George H. Bodnar, William S. Hopwood, - Accounting Information Systems-Pearson (2013) (1) - 404-464.en - Id [PDF]

Citation preview

Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.com



BAGIAN III: Pengembangan Sistem



Perencanaan Sistem,



Analisis, dan Desain Tujuan pembelajaran Mempelajari bab ini dengan cermat akan memungkinkan Anda untuk:



■.



Jelaskan berbagai tahap analisis sistem klasik.



■.



Jelaskan keterbatasan analisis sistem klasik dan alternatif berulang.



■. Diskusikan teknik utama untuk mengumpulkan dan mengatur data untuk analisis sistem. ■. Jelaskan beberapa masalah manusia yang terlibat dalam analisis sistem. ■. Jelaskan berbagai langkah yang terlibat dalam menentukan alternatif desain sistem. ■. Diskusikan berbagai pertimbangan yang relevan untuk mempersiapkan spesifikasi desain. ■.



Jelaskan isi proposal desain sistem.



■.



Ringkaslah beberapa teknik desain utama.



■. Diskusikan analisis berorientasi objek dan pendekatan desain dan keuntungannya dibandingkan dengan pendekatan klasik. ■.



Diskusikan kegunaan paket desain sistem.



Gambaran umum Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau mengganti sebagian atau seluruh sistem informasi. Proses ini membutuhkan komitmen waktu dan sumber daya yang substansial dan merupakan kegiatan yang berkelanjutan di banyak organisasi.



Pengembangan sistem biasanya dilakukan oleh tim proyek yang terdiri dari analis sistem, pemrogram, akuntan, dan orang lain dalam organisasi yang memiliki pengetahuan tentang atau terpengaruh oleh proyek. Proyek TI dilakukan dalam kerangka tata kelola TI, seperti COBIT— Tujuan Kontrol untuk Informasi dan Teknologi terkait—(dibahas dalam Bab 4 dan 14). Struktur tata kelola tidak hanya mengawasi proyek tetapi juga memastikan bahwa proyek tersebut dipilih dan dilaksanakan dengan cara yang memastikan kesesuaiannya dengan tujuan, sasaran, dan strategi organisasi, serta dengan struktur hukum dan peraturan. Setiap proyek pengembangan sistem pada dasarnya melewati hal yang samasiklus hidup pengembangan sistem:perencanaan dan analisis, desain, dan implementasi. Mengabaikan setiap bagian dari siklus hidup mungkin memiliki konsekuensi serius. Konsep siklus hidup menyediakan kerangka kerja untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatan perkembangan yang terperinci. Perkembangan yang kakuProses pengembangan sistem tradisional mengikuti pendekatan sekuensial top-down yang



agak kaku: Pertama, sebuah rencana dikembangkan. Selanjutnya, desain dikembangkan untuk menghasilkan cetak biru arsitektur untuk mengimplementasikan rencana tersebut. Akhirnya, sistem kerja yang sesuai dengan rencana arsitektur dikembangkan dan diimplementasikan.



Bab



11



382



BAGIAN III: • PENGEMBANGAN SISTEM



Kekakuan pendekatan tradisional untuk siklus hidup pengembangan sistem tercermin dalam nama yang kadang-kadang digunakan untuk menggambarkannya. Misalnya, kadang-kadang disebut sebagai "desain-besar-depan” karena penekanannya pada pentingnya rencana awal yang tidak berubah. Hal ini juga disebut sebagaipendekatan air terjun,karena langkah-langkah analisis, perencanaan, desain, dan implementasi yang berurutan mengalir hanya dalam satu arah "ke bawah" seperti air di air terjun. Pendekatan kaku tradisional paling sesuai dalam situasi di mana rencana dan desain dapat didefinisikan dengan sangat jelas sedemikian rupa sehingga kecil kemungkinan penyimpangan yang signifikan dari mereka akan diinginkan atau dibutuhkan setelah ditetapkan. Pengembangan yang kaku cenderung paling sesuai di industri yang berkembang dan stabil, terutama di industri yang sistem standarnya ada. Misalnya, banyak fasilitas medis mengadopsi sistem penagihan serupa, sehingga fasilitas medis tertentu mungkin cenderung hanya mengadopsi salah satu sistem penagihan terkemuka di industri dan menyesuaikan kebijakan dan prosedurnya dengan yang dimodelkan oleh sistem standar industri. Di sisi lain, perusahaan di industri yang sedang berkembang, perusahaan yang kompleks, perusahaan yang inovatif, dan perusahaan dengan kebijakan yang unik mungkin tidak dapat bekerja sama dengan pengembangan di muka yang kaku.



