Cara Menggunakan Sarana Komunikasi [PDF]

Citation preview

Nama



: Saratul Aini



Kelas



: X Akuntasi 2



CARA MENGGUNAKAN SARANA KOMUNIKASI I.



Komunikasi dengan menggunakan Telepon Telepon adalah salah satu alat komunikasi yang sangat efektif, karena dengan begitu cepat dapat menerima dan menyampaikan informasi. a. Persiapan untuk menelepin atau Menerima Telepon 1. Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis serta letakkan di dekat pesawat, agar saat berbicara kalian dapat menjangkaunya sambil memegang telepon. 2. Buatlah daftar khusus nomor-nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan selalu diletakkan di meja kerja, untuk memudahkan bila sewaktu-waktu diperlukan. 3. Usahakan tidak menempelkan mulut ke gagang telepon, berilah jarak + 3 cm. 4. Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambungkan telpon interlokal baik dalam maupun luar negeri, dan catatlah lamanya pembicaraan serta tanyakan biaya ke kantor telepon. b. Menerima Telepon 1. Segera anggat dan jawablah jika telepon bordering 2. Jawablah telepon secara cepat, singkat, dengan terlebih dahulu meberi ucapan salam serta sebutkanlah nama instansi/kantor untuk menghindari salah sambung. 3. Berilah kesan bahwa anda siap membantu lawan bicara. 4. Usahakan suara kalian terdengan dengan jelas dan sopan. Apabila teleon untuk orang lain, mintalah lawan bicara untuk menunggu sebentar untuk segera disambungkan kepada yang bersangkutan. c. Menelepon Persiapan yang perlu dilakukan dalam menelepon adalah sebagai berikut : 1. Pahamilah terlebih dahulu masalah apa yang akan disampaikan/jelaskan dalam telepon. 2. Bila perlu hafalkanlah atau catatlah nomor telepon pada secarik kertas, untuk mengindarkan salah sambung dan menghemat waktu. 3. Siapkan alat tulis dan kertas untuk menulis bila diperlukan. 4. Bila sudah ada yang menerima telepon, sebutlah identitas kalian bari bicara



II.



lainnya. Komuniasi dengan Menggunakan Fakasimil Facsimile atau facsimile atau fax merukan produk mutakhir dari keamjuan industry teknologi inforasi yang mempunyai manfaat yang besar dalam mengatasi masalah pengiriman data, baik data berupa tulisan maupun berupa gambar. a. Persiapan Pengiriman 1. Pastikan bawah listrik hidup ( on ) dan pada mesin fax terlihat ready indicator menyala (stand by ).



2. Masukan dokumen yang akan dikirim pada tempat pemasukan dukumen otomatis. Jangan memasukan dokumen lebih dari satu halaman ( harus lembar demi lembar ). 3. Tekan kunci pemilih, untuk memilih kecepatan pengiriman yang diinginkan, yaitu fine, standart, fast. 4. Tekan tombol one touch key dan hubungi nomor telepon yang dituju untuk mengirimkan data/dokumen tersebut. 5. Setelah terdengar nada siap, kemudian tekan tombol Send,



berita segera



terkirim. Apabila tidak ada jawab berate dokumen belum dapat dikirim. Hal ini bias terjadi karena nomor telepon yang dituju sedang sibuk/dipakai. b. Contoh Proses Pengiriman 1. Mengunakan tombol key pad - Lihat petunjuk speed dial (-) dan tidak dalam posisi mati. Ready 11 = 30 Dial key pad - Masukan nomor telepon ( missal : 7251080 ) dan tekan tombol start, berita segara terkirim. 2. Menggunakan telepon set - Angkat pesawat telepon Ready 11 = 30 Dial hand set/start - Hubungi nomor telepon yang dituju. Bila tersambung dan nomor yang dituju siap menerima, tekan tombol start untuk segera melakukan -



pengiriman dukumen. Tekan tombol stop apabila proses pengiriman gagal atau mengalami kesalahan.



