Contoh Implementsi Mutu Teori Lean [PDF]

Citation preview

Professional • Care • Accountable



LEAN MANAGEMENT speaker Tim Lean Management PT Pelindo Husada Citra



Tujuan Pembelajaran 



 







Peserta mampu merencanakan dan melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien Peserta mampu membiasakan inisiatif dalam bekerja Peserta mampu menggunakan logika, penalaran dan analisis untuk menyelesaikan masalah Peserta mampu menjelaskan peran lean management dalam kendali mutu dan biaya perusahaan



Professional • Care • Accountable



RUANG LINGKUP / SASARAN 1. PT. Pelindo Husada Citra 2. Rumah Sakit PHC Surabaya 3. Klinik PHC Semarang 4. Klinik PHC Surabaya & Banjarmasin



Tim Lean Management



STRUKTUR TIM LEAN MANAJEMEN PT.PHC SK.Direksi PT.PHC No: Um.5.02.SPPT/11/9/PT.PHC-2019, Tgl. 07 Mei 2019



JABATAN



NAMA



UNIT KERJA



Pelindung / Pengarah



President Director PT. Pelindo Husada Citra



Ketua



Aprillia Laksmi Palupi



Risk & Quality Management



Sekretaris



Noor Wendo



Internal Audit



Anggota



drg. Sinta Mayasari



Customer Care RS



Siti Nurhidayati



Human Capital



Rahayu Susiana



Inpatient RS



Dika Febriany Wahyu Utami



Procurement



Nur Hayati Ningsih



Nursing



Novi Dwisuryani



Human Capital Tim Lean Management



LATAR BELAKANG • Critical issue in global healthcare • Di era JKN rumah sakit mengalami perubahan dalam system pembayaran From FEE for Service to PROSPECTIVE PAYMENT SISTEM



• Target layanan bagi rumah sakit swasta dari Middle-up market → Middle low • RS harus tetap untung dengan kondisi pembayaran klaim yang minim &



tersendat, shg salah satu upaya adalah penghematan/ efisiensi di segala bidang



Tim Lean Management



BERAPA LAMA WAKTU IMPLEMENTASI ?



MULAI DARI MANA???



SIAPA YANG HARUS DIAJAK MELAKUKAN LEAN??



BENTUK KEGIATAN LEAN ITU SEPERTI APA???



Tim Lean Management



LEAN Management Sebuah pendekatan strategi bahkan filosofi dengan dua prinsip utama yaitu : 1. Eleminasi kegiatan tanpa nilai manfaat ( Elemination of waste ) dan 2. Menghargai pegawai (Respect to people).



1/29/2021



7



Tim Lean Management



LEAN Healthcare • Eliminasi pemborosan dalam setiap bidang kegiatan dengan tujuan mengurangi persediaan, siklus waktu layanan, dan biaya, sehingga pada akhirnya pelayanan pasien bermutu tinggi dapat



diberikan dengan cara se-efisien, se-efektif, dan se-responsif mungkin, sementara tetap mempertahankan nilai ekonomis organisasi (Doss dan Orr, 2007)



RINGKAS Tim Lean Management



LEAN Management Tools Diagram Proses (Value Stream Mapping) →



Pemetaan alur produksi



maupun alur informasi untuk memproduksi produk yang bermutu



KAIZEN (Continuous Improvement) → Suatu perbaikan yang dilakukan mandiri dari pelaksana di area kerja masing-masing secara berkelanjutan dan tidak terhenti sampai yang diinginkan tercapai untuk mengurangi pemborosan



Budaya 5R → Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin Visual Management →



Membuat masalah lebih mudah terlihat, mudah



dilihat agar dapat segera dicari solusinya (kartu ide kaizen, papan kaizen, dll)



Tim Lean Management



Konsep - Plan Do Check Act (PDCA) Tindak Lanjuti Standarisasi Hasil Perbaikan sehingga dapat dipergunakan secara berkesinambungan



Check Menguji hasil perbaikan yang telah dikerjakan



Rencanakan Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai



Kerjakan Melakukan apa yang telah direncanakan



Tim Lean Management



Tim Lean Management



5 R Sebagai Alat Bantu Ringkas Rapi Resik Rawat Rajin



Professional • Care • Accountable



Tim Lean Management



Implementasi



BUDAYA 5R di Lingkungan PT. Pelindo Husada Citra



Tim Lean Manajemen PT.PHC SK.Direksi PT.PHC No: Um.5.02.SPPT/11/9/PT.PHC-2019, Tgl. 07 Mei 2019



BERAPA LAMA WAKTU IMPLEMENTASI?