Alasan utama bahwa pengembangan di muka yang kaku tidak dapat dijalankan dalam banyak situasi adalah karena kekurangan dalam rencana sistem hanya menjadi jelas selama fase desain dan implementasi. Demikian pula, tidak peduli seberapa hati-hati hal-hal dilakukan dalam fase desain, masalah yang sebelumnya tidak terpikirkan dapat muncul selama implementasi. Semakin rumit, asing, atau inovatif lingkungan bisnis dan informasi, semakin sulit untuk menyelesaikan semuanya dengan benar. Dalam pengertian umum, pengembangan sistem berarti mendefinisikan, membentuk, dan membentuk kembali empat domain arsitektur perusahaan (yaitu, pandangan luas perusahaan) yang dibahas dalam Bab 3: arsitektur bisnis, arsitektur informasi, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknis. Arsitektur. Ingat bahwa arsitektur perusahaan itu sendiri mendefinisikan proses pengembangan yang dimulai dengan arsitektur bisnis (yaitu, tujuan dan strategi perusahaan dan proses bisnis), kemudian berlanjut ke arsitektur informasi (yaitu, persyaratan informasi), dan kemudian aplikasi (yaitu, perangkat lunak) dan arsitektur teknis.



Meskipun siklus hidup pengembangan sistem dan arsitektur perusahaan umumnya berjalan secara top-down, keduanya tidak secara langsung berhubungan satu sama lain. Faktanya, setiap domain dalam arsitektur perusahaan tunduk pada analisis, perencanaan, desain, dan implementasi. Misalnya, perangkat lunak dalam arsitektur aplikasi harus dirancang (atau dipilih) sebelum diimplementasikan. Namun, siklus hidup pengembangan sistem secara kasar sesuai dengan struktur top-down dari arsitektur perusahaan, dengan arsitektur bisnis dan informasi yang sesuai dengan analisis dan perencanaan, dan arsitektur aplikasi dan teknologi yang sesuai dengan desain dan implementasi. Pengembangan yang fleksibelPendekatan kaku tradisional telah diadaptasi dalam dua cara menjadi fleksibel.



Pertama, itu telah menjadi iteratif. Ini berarti bahwa rencana awal lebih kasar dan lebih tentatif sehingga lebih mudah diperbaiki ketika kekurangannya terlihat pada tahap desain. Demikian pula, desain awal lebih kasar dan lebih tentatif sehingga juga dapat dengan mudah dimodifikasi ketika masalah implementasi muncul. Hasilnya adalah dengan apa yang disebut pendekatan iteratif atau tangkasuntuk pengembangan sistem, semua fase siklus hidup dilakukan secara bersamaan. Pendekatan ini membutuhkan komunikasi yang konstan antara analis, perencana, perancang, pelaksana, dan pengguna sehingga setiap kelompok dapat membentuk kembali pekerjaannya sesuai kebutuhan. Pekerjaan di antara mereka berulang sampai pekerjaan mereka secara total menyatu ke sistem yang bisa diterapkan. Adaptasi utama kedua dari pendekatan kaku melibatkan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Bekerja dengan proyek yang lebih kecil dapat sangat meminimalkan risiko kegagalan proyek, karena akan jauh lebih sedikit kesalahan jika biaya proyek individu dijaga agar tetap minimum. Selanjutnya, jauh lebih mudah untuk menerapkan metode pengembangan tangkas dan iteratif untuk proyek kecil daripada yang besar. Faktanya, proyek yang lebih kecil pada umumnya lebih mudah untuk dikelola.



