Buku Panduan Apli Gaji KPPN [PDF]

Citation preview

DAFTAR ISI DAFTAR ISI.......................................................................................................................................2 DAFTAR GAMBAR............................................................................................................................3 BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................................................1 A. Latar Belakang......................................................................................................................1 B. Ruang Lingkup......................................................................................................................1 C. Proses...................................................................................................................................2 D. Jenis User.............................................................................................................................2 BAB II REGISTRASI USER..................................................................................................................3 A. Login Aplikasi.......................................................................................................................3 B. Registrasi User.....................................................................................................................3 C. Pengaktifan User oleh Admin KPPN.....................................................................................7 D. Log Out Aplikasi................................................................................................................8 BAB III PENGOPERASIAN APLIKASI................................................................................................10 A. Admin KPPN.......................................................................................................................10 B. FO KPPN.............................................................................................................................11 1. Upload ADK Gaji.........................................................................................................11 2. Proses Persetujuan Pengujian Gaji.............................................................................13 3. Masuk menu Gaji > Monitoring pengujian Gaji.........................................................14 4. Masuk menu Laporan > Daftar Pengawasan Gaji......................................................14 5. Penghapusan Pengujian Gaji......................................................................................15 6. Proses Upload Surat Pernyatataan Lembar Konfirmasi serta SK BKN.......................15 C. MO KPPN............................................................................................................................16 1. Proses Penonaktifan Pegawai Pensiun dan Meninggal..............................................16 2. Proses Penonaktifan Pegawai Pindah........................................................................16 3. Daftar Pegawai Non Aktif...........................................................................................17 4. Cetak Kartu Pegawai...................................................................................................19 5. Cetak Report...............................................................................................................19 D. KASI PENCAIRAN DANA..................................................................................................20 1. Persetujuan Penghapusan Gaji...................................................................................20 2. Pengaktifan kembali pegawai yang sudah nonaktif...................................................20 BAB IV VALIDASI PENGUJIAN GAJI................................................................................................21 BAB V PENYELESAIAN NIP GANDA................................................................................................31 BAB VI STUDI KASUS PEMBAYARAN GAJI DI KPPN.......................................................................35 1. Validasi Pegawai berkedudukan Aktif di satker lain...................................................35 2. Contoh pegawai dipekerjakan dobel pembayaran tunjangan Jabatan/Umum kelebihan pembayaran Gaji..................................................................................................37 3. Kekurangan Gaji Jenis SK 99 (SK Lainnya) atau jenis SK 25 (Tugas Belajar) tidak boleh dimintakan Kekurangan Gaji.................................................................................................40 4. Validasi kekurangan gaji dengan elemen gaji dan jenis SK........................................41



DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Login Aplikasi Gambar 2 Registrasi User Gambar 3 Pengisian Akun User Gambar 4 User dan Password Gambar 5 Upload Foto Gambar 6 Pernyataan Gambar 7 Ijin Masuk User Gambar 8 Memasukkan kode KPPN dan Level User Gambar 9 Daftar User Gambar 10 Informasi Pengaktifan Gambar 11 Logout Aplikasi Gambar 12 Setting User Gambar 13 Daftar User Gambar 14 Penonaktifkan User Gambar 15 Upload ADK Gaji Gambar 16 Formulir Upload Gambar 17 Pengisian Form Upload Gambar 18 Setting Anak Satker Gambar 19 Persetujuan Pengujian Gaji Gambar 20 Konfirmasi Restore Gaji Gambar 21 Monitoring Pengujian Gaji Gambar 22 Daftar Pengawasan Gaji Gambar 23 Hapus Gaji Per Anak Satker Gambar 24 Upload Data Surat Pernyataan dan SK BKN Gambar 25 Upload Dokumen Pendukung Gambar 26 Penonatifan Pegawai Pensiun - Meninggal Gambar 27 Konfirmasi Ubah Kedudukan Gambar 28 Penonaktifan Pegawai Pindah Gambar 29 Informasi Melanjutkan Kasi Gambar 30 Daftar Pegawai Non Aktif Gambar 31 Konfirmasi Mengaktifkan Kembali Gambar 32 Informasi Melanjutkan Kepala Seksi Gambar 33 Proses Allow oleh MO KPPN Gambar 34 Cetak Kartu Pegawai Gambar 35 Cetak Report Gambar 36 Persetujuan Hapus Gaji Gambar 37 Upload ADK Pegawai Baru Gambar 38 Daftar Data Pegawai Baru Gambar 39 Daftar Pegawai Aktif



3 4 4 5 5 6 6 7 8 8 9 10 10 11 12 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 19 20 20 21 22 23 24 24



Gambar 40 View Hutang Pegawai Gambar 41 Ubah Hutang Pegawa Gambar 42 Daftar Tunjangan Gambar 43 Perubahan Pegawai Gambar 44 Validasi NIP Ganda Gambar 45 Cetak Kartu Pegawai Gambar 46 SK BKN Gambar 47 Kartu Gaji dipekerjakan Satker Baru Eselon II Gambar 48 Kartu Gaji Dipekerjakan Satker Asal Gambar 49 Dipekerjakan Satker Baru Eselon IV Gambar 50 Dipekerjakan Satker Asal Tunjangan Umum



25 25 30 31 34 34 35 41 41 42 42



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Aplikasi Pembayaran Gaji Di KPPN secara terpusat dimaksudkan untuk mendukung terwujudnya single data base dan single process point dalam melakukan validasi atas permintaan pembayaran gaji dari satuan kerja ke KPPN. Seluruh KPPN di Indonesia akan mengakses satu database dan aplikasi yang sama, tidak lagi terbagi-bagi pada tiap KPPN. Begitu pula data yang dijadikan sebagai tolok ukur dalam pelaksanaan validasi adalah data gaji secara nasional. Data permintaan pembayaran yang dinyatakan valid akan tersimpan secara online realtime dalam database yang ada di kelola oleh Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan. Aplikasi dibagi menjadi dua bagian, front end dan backend. Front end memakai teknologi web base, digunakan oleh user di KPPN. Backend bersifat server site, digunakan untuk memroses validasi, rekonsiliasi, file output, dan update data ke database. Pemusatan data dan proses ini diharapkan akan memberikan manfaat-manfaat, antara lain: 1. Pengecekan data pegawai aktif ganda. 2. Pencegahan permintaan pembayaran gaji ganda secara nasional, tidak hanya dalam lingkup sebuah KPPN seperti yang terjadi sekarang ini. 3. Menyediakan data yang utuh dan up to date dalam rangka memenuhi bahan analisis atas belanja gaji PNS Pusat, baik oleh pihak internal DJPBN maupun oleh pihak lain yang bekerja sama, semisal PT. TASPEN, BKN, BPJS, dan lain-lain. 4. Berkurangnya beban pemeliharaan sistem dan infrastruktur. Aplikasi ini didesain sesederhana mungkin (user friendly), namun demikian tetap menghendaki kehati-hatian user dalam menggunakannya. Dengan demikian output aplikasi ini akan benar-benar valid sesuai dengan yang diharapkan. B. Ruang Lingkup Aplikasi GPP KPPN Terpusat ini mencakup : 1. PNS KL, PNS Polri dan PNS Kemhan 2. Anggota POLRI 3. Prajurit TNI Jadi aplikasi ini akan memunculkan untuk masing-masing menu yaitu menu PNS, Polri dan TNI. Untuk Tahap awal yang akan diterapkan adalah untuk PNS, sedangkan untuk Polri dan TNI pada tahap berikutnya. Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