MULAI DARI MANA???



SIAPA YANG HARUS DIAJAK MELAKUKAN 5R??



BENTUK KEGIATAN 5R ITU SEPERTI APA???



2



TimLeanManagement



Tujuan Pembelajaran



1 Dampak 5R



6



2



Konsep 5R



Materi Pelaksanaan 5R



5



3 Tahapan 5R 4 Program 5R



TimLeanManagement



Tujuan Pembelajaran



1



Penerapan Prinsip 5R 1.



Menciptakan kepedulian dan pemahaman dasardasar 5R



2.



Meningkatkan pengetahuan tentang konsep dan teknik 5R



5R



3. Mengimplementasikan secara bertahap prinsip dan teknik 5R di lingkungan kerja 4. Meningkatkan produktivitas tempat kerja



dan efisiensi di



TimLeanManagement



Bagaimana Penerapan 5 R ???



SIAPA YANG HARUS DIAJAK MELAKUK AN 5R??



MULAI DARI MANA???



BENTUK KEGIATA N 5R ITU SEPERTI APA???



TimLeanManagement



2. KENAL KONSEP 5R



Apa itu 5R???



5R



adalah kependekan dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan



Rajin



5R



adalah suatu cara (metode) untuk mengatur mengelola



tempat kerja menjadi tempat kerja yang lebih baik secara berkelanjutan.



TimLeanManagement



Kenapa harus 5R??? R Efisiensi meningkat dengan mengatasi kesemrawutan di ruang kerja



yang sangat terorganisir dengan baik R Memudahkan dalam mengidentifikasi alat dan komponen yanyg diperlukan R Set-up time berkurang karena organisasi peralatan secara jelas



diberi label dan sangat terlihat secara visual R Pekerjaan akan lebih mudah R Kualitas ditingkatkan karena cara standar atau pemeliharaan kerja R Meningkatkan keselamatan karena penghapusan kesemrawutan yang menciptakan bahaya



TimLeanManagement



Tidak menyalahkan Membangun partisipasi Tidak ada satupun ide yang jelek



TimLeanManagement



RINGKAS adalah



RINGKAS artinya : • Memilah barang yg diperlukan & tidak diperlukan • Memilah barang yang rusak & yg masih dapat digunakan • Memilah barang yg harus dibuang atau tidak • Memilah barang yang sering atau jarang digunakan



www.cakrawijaya.com



TimLeanManagement



www.cakrawijaya.com



TimLeanManagement



RAPI adalah Setiap item yang diperlukan di area kerja memiliki tempat penyimpanannya dan jelas status keberadaannya.



RAPI artinya : • Menata/ mengurutkan peralatan/barang berdasarkan alur proses kerja • Menata/ mengurutkan peralatan/ barang berdasarkan keseringan penggunaannya, keseragaman, fungsi, dan batas waktu penggunaannya • Pengaturan (pengendalian) visual spy peralatan/ barang mudah ditemukan, teratur, dan selalu pada tempatnya



TimLeanManagement



SASARAN “RAPI”



Menciptakan sistim penyimpanan dan tata letak sarana kerja untuk menjamin



bahwa barang-barang yang diperlukan menjadi mudah dikenali dan mudah ditemukan serta mudah dikembalikan ke kondisi standarnya



TimLeanManagement



RESIK adalah Setiap item yang diperlukan di area kerja dalam kondisi yang optimum dan area kerja yang bebas dari sumber kontaminasi.



