![Evaluasi Kelembagaan Instansi Pemerintah v.1.3 - Prov Kalsel [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/evaluasi-kelembagaan-instansi-pemerintah-v13-prov-kalsel.jpg)
9 0 179 KB
EVALUASI KELEMBAGAAN INSTANSI PEMERINTAH sesuai PermenPANRB Nomor 20 Tahun 2018 Level Nama Organization Wide Level Nama Sub-Organization Wide Lv Tanggal Pengisian
Organization Wide Level Pemerintah Kabupaten Tapin
KEMENTERIAN/LEMBAGA memiliki UPT dan/atau Instansi Vertikal (versi A1)
INSTANSI PEMERINTAH
KEMENTERIAN/LEMBAGA tidak memiliki UPT dan Instansi Vertikal (versi A2)
PEMERINTAH DAERAH (versi A3)
Organization Wide Level Sub-Organization Wide Level
HASIL PENGISIAN EVALUASI KELEMBAGAAN SESUAI DENGAN PERMENPAN NO 20 TAHUN 2018
Level Nama Organization Wide Level Nama Sub-Organization Wide Level Tanggal Pengisian
Organization Wide Level Pemerintah Kabupaten Tapin Saturday, December 30, 1899
DIMENSI
SKOR
Deviasi dari max
Kompleksitas Formalisasi Sentralisasi TOTAL
6.25 3.125 3.125 12.5
75% 75% 75% 75%
Alignment Governance and Compliance Perbaikan dan Peningkatan Proses Manajemen Risiko Teknologi Organisasi IT TOTAL
2.5 2.5 2.5 2.5 2.5 12.5
75% 75% 75% 75% 75% 75%
Peringkat Komposit
25
P-2
KETERANGAN
Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong kurang baik. Struktur dan proses organisasi yang ada dinilai kurang mampu mengakomodir kebutuhan internal organisasi dan kurang mampu beradaptasi terhadap dinamika perubahan lingkungan eksternal organisasi. Di samping itu, struktur dan proses organisasi dinilai memiliki berberapa faktor kelemahan serius, baik faktor kelemahan yang bersifat parsial dan berdiri sendiri maupun yang bersifat terkait satu sama lain dan pengaruh negatifnya bersifat simultan. Berbagai kelemahan ini apabila tidak dilakukan tindakan korektif yang efektif berpotensi memperburuk peringkat organisasi sampai ke kondisi terburuk.
Kondisi Dimensi Struktur dan Proses
Kurang efektif
Kemampuan akomodasi kebutuhan internal dan adaptasi lingkungan eksternal
Kurang mampu
Kekurangan
Kelemahan serius
GRAFIK RADAR Kompleksitas 100 Teknologi Organisasi IT
Formalisasi
50
Manajemen Risiko
0
Perbaikan dan Peningkatan Proses
P-1 P-2 P-3 P-4 P-5
DIMENSI Kompleksitas Formalisasi Sentralisasi Alignment Governance and Compliance Sentralisasi Perbaikan dan Peningkatan Proses Manajemen Risiko Teknologi Organisasi IT
Alignment
0 20 40 60 80
Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong tidak baik. Struktur da Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong kurang baik. Struktur d Governance Mencerminkan and Compliance bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong cukup efektif. Struktur Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong efektif. Struktur dan pr Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong sangat efektif. Struktu
DIMENSI STRUKTUR 1) Subdimensi Kompleksitas No
Pertanyaan
Jawaban
1
Desain organisasi yang ada saat ini perlu disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
SS
2
Terdapat indikasi bahwa desain organisasi yang ada bersifat kompleks.
SS
3
Terdapat indikasi bahwa desain organisasi yang ada bersifat sederhana.
SS
4
Tingkatan unit organisasi yang ada saat ini perlu disesuaikan tugas dan fungsinya dari tingkatan unit organisasi paling atas sampai tingkatan unit organisasi paling bawah.
SS
5
Terdapat indikasi adanya tingkatan unit organisasi yang ada tugas dan fungsinya bersifat umum.
SS
6
Terdapat indikasi adanya tingkatan unit organisasi yang ada tugas dan fungsinya bersifat spesifik.
SS
7
Instansi vertikal atau kantor regional atau UPT yang ada saat ini perlu disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
SS
8
Instansi vertikal atau kantor regional atau UPT yang dibentuk dinilai secara sinergis mendukung tercapainya tujuan organisasi.
STS
9
Jumlah instansi vertikal atau Kantor regional atau UPT yang dibentuk menunjukan indikasi melebihi kebutuhan.
SS
10
Jumlah instansi vertikal atau kantor regional atau UPT yang dibentuk menunjukan indikasi tidak mencukupi kebutuhan minimum yang diperlukan.
SS
11
Nomenklatur unit organisasi yang ada saat ini perlu disesuaikan dengan tugas dan fungsinya.
SS
12
Jenjang jabatan yang ada sudah sesuai dengan kebutuhan.
STS
13
Jumlah jabatan pada setiap tingkatan sudah sesuai dengan kebutuhan.
STS
14
Jabatan-jabatan fungsional sudah memenuhi kebutuhan.
