Cara Membuat Sebuah Event [PDF]

Citation preview

Cara membuat sebuah Event By adi krismanto   Mar 6, 2015 0 10335



Share on Facebook



  Tweet on Twitter



  



Bagaimana cara membuat sebuah acara/event ? ini yang sering kali jadi pertanyaan. Dalam kesempatan kali ini, Kakak AADC akan berbagi pengalaman bagaimana langkah awal membuat sebuah acara / event. Pasti semua sudah pernah menjumpai sebuah gelaran acara / event kan ? dan muncul pertanyaan, gimana cara buatnya ya ? Oke, mari kita bahas. Ada 3 Tahapan awal membuat sebuah acara / event yaitu : 1. Tahap Persiapan 2. Tahap Pelaksanaan 3. Tahap Pasca Pelaksanaan



Tahap Persiapan Ini adalah tahapan awal dalam membuat acara / event, dalam tahap ini membutuhkan waktu kurang lebih 3 bulan untuk membuat rencana dan konsepnya sebelum hari H ( Pelaksanaan ). Dalam rencana pembuatan konsep acara kita harus kritis dengan trend yang sedang terjadi di sekitar kita, nasional dan International. Kita harus berani melakukan experimen dalam pembuatan sebuah konsep, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah dibayangkan orang sehingga membuat orang selalu terkenang. Berikut Tahapannya : 1. Pembentukan Team Inti           Team inti ini terdiri dari Project Officer (Ketua Pelaksana), Team Acara & Sekretaris. 2. Brain Storming      Brain Storming diperlukan untuk memunculkan ide kreatif dan konsep yang akan di wujudkan dalam      sebuah event, hal ini dilakukan oleh team inti. 3. Survey Lapangan Pemilihan gedung / venue untuk mencari informasi secara detil. ( Letak mudah di kunjungi, Kapasitas,         Fasilitas dan Harga ) 4. Menggali sedalam mungkin potensi Kota tersebut ,seperti : 



Jumlah Kampus, SMA, SMP, SD dan TK







Hari libur atau tanggal merah secara akademik







Ulang Tahun Kota itu







Event apa aja yang pernah diadakan di Kota itu







Jumlah Pusat Perbelanjaan, Mall, Bioskop dan Tempat Hiburan lainnya







Mata Pencaharian Rata-rata penduduk di Kota tersebut







Dan lain-lain yang berhubungan pada penyelenggaraan event



5. Pembuatan Proposal Dalam menyusun sebuah proposal harus memiliki ide-ide baru dalam penyelenggaran event yang baru di buat untuk pertama kali maupun untuk event yang sudah ada. Pembahasan cara pembuatan proposal lengkap dengan anggaran akan dibahas pada artikel selanjutnya. Isi proposal secara umum sesuai Term Of Reference (TOR) 



Maksud dan tujuan Event (konsep)







Jenis Event ( Untuk komersial atau non komersial )







Tempat, Tanggal pelaksanaan Event







Organizer







Supporting Organizer







Sasaran Peserta / Tenant







Sasaran Pengunjung







Acara Pendukung







Program Promosi







Perkiraan Anggaran Biaya







Dibuat formal ukuran A4 ( 210cm x 297mm ) dan dicetak manual dilengkapi sampul berwarna dan jilid manual



6. Melakukan penjajakan terhadap perusahaan atau instansi yang akan di jadikan sponsorship Hal yang harus di perhatikan bila negosiasi dengan perusahaan atau instansi , menekankan bahwa event tersebut adalah event social, bertujuan meningkatkan kreatifitas muda, dan sebagainya.