RESIK artinya : • Membersihkan tempat kerja dari dari semua kotoran, debu, dan sampah • Menyediakan sarana dan prasarana kebersihan di tempat kerja • Meminimalisir sumber sumber kotoran dan sampah • Memperbarui/ memperbaiki tempat kerja yang sudah usang/ rusak



TimLeanManagement



Kendali Visual RESIK “5D”



D-dengar



D-sentuh



D-lihat



D-hirup



D-rasakan



TimLeanManagement



RAWAT adalah Menjadikan sebagai sebuah standar yang dipelihara, dirawat, dibiasakan dan dilakukan secara teratur



SASARAN “RAWAT” Memperkuat 3R (Ringkas, Rapi, Resik) sebelumnya dengan menghasilkan prosedur kerja standar, menetapkan cara terbaik dari praktek pekerjaan dan menemukan cara untuk memastikan bahwa setiap orang melakukan



dengan cara yang sama "terbaiknya"



TimLeanManagement



STANDAR PROSEDUR KERJA



TimLeanManagement



RAJIN adalah Lakukan secara berkelanjutan, dan kembangkan perbaikan berkelanjutan bila memungkinkan



Sasaran Penerapan “RAJIN” • Kepemimpinan • Sosialisasi dan Pelatihan Pegawai • Penghargaan dan Pengakuan Manajemen terhadap pegawai yang telah berupaya mencapai 5R perusahaan



TimLeanManagement



3. TAHAPAN SIKAP 5R Dalam Penerapan 5R di area kerja, tahapan sikap kerja yang :



 DIPAKSA (Manusia pada dasarnya Malas)  TERPAKSA (Kendali dg Sistem)  BISA (Proses pembelajaran sampai TAHU)  BIASA (Sikap yg TERMOTIVASI)  BUDAYA (Perilaku yg mengarah pada KEYAKINAN)



TimLeanManagement



4



PROGRAM PENERAPAN 5R



1. RINGKAS ✓ Membuang barang yg tdk



3. RESIK



perlukan



✓ Mengatur prosedur



✓ Pengelompokkan barang (rusak, dibuang, dipindah



kebersihan harian termasuk



dll)



penanggung jawab



2. RAPI



4. RAWAT



✓ Membenahi tempat



✓ Mempertahankan dan



penyimpanan



menindaklanjuti dari ke-3



✓ Mengatur tata letak



langkah sebelumnya



peralatan kerja



✓ Pemeriksaan ke lapangan



5. RAJIN ✓ Pengendalian visual tempatkerja ✓ Menciptakan KEBIASAAN yg rajin sehingga menjadi BUDAYA ✓ Membuat Slogan-slogan



TimLeanManagement



TimLeanManagement



5. PELAKSANAAN 5R



TimLeanManagement



FOTO (Before)



KETERANGAN KODE



5R (0)



Tanggal



14 Juni 2017



Lokasi Uraian (5R)



Pintu masuk ruang Hemodialisa     



Kursi roda pasien tidak tertata rapi Wastafel tertutup kursi roda jika pasien penuh Area kursi roda terlihat sempit Tidak ada tulisan tempat kursi roda Tidak ada penandaan area kursi roda



FOTO (After)



KETERANGAN KODE



5R (1)



Tanggal



14 Juni 2017



Lokasi Uraian (5R)



Pintu masuk ruang Hemodialisa R Kursi roda pasien tertata lebih rapi R Wastafel tidak tertutup kursi roda R Area kursi roda terlihat lebih luas R Terdapat tulisan tempat kursi roda dan himbauan untuk melipat kursi roda R Area kursi roda diberi pembatas/penanda menggunakan lakban warna kuning TimLeanManagement



Foto “NOW”



KETERANGAN



KODE



5R (2)



Tanggal



11 November 2019



Lokasi Uraian (5R)



Pintu masuk ruang Hemodialisa R Kursi roda pasien tidak dilipat, ada kursi roda di area tunggu HD (kursi roda tidak pada tempatnya R Wastafel tidak tertutup kursi roda R Area kursi roda terlihat lebih luas R Terdapat tulisan tempat kursi roda dan himbauan untuk melipat kursi roda R Area kursi roda diberi pembatas/penanda menggunakan lakban warna kuning



FOTO (Before)



KETERANGAN KODE



5R (0)



Tanggal



14 Juni 2017



Lokasi Uraian (5R)



Ruang Pasien Hemodialisa    



Tensi meter tidak tertata rapi Tensi meter sering berpindah tempat/tidak kembali ke tempat semula Inventarisasi alat tensimeter tidak dapat dilakukan secara cepat Tidak ada penanda penempatan alat tensimeter



FOTO (After)



KETERANGAN KODE



5R (1)



Tanggal



14 Juni 2017



Lokasi Uraian (5R)