STS
15
Penempatan jabatan-jabatan fungsional mendukung efisiensi dan efektivitas tugas dan fungsi unit operasional.
STS
Keterangan
2) Subdimensi Formalisasi No.
Pertanyaan
Jawaban
1
Tugas dan fungsi unit organisasi yang ada saat ini perlu dirumuskan secara jelas sesuai dengan strategi organisasi dalam peraturan tentang organisasi dan tata kerja.
SS
2
Mekanisme pelaksanaan tugas dan fungsi serta kewenangan setiap unit kerja dari manajemen tertinggi sampai manajemen menengah ke bawah telah dituangkan secara jelas dalam prosedur formal yang berkekuatan hukum di dalam organisasi.
STS
3
Mekanisme hubungan antar unit organisasi yang ada saat ini perlu dirumuskan secara jelas sesuai dengan strategi organisasi dalam peraturan tentang organisasi dan tata kerja.
SS
4
Rencana strategis dituangkan secara jelas di dalam keputusan resmi organisasi.
STS
5
Kebijakan-kebijakan organisasi selalu dituangkan secara jelas dan tegas di dalam keputusan resmi organisasi.
STS
6
Seluruh proses kerja telah dituangkan secara sistematis di dalam peraturan tentang standar operasional prosedur.
STS
7
Standarisasi pelayanan publik telah diformalkan.
STS
Keterangan
3) Subdimensi Sentralisasi No
Pertanyaan
Jawaban
1
Kewenangan pengambilan keputusan yang ada saat ini perlu dirumuskan secara jelas sesuai dengan strategi organisasi.
SS
2
Setiap tingkatan manajemen dapat mengambil keputusan sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
STS
3
Terdapat indikasi bahwa tingkatan manajemen yang lebih tinggi mengambil alih keputusan dari kewenangan manajemen yang lebih rendah (di bawahnya).
SS
4
Terdapat indikasi bahwa tingkatan manajemen yang lebih rendah dapat mengambil keputusan melebihi kewenangannya.
SS
5
Permasalahan yang bersifat lintas bidang atau sektoral telah dituangkan dalam Keputusan instansi pemerintah guna mencapai kinerja instansi induk.
STS
6
Permasalahan yang bersifat lintas bidang atau sektoral harus diputuskan oleh manajemen tertinggi dari instansi induk.
STS
7
Pimpinan utama instansi hanya membuat keputusan-keputusan yang bersifat strategis dan kebijakan.
STS
8
Pimpinan madya pada tingkat manajemen menengah mempunyai wewenang untuk membuat keputusan-keputusan taktis dan manajerial.
STS
9
Pimpinan pratama pada unit operasional mempunyai wewenang untuk membuat keputusankeputusan teknis operasional.
STS
10
Pendelegasian kewenangan membuat keputusan-keputusan telah diberikan oleh pimpinan instansi kepada pimpinan unit organisasi tingkat menengah.
STS
11
Pendelegasian wewenang untuk melaksanakan tugas dan fungsi yang bersifat teknis dan operasional telah diberikan kepada pimpinan unit organisasi tingkat menengah ke pimpinan organisasi tingkat bawah.
STS
Keterangan
DIMENSI PROSES
1) Subdimensi Keselarasan No
Pertanyaan
Jawaban
1
Seluruh sasaran strategis organisasi, dari tingkatan manajemen tertinggi sampai menengah ke bawah mempunyai keterkaitan dengan visi dan misi organisasi
STS
2
Setiap proses kerja yang telah dituangkan dalam Proses Bisnis dan standar operasional prosedur memiliki keterkaitan yang jelas dengan pencapaian sasaran strategis organisasi.
STS
3
Setiap proses kerja yang telah dituangkan dalam Proses Bisnis dan standar operasional prosedur memiliki keterkaitan yang jelas dengan jabatan-jabatan yang ada di dalam struktur organisasi.
STS
4
Proses kerja utama pada tingkat organisasi yang lebih rendah selalu mengacu pada proses kerja pada tinggatan manajemen yang lebih tinggi; dengan kata lain proses kerja utama pada organisasi yang lebih rendah merupakan penjabaran dari proses kerja tingkatan organisasi di atasnya (keterkaitan proses kerja secara vertikal).
STS
5
Keterkaitan proses kerja antar unit kerja yang terkait di dalam organisasi telah dipetakan/didokumentasikan dengan baik.
STS
6
Koordinasi antar unit kerja selalu selalu dilakukann dengan baik di dalam setiap pelaksanaan tugas yang melibatkan unit kerja lain di dalam organisasi.
STS
7
Keterkaitan proses kerja lintas bidang atau sektoral telah dipetakan secara jelas.
STS
8
Koordinasi kerja antar organisasi lintas bidang atau sektoral yang terkait telah terlaksana dengan baik.
STS
Keterangan
2) Subdimensi Tata Kelola dan Kepatuhan No
Pertanyaan
Jawaban
1
Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) organisasi dari tingkatan manajemen tertinggi sampai tingkatan menengah ke bawah telah sesuai dengan peraturan perundangan.