Tips Membuat Acara Lebih Berkesan 



E-mail



Rate this item



(36 votes)



 







1







2







3







4







5



Pastinya anda akan mempunyai kebanggaan tersendiri disaat orang-orang yang anda undang pada suatu acara, entah itu acara kantor, keluarga, reuni dan lain-lain, tersenyum lebar yang mencerminkan kepuasan dan kesan yang mendalam akan acara tersebut. Namun membuat suatu acara yang nantinya akan membuat kesan yang luar biasa tidaklah mudah, karena membutuhkan perencanaan matang dan kerjasama team yang solid. Kerinduan dan nostalgia masa lalu tak bisa ditumpahkan hanya lewat jejaring dunia maya atau perangkat telepon seluler. Bahkan justru media internet dan seluler turut mendorong orang untuk bertatap muka. Meskipun demikian, pekerjaan yang tidak mudah mengumpulkan dan menarik atensi rekan-rekan lama dengan berbagai kesibukannya masing-masing. Cara-cara berikut semoga bisa membantu anda untuk membuat acara yang lebih berkesan dan berlangsung dengan meriah : 1.   Buatlah daftar peserta yang akan Anda undang, lengkap dengan data diri mereka. Jangan sampai nanti ada pertanyaan ‘kok aku gak     diundang?’, ‘kok aku enggak tahu?’ di kemudian hari.



2.   Buatlah panitia kecil, terdiri dari orang-orang yang semangatnya sama dengan Anda untuk membuat acara. Pilih orang-orang yang mewakili golongan-golongan atau grup di tempat dulu Anda sekolah atau bekerja. Bisa ketua kelas atau orang yang bisa masuk ke semua golongan dalam sekolah atau keluarga Anda. 3.   Tentukan tema acara, acara besar atau acarakecil, tanggal pelaksanaan acara, tempat acara. Jangan terlalu mepet dan jangan terlalu lama. Kalau acara besar, artinya Anda akan mengumpulkan kawan-kawan yang sudah puluhan tahun tak bertemu, jangka waktu pengumuman 6 bulan sampai satu tahun sebelum acara rasanya cukup memadai. 4.   Tentukan anggaran acara. Carilah penyandang dana sehingga dapat menutupi separuh dari anggaran yang ada, syukur-syukur kalau ada yang menanggung semua. Kalau tak ada, sesuaikan acaradengan kemampuan peserta. Ingat, Anda ingin bersenang-senang bertemu teman lama, bukan ingin menambah masalah dalam hidup Anda. 5.   Buatlah blog atau grup di Facebook atau BB, whatsapp, atau media social lain untuk acara Anda. Buatlah percakapan yang ringan-ringan, jangan hal-hal yang mengandung perdebatan atau memicu permusuhan. Ingat, Anda sudah tahunan atau puluhan tahun tak bertemu dengan rekan-rekan Anda, orang pasti sudah banyak berubah. Manfaatkan media jejaring sosial. Kita tahu bahwa media jejaring sosial ( social network) dapat kita manfaatkan untuk apa saja, marketing, promosi, undangan suatu acara dan lain-lain. Namun disini kita manfaatkan media jejaring sosial untuk merekam dan mengetahui sejauh mana kesan yang diperoleh para undangan akan acara yang telah selesai kita selenggarakan, entah seminggu atau sebulan yang lalu. Misalkan di media Twitter, sebelum acara reuni, kita membuat sebuah hashtag (#) dengan nama #ReuniSMP86. Setelah acara selesai, kita dapat melihat sejauh mana para undangan mengingat dan merasa terkesan dengan acara reuni yang kita selenggarakan dari hashtag tersebut masih menjadiTranding Topic di Twitter ataukah tidak. 6.   Panitia mesti rajin-rajin menyapa kawan lama secara pribadi, baik lewat telepon atau lewat sms, terutama untuk rekan-rekan yang kurang aktif berkomunikasi. Katakan bahwa kehadirannya sungguh berarti. Reuni bukan tempat memamerkan keberhasilan, bukan juga tempat menunjukkan ketidakmampuan. 7.   Pemilihan tempat sebaliknya disesuaikan. Ingat, kondisi ekonomi rekan Anda berbedabeda. Jangan pilih tempat terlalu mewah, tapi juga jangan terlalu murah (misalnya di pasar). Dewasa ini banyak tempat misalnya kafe atau restoran yang menawarkan paket khusus acara. Pilihlah yang sesuai kemampuan. Tempat juga harus mudah dijangkau, Jangan lupa membuat petunjuk arah yang jelas menuju tempat acara. Kalau acara sampai harus menginap, perlu



