Buku Panduan Mitra 2019 [PDF]

Citation preview

PANDUAN MITRA THK 1440 H DOMPET DHUAFA



PENGANTAR 1. Panduan Distribusi Tebar Hewan Kurban 1440 H dimaksudkan untuk memberikan kemudahan pelaksanaan pemotongan hewan kurban bagi mitra-mitra di daerah. 2. Panduan Distribusi Tebar Hewan Kurban 1440 H dimaksudkan jugasebagai bagian dari pertanggungjawaban serta layanan yang diberikanoleh THK Dompet Dhuafa kepada para pekurban 3. Panduan Distribusi Tebar Hewan Kurban 1440 H untukmensukseskan pelaksanaan Tebar Hewan Kurban 1440 H. 4. Panduan Distribusi Tebar Hewan Kurban 1440 H berisi hak dankewajiban masingmasing pihak untuk mensukseskan Tebar HewanKurban, pada bagian-bagian yang belum termaktub dalam panduanini akan diberikan informasi tambahan pada lain kesempatan.



MITRA PELAKSANA Kewajiban : 1. Mentaati ketentuan & memahami tujuan serta sasaran THK 2. Menjalin kerjasama dengan tokoh masyarakat/lembaga/instansi laindengan tetap menjaga nama baik lembaga THK Dompet Dhuafa 3. Tidak meminta sumbangan ke individu/instansi/lembaga lain sebagaipengganti biaya operasional. 4. Memilih mitra pelaksana yang koorporatif, amanah & berkemampuan. 5. Mengutamakan pendistribusian kurban di daerah sasaran prioritas. 6. Melaksanakan pemotongan hewan kurban sesuai order namapekurban (PO) 7. Membuat Laporan kepada Tim THK sesuai mekanisme yang ada di buku panduan ini. 8. Memberikan klarifikasi kepada Tim THK bilamana ada kekurangandata atau informasi yang tidak bisa dipenuhi sesuai standar kerjamitra THK. 9. Mengembalikan dana bilamana terjadi kelebihan transfer ataupembatalan kerjasama dengan Tim THK 10. Memiliki akses sarana komunikasi telepon (HP) dan email 11. Mengganti harga setiap satu hewan kurban apabilaterbukti ada pemotongan hewan kurban yang tidak sesuai kriteriadan tidak dilaporkan kepada THK. 12. Tidak menggunakan seluruh aktifitas pelaksanaan THK untuk kepentingan politik praktis seperti pemilihan kepala daerah, pemilihan legislatif, pemilihan presiden dan lainnya. Hak : 1. Menentukan dan memilih submitra-submitra pelaksana yang mampu& amanah 2. Mendapat dana yang ditransfer oleh THK. 3. Memperoleh informasi dari Tim THK tentang hal-hal yang berkaitandengan kelancaran pelaksanaan THK



DAERAH SASARAN Daerah Prioritas 1. Daerah miskin, tertinggal dan pedalaman 2. Daerah miskin yang belum pernah menikmati pembagian hewan kurban 3. Daerah penampungan pengungsi akibat korban bencana alam (banjir,kekeringan, gempa bumi dll), kerusuhan, dan tragedi sosial lainnya. 4. Daerah yang mayoritas penduduknya muslim tetapi karena desakanekonomi membuat akidahnya mudah berpaling. Daerah biasa 1. Daerah di wilayah pulau Jawa yang masyarakat sekitarnya (walaumampu) jarang mengeluarkan hewan kurban. 2. Panti jompo yang mengurusi orang tua yang sudah tidak memilikikeluarga 3. Panti asuhan yang memelihara anak-anak yatim piatu dan putussekolah akibat tidak mempunyai biaya. 4. Masjid-masjid, pesantren, majelis talim di daerah terpencil yangkesulitan mendapatkan bantuan hewan dari para pekurban karenaumumnya ekonomi masyarakatnya kurang mampu.



KRITERIA HEWAN KURBAN 1. Sehat, tidak cacat, cukup umur untuk kurban, berat standar serta berkelaminjantan. 2. Bebas penyakit menular dan berbahaya lainnya (Anthraks, TBC, dll)yang dibuktikan dengan adanya surat keterangan sehat dari DokterHewan atau Petugas berwenang setempat.