STS
2
Seluruh kepentingan strategis pemangku kepentingan organisasi, mulai dari tingkat manajemen tertinggi sampai tingkat manajemen menengah ke bawah telah dipetakan dengan baik.
STS
3
Setiap proses kerja yang terkait dengan kebutuhan informasi publik dan tidak bersifat rahasia telah dijalankan secara transparan (transparansi).
STS
4
Setiap tahapan pekerjaan yang terdapat di dalam proses kerja padaa tingkatan manajemen tertinggi sampai manajemen menengah ke bawah telah memiliki kesesuaian dan kejelasan fungsi, struktur, dan penanggung jawab pekerjaan (akuntabilitas).
STS
5
Setiap proses kerja telah memiliki sistem dan mekanisme pertanggungjawaban (termasuk pelaporan) yang jelas (tanggung jawab).
STS
6
Tidak terdapat indikasi intervensi yang signifikan di dalam setiap pelaksanaan proses kerja dalam organisasi, baik pada tingkatan manajemen tertinggi sampai dengan manajemen menengah ke bawah.
STS
7
Aparat pelaksana proses kerja dapat melaksanakan tugas secara mandiri sesuai dengan kewenangan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.
STS
Keterangan
3) Subdimensi Perbaikan dan Peningkatan Proses No
Pertanyaan
Jawaban
1
Standar operasional prosedur selalu diperbarui secara periodik.
STS
2
Standar operasional prosedur sebagian besar (lebih dari 50%) dinilai perlu segera diperbaharui karena sudah tidak relevan dan telah dibuat lebih dari 5 (lima) tahun.
SS
3
Organisasi selalu melakukan pengembangan terhadap sistem proses kerja.
STS
4
Terdapat indikasi bahwa organisasi lebih berorientasi pada hal-hal yang bersifat rutinitas dibandingkan dengan hal-hal yang bersifat strategis.
SS
Keterangan
4) Subdimensi Manajemen Risiko Pertanyaan
No
Jawaban
1
Manajemen risiko organisasi telah diperkenalkan di dalam organisasi.
STS
2
Organisasi telah memiliki kebijakan manajemen risiko yang memadai.
STS
3
Risiko-risiko utama organisasi telah diidentifikasi dengan baik.
STS
4
Risiko-risiko utama organisasi yang telah diidentifikasi belum diukur (peluang terjadinya maupun dampaknya) dengan metode yang memadai.
SS
5
Organisasi belum melaksanakan kebijakan manajemen risiko.
SS
6
Organisasi telah memiliki sistem monitoring risiko yang memadai.
STS
Keterangan
5) Subdimensi Teknologi Informasi No
Pertanyaan
Jawaban
1
Organisasi telah memiliki rancangan arsitektur penerapan Teknologi informasi.
STS
2
Organisasi telah memiliki kebijakan IT (e-government) yang memadai.
STS
3
Sebagian besar proses kerja telah memanfaatkan teknologi informasi secara memadai.
STS
4
Sebagian besar proses kerja masih dilaksanakan secara manual.
SS
5
Seluruh informasi publik terkait dengan keberadaan dan tupoksi organisasi telah dipublikasikan secara periodik di dalam website organisasi.
STS
Keterangan
DIMENSI Kompleksitas Formalisasi Sentralisasi TOTAL
SKOR 6.25 3.125 3.125 12.5
Deviasi dari max 75% 75% 75% 75%
Alignment Governance and Compliance Perbaikan dan Peningkatan Proses Manajemen Risiko Teknologi Organisasi IT TOTAL
2.5 2.5 2.5 2.5 2.5 12.5
75% 75% 75% 75% 75% 75%
Peringkat Komposit
25
P-2
KETERANGAN
Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong kurang baik. Struktur dan proses organisasi yang ada dinilai kurang mampu mengakomodir kebutuhan internal organisasi dan kurang mampu beradaptasi terhadap dinamika perubahan lingkungan eksternal organisasi. Di samping itu, struktur dan proses organisasi dinilai memiliki berberapa faktor kelemahan serius, baik faktor kelemahan yang bersifat parsial dan berdiri sendiri maupun yang bersifat terkait satu sama lain dan pengaruh negatifnya bersifat simultan. Berbagai kelemahan ini apabila tidak dilakukan tindakan korektif yang efektif berpotensi memperburuk peringkat organisasi sampai ke kondisi terburuk.
Kondisi Dimensi Struktur dan Proses
Kurang efektif
Kemampuan akomodasi kebutuhan internal dan adaptasi lingkungan eksternal
Kurang mampu
Kekurangan
Kelemahan serius
GRAFIK RADAR Kompleksitas 100 Teknologi Organisasi IT
Formalisasi
50
Manajemen Risiko
0
Perbaikan dan Peningkatan Proses
Sentralisasi
Alignment
Governance and Compliance
DIMENSI STRUKTUR 1) Subdimensi Kompleksitas No
Pertanyaan
Jawaban
1
Desain organisasi yang ada saat ini perlu disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
SS
2
Terdapat indikasi bahwa desain organisasi yang ada bersifat kompleks.
SS
3
Terdapat indikasi bahwa desain organisasi yang ada bersifat sederhana.