dipikirkan pula akomodasi yang ada, misalnya untuk peserta acarayang mempunyai bayi yang tidak bisa ditinggal dsb. Kalau acara diselenggarakan di luar kota, panitia bisa menyewa kendaraan antar-jemput ke tempat lokasi. Tentukan titik kumpul keberangkatan dan kepulangan yang paling memungkinkan. 8.   Buatlah tanda pengenal diri yang bisa ditempel di masing-masing peserta. Wajah kita tentu sudah banyak berubah dan mungkin kawan lama kita sudah tidak lagi mengenali. Acara biasanya mengandung tiga acara pokok: perkenalan, kesan dan pesan dari peserta, lalu hiburan dan makan bersama. Buatlah acara yang bervariasi, misalnya yang mengandung permainanpermainan, kuis-kuis, dsb. Jangan lupa, biasanya peserta jaga image alias jaim sebelum acara dimulai. Panitia harus mampu memilih orang yang tepat untuk mencairkan kejaiman tersebut. 9.   Jangan mengabaikan peran MC. Seorang MC sering menjadi tolok ukur para peserta untuk menilai kesan acara tersebut. Tak hanya membuat para peserta menjadi jenuh, namun MC juga dapat mempengaruhi suasana acara secara keseluruhan. Dengan bumbu humor dari MC, para peserta bisa dibawa ke suasana santai dan kekeluargaan. Dan MC yang baik akan membuat pembicara-pembicara selanjutnya menjadi tanpa kendala. 10.   Melibatkan peran para peserta. Entah itu secara langsung atau tidak langsung, memberikan kesepempatan para peserta untuk ikut andil berperan dalam acara anda dapat memberikan kesan lain yang begitu mendalam. Misalkan pada acara reuni anda, dengan meminjamkan beberapa buah kamera video atau kamera digital kepada beberapa peserta untuk terlibat mengambil beberapa gambar dan melihat berbagai macam peristiwa dari berbagai perspektif. Dan anda tidak ragu untuk membaginya melalui media online. 11.   Berbagi informasi dengan para peserta. Tidak ada salahnya berbagi informasi yang nantinya akan mempermudah anda disaat ingin mengadakan acara semacamnya kembali. Contoh, dalam acara reuni, anda selaku panitia membagikan sebuah buku agenda kepada para peserta, dan pada beberapa bagian dibuku agenda itu terdapat daftar akun facebook, twitter dan lain-lain akun jejaring sosial lainnya dari semua peserta yang sebelumnya anda kumpulkan. Dan jangan lupa untuk mencantumkan hashtag dari acara anda. 12.   Tambahkan hidangan sebagai media koneksi. Ada satu waktu dalam acara yang anda selenggarakan, membiarkan para peserta untuk saling bertatap muka dan bercengkrama santai. Hal ini baik agar para peserta dapat membangun koneksi dengan peserta yang lain. Namun untuk menemani mereka bercengkrama santai, tak ada salahnya anda sediakan hidangan yang dapat membuat mereka terkesan. Tak harus mewah dan mahal. Anda bisa menghidangkan makanan atau minuman yang dapat mengingatkan mereka akan suatu memori indah, misalkan masa sekolah SMP.



13.   Berikan para peserta kesan yang lebih mendalam. Sebuah acara adalah peristiwa yang akan menjadi pengalaman tersendiri bagi setiap orang. Dengan memberikan sebuah bingkisan, misalkan kaos, flashdisk, mouse pad, gantungan kunci dan lain-lain dapat menambah kesan akan acara yang anda selenggarakan dengan sesuatu yang nyata. atau Door prize yang memikat bisa menjadi daya tarik tersendiri. Siapa yang tak mau datang reuni bertemu temanteman lama sambil mengintip peluang membawa voucer yang bisa ditukar dengan LED TV atau kulkas empat pintu? 14.   Kaus dan suvenir reuni tidak mesti mahal, tapi harus enak dipakai dan pantas serta punya nilai guna. Biasanya rekan-rekan yang bekerja di bidang promosi mempunyai sampel produk dari tempatnya bekerja. Produk tersebut bisa Anda tambahkan ke dalam goody bags reuni sekolah Anda.  



