Flowchart Upload Dokumen [PDF]

Citation preview

1. 2.



PT. TiRTA MURNI SERTIFIKASI Menginformasikan Link Google drive kepada PPIU untuk dapat mengupload seluruh dokumen yang dibutuhkan dalam proses audit.



PPIU Yang telah menerima Link Google Drive segera melakukan upload dokumen yang dibutuhkan demi kelancaran proses audit.



1. Sertifikasi ISO ( Sertifikat ISO, Laporan Audit & Pedoman Mutu) 2. Sertifikasi BPW ( Sertifikat, Laporan Audit terakhir & 8 SOP BPW) 3. Akte Pendirian 4. Akte perubahan disertai Surat pemberitahuan kepada Kemenag 5. Rekapitulas i akte pendirian sampai perubahan terbaru dalam bentuk ms.word ( No. akte, Tanggal, Nama Notaris 6. Surat kepemilikan kantor (SHM)/ Bukti sewa yang di sahkan notaris 7. Izin Mendirkan Bangunan (IMB) 8. Ijin Komersial 9. Tanda Daftar Usaha Pariwisata 10. Surat Ijin Usaha Perdagangan



PT. ABCD



1. LEGALITAS



11. Sertifikat Laik Fungsi 12. NIB 13. Kontrak kerjas ama penyed ia Akomodasi 14. Kontrak kerjas ama penyed ia Transportasi udara (Maskapai) 15. Kontrak kerjas ama penyed ia Transportasi darat (Bus) & spesifikasi Tran sportasi darat (Bus) Foto Bus tampak luar & dalam 16. Foto Bus tampak luar & dalam 17. Kontrak kerjas ama penyed ia Visa 18. Kontrak kerjas ama penyedia Asuransi 19 Kontrak kerjas ama dengan Muasasah 20. *Jika Terdapat kantor cabang maka lampirkan : - Surat Pelaporan kantor Cabang - Surat Pengesahan - Surat keputusan dari kepala kantor wilayah kementrian agama setempat



1. Lapo ran keuangan 3 tahun terakhir oleh KAP yang terdaftar di Otoritas Jasa Keuangan (OJK) 2. Rekening Koran 3 bulan terakhir 3. Daftar Perjalanan selama 3 bulan terakhir yang memuat : - Jumlah Trip, - Jumlah Jamaah, - Harga Paket Per Trip Per bulannya



2. FINANSIAL



1. Foto dokumentasi ruangan yang meliputi : Ruang pelayanan, Ruang ruang tamu, Back office, Ruang pertemuan/bimbingan, Ruang rapat dan gudang 2. Memiliki daftar inventaris kantor (barang & kendaraan) yang Minimal memuat informasi :



3. SARANA & PRASARANA



4. SUMERDAYA MANUSIA



5. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)



4. Kantor Dilengkapi APAR (Foto) 5. Kantor Dilengkapi Kotak P3K (Foto) 6. Kantor Dilengkapi Assembly Point dan Jalur Evakuasi (Foto)



3. Copy STNK (Roda Dua/ Empat)



1. Struktur organisasi 2. Daftar Karyawan yang memuat informasi Status dan jabatan karyawan 3. Kontrak kerja Karyawan 4. Uraian tugas/ Job desc 5. Program sosialisasi Uraian Tugas 6. Bukti Sos ialisasi Uraian Tugas 7. Penilaian pres tasi kerja sebagai monitoring KPI 8. Bukti sertifikat pelatihan Karyawan 9. Perencanaan Keb utuhan SDM Dalam Hal Kuantitas dan K ualitas meliputi : a.Secara Kuantitas adalah Analisa Beban Kerja b.Secara Kualitas adalah Program Pengembangan Sdm



1. SOP pengadministrasian 3 tahun 2. SOP pengembangan SDM 3. SOP Manasik 4. SOP pembimbing ibadah 5. SOP petugas kesehatan 6. SOP pemberian vaksin Meningitis



10. SK Pengangkatan (jika Tetap) 11. Program Evaluasi Personil 12. Bukti Evaluasi Pers onil 13. Data pembimbing ibadah meliputi : a. Kontrak kerja/ SK b. CV c. Bukti Kompetensi 14. Data Petugas keseh atan Meliputi : a. Kontrak kerja/ SK b. CV c. Bukti Kompetensi



15. Kode Etik / Tata Tertib Perusahaan disertai bukti s osialisasi



7. SOP pembimbing Ibadah atau Petugas (di dalamnya tertera penanganan jamaah sakit, men inggal, atau hilang) 8. SOP pembatalan pemberangkatan 9. SOP penanganan keluhan 10. SOP pengisian Kuesioner & bukti evaluasi kuisioner 11. Data jamaah yang melakukan pembatalan (bila ada)



1. LRPU SATU TAHU N 2. DOKU MEN SISKOPATUH ATAU SISKOPATUH



LRPU 1 Tahun



6. DOKUMEN PERJALANAN



1. Rekaman Perjalanan (Terdekat dari tanggal Audit)



2. Rekaman Perjalanan Menengah



CATATAN : Rekaman perjalanan terdekat, menengah dan terjauh dari tanggal audit adalah dihitung dari retens i penyelenggaraan umrah satu tahun kebelakang Contoh : apabila tanggal audit adalah november 2021, maka siapkan sample perjalanan: 1. Terdekat : September/ Oktober/ November 2021 2. Menengah : Juni/ Juli/ Agustus 2021 3. Terjauh : Desember 2020/ Januari 2021/ Februari 2021



3. Rekaman Perjalanan Terjauh



1. Brosur 2. Formulir Pendaftaran 3. Bukti Pembayaran ( DP/ Pelunasan) 4. SPPU (Aplikasi Elektron ik Kemenag) 5. SPPIU yang ditandatangani Jemaah (Aplikasi Elektronik Kemenag) dan Bukti tanda terima kejemaah 6. Bukti Setor Jemaah (Aplikasi Elektronik Kemenag) 7. ID Card & Name Tag Jemaah 8. Bukti Penyerahan Perlengkapan Jemaah & Foto Jemaah Menggunakan Seragam 9. Bukti bayar Hotel 10. Bukti Reservasi Hotel 11. Bukti bayar Bus 12. Tiket Transportas i Udara (pesawat) dan LBOC (Letter Of Booking Confirmation) 13. Tiket Jemaah 14. Vis a Jemaah 15. Polish Asuransi Jemaah 16. Manifest 17. Itinarary 18. Surat pemberitahuan/undangan pemberian vaksin Men ingitis Surat tugas penanggungjawab pelaksanaan vaksin Meningitis



19. Surat tugas penanggungjawab pelaksanaan vaksin Meningitis 20. Bukti Kegiatan Manasik Meliputi : a. Undangan manas ik b. foto kegiatan manasik c. Materi d. Susunan Acara e. Bu ku pand uan setiap paket p erjalanan f. Surat tugas pembimbing manas ik 22. Surat tugas pembimbing ibadah 22. Surat tugas petugas kesehatan 23. Daftar Obat2an yang dibawa petugas kesehatan 24. Jadwal Konsumsi 25. Foto jamaah s aat prasmanan & pembagian snack 26. Laporan Perjalanan (tour Leader)