CONTOH PROPOSAL PROYEK Perangkat Lunak [PDF]

Citation preview

CONTOH PROPOSAL PROYEK (MATA KULIAH MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK)



Tugas Manajemen Proyek Perangkat Lunak



Proposal ”J u d u l P r o y e k”



Diajukan oleh : Kelompok .... Nama/ No Mhs (1) Nama/ No Mhs (2) Nama/ No Mhs (3)



Jurusan Informatika Fakultas Teknologi Industri Institut sains & Teknologi AKPRIND Yogyakarta 2019



Proposal Pembuatan Program Aplikasi Sistem Informasi Realisasi dan Pencairan Anggaran (SIRPA)



1.



Abstraksi Program Sistem Informasi Realisasi dan Pencairan Anggaran (SIRPA) merupakan program komputer yang membantu proses administrasi bagian keuangan dalam proses realisasi dan pencairan anggaran, sehingga dapat menunjang kegiatan administrasi



2.



keuangan yang lebih tertib, cepat, jelas, dan transparan. Latar Belakang Proses realisasi dan pencairan anggaran sangat penting bagi suatu perusahaan atau instansi dalam melaksanakan semua kegiatan yang ada dalam perusahaan atau instansi tersebut. Proses kegiatan yang dilakukan secara manual, seperti menggunakan lembar kertas dan mesin ketik dalam membuat laporan, serta dalam menghitung anggaran yang ada dengan bantuan kalkulator, hal-hal tersebut yang menjadi salah satu penghambat dalam mencari data, menyusun data untuk laporan atau menghitung anggaran yang telah dipakai. Kendala-kendala di atas perlu disikapi dengan membuat program sistem informasi yang mendukung dan membuat proses administrasi keuangan lebih cepat dan



3.



tertib. Analisa Kondisi Existing (Kondisi yang ada saat sebelum proyek dilaksanakan) Proses realisasi dan pencairan anggaran selama ini dilakukan secara manual, dalam setiap prosesnya menggunakan lembar kertas dan komputer dalam membuat laporan (komputer berfungsi hanya sebagai pengganti mesin ketik biasa), serta dalam menghitung anggaran yang ada dengan bantuan kalkulator atau dihitung dengan kalkulator di komputer, hal ini yang kadang menghambat dalam mencari data, menyusun data untuk laporan atau menghitung anggaran yang telah dipakai. Waktu, tenaga dan tempat yang dipakai untuk proses tersebut cukup banyak, sehingga menyebabkan



4.



lambatnya kegiatan tersebut. Maksud dan Tujuan Maksud sistem informasi realisasi dan pencairan anggaran adalah agar proses realisasi dan pencairan anggaran menjadi lebih tertib, cepat, dan transparan. Tujuannya yang ingin dicapai: a. Mampu mengendalikan dan memantau realisasi pencairan anggaran oleh unit-unit maupun secara keseluruhan. b. Mendorong instansi untuk tumbuh dan berkembang menjadi satu sistem, yang merupakan bagian dari sistem yang terpadu yang sedang dalam tahap pengembangan.



c. Mampu memberikan informasi yang tepat, lengkap, dan atas dasar itu dapat dibuat keputusan-keputusan yang tepat dan bijaksana, yang menyangkut perencanaan, 5.



pelaksanaan, dan pengendalian keuangan. Sasaran Diharapkan dengan diterapkannya sistem SIRPA ini dapat terjadi saling interaksi yang memperkuat antar komponen serta pemanfaatan dana secara efektif dan terkendali. Sistem Informasi Realisasi dan Pencairan Anggaran ini agar berguna bagi para pengambil keputusan pada berbagai tingkat (unit-unit, unit koordinasi (fakultas, lembaga,



6.