www.ebook3000.com



BAB 11 • PERENCANAAN SISTEM, ANALISIS, DAN DESAIN Arsitektur berorientasi layanan (SOA) telah sangat difasilitasi bekerja di proyek-proyek yang lebih kecil, karena seluruh konsep SOA bergantung pada perangkat lunak independen kecil yang disebutjasa. Dengan SOA, tim pengembangan proyek dapat ditugaskan untuk mengembangkan layanan individu yang dapat diatur atau disusun ulang sesuai kebutuhan untuk berfungsi di suite aplikasi perusahaan. Jika ternyata beberapa proyek gagal dan menghasilkan layanan yang tidak dibutuhkan atau tidak dapat digunakan, maka layanan tersebut dapat dengan cepat diperbaiki atau diganti dengan yang baru.



Inti masalah Isu penting dalam pengembangan sistem adalah bagaimana mendefinisikan keberhasilan dan kegagalan suatu proyek. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini: Apakah sebuah proyek gagal jika kelebihan biaya adalah 20%? Apakah sebuah proyek gagal jika membutuhkan waktu 9 bulan untuk menyelesaikannya padahal seharusnya memakan waktu 6 bulan? Bagaimana jika sebuah proyek berjalan sesuai rencana, tetapi 25% dari pengguna-karyawan membenci sistem yang dihasilkan? Bagaimana jika sebuah proyek mengalami pembengkakan biaya yang parah dan selesai berbulan-bulan kemudian tetapi kemudian sistem yang dihasilkan bekerja dengan sangat baik, menghemat banyak uang perusahaan, dan membuat semua karyawan sangat bahagia? Bagaimana Anda mendefinisikan kesuksesan versus kegagalan?



Diskusi berikut menyajikan pendekatan top-down tradisional untuk pengembangan sistem. Hal ini karena unsur pendekatan pengembangan iteratif dan pendekatan tradisional sangat mirip. Keduanya melibatkan analisis, perencanaan, desain, dan implementasi. Perbedaan utama kemungkinan adalah masalah ukuran proyek tertentu, fleksibilitas dalam administrasinya, dan tingkat kerja tim dan kolaborasi yang terlibat. Sebenarnya, bahkan pendekatan kaku dengan kebutuhan melibatkan beberapa iterasi: Hampir tidak mungkin untuk membuat rencana atau desain yang sempurna, terutama dalam proyek besar. Perubahan pada rencana dan area desain hampir selalu diperlukan, dan, seperti yang dibahas di bawah, sistem dalam praktiknya memerlukan perubahan yang konstan, sehingga analisis, perencanaan, desain, dan implementasi cenderung menjadi proses berulang yang tidak pernah berakhir.



Gambaran Umum Perencanaan dan Analisis Sistem Perencanaan sistemmelibatkan pengidentifikasian subsistem dalam sistem informasi yang membutuhkan perhatian khusus untuk pengembangannya. Tujuan dari perencanaan sistem adalah untuk mengidentifikasi area masalah yang perlu ditangani baik segera atau di masa depan.Analisis sistemdimulai setelah tahap perencanaan sistem telah mengidentifikasi subsistem untuk pengembangan. Tujuan utamanya (Gambar 11.1) adalah untuk memahami sistem yang ada, untuk mengidentifikasi dan memahami masalah, untuk menggambarkan kebutuhan informasi dan persyaratan sistem, dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja sistem lebih lanjut.



