Toripuji Makalah Manajemen Waktu Kerja PDF [PDF]

Citation preview

TUGAS KESEKRETARIATAN



MANAJEMEN WAKTU KERJA



Dosen Pembimbing: Dra. Asima, M.Si.



Disusun Oleh: Muhammad Toripuji Fahruddin S (45222110)



1E D4 ADMINISTRASI BISNIS PROGRAM STUDI D4 ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG MAKASSAR 2023



DAFTAR ISI



BAB I ...................................................................................................................... 1 PENDAHULUAN .................................................................................................. 1 A. LATAR BELAKANG ................................................................................. 1 BAB II ..................................................................................................................... 2 PEMBAHASAN ..................................................................................................... 2 A. PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU KERJA .................................... 2 1) Pengertian Manajemen ............................................................................. 2 2) Pengertian Waktu ..................................................................................... 3 3) Pengertian Manajemen Waktu ................................................................. 3 4) Pengertian Manajemen Waktu Kerja ....................................................... 3 B. METODE-METODE



YANG



EFISIEN



UNTUK



MENANGANI



PEKERJAAN RUTIN ......................................................................................... 4 C. PENYUSUNAN SCHEDULE UNTUK MANAJEMEN WAKTU ............ 5 D. PENGGUNAAN DIARY ............................................................................ 7 E. MERANGKING TUGAS BERDASARKAN KEPENTINGAN ................ 8 F. MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN DARI SETIAP TUGAS ............ 10



ii



BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Pada dasarnya setiap orang memiliki modal waktu yang sama 24 jam dalam sehari. Tapi mengapa ada sebagian orang yang dengan aktifitasnya mengaku “sibuk”, padahal jadwal kegiatannya “tak sesibuk” orang lain yang jauh lebih padat dan powerfull. Dalam rentang waktu yang sama, bisa jadi 2 orang yang berbeda menghasilkan output yang berbeda, baik jumlah maupun kualitasnya. Mengapa? Kondisi itulah yang menunjukan bahwa adanya manajemen waktu sangatlah penting dalam pencapaian sebuah keberhasilan. Sebab dengan manajemen waktu yang baik, seluruh kegiatan dapat terjadwal rapi dan semuanya terselesaikan. .



1



BAB II PEMBAHASAN A. PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU KERJA Waktu merupakan salah satu sumber daya yang tidak dapat diperbaharui. Untuk membuat waktu sangatlah tidak mungkin. Begitu berlalu, waktu tidak akan berputar kembali, sehingga jumlah waktu untuk melakukan apa yang diinginkan akan berkurang pula. Oleh karena itu untuk menjadikan waktu berguna bagi setiap pemakainya, dalam hal ini individu, sangat dituntut keterampilan dan inisiatif dalam mengelola waktu secara efektif dan efisien sehingga akan terwujud hasil yang memuaskan. Demikian pula dalam melakukan aktivitas-aktivitas kantor, semua yang terlibat langsung di dalamnya harus mampu mengatur waktu dengan sebaik mungkin. 1) Pengertian Manajemen Arti “Manajemen” menurut Mary Parker Follet adalah sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Pengertian tersebut mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungin diperlukan atau berarti dengan tidak melakukan tugas-tugas itu sendiri. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Manajemen adalah Proses untuk menggerakkan sumber daya manusia maupun sumber-sumber daya lainnya, agar tujuan organisasi atau perusahaan dapat tercapai dengan baik, melalui kegiatan-kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dari semua kegiatan yang dilakukan.



2



2) Pengertian Waktu Waktu adalah sumber daya paling berharga yang kita miliki. Kita tidak dapat menyimpan waktu. Kita harus bisa menggunakannya secara konstruktif, tidak menyia-nyiakannya. Waktu merupakan kekayaan



manajerial



yang



tidak



tergantikan



sehingga



harus



dimanfaatkan sebaik-baiknya. Waktu tidak dapat dicirikan dari menit, jam ataupun hari, disebabkan karena kejadian-kejadian dan berbagai pengalaman. Pengertian waktu dalam kamus American Heritage Dictonary adalah: ”Waktu adalah suatu rangkaian nonspasial dari peristiwaperistiwa yang terjadi secara berurutan yang sesudahnya tidak dapat diubah”. Dalam kamus bahasa Indonesia ”waktu adalah seluruh rangkaian saat yang telah lewat, sekarang dan yang akan datang. 3) Pengertian Manajemen Waktu Pengertian manajemen waktu menurut Manajemen Lembaga PPM adalah ”Perencanaan penggunaan waktu optimal untuk menyelesaikan sesuatu kegiatan. Manajemen waktu juga mencakup penilaian kembali pekerjaan,