Pintu masuk ruang Hemodialisa R Tensi meter tertata rapi R Setelah pemakaian, tensi meter dikembalikan ke tempat semula (sesuai tanda) R Alat tensimeter dapat di deteksi keberadaannya secara cepat (inventarisasi) R Ada penanda tempat alat tensimeter berupa lakban warna kuning TimLeanManagement



Foto “NOW”



KETERANGAN



KODE



5R (2)



Tanggal



11 November 2019



Lokasi Uraian (5R)



Pintu masuk ruang Hemodialisa R Tensi meter tertata rapi R Setelah pemakaian, tensi meter dikembalikan ke tempat semula (sesuai tanda) R Alat tensimeter dapat di deteksi keberadaannya secara cepat (inventarisasi) R Ada penanda tempat alat tensimeter berupa lakban warna kuning



FOTO (Before)



KETERANGAN KODE



5R (0)



Tanggal



14 Juni 2017



Lokasi Uraian (5R)



Alkes Counter Ruang Mirah   



Dokumen berantakan Kesulitan mencari barang yang dibutuhkan dengan cepat Tempat alat tidak ada penanda dan identitas



FOTO (After)



KETERANGAN KODE



5R (1)



Tanggal



14 Juni 2017



Lokasi Uraian (5R)



Alkes Counter Ruang Mirah R Rapi dan bersih R Setiap alkes diberi identitas R Penandaan tempat alat menggunakan lakban warna



TimLeanManagement



Foto “NOW” KETERANGAN KODE



5R (2)



Tanggal 12 November 2019 Lokasi Uraian (5R)



Alkes Counter Ruang Mirah R Rapi dan bersih R Penandaan tempat alat menggunakan lakban warna



6. DAMPAK IMPLEMENTASI 5R



RINGKAS



Menurunkan INVENTORY Menurunkan lamanya pencarian barang



RAPI



Memperbaiki fungsi peralatan / mesin Mengefisienkan pekerjaan



RESIK



Memperbaiki suasana kerja Meningkatkan produktivitas Membersihkan dan memeriksa mesin



RAWAT



Mengurangi kesemrawutan dan kecelakaan kerja Meningkatkandisiplin



RAJIN



Mematuhi aturan Hubungan kerja lebih baik



SASARAN : Produktivitas, Mutu, Biaya, Waktu, Keselamatan kerja, Semangat kerja



5R TimLeanManagement



Lean Journey



TimLeanManagement



TimLeanManagement



Professional • Care • Accountable



KAIZEN (CONTINUOUS IMPROVEMENT) speaker Tim Lean Management PT. Pelindo Husada Citra



Tujuan Pembelajaran • Peserta mampu merencanakan dan memprioritaskan pekerjaan secara efektif dalam menyelesaikan pekerjaan • Peserta mampu membiasakan inisiatif dalam bekerja • Peserta mampu menggunakan logika, penalaran dan analisis untuk menyelesaikan masalah • Peserta mampu menjelaskan peran lean management dalam kendali mutu dan biaya perusahaan



Professional • Care • Accountable



( CONTINUOUS



IMPROVEMENT) Tim Lean Management



KAIZEN



INOVASI



1. Orientasi Umum



1. Orientasi pada Keahlian



2. Orientasi pada Manusia / proses



2. Orientasi pada Teknologi / hasil



3. Perhatian pada Pendalaman



3. Perhatian Lompatan Jauh



4. Dibangun dengan Teknologi yang ada



4. Cari Teknologi Baru



5. Informasi terbuka, dibagikan



5. Informasi tertutup, Perorangan



6. Kelompok Kerja



6. Individual



Tim Lean Management



Manfaat KAIZEN  Karyawan/Pegawai 1.



Mampu melakukan perbaikan secara terus-menerus dengan



memunculkan ide dan memberikan aksi/tindakan perbaikan yang bernilai bagi pasien/pelanggan. 2.



Mampu berkoordinasi dan lebih komunikatif dalam mewujudkan ide



perbaikan dengan menggunakan media yang ter-visualisasi  Perusahaan 1.



Mampu mendapatkan kualitas pelayanan yang lebih baik dengan Kendali Mutu dan Kendali Biaya



2.



