Filosofi CC - Kegiatan Cost Control [PDF]

Citation preview

Co s



tR ed



uc ti o



n



FILOSOFI COST CONTROL



PELATIHAN COST CONTROL versi 2000



PT ADHI KARYA (PERSERO) Tbk BIRO SDM & KESISTEMAN BIRO PEMBINAAN PRODUKSI



PROSES KEGIATAN COST CONTROL 1.



SIAPKAN R.A.P DAN R.A.B AWAL



2. MEMBUAT FORMULASI COST CONTROL 3.



OLAH DATA MELIPUTI :  COLLECTING DATA  VERIFIKASI  ENTRY DATA



YANG DIDETEKSI DALAM COST CONTROL 1. PERUBAHAN OVER/MINDER    



VOLUME (Y ; Z’ ; Z”) HARGA SATUAN (X) METHODE KERJA (Z’) REWORK DAN PEKERJAAN LAIN-LAIN (Z”)



2. RECORD-RECORD  RECORD UMUM)  RECORD  RECORD  RECORD



OVER/MINDER BIAYA (UPAH, BIAYA OVER/MINDER BAHAN OVER/MINDER ALAT SUB KONTRAKTOR



HUBUNGAN  RAP & L/R  RAB EXTERN



VOLUME



PENGARUH EXTERN (SELISIH)



Y  RAP



PERUBAHAN L/R



Z’



 RAP Z’



Z”



 RAP Z”



VOLUME



INTERN



PENGARUH INTERN (PENJUMLAHAN) H. S.



X



 RAP X



CARA MENGEVALUASI RAP 1. Rencana RAB Awal 2. Realisasi Saat Ini  Mencari Prestasi & Biaya 3. Realisasi s/d Saat Ini  Komulatif Prestasi & Biaya s/d Kini 4. Perubahan  Ada Penjelasan : Mengapa terjadi Perubahan : - Upah - Alat - Biaya Umum - Bahan - Sub 5. Rencana Sisa s/d Akhir  Sisa RAP & RAB RAP 6. Rencana Sisa s/d Akhir Pada Posisi RAB Saat Ini



1



2



3 4



5



6



CROSS CHECK FORMULA



7. Membuat Rekomendasi  Untuk Upaya Mempertahankan / Meningkatkan L/R Awal



KEGIATAN COST CONTROL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Pembuatan Cost Control Proyek Kolekting Data + Verifikasi + Entry Data Cetak Laporan Cost Control & Evaluasi Perubahan Cut Off RAP Pendataan Pekerjaan Sisa Pendataan Sisa Bahan Analisa Pekerjaan Mutakhir Sisa Hutang Yang Belum Dilaporkan Membandingkan Data Cost Control Dengan Data Actual Dilapangan 10. Perhitungan Sisa RAP Sesuai Dengan Pekerjaan Nyata 11. Evaluasi Dan Rekomendasi 12. Penggabungan Cost Control Proyek ke Divisi



KEGIATAN COST CONTROL 1. Pembuatan Cost Control Proyek Sesuai dengan manual Cost Control yang sudah ada. Berdasarkan Buku Biru yang sudah disahkan, yang dikelompokkan sbb : - Upah - Sub Kontraktor dan - Bahan - Biaya Umum - Peralatan- Pembebanan Untuk pembuatan Cost Control ini diperlukan : a. Pemahaman akan manual Cost Control b. Pemahaman Buku Biru c. Diskette Buku Biru d. Penguasaan Software yang dipakai e. Operating Cost Control Sistem Terpadu Dalam hal ini peran Cost Controller sebagai pelaksana kegiatan dalam memasukkan data Buku Biru ke dalam Cost Control sangat besar dan diperlukan ketelitian serta kejelian. Dari kegiatan ini



KEGIATAN COST CONTROL 2. Kolekting Data + Verifikasi + Entry Data a. Kolekting Data Suatu kegiatan mengumpulkan data-data realisasi yang terjadi dilapangan yang dibuat oleh masing-masing petugas terkait. b. Verifikasi Suatu kegiatan pemeriksanaan/pengecekan perhitungan maupun keabsahan data-data yang diterima sesuai dengan kaidah-kaidah akuntansi dan kaidah-kaidah matematis. c. Entry Data Suatu kegiatan memasukkan data-data ke dalam aplikasi Cost Control yang ada setelah dilakukan Kolekting Data dan Verifikasi sesuai dengan posting yang telah ditetapkan.