prioritas



dan



pengidentifiksi



jenis



kerja



yang



didelegasikan”. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Manajemen Waktu adalah suatu kegiatan pengelolaan waktu secara efektif dan efisien yang diarahkan untuk melaksanakan berbagai pekerjaan dalam mencapai tujuan tertentu 4) Pengertian Manajemen Waktu Kerja Keberhasilan dalam setiap kegiatan perusahaan atau organisasi diperlukan penggunaan atau pemanfaatan secara optimal dari seluruh sumber daya yang terdapat di dalamnya. Salah satu sumber daya yang dimiliki secara umum oleh setiap orang yaitu waktu.



3



Seluruh kegiatan yang dilakukan tentu dibatasi oleh waktu. Oleh karena itu, untuk memperoleh lebih banyak dari waktu yang terbatas diperlukan manajemen waktu kerja khususnya dalam melaksanakan waktu kerja.



B. METODE-METODE YANG EFISIEN UNTUK MENANGANI PEKERJAAN RUTIN Sebelum dapat menggunakan waktu secara efisien, maka terlebih dahulu perlu diketahui bagaimana menggunakan waktu yang ada saat ini. Waktu ini dapat menunjukkan berapa waktu yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas rutin. Tugas yang diberikan oleh



pimpinan,



rekan kerja, atau tugas-tugas lain yang berhubungan dengan orang lain yang memiliki kepentingan organisasi dan perusahaan. Buatlah catatan waktu ini minimal satu kali satu minggu, dan buatlah sedetail mungkin. Sebagai seorang sekretaris mungkin sangat sibuk dan sering kali tidak ada waktu untuk mengisi ”catatan waktu”, masalahnya jika anda tidak dapat menunjukkan pengunaan waktu anda seakurat mugkin, maka anda tidak akan menghasilkan sautu analisis penggunaan waktu yang akurat pula. 1. Buat prioritas kerja Tentukan mana tugas yang paling prioritas dan mana yang tidak terlalu harus diselesaikan segera. Dengan begitu, Anda bisa fokus menyelesaikan setiap tugas dan pekerjaan satu per satu tanpa harus memikirkan yang lainnya. 2. Atur waktu dengan baik agar tetap produktif Cara bekerja efektif lainnya yang harus kamu ketahui adalah memiliki time management yang baik. Pikirkan berapa waktu yang harus kamu habiskan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. 3. Komunikasi adalah hal penting Jalin komunikasi yang baik dengan rekan kerjamu. Karena ketika Anda mampu menjalin komunikasi dengan baik, Anda akan



4



mempersingkat waktu dan menghindari salah paham yang sering terjadi di dalam kerja tim. 4. Ciptakan dan ikuti rutinitas Manusia memiliki jam tubuh yang terbentuk karena kebiasaan. Entah itu jam makan, jam tidur, atau jam kerja. Nah, supaya pekerjaan berjalan efisien, kamu harus membuat rutinitas kerja kamu sendiri. Karena ketika memiliki rutinitas, kamu dapat menyelesaikan setiap tugas dengan cepat karena tidak harus banyak berpikir.



5. Ubah cara berpikir Cara bekerja efektif selanjutnya adalah dengan mengubah mindset atau pola pikir. Daripada menganggap pekerjaan atau tekanan kerja sebagai hal yang negatif, Anda dapat menjadikan tekanan kerja sebagai hal yang positif bagi kemajuan karir. Dengan berpikir positif dan mengubah cara berpikir, Anda bisa lebih baik dalam mengerjakan pekerjaan. Tak hanya bisa lebih cepat selesai, pekerjaan pun bisa lebih baik hasilnya. 6. Mengelola stress Stres dapat menyebabkan masalah pada fisik dan mental yang pada akhirnya dapat menghalangi kinerja kamu. Itu sebabnya selalu kelola dan redakan stres dengan melakukan aktivitas seperti berolahraga, membaca, mendengarkan musik, yoga atau melakukan hobi di luar jam kerja.



C. PENYUSUNAN SCHEDULE UNTUK MANAJEMEN WAKTU Untuk mencegah kesulitan dalam menentukan tugas yang seharusnya dikerjakan terlebih dahulu, maka sebaiknya sekretaris menyusun schedule untuk manajemen waktunya, maka diperlukan adanya penentuan urutan prioritas pekerjaan.