SS
4
Tingkatan unit organisasi yang ada saat ini perlu disesuaikan tugas dan fungsinya dari tingkatan unit organisasi paling atas sampai tingkatan unit organisasi paling bawah.
SS
5
Terdapat indikasi adanya tingkatan unit organisasi yang ada tugas dan fungsinya bersifat umum.
SS
6
Terdapat indikasi adanya tingkatan unit organisasi yang ada tugas dan fungsinya bersifat spesifik.
SS
7
Nomenklatur unit organisasi yang ada saat ini perlu disesuaikan dengan tugas dan fungsinya.
SS
8
Jenjang jabatan yang ada sudah sesuai dengan kebutuhan.
STS
9
Jumlah jabatan pada setiap tingkatan sudah sesuai dengan kebutuhan.
STS
10
Jabatan-jabatan fungsional sudah memenuhi kebutuhan.
STS
11
Penempatan jabatan-jabatan fungsional mendukung efisiensi dan efektivitas tugas dan fungsi unit operasional.
STS
Keterangan
2) Subdimensi Formalisasi No.
Pertanyaan
Jawaban
1
Tugas dan fungsi unit organisasi yang ada saat ini perlu dirumuskan secara jelas sesuai dengan strategi organisasi dalam peraturan tentang organisasi dan tata kerja.
SS
2
Mekanisme pelaksanaan tugas dan fungsi serta kewenangan setiap unit kerja dari manajemen tertinggi sampai manajemen menengah ke bawah telah dituangkan secara jelas dalam prosedur formal yang berkekuatan hukum di dalam organisasi.
STS
3
Mekanisme hubungan antar unit organisasi yang ada saat ini perlu dirumuskan secara jelas sesuai dengan strategi organisasi dalam peraturan tentang organisasi dan tata kerja.
SS
4
Rencana strategis dituangkan secara jelas di dalam keputusan resmi organisasi.
STS
5
Kebijakan-kebijakan organisasi selalu dituangkan secara jelas dan tegas di dalam keputusan resmi organisasi.
STS
6
Seluruh proses kerja telah dituangkan secara sistematis di dalam peraturan tentang standar operasional prosedur.
STS
7
Standarisasi pelayanan publik telah diformalkan.
STS
Keterangan
3) Subdimensi Sentralisasi No
Pertanyaan
Jawaban
1
Kewenangan pengambilan keputusan yang ada saat ini perlu dirumuskan secara jelas sesuai dengan strategi organisasi.
SS
2
Setiap tingkatan manajemen dapat mengambil keputusan sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
STS
3
Terdapat indikasi bahwa tingkatan manajemen yang lebih tinggi mengambil alih keputusan dari kewenangan manajemen yang lebih rendah (di bawahnya).
SS
4
Terdapat indikasi bahwa tingkatan manajemen yang lebih rendah dapat mengambil keputusan melebihi kewenangannya.
SS
5
Permasalahan yang bersifat lintas bidang atau sektoral telah dituangkan dalam Keputusan instansi pemerintah guna mencapai kinerja instansi induk.
STS
6
Permasalahan yang bersifat lintas bidang atau sektoral harus diputuskan oleh manajemen tertinggi dari instansi induk.
STS
7
Pimpinan utama instansi hanya membuat keputusan-keputusan yang bersifat strategis dan kebijakan.
STS
8
Pimpinan madya pada tingkat manajemen menengah mempunyai wewenang untuk membuat keputusan-keputusan taktis dan manajerial.
STS
9
Pimpinan pratama pada unit operasional mempunyai wewenang untuk membuat keputusankeputusan teknis operasional.
STS
10
Pendelegasian kewenangan membuat keputusan-keputusan telah diberikan oleh pimpinan instansi kepada pimpinan unit organisasi tingkat menengah.
STS
11
Pendelegasian wewenang untuk melaksanakan tugas dan fungsi yang bersifat teknis dan operasional telah diberikan kepada pimpinan unit organisasi tingkat menengah ke pimpinan organisasi tingkat bawah.
STS
Keterangan
DIMENSI PROSES
1) Subdimensi Keselarasan No
Pertanyaan
Jawaban
1
Seluruh sasaran strategis organisasi, dari tingkatan manajemen tertinggi sampai menengah ke bawah mempunyai keterkaitan dengan visi dan misi organisasi
STS
2
Setiap proses kerja yang telah dituangkan dalam Proses Bisnis dan standar operasional prosedur memiliki keterkaitan yang jelas dengan pencapaian sasaran strategis organisasi.
STS
3
Setiap proses kerja yang telah dituangkan dalam Proses Bisnis dan standar operasional prosedur memiliki keterkaitan yang jelas dengan jabatan-jabatan yang ada di dalam struktur organisasi.
STS
4
Proses kerja utama pada tingkat organisasi yang lebih rendah selalu mengacu pada proses kerja pada tinggatan manajemen yang lebih tinggi; dengan kata lain proses kerja utama pada organisasi yang lebih rendah merupakan penjabaran dari proses kerja tingkatan organisasi di atasnya (keterkaitan proses kerja secara vertikal).
