Feasibility Analysis and The System Proposal [PDF]

Citation preview

MAKALAH Analisis Sistem Informasi “Feasibility Analysis and the System Proposal” Makalah Ini Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Analisis Sistem Informasi



Vice Pramutia Dolly / 17138114



PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNOLOGI DAN KEJURUAN (PTK) FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI PADANG 2019



KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat



dan



karunia-Nya



kepada



penulis,



sehingga



penulis



dapat



menyelesaikan makalah yang berjudul “Feasibility Analysis and the System Proposal” ini dengan lancar. Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas individu pada matakuliah Analisis Sistem Informasi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan pada makalah ini. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan makalah ini pada masa yang akan datang. Penulis juga berharap, semoga dengan membaca makalah ini dapat menambah wawasan kita mengenai materi ini.



Padang, April 2019



Penulis



ii



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR ................................................................................... ii DAFTAR ISI .................................................................................................. iii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ............................................................................................1 B. Rumusan Masalah .......................................................................................2 C. Tujuan ..........................................................................................................2 BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Analisis Kelayakan ....................................................................3 B. Enam Kategori Pengujian Kelayakan ..........................................................4 C. Teknik Analisis Cost Benefit....................................................................... 7 D. Proposal Sistem ..........................................................................................17 BAB II PENUTUP A. Kesimpulan ...............................................................................................27 B. Saran ...........................................................................................................27 DAFTAR PUSTAKA



iii



1



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Seorang sistem analis saat ini harus menggali dan berfikir lebih dalam tentang



dunia



bisnis



yang



merupakan



lahan



bagi



analis



untuk



mengembangkan karirnya. Diantanya dengan memperbanyak informasi dan komunikasi. Informasi dan komunikasi adalah kunci utama dalam dunia bisnis, terutama dalam menganalisis kelayakan sebuah sistem. Dalam menganalisis kelayakan sebuah sistem seorang analis terlebih dahulu menyusun dokumen kebutuhan sistem. Ketika



sistem



analis



selesai



menyusun



dokumen



kebutuhan



sistem,maka tahap disain sistem bisa dimulai, tetapi tidak semua kebutuhan sistem yang didefinisikan pada tahapan analisis kebutuhan sistem layak untuk dikembangkan pada sistem informasi. Harus ada mekanisme untuk menjustifikasi apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem atau tidak. Tahapan inilah yang sering kita sebut sebagai tahapan analisis kelayakan atau studi kelayakan.Tidak semua kebutuhan sistem yang telah didefinisikan pada tahapan analisis kebutuhan sistem layak untuk dikembangkan. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah studi kelayakan atau analisis kelayakan sistem. Kelayakan adalah ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa praktis pengembangan sistem informasi terhadap organisasi. Kelayakan analis atau analisis kelayakan adalah proses pengukuran kelayakan. Kelayakan sebaiknya diukur di sepanjang siklus hidup. Lingkup dan kompleksitas proyek yang tampaknya dapat dikerjakan dengan mudah, dapat berubah setelah persoalan dan kesempatan awal dianalisis secara lengkap atau setelah sistem di desain. Jadi, proyek yang layak dikerjakan di tahapan tertentu, dapat menjadi tidak layak pada tahap selanjutnya.



2



B. Rumusan Masalah 1. Mengidentifikasi tempat pemeriksaan kelayakan dalam siklus sistem. 2. Mengidentifikasi solusi alternatif sistem. 3. Mendefinisikan dan menggambarkan enam jenis kelayakan dan masingmasing kriterianya. 4. Melakukan berbagai analisis biaya dan manfaat menggunakan waktu. 5. Menulis laporan usulan sistem yang cocok untuk audiens yang berbeda. 6. Rencana presentasi resmi kepada pemilik sistem dan pengguna.