1



C. Proses Proses yang dilakukan dalam pengujian gaji adalah sebagai berikut 1. PPABP Satker melakukan unggah ADK Gaji, ADK Perubahan, lewat Aplikasi Gaji KPPN Terpusat untuk sementara, kedepan akan diupload lewat aplikasi e-SPM. 2. Aplikasi Backend Gaji KPPN Terpusat akan melakukan proses pengujian gaji secara langsung, melakukan validasi dan rekon gaji dengan gaji bulan sebelumnya. 3. Jika tidak ada validasi maka gaji tersebut di approve oleh petugas KPPN melauli Aplikasi Frontend Gaji KPPN terpusat. 4. Data gaji dan perubahan direstore ke dalam database gaji KPPN terpusat. D. Jenis User Proses registrasi user Aplikasi Gaji KPPN Terpusat akan dilaksanakan lewat Single Sign On (SSO) Portal Direktorat Jenderal Perbendaharaan yaitu e-djpb untuk jenis user : 1. User Admin KPPN : user untuk mengaktifkan user FO Gaji, Kasi Pencairan Dana dan MO Gaji. Manajemen User di KPPN, misalkan jika ada perubahan satker di KPPN yang mengatur adalah user Admin. User admin akan diaktifkan oleh Direktorat SITP. 2. User FO Gaji KPPN : user front office untuk melakukan mengupload ADK Gaji dan pengujian gaji; 3. User Kasi Pencairan Dana KPPN : user Kepala Seksi Pencairan Dana untuk approval penghapusan pengujian gaji dan pengaktifan kembali user non aktif; 4. User MO Gaji KPPN : user middle office untuk melakukan pencetakan kartu belanja pegawai perorangan, penonaktifan pegawai dan dalam rangka pemprosesan SKPP dan proses ”allow” NIP/NRP Ganda berdasarkan SK BKN.



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



2



BAB II REGISTRASI USER Pada bab ini akan dijelaskan dari mulai Login Aplikasi, Registrasi User dan Pengaktifkan user oleh Admin KPPN dan Logout Aplikasi. Perlu diingat bahwa user yang terdaftar dalam aplikasi ini harus menggunakan NIP dan nama pegawai yang asli, sebab setiap transaksi yang dilakukan oleh user akan tercatat ke dalam sistem aplikasi. A. Login Aplikasi Pada bab ini akan diuraikan langkah-langkah untuk registrasi user dan pengaktifan use. Login aplikasi dengan membuka browser dan memasukkan alamat : http:// http://10.242.231.100/gaji dan klik tombol masuk.



Gambar 1 Login Aplikasi



B. Registrasi User Proses registrasi user untuk keempat user adalah sama, kecuali user Admin KPPN, yang akan diaktifkan oleh Petugas Direktorat SITP. Setelah user Admin KPPN di aktifkan maka, user tersebut dapat mengaktifkan ke tiga user yang lain. Langkah-langkah pendaftaran user adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol Registrasi



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



3



Gambar 2 Registrasi User



2. Lengkapi isian data akun sebagaimana ditunjukkan pada gambar dibawah ini, kemudian klik Lanjut



Gambar 3 Pengisian Akun User



3. Lengkapi username dan password, sebagaimana ditunjukkan pada gambar dibawah ini, kemudian klik Lanjut.



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



4



Gambar 4 User dan Password



4. Lakukan upload foto dengan format png dengan ukuran maksimal 1 MB sebagaimana ditunjukkan pada gambar dibawah ini :



Gambar 5 Upload Foto



5. Klik checkbox pada kotak merah, kemudian klik Selesai sebagaimana ditunjukkan pada gambar dibawah ini



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



5



Gambar 6 Pernyataan



6. Langkah berikutnya adalah login aplikasi kembali dengan user tersebut, lalu klik tombol Masuk.



Gambar 7 Ijin Masuk User



7. Masukkan kode KPPN user dan level User, (1) FO KPPN, (2) Kasi PD, (3) Admin KPPN, (4) MO KPPN. lalu klik tombol Simpan.



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



6



Gambar 8 Memasukkan kode KPPN dan Level User



Jika user telah diaktifkan maka akan dapat masuk ke dalam Aplikasi Gaji KPPN Terpusat.



C. Pengaktifan User oleh Admin KPPN Seperti telah diuraikan pada penjelasan sebelumnya, user Admin KPPN akan diaktifkan oleh Direktorat SITP. Setelah Petugas KPPN registrasi user Admin KPPN, agar segera menghubungi Direktorat SITP lewat Hai DJPB untuk meminta mengaktifkan user. Setelah user Admin KPPN diaktifkan maka dapat mengaktifkan user yang lain yaitu FO KPPN, Kasi PD dan MO KPPN. Langkah-langkah mengaktifkan user adalah sebagai berikut : 1. Masuk menu Setting > RUH User 2. Lalu klik tombol warna Hijau, pada kolom Aksi



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



7



Gambar 9 Daftar User



3. Selanjutnya akan muncul Informasi pengaktifan user



Gambar 10 Informasi Pengaktifan



4. Setelah itu user lain dapat masuk ke dalam aplikasi Gaji KPPN Terpusat 5. User Admin KPPN juga dapat menonaktifkan user yang lain misalkan user tersebut telah berganti atau mutasi ke unit yang lain. D. Log Out Aplikasi Setiap user selesai menggunakan aplikasi, alangkah lebih baik agar keluar dari aplikasi dengan melalui menu log out, agar user tersebut tidak digunakan untuk melakukan transaksi oleh pengguna lain. langkah-langkah adalah sebagai berikut : 1. Klik gambar user pojok kanan kanan atas 2. Pilih Log Out. 3. Maka akan kembali ke menu Login



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



8



Gambar 11 Logout Aplikasi



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



9



BAB III PENGOPERASIAN APLIKASI



Pada bab ini akan dibahas proses pengoperasian aplikasi per masing-masing user yaitu user Admin KPPN, FO KPPN, MO KPPN, dan Kasi PD. Setiap user memiliki fungsi sendiri-sendiri sesuai dengan fungsi dan bidang tugasnya. A. Admin KPPN Admin KPPN adalah user yang harus diregistrasi pertama kali oleh KPPN, sebab user ini akan diaktifkan oleh Direktorat SITP. Tugas utama dari user Admin KPPN adalah administrasi user FO KPPN, MO KPPN dan Kasi PD lingkup KPPN setempat yaitu dalam rangka pengaktifkan dan penonaktifan user. Misalkan terjadi mutasi pegawai, maka user admin dapat menonaktifkan user tersebut. Langkah-langkah untuk mengaktifkan user adalah : 1. Masuk menu Setting > R/U/H User



Gambar 12 Setting User



2. Setelah masuk maka akan tampil user-user yang ada di KPPN Tersebut pada awalnya user akan berwarna merah yang berarti belum diaktikan oleh Admin KPPN



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



10



Gambar 13 Daftar User



3. Klik tombol warna hijau (v) untuk mengaktifkan user, maka user tersebut telah aktif. 4. Untuk menonaktifkan user klik tombol warna kuning (X), maka user tersebut menjadi non aktif. Penonakftifan user dilakukan jika pegawai tersebut telah mutasi ke bagian/unit lain.



