dan membayar



hutangnya dengan 3



kemungkinan yaitu, dibayar lunas (100 %), dibayar sebagian dan hanya membuat tanda terima faktur dan pembayaran pada tanggal berikutnya 4)



Penyetoran dan pelaporan uang hasil tagihan



a)



Juru tagih menyetorkan uang hasil tagihan pada hari yang sama (sore hari) ke fungsi keuangan dengan meminta tanda terima setoran uang tagihan dinota inkaso, jika pelanggan membayar 100 % lunas atau sebagian lunas.



b)



Juru tagih melaporkan dan menyerahkan kembali hasil dokumen alat tagihke administrasi inkaso dengan keterangan dibayar lunas (100 %) oleh pelanggan atau dibayar sebagian oleh pelanggan dengan melampirkan bukti sebagian pembayarannya di balik faktur aslinya.



c)



Ditunda oleh pelanggan dengan melampirkan bukti tanda terima faktur dari pelanggan dan keterangan tanggal akan dibayar oleh pelanggan.



d)



Administrasi inkaso menerima laporan dari juru tagih dan menyimpan kembali faktur–faktur tagihan atau tanda terima faktur yang belum lunas dibrankas.



16



e)



Administrasi inkaso menyerahkan kembali faktur tagihan atau tanda terima faktur yang belum lunas ke juru tagih untuk ditagihkan kembali kepada pelanggan sesuai janji.



5)



Konfirmasi piutang ke pelanggan



a)



Administrasi inkaso membuat data mutasi piutang setiap pelanggan pada awal bulan.



b)



Administrasi inkaso membuat surat konfirmasi setiap bulan tentang jumlah hutang kepada setiap pelanggan.



c)



Bagi pelanggan yang tidak menjawab surat konfirmasi tersebut, maka angka hutang pelanggan yang dibuat apotek yang dianggap benar.



c.



Sasaran Sasaran yang ingin dicapai ialah mencegah kehilangan faktur dan pencurian



uanghasil tagihan. 3.4.5 Manajemen Pembukuan a.



Definisi Manajemen pembukuan adalah cara mengelola pembukuan ataupencatatan



(accounting) dan pengikhtisaran seluruh transaksi dagang dankeuangan serta penganalisaan, pembuktian dan pembuatan laporan. Di Indonesiaistilah (bagian) pembukuan yang terdapat di suatu perusahaan juga dikenal dengan nama tata usaha yaitu fungsi kegiatan yang bertugas melakukan pencatatan,pemeriksaan, pembuatan laporan dan pengarsipan (Said, 2013). b.



Tujuan Pembukuan dibutuhkan untuk menyimpan seluruh kegiatan perusahaandan



transaksi-transaksi yang telah dilaksanakan Tujuan utama kegiatanpembukuan di PBF adalah agar seluruh transaksi keuangan dapatdidokumentasikan sesuai dengan urutan peristiwa atau kejadian dan besarannya,sehingga dapat disajikan dalam laporan keuangan dengan benar dan berguna bagipihak-pihak yang membutuhkan (Menteri Pekerjaan Umum, 2013). c.



Standard Operational and Procedure Pembukuan Adapun proses pembuatan laporan akuntansi keuangan terdiri:



17



1)



Mengumpulkan seluruh dokumen transaksi.



2)



Mencatat seluruh data transaksi ke buku jurnal.



3)



Memindahkan dari buku jurnal ke buku besar (posting).



4)



Mencocokkan (judgment) terhadap informasi terakhir.



5)



Menyususun (reporting) laporan dari data buku besar.



6)



Menutup buku besar dan membuat laporannya.



7)



Mengirimkan laporan ke pihak yang membutuhkan.



8)



Mengarsipkan (filing).



d.



Sasaran Sasaran yang ingin dicapai ialah menyajikan laporan keuangan tepat isidan



tepat waktu. 3.5



Alur Distribusi Obat



Alur distribusi barang dimulai dari surat pesanan yang masuk ke PBF, surat pesanan ini bisa via telepon dan melalui salesman yang membawa surat pesanan dari outlet kemudian bagian gudang bertugas memeriksa kelengkapan surat pesanan yang meliputi nama PBF yang dituju, nama outlet, jenis barang dan jumlah barang yang dipesan, kemudian fakturis membuat faktur sebanyak 5 rangkap yang terdiri dari warna putih, merah muda, kuning, hijau dan biru. Warna biru disimpan oleh bagian fakturis, kemudian sisa 4 rangkap diserahkan ke bagian gudang untuk dilakukan penyiapan barang. Warna hijau dan kuning disimpan sebagai arsip gudang, warna putih dan merah muda dibawa oleh salesman ke outlet untuk dilakukan pengecekan barang oleh outlet apakah sesuai dengan faktur dan surat pesanan yang diterima. Kemudian faktur yang berwarna putih dikembalikan dan dibuat data inkaso. Setelah jatuh tempo kolektor akan menagih piutang. Pembayaran dapat dilakukan dengan via transfer atau melalui kolektor dan kolektor akan menyerahkan faktur putih apabila pembayaran telah dilakukan.



18



Surat Pesanan Masuk



Menyiapkan barang



Pengiriman



Diperiksa kelengkapan surat pesanan meliputi nama PBF yang diuju, nama otlet, jenis barang dan jumlah barang



Gudang



Outlate



Fakturis



Dibuat faktur 5 rangkap



Inkaso dan Kolektor



Faktur



Kasir Sistem dan Bank



Gambar 2. Alur Pendistribusian/Pelayanan Otlet di PBF KFTD Samarinda