Gambar 11.1 Tujuan 1. Dapatkan pemahaman tentang sistem yang ada (jika ada). 2. Mengidentifikasi dan memahami masalah. 3. Mengungkapkan masalah yang teridentifikasi dalam hal kebutuhan informasi dan kebutuhan sistem. 4. Identifikasi subsistem dengan jelas untuk diberikan prioritas tertinggi.



Fokus Mengidentifikasi faktor penentu keberhasilan. Berikan perhatian khusus pada faktor-faktor ini.



tujuan dari Analisis Sistem



383



384



BAGIAN III: • PENGEMBANGAN SISTEM



Gambar 11.2 Pola biaya bervariasi Tahapan pengembangan



Biaya masuk



dolar



Sistem Analisis



Sistem Desain



Sistem Penerapan



Setelah subsistem tertentu ditargetkan untuk pengembangan, analisis sistem berfokus pada pendefinisian kebutuhan informasi dan persyaratan sistem yang diperlukan sistem untuk mengimplementasikan tujuan manajemen. Oleh karena itu, analisis sistem menekankan studi tentang keputusan manajer dan persyaratan informasi yang terkait. Persyaratan ini kemudian diterjemahkan ke dalam aplikasi khusus selama fase desain dan implementasi dari siklus hidup pengembangan sistem. Pentingnya proses analisis sistem dapat dilihat pada Gambar 11.2. Sebagian besar biaya siklus pengembangan dikeluarkan dalam fase desain dan implementasi. Ini berarti bahwa kesalahan besar dalam tahap analisis dapat menjadi sangat mahal nantinya. Oleh karena itu sangat penting bahwa analis sistem memperoleh pemahaman yang menyeluruh tentang situasi dalam hal masalah manajemen dan kebutuhan informasi.



Perencanaan Sistem dan Analisis Kelayakan Sangat penting bahwa pendekatan sistem total top-down diambil untuk pengembangan sistem. Perhatian yang cermat harus diberikan untuk mengembangkan rencana dan strategi sistem secara keseluruhan. Rencana tersebut harus mencakup keseluruhan dukungan dan persetujuan dari manajemen puncak. Tanpa rencana keseluruhan seperti itu, sistem informasi kemungkinan akan berkembang sebagai labirin tambal sulam. Rencana keseluruhan berusaha untuk memastikan tujuan berikut:



• • •



Sumber daya akan ditargetkan ke subsistem di mana kebutuhannya paling besar. Duplikasi dan usaha yang sia-sia akan diminimalkan.



Pengembangan sistem akan konsisten dengan rencana strategis organisasi.



Perencanaan sistem dan analisis kelayakan melibatkan tujuh fase: 1.Membahas dan merencanakan bagian dari manajemen puncak



2.Membentuk komite pengarah perencanaan sistem 3.Menetapkan tujuan dan batasan keseluruhan 4.Mengembangkan rencana sistem informasi strategis



5.Mengidentifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi untuk fokus pengembangan sistem



6.Menetapkan proposal sistem untuk dijadikan sebagai dasar analisis dan desain awal untuk subsistem tertentu



7.Merakit tim individu untuk tujuan analisis dan desain sistem awal



Perhatikan bahwa ketujuh langkah ini beroperasi secara top-down. Upaya perencanaan dimulai dengan manajemen puncak dan diakhiri dengan tim individu tertentu yang ditugaskan untuk menganalisis sistem tertentu dan menghasilkan desain sistem awal. Pada bagian berikut, masingmasing dari tujuh fase dibahas satu per satu.