C. Tujuan 1. Mahasiswa mengetahui tempat pemeriksaan kelayakan sebuah sistem. 2. Mahasiswa mampu mengidentifikasi solusi alternatif sistem. 3. Mahasiswa mampu mendefinisikan dan menggambarkan enam jenis kelayakan dan masing-masing kriterianya. 4. Mahasiswa mampu melakukan berbagai analisis biaya dan manfaat menggunakan waktu. 5. Mahasiswa mampu menulis laporan usulan sistem yang cocok untuk audiens yang berbeda. 6. Mahasiswa mampu mempresentasikan laporan usulan sistem secara resmi kepada pemilik sistem dan pengguna.



3 BAB II PEMBAHASAN



A. Pengertian Analisis Kelayakan Suatu studi kelayakan (Feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan disebut juga dengan istilah High point review( Jogiyanto,2008). Kelayakan adalah ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa praktis pengembangan sistem informasi terhadap organisasi.Analisis kelayakan adalah proses pengukuran kelayakan. Kelayakan sebaiknya diukur sepanjang siklus hidup. Jadi analisis kelayakan adalah suatu kegiatan untuk menilai sejauh mana manfaat yang dapat diterima dari sebuah sistem, yang hasilnya dapat digunakan untuk mengambil keputusan apakah sebuah sistem dapat dijalankan, ditunda, atau tidak dijalankan. Berikut ini adalah alasan kenapa Analisis kelayakan / Feasibility Analysis perlu untuk dilaksanakan. a.



Memunculkan beberapa alternatif sehingga memberikan arah yang jelas terhadap rencana.



b.



Memberikan alasan untuk melanjutkan atau tidak melanjutkan.



c.



Mengidentifikasikan dan menanggulangi pengaruh/resiko yang mungkin terjadi dari proyek sedini mungkin.



d.



Menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengambil keputusan. Tugas melakukan sebuah studi kelayakan terperinci harus dilakukan oleh evaluator



(pihak yang mengevaluasi) terdidik dan independen. Objektivitas merupakan hal yang esensial bagi penilaian yang adil terhadap setiap desain. Evaluator ini harus terdiri atas manajer proyek, seorang perwakilan pemakai sistem, dan profesional sistem yang bukan bagian dari proyek tetapi memiliki keahlian dalam bidang-bidang tertentu yang dicakup oleh studi kelayakan. Juga untuk alasan-alasan audit operasional, evaluator ini harus memiliki staf audit internal. Fase analisis kelayakan adalah sebagai berikut:



4  Analisis kelayakan pertama yaitu mengukur tingkat kepentingan, manfaat, dan keuntungan sebuah sistem/proyek dan mengidentifikasi persoalan yang terjadi pada sistem.  Fase selanjutnya analis membuat perkiraan yang lebih baik tentang biaya pengembangan dan keuntungan yang akan diperoleh dari sistem.  Fase analisis keputusan sangat penting untuk memetakan salah satu dari banyak kemungkinan implementasi sebagai objek untuk mendesain sistem. Selama fase analisis keputusan, solusi alternatif didefinisikan dalam konteks metode input/output, metode penyimpanan data, persyaratan perangkat keras dan lunak, metode pengolahan, dan implikasi orangnya. Berikut ini adalah hal yang dapat dipilih oleh seorang analis sistem dalam mengevaluasi kelayakan sebuah sistem: a. Membiarkan sistem yang sudah ada. b. Mengatur kembali proses bisnis yang ada. c. Meningkatkan proses computer yang telah ada. d. Membeli aplikasi terpaket. e. Mendesain dan membangun sistem berbasis computer yang baru. Setelah menentukan pilihan tersebut, kemudia dianalisis untuk mengetahui kelayakan operasional, teknis, jadwal, dan ekonomisnya. Suatu solusi alternatif terhadap persoalan yang ada pada sebuah sistem untuk direkomendasikan pada pemilik sistem dan mendapat persetujuan.