Menciptakan kaderisasi kepemimpinan perusahaan yang unggul



melalui penilaian kinerja pegawai secara langsung. Tim Lean Management



Muri Mura Muda LEAN (No 3M) Tim Lean Management



Biaya Rendah / Tanpa Biaya



Mengurangi/menghilangkan DOWNTIME



Terukur dengan satuan



Mengutamakan kreatifitas pemilik proses /pelaksana dalam menyelesaikan masalah



MUDA (8 Waste/Pemborosan) D



O



W



N



T



I



M



E



Tim Lean Management



DEFECTS ❖ Mengulang pekerjaan akibat terjadi kesalahan terkait masalah kualitas atau



peralatan AREA KLINIS • Salah pemberian obat • Infeksi nosokomial • Pasien jatuh AREA NON-KLINIS • Salah ketik Surat Rujukan • Salah mencetak kitir/nota pemeriksaan



• Informasi tidak akurat Tim Lean Management



OVER-PRODUKSI ❖ Memproduksi lebih awal atau lebih cepat dari yang diperlukan proses berikutnya



AREA KLINIS • Meminta pemeriksaan lab lengkap tanpa melihat kebutuhan spesifik pasien • Obat tidak terpakai dan dikembalikan ke farmasi



AREA NON-KLINIS • Mencetak copy surat terlalu banyak



Tim Lean Management



WAITING ❖ Penundaan waktu, saat tidak terjadi aktivitas apapun



AREA KLINIS • Pasien menunggu pemeriksaan oleh dokter



• Pasien menunggu obat pulang



AREA NON-KLINIS • Surat pengadaan/pesanan menunggu persetujuan tanda tangan Direktur/Pimpinan • Menunggu proses loading aplikasi SIRS di komputer • Komputer pendaftaran “error” Tim Lean Management



NON UTILIZED TALENT ❖ Pemanfaatan pegawai yang tidak sesuai dengan kompetensi atau keterampilannya yang berisiko pada keselamatan pasien, organisasi dan dirinya sendiri AREA KLINIS • Perawat, Apoteker, datang jam 07.00 tetapi dokter mulai



praktik jam 10.00



AREA NON-KLINIS • Penempatan SDM tidak sesuai kompetensi tetapi berdasarkan senioritas atau kedekatan personal



Tim Lean Management



TRANSPORT ❖ Pergerakan produk atau pasien yang tidak perlu AREA KLINIS • Perpindahan alat medis (contoh : stetoskop) dari satu ruangan ke ruangan lainnya • Perjalanan pasien dari titik pendaftaran – ke kamar periksake farmasi – dst sampai pulang AREA NON-KLINIS • Perjalanan pasien atau keluarganya untuk tanda tangan billing rawat inap di bagian depan RS, yang seharusnya dapat



di print di masing-masing ruang perawatan



Tim Lean Management



INVENTORY ❖ Memproduksi, menyimpan atau membeli barang yang tidak perlu. Kehabisan



barang akibat salah perencanaan AREA KLINIS • Penumpukan obat-obat nyaris expired di gudang obat



AREA NON-KLINIS • Penumpukan form tidak dipakai atau tidak berlaku di laci-laci counter perawat/admisi



Tim Lean Management



MOTION ❖ Pergerakan yang berlebihan dari staff, posisi kerja yang tidak ergonomik AREA KLINIS • Pergerakan perawat (berjalan, membungkuk, mengangkat beban) saat menangani pasien



• Pergerakan asisten apoteker saat penyiapan obat di farmasi



AREA NON-KLINIS • Gerakan bolak-balik oleh petugas satpam, kebersihan, tukang parkir, tukang kebun karena tidak diatur zona/area



Tim Lean Management



EXTRA PROCESSING ❖ Melakukan proses yang tidak perlu, memberikan kualitas lebih tinggi daripada



yang dibutuhkan proses selanjutnya AREA KLINIS • Mengisi informasi identitas pasien yang sama pada formulir yang berbeda-beda



AREA NON-KLINIS • Laporan terlalu panjang • Mengulang input data



Tim Lean Management



KAIZEN KAIZEN Kecil (point Kaizen) KAIZEN Sedang (Kaizen Event) KAIZEN Besar (Sistem Kaizen)