KUALITAS HEWAN KURBAN Hewan Umur Bobot badan Kelamin Kesehatan



Kambing / Domba Standar Premium > 1 tahun (sudah ganti gigi) 23 - 28 Kg 29 - 35 Kg Jantan Sehat dan Tidak Cacat



Sapi > 2 tahun (sudah ganti gigi) > 250 Kg Jantan Sehat dan Tidak Cacat



WAKTU PELAKSANAAN 1. Pengiriman nama pekurban mulai 4 Agustus -14 Agustus 2019 2. Pemotongan hewan kurban 12 -15Agustus 2019 3. Laporan kegiatan THK dari mitra kepada Tim Distribusi Dompet Dhuafa terdiri dari: • SMSLaporan cepat proses pemotongan (prosedur terlampir) • Laporan Foto dalam bentuk softcopy yang dikirimkan/upload melalui web paling lambat H+4Iedul Adha (prosedur terlampir) • Laporan kegiatan dalam bentuk softcopy (format terlampir) • Laporan dalam bentuk CD/flasdisc sebagai backup paling lambat 10 hari setelah hari H. laporan ini memuat softcopy laporan foto, foto kegiatan, laporan kegiatan dan dokumentasi lainnya



TATA CARA KOMUNIKASI MITRA THK 1. Tim THK hanya melayani komunikasi denganmitra pelaksana, tidak dengan submitra pelaksana. 2. Mitra pelaksana berfungsi sebagaipenanggungjawab setiap informasi dan realisasi keputusan sertalaporan ke Tim THK. 3. Mitra pelaksana harus memiliki nomor Telepon (HP) dan Email lebih dari satu yang selalu siap dihubungi 24 jam. 4. Pengiriman Nama Pekurban hanya dilakukan melalui E-MAIL mitra,kecuali pada keadaan tertentu akan digunakan fax. 5. Teknis komunikasi dapat ke: Tim Distribusi THK Dompet Dhuafa Phylanthropy Building Jl. WarungJati Barat No.14, Jati Padang PasarMinggu, Jakarta Selatan Tlp. 021-782 1292 E-mail : [email protected] 6. Tim THK berhak menentukan keputusan secara sepihak, termasukpembatalan penyaluran hewan kurban bilamana pada keadaan tertentu, Mitra pelaksana tidak dapat dihubungi atauterputus komunikasinya dengan Tim THK. HARGA HEWAN KURBAN 1. Harga Beli hewan kurban terhadap mitra adalah harga pembelianTHK ke mitra sudah termasuk biaya opersional pelaksanaan kegiatanTHK oleh mitra bersangkutan. 2. Harga jual hewan kurban Tim THK adalah harga penjualan THK kepekurban ditambah biaya opersional dan kebutuhan lainnya, yangsepenuhnya merupakan wewenang THK Dompet Dhuafa.



3. Harga mitra yang telah disepakati akan tercantum dalam PO saat pengiriman nama-nama pekurban danditandangani oleh kedua belah pihak. DAFTAR NAMA PEKURBAN 1. Pelaksanaan pemotongan kurban hanya dilakukan setelah Daftar PO diterima dari Tim THK kepada mitra yang tertera di PO tersebut. Tanpa PO atau PO yang sesuai mitra yang ditunjuk, resikopemotongan menjadi tanggungjawab mitra yang bersangkutan (harus mengembalikan dana yang sudah masuk) 2. Pengiriman PO melalui e-mail mitra secara berkala 3. Pada kondisi darurat, dalam jumlah tertentu, daftar nama pekurbandapat dilakukan melalui telepon, sms, whatsapp, atau sarana komunikasi lainnya dengan tetap menjaga kejelasannama pekurban. 4. Penulisan nama pekurban harus sesuai dengan yang tertera di dalam daftar PO terkirim masing-masing mitra, termasuk tanda baca yang tertera di dalamnya (ketentuan terlampir) PENGIRIMAN DANA HEWAN KURBAN 1. Dana hewan kurban akan ditransfer melalui rekening lembaga mitra 2. Waktu pengiriman dana dapat sebelum atau sesudah Idul Adha. 3. Pengiriman dana dan nama pekurban akan diutamakan bagi mitrayang berada di luar pulau Jawa atau yang mempunyai akses terbatas. PELAKSANAAN PEMOTONGAN 1. Pelaksanaan pemotongan hewan kurban hendaklah menurut aturanyang berlaku sesuai Syariat Islam & standar medis pemotonganhewan. 2. Sebelum dipotong, harus dipastikan dokumentasi foto utama harus sudah sesuai standar yang ada pada panduan ini (prosedur terlampir) 3. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemotongan hewankurban agar diperoleh hasil yang baik, yaitu : • Alat potong pisau harus tajam • Ternak tidak diperlakukan secara kasar & mengalami stress • Penyembelihan dan pengeluaran darah harus cepat dan sempurna • Membuat lubang Penyembelihan yang higienis, dan mudahdibersihkan. 4. Pada saat dokumentasi pemotongan, pelaksana teknis pemotongan wajib : • Memakai seragam yang sudah dikirim THK ke semua mitra • Tidak memakai baju partai, baju yang terlihat aurat atau bertelanjang dada • Tidak merokok • Membentangkan spanduk THK sebagai latar lokasi pemotongan. • Mitra mengirimkan informasitelah selesai pelaksanaan pemotongan ke timdistribusi sesuai dengan prosedur laporan cepat (prosedur terlampir)