STS
5
Keterkaitan proses kerja antar unit kerja yang terkait di dalam organisasi telah dipetakan/didokumentasikan dengan baik.
STS
6
Koordinasi antar unit kerja selalu selalu dilakukann dengan baik di dalam setiap pelaksanaan tugas yang melibatkan unit kerja lain di dalam organisasi.
STS
7
Keterkaitan proses kerja lintas bidang atau sektoral telah dipetakan secara jelas.
STS
8
Koordinasi kerja antar organisasi lintas bidang atau sektoral yang terkait telah terlaksana dengan baik.
STS
Keterangan
2) Subdimensi Tata Kelola dan Kepatuhan No
Pertanyaan
Jawaban
1
Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) organisasi dari tingkatan manajemen tertinggi sampai tingkatan menengah ke bawah telah sesuai dengan peraturan perundangan.
STS
2
Seluruh kepentingan strategis pemangku kepentingan organisasi, mulai dari tingkat manajemen tertinggi sampai tingkat manajemen menengah ke bawah telah dipetakan dengan baik.
STS
3
Setiap proses kerja yang terkait dengan kebutuhan informasi publik dan tidak bersifat rahasia telah dijalankan secara transparan (transparansi).
STS
4
Setiap tahapan pekerjaan yang terdapat di dalam proses kerja padaa tingkatan manajemen tertinggi sampai manajemen menengah ke bawah telah memiliki kesesuaian dan kejelasan fungsi, struktur, dan penanggung jawab pekerjaan (akuntabilitas).
STS
5
Setiap proses kerja telah memiliki sistem dan mekanisme pertanggungjawaban (termasuk pelaporan) yang jelas (tanggung jawab).
STS
6
Tidak terdapat indikasi intervensi yang signifikan di dalam setiap pelaksanaan proses kerja dalam organisasi, baik pada tingkatan manajemen tertinggi sampai dengan manajemen menengah ke bawah.
STS
7
Aparat pelaksana proses kerja dapat melaksanakan tugas secara mandiri sesuai dengan kewenangan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.
STS
Keterangan
3) Subdimensi Perbaikan dan Peningkatan Proses No
Pertanyaan
Jawaban
1
Standar operasional prosedur selalu diperbarui secara periodik.
STS
2
Standar operasional prosedur sebagian besar (lebih dari 50%) dinilai perlu segera diperbaharui karena sudah tidak relevan dan telah dibuat lebih dari 5 (lima) tahun.
SS
3
Organisasi selalu melakukan pengembangan terhadap sistem proses kerja.
STS
4
Terdapat indikasi bahwa organisasi lebih berorientasi pada hal-hal yang bersifat rutinitas dibandingkan dengan hal-hal yang bersifat strategis.
SS
Keterangan
4) Subdimensi Manajemen Risiko Pertanyaan
No
Jawaban
1
Manajemen risiko organisasi telah diperkenalkan di dalam organisasi.
STS
2
Organisasi telah memiliki kebijakan manajemen risiko yang memadai.
STS
3
Risiko-risiko utama organisasi telah diidentifikasi dengan baik.
STS
4
Risiko-risiko utama organisasi yang telah diidentifikasi belum diukur (peluang terjadinya maupun dampaknya) dengan metode yang memadai.
SS
5
Organisasi belum melaksanakan kebijakan manajemen risiko.
SS
6
Organisasi telah memiliki sistem monitoring risiko yang memadai.
STS
Keterangan
5) Subdimensi Teknologi Informasi No
Pertanyaan
Jawaban
1
Organisasi telah memiliki rancangan arsitektur penerapan Teknologi informasi.
STS
2
Organisasi telah memiliki kebijakan IT (e-government) yang memadai.
STS
3
Sebagian besar proses kerja telah memanfaatkan teknologi informasi secara memadai.
STS
4
Sebagian besar proses kerja masih dilaksanakan secara manual.
SS
5
Seluruh informasi publik terkait dengan keberadaan dan tupoksi organisasi telah dipublikasikan secara periodik di dalam website organisasi.
STS
Keterangan
DIMENSI Kompleksitas Formalisasi Sentralisasi TOTAL
SKOR 16.0714 10.7143 9.94318 36.729
Deviasi dari max 36% 14% 20% 27%
Alignment Governance and Compliance Perbaikan dan Peningkatan Proses Manajemen Risiko Teknologi Organisasi IT TOTAL
8.75 7.85714 5.625 5.83333 7.5 35.565
13% 21% 44% 42% 25% 29%
Peringkat Komposit
72.2943722943723
P-4
Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong efektif. Struktur dan proses organisasi yang ada dinilai mampu mengakomodir kebutuhan internal organisasi dan mampu beradaptasi terhadap dinamika perubahan lingkungan eksternal organisasi. Namun struktur dan proses organisasi masih memiliki beberapa kelemahan minor yang dapat segera diatasi segera apabila diadakan perbaikan melalui tindakan rutin yang bersifat marjinal.