Tim Lean Management



KAIZEN ITU MUDAH Temukan



Diskusikan



1. Temukan pemborosan (DOWNTIME) 2. Diskusikan ide untuk menghilangkan/ mengurangi pemborosan (Diagram Proses)



Implementasikan



3. Implementasikan ide terpilih (Papan Ide Kaizen)



Dokumentasikan



4. Dokumentasikan proses perbaikan (sebelum dan sesudah)



Bagikan



5. Bagikan hasilnya dengan kelompok lain Tim Lean Management



4. PELAYANAN FARMASI dimulai 10.00



PERUBAHAN JADWAL PRAKTEK DOKTER POLIKLINIK 2. PELAYANAN REGISTRASI Pelayanan registrasi pasien dimulai 07.30



1. PERSIAPAN OPERASIONAL PELAYANAN Perawat, Gizi, Rekam Medis, C S, Admision, Farmasi dimulai 07.00



PERUBAHAN WAKTU LAYANAN POLIKLINIK DI PAGI HARI



5. PELAYANAN ADMISI RUJUKAN POLI dimulai 10.00



3. PEMERIKSAAN DOKTER Pelayanan dimulai 09.00 / 10.00



Before



06.00



06.30



07.00



07.30



08.00



09.00



10.00



After



06.00



06.30



07.00



07.30



-



-



-



1. PERSIAPAN OPERASIONAL PELAYANAN Perawat, Gizi, Rekam Medis, Cleaning Service, Admision, Farmasi dimulai 06.30



3. PEMERIKSAAN DOKTER Pelayanan dimulai 07.00 2. PELAYANAN REGISTRASI Pelayanan registrasi pasien dimulai 06.30



4. PELAYANAN FARMASI dimulai 07.30



KEGIATAN



WAKTU BEFORE



AFTER



1. Persiapan Layanan Penunjang



07.00



06.00



2. Pelayanan Registrasi



07.30



06.30



3. Pemeriksaan Dokter



09.00



07.00



4. Pelayanan Farmasi



10.00



07.30



5. Pelayanan admisi rujukan poli



10.00



07.30



DAMPAK BAGI PELAYANAN PASIEN Pasien poliklinik pagi hari dapat terlayani lebih cepat 2 jam oleh dokter, hal ini sangat



5. PELAYANAN ADMISI RUJUKAN POLI dimulai 07.30



SIGNIFIKAN mengurai ANTRIAN REGISTRASI, ANTRIAN DOKTER, ANTRIAN FARMASI dan ANTRIAN PARKIR



Tim Lean Management



Diagram Proses (potensi Waste) Farmasi Rawat Jalan 1. Layanan Administrasi 1.1 Penerimaan resep (1’) Waiting Time



3. Layanan Penyerahan Obat



1.2. Verifikasi : - BPJS (10’) - Non BPJS (1’)



3.1 Penyerahan obat (4’) Motion



1.3. Entry resep dan nota (3’)



Non-Utilized Talent 3.2 Penandatanganan resep dan konfirmasi no telp pasien (2’)



1.4 Pembayaran (2’) 1.5 Pemberian no antrian (1’)



Pelayanan obat rawat jalan



Pelayanan sesuai standar Inventory 2.1. Pengambilan obat (3’) 2.2 Peracikan (15’)



Motion



Extra Processing



2.3. Penulisan etiket (6’) 2.4 Pengecekan (3’)



• Lead Time (39’) • Cycle time admin pasien BPJS (15’) • Cycle time admin pasien non-BPJS (8’)



2. Layanan Penyiapan Obat



Tim Lean Management



Tim Lean Management



QUOTE KAIZEN is about changing the way things are.



If you assume that things are all right the way they are, you can't do KAIZEN.



“So CHANGE SOMETHING!!” Taiichi Ohno “TOYOTA”



Tim Lean Management



#Salam RINGKAS, STOP Waste



Tim Lean Management



Professional • Care • Accountable



WORKSHOP



KAIZEN (CONTINUOUS IMPROVEMENT) speaker Tim Lean Management



Tim Lean Management



Tujuan Pembelajaran • Peserta mampu menyampaikan ide solusi yang ter-visualisasi



• Peserta mampu menggunakan logika, penalaran dan analisis untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan tahapan metode KAIZEN Story (Papan Kaizen)



Professional • Care • Accountable



✓ Tinggalkan ide statis/dogmatis ✓ Tinggalkan alasan



✓ Cari SOLUSI ✓ Koreksi PROSES (bukan Orangnya) ✓ Pilih solusi paling sederhana ✓ Perbaiki Defek/kesalahan dengan segera



✓ Gunakan KREATIVITAS (bukan uang) ✓ MASALAH = Gunung Emas ✓ Tanya “Mengapa?” untuk mencari masalah ✓ Cari IDE dari banyak orang



✓ Perbaikan terus menerus Tim Lean Management



1



1



MASALAH



PROSES



1 TEMA PERBAIKAN



10 langkah pembuatan KAIZEN Story



Tim Lean Management



1. IDENTIFIKASI MASALAH DESKRIPSIKAN MASALAH DENGAN JELAS



APA MASALAHNYA??