5



Untuk



memilih



pekerjaan



mendesak



atau



penting



perlu



diperhatikan empat kategori yang ditunjukkan pada gambar (Penting lawan Mendesak) di bawah ini:



Mendesak Dan Penting



Penting tetapi tidak mendesak



Mendesak Tapi Tidak



Tidak penting Maupun



Penting



Tidak Mendesak



a) Membuat Jadwal Kerja Dalam melakukan suatu pekerjaan akan lebih baik jika terlebih dahulu dibuat jadwal kerja secara tertulis guna mengetahui lebih jauh mengenai pembuatan jadwal waktu. b) Pelaksanaan Manajemen Waktu Kerja Dalam pelaksanaan manajemen waktu kerja terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain: 1. Berpedoman pada perencanaan yang ditetapkan 2. Optimisme 3. Disiplin waktu kerja 4. Kerjasama 5. Alat bantu c) Teknik Manajemen Waktu Kerja Orang yang mampu mengatur waktu secara efektif, memanfaatkan secara kreatif akan tampak menonjol, serta kunci manajemen waktu adalah bagaimana mengatur waktu secara efektif dan kreatif. Teknik manajemen waktu kerja antara lain: 1. Kebiasaan buruk dibuang (acak-acakan), terapkan pola yang lebih terarah, sistematis, dan bermanfaat.



6



2. Kembangkan kebiasaan hemat waktu, dapat dilakukan dengan membuat perencanaan jangka pendek, jangka panjang, menetapkan jadwal yang realistis, pandang tugas sebagai kesempatan, bukan kewajiban d) Evaluasi Kegiatan evaluasi yang dilakukan terhadap manajemen waktu kerja merupakan bagian dari pengendalian, sehingga dapat diketahui apakah target yang telah ditetapkan sudah tercapai atau belum. Apabila target tidak tercapai, hal-hal yang dapat dilakukan adalah: 1. Menganalisa penggunaan waktu kita yang sekarang 2. Mengenali pemboros waktu kerja 3. Mengubah kebiasaan buruk



D. PENGGUNAAN DIARY Karena kesibukan, seseorang/individu atau pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatan dari hari ke hari. Oleh sebab itu diharapkan dapat mengatur jadwal acara kegiatan melalui daftar pengingat kegiatan yaitu: Agenda. Dari berbagai jenis kegiatan dapat diagendakan dalam buku harian, mingguan maupun bulanan. Buku agenda merupakan tempat mencatat aktivitas tertentu yang dilakukan atau yang akan dilakukan pada waktu tertentu. Misalnya: 1. Agenda Harian Agenda harian merupakan aktivitas seseorang dalam setiap hari, hal ini dapat dibuat dalam bentuk tabel berikut ini:



Jadwal Kegiatan Tanggal: Rabu, 17 Mei 2006 No



Jam



Uraian Kegiatan



1



7



Sifat Pekerjaan



Keterangan



2. Agenda Mingguan Agenda mingguan adalah merupakan aktivitas seseorang dalam setiap minggu, hal ini dapat dibuat dalam bentuk tabel berikut ini:



Jadwal Kegiatan Mingguan No



Hari



Acara



Jadwal



/Tanggal



/Kegiatan



/Tempat



Keterangan



1



3.



Agenda Bulaan Agenda Bulanan adalah merupakan aktivitas seseorang dalam setiap bulannya, hal ini dapat dibuat dalam bentuk tabel berikut ini:



Jadwal Kegiatan Bulanan Mei 2019 SENIN



SELASA



RABU



KAMIS



JUMAT



1



2



3



4



5



8



9



10



11



12



15



17



18



19



20



22



23



24



25



26



29



30



31



E. MERANGKING TUGAS BERDASARKAN KEPENTINGAN Waktu kerja dapat direncanakan secara harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Hal ini sangat penting jika anda ingin menyelesaikan pekerjaan secara maksimum dengan penggunaan waktu yang paling efisien. 



Langkah pertama dalam melakukan perencanaan waktu kerja adalah Membuat daftar tugas yang harus diselesaikan.