5. Mekanisme urutan pemotongan hewan kurban adalah sebagai berikut: • Muka hewan kurban diarahkan menghadap kiblat • Berniat dan mendoakan agar hajat pekurban (nama pekurban disebut) agar dapat diterima Allah SWT. • Sebelum menyembelih membaca basmallah • Biarkan darah keluar sebanyak-banyaknya (sampai habis) • Pisahkan kepada dari tubuhnya setelah ternak benar-benar sudah mati • Penyiapan karkas/daging dan termasuk pengulitan



PENGAMBILAN GAMBAR FOTO (TERLAMPIR) 1. Foto utama: Yaitu foto yang harus berkaitan langsung dengan hewan kurban untuk pekurban (diharuskan menggunakan kamera digital) 2. Pengambilan foto setiap hewan kurban harus dari hewan yang sama antara foto sebelum dan sesudah dipotong dalam satu nomor distribusi dan berindentitas nama pekurban yang sama. Pengambilan foto terdiri dari: • Setiap foto hewan kurban beridentitas nama-nama pekurban yang dicantumkan pada papan pekurban. Penulisan namaharus huruf kapital, jelas dan besar tulisan minimal memakai spidol SNOWMAN BG-12/ukuran yang sama atau memakai alat lain dengan ukuran yang sama. • Posisi hewan saat sebelum disembelih diambil 3 kali (contoh foto terlampir) • Saat pengambilan gambar foto (sebelum dipotong), posisi hewan harus diambil dari samping, terlihat tanda lolos QC dengan kepala dan postur tegak. Latar belakang (Background) hewan terdapat spanduk THK yang terlihat sebagian/seluruh info lokasi mitra. hewan kurban dapat dipegang atau diikat saja untuk menjaga posisi postur tubuhnya, tetapi fokus utama foto tetap pada hewan kurban • Posisi saat disembelih diambil 3 kali (contoh foto terlampir) • saat pengambilan gambar foto (ketika dipotong), posisi hewan harus diambil dari samping atas dan sudah direbahkan. Foto diambil ketika hewan sedang dipotong lehernya (golok masih menempel di leher dan darah masih mengalir) • Saat pemotongan/disembelih tidak boleh ditutupi oleh daun atau alas lainnya 3. Tiap-tiap hewan kurban beridentitas nama-nama pekurban dengan tulisan: Untuk kambing:Ukuran kertas 30 x 20 cm atau disesuaikan dengan besar hewan. Nama ditulis dengan tinta hitam yang jelas di atas karton atau triplek putih Untuk sapi: Ukuran kertas karton putih 60 x 40 cm atau disesuaikan dengan besar hewan. Nama ditulis dengan tinta hitam yang jelas di atas karton/triplek putih



4. Jumlah foto yang dikirim ke tim THK terbagi menjadi beberapa jenis sbb: • Pekurban Kambing: Foto utama (foto sebelum & saat dipotong), softcopy foto dokumentasi sudah di rename berdasarkan kode. File keseluruhan foto dicopy ke dalam 1 CD/Flashdisc • Pekurban Sapi: Foto utama (foto sebelum & saat dipotong), softcopy foto dokumentasi sama seperti pekurban kambing kecuali SAPI NILAI TAMBAH (7 pekurban kambing) (ke tujuh pekurban masing-masing 1 backup foto yang sudah di rename berdasarkan kode) • Foto pendukung: Foto/gambar pendukung berkaitan dengan proses berjalannya kegiatan, hal-hal menarik selama kegiatan THK berlangsung atau kegiatan pokok kehidupan masyarakat penerima kurban 5. Semua pengambilan foto baik itu foto utama, harus terdapat minimal 1 branding THK (spanduk,seragam, papan nama) 6. Pengkodean foto/rename file foto pemotongan yang akan dipakai untuk pelaporan ke pekurban. Pengkodean foto/rename dilakukan dengan format : No Dist 10 11 12