KETERANGAN Kondisi Dimensi Struktur dan Proses
Efektif
Kemampuan akomodasi kebutuhan internal dan adaptasi lingkungan eksternal
Tinggi
Kekurangan
Kelemahan kecil
GRAFIK RADAR Kompleksitas 100 Teknologi Organisasi IT
Formalisasi
50
Manajemen Risiko
P-1 P-2 P-3 P-4 P-5
0 20 Perbaikan dan Peningkatan Proses 40 60 80
0
DIMENSI Kompleksitas Formalisasi Sentralisasi Alignment Governance and Compliance Perbaikan dan Peningkatan Proses Sentralisasi Manajemen Risiko Teknologi Organisasi IT
Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong tidak baik. Struktur da Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong kurang baik. Struktur d Alignment Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong cukup efektif. Struktur Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong efektif. Struktur dan p Mencerminkan bahwa dari sisi struktur dan proses, organisasi dinilai tergolong sangat efektif. Struktu Governance and Compliance
DIMENSI STRUKTUR 1) Subdimensi Kompleksitas No
Pertanyaan
Jawaban
1
Desain organisasi yang ada saat ini perlu disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
TS
2
Terdapat indikasi bahwa desain organisasi yang ada bersifat kompleks.
TS
3
Terdapat indikasi bahwa desain organisasi yang ada bersifat sederhana.
S
4
Tingkatan unit organisasi yang ada saat ini perlu disesuaikan tugas dan fungsinya dari tingkatan unit organisasi paling atas sampai tingkatan unit organisasi paling bawah.
S
5
Terdapat indikasi adanya tingkatan unit organisasi yang ada tugas dan fungsinya bersifat umum.
TS
6
Terdapat indikasi adanya tingkatan unit organisasi yang ada tugas dan fungsinya bersifat spesifik.
S
7
Penataan perangkat daerah telah ditetapkan sesuai dengan substansi pewadahan dan/atau perumpunan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
S
8
Jumlah Cabang Dinas/UPTD yang dibentuk menunjukkan indikasi melebihi kebutuhan.
TS
9
Cabang Dinas/UPTD yang dibentuk dinilai secara sinergis mendukung tercapainya tujuan pembentukan organisasi.
SS
10
Nomenklatur unit organisasi yang ada saat ini perlu disesuaikan dengan tugas dan fungsinya.
TS
11
Jenjang jabatan yang ada sudah sesuai dengan kebutuhan.
TS
12
Jumlah jabatan pada setiap tingkatan sudah sesuai dengan kebutuhan.
TS
13
Jabatan-jabatan fungsional sudah memenuhi kebutuhan.
STS
14
Penempatan jabatan-jabatan fungsional mendukung efisiensi dan efektivitas tugas dan fungsi unit operasional.
S
Keterangan Masih harus menyesuaikan dengan ketentuan Rumah Sakit Daerah
2) Subdimensi Formalisasi No.
Pertanyaan
Jawaban
1
Tugas dan fungsi unit organisasi yang ada saat ini perlu dirumuskan secara jelas sesuai dengan strategi organisasi dalam peraturan tentang organisasi dan tata kerja.
TS
2
Mekanisme pelaksanaan tugas dan fungsi serta kewenangan setiap unit kerja dari manajemen tertinggi sampai manajemen menengah ke bawah telah dituangkan secara jelas dalam prosedur formal yang berkekuatan hukum di dalam organisasi.
S
3
Mekanisme hubungan antar unit organisasi yang ada saat ini perlu dirumuskan secara jelas sesuai dengan strategi organisasi dalam peraturan tentang organisasi dan tata kerja.
TS
4
Rencana strategis dituangkan secara jelas di dalam keputusan resmi organisasi.
SS
5
Kebijakan-kebijakan organisasi selalu dituangkan secara jelas dan tegas di dalam keputusan resmi organisasi.
SS
6
Seluruh proses kerja telah dituangkan secara sistematis di dalam peraturan tentang standar operasional prosedur.
S
7
Standarisasi pelayanan publik telah diformalkan.
SS
Keterangan
3) Subdimensi Sentralisasi No
Pertanyaan
Jawaban
1
Kewenangan pengambilan keputusan yang ada saat ini perlu dirumuskan secara jelas sesuai dengan strategi organisasi.
TS
2
Setiap tingkatan manajemen dapat mengambil keputusan sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
S
3
Terdapat indikasi bahwa tingkatan manajemen yang lebih tinggi mengambil alih keputusan dari kewenangan manajemen yang lebih rendah (di bawahnya).
TS
4
Terdapat indikasi bahwa tingkatan manajemen yang lebih rendah dapat mengambil keputusan melebihi kewenangannya.
TS
5
Permasalahan yang bersifat lintas bidang atau sektoral telah dituangkan dalam Keputusan instansi pemerintah guna mencapai kinerja instansi induk.
TS
6
Permasalahan yang bersifat lintas bidang atau sektoral harus diputuskan oleh manajemen tertinggi dari instansi induk.
SS
7
Pimpinan utama instansi hanya membuat keputusan-keputusan yang bersifat strategis dan kebijakan.
S
8
Pimpinan madya pada tingkat manajemen menengah mempunyai wewenang untuk membuat keputusan-keputusan taktis dan manajerial.