KEGIATAN COST CONTROL Kegiatan Kolekting Data + Verifikasi + Entry Data ini Meliputi : - Pengumpulan data² yang terjadi dilapangan yang dibuat oleh petugas-petugas terkait, antara lain : a. SOE/GSI (Upah) b. Logistik (Bahan, termasuk DPB dan Sisa Bahan) c. Peralatan (Alat termasuk mutasi alat, LHO, sewa alat) d. Kerani (Pembelian Tunai) e. Berita Acara Sub Kontraktor f. Berita Acara Perubahan/Addendum Kontrak - Data-data tersebut dikumpulkan oleh Kerani untuk dibuatkan pertelaan/rekapitulasi dan selanjutnya diperiksa oleh GSI dan SOE. - Dari hasil itu, selanjutnya oleh Cost Controller dilakukan verifikasi. Jika sudah benar, maka data tersebut dientry ke dalam format Cost Control oleh operator. - Selanjutnya dilakukan pengecekan sesuai dengan mekanisme yang ada dalam manual operating Cost



KEGIATAN COST CONTROL 3. Cetak Laporan Cost Control & Evaluasi  Operator/Cost Controller mencetak laporan beserta evaluasinya



 Membaca hasil print out dan hasil evaluasinya  Menyerahkan kepada Kepala Proyek & SOE



KEGIATAN COST CONTROL 4. Perubahan Cut Off RAP Apabila perencanaan proyek yang ada sudah tidak sesuai dengan kondisi yang ada, misalnya : item-item dalam Buku Biru sudah berubah, sehingga rencana tersebut tidak mungkin untuk dilaksanakan, maka perlu dilakukan evaluasi kembali terhadap program kerja sisa pekerjaan dengan tujuan tetap mengacu kepada hasil akhir minimum berupa laba yang sesuai dengan rencana kerja awal. Evaluasi tersebut menyangkut : - Metode kerja - Mutu - Waktu - Biaya Perubahan Cut off RAP dinyatakan dalam Berita Acara dan dientry ke dalam aplikasi Cost Control oleh Cost Controller. Hasil cut off berupa program kerja yang menjadi acuan periode berikutnya.



KEGIATAN COST CONTROL 5. Data Pekerjaan Sisa Pekerjaan-pekerjaan yang belum diselesaikan pada suatu periode tinjauan tertentu sesuai dengan volume kontrak yang ada atau didasarkan atas amandemen kontrak yang telah disahkan oleh pihak pemilik proyek atau yang mewakili secara sah. Untuk maksud tersebut diatas diperlukan : a. Realisasi opname yang lalu b. Print out Cost Control yang terakhir c. Gambar-gambar yang berlaku terakhir d. Berita Acara Amandemen Kontrak jika ada Kegiatan ini dilaksanakan oleh SOE dan GSI dibantu oleh para staf yang terkait dengan persetujuan/pengesahan oleh Kepala Proyek dimana kegunaannya untuk mengetahui sisa pekerjaan yang ada yang terkait dengan kebutuhan sisa waktu pelaksanaan maupun sisa biaya yang diperlukan. Hasil dari kegiatan ini berupa : - Jenis Pekerjaan - Volume Pekerjaan - Satuan Pekerjaan Data pekerjaan sisa yang dicetak oleh Cost Controller menjadi acuan berikutnya dalam pengambilan periode berikutnya.