Nama Pekurban Dimas Destia Saiful



Desa Kedaung Kedaung Kebalen



Kec Jangsang Kalimalang Mojomerah



Kab Mojokerto Mojokerto Mojokerto



Contoh: • NO.DIST_0 (KODE SEBELUM DISEMBELIH) DARI CONTOH TABEL DI ATAS : 10_0 NO DIST ATAS NAMA PEKURBAN DIMAS 11_0 NO DIST ATAS NAMA PEKURBAN DESTIA 12_0 NO DIST ATAS NAMA PEKURBAN SAIFUL • NO.DIST_1 (KODE SETELAH DISEMBELIH) 10_1 NO DIST ATAS NAMA PEKURBAN DIMAS 11_1 NO DIST ATAS NAMA PEKURBAN DESTIA 12_1 NO DIST ATAS NAMA PEKURBAN SAIFUL



Provinsi Jawa Timur Jawa Timur Jawa Timur



KELENGKAPAN TOOLS PENYEMBELIHAN Setiap mitra THK akan menerima beberapa tools yang harus dipakai ketika pelaksanaan pemotongan hewan kurban. Tools yang akan diterima terdiri dari: 1. Spanduk Mitra diharuskan mengisi nama lembaga dan lokasi lembaga pada spanduk yang telah disediakan THK. Spanduk ini selanjutnya wajib dipasang di lokasi pemotongan ketika pelaksanaan kegiatan THK di daerah masing-masing



(NAMA MITRA) DESA....KELURAHAN....KECAMATAN....KAB/KOTA....



2. Papan nama pekurban Setiap mitra THK akan menerima papan nama pekurban sesuai dengan jumlah kuota PO. Papan nama pekurban digunakan sebagai identitas hewan kurban ketika penyembelihan berlangsung. Penulisan nama pekurban di papan pekurban harus jelas dan besar tulisan minimal memakai spidol SNOWMAN BG-12/ukuran yang sama atau memakai alat lain dengan ukuran yang sama.



papan nama tidak terlihat jelas



papan nama terlihat jelas



3. Seragam Ketika pemotongan hewan kurban berlangsung, tim pelaksana diwajibkan ada yang memakai seragam. Selebihnya wajib menaati peraturan dokumentasi diatas.



PELAPORAN MITRA Mitra THK wajib membuat laporan tertulis dalam bentuk softcopy. Laporan mitra terbagi menjadi 2 jenis yaitu: 1. Laporan cepat (laporan sms) Laporan cepat merupakan laporan realtime pelaksanaan pemotongan hewan kurban kepada pekurban. pelaporan cepat dilakukan segera setelah setiap pemotongan hewan kurban dalam satu PO selesai. batas waktu pengiriman laporan cepat adalah H+3 pukul 15.00 waktu setempat. Teknis pengiriman laporan terdapat di lampiran. 2. Laporan Singkat (resume) laporan pelaksanaan THK dalam bentuk resume (lampiran 4) dan menyertakan deskripsi wilayah penerima (tabel 1.). laporan ini dibuat dalam bentuk softcopy dan dikirim ke email tim distribusi THK DD ([email protected]) paling lambat H+4 idul adha. 3. Laporan pekurban (upload foto ke sistem) Laporan perkurban berupa laporan yang akan dikirimkan ke pekurban melalui sistem DESI Dompet Dhuafa. Mitra diminta untuk mengunggah (upload) foto hewan kurban sebelum dipotong dan ketika dipotong ke website untuk kemudian diteruskan ke pekurban. Proses upload foto dimulai pada hari raya idul adha sampai H+7secara lengkap, prosedur upload dapat dilihat pada lampiran 4. Laporan kegiatan pelaksanaan THK (kirim dalam bentuk CD/FD) Mitra THK wajib melaporkan pelaksanaan THK kepada tim THK. Laporan kegiatan pelaksanaan THK dibagi benjadi 2 tahap yaitu: 1. Laporan cepat 2. Laporan dibuat dalam bentuk softcopy dan digabungkan dengan seluruh foto dokumentasi ke dalam CD atau flashdisk (FD). Batas penngiriman CD/FD laporan dan dokumentasi maksimal H+10 cap pos.Format laporan dapat dilihat pada lampiran