Gambar 14 Penonaktifkan User



B. FO KPPN Front Office KPPN adalah user yang bertugas untuk melakukan pengujian gaji, menerima ADK , mengupload ADK, dan merestore data gaji Satker, secara umum proses yang dilakukan tidak berubah dibandingkan dengan menu aplikasi Gaji KPPN versi Desktop. 1. Upload ADK Gaji Petugas FO KPPN akan menerima ADK GPP, dan PRB dari satker, maka yang diupload hanyalah ADK GPP saja. Sebab isi dari ADK PRB sebenarnya juga sudah terdapat di dalam ADK GPP. Langkah-langkah proses upload ADK gaji adalah : 1) Masuk menu Utilitas > Upload ADK Pada menu ini semua jenis ADK Gaji dapat diupload, mulai dari ADK Gaji, ADK Pegawai Baru, ADK Perbaikan NIP dan lain-lain. Pada contoh kali ini akan dicontohkan upload ADK Gaji yaitu File *.gpp.



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



11



Gambar 15 Upload ADK Gaji



2) Formulir Upload ADK Akan tampil daftar ADK yang telah di upload, Klik tombol tambah di kanan atas untuk masuk ke menu upload



Gambar 16 Formulir Upload



3) Untuk melakukan upload ADK ikuti langkah-langkah sebagai berikut :



Gambar 17 Pengisian Form Upload



  



Isikan kode satker Isikan Periode upload contoh ini adalah Gaji Januari 2018 (sesuaikan dengan gaji bulan apa yang dimintakan oleh satker) Browse File : cari file ADK gpp satker, klik tombol Upload



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



12



2. Proses Persetujuan Pengujian Gaji Setelah dilakukan upload gaji maka proses pengujian akan dilakukan secara otomatis oleh loader aplikasi. Petugas FO selanjutnya akan melihat proses pengujian apakah sudah berhasil (siap untuk approval restore gaji) atau tertolak. Langkah-langkah adalah sebagai berikut : 1) Masuk menu Setting > Setting Anak Satker Untuk melihat proses pengujian gaji, pertama-tama yang harus dilakukan adalah men-default anak satker



Gambar 18 Setting Anak Satker



  



Cari Anak Satker yang akan di default Klik tombol Default Maka akan terpilih anak satker yang dimaksud



2) Masuk menu Gaji > Persetujuan Pengujian Gaji Setelah dilakukan pen-default-an anak satker maka barulah FO KPPN menampilkan hasil pengujian gaji



Gambar 19 Persetujuan Pengujian Gaji



Langkah-langkah Persetujuan Pengujian Gaji adalah :  Pilih Periode Upload Gaji, misalkan Januari 2018  Pilih Jenis Gaji : Gaji induk  Akan tampil status hasil pengujian gaji oleh loader aplikasi Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



13



 



Jika statusnya : Persetujuan Restore Gaji maka data gaji bulan Januari 2018 satker tersebut siap untuk direstore. Klik tombol Centang (Hijau) untuk melakukan approval restore. Maka akan muncul konfirmasi Restore Gaji



Gambar 20 Konfirmasi Restore Gaji



Klik tombol Yes dan tunggu sampai statusnya Selesai Pengujian 3. Masuk menu Gaji > Monitoring pengujian Gaji Untuk melihat hasil pengujian FO KPPN dapat masuk ke dalam menu Gaji > Monitoring Pengujian Gaji



Gambar 21 Monitoring Pengujian Gaji



Langkah-langkah Monitoring Pengujian Gaji adalah :  Pilih Periode Upload Gaji, misalkan Januari 2018  Pilih Jenis Gaji : Gaji induk  Akan tampil hasil restore gaji : No SPM dan No Invoice masih kosong, akan terisi jika SPM Gaji telah diterima oleh Aplikasi Konversi. 4. Masuk menu Laporan > Daftar Pengawasan Gaji Pada menu ini FO KPPN dapat melihat gaji yang telah direstore beserta jumlah kotor, potongan dan bersih. Nilai rupiah ini dapat dibandingkan dengan SPM gaji yang diajukan



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



14



Gambar 22 Daftar Pengawasan Gaji



5. Penghapusan Pengujian Gaji Terkadang satker dalam melakukan pengujian gaji terdapat kesalahan gaji yang harus diperbaiki, namun gaji tersebut telah masuk ke dalam database KPPN. Maka untuk proses penghapusan gaji dapat dilakukan oleh user FO KPPN. Masuk menu utilitas > Hapus Gaji Per anak satker. Untuk Proses penghapusan langlah-langkahnya adalah sebagai berikut :    



Masuk ke menu setting > setting anak satker Masuk menu Utilitas > Hapus Gaji per anak satker Pilihan Periode jika user ingin memasukkan periode tanggal gaji Pilihan Nomor Gaji memasukkan nomor gaji jika ingin lebih cepat



Gambar 23 Hapus Gaji Per Anak Satker



 



Berikan tanda centang dan klik tombol Hapus. Selanjutnya dilakukan approval oleh user Kasi Pencairan Dana



6. Proses Upload Surat Pernyatataan/Data NIP-NRP Ganda serta SK BKN Ketika terjadi pengujian gaji dan ditemukan terdapat NIP ganda pegawai satker tersebut dengan pegawai di satker lain, dan ternyata setelah diteliti dalam kartu pegawai bahwa NIP pegawai tersebut berbeda nama pegawai (NIP sama, nama beda), maka satker wajib menyampaikan bukti berupa surat pernyataan/data NIP/NRP Ganda dan SK dari BKN sebagai bukti. Jika setelah dibandingkan dengan SK dari BKN ternyata data NIP pada GPP telah sesuai maka petugas FO KPPN dapat mengupload 2 dokumen



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



15



tersebut ke dalam aplikasi melalui menu Pegawai > Data Pegawai. Cari pegawai yang hendak di upload dokumen pendukung NIP nya.



Gambar 24 Upload Data Surat Pernyataan dan SK BKN



Klik tombol tersebut lalu akan terbuka form sebagai berikut



Gambar 25 Upload Dokumen Pendukung



  



 



Pilih Surat Pernyataan dan Data Pegawai NIP/NRP Ganda di scan dalam bentuk PDF dan disatukan menjadi satu file dan di upload pada file pertama. Pilih dokumen pendukung berupa SK BKN (lebih dianjurkan) / SK Kenaikan Pangkat Terakhir dan di scan dalam bentuk PDF dan diupload pada file kedua. Bagaimana jika yang NIP/NRP ganda ini lebih dari 1 orang? maka proses upload tetap dilakukan per orang. Surat Pernyataan, Data Pegawai NIP/NRP Ganda dan SK BKN diupload per masing-masing pegawai. Klki tombol upload. Proses selanjutnya adalah proses “allow” oleh petugas MO KPPN