dan rektor), bagian keuangan, dan wakil rektor II). Analisis Kinerja Paket aplikasi yang dikembangkan, yaitu Sistem Informasi Realisasi dan Pencairan Anggaran (SIRPA) terbagi dalam beberapa menu pilihan, yaitu: a. Pengisian data unit b. Pengisian anggaran unit c. Persetujuan realisasi d. Laporan-laporan 1. Laporan realisasi anggaran total (seluruh unit) 2. Laporan realisasi anggaran dalam proses 3. Laporan realisasi anggaran yang telah disetujui e. Sistem informasi manajemen Penjelasan dari menu-menu di atas adalah sebagai berikut: a. Pengisian data unit Dalam menu ini, pada tahap awal penerapan sistem, staf administrasi wakil rektor II diharuskan memasukkan data unit-unit yang ada di lingkungan instansi yang bersangkutan. Hal tersebut dimaksudkan untuk penyimpanan data unit guna pengembangan di masa mendatang, yang tiap-tiap unit dapat mengisikan rencana pencairan anggaran secara computerized. Keuntungan yang akan diperoleh dari menu ini adalah: 1. Data-data unit dapat diolah dengan cepat dan tepat. 2. Dapat dilakukan perubahan dengan mudah, tanpa mempengaruhi data-data lain yang telah tersimpan di komputer. b. Pengisian anggaran unit Menu ini meliputi semua proses yang berhubungan dengan pengisian anggaran yang telah disetujui pada tahun anggaran berjalan serta pencairan untuk tiap-tiap mata anggaran. Informasi yang diperlukan oleh komputer pada menu ini adalah: 1. Daftar Usulan Kegiatan (DUK) yang telah disetujui 2. Data rencana pencairan anggaran Hal-hal yang tercakup dalam menu ini diantaranya adalah: 1. Menampilkan detil anggaran untuk tiap-tiap mata anggaran per unit 2. Mencetak anggaran per unit beserta detil anggarannya 3. Pengisian data pencairan anggaran oleh masing-masing unit 4. Koreksi pencairan anggaran



Laporan-laporan yang dihasilkan diantaranya adalah: 1. Daftar anggaran per unit 2. Daftar detil anggaran per unit Keuntungan yang diperoleh dari modul ini adalah: 1. Jumlah nominal anggaran total yang telah dicairkan dan sisanya untuk tiap-tiap unit dapat dipantau setiap saat dengan data yang tepat dan akurat 2. Pencairan anggaran oleh unit-unit dapat dipantau oleh wakil rektor II, sehingga kemungkinan melebihi batas anggaran dapat dihindari. c. Persetujuan realisasi Menu ini memproses segala sesuatu yang berhubungan dengan pencairan anggaran, termasuk di dalamnya adalah pemberian disposisi kepada bagian keuangan. Selama pengajuan pencairan anggaran belum disetujui secara program oleh wakil rektor II, maka bagian keuangan tidak dapat mengakses data pencairan tersebut. Informasi yang dibutuhkan oleh komputer pada menu ini adalah data pengajuan pencairan anggaran oleh unit-unit. Keuntungan yang diperoleh: 1. Wakil rektor II dapat memantau unit-unit yang sedang mengajukan pengajuan pencairan anggaran. 2. Bagian keuangan dapat dengan segera memproses pengajuan pencairan anggaran yang telah mendapat persetujuan dan disposisi dari wakil rektor II. d. Laporan-laporan Menu ini memproses dan menampilkan segala sesuatu yang berhubungan dengan laporan realisasi anggaran, yang meliputi: 1. Realisasi anggaran total (seluruh unit) 2. Realisasi anggaran dalam proses 3. Realisasi anggaran yang telah disetujui e. Sistem informasi manajemen Modul ini berfungsi untuk menyaring semua informasi dari ke-empat menu di atas, sehingga dapat diperoleh informasi-informasi yang menyeluruh, yang bermanfaat



7.



bagi para pengambil keputusan di semua level. Misalnya; 1. Efisiensi penggunaan dana disesuaikan denga Daftar Usulan Kegiatan 2. Efektifitas biaya dan manfaat dari mata anggaran yang telah diajukan 3. Posisi keuangan yang terkoordinasi di bawah wakil rektor II. Persyaratan dan Kondisi yang Diisyaratkan Persyaratan dan kondisi yang diisyaratkan bagi instansi adalah: a. Aplikasi ini dirancang dalam mode Under Windows, sehingga dibutuhkan seperangkat komputer yang mampu menjalankan minimal sistem operasi Microsoft Windows 95, dengan tambahan adapter jaringan b. Sistem ini menerapkan sistem multi-user, artinya dapat diakses oleh beberapa pemakai yang pada saat bersamaan. Sedangkan datanya disimpan dalam server induk, sehingga diperlukan komputer-komputer yang terhubung dalam sebuah



jaringan komputer lokal (LAN). Paket program ini dikembangkan dengan Microsoft Access 97. c. Secara teknis program aplikasi ini mudah untuk dikembangkan dan dimodifikasi 8.



apabila ada hal-hal yang berubah di kemudian hari. Uraian Ringkas SIRPA dan Konsep Rencana SIRPA secara Keseluruhan SIRPA merupakan sistem informasi yang menangani realisasi dan pencairan anggaran yang berlaku di suatu instansi dengan modul-modul pengisian data unit, pengisian anggaran unit, persetujuan realisasi, pencairan anggaran, dan laporan-laporan. Konsep rencana SIRPA diawali dari melaksanakan modul-modul secara urut (seperti di atas)



