Form Interview LPSE [PDF]

Citation preview

FORM INTERVIEW STANDAR PENGELOLAAN KEPATUHAN Hari/Tanggal Waktu Tempat



: : :



Ruang LPSE Kota Jambi



Peran



Nama



1. 2. 3.



Interview dan Klarifikasi Dokumen Diskusi dan Tanya Jawab: 1. Untuk meningkatkan pengetahuan terkait kebijakan kepada seluruh personil LPSE, apa saja yang telah dilakukan? - Dilaksanakan sosialisasi terhadap seluruh personil LPSE mengenai kebijakan yang diterapkan di LPSE Kota Jambi, selain pelaksanaan sosialisasi, seluruh personel LPSE rutin melaksanakan briefing, hasil briefing dibuat dalam dokumen tercetak beserta informasi-informasi penting mengenai LPSE dan dipasang di papan pengumuman LPSE Kota Jambi. 2. Setelah dilakukan sosialisasi terkait dengan pemahaman terhadap kebijakan yang telah dibuat, bagaimana pemahaman personil LPSE terhadap kebijakan tersebut? - Berdasarkan hasil observasi para personil LPSE sebagian besar sudah menunjukan pemahaman terhadap kebijakan yang diterapkan di LPSE Kota Jambi. Hal ini dapat dilihat dari indikator-indikator sebagai berikut: pengetahuan personil LPSE tentang pengadaan barang jasa dan kaitannya dengan LPSE yang meningkat serta berjalannya pelayanan di LPSE karena para personil telah mengetahui kebijakan LPSE. 3. Apakah fungsi LPSE telah berjalan maksimal dan sudah mencukupi dalam melaksanakan fungsi yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan layanan LPSE? - Semua fungsi telah berjalan untuk dapat melaksanakan layanan yang ada di LPSE, dibuktikan dengan berjalannya layanan LPSE yaitu tim admin, verifikator, helpdesk maupun trainer untuk panitia mapun penyedia. Namun pelaksanaan trainer masih dilakukan di ruangan LPSE, karena ruangan pelatihan masih dalam pemenuhan fasilitas. 4. Apakah ada evaluasi terhadap layanan LPSE? - Ada evaluasi yang dilaksanakan, dengan meminta penyedia yang datang untuk mengisi kuesioner penilaian yang telah disediakan serta adanya evaluasi oleh tim penilai internal LPSE yang dilakukan dua kali dalam setahun (setiap semester). 5. Apakah penggunaan perangkat lunak di LPSE Kota Jambi memiliki lisensi? - Perangkat lunak atau software berlisensi di PC dan Laptop yang ada di LPSE Kota Jambi sudah diterapkan sebagian, ada yang sudah memiliki lisensi namun ada juga yang masih open source. 6. Apakah sudah ada prosedur pengelolaan penilaian internal LPSE, dilakukan secara konsisten dan berkala, dilaporkan kepada Kepala LPSE, dan telah



dijadikan bahan sebagai pertimbangan peningkatan layanan LPSE? - Prosedur untuk pengelolaan penilaian internal LPSE telah ada dan dilakukan sesuai jadwal secara konsisten, hasil dari penilaian internal LPSE tersebut dilaporkan kepada kepala LPSE dan dijadikan bahan evaluasi serta pertimbangan untuk peningkatan layanan LPSE Kota Jambi. 7. Apakah prosedur yang disusun telah memperhatikan peraturan yang berlaku di Indonesia dan dilakukan pemantauan dan evaluasi atas kepatuhan dari aturanaturan tersebut dalam penyelenggaraan layanan LPSE? - LPSE memiliki prosedur dan standar dengan memperhatikan peraturan yang berlaku yang telah dipublikasikan secara umum, telah ada program tersusun yang bertujuan untuk mengevaluasi dan memonitoring seluruh kegiatan LPSE. 8. Apakah pengelolaan server telah sesuai dengan prosedur seperti proses pencatatan log dan backup? - Pengelolaan server telah sesuai dengan prosedur dibuktikan dengan Admin yang melaksanakan proses log dan backup sesuai dengan prosedur yang ada serta tercatat di standar 11 backup server dan pengelolaan log. 9. Apakah setiap perubahan khususnya layanan telah didokumentasikan? - Dokumentasi untuk perubahan layanan telah dilakukan oleh admin yang membuat sesuai prosedur dengan menggunakan form perubahan. 10. Apakah pelayanan pendaftaran penyedia dilaksanakan sesuai prosedur? - Pelayanan pendaftaran telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ada, dengan menanyakan apakah sudah terdaftar di LPSE lain atau belum, apakah sudah daftar online, dilanjut dengan memverifikasi berkas penyedia apabila penyedia baru pertama kali daftar dan memberikan arahan untuk agregasi saat penyedia sudah bisa login ke LPSE menggunakan username dan password yang penyedia daftarkan. Terakhir menunjukkan info kontak LPSE Kota Jambi untuk pertanyaan lebih lanjut. 11. Apakah pelayanan yang dilakukan telah terdokumentasi? - Pelayanan yang ada seluruhnya telah dibuatkan dokumentasi sesuai dengan prosedur, seperti buku tamu untuk penyedia yang datang ke LPSE lalu daftar absen masuk ke ruang bidding room, daftar absen masuk ke ruang server. 12. Bagaimana cara untuk menjamin keberlangsungan layanan? - Keberlangsungan layanan terjamin dengan berjalannya fungsi dari masing-masing personel LPSE, seperti Tim admin yang memastikan sistem berjalan sebagaimana mestinya, helpdesk untuk membantu apabila ada gangguan yang dirasakan penyedia, verifikator untuk memverifikasi berkas persyaratan penyedia serta trainer untuk memberi pelatihan kepada panitia maupun penyedia, pengelolaan server dilaksanakan sesuai kebijakan dan prosedur.



Penyampaian Hasil Assessment Berdasarkan Hasil Assessment yang dilakukan:



1. Penerapan Pengelolaan Kepatuhan telah diterapkan dalam setiap proses layanan LPSE Kota Jambi, baik dalam bentuk kebijakan standar operasional prosedur, serta ditunjang oleh form-form pencatatan/dokumentasi dalam memastikan tingkat layanan LPSE. 2. LPSE Kota Jambi telah dapat melaksanakan pelayanan dengan baik, sesuai dengan standar operasional prosedur . 3. Rekomendasi Perbaikan: Penggunaan perangkat lunak atau software yang masih beberapa belum berlisensi, untuk secepatnya diganti dengan menggunakan open source, pemenuhan akan kebutuhan ruangan dan fasilitas pendukung lainnya untuk meningkatkan pelayanan LPSE agar terus diusulkan melalui Sekretariat Daerah Kota Jambi.



PENUTUPAN Interview ini dilakukan se-objektif mungkin dengan mendasarkan Penilaian Proses Standarisasi pada kepatuhan LPSE Kota Jambi terhadap 17 Standar LPSE yang telah ditetapkan dan juga segala peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia.



Ketua Tim Penilai Faktual



(



)



Kepala LPSE Kota Jambi



(



)