www.ebook3000.com



BAB 11 • PERENCANAAN SISTEM, ANALISIS, DAN DESAIN



Perencanaan Sistem dan Manajemen Puncak Sangat penting bahwa semua upaya pengembangan sistem utama mendapat dukungan dari manajemen puncak. Tugas utama dari pengembang sistem adalah untuk membedakan rencana strategis, faktor kunci keberhasilan, dan tujuan keseluruhan dari manajemen puncak. Pengembang sistem harus melakukan lebih dari sekadar bertanya kepada manajemen puncak apa masalahnya. Peran pengembang sistem sangat mirip dengan peran seorang dokter dalam kaitannya dengan pasien. Pasien hanya mampu menggambarkan gejala masalah; itu adalah dokter yang harus menentukan masalah yang mendasari dan penyebabnya. Bayangkan apa yang akan dikatakan dokter jika seorang pasien berkata, "Saya sakit kepala parah, dan saya ingin Anda memberi saya suntikan penisilin." Dokter akan mencatat masalah pasien dan solusi yang disarankan tetapi akan membuat diagnosis independen dan analisis penyebab yang mendasari dan pengobatan terbaik.



Panitia acara Pendekatan yang berguna untuk memandu upaya pengembangan sistem secara keseluruhan adalah memilikipanitia acaramewakili manajemen puncak dan semua area fungsional utama dalam organisasi. Tanggung jawab utama komite ini harus fokus pada kebutuhan informasi perusahaan secara keseluruhan saat ini dan masa depan. Komite semacam itu harus memiliki perwakilan oleh manajemen puncak karena sistem informasi harus sesuai dengan rencana strategis perusahaan secara keseluruhan. Ini memerlukan pengambilan pandangan jangka panjang. Kegagalan untuk mengambil pandangan jangka panjang bisa sangat merugikan perusahaan. Misalnya, jika diketahui bahwa perusahaan berencana meluncurkan produk baru dalam 5 tahun ke depan, rencana sistem informasi harus memungkinkan pertumbuhan sistem yang ada sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah mengakomodasi produk baru. Faktanya, Komite pengarah harus bertanggung jawab atas keseluruhan perencanaan dan pengendalian upaya pengembangan sistem perusahaan. Orang yang ideal untuk bertanggung jawab atas komite semacam itu adalah wakil presiden sistem informasi. Akan tetapi, komite pengarah tidak boleh terlibat dalam perincian proyek-proyek pembangunan tertentu. Proyek individu harus diawasi dan dikelola oleh individu yang melapor secara berkala kepada komite pengarah.



Mengembangkan Tujuan dan Kendala Sistem Perencanaan yang efektif dan menyeluruh memerlukan pengembangan tujuan umum untuk perusahaan dan tujuan khusus untuk masing-masing subsistem dalam perusahaan. Tujuan umum mencakup keseluruhan tujuan strategis yang berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan. Subsidiary untuk tujuan strategis adalah tujuan taktis. Ini sesuai dengan perencanaan taktis dan biasanya berhubungan dengan cakrawala waktu sekitar 1 tahun hingga 3 tahun. Juga penting adalah perusahaanfaktor kunci sukses.Faktor-faktor tersebut merupakan karakteristik yang membedakan suatu perusahaan dengan para pesaingnya dan merupakan kunci keberhasilannya. Misalnya, beberapa perusahaan menekankan kecepatan layanan; yang lain menekankan kualitas produk; yang lain lagi menekankan harga rendah. Apapun faktor kunci keberhasilan, mereka harus dimasukkan ke dalam tujuan untuk desain sistem. Sebuah perusahaan yang memiliki tujuan utama keseluruhan yang berkaitan dengan waktu pengiriman yang cepat ingin menjadikan informasi yang berkaitan dengan pengiriman yang terlambat sebagai bagian penting dari sistem pengiriman/pengirimannya.