KEGIATAN COST CONTROL 6. Data Sisa Bahan Material yang sudah dibeli/dibayarkan tetapi belum diprestasikan atau belum digunakan seluruhnya, dimana sisa bahan ini diperhitungkan sebagai tambahan modal kerja didalam perhitungan L/O proyek. Sisa bahan ini harus mencerminkan kondisi yang sudah terinspeksi yang disertai identifikasi. Apabila sisa bahan tersebut sudah tidak terpakai lagi, dapat dimutasikan ke proyek yang memerlukan bahan sejenis dengan cara meng-alih biayakan. Untuk hal tersebut diatas diperlukan : a. Kartu stock gudang yang mutakhir yang mencantumkan sisa bahan yang nyata (bukan sisa bahan teoritis) b. Print out Cost Control Kegiatan ini dilakukan oleh bagian logistik proyek dan Divisi yang sebaiknya dilakukan setiap akhir bulan. Hasil dari kegiatan ini adalah Berita Acara Opname Sisa Bahan yang disahkan oleh Kepala Proyek dan Manager Produksi/Est. Ren. Dal. Data sisa bahan oleh Cost Controller dientry ke dalam aplikasi Cost Control Proyek



KEGIATAN COST CONTROL 7. Analisa Pekerjaan Mutakhir Analisa pekerjaan yang sudah disesuaikan dengan perubahan rencana kerja (re-plan) yang disebabkan rencana yang ada tidak sesuai dengan kondisi yang ada (lapangan maupun sumber dayanya), maka diperlukan rencana kerja baru yang mengakibatkan perubahan analisa pekerjaan. Rencana kerja baru tersebut untuk menyusun RAP baru, baik mengenai koefisien maupun harga satuannya dan hasilnya tidak menimbulkan adanya penurunan laba yang telah direncanakan sejak awal. Untuk hal tersebut diatas diperlukan : a. Metode kerja mutakhir b. Evaluasi harga satuan jadi (upah, bahan, alat) masing2 pekerjaan c. Buku Biru sebagai pembanding Kegiatan ini dilaksanakan oleh SOE dan GSI dibantu oleh para stafnya, yang kemudian disahkan oleh Kepala Proyek. Hasil dari kegiatan ini : Analisa mutakhir (BE-02) sebagai bagian dari Cut-off RAP yang sekaligus sebagai acuan rencana kerja Cost Controller akan melakukan entry analisa baru didasarkan pada Berita Acara yang sudah disyahkan oleh Kapro & Mgr Produksi.



KEGIATAN COST CONTROL 8. Sisa Hutang Yang Belum Dilaporkan Semua hal yang sudah diprestasikan maupun dibiayakan tetapi belum dikerjakan/dibayarkan kepada yang bersangkutan yang kemungkinan dipergunakan untuk keperluan lain. Sehingga pada saat pelaporan tersebut muncul adanya laba semu yang mana kelihatannya masih sesuai rencana awal padahal kenyataannya tidak demikian. Hutang bisa terjadi karena : a. Prestasi yg sudah dikerjakan dan diakui, berarti biaya sudah sesuai dg prestasi yang dihasilkan, tetapi opname intern belum selesai b. Sudah diopname sesuai lapangan, tetapi belum dibayarkan kepada pihak yang bersangkutan baik berupa upah, bahan, peralatan maupun SubKontraktor c. Ada kalanya sudah dibayarkan oleh Kantor Divisi, tetapi belum dibayarkan oleh proyek kepada pihak yang bersangkutan d. Adanya komitmen-komitmen dengan pihak extern Evaluasi terhadap hutang-hutang tersebut diatas harus dituangkan (tercatat) dan disahkan oleh Kepala Proyek setiap periode mingguan. Sehingga seluruh hutang yang diakui adalah sesuai dengan yang tercatat. Dalam evaluasi sisa RAP yang didasarkan atas cut off RAP sudah memperhitungkan adanya hutang-hutang tersebut diatas. Dalam kegiatan ini tanggung jawab pembukuan oleh kerani, tanggung jawab pengelolaan hutang oleh Kepala Proyek.



KEGIATAN COST CONTROL 9. Membandingkan Data Cost Control Dengan Data Actual Dilapangan Kegiatan membandingkan antara data yang ada di Cost Control dengan yang ada di lapangan menjadi tugas SOE & GSI. Pengecekan itu dilakuakan secara periodik dan kontinyu sehingga dapat disimpulkan progress/volume pekerjaan yang sudah dilaksanakan. Apabila ada penyimpangan didasarkan alasan-alasan teknis maupun non teknis yang menyebabkan pekerjaan tambah/kurang perlu dilaporkan dan disahkan oleh Kepala proyek. Dari hasil evaluasi volume pekerjaan tersebut dapat dijadikan dasar yang sah untuk menyusun pekerjaan tambah/kurang, maupun sisa RAP, dengan demikian perlu dicatat dalam Berita Acara yang resmi yang disahkan oleh pemilik proyek maupun konsultan pengawas dan/atau penandatangan kontrak. Untuk mempermudah membandingkan data Cost Control dengan data actual dilapangan maka perlu adanya : - Peta/lay out pekerjaan yang menyatakan volume pekerjaan baik volume rencana maupun realisasi - Gambar-gambar lay out yang teridentifikasi