B. Enam Kategori Pengujian Kelayakan 1) Operational feasibility/kelayakan operasional Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di sisi pemesan sistem informasi, disamping itu informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya



5 Aspek lain yang perlu dipertimbangkan adalah aspek (psikologis). Aspek ini menyangkut aspek penerimaan sistem informasi oleh orang-orang yang ada di dalam organisasi Kelayakan operasional dapat diartikan ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut. PIECES dapat digunakan untuk mengukur tingkat kepentingan suatu masalah atau efektivitas suatu solusi. Performance



=



Kebutuhan



untuk



mengoreksi



atau



memperbaiki



informasi



performance/performa. Information = Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki informasi/ information (data). Economics = Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki economics/ekonomi, mengendalikan



biaya,



atau



meningkatkan



keuntungan.



Control = Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki control/control atau keamanan. Effieciency = Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki efficiency/efisiensi orang dan proses. Service = Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki service/layanan ke pelanggan, pemasok, rekan kerja, karyawan dan lain-lain. 2) Technical feasibility/kelayakan teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan system yang telah disusun dari aspek teknologi



yang



akan



digunakan.



Jika teknologi yang dikehendaki



untuk



pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah di dapat, murah tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. Kelayakan teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan kesediaan sumber dan pakar teknis. Saat ini, sangat sedikit hal yang secara teknis tidak mungkin. Akibatnya, kelayakan teknis mengarah pada hal yang praktis dan masuk akal. Kelayakan teknis ditujukan pada tiga masalah pokok yaitu: a. Teknologi atau solusi yang diajukan harus praktis.



6 b. Teknologi yang dimiliki harus memadai. c. Pakar atau teknisi harus capable sesuai dengan bidang yang dibutuhkan. 3) Schedule feasibility/kelayakan jadwal Adalah ukuran kelayakan jadwal pelaksanaan sistem tersebut.Beberapa sistem diawali dengan tenggat waktu yang spesifik. Sangat perlu untuk menentukan apakah tenggat waktu itu bersifat perintah atau keinginan. Jika tenggat waktu tersebut berdasar keinginan daripada perintah, maka analis dapat mengajukan jadwal alternative. Lebih baik (kecuali jika tenggat waktu sepenuhnya perintah) mengirimkan sistem informasi yang berfungsi dengan tepat dua bulan lebih lambat, dari pada mengirimkan tepat waktu sistem informasi yang tidak berguna dan penuh kesalahan. 4) Culture (political) feasibility/kelayakan budaya (politik) Adalah



ukuran



seberapa



baik



solusi



akan



diterima



dalam



iklim



organisasi.Kelayakan budaya (politik) ditujukan pada masalah pokok berikut: a. Manajemen harus mendukung sistem. b. Peran pengguna dalam sistem. c. Mengatasi jika pengguna mungkin menolak atau tidak menggunakan sistem. d. Pengguna dan manajemen harus dapat beradaptasi dengan perubahan. 5) Legal feasibility/ kelayakan hukum Adalah ukuran seberapa baik solusi dapat dilaksanakan dalam kewajiban hukum / kontrak yang ada. Kelayakan hokum diantaranya berupa hak cipta, kontrak serikat, persyaratan hukum untuk pelaporan keuangan, undang-undang antitrust, data dan hukum kerja nasional. 6) Economic feasibility/kelayakan ekonomis Aspek yang paling dominant dari aspek kelayakan yang alain adalah kelayakan ekonomi. Tak dapat disangkal lagi motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan. Sehingga aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return on investment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini atau kita harus melakukan sesuatu yang lain. Dan pada suatu



7 proyek yang besar biasanya lebih ditekankan kepada kelayakan ekonomi karena umumnya berhubungan dengan biaya yang jumlahnya besar. Kelayakan ekonomi adalah ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya. Hal mendasar dalam banyak proyek adalah kelayakan ekonomis. Selama fase awal proyek, analisis kelayakan ekonomis hanyalah menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari menyelesaikan persoalan tersebut cukup berharga. Biaya secara praktis tidak mungkin diperkirakan pada tahap itu, karna persyaratan pengguna akhir dan solusi teknis alternative belum diidentifikasi. Akan tetapi, segera setelah persyaratan dan solusi spesifik diidentifikasi, analis dapat memperkirakan biaya dan keuntungan tiap alternative tersebut. Ini disebut analis cost-benefit.