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



16



C. MO KPPN Middle Office KPPN adalah user yang bertugas untuk melakukan penonaktifkan pegawai / dari aktif menjadi non aktif, mencetak kartu gaji pegawai dalam rangka proses SKPP, dan Proses Allow NIP Ganda. Selain itu user ini juga dapat mengaktifkan kembali pegawai yang sudah non aktif menjadi aktif kembali dengan approval dari User Kasi Pencairan Dana. 1. Proses Penonaktifan Pegawai Pensiun dan Meninggal Mengubah pegawai dengan kedudukan aktif menjadi (03) Pensiun, 04 (Meninggal) dan (05) Pindah. Masuk ke dalam menu Pegawai > Ubah Kedudukan Pegawai Aktif



Gambar 26 Penonatifan Pegawai Pensiun - Meninggal



Langkah-langkah adalah sebagai berikut :  Pilih Ubah Jadi : Pensiun, Meninggal  Centang Pegawai yang akan dinonaktifkan  klik tombol Ubah  Akan muncul konfirmasi untuk penonaktifan, klik tombol Yes



Gambar 27 Konfirmasi Ubah Kedudukan



2. Proses Penonaktifan Pegawai Pindah Untuk penonatifan menjadi pensiun/meninggal itu tanpa menggunakan approval dari Kasi Pencairan Dana. Namun khusus untuk pegawai pindah perlu approval dari Kasi Pencairan Dana. Karena Kasi Pencairan Dana perlu akan tanda tangan di dalan SKPP Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



17



bahwa data pegawai bersangkutan sudah dinonaktifkan dari database KPPN. Langkahlangkah penonaktifan pegawai menjadi pindah adalah :    



 



Pilih Ubah Jadi : Pindah Centang Pegawai yang akan dipindahkan klik tombol Cek Masukkan kode satker dan diisi 000000. Untuk aplikasi yang sekarang kode satker diisi 000000 semuanya, nanti kedepan setelah SKPP menggunakan ADK maka kode ini akan diisi otomatis dari ADK satker. Jadi sementara diisi menjadi 000000 Klik tombol Ubah Akan muncul konfirmasi untuk penonaktifan, klik tombol Yes



Gambar 28 Penonaktifan Pegawai Pindah







Akan muncul informasi lanjutan untuk melanjutkan approval pada user Kasi Pencairan Dana



Gambar 29 Informasi Melanjutkan Kasi



3. Daftar Pegawai Non Aktif Pada menu user MO KPPN terdapat menu Pegawai > Daftar Pegawai Non aktif. Menu ini akan digunakan untuk menampilkan data-data pegawai yang sudah non aktif, dan dimungkinkan untuk mengaktifkan kembali. Pengaktifan kembali itu diijinkan dengan menggunakan approval user Kasi Pencairan Dana. Misalkan user salah dalam menonaktifkan pegawai, sebagai contoh di satker ada pegawai dengan nama sama Suryadi ada dua orang, Suryadi Golongan II dan III, seharusnya yang dipensiunkan adalah Suryadi Golongan II, namun terlanjur yang dinonaktifkan adalah yang Golongan III. Maka Suryadi Golongan III dapat diaktifkan kembali. Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



18



Gambar 30 Daftar Pegawai Non Aktif



Langkah-langkah untuk mengatifkan kembali adalah :     



Pilih status pegawai Ubah jadi : Pilih Aktif Pilih pegawai dengan jalan mencentang klik tombol Ubah Akan muncul konfirmasi Ubah Kedudukan



Gambar 31 Konfirmasi Mengaktifkan Kembali



  



Akan muncul konfirmasi Ubah Kedudukan Klik tombol Yes Akan muncul Lanjutkan Persetujuan Kepala Seksi



Gambar 32 Informasi Melanjutkan Kepala Seksi



4. Persetujuan Pegawai (NIP Ganda) Pada menu ini user MO KPPN dapat melakukan proses “allow” untuk NIP-NIP Ganda disebabkan satker terkena validasi NIP Ganda, dan user FO Gaji KPPN telah mengupload dokumen pendukung berupa Surat Pernyataan dan Daftar Pegawai NIP/NRP Ganda Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



19



(Lembar Konfirmasi) dan SK BKN/Kenaikan Pangkat. Buka menu Pegawai > Persetujuan Pegawai (NIP Ganda) maka akan terbuka form sebagai berikut :



Gambar 33 Proses Allow oleh MO KPPN



  



User MO dapat memverifikasi terlebih dahulu NIP pegawai dengan dokumen sumber dengan mengklik tomobl Surat Pernyataan dan SK BKN Jika telah sesuai maka selanjutnya di klik tombol Setuju Lanjut, maka akan muncul konfirmasi untuk mengallow NIP tersebut Setelah di “allow” NIP tersebut, FO KPPN dapat mengulang melakukan pengujian gaji dengan mengupload ulang ADK Gaji



5. Cetak Kartu Pegawai Dalam membuat SKPP user MO perlu mencetak kartu pengawasan belanja pegawai peroraangan sebagai bahan lampiran untuk SKPP. pencetakan dapat dilakukan melalui menu Laporan > Cetak Kartu.



Gambar 34 Cetak Kartu Pegawai



Langkah-langkah untuk pencetakan kartu adalah :     



Memilih Jenis Kartu Memilih pegawai Klik tombol Cetak Sedangkan tombol Lain, adalah tombol untuk mencetak kartu gaji pegawai di satker lain (misalkan pegawai ini adalah pegawai dipekerjakan atau NIP pegawai ini dobel dengan pegawai dari satker lain) Setelah mengklik tombol Cetak akan muncul ID Pemprosesan, langkah berikutnya adalah menampilkan/mendownload lewat menu Laporan > Cetak Report



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



20



6. Cetak Report Untuk mendownload kartu yang telah dicetak langkah berikutnya adalah menampilkan/atau mendonload file PDF yang terbentuk melalui menu Laporan >Cetak Report.



Gambar 35 Cetak Report



  



Klik tombol refresh di kanan atas Pilih ID yang sudah diproses, jika sudah terbentuk file PDF akan berwarna hijau. Klik tombol Cetak/Download



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



21



D. KASI PENCAIRAN DANA Kasi Pencairan Dana adalah user yang bertugas untuk melakukan persetujuan untuk : 1. Persetujuan Penghapusan Gaji Setelah penghapusan pengujian gaji diusulkan oleh FO KPPN. Langkah berikutnya adalah melakukan approval penghapusan, dengan masuk ke dalam menu Utilitas > Persetujuan Kasi Hapus Gaji Langkah-langkah adalah :



Gambar 36 Persetujuan Hapus Gaji



     



Masuk ke dalam menu Utilitas > Persetujuan Kasi Hapus Gaji Pilih gaji yang akan dihapus Berikan tanda centang pada gaji yang dipilih Klik tombol Setuju Akan muncul konfirmasi penghapusan Klik tombol Yes, maka data gaji akan terhapus



2. Pengaktifan kembali pegawai yang sudah nonaktif Setelah penonaktifan pegawai, terkadang MO KPPN salah dalam memilih pegawai yang di nonaktifkan, lalu hendak mengaktifkan kembali. Proses pengaktifan kembali pegawai yang sudah nonaktif memerlukan approval Langkah-langkah adalah :  Masuk ke dalam menu Pegawai > Daftar Pegawai Non Aktif  Pilih yang non aktif : Pensiun, Meninggal, atau Pindah  Pilih Menjadi : Aktif



 



