Essay Rekod Dan Arsip Elektronikk [PDF]

Citation preview

Inventarisasi E-Records Pendahuluan Saat ini informasi telah didukung oleh teknologi yang semakin canggih, sehingga mempermudah dalam proses penciptaan, pengelolaan, dan penyebarluasan informasi kepada penerima informasi. Dengan adanya teknologi informasi ini mempermudah dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Teknologi informasi merupakan pendukung utama bagi terselenggaranya proses globalisasi. Dengan perkembangan



teknologi



informasi,



informasi



dalam



bentuk



apapun



dapat



disebarluaskan dengan mudah sehingga dapat dengan cepat tersampaikan dan semakin besar pula arus informasi yang dialirkan dengan jangkauan dan dampak global bagi penerima informasi. Organisasi memiliki standar dan menjalankan prosedur operasional untuk mencapai tujuan yang memiliki nilai strategis. Tata kelola informasi sangat dibutuhkan terutama dalam proses penyelenggaraan di setiap organisasi. Setiap organisasi memerlukan tata kelola informasi yang sesuai dengan peraturan perundangundangan dan/atau peraturan organisasi. Pentingnya tata kelola informasi bagi organisasi atau instansi yaitu untuk penyelenggaraan proses kinerja terhadap organisasi tersebut, karena tanpa adanya informasi yang dikelola terlebih dahulu tentu akan membuat organisasi tersebut menjadi terbengkalai. Salah satu tahapan dalam tata kelola informasi adalah penerapan ERM atau Manajemen Rekod Elektronik. Penerapan ERM dimulai dari inventorisasi rekod yang ada, kemudian menentukan masa retensinya, hingga melakukan disposisi sesuai dengan jadwal yang telah dibuat. Rekod atau yang disebut juga arsip, yaitu dokumen yang diciptakan sebagai akibat atau hasil kegitan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya. Manajemen catatan adalah sistem yang mencakup semua kegiatan dalam siklus hidup catatan. Manajemen arsip adalah semua operasi dan teknik yang berhubungan dengan perencanaan, pengenalan dan evaluasi sistem manajemen, mulai dari membuat dokumen hingga menghancurkan dokumen atau mentransfernya ke arsip. ERM menjadi sesuatu yang dibutuhkan karena faktor-faktor berikut: pemenuhan peraturan yang semakin ketat, mendukung program tata kelola informasi, dan untuk membuat backup pada saat terjadi bencana. Ada pula beberapa hal yang menjadi tantangan dalam pengimplementasian ERM.



Pengimplementasian ERM menjadi sebuah tantangan karena dibutuhkan dukungan dan kepatuhan pengguna, hukum yang terus berubah, dan perubahan kepada platform pengiriman informasi yang baru seperti perangkat mobile dan system cloud. Namun dari tantangan tersebut ada juga keuntungan yang dapat diperoleh. ERM dapat memberikan kemampuan organisasi untuk meningkatkan tata kelola informasi terkait dokumen bisnis dan rekod organisasi, meningkatkan pencarian yang lebih akurat, meningkatkan produktifitas knowledge worker, mengurangi risiko permasalahan hukum, peningkatan keamanan, meningkatkan kemampuan untuk mendemonstrasikan praktik RIM (Records and Information Management) yang dapat dipertahankan secara legal, serta peningkatan kepercayaan dalam melakukan pencarian yang dapat meningkatkan pengambilan keputusan. ERM juga memiliki manfaat yang intangible, yaitu adalah pada peningkatan profesionalitas, menjaga memori korporasi, dan bantuan dalam pengambilan keputusan. Pembahasan Inventori sendiri merupakan daftar yang bersifat deskriptif dari masing masing seri atau sistem rekod, serta indikasi dari lokasinya dan data yang bersangkutan lainnya. Inventori bukan daftar dokumen, melainkan daftar masing-masing seri atau sistem. Erecord tidak memiliki wujud dan bersifat elektronik, e-record harus dicari dalam jaringan, tidak seperti mencari di filing cabinet atau mencari diantara gulungan mikrofilm, e-record juga tidak bertempat pada satu ruang berkas utama, namun tersebar di server, jaringan yang dibagikan, atau pada tempat penyimpanan yang terhubung dengan komputer mainframe. E-record pun memiliki metadata yang tercantum pada masing-masing rekod yang membedakannya dari rekod yang mirip. Maka dari itu, memungkinkan akan adanya salinan dari e-record yang sulit untuk dilihat yang mana yang asli dan yang mana yang salinan. Namun inventori rekod dapat bermanfaat untuk mencapai tujuan tata kelola informasi perusahaan. Dalam menyusun jadwal retensi, Inventarisasi dan klasifikasi adalah prasyarat untuk menyusun jadwal retensi. Inventarisasi atau melakukan survey rekod. Rekod apa yang dibuat, siapa yang menggunakannya, dan bagaimana disposisi yang akan mereka tangani. Pertanyaan-pertanyaan seperti itulah yang harus dikaji terlebih dahulu sebelum menyusun jadwal retensi. Klasifikasi dasar ini dapat dikelompokkan ke dalam tiga area,