S
9
Pimpinan pratama pada unit operasional mempunyai wewenang untuk membuat keputusankeputusan teknis operasional.
S
10
Pendelegasian kewenangan membuat keputusan-keputusan telah diberikan oleh pimpinan instansi kepada pimpinan unit organisasi tingkat menengah.
SS
11
Pendelegasian wewenang untuk melaksanakan tugas dan fungsi yang bersifat teknis dan operasional telah diberikan kepada pimpinan unit organisasi tingkat menengah ke pimpinan organisasi tingkat bawah.
SS
Keterangan
DIMENSI PROSES
1) Subdimensi Keselarasan No
Pertanyaan
Jawaban
1
Seluruh sasaran strategis organisasi, dari tingkatan manajemen tertinggi sampai menengah ke bawah mempunyai keterkaitan dengan visi dan misi RPJMD
SS
2
Setiap proses kerja yang telah dituangkan dalam Proses Bisnis dan standar operasional prosedur memiliki keterkaitan yang jelas dengan pencapaian sasaran strategis organisasi.
SS
3
Setiap proses kerja yang telah dituangkan dalam Proses Bisnis dan standar operasional prosedur memiliki keterkaitan yang jelas dengan jabatan-jabatan yang ada di dalam struktur organisasi.
S
4
Proses kerja utama pada tingkat organisasi yang lebih rendah selalu mengacu pada proses kerja pada tinggatan manajemen yang lebih tinggi; dengan kata lain proses kerja utama pada organisasi yang lebih rendah merupakan penjabaran dari proses kerja tingkatan organisasi di atasnya (keterkaitan proses kerja secara vertikal).
SS
5
Keterkaitan proses kerja antar unit kerja yang terkait di dalam organisasi telah dipetakan/didokumentasikan dengan baik.
S
6
Koordinasi antar unit kerja selalu selalu dilakukann dengan baik di dalam setiap pelaksanaan tugas yang melibatkan unit kerja lain di dalam organisasi.
SS
7
Keterkaitan proses kerja lintas bidang atau sektoral telah dipetakan secara jelas.
S
8
Koordinasi kerja antar organisasi lintas bidang atau sektoral yang terkait telah terlaksana dengan baik.
S
Keterangan
2) Subdimensi Tata Kelola dan Kepatuhan No
Pertanyaan
Jawaban
1
Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) organisasi dari tingkatan manajemen tertinggi sampai tingkatan menengah ke bawah telah sesuai dengan peraturan perundangan.
SS
2
Seluruh kepentingan strategis pemangku kepentingan organisasi, mulai dari tingkat manajemen tertinggi sampai tingkat manajemen menengah ke bawah telah dipetakan dengan baik.
S
3
Setiap proses kerja yang terkait dengan kebutuhan informasi publik dan tidak bersifat rahasia telah dijalankan secara transparan (transparansi).
SS
4
Setiap tahapan pekerjaan yang terdapat di dalam proses kerja padaa tingkatan manajemen tertinggi sampai manajemen menengah ke bawah telah memiliki kesesuaian dan kejelasan fungsi, struktur, dan penanggung jawab pekerjaan (akuntabilitas).
S
5
Setiap proses kerja telah memiliki sistem dan mekanisme pertanggungjawaban (termasuk pelaporan) yang jelas (tanggung jawab).
SS
6
Tidak terdapat indikasi intervensi yang signifikan di dalam setiap pelaksanaan proses kerja dalam organisasi, baik pada tingkatan manajemen tertinggi sampai dengan manajemen menengah ke bawah.
TS
7
Aparat pelaksana proses kerja dapat melaksanakan tugas secara mandiri sesuai dengan kewenangan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.
TS
Keterangan
3) Subdimensi Perbaikan dan Peningkatan Proses No
Pertanyaan
Jawaban
1
Standar operasional prosedur selalu diperbarui secara periodik.
STS
2
Standar operasional prosedur sebagian besar (lebih dari 50%) dinilai perlu segera diperbaharui karena sudah tidak relevan dan telah dibuat lebih dari 5 (lima) tahun.
TS
3
Organisasi selalu melakukan pengembangan terhadap sistem proses kerja.
S
4
Terdapat indikasi bahwa organisasi lebih berorientasi pada hal-hal yang bersifat rutinitas dibandingkan dengan hal-hal yang bersifat strategis.
S
Keterangan
4) Subdimensi Manajemen Risiko Pertanyaan
No
Jawaban
1
Manajemen risiko organisasi telah diperkenalkan di dalam organisasi.
TS
2
Organisasi telah memiliki kebijakan manajemen risiko yang memadai.
TS
3
Risiko-risiko utama organisasi telah diidentifikasi dengan baik.
TS
4
Risiko-risiko utama organisasi yang telah diidentifikasi belum diukur (peluang terjadinya maupun dampaknya) dengan metode yang memadai.
TS
5
Organisasi belum melaksanakan kebijakan manajemen risiko.
TS
6
Organisasi telah memiliki sistem monitoring risiko yang memadai.
TS
Keterangan
5) Subdimensi Teknologi Informasi No
Pertanyaan
Jawaban
1
Organisasi telah memiliki rancangan arsitektur penerapan Teknologi informasi.