DIMANA TERJADI MASALAH TERSEBUT??



Tim Lean Management



2. PENGUKURAN KONDISI SAAT INI (AS IS) UKURAN DARI MASALAH Gunakan satuan yang mudah diukur dan relevan : Waktu, Rupiah, Jumlah tes, Jumlah komplain, Jumlah pasien



TENTUKAN TARGET PERBAIKAN !!! Tim Lean Management



3. ANALISA AKAR MASALAH ❑ GENBA Tempat dimana kebenaran dapat ditemukan atau Tempat sesungguhnya



❑ TULISKAN SEMUA PENYEBAB MASALAH YANG TERIDENTIFIKASI ❑ PILIH 1 AKAR MASALAH YANG AKAN DISELESAIKAN



Tim Lean Management



5 Whys Analysis • Pertanyaan mengapa yang diulang beberapa kali sampai menemukan akar masalah • Untuk sampai pada akar masalah, bisa pada pertanyaan ke 5 atau lebih/ kurang tergantung tipe masalah • Hal ini untuk mencegah masalah tersebut berulang Contoh : Masalah mesin breakdown 1. Mengapa ? Komponen automator tidak berfungsi 2. Mengapa tidak berfungsi ? Usia melebihi lifetime 12 bulan 3. Mengapa tidak diganti ? Tidak ada yang tahu 4. Mengapa tidak ada yg tahu ? Tdk ada jadwal rutin maintenance 5. Mengapa tidak ada jadwal ? → Inilah Akar Masalah



Professional • Care • Accountable



Penumpukan Antrian pendaftaran pasien BPJS di Front Office GRHA Metode 5 Why



Jawaban



Mengapa terjadi penumpukan antrian pendaftaran pasien BPJS di Front Office?



Karena verifikasi data pasien yang dilakukan petugas FO berlangsung lama



Mengapa verifikasi data pasien yang dilakukan petugas FO berlangsung lama?



Karena banyak berkas yang diverifikasi ternyata kurang lengkap



Mengapa banyak berkas yang diverifikasi ternyata kurang lengkap ?



Karena tidak semua pasien tahu berkas apa saja yang harus dibawa



Mengapa tidak semua pasien tahu berkas apa saja yang harus dibawa?



Karena belum ada pengumuman berkas apa saja yang harus dibawa



Mengapa belum ada pengumuman berkas apa saja yang harus dibawa ?



Akar Masalah



4. KUMPULKAN IDE ➢ KUMPULKAN IDE DARI ANGGOTA TIM, BAGAIMANA MEMECAHKAN AKAR MASALAH YANG SUDAH DIPILIH BERSAMA



➢ GUNAKAN KARTU KAIZEN DAN PAPAN KAIZEN



Tim Lean Management



Contoh Pengisian KARTU IDE Permasalahan Kenaikan Take Home Pay Ide / Gagasan Ada insentif berbasis kinerja Manfaat yang diharapkan : - Motivasi kerja -



Loyalitas



-



Semangat kerja



Langkah/Tahapan Pelaksanaan : - Rapat antar unit, identifikasi indikator kinerja - Sepakati % dari keuntungan untuk dibagi ke karyawan - Minta tolong diajukan ke Direksi - Sepakati indikator dan % dari keuntungan disahkan dalam SK Direksi - Buat tim susun formula rumusan pembagian insentif - Basis indeks pengukuran menggunakan kinerja unit kerja, kinerja individu, dll - Setiap bulan nilai indeks pencapaian indikator diumumkan/diedarkan jadi pegawai mengetahui - SAYA bersedia SIAP jadi TIMnya PAK