PENUTUP Demikian penjelasan panduan pokok mitra pelaksana THK 1438 H Dompet Dhuafa agar dapat menjadi acuan dalam mensukseskan kegiatan program THK tahun tersebut. Hal-hal lain yang belum jelas atau belum tercantum dalam panduan tersebut di atas dapat ditanyakan langsung ke Tim Distribusi Jakarta. Semoga Allah SWT meridhoi setiap langkah aktivitas kita. Aamiin



LAMPIRAN LAMPIRAN 1. PROSEDUR LAPORAN CEPAT Pengiriman laporan dilakukan mitra setiap menyelesaikan pemotongan hewan kurban per PO. Laporan dikirim 1 kali per PO. Laporan dikirm melalui SMS dengan format: THKDD ke 0812 12 92528 atau 0855 11 92528 Contoh: THKDD-2019



LAMPIRAN 2. PENGAMBILAN FOTO HEWAN KURBAN



contoh foto yang benar



contoh foto yang salah



contoh foto yang benar



contoh foto yang salah



LAMPIRAN 3. PROSEDUR UPLOAD FOTO LAPORAN PEKURBAN



Login



1. Buka website www.mitra-thk.dompetdhuafa.org kemudian masukkan email dan password untuk login ke sistem mitra THK



Halaman Dashboard



Ini adalah halaman dashboard untuk mitra.Terlihat progress kelengkapan laporan mitra.



Upload Photo



Tahap untuk upload photo: 1. Klik menu upload photo 2. Pilih no PO yang akan di upload photonya 3. Pilih file zip yang yang telah di siapkan untuk di upload 4. Klik upload



File zip : 1. Berisi foto dengan format JPG 2. 1 Zip berisi foto untuk 1 nomor PO, 3. Untuk format foto:_0.jpg untuk sebelum dan _1.jpg untuk sesudah



Daftar PO



Halaman ini berisi daftar PO yang di terima oleh mitra. Dobel klik PO yang di pilih untuk melihat detail photo distribusi.



PO Detail



Halaman ini berisi detail foto-foto distribusi. Untuk yang belum di upload akan ditampilkan kotak abu-abu dengan silang.Anda dapat memperbaiki dan menambah foto disini dengan mengklik photo.



Menambah photo



Tahapan menambah photo. 1. Klik browse dan pilih photo untuk photo sebelum 2. Klik browse dan pilih photo untuk photo sesudah 3. Klik Simpan



Memperbaiki photo Tahapan memperbaiki foto. 1. Klik browse dan pilih photo untuk photo sebelum 2. Klik browse dan pilih photo untuk photo sesudah 3. Klik Simpan



LAMPIRAN 4. FORMAT LAPORAN KEGIATAN 1. resume: LAPORAN PELAKSANAAN TEBAR HEWAN KURBAN DOMPET DHUAFA – 1440 H Oleh ; (nama lembaga mitra)



Nama Mitra



:



Kode Mitra



:



Alamat



:



Jumlah Realisasi hewan kurban



:



Kambing



:



Jumlah Total Penerima Kurban



:



Kontak Person



:



Telepon



:



E-mail



:



Tabel 1. Disikripsi Wilayah Penerima No



Nama Desa / Wilayah



Kecamatan



Kabupaten



Propinsi



Jumlah



Jumlah



hewan (ekor)



Penerima (jiwa)



Tabel 2. Distribusi Kurban dan Lokasi Pemotongan No



Nama



Lokasi Pemotongan (Desa, Kecamatan, Kab, Propinsi)



............................, ........................... Penanggungjawab mitra (nama lembaga)



(kontak lembaga)



2. laporan pelaksanaan judul



: “Laporan Pelaksanaan Tebar Hewan Kurban Dompet Dhuafa 1438 H”



oleh isi Laporan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



: (nama lembaga mitra) :



resume (format terlampir) pendahuluan/Latar Belakang kondisi daerah dilakukannya distribusi hewan kurban uraian kegiatan secara umum kelompok sasaran penerima dan jumlah jiwa penerima kendala-kendala yang dihadapi cerita atau tulisan khusus kegiatan THK (tulisan informatif dan menarik) komentar-komentar menarik atau pendapat tokoh setempat tentang pelaksanaan THK 9. surat keterangan kesehtan hewan 10. laporan keuangan pelaksanaan THK 1438 H 11. usul dan saran 12. kesimpulan kegiatan 13. foto pendukung dan foto kronologis sejak pengadaan hingga distribusi