Berikan tanda centang pada gaji yang dipilih Klik tombol Setuju



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



22



BAB IV VALIDASI PENGUJIAN GAJI



Pada bab ini akan dibahas tentang validasi-validasi yang dilakukan pada menu Pengujian Gaji serta solusi yang akan dilakukan oleh KPPN untuk menyelesaikan permasalahan dalam pengujian gaji satker. Dalam validasi tersebut terdapat validasi yang tidak dapat dilanjutkan dan validasi yang dapat dilanjutkan. Penjelasannya adalah sebagai berikut 1. Validasi nomor gaji sama yang pernah dimintakan sebelumnya  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Nomor gaji sama dimintakan dua kali  Solusi : Gaji ditolak, Satker memperbaiki dengan membuat gaji dengan nomor gaji yang baru. 2. Validasi Pegawai tidak ada di dalam database KPPN  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Pada gaji satker ada pegawai baru, tapi di dalam database KPPN, NIP pegawai tersebut tidak ada.  Solusi : 1. Kemungkinanan ada pegawai baru (CPNS/Pindahan). Satker menyampaikan ADK pegawai baru (*.KRM) ke KPPN 2. ADK *.KRM diupload ke aplikasi Gaji KPPN Terpusat melalui menu Utilitas > Upload ADK



Gambar 37 Upload ADK Pegawai Baru



  



Masukkan kode satker (harus diisi yang benar) Masukkan bulan dan tahun sekarang Cari ADK KRM, klik tombol Upload



3. Approval dilakukan pada menu Pegawai > Terima Data Pegawai Baru



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



23



Gambar 38 Daftar Data Pegawai Baru



  



Masukkan bulan dan tahun Maka akan tampil data-data pegawai pegawai yang siap untuk di approve Klik tombol Setuju untuk menyetujui restore data pegawai baru



3. Validasi hutang di database KPPN dibandingkan dengan data satker. Masih ada hutang di data KPPN tapi di gaji satker tidak ada  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Gaji Satker sudah tidak ada hutang lagi (tunggakan, utang lebih, potlain) pada pegawai tertentu. Tapi menurut database KPPN, hutang pegawai tersebut masih terdapat hutang dan masih terdefault  Solusi : 1. Masuk ke menu Laporan > Kartu Pegawai > Cetak, lalu dicetak file PDF nya melalui menu Laporan > Cetak Report, cek di kartu gaji pegawai, pastikan bahwa di kartu gaji data hutang pegawai tersebut memang sudah lunas hutangnya sampai bulan sebelumnya. 2. Jika memang menurut kartu gaji hutang sudah lunas, maka selanjutnya masuk ke menu pegawai > tombol hutang (warna kuning)



Gambar 39 Daftar Pegawai Aktif



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



24



Gambar 40 View Hutang Pegawai



Pilih hutang pegawai yang masih terdefault/tercentang, klik tombol warna biru untuk mengubah



Gambar 41 Ubah Hutang Pegawa i



Isikan isian Default menjadi 0 lalu tekan tombol Simpan



4. Validasi pegawai data di KPPN berkedudukan Pindah namun masih dimintakan gaji  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Data di KPPN sudah dinonaktifkan menjadi berkedudukan 05 (Pindah). namun di gaji satker masih tetap dimintakan  Solusi : Gaji Satker ditolak, pegawai yang sudah pindah tidak boleh dimintakan gaji apapun 5. Validasi Pegawai berkedudukan Aktif di satker lain (Validasi Baru)  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Data Pegawai ada 2 yang sama-sama berkedudukan aktif di dua satker  Solusi : 1) Validasi ini untuk mencegah pembayaran Ganda antar satker dan antar KPPN 2) Sebagai contoh di Satker A, ada pegawai NIP dengan kedudukan 01 (aktif), di satker B juga ada pegawai dengan NIP yang sama berkedudukan 01 (aktif). Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



25



Ketika satker B mengajukan gaji maka akan tertolak, karena ada NIP dengan kedudukan yang sama aktif di satker A. Begitu juga dengan Satker A gajinya akan tertolak karena NIP nya sama dengan satker B. 3) Tidak berlaku jika pegawai tersebut dipekerjakan. Misalkan ada pegawai di satker A dipekerjakan dan berkedudukan 08 (dipekerjakan satker baru), pegawai tersebut berasal dari satker B dan berkedudukan 10 (dipekerjakan satker asal), dengan kondisi ini tetap bisa dibayarkan. Kedudukan 08 dan 10 adalah kedudukan berpasangan. 4) Namun jika tidak match kedudukan pegawai misalkan : No. 1.



Kasus



Hasil



Satker A : 01 (Aktif) Satker B : 02 (Belajar Dalam Negeri)



2.



Akan Tertolak, pegawai aktif tidak boleh ada pasangan pegawai aktif yang lain.



Satker A : 08 (Dipekerjakan satker Akan Tertolak, harusnya baru) pasangannya adalah 10



08



Satker B : 01 (Aktif) 3.



Satker A : 19 (Dipekerjakan satker asal Akan Tertolak, harusnya perpanjangan BUP) pasangannya adalah 20



19



Satker B : 08 (Diperkajakn satker baru) 4.



Satker A : 08 (Dipekerjakan satker Dapat dilanjutkan. baru) Kedudukan 08 dan 10 adalah Satker B : 10 (Dipekerjakan satker asal) kedudukan berpasangan.



5) Detail kedudukan pegawai yang tidak boleh sama dengan kedudukan yang lain Kedudukan



Keterangan



01



Aktif



02



Belajar DN Keluarga)



Validasi Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 05 (Pindah di satker lain)



(Bujang- Tidak boleh sama dengan kedudukan lain



selain 05 (Pindah di satker lain)



03



Pensiun/Berhenti



Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 05 (Pindah di satker lain)



04



Meninggal



Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 05 (Pindah di satker lain)



05



Pindah



Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 05 (Pindah di satker lain)



06



Hukuman Displin



Tidak boleh sama dengan kedudukan lain



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



26



selain 05 (Pindah di satker lain) 07



Belajar LN (Bujang)



08



Dipekerjakan Baru)



(Satker Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 10 (Dipekerjakan (Satker Asal)



09



Uang Tunggu



Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 05 (Pindah di satker lain)



10



Dipekerjakan Asal)



(Satker Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 08 (Dipekerjakan (Satker Baru)



11



MPP / Cuti Besar



Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 05 (Dipekerjakan (Satker Asal)



12



Belajar LN (Keluarga)



Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 05 (Pindah di satker lain)



13



Fungsional Non Aktif



Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 05 (Pindah di satker lain)



14



Perpanjangan Pensiun



15 16



Tidak boleh sama dengan kedudukan lain selain 05 (Pindah di satker lain)



Usia Tidak boleh sama dengan kedudukan lain



selain 05 (Pindah di satker lain)



Penghentian Eselon



Jabatan Tidak boleh sama dengan kedudukan lain



Penghentian Eselon : MPP



Jabatan Tidak boleh sama dengan kedudukan lain



selain 05 (Pindah di satker lain) selain 05 (Pindah di satker lain)



17



Dipekerjakan Satker Tidak boleh sama dengan kedudukan lain Asal-Meninggal selain 18 (Dipekerjakan Satker Baru-Meninggal)



18



Dipekerjakan Satker Tidak boleh sama dengan kedudukan lain Baru-Meninggal selain 17 (Dipekerjakan Satker Asal-Meninggal)