S
2
Organisasi telah memiliki kebijakan IT (e-government) yang memadai.
S
3
Sebagian besar proses kerja telah memanfaatkan teknologi informasi secara memadai.
S
4
Sebagian besar proses kerja masih dilaksanakan secara manual.
TS
5
Seluruh informasi publik terkait dengan keberadaan dan tupoksi organisasi telah dipublikasikan secara periodik di dalam website organisasi.
S
Keterangan
PERTANYAAN ESSAY a.
Dimensi Struktur 1. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, bagaimana kondisi umum struktur organisasi yang ada saat ini ditinjau dari sisi a. Kompleksitas organisasi di dalam mengakomodir differensiasi (keragaman) tugas dan fungsi yang ada
b. Formalisasi sebagai suatu wujud penyeragaman atau standarisasi terhadap berbagai ketentuan/aturan, kebijakan, strategi, prosedur, pola koordinasi dan komunikasi, serta pembakuan berbagai aspek penting lain di dalam organisasi
c. Sentralisasi dalam hal kewenangan dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan dan kebijakan serta kewenangan dan tanggung jawab untuk menjalankan keputusan dan kebijakan
2. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, sejauh mana keterkaitan dan sinkronisasi struktur organisasi yang ada saat ini baik dari sisi kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi dengan visi, misi, dan strategi organisasi
3. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, sejauh mana efektivitas struktur organisasi yang ada saat ini baik dari sisi kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi dalam mengakomodir dan mendukung implementasi strategi dan program organisasi. Terkait dengan pertanyaan tersebut, sejauh mana struktur organisasi yang ada dapat mencerminkan visi dan misi serta strategi organisasi
4. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, sejauh mana struktur organisasi yang ada saat ini baik dari sisi kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi dapat menyesuaikan dan mengakomodir kebutuhan dinamis internal organisasi, terutama untuk dinamika kebutuhan internal jangka pendek maupun jangka menengah
5. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, sejauh mana keterkaitan struktur organisasi yang ada saat ini baik dari sisi kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi terhadap aspek-aspek pokok proses organisasi
6. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, sejauh mana struktur organisasi yang ada saat ini baik dari sisi kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi dapat menyesuaikan dan mengakomodir dinamika perubahan lingkungan eksternal organisasi, baik dalam jangka pendek ataupun dalam jangka menengah
b.
Dimensi Proses 1. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, bagaimana kondisi umum proses organisasi yang ada saat ini ditinjau dari sisi keselarasan, tata kelola dan kepatuhan, perbaikan dan peningkatan proses, manajemen risiko, dan teknologi informasi
2. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, sejauh mana keterkaitan dan sinkronisasi proses organisasi yang ada saat ini baik dari sisi keselarasan, tata kelola dan kepatuhan, perbaikan dan peningkatan proses, manajemen risiko, dan teknologi informasi dengan visi-misi dan strategi organisasi
3. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, sejauh mana efektivitas proses organisasi yang ada saat ini baik dari sisi keselarasan, tata kelola dan kepatuhan, perbaikan dan peningkatan proses, manajemen risiko, dan teknologi informasi dalam mengakomodir strategi organisasi dan mendukung implementasi startegi dan program organisasi. Terkait dengan pertanyaan tersebut, sejauh mana proses organisasi yang ada dapat mencerminkan visi dan misi serta strategi organisasi 4. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, sejauh mana proses organisasi yang ada saat baik dari sisi keselarasan, tata kelola dan kepatuhan, perbaikan dan peningkatan proses, manajemen risiko, dan teknologi informasi dapat menyesuaikan dan mengakomodir kebutuhan dinamis internal organisasi, terutama untuk dinamika kebutuhan internal jangka pendek maupun jangka menengah
5. Menurut analisis dan penilaian kritis tim Saudara, sejauh mana proses organisasi yang ada saat ini baik dari sisi keselarasan, tata kelola dan kepatuhan, perbaikan dan peningkatan proses, manajemen risiko, dan teknologi informasi dapat menyesuaikan dan mengakomodir dinamika perubahan lingkungan eksternal organisasi, baik dalam jangka pendek ataupun dalam jangka menengah
Buka file “Evaluasi Kelembagaan Instansi Pemerintah V.1”.
Buka sheet “Pertanyaan Utama”
Pilih satu dari tiga alternatif pertanyaan
K/L memiliki UPT dan/atau Instansi Vertikal
K/L tidak memiliki UPT dan Instansi Vertikal
masuk ke sheet "Kuesioner"
Pilih jawaban dan isi keterangan pada tiap pertanyaan subdimensi: - kompleksitas - formalisasi - sentralisasi - keselarasan - tata kelola dan kepatuhan - perbaikan dan peningkatan proses - teknologi informasi - manajemen risiko
Pilih satu dari dua alternatif pertanyaan
Kembali ke pertanyaan utama
Lanjut ke kesimpulan
masuk ke sheet "kesimpulan"
Pemerintah Daerah
masuk ke sheet "kesimpulan"
njut ke mpulan
Pemerintah Daerah