Untuk kegiatan ini dilaksanakan oleh GSI/QS dan Cost Controller.



KEGIATAN COST CONTROL 10. Perhitungan Sisa RAP Sesuai Dengan Pekerjaan Nyata Kegiatan ini merupakan evaluasi yang sudah didasarkan pada kegiatan sebelumnya, yaitu : - Data pekerjaan Sisa (4) - Data Sisa Bahan (5) - Analisa Pekerjaan Mutakhir (6) - Sisa Hutang Yang Belum Dilaporkan (7) - Membandingkan Cost Control Dengan Data Actual Dilapangan (8) Hasil kegiatan ini berupa : a. Metode kerja pekerjaan sisa b. Jadwal waktu penyelesaian pekerjaan sisa c. RAP pekerjaan sisa d. Berita Acara Pekerjaan Sisa Kegiatan ini dilakukan oleh Kapro / SOE



PERAN COST CONTROL DI PROYEK



3. 4. 5. 6.



JENIS KEGIATAN Pembuatan CC Proyek Kolekting data + verifikasi + Entry data Cetak Laporan Evaluasi Cut Off RAP Data Pekerjaan Sisa Data Sisa Bahan



7.



Analisa Pekerjaan Mutakhir



NO 1. 2.



8. 9. 10.



KAPRO



SOE



2.3.5.6



5



5.6



2.3.5



4.5



1.6 2.5.6 2.5.6 2..6



1.3.4.5 1.3.4.5 1.3.5



4.5 4.5 4.5



2.5.6



1.3.4.5



4.5



5



5



Sisa Hutang yang belum 1.2.3.5.6 dilaporkan Membandingkan Cost Control 2.5.6 dng Data Actual Lapangan Perhitungan Sisa RAP sesuai 2.5.6 dng pekerjaan nyata



Keterangan : 1 : Membuat Konsep 2 : Tanggung Jawab 3 : Koordinasi 4 : Melaksanakan Kegiatan 5 : Memeriksa 6 : Menyetujui



GSI



ASPL/ PEL



DFM



SVR



1.3.4.5 1.3.4.5



4.5



Kapro : Kepala Proyek SOE : Site Office Engineering GSI : General Superintendent ASPL/PEL : Asisten Pelaksana/ Pelaksana



DFM : Draftment SVR : Surveyor PMT : Pengawas Mutu



PMT



PERAN COST CONTROL DI PROYEK



3. 4. 5. 6.



JENIS KEGIATAN Pembuatan CC Proyek Kolekting data + verifikasi + Entry data Cetak Laporan Evaluasi Cut Off RAP Data Pekerjaan Sisa Data Sisa Bahan



7.



NO 1. 2.



8. 9. 10.



QTS



LGT



MNK



OP.MSN



CC



K. GDG



DCC



4



4



4



1.2.4.5 4 4 4



4



1.4 4



4



4 4 4



4



Analisa Pekerjaan Mutakhir



4



4



Sisa Hutang yang belum dilaporkan Membandingkan Cost Control dng Data Actual Lapangan Perhitungan Sisa RAP sesuai dng pekerjaan nyata



4



Keterangan : 1 : Membuat Konsep 2 : Tanggung Jawab 3 : Koordinasi 4 : Melaksanakan Kegiatan 5 : Memeriksa 6 : Menyetujui



KRN



4.5



4



4



QTS : Quantity Surveyor LGT : Logistk KRN : Kerani MNK : Mekanik



4



4



4 4 OP MSN CC K GDG DCC



: Operator Mesin : Cost Control : Kepala Gudang : Document Control Center



•



Sekian … sesi dua



terimakasih