19



Dipekerjakan Satker Tidak boleh sama dengan kedudukan lain Asal - Perpanjangan selain 20 (Dipekerjakan Satker BaruBUP Perpanjangan BUP)



20



Dipekerjakan Satker Tidak boleh sama dengan kedudukan lain Baru - Perpanjangan selain 19 (Dipekerjakan Satker AsalBUP Perpanjangan BUP)



Validasi NIP/NRP aktif di satker lain ini sangat berkaitan dengan penyelesaian NIP/NRP ganda dari seluruh KPPN, jika memang penyelesaian NIP/NRP ganda tidak segera diselesaikan maka akan muncul permasalahan ketika pengujian gaji, yaitu penolakan gaji. 6) Jika terdapat NIP ganda pada dua satker, maka satker harus bisa menunjukkan bukti bahwa NIP pegawai tersebut telah benar, maka satker menyampaikan Fotokopi SK Perubahan NIP 18 digit dari BKN dan mengirimkan softcopy nya ke Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



27



Hai DJPB. Selanjutnya Direktorat SITP akan meneliti kebenaran NIP tersebut dan memberikan tanda “allow” (lanjut) pada NIP tersebut sehingga Pengujian Gaji dapat dilanjutkan. 6. Validasi anak dewasa berdasarkan database di KPPN. Perlu surat keterangan kuliah dan diatas 25 tahun.  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Solusi : Gaji Satker ditolak, satker harus memperbaiki isian data anak pegawai :   



Dewasa : Maka dikeluarkan dari data pegawai isian tertanggun Surat Keterangan Kuliah : Maka perlu diisi surat keterangan kuliah di isian anak kuliah Membuat gaji lagi dan menyampaikan ke KPPN



7. Validasi jumlah gaji terusan maksimal 4 kali untuk K/L Umum, dan 6/12/18 Kali untuk K/L TNI Polri, memperhitungkan tanggal meninggal.  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Maksimal gaji terusan adalah 4 bulan : misalkan meninggal tanggal 10 Januari 2018, maka terusannya adalah Februari, Maret, April, Mei. Gaji Juni akan tertolak (habis), Namun untuk satker Polri dan TNI, bisa sampai 6/12/18 bulan  Solusi : Gaji Satker ditolak karena gaji terusan sudah melebihi jumlah gaji terusan 8. Validasi Proses Gaji tidak boleh untuk pegawai yang sama dengan jenis gaji yang sama,bulan sama  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Misalkan Satker membuat gaji induk bulan Januari 2018 nomor gaji 000001, gaji tersebut sudah diterima di KPPN. Lalu satker membuat gaji lagi bulan Januari 2018 dengan nomor gaji yang berbeda yaitu 000002, maka tidak bisa diterima  Solusi : Gaji Satker ditolak karena gaji pernah dibuat dan sudah diajukan ke KPPN 9. Validasi kekurangan gaji tidak boleh dimintakan berdasarkan Jenis SK No : 99 SK lain-lain (Validasi Baru)  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Misalkan satker membuat Kekurangan gaji dengan dasar 99 (SK lainlain maka tidak bisa dibuat, sebab tidak jelas peruntukannya.  Solusi : Gaji Satker ditolak karena menggunakan jenis SK No. 99, tidak jelas peruntukannya apakah kekurangan Gaji Pokok, Tunjangan Struktural/Fungsional, Tunjangan Umum dll. 10. Validasi kekurangan gaji dengan elemen gaji dan jenis SK (Validasi Baru)  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Misal satker mengajukan kekurangan gaji jenis SK kenaikan pangkat, tidak boleh muncul selisih tunjangan umum. Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



28







Solusi : Gaji Satker ditolak karena jika mengajukan kekurangan gaji harus sesuai dengan peruntukannya, jika Kenaikan pangkat maka hanya boleh ada selisih Gaji Pokok, Tunj Istri, Tunjangan Anak, Tunjangan Umum, Tunjanngan Papua dan Tunjangan Terpencil, elemen gaji lain tidak diperbolehkan. NO 01 02 03 04



05



06 07 08



09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24



JENIS SK SK CPNS SK PNS SK KGB SK Kenaikan Pangkat



Elemen Gaji Gapok, Tistri ,Tanak Gapok,Tistri,Tanak,TPapua Gapok,Tistri,Tanak Gapok,Tistri,Tanak Tumum (mungkin terjadi jika pindah golongan, missal dari golongan 3 ke gol 4 ada selisih tunjangan umum) Ttambumum, Tunjangan Papua dan Tunjangan Terpencil SK Kenaikan Pangkat Gapok,Tistri,Tanak Tumum (mungkin terjadi Pengabdian jika pindah golongan, missal dari golongan 3 ke gol 4 ada selisih tunjangan umum) Ttambumum, Tunjangan Papua dan Tunjangan Terpencil SK Jab Struktural Tstruktur SK jab Fungsi Tfungsi SK Menduduki Jab Tlain Lain/Bahaya Resiko/Kemahalan SK SPMT CPNS Gapok,Tistri,Tanak Perubahan Status Kawin Gapok (Khusus satker TNI),Tistri,Tanak Perubahan Kedudukan NO Pensiun Hukuman Disiplin Gapok (Khusus satker TNI),Tistri,Tanak Tunjangan Umum Tumum,ttambumum Tunjangan Papua Tpapua Tunjangan Terpencil Tpencil Perubahan Beras Tberas Uang/Natura Perubahan Kode Hakim Gapok,Tistri,Tanak Perubahan Tarif Gaji Pokok Gapok,Tistri,Tanak Kolektif Perubahan Tarif Beras Tberas Kolektif SK Dipekerjakan Tstruktur,Tfungsi,Tumum,Ttambumum SK Kekurangan Gaji 13 Gapok,Tistri,Tanak,Tstruktur,Tfungsi,Tumum Ttambumum SK Kekurangan Gaji Terusan Gapok,Tistri,Tanak Perubahan Kedudukan NO Pindah Perubahan Kedudukan NO Meninggal



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



29



25 26 27 28 29 30 31 32



99



Perubahan Kedudukan Belajar Perubahan Kedudukan Uang Tunggu Perubahan Kedudukan MPP/Cuti Besar Perubahan Fungsional Non Aktif Perubahan Kedudukan Perpanjangan Usia Pensiun Perubahan Kedudukan Penghentian jabatan Eselon Perubahan Kedudukan Dipekerjakan Meninggal Perubahan Kedudukan Dipekerjakan Perpanjangan BUP SK LAINNYA



NO NO NO NO NO Tstruktural/Tfungsional NO NO



NO



11. Validasi Pegawai Pensiun  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Validasi untuk pegawai yang pensiun berdasarkan database KPPN, namun satker masih mengajukan gaji  Solusi : Gaji ditolak,satker harus memperbaiki data gaji dan mengeluarkan pegawai yang sudah pensiun. 12. Validasi Untuk Pegawai yang memiliki 2 Umur Pensiun  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Setelah berlakunya UU ASN terdapat 2 jenis umur pensiun untuk jabatan fungsional tertentu, misalkan Penyuluh Perikanan Penyelia. Terdapat Umur pensiun 58 tahun dan 60 tahun.