yaitu fungsi dan aktivitas bisnis, seri rekod, dan jenis dokumen. Setelah melakukan inventarisasi dan klasifikasi yang mencakup pengkarakteran rekod, deskripsi rekod mengenai isinya, penggunaannya, ukurannya, dan proyeksi pertumbuhan volume rekod, kita perlu melakukan wawancara. Dengan melakukan wawancara terhadap staff terkait, kita dapat memperoleh informasi mengenai struktur organisasi yang lebih spesifik, fungsi bisnisnya, pelayanannya, program, serta perencanaannya. Tahap -tahap yang harus dilakukan tersebut pun diantaranya : Tentukan tujuan dari inventorisasi; Tentukan lingkup inventori; Dapatkan dukungan dari manajemen atas; Tentukan informasi yang akan dikumpulkan; Siapkan form inventori; Tentukan siapa yang akan menjalankannya dan berikan pelatihan; Mencari tahu dimana berkas-berkas ditempatkan; Jalankan; Cek dan analisa hasilnya. Inventorisasi merupakan syarat pembuatan jadwal retensi. Manfaat jadwal retensi yaitu memastikan keseragaman dalam proses retensi dan disposisi. Jadwal retensi menghemat biaya dan tenaga kerja, serta mengurangi pertanggung jawaban dengan membuang rekod yang tidak dibutuhkan. Pertimbangan utama dalam mengembangkan jadwal retensi adalah meneliti dan menentukan waktu minimum yang diperlukan untuk menyimpan rekod yang mungkin diminta dalam keperluan hukum. Periode penyimpanan untuk seri rekod tertentu harus memenuhi persyaratan penyimpanan minimum seperti yang diamanatkan oleh hukum. Periode retensi yang diwajibkan secara hukum harus diteliti pada setiap negara atau daerah dimana bisnis beroperasi, sehingga operasi bisnis memenuhi semua hukum yang berlaku. Untuk menemukan peraturan yang berkaitan dengan penyimpanan rekod, ada dua pendekatan dasar. Pendekatan pertama adalah dengan menggunakan layanan kutipan retensi rekod, yang menerbitkan dalam bentuk elektronik, semua kutipan terkait retensi. Layanan ini biasanya dibeli secara berlangganan, karena kutipan diperbarui secara tahunan atau lebih sering, seiring perubahan peraturan dan perundang-undangan. Pendekatan kedua adalah mencari hukum dan peraturan secara langsung menggunakan sumber online atau cetak. Misalnya regulasi penyimpanan rekod untuk perusahaan yang beroperasi di Amerika Serikat dapat ditemukan dalam Code Federal Regulatory (CFR). Periode retensi yang diperlukan dimulai hanya setelah peristiwa pemicu terjadi. Lamanya periode penyimpanan dapat diatur oleh hukum, atau dapat ditentukan oleh pedoman Information Governance yang ditetapkan secara internal oleh organisasi.



