Divisi Teknologi Dan Sistem Informasi ADE [PDF]

Citation preview

Divisi Teknologi dan Sistem Informasi (TSI) di Perusahaan NyakMinyak saat ini sedang mengembangkan 3 (tiga) sistem utama yang akan digunakan oleh tiga divisi utama di perusahaan, yang disebut Production Monitoring System (PMS) yang digunakan oleh Divisi Produksi, Drilling Monitoring System (D -MOS) digunakan oleh Divisi Pengeboran, dan Budgeting and Reporting Manager (BUREM) digunakan oleh Divisi Anggaran dan Pelaporan Biaya (APB). Masingmasing sistem di atas memiliki kondisi yang berbeda: • Production Monitoring System (PMS): Sudah berjalan selama empat tahun tapi belum Go Live, sistem ini hampir selesai untuk proses pengembangan yang dilakukan oleh divisi internal TSI, tetapi mengharuskan pengguna untuk memverifikasi data (UAT). Pengguna agak enggan memverifikasi data karena memiliki sistem yang sudah lama digunakan dan dikembangkan sesuai kebutuhan. • Drilling Monitoring System (D-MOS): Tahap masuk dari proses Development yang dilakukan oleh divisi internal TSI, mengharuskan user untuk memberikan input data kebutuhan dan prioritas fitur yang akan dikembangkan. Pengguna memiliki keinginan yang besar untuk terlibat, namun pengembangan D-MOS masih diabaikan oleh Divisi TSI, karena mereka lebih fokus pada pengembangan PMS. Sumber daya yang dialokasikan terbatas yang mengakibatkan kemajuan yang lambat. • Budgeting and Reporting Manager (BUREM): Dikembangkan dari satu tahun yang lalu oleh vendor eksternal, namun dalam pengembangannya mengalami masalah yang menyebabkan perselisihan dengan vendor. Pengguna tidak mau menggunakannya, diduga karena tidak sesuai dengan kebutuhannya. Divisi Pengembangan Unit Kerja TSI (Pemberian Pekerjaan) meminta keahlian Anda untuk melakukan penilaian kondisi, dengan fokus pada kondisi di setiap sistem. Penilaian harus memperhatikan perbedaan kondisi setiap sistem dan tahap pengembangannya, serta perbedaan minat dan keinginan setiap pengguna. Pada saat yang sama, divisi internal di TSI juga memiliki konflik internal karena perbedaan pendapat mengenai solusi yang ditawarkan kepada pengguna pada Production Monitoring System (PMS) dan Drilling Monitoring System (D-MOS). Satu unit menginginkan solusi dengan framework A, sedangkan unit kerja lainnya



menginginkan framework B. Ketika sampai pada keputusan memilih solusi framework A, unit yang tidak setuju menjadi pasif dan tidak banyak membantu dalam pengembangan. Tim Anda juga memenuhi kondisi pada saat penilaian bahwa ada masalah pemilihan solusi teknologi, serta kuantitas dan kualitas unit kerja pengembangan kompetensi, sehingga proyek PMS dan D-MOS tidak selesai sesuai rencana. Kepala Divisi TSI yang merupakan otoritas tertinggi di Divisi TSI baru saja terpilih, sehingga belum bisa menggunakan kewenangannya karena belum mendapatkan wawasan permasalahan terkait kondisi yang terjadi di tim. Hal lain terjadi pada Pengelola Anggaran dan Pelaporan (BUREM). PIC Divisi TSI yang sebelumnya menangani pengembangan BUREM, menolak untuk terlibat sama sekali dalam peningkatan/perbaikan di BUREM, padahal PIC memiliki banyak ilmu dan pembelajaran. PIC Divisi TSI menjadi trauma karena masalah yang diangkat dalam pengembangan Pengelola Anggaran dan Pelaporan (BUREM) dan telah dicatat sebagai salah satu temuan BPK. Ada satu pihak lain yang tidak terkait langsung dengan perkembangan PMS dan DMOS, tetapi memiliki kewenangan besar di Perusahaan NyakMinyak, yaitu Internal Control (IC) yang memiliki kewenangan langsung di bawah Direktur. IC menganggap solusi PMS bermasalah sehingga belum selesai dikembangkan selama 4 tahun. IC secara pribadi meminta tim Anda untuk memberikan informasi berdasarkan hasil penilaian ini kepada mereka (tanpa diketahui oleh Giving Works), sehingga mereka dapat menentukan tindakan terhadap PMS tersebut, apakah dilanjutkan, dihentikan sementara atau dihentikan. Selain dari pihak internal, ada kepentingan dari pihak eksternal yaitu BPK dan KPK yang ingin memastikan transparansi dan akuntabilitas proses yang terjadi di Perusahaan NyakMinyak. Mereka mendesak PMS sebagai wahana perusahaan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas segera dilakukan, seperti yang dijanjikan akan Go Live pada akhir 2014. BPK dan KPK akan menindak tegas pihakpihak yang terlibat dalam Sistem Pemantauan Produksi (PMS). pembangunan jika terbukti menyebabkan masalah perkembangan PMS. INSTRUKSI