C. Teknik Analisis Cost Benefit Teknik analisis cost-benefit atau analisis biaya manfaat adalah suatu teknik atau alat analisis dengan prosedur yang sistematis untuk membandingkan serangkaian biaya dan manfaat yang relevan dengan sebuah sistem atau proyek. Biaya dapat dibagi menjadi dua kategori. Ada biaya yang dihubungkan dengan pengembangkan sistem, dan ada biaya yang digabungkan dengan pengoperasian sistem. Biaya pertama dapat diperkirakan dari permulaan proyek dan seharusnya diperbaiki pada akhir tiap fase proyek. Biaya kedua dapat diperkirakan hanya sesudah solusi berbasis computer yang spesifik telah didefinisikan. Biaya pengembangan sistem informasi dapat digolongkan menurut fase terjadinya. Biaya pengembangan sistem biasanya merupakan biaya satu kali, yang tidak akan berulang sesudah proyek selesai. Banyak organisasi memiliki kategori biaya standar yang harus dievaluasi. Jika kategori tersebut tidak tersedia, maka daftar berikut ini bisa membantu: 



Biaya personil – gaji analis sistem, programmer, konsultan, personil entri data, operator computer, sekretaris, dan semacamnya.







Penggunaan komputer – pemrograman, pengujian, konversi, word processing, pemeliharaaan kamus proyek, dan semacamnya.







Pelatihan – jika personil komputer atau pengguna akhir harus dilatih, maka pelatihan memerlukan pengeluaran.







Biaya persediaa, duplikasi, dan perlengkapan.



8 



Biaya tiap peralatan dan perangkat lunak computer baru. Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang dinamakan Cost



Benefit Analysis atau Analisis Biaya dan Manfaat. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada user apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat ada beberapa metode yang kelayakan proyek. Metode



digunakan untuk menentukan standar



yang dapat digunakan adalah: Analisis Payback (Payback



Period), Analisis Net Present Value, Return Of Investment(ROI). Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat diantaranya sebagaiberikut: 1. Payback Period Payback periode adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan. Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran kas masuk. Metode ini tidak memasukan faktor bunga kedalam perhitungannya. Contoh : Suatu proyek sistem informasi bernilai Rp. 15.000.000,- Proceed tiap tahunnya adalah sama, yakni sebesar Rp.4.000.000,- maka periode



pengembalian (payback period)



investasi ini adalah: Rp. 15.000.000 3 =3 Rp. 4.000.000 4 Ini berarti proyek investasi sistem informasi akan tertutup dalam waktu 3 tahun 9 bulan. Bila proceed tiap tahunnya tidak sama besarnya, maka harus dihitung satu persatu. Misalnya nilai proyek adalahRp. 15.000.000,- umur ekonomis proyek adalah 4 tahun dan proceed tiap tahunnya adalah: Proceed tahun 1 sebesar Rp.5.000.000,Proceed tahun 2 sebesar Rp. 4.000.000,-



9 Proceed tahun 3 sebesar Rp. 4.500.000,Proceed tahun 4 sebesar Rp.6.000.000,Maka payback period dapat dihitung sebagai berikut: Nilai investasi