8



Selanjutnya menggunakan perencanaan ”Sistem ABC”, yang digunakan untuk membedakan aktivitas pekerjaan menurut prioritasnya. Tugas dengan prioritas ”A”, yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan secepat mungkin pada saat apapun. Misalnya mengetik surat yang harus dikirim saat ini juga. Mempersiapkan pertemuan hari ini, memesan tiket pesawat untuk pimpinan yang akan mengunjungi kantor cabang hari ini. Tugas dengan prioritas ”B”, yaitu tugas-tugas dengan tingkat kepentingan yang ke dua tapi harus diselesaikan secepat mungkin setelah tugas ”A”, selesi. Tugas ini termasuk tugas-tugas rutin harian, misalnya memproses surat masuk, mempersiapkan makanan dan minuman. Tugas dengan prioritas ”C”, yaitu tugas-tugas dengan tingkat kepentingan yang paling rendah. Namun tugas ini tetap harus



diselesaikan, walaupun waktu penyelesaiannya tidak



terbatas. Misalnya memperbaiki persiapan surat pada saat waktu luang, membereskan bahan-bahan laporan dan berkas-berkas. 



Setelah daftar tugas ”AB dan C selesi, kembali harus dipelajari daftar tugas A dan urutkan kembali menurut prioritas masingmasing, jika pada suatu saat beberapa tugas A tidakdapat diselesaikan, maka untuk menyelesaikan tugas ini luangkanlah waktu yang khusus. Buatlah perkiraan penggunaan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan ini secara realistis.



9



F. MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN DARI SETIAP TUGAS Mengidentifikasi kebutuhan dari setiap tugas adalah langkah penting dalam manajemen waktu yang memungkinkan kita untuk mengetahui apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut dengan efektif. Berikut adalah langkah-langkahnya: 1. Membuat daftar tugas yang harus diselesaikan Langkah pertama adalah membuat



daftar



tugas



yang harus



diselesaikan. Pastikan bahwa setiap tugas tercantum dengan jelas dan deskriptif, sehingga memudahkan dalam proses identifikasi kebutuhan. 2. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Sumber daya ini dapat berupa tenaga kerja, bahan, peralatan, atau anggaran. Pastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan tersedia dan dapat diakses dengan mudah. 3. Menentukan waktu yang dibutuhkan Setelah



menentukan



sumber



daya



yang



dibutuhkan,



langkah



selanjutnya adalah menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Hal ini sangat penting untuk mengalokasikan waktu yang tepat untuk setiap tugas agar dapat diselesaikan dengan efektif. 4. Menentukan prioritas tugas Setelah mengetahui kebutuhan dari setiap tugas, langkah selanjutnya adalah



menentukan



prioritas



tugas



berdasarkan



tingkat



kepentingannya. Tugas yang memiliki tingkat kepentingan yang lebih tinggi harus diselesaikan lebih dulu. 5. Menetapkan rencana tindakan Berdasarkan identifikasi kebutuhan, sumber daya yang dibutuhkan, waktu yang dibutuhkan, dan prioritas tugas, langkah terakhir adalah menetapkan rencana tindakan untuk menyelesaikan tugas. Pastikan



10



bahwa rencana tindakan tersebut realistis dan dapat dilaksanakan dengan efektif



11



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Manajemen waktu juga mencakup penilaian kembali pekerjaan, prioritas dan pengidentifiksi jenis kerja yang didelegasikan”. Keberhasilan dalam setiap kegiatan perusahaan atau organisasi diperlukan penggunaan atau pemanfaatan secara optimal dari seluruh sumber daya yang terdapat di dalamnya. Salah satu sumber daya yang dimiliki secara umum oleh setiap orang yaitu waktu. Seluruh kegiatan yang dilakukan tentu dibatasi oleh waktu. Oleh karena itu, untuk memperoleh lebih banyak dari waktu yang terbatas diperlukan manajemen waktu kerja khususnya dalam melaksanakan waktu kerja. Menetapkan tujuan merupakan bagian yang paling utama dalam manajemen waktu kerja. Analisa waktu merupakan alat paling berharga yang dibuat untuk mengendalikan wktu. Untuk membuat analisa waktu yang baik, perlu peninjauan kembali hari-hari produktif dalam bekerja. Daftar tugas merupakan sarana perencanaan waktu yang mendasar. Dengan adanya daftar tugas, pekerja akan merasa aman, karena mengetahui tidak ada hal yang terlupakan. Sebelum dapat menggunakan waktu secara efisien, maka terlebih dahulu perlu diketahui bagaimana menggunakan waktu yang ada saat ini. Waktu ini dapat menunjukkan berapa waktu yang digunakan untuk mengerjakan tugastugas rutin.



12



DAFTAR PUSTAKA (2023). Diakses 1 Mei 2023, dari https://www.sinarmasmining.com/post/6-carabekerja-efektif-dan-efisien-agar-kinerja-meningkat



13