9.



sampai akhirnya didapatkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh instansi. Keunggulan yang Dimiliki Proses manual yang selama ini berjalan memiliki berbagai kelemahan. Dengan diterapkannya sistem ini, diharapkan beberapa kelemahan dapat dieliminir, misalnya; a. Penyusunan laporan keuangan yang tidak tepat waktu b. Adanya ketidakberesan kas. c. Pengajuan pencairan anggaran yang tidak sesuai dengan DUK d. Keluhan dari unit-unit karena lambatnya proses pencairan e. Penyimpanan data-data pencairan lebih teratur dibandingkan dengan menulis memakai program seperti Microsoft excel. Pada akhirnya akan dihasilkan suatu kinerja yang mengandung unsur-unsur PIECES



(Performance-Information-Economy-Control-Efficiency-Services) 10. Tahapan Pekerjaan Tahap 1: Persiapan dilakukan oleh tim pembuatan sistem informasi dengan menyiapkan proposal dan kelengkapannya, dilanjutkan tahap koordinasi dan konsultasi ke instansi yang bersangkutan, selanjutnya analisa kebutuhan/analisa sistem baik infrastruktur maupun financial. Tahap 1 dilaksanakan oleh tim awal yang terdiri dari: 1. Untoro Joko Widagdo, SE., MM. 2. Dra. Nur Widayani, M.Sc. 3. Siti Maimunah, A.Md. 4. Khusnul Mubarok, ST. Tahap 2: Normalisasi dan migrasi basis data, prototype software, pembuatan software, testing software dan uji coba, overall testing dilakukan oleh tim sistem informasi, yang terdiri dari: 1. Misbah Salim, ST., M.Kom. 2. Dewi Arni Jati, S.Kom., MT. 3. Muh. Sarmanjito, S.Kom. 4. Yanuar Hamid, ST. 5. Farida Florista, A.Md. 6. Siska Majestika, S.Si. 7. Doni Himawan, S.Kom.



Tahap 3: Evaluasi dan perbaikan software, dokumentasi dan pelatihan, dilaksanakan oleh: 1. Untoro Joko Widagdo, SE., MM. 2. Dra. Nur Widayani, M.Sc. 3. Misbah Salim, ST., M.Kom. 4. Dewi Arni Jati, S.Kom., MT. 5. Muh. Sarmanjito, S.Kom. 6. Yanuar Hamid, ST. 7. Farida Florista, A.Md. 8. Siska Majestika, S.Si. 9. Siti Maimunah, A.Md. 10. Khusnul Mubarok, ST. 11. Rencana Anggaran Rencana Anggaran biaya/daftar harga yang ditawarkan (dalam mata uang rupiah) termasuk pajak, setiap tahapan yang dibagi dalam satuan kegiatan dan modul: 12. Analisis Harga Analisis harga satuan modul-modul utama atas rencana anggaran yang diusulkan 13. Rencana Waktu Rencana waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan dan tata kala pekerjaan



No



Kegiatan



Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14



Persiapan Koordinasi dan konsultasi Analisis kebutuhan/sistem Normalisasi & migrasi basis data Laporan awal Prototype software Pembuatan software Testing software Overall testing Laporan antara Evaluasi dan perbaikan software Dokumentasi Pelatihan Laporan akhir



14. Desain Integritas antar Komponen



1



UNIT



UNIT KOORDINAS I 3B



2 WAKIL REKTOR II



11



12



3A



4 5



Legend:  



KEUANGA N



SIM



: Arus fisik : Arus data



Keterangan proses: 1. Unit mengajukan pencairan anggaran 2. Unit koordinasi memberikan legalitas (stempel), kemudian mengirimkan berkas ke Wakil Rektor II 3. (3A) - Pengajuan dikoreksi, disetujui, kemudian diberikan disposisi ke keuangan (3B) - Apabila ada kesalahan data, berkas dikembalikan ke unit bersangkutan 4. Keuangan mengeluarkan dana kepada unit 5. Unit memberikan laporan penggunaan dana 15. Penutup Sebagai solusi dalam menangani realisasi dan pencairan anggaran, kami dapat menjamin proses pengelolaan realisasi dan pencairan anggaran akan semakin baik, Implementasi yang kami tawarkan dapat disesuaikan dengan kondisi masing-masing instansi dan jelas dengan harga yang kompetitif.