=



Rp. 15.000.000,-



Proceed tahun 1



=



Rp. 5.000.000,-



Sisa investasi tahun 2



=



Rp. 10.000.000,--------------------



Proceed tahun 2 Sisa investasi tahun 3



= =



Rp. 4.000.000,Rp. 6.000.000,-



Proceed tahun 3



=



Rp. 4.500.000,-



Sisa investasi tahun 4



=



Rp. 1.500.000,-



Sisa investasi tahun 4 tertutup oleh proceed tahun ke 4, sebagian dari sebesar Rp.6.000.000,- yaitu Rp.1.500.000,-/Rp. 6.000.000,- = 1/4bagian. Jadi payback period investasi ini adalah 3 tahun 3 bulan. Apakah investasi ini layak dan dapat diterima? Untuk ini maka payback period harus dibandingkan dengan maximum payback period yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya maksimum payback period 3tahun, berarti investasi ditolak. 2. Metode pengembalian investasi (Return Of Investment) Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur persentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. Return on investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus :



ROI



=



Total manfaat − total biaya Total biaya



Contoh : Diketahui total manfaat suatu proyek sebagai berikut : Manfaat tahun ke 1



=



Rp. 68.000.000,-



Manfaat tahun ke 2



=



Rp. 88.000.000,-



Manfaat tahun ke 3



=



Rp. 113.000.000,-



Manfaat tahun ke 4



=



Rp. 125.500.000,-



Total manfaat



=



--------------------- + Rp. 394.500.000,-



10 Sedang total biaya yang dikeluarkan adalah : Biaya tahun ke 0 =



Rp.



173.000.000,-



Biaya tahun ke 1 =



Rp.



12.200.000,-



Biaya tahun ke 2 =



Rp.



13.500.000,-



Biaya tahun ke 3 =



Rp.



15.800.000,-



Biaya tahun ke 4 =



Rp.



17.050.000,---------------------



Total biaya



ROI



=



=



Rp.



+



231.550.000,-



𝑅𝑝. 394.500.000 − 𝑅𝑝. 231.550.000 × 100% = 70,373% 𝑅𝑝. 231.550.000



Suatu proyek investasi yang mempunyai ROI lebih besar dari 0 adalah proyek yang dapat diterima. Pada contoh nilai ROI adalah 0,70373 atau 70,373 %, berarti proyek ini dapat diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 70,373 % dari biaya investasinya. 3. Metode nilai sekarang bersih (Net Present Value) Metode payback period dan return of investment tidak memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money atau time preference of money). Satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari. Mengapa? Karena anda dapat menginvestasikan atau menabungnya atau mendepositokan uang tersebut dalam jangka waktu tertentu dan akan mendapatkan bungannya. Metode nilai sekang bersih/net present value (NPV) merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai- uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. 𝑁𝑃𝑉 = − 𝑛𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑘 +



𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑒𝑑 1 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑒𝑑 2 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑒𝑑 𝑛 + + (1 + 𝑖)1 (1 + 𝑖)2 (1 + 𝑖)𝑛



11 Keterangan : NPV I N



: Net Present value : Tingkat bunga diskonto diperhitungkan : Umur proyek investasi.



Bila NPV bernilai lebih besar dari nol, berarti investasi menguntungkan



dan dapat



diterima. Contoh : Dari contoh soal ke 2 payback period akan dihitung besarnya nilai NPV dengan tingkat bunga diskonto yang diperhitungkan adalah sebesar 18% pertahun, maka besarnya NPV adalah : 𝑁𝑃𝑉 = −173.000.000 +



55.800.000 74.500.000 97.200.000 108.450.000 + + + (1 + 0,18)1 (1 + 0,18)2 (1 + 0,18)3 (1 + 0,18)4



= 42.889098,76 Jadi Nilai NPV nya adalah Rp. 42.889098,76



D. Proposal Sistem Merekomendasikan sebuah solusi termasuk membuat system proposal/proposal sistem. Penyampaiannya biasanya berupa laporan tertulis resmi atau disampaikan melalui presentasi lisan kepada pemilik dan pengguna sistem. Oleh karena itu, analisis sistem harus mampu menulis laporan bisnis resmi dan membuat presentasi bisnis tanpa terjebak dalam pembahasan teknis maupun alternatifnya. Laporan tertulis merupakan metode yang sering disalahgunakan oleh analis untuk berkomunikasi dengan pengguna sistem. Ada kecenderungan untuk membuat laporan yang tebal agar tampak menarik. Kadang-kadang laporan seperti itu diperlukan, tapi lebih sering tidak. Jika seorang manager menerima laporan teknis setebal 300 halaman, manajer mungkin membacanya secara sambil lalu tetapi tidak membaca keseluruhan. Dan anda dapat memastikan bahwa laporan ini tida akan dipelajari secara mendetail. Berikut ini dasar- dasar umum bagaimana membatasi ukuran laporan: 