Tim Anda diminta untuk menganalisis kondisi di atas, dan mencari solusi dalam penilaian kondisi yang dikemas sehingga masing-masing pihak yang berkepentingan dan peduli puas dengan hasil penilaian. • Bagaimana Anda memastikan hasil penilaian tidak menimbulkan masalah bagi tim Anda? (yaitu tidak dibayar oleh klien). Jawab: Production Monitoring System (PMS): Untuk memverifikasi data (UAT), dilakukan pembaruan sistem yang sudah lama digunakan dan dikembangkan oleh pengguna agar proses verifikasi data (UAT) dapat berjalan. Drilling Monitoring System (D-MOS): Pengembangan D-MOS dapat kembali di lakukan oleh Divisi TSI agar memberikan input data kebutuhan dan prioritas fitur yang akan dikembangkan. Maka sumber daya yang dialokasikan ada/melimpah dan kemajuan yang baik. Budgeting and Reporting Manager (BUREM): Untuk melanjutkan pengembangan dengan vendor eksternal maka dilakukan pendekatan dengan vendor tersebut agar mendapatkan titik permasalahan yang ada dengan user, apabila tidak sesuai dengan kebutuhan user, maka mencari vendor baru lebih baik. untuk perbedaan solusi di divisi internal TSI maka dilakukan pendekatan kembali walaupun berbeda Framework tetapi mencoba mengakrabkan kembali 2 sisi tersebut. walaupun keputusan memilih framework A, kami mencoba mendengarkan unit yang tidak setuju agar kembali aktif dan banyak membantu dalam pengembangan. Untuk masalah yang terjadi di Tim saya, maka kami melakukan mediasi/pendekatan untuk mencapai titik solusi yang tepat pada masalah, sehingga proyek PMS dan D-MOS selesai sesuai rencana. Meminta Kepala Divisi TSI yang baru saja terpilih untuk tegas dalam mengambil keputusan walaupun baru saja terpilih, dan menggunakan kewenangannya agar Divisi TSI kembali normal.



Pada pengelola anggaran dan pelaporan (BUREM), mendesak PIC Divisi TSI yang sebelumnya menangani Pengembangan BUREM agar terlibat kembali dalam peningkatan/perbaikan di BUREM agar permasalahan bisa teratasi dengan ilmu dan pembelajarannya. walaupun trauma karena dicatat sebagai salah satu temuan BPK yang diangkat dalam pengembangan BUREM karena masih tanggung jawab PIC DIVISI TSI sebelumnya. jika tidak maka dapat di tuntut. membantu baik secara moril maupun materiil dalam kepentingan BPK dan KPK dalam memastikan transparansi dan akuntabilitas proses yang terjadi di perusahaan NyakMinyak tanpa menutupi sedikit pun guna upaya dalam pemberantasan korupsi atau penyelewengan perusahaan terkait, jujur dan mengedepankan sikap musyawarah dan menerima hasil dengan lapang dada. membantu BPK dan KPK menindak tegas pihak-pihak yang terlibat dalam Sistem Pemantauan Produksi (PMS). pembangunan jika terbukti menyebabkan masalah perkembangan PMS. • Bagaimana membuat semua orang senang dengan hasil penilaian Anda? Silakan uraikan proses analitis dan berpikir Anda pada lembar yang disediakan. Silakan tuliskan laporan hasil penilaian Anda sesuai dengan ketentuan yang disebutkan sebelumnya. Jawab: Sebelum membuat hasil penilaian saya, maka saya akan Menyelidiki situasi atau masalah secara detail dan Mengumpulkan berbagai macam informasi terkait dengan situasi tersebut. Pasti dalam penilaian saya ada beberapa pihak yang tidak senang, untuk itu maka saya akan melakukan beberapa hal: mengumpulkan informasi dan pahami permasalahan, Batasi opsi kemungkinan, menanyakan kepada Tim saya atau orang yang berpengalaman, meninjau kembali 3 sistem utama di perusahaan NyakMinyak, meninjau kembali hasil yang timbul apabila hasil penilaian kurang cocok, mengambil risiko dan tegas, menjaga emosi dan pikiran. Apabila masih ada pihak yang tidak suka dengan penilaian saya, mencoba mencoba mendengarkan unit yang tidak setuju agar dapat di terima atau memberikan beberapa opsi antara pihak perusahaan dan tim saya.