c. Istilah-istilah dalam Proses Pengiriman 1. Automatic Radialing ( memanggil ulang secara otomasti). Apabila nomor telepon yang dituju sibuk atau tidak ada kontak, gunakan fasilitas automatic redialing dengan menekan tombol redial/pause untuk memanggil ulang. 2. Error Report, yaitu jika dokumen yang dikirim mengalami kesalahan maka pada display akan tercetak “Error”. 3. Kode 0-01, yaitu persediaan kertas pada pesawat fax lawan yang dituju habis. d. Penerimaan Secara Otomatis Mesin akan menerima dokumen secara otomatis tanpa harus diawasi atau tanpa tenaga operator jika : 1. Aliran listrik dalam kondisi hidup 2. Lampu tel mode tidak menyala Pada penerimaan secara otomatis terdapat dua jenis bel, yaitu : 1. Bel tunggal, yaitu ada berita masuk dan diterima secara otomatis, tidak perlu mengangkat pesawat telepon.



2. Bel panjang terus menerus : Apabila lampu tel-mode operator nyala, hal ini menunjukkan : - Ada berita masuk dan diterima otomatis dalam beberapa detik. - Aliran listrik dalam keadaan off dan pesawat telpon akan bordering. e. Penerimaan Secara Manual Petunjuknya apabila mesin pada tel-mode operator bekerja sebagai berikut : 1. Apabila telepon berdering : - Segera angkat telepon dan bila yang memanggil siap mengirim, segera tekan tombol start setelah terdengar nada tinggi dari mesin penerima. - Setelah itu, proses penerimaan berlangsung - Kemudian, putuskan hubungan telepon. 2. Apabila telepon bordering : - Segera angkat telepon - Kemudian terdengan nada setiap 3-5 detik. Sebagai petunjuk hubungan III.



sedang berlangsung. Putuskan hubungan telepon.



Komuniasi dengan Menggunkan Telex a. Pengertian Telex Telex adalah singkatan teleprinter exchange yang artinya suatu system pelayanan pertukaran berita yang berbentuk tuliasa dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat teleprinter. Hadirnya telex merupakan perbaikan penyampaian berita melalui telegram. b. Kegunaan Telex 1. Memberikan pelayanan yang efektif dalam pengiriman berita secara tepat, langsung, lengakap dan tertulis. 2. Berita telex dapat disebarkan dalam jumlah banyak. 3. Sebagai bahan bukti hitam diatas putih dalam komuniasi 4. Sangat bermanfaat untuk berhubungan dengan pihak luar negeri, khususnya menyangkut perbedaan waktu karena berita dapat diterima setiap waktu, tanpa pertugas operator, asalkan aliran listrik hidup atau tersedia kertas penerima pada mesin telex. c. Jesnis – Jenis Tombol dan Fungsinya



A …………



I



:



…………



:



.…….



:



Yaitu tombol huruf (letter shift key ). Tombol ini digunakan untuk mengetik huruf-huruf atau kata-kata, setelah mengetik angka-angka. Yaitu tombol pengembalian (figures shift key ). Tombol ini digunakan untuk mengetik angka-angka atau tanda-tanda. Yaitu tombol pengembalian (carrieage return key ). Tombol ini berfungsi untuk kembali ke permulaan baris.



:



Yaitu tombol ganti baris ( line feed key ), Setelah menekan tombol pengembalian, kita harus menekan tombol ganti baris ini untuk mencapai baris berikutnya ( ganti spasi). Tidak menekan tombol ini



……..



mengakibatkan huruf-huruf bertumpuk.



:



Tombol ini dinamakan “ HERE IS”



atau disebut tombol untuk



answer back. Bila mesin telex dihidupkan (on ) dan tombol ini ditekan maka answer back-code mesin telex akan tertera ( printed out ).



.... …………



:



Yaitu



tombol



pengulangan.



Tombol



ini



digunakan



untuk



memperbanyak huruf, tanda atau angka denganc ara menekan tombol ini. Untuk mengakhirinya cukup dengan cara melepas tombol tersebut dari tekanan.



…………



:



Yaitu tombol pemberi nama. Tombol ini digunakan untuk menulis nama sendiri ( singkatan ) agar dapat memperkenalkan diri kepada pihak mitra kerja.



:



Yaitu tombol pemanggil ( call key ). Tombol ini dipakai untuk membuat panggilan call. Tombol akan menyala bila ditekan dua kali ( on/ off ).