Untuk level eksekutif manajer – satu atau dua halaman







Untuk level manajer menengah – tiga sampai lima halaman







Untuk level manajer supervisor – kurang dari 10 halaman



12 



Untuk level personil level pegawai – kurang dari 50 halaman Dimungkinkan untuk mengelola laporan yang lebih besar dengan menyertakan sub



laporan untuk manajer yang berada pada level yang berbeda. Sub laporan ini biasanya termasuk bagian awal dalam suatu laporan dan meringkas laporan itu dengan memusatkan pada hal-hal yang digaris bawahi. Ada sebuah pola umum untuk mengelola beberapa laporan. Tiap laporan terdiri dari laporan utama dan tambahan. Elemen utama menggambarkan informasi actual yang akan disampaikan dalam laporan tersebut. Karena elemen utama menyertakan informasi aktual, maka semua laporan juga terdiri dari elemen tambahan. Elemen tambahan mengemas laporan itu sehingga pembaca dapat dengan mudah mengidentifikasi laporan dan elemen utamanya. Elemen tambahan juga menambahkan polesan professional pada laporan tersebut. Elemen utama laporan tertulis dapat diatur dalam salah satu dari dua format, yaitu factual dan administrative. Format factual adalah format tradisional yang paling cocok untuk pembaca yang tertarik pada fakta, detail dan kesimpulan. Format ini tidak sesuai bagi sebagian besar manajer dan eksekutif. Format administrative merupakan format modern dan beroientasi hasil, yang disukai oleh sebagian besar manajer dan eksekutif. Format ini dirancang bagi pembaca yang menyukai hasil, bukan fakta. Format ini pada awalnya menggambarkan kesimpulan atau rekomendasi. Format Faktual 1. 2. 3. 4.



Pengenalan Metode Dan Prosedur Fakta Dan Rinciannya Diskusi Analisis Fakta Rinciannya 5. Rekomendasi 6. Kesimpulan



Format Administratif



Dan



1. Pengenalan 2. Kesimpulan Dan Rekomendasi 3. Ringkasan Diskusi Fakta Dan Rinciannya 4. Metode Dan Prosedur 5. Kesimpulan Akhir 6. Lampiran Dengan Fakta Dan Detail



Kedua format menyatakan beberapa elemen umum. Pendahuluan harus menyertakan empat komponen, tujuan laporan, keterangan masalah, lingkup proyek dan narasi penjelasan isi laporan. Bagian Metode dan Prosedur memberi penjelasan singkat bagaimana informasi itu disajikan dalam sebuah laporan yang sedang dikembangkan. Bagian fakta mendeskripsikan tipe data factual yang disajikan. Kesimpulan seharusnya meringkas secara singkat laporan itu, menguji keterangan masalahnya, menelusuri, dan merekomendasikan.