Gambar 42 Daftar Tunjangan







Jika pegawai tersebut diangkat sebagai Penyuluh Perikanan Penyelia sebelum tanggal 30 Januari 2014 (TMT Berlakunya UU ASN) maka umur pensiunnya adalah 60 tahun. Jika diangkat setelah tanggal 30 Januari 2014 maka umur pensiunnya adalah 58 Tahun. Solusi :



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



30



o Terdapat validasi : Pegawai ini tidak ada SK Perubahan dengan jenis SK =07 menduduki jabatan fungsional, Upload ADK Data Kelengkapan SK terlebih dahulu. o Gaji Satker di tolak o Satker harus merekam SK Perubahan berupa SK Pengangkatan Fungsional Penyuluh Perikanan pertama kali, misal pegawai tersebut diangkat TMT 0101-2010



Gambar 43 Perubahan Pegawai



o Satker menyampaikan ADK Kelengkapan SK (*.sk) ke FO KPPN, lalu FO KPPN mengupload ADK tersebut ke dalam database KPPN 13. Validasi Kekurangan Gaji belum ada SK Perubahan di KPPN  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Satker mengajukan kekurangan gaji berdasarkan SK tertentu (misal SK Kenaikan pangkat dengan nomor agenda baru 0010). Namun SK tersebut belum



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



31







pernah dimintakan gaji induk sama sekali. Sehingga SK Perubahan nomor agend 0010 itu belum pernah masuk ke KPPN. Solusi : Gaji ditolak, kekurangan gaji harus didahului dengan Gaji induk dengan SK nomor agenda baru dan terdefault, sehingga SK perubahan tersebut masuk ke dalam database KPPN. Baru setelah gaji induk sudah masuk bisa dimintakan kekruangan gaji.



14. Validasi Pegawai Dipekerjakan Satker Asal  Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan  Keterangan : Terdapat pegawai yang dipekerjakan satker asal kedudukan 10 , namun isian kode jabatan diisi dengan 99999 dan tunjangan umum terisi 1 (dapat), berpotensi dobel pembayaran tunjangan umum, karena di satker baru pegawai tersebut sudah dibayarkan tunjangan jabatan.  Solusi : Gaji ditolak, Satker harus mengubah isian perubahan SK terdefault dan mengisi 1. Kedudukan = 10 2. Kode Jabatan = tetap diisi kode jabatan sesuai tempat dipekerjakan, misalkan eselon IV. Ketika proses gaji maka akan tetap bernilai Nol. 3. Tunjangan Umum = 2 (Tidak Dapat), sebab di satker baru sudah mendapatkan tunjangan jabatan eselon IV.



15. Validasi Gaji untuk pegawai yang sudah pensiun  Jenis Validasi : Validasi bisa dilanjutkan  Keterangan : Pegawai sudah pensiun, namun masih dapat dimintakan hanya untuk gaji 13, THR dan Kekurangan Gaji.  Solusi : Gaji bisa dilanjutkan dengan Approval Lanjutan dari FO KPPN, sebab khusus untuk gaji 13, THR dan Kekurangan Gaji masih dimungkinkan untuk pegawai yang sudah pensiun. Misal ada pegawai yang pensiun bulan Juli 2017, maka pegawai tersebut masih berhak untuk Gaji 13 dan THR, beserta Kekurangan Gaji Pangkat Pengabdian jika SK Pensiunnya adalah SK Pangkat Pengabdian. Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



32



16. Validasi Gaji untuk pegawai yang sudah meninggal  Jenis Validasi : Validasi bisa dilanjutkan  Keterangan : Pegawai sudah meninggal, namun masih dapat dimintakan hanya untuk gaji 13, THR dan Kekurangan Gaji.  Solusi : Gaji bisa dilanjutkan dengan Approval Lanjutan dari FO KPPN, sebab khusus untuk gaji 13, THR dan Kekurangan Gaji masih dimungkinkan untuk pegawai yang sudah pensiun. Misal ada pegawai yang meninggal bulan Juli 2017, maka pegawai tersebut masih berhak untuk Gaji 13 dan THR, beserta Kekurangan Gaji Pangkat Pengabdian jika SK Pensiunnya adalah SK Pangkat Pengabdian.



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



33



BAB V PENYELESAIAN NIP GANDA



Pada penjelasan validasi gaji seperti diuraikan pada bab IV terdapat validasi NIP aktif pada satker lain.Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : Contoh Validasi NIP Ganda :



Gambar 44 Validasi NIP Ganda



Cek NIP pegawai pada menu laporan Cetak > Kartu pegawai 1. Cetak kartu pegawi di satker ini > klik tombol Cetak 2. Cetak kartu pegawai pada satker Lain , kemudian cek nama pegawai apakah sama atau tidak 3. Cek apakah nama pegawai pada kartu tersebut sama atau tidak



Gambar 45 Cetak Kartu Pegawai



Hal paling penting adalah memeriksa nama pegawai pada kartu pengawasan belanja pegawai perorangan (kartu gaji), apakah namanya sama atau tidak



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



34



Gambar 46 Nama pada Kartu Pengawasan Belanja Pegawai Perorangan



Kondisi NIP ganda ini ada tiga jenis: 1. NIP Sama Nama Beda Dalam Perdirjen Gaji KPPN terpusat terdapat format surat yang harus diminta pada satker berupa Surat Pernyataan dan Lembar Konfirmasi dan Fotokopi SK NIP dari BKN.  Jika NIP sesuai SK dari BKN, Fotokopi SK di scan dan dikirimkan ke diupload kedalam aplikasi oleh petugas FO KPPN, selanjutnya petugas MO KPPN akan memeriksa kembali NIP pada SK BKN dibandingkan dengan NIP pada aplikasi, dan jika sudah sesuai akan memberikan status lanjut/allow NIP tersebut, dan pengujian gaji dapat diulang dan dilanjutkan kembali.  Jika NIP salah/tidak sesuai dengan SK dari BKN, satker wajib memperbaiki NIP pada Aplikasi GPP sesuai SK BKN dan menyampaikan ADK perbaikan NIP : *.kor dan perbaikan Supplier SPAN



Gambar 47 SK BKN Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



35



2. NIP sama Nama Sama karena salah pilih kedudukan dipekerjakan Misalkan kedudukan 01 (Aktif) dan 08 (Dipekerjakan), kedudukan ini adalah salah.



Komunikasi dengan satker, kedudukan harus 08 (Dipekerjakan satker baru) dapat berpasangan dengan kedudukan 10 (Dipekerjakan satker asal). Kedudukan 01 (aktif) harus diperbaiki menjadi 10 (dipekerjaksan satker asal) pada satker 117155 dan mengajukan gaji terlebih dahulu, maka setelah kedudukan 01 berubah menjadi 10, barulah kedudukan 08 pada satker 453374 bisa masuk. 3. NIP sama nama sama bukan dipekerjakan sama-sama aktif Komunikasi dengan satker dan KPPN, salah satu satker harus dinonaktifkan. Cek di kartu t pegawai dan pastikan tidak terjadi dobel pembayaran gaji. Proses penonaktifan dapat dilakukan dengan mengubahkedudukan menjadi pindah dengan kode satker tujuan 000000.