:



Yaitu tombol local ( local key ). Tombol ini untuk menghidupkan atau mematikan mesin ( on /off )



:



Yaitu tombol bell ( bell key ). Kegunaan tombol ini untuk menerima bantuan operator dari pesawat telex lawan. Jika tombol ini di tekan, maka pesawat telex lawan akan berbunyi bel dan kita dapat meminta bantuan operator menanyakan segala sesuatu yang berhubungan dengan berita yang kita kirim.



:



Yaitu tombol siapa Tuan ( who are you key ) dengan menekan tombol ini, maka tertulis si pembri nama dari pihak lawan. Oleh karena itu, tombol ini disebut tombol siapa Tuan. Tombol ini juga sebagai alat control apakah sudah ada hubungan dengan nomor telex yang kita kehendaki.



:



Yaitu tombol pemutus huungan ( line outo disconnect key ). Apabila pengeiriman berita telex dengan pita rekaman telah seluruhnya



terkirim, maka mesin ini akan terputus secara otomatis, setelah terjadi pertukaran answer back dari kedua mesin telex tersebut.



:



Yaitu tombol Punch on/off key. Tekanlah tombol ini pada saat kita



:



Yaitu tombol baca ( read on / off Key ). Tombol ini untuk membaca



akan merekam berita telex yang akan kita kiirim.



kembali rekaman yang dibuat, juga untuk menjalankan pita rekaman



I



pesan.



: :



Yaitu override key. Bila tombol ini ditekan, lampu indicator akan menyala dan berita telex yang masuk akan terekan pada pita text. Yaitu feed key. Fungsi tombol ini untuk mengeluarakan pita. Jika ditekan maka pita telax akan keluar dan akan terhenti bila tekanan dihentikan.



:



Yaitu step back key. Fungsi tombol ini untuk mengoreksi bila terdapat kesalahan pada pita rekaman. Tekan tombol ini sebanyak angka atau huruf yang akan dikoreksi.



:



Yaitu local page feed key. Bila tombol ini ditekan, kertas telex akan dikeluarkan dan akan berhenti bila tekanan pada tombol ini dihentikan.



d. Cara mengoperasikan Mesin Telex Cara mengetik pada mesin telex tidak bias cepat seperti mengetik pada mesin tik biasa, karea pada pesawat telex telah dilengkapi dengan alat pembatas sehingga kecepatannya terbatas. e. Cara Mengadakan Hubungan dengan Mesin Telex 1. Pertama-tama tekan tombol pemanggil pada pengatur jarak jauh 2. Setelah tombol menyala, putar nomor-nomor yang akan dihubungi pada piringan pemilih. 3. Jika nomor-nomor tersebut tidak menyala itu berarti di sentral ( Telkom ) sedang sibuk dan harus menunggu sampai tombol pemanggil menyala, lalu putar lagi nomor-nomor tersebut.



f. Cara Menyiapkan rekaman Berita pada Pita Telex



Sebelum mengirim sebuah pesan melalui mesin telex, kita harus menyiapkan berita tersebut pada pita telex. Berikut ini cara merekam berita pada pita telex. 1. Tekan tombol “ local Key” yaitu untuk menghidupkan mesin 2. Kemudian, tekan tombol “ feed key” untuk mengeluarkan pita. 3. Selanjutnya, tekan tombol “ Punch of/off key” untuk merekam pesan telex yang akan dikirim. g. Cara Mengirim Berita Telex Pengiriman berita telex dapat dibedakan menjadi pengiriman berita dalam negeri ( domestic ) dan pengiriman berita keluar negeri ( international ). 1. Pengiriman Telex di Dalam Negeri Siapkan pita telex yang telah terisi rekaman berita yang akan dikirim pada tape reader unit ( letak pita jangan sampai terbalik). Pada pita rekaman terdapat lubang-lubang ( . . . . ). Disebelah kiri letakkan dua lubang yang sama dan disebelah kanan letakkan tika lubang yang sama. 2. Pengiriman Telex ke Luar Negeri - Persiapan awal sama seperti proses pengiriman dalam negeri. - Tekan tombol ( call key ), lampu indikator menyala, kemudian enter angka 0 ( nol ).