Unit Kerja / Pihak yang Terlibat : -



SDM



Tgl. Ide Disampaikan Pemilik Ide



03 Mei 2018 Ttd/paraf



Nama & Unit Kerja



Sutikno (Customer Care)



Tgl. Selesai



05 Juli 2018



Perlu Persetujuan Atasan



Ya



Tidak



Merupakan Metode Baru



Ya



Tidak



Tim Lean Management



Contoh Pengisian KARTU IDE Permasalahan Pencapaian mutu pelayanan unit kerja belum dapat diketahui secara cepat dan tepat oleh Direksi – DEFECT Ide / Gagasan Pembuatan aplikasi/program indikator mutu yang akan diisi oleh PIC unit kerja Manfaat yang diharapkan : -



Efisiensi kertas



-



Akurasi data



-



Kecepatan pengumpulan data mutu



Langkah/Tahapan Pelaksanaan : - Draft usulan indikator mutu berdasarkan peraturan pemerintah - Meminta usulan indikator mutu ke unit kerja melalui E-Doc (tembusan Direksi) - Rapat pembahasan penentuan indikator mutu antara Unit Mutu dengan Unit Kerja yang nantinya ditetapkan melalui SK Direksi - Usulan pembuatan aplikasi/program ke Unit TI untuk pengisian indikator mutu oleh PIC Unit Kerja (SISMADAK –Akreditasi) - Sosialisasi penggunaan aplikasi ke PIC Unit Kerja



Unit Kerja / Pihak yang Terlibat : -



-



Teknologi dan Informasi (TI)



- Semua unit kerja dan tim/panitia Tgl. Ide Disampaikan



Pemantauan dan evaluasi pencapaian indikator



03 Mei 2018



Pemilik Ide



Ttd/paraf



Nama & Unit Kerja



Syafrida (Risk & Quality)



Tgl. Selesai



03 Oktober 2018



Perlu Persetujuan Atasan



Ya



Tidak



Merupakan Metode Baru



Ya



Tdk



Tim Lean Management



5. PILIH 1 IDE SOLUSI YANG AKAN DIIMPLEMENTASIKAN



➢ Pilih 1 ide solusi berdasarkan



kesepakatan anggota Tim



1 IDE UNTUK DIIMPLEMENTASIKAN 1 WAKTU !!!



Tim Lean Management



6. IMPLEMENTASIKAN PADA MASA UJI COBA



➢ Lakukan persiapan implementasi ➢ Tetapkan apa yang akan diukur selama masa uji coba (sesuaikan dengan ukuran masalah – As Is)



Tim Lean Management



7. EVALUASI ➢ Bandingkan data selama uji coba dengan data As-Is ➢ Apakah sudah tercapai targetnya? ➢ Apakah perubahan yang dilakukan sudah memberikan manfaat positif bagi stakeholdernya?



➢ Jika targetnya belum tercapai, cari ide solusi lain dari Papan Kaizen ➢ Ulangi proses 5,6,7



Tim Lean Management



8. STABILISASI & STANDARISASI ➢ APAKAH SOLUSI YANG DIPEROLEH MERUPAKAN METODE BARU? •



Jika YA, buatkan standarisasinya



•



Jika TIDAK, stabilkan dengan revisi atau tambahan instruksi kerja atau ceklist dan sejenisnya



➢ AGAR SETIAP ORANG DI GEMBA TERSEBUT MELAKUKAN PEKERJAAN DENGAN CARA YANG SAMA



Tim Lean Management



9. RAYAKAN !!!  Dokumentasikan hasil perbaikan (form dokumentasi KAIZEN)  Deskripsikan kondisi “Sebelum” dan “Sesudah”  Tuliskan nama-nama orang yang terlibat  Publikasikan/bagikan saat Briefing, Rapat, grup Sosial Media  Pilih hasil-hasil KAIZEN untuk KAIZEN Event  Buat slide presentasi singkatnya



 Laporkan



Tim Lean Management



10. NEXT KAIZEN



Tim Lean Management



Identifikasi masalah



Ukur kondisi saat ini (As-Is)



Analisa akar masalah



Pilih 1 ide solusi utk implementasi



Next KAIZEN



Rayakan



Kumpulkan ide



Stabilisasi & standarisasi



Evaluasi



Implementasi utk ujiicoba



Tim Lean Management



Tim Lean Management



#Salam RINGKAS, STOP Waste



Tim Lean Management