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



36



BAB VI STUDI KASUS PEMBAYARAN GAJI DI KPPN



Aplikasi Gaji KPPN Terpusat telah diimplementasikan pada KPPN Jakarta II dan VI untuk pembayaran gaji bulan Januari 2018, tidak hanya gaji induk namun juga termasuk gaji lainnya. Selama kurang lebih satu bulan pembayaran gaji ditemukan berbagai kasus pembayaran gaji dan pada bab ini akan dibahas kasus-kasus tersebut dan solusi penyelesaiannya. Kasus tersebut berkaitan dengan validasi-validasi pengujian gaji yang telah dibahas pada Bab IV. 1. Validasi Pegawai berkedudukan Aktif di satker lain Pada satker Menko Perekonomian terdapat pegawai yang sama-sama aktif di dua satker :



1) Penyelesaian Kasus Pertama Pegawai Sukma Ningrum dkk Satker : 427752 : 01 (Aktif) Satker : 409924 : 10 (Dipekerjakan Satker Asal) 1. KPPN perlu memeriksa history pembayaran gaji untuk pegawai ini dengan jalan masuk ke dalam menu Laporan > Cetak Kartu Pegawai



2. Memeriksa pembayaran gaji pada satker asal 427752 dengan mengklik tombol Cetak. Mencetak Kartu Gaji di satker lain (409294) dengan mengklik tombol Lain. 3. Pastikan namanya sama, jika nama dalam kartu berbeda, maka satker diwajibkan menyampaikan Surat Pernyataan, Data NIP Ganda dan SK BKN. Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



37



4. Jika namanya sama, pastikan dengan menggunakan kartu gaji pegawai bahwa pada kedua satker tersebut tidak dobel bayar. Jika dobel bayar maka segera dibuat tagihan agar pegawai bersangkutan mengembalikan kelebihan pembayaran dengan menyetorkan atau memasukkan di hutang pegawai. 5. Jika satker pasangan ada di KPPN lain, FO KPPN agar menghubungi KPPN mitra pembayar satker yang lain tersebut dan berkoordinasi untuk menyelesaikan perbaikan kedudukan 6. Penonaktifan Pegawai :  Jika pada satker 409294 memang harus dihentikan karena sudah lama dihentikan pembayaran gajinya pada satker tersebut (sudah kembali aktif di satker asal), maka masuk KPPN mitra bayar akan menonaktifkan pegawai tersebut menggunakan User Middle Office KPPN melalui menu Pegawai > Ubah Kedudukan Pegawai Aktif. o Ubah Jadi : Pindah o Pilih pegawai dengan mencentang o Kode Satker Tujuan 000000 o Kli tombol Cek dan Proses



2) Penyelesaian Kasus Kedua Kartika Listriana : Satker : 427752 : 08 (Dipekerjakan Satker Baru) Satker : 622145 : 08 (Dipekerjakan Satker Baru) Untuk Kasus ini maka satker baru dan satker lama sama-sama dibayar tunjangan jabatan hal ini salah.  KPPN Asal agar bertanya kepada satker asal dan meminta mengubah kedudukan menjadi 10 (Diperkerjakan satker asal).  Misal satker 622145 adalah satker asalnya, maka diminta segera mengubah kedudukan pegawai menjadi 10 (Dipekerjakan Satker Asal). Dan mengajukan gaji ke KPPN satker Asal. Sebab pegawai pada satker 427752 tidak bisa diterima kalau pada satker 622145 belum diperbaiki.  Setelah KPPN Asal menerima gaji dengan kedudukan 10 (Dipekerjakan Satker Asal) maka data di Satker asal (622145) sudah berubah dari 08 menjadi 10. Barulah satker 427752 dapat mengajukan gaji. Contoh Kasus yang lain yang penyelesaiannya sama dengan cara diatas



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



38



2. Contoh pegawai dipekerjakan dobel pembayaran tunjangan Jabatan/Umum kelebihan pembayaran Gaji Pada sebagian pegawai dipekerjakan di lingkungan pembayaran Gaji KPPN di Jakarta terdapat kelebihan pembayaran gaji, karena dobel pembayaran tunjangan jabatan/umum, yang perlu kita lihat adalah kartu pengawasan belanja pegawai perorangan (kartu gaji) pada dua satker tersebut dan pastikan namanya sama. Sebagai contoh ini adalah para pegawai yang benar-benar dobel pembayaran gajinya : 1) Muhammad Sadly (Dipekerjakan) Sekretariat Utama BMKB (133), namun dibayar juga tunjangan jabatan struktural di satker Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (018) dari bulan Mei 2017 s.d. Januari 2018 : Kelebihan Pembayaran Rp 30.000.000



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



39



Gambar 48 Kartu Gaji dipekerjakan Satker Baru Eselon II



Gambar 49 Kartu Gaji Dipekerjakan Satker Asal



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



40



2) Sutarmo (Dipekerjakan) pada Menko Polhukam (018), namun dibayar juga tunjangan umum di satker Badan Pendidikan dan Pelaktihan Kejaksaan RI (139) dari bulan Mei 2013 s.d. Januari 2018 : Kelebihan Pembayaran Rp 11.470.000



Gambar 50 Dipekerjakan Satker Baru Eselon IV



Gambar 51 Dipekerjakan Satker Asal Tunjangan Umum



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



41



3. Kekurangan Gaji Jenis SK 99 (SK Lainnya) atau jenis SK 25 (Tugas Belajar) tidak boleh dimintakan Kekurangan Gaji



SK No. 99 atau 25 itu adalah perubahan kedudukan dari aktif menjadi tugas belajar, Jenis SK ini tidak boleh dibuat kekurangan gaji, sebab tidak jelas peruntukannya apakah kekurangan Gaji Pokok, Tunjangan Struktural/Fungsional, Tunjangan Umum. Pembuatan kekurangan gaji adalah sesuai dengan peruntukannya. Penyelesaian : 1. Jika tugas belajar dan kembali aktif maka biasanya yang dibuat adalah kekurangan Tunjangan Umum (Catatan Tunjangan Umum berhenti sejak bulan ke 7 sejak berangkat kuliah) maka untuk membuat kekurangan tunjangan umum harus direkam SK baru dengan jenis SK No. 13



2. Satker membuat kekurangan gaji tunjangan umum menggunakan SK tersebut diatas. 3. Satker menyampaikan ADK Kelengkapan SK (*.sk) agar No Agenda No. 0008 tersebut masuk ke dalam database KPPN 4. FO KPPN mengupload ADK Kelengkapan SK (*.sk) satker tersebut 5. FO KPPN menerika ADK Kekurangan Gaji.



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



42



4. Validasi kekurangan gaji dengan elemen gaji dan jenis SK Sebagai contoh satker mengajukan kekurangan gaji dengan jenis SK 07 (SK menduduki Jabtan Fungsional) namun dalam kekurangan gaji tersebut terdapat selisih lain yaitu Gaji Pokok, Tunjangan Istri dan Tunjangan Anak. Maka akan tertolak



Ternyata setelah diteliti di Gaji Satker memang ada selisih tersebut :



Penyelesaian : 1. Satker salah membuat kekurangan gaji 2. Gaji satker ditolak, hanya boleh ada selisih tunjangan Fungsional Contoh Validasi yang lain yagn penyelesaiannya sama dengan diatas Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



43



Petunjuk Operasional Aplikasi Gaji KPPN Terpusat



44