Setelah menyelesaikan analisis nilai rekod dan penelitian legislatif dan hukum, selanjutnya yaitu harus menentukan kriteria penutupan dan disposisi akhir untuk setiap seri rekod. Untuk meminimalkan biaya dan risiko litigasi, periode retensi harus dibuat sesingkat mungkin, namun tetap memenuhi semua regulasi, hukum, dan bisnis yang berlaku. Implementasi jadwal retensi dengan program otomatis yang menafsirkan periode retensi ini adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa rekod didisposisi pada waktu yang tepat dan jejak audit disposisi dipertahankan. Penjadwalan disposisi rekod elektronik lebih mudah daripada rekod cetak, akan tetapi pemusnahan yang dilakukan tidak sesimpel memencet tombol hapus saja, harus ada proses verifikasi dalam melakukan pemusnahan total sebuah rekod. Setelah itu perlu dilakukan pemeliharaan jadwal retensi yang sedang berlangsung. Setelah organisasi tersebut menetapkan jadwal penyimpanan rekod untuk unit bisnis, atau jadwal penyimpanan master, harus ada kebijakan untuk mengaudit dan memastikan bahwa kebijakan tersebut telah diikuti. Ini adalah persyaratan utama untuk mempertahankan jadwal retensi secara hukum dalam menghadapi tantangan hukum. Penutup Tata kelola informasi sangat dibutuhkan terutama dalam proses penyelenggaraan di setiap organisasi. Setiap organisasi memerlukan tata kelola informasi yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan/atau peraturan organisasi. Rekod atau yang disebut juga arsip, yaitu dokumen yang diciptakan sebagai akibat atau hasil kegitan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya. ERecord Management (ERM) sebagai Functional Requirements for Electronic Records Management Systems memberikan bantuan kepada pihak pengelola arsip elektronik untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien. Sistem ERM merupakan sistem yang mampu memelihara integritas serta keaslian rekod.



ERM



menjadi sesuatu yang dibutuhkan karena faktor-faktor berikut: pemenuhan peraturan yang semakin ketat, mendukung program tata kelola informasi, dan untuk membuat backup pada saat terjadi bencana. e-record memiliki metadata yang tercantum pada masing-masing rekod yang membedakannya dari rekod yang mirip. Ada juga kemungkinan akan adanya salinan dari e-record yang sulit untuk dilihat yang mana yang asli dan yang mana yang salinan. Namun inventori rekod dapat bermanfaat untuk mencapai tujuan tata kelola informasi perusahaan. Inventorisasi merupakan syarat



pembuatan jadwal retensi.Dalam menyusun jadwal retensi, Inventarisasi dan klasifikasi adalah prasyarat untuk menyusun jadwal retensi yaitu melakukan Inventarisasi atau melakukan survey rekod. Beberapa tahap diantaranya yaitu Tentukan tujuan dari inventorisasi hingga Cek dan analisa hasilnya. Dengan begitu dokumen kearsipan terbagi kedalam beberapa tingkatan berdasarkan fungsi, aktivitas, dan transaksi yang terjadi. Daftar Pustaka Hendrawan, Rosyihan. Ulum, Chazienul. 2017. Pengantar Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen. Malang: UB Press. Penn, I. A., & Pennix, G. B. (2017). Records management handbook. Routledge. Read, J., & Ginn, M. L. (2015). Records management. Cengage learning. Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press. Tsabedze, V. W. (2020). Managing Electronic Records in Higher Education Institutions. In Management Training Programs in Higher Education for the Fourth Industrial Revolution: Emerging Research and Opportunities (pp. 36-61). IGI Global. Oliver, G. (2017). Managing records in current recordkeeping environments. Currents of Archival Thinking, 83.