13



Elemen Tambahan Laporan Tertulis a) Surat Pengiriman b) Jenis Halaman c) Daftar Isi d) Daftar Gambar, Ilustrasi, dan Tabel e) Abstrak Ringkasan Khusus (Elemen utaman-tubuh laporan dalam format factual maupun administratif digambarkan pada bagian laporan ini) f) Lampiran Diatas menunjukkan elemen tambahan atau paket pada laporan dan hubungannya dengan elemen utama. Sebagian dari elemen ini adalah self- explanatory. Tidak ada laporan yang didistribusikan tanpa surat pengiriman pada penerima. Surat pengiriman memberi keterangan mengenai tipe kegiatan apa yang dibutuhkan dalam laporan tersebut. Abstrak atau ringkasan eksekutif merupakan ringkasan satu atau dua halaman dari keseluruhan laporan. Hal ini membantu pembaca untuk memutuskan apakaah laporan itu berisi informasi yang mereka ketahui. Sebagian besar manajer akan membacanya, kemungkinan melewatkan fakta dan detail lampiran. Berikut ini merupakan beberapa petunjuk yang harus diperhatikan untuk menulis laporan resmi: 



Paragraf seharusnya menyampaikan ide tunggal. Paragraf seharusnya mengalir secara lancer dari satu paragraph ke paragraph selanjutnya. Struktur paragraf yang lemah biasanya dapat dilacak dengan melihaat kekuraangan pada uraaiannya.







Kalimat seharusnya tidak terlalu kompleks. Rata-rata panjang kalimat seharusnya tidak lebih dari 20 kata.







Tuliskan dalam tata bahasa aktif. Tata bahasa pasif menggunakan terlalu banyak kata dan membosankan jika digunakan terus-menerus.







Hilangkan jargon, kata-kata besar, dan tidak berguna. Untuk mengkomunikasikan informasi kepada banyak orang yang berbeda yang



terlibat dalam proyek pengembangan sistem, seorang analis sistem sering membutuhkan presentasi formal. Presentasi formal merupakan presentasi khusus yang digunakan untuk



14 menjual gagasan baru dan memperoleh persetujuan daari adanya sistem baru. Presentasi ini mungkin juga digunakan untuk salah satu tujuan berikut: menjual sistem baru, menjual ide baru, menjual perubahan, menyampaikan kritik, menetapkan tujuan, menguji kesimpulan, menjelaskan fakta, dan laporan pengembangan. Dalam banyak kasus, presentasi resmi mungkin menetapkan atau menambahkan lebih banyak detail pada laporan tertulis. Presentasi menawarkan keuntungan pengaruh melalui umpan balik yang cepat dan respon yang spontan. Audiens dapat merespon presenter, yang dapat menggunakan penekanan, jeda waktu, dan bahasa tubuh untuk menyampaikan pesan yang tidak mungkin disajikan dalam bentuk tertulis. Kelemahan presentasi adalah materi yang dipresentasikan biasanya mudah untuk dilupakan karena terlalu banyak kata yang diucapkan dan panduan visual nya bersifat sementara. Garis besar dan alokasi waktu untuk presentasi lisan adalah sebagai berikut: 1. Pengenalan (seperenam dari total waktu yang tersedia) A. Keterangan Masalah. B. Pekerjaan yang diselesaikan sampai dengan saat itu. 2. Bagian Presentasi (dua-pertiga dari total waktu yang tersedia) 1. Ringkasan masalah dan baatasan yang ada 2. Deskripsi ringkasan dari sistem yang diajukan 3. Analisis kelayakan 4. Jadwal yang diajukan untuk menyelesaikan proyek. 3. Pertanyaan dan kekhawatiran audiens (waktu disini tidak termasuk dalam waktu yang dialokasikan untuk presentasi dan kesimpulan; tergantung pada siapa saja yang mengajukan pertanyaan dan menyuarakan kepentingannya.) 4. Kesimpulan (seperenam total waktu yang tersedia) 1. Ringkasan Proposal 2. Ajakan untuk tindakan (permintaaan otoritas yang anda butuhkan untuk melanjutkan pengembangan sistem. Untuk meningkatkan presentasi actual anda dapat melakukan haal-hal berikut: 1. Berpakaian secara professional 2. Hindari penggunaan kata "saya" saat membuat presentasi, gunakan kata "kami/kita" 3. Jagalah kontak mata dengan kelompok dan rasa percaya diri