Bagaimana membuat Konsep event serta tips untuk PENSI (pentas seni) part 1 Posted on 11 January 2014by mariodevan



Oke friends kali ini tulisan yang menyambung dari link ini (link) silahkan dikunyahkunyah dulu, sudah banyak yang masuk menanyakan konsep dan event di artikel tersebut, terima kasih atas suportnya, walaupun saya meminta maaf karena kesibukan jadi tidak bisa membalas satu persatu pertanyaan yang masuk, pertanyaan yang masuk sangat banyak, dan ada satu pertanyaan yang sangat sering ditanyakan mengenai acara PENSI atau pentas seni, acara ini rasanya menjadi acara wajib setiap sekolah atau universitas, dan seperti ada aturan tidak tertulis bahwa acara ini akan diadakan tiap tahun, biasanya bertepatan dengan penyambutan murid baru di sekolah, atau universitas.



Karena banyak pertanyaan yang masuk menanyakan mengenai pensi, maka saya merasa perlu untuk menulis artikel khusus untuk Pensi, memudahkan saya juga agar tidak menjawab pertanyaan yang diajukan berulang-ulang hehehe. Oke, berikut saya berikan tips atau bisa juga disebut SOP PENSI ala MD blog.



Bentuk Team Panitia Yang Solid Hal pertama yang harus dilakukan adalah bentuk team yang solid, acara ini tidak bisa dilakukan seorang diri guys, jadi bentuklah team yang terbaik, saran saya : 



Team inti lebih baik sedikit saja, terdiri dari max 5 orang, inilah yang mempunyai kuasa dan akses, mereka harus orang yang kreatif dan yang utama mau kerja, karena banyak temanteman yang mau gabung karena pingin eksis, hal ini akan merepotkan dalam pelaksanaan nantinya, dan pengambilan keputusan, karena semakin banyak orang semakin banyak pikiran, dan susah dalam memutuskan sesuatu







Lakukan pertemuan seintens mungkin dan sesantai mungkin, tidak perlu terlalu kaku, bahkan mungkin waktu meeting bisa dilakukan sambil liburan di pantai, Ide bisa datang dari mana saja, bahkan bagi saya selalu datang saat saya dalam kondisi rileks







Kalo team inti sudah terbentuk, buatlah team pembantu (tapi jangan sebut team pembantu ya, ngambek ntar teman-temannya) namakan mungkin official crew biar keren, pilih temanteman yang menjadi ’murid favorit’ di sekolah, jadi lebih mudah dalam mengajak temanteman yang lain berpartisipasi







Team inti harus segera menyiapkan proposal, dan juga daftar Sponsor yang mau dimasukin.



Kenali sekolahmu Yup, awal mula dalam membuat konsep atau acara  untuk Pensi, kita harus mengenali sekolah kita, karena ini penting untuk menentukan konsep, target dan budgeting juga, kenali apakah sekolah anda 



Sekolah yang termasuk sekolah favorit? Atau biasa-biasa saja, dengan memperhatikan hal ini, tentu akan memudahkan kita dalam mengatur besar kecilnya acara, sekolah yang favorit di tempatnya tentu akan lebih mudah mendapatkan dana sponsor, dan juga mendatangkan pengunjung.







Murid, siswa, teman-teman, atau guru? Kenali kesukaan teman-teman itu apa? Hoby? Jumlah murid, dan juga apakah ada prestasi-prestasi yang membanggakan dari temanteman, atau ada alumni yang sekarang menjadi artis? Atau bahkan guru yang memiliki bakat??  Hal ini sangat berguna saat kita menyusus pengisi acara/talent, biar lebih irit hehehe, tidak lupa apakah ada orang tua atau wali murid yang memiliki jabatan atau pekerjaan yang bagus, atau orang berpengaruh? Ini berguna untuk pencarian sponsor, branding dll semua data ini bisa didapat dengan melakukan pendekatan ke teman-teman, osis maupun guru







Data pendukung lainnya? Mungkin ada data pendukung lainnya yang berguna, seperti fasilitas sekolah, lapangan yang bisa diadakan tempat acara, apakah sekolah terdapat di pusat kota, atau dipinggir kota, hal ini bisa dilakukan dengam mapping area, hal ini berguna untuk mencari pusat-pusat tongkrongan anak muda di sekitar sekolah, untuk mensuport datang ke acara