15 4. Waspada dengan sikap anda, jangan terlalu banyak gerak tangan, melangkah, dll. Kadang-kadang saat anda presentasi, beberapa audiens mungkin tidak mendengarkan. Saran berikut ini mungkin berguna agar orang tetap mau memperhatikan: 1. Berhenti berbicara sejenak. 2. Ajukan beberapa pertanyaan kepada audiens. 3. Cobaalah sedikit humor 4. Gunakan alat bantu 5. Ubah nada suara anda 6. Lakukan sesuatu yang tidak terduga. Biasanya presentasi resmi akan menyediakan waktu bertanya bagi audiens. Kami menyarankan beberapa petunjuk berikut pada saat anda menjawab pertanyaan: 1. Biasakan menjawab suatu pertanyaan dengan serius 2. Berilah jawaban pada individu yang mengajukan pertanyaan dan juga pada seluruh audiens 3. Ringkaskan jawaban anda 4. Batasi waktu yang anda gunakan untuk menjawan tiap pertanyaan 5. Jujur, jika anda tidak tahu jawaban suatu pertanyaaan jangan pernah mengada-ada maupun berbohong. Sangat penting untuk menindaklanjuti presentasi formal karena kata-kata yang diucapkan dan bantuan visual yang mengesankan dalam suatu presentasi tidak akan diingat selamanya. Karena alas an ini, sebagian besar presentasi diikuti dengan laporan tertulis sehingga audiens maendapatkan salinan informasi yang telak dikomunikasikan secara lebih permanen.



16 BAB III PENUTUP



A. Kesimpulan Kelayakan adalah ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa praktis pengembangan sistem informasi terhadap organisasi. Kelayakan analis atau analisis kelayakan adalah proses pengukuran kelayakan. Kelayakan sebaiknya diukur di sepanjang siklus hidup. Lingkup dan kompleksitas proyek yang tampaknya dapat dikerjakan dengan mudah, dapat berubah setelah persoalan dan kesempatan awal dianalisis secara lengkap atau setelah sistem di desain. Jadi, proyek yang layak dikerjakan di satu titik dapat menjadi tidak layak pada titik selanjutnya. Enam kategori pengujian kelayakan yaitu: 1. Kelayakan operasional - Ukuran seberapa baik solusi memenuhi persyaratan sistem. 2. Budaya (atau politik) kelayakan - Ukuran seberapa baik solusi akan diterima dalam iklim organisasi. 3. Kelayakan teknis - Ukuran kepraktisan solusi teknis dan ketersediaan sumber daya teknis dan keahlian. 4. Kelayakan Jadwal - Ukuran seberapa wajar jadwal proyek. 5. Kelayakan ekonomi - Ukuran efektivitas biaya dari proyek atau solusi. 6. Kelayakan hukum - Ukuran seberapa baik solusi dapat dilaksanakan dalam kewajiban hukum / kontrak yang ada. B. Saran Ketika sistem analis selesai menyusun dokumen kebutuhan sistem, sebaiknya mendefinisikan analisis kebutuhan sistem layak untuk dikembangkan atau dengan melakukan studi kelayakan atau analisis kelayakan sistem.



17 DAFTAR PUSTAKA Bentley & Whitten. (2007). System analysis & design for the global enterprise7thedition. Mc. Graw-Hill Companies Inc., London.(Diterjemahkan oleh Tim Penerjemah ANDI dengan judul Metode Desain dan Analisis Sistem). Yogyakarta: ANDI. Alfatta, Hanif, 2007, Analisis dan perancangan system informasi untuk keunggulan perusahaan dan organisasi kelas dunia, Andi offset – STMIK AMIKOM Yogyakarta, Yogyakarta Syaifullah.Studi Kelayakan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada Poltekes Kemenkes Riau Dengan Menggunakan Metode Kelayakan Telos. Jurnal Sains, Teknologi dan Industri, Vol. 11, No. 2, Juni 2014, pp. 200 - 211 ISSN 1693-2390 print/ISSN 2407-0939 online