Mengembangkan Rencana Sistem Strategis Keluaran utama dari komite pengarah atau individu yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem harus berupa:rencana sistem strategis.Rencana ini harus berbentuk dokumen tertulis yang menggabungkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang dari upaya pengembangan sistem perusahaan. Elemen kunci dari rencana sistem strategis meliputi:



• •



Pernyataan keseluruhan yang berkaitan dengan faktor kunci keberhasilan perusahaan dan tujuan keseluruhan



Deskripsi sistem di dalam perusahaan yang memerlukan upaya pengembangan



385



386



BAGIAN III: • PENGEMBANGAN SISTEM



• • •



Pernyataan prioritas yang menunjukkan area mana yang harus diberi prioritas tertinggi Garis besar sumber daya yang dibutuhkan, termasuk biaya, personel, dan peralatan Jadwal tentatif untuk mengembangkan sistem tertentu



mengidentifikasi Proyek individu untuk Prioritas Sebagaimana dinyatakan sebelumnya, rencana strategis harus mengidentifikasi bidang-bidang tertentu yang akan diberikan prioritas tertinggi. Menetapkan prioritas sangat penting karena sumber daya keuangan selalu terbatas. Memprioritaskan proyek harus dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam penganggaran modal. Manfaat khusus harus ditentukan untuk proyek, dan biayanya harus diperkirakan sedekat mungkin dan dituangkan dalam anggaran keuangan. Anggaran keuangan ini harus seakurat mungkin. Karena manfaat pengembangan sistem seringkali sulit untuk diukur, mudah untuk melupakan pertimbangan keuangan ketika memprioritaskan proyek pengembangan sistem. Namun, hampir selalu mungkin untuk menghitung biaya, dan ini harus dilakukan sebelum menugaskan sebuah proyek. Selain itu, meskipun manfaat mungkin sulit untuk diukur, mereka harus dinyatakan dalam istilah tertulis formal. Misalnya, perusahaan mungkin mempertimbangkan sistem pesanan penjualan yang memungkinkan tenaga penjualannya memeriksa status pesanan yang belum selesai. Sistem seperti itu akan memungkinkan staf penjualan untuk menangani pelanggan dengan lebih baik ketika ada pertanyaan tentang status pesanan yang mungkin terlambat. Sistem seperti itu memungkinkan wiraniaga untuk segera menemukan tanggal pengiriman saat ini atau yang direvisi. Informasi ini dapat disampaikan kepada pelanggan, dan pelanggan dapat merencanakan dengan tepat. Dalam situasi ini, mungkin sangat mudah untuk mengidentifikasi biaya. Namun, apa manfaat finansial dari dapat memberikan informasi kepada pelanggan dalam waktu singkat? Ada manfaat yang jelas dalam hal hubungan pelanggan. Manfaat ini dapat mengakibatkan peningkatan penjualan. Jika demikian, peningkatan tersebut harus diperkirakan dan dimasukkan ke dalam proposal sistem formal.



Menugaskan Proyek Sistem Dalam banyak hal, menugaskan proyek sistem seperti membangun sebuah gedung. Sebuah proyek bangunan membutuhkan tukang kayu, tukang ledeng, tukang batu, tukang listrik, dan pekerja logam. Demikian pula, proyek pengembangan sistem membutuhkan individu dari beberapa disiplin ilmu. Persyaratan personel yang sebenarnya akan tergantung pada proyek tertentu; namun, biasanya memerlukan manajemen, akuntan, pengguna sistem, pemrogram komputer, dan berbagai jenis individu dukungan teknis.



Langkah-langkah dalam Analisis Sistem Gambar 11.3 menggambarkan langkah-langkah utama atau fase dari upaya analisis sistem.



Fase 1: Survei Sistem Saat Ini TUJUAN SURVEISurvei sistem memiliki empat tujuan:



• • • • Gambar 11.3 Langkah-langkah yang terlibat dalam



Analisis Sistem



Dapatkan pemahaman mendasar tentang aspek operasional sistem. Membangun hubungan kerja dengan pengguna sistem. Mengumpulkan data penting yang berguna dalam mengembangkan desain sistem.



Identifikasi masalah spesifik yang memerlukan fokus dalam upaya desain selanjutnya.



Langkah 1:



survei Saat ini Sistem



Langkah 2:



Langkah 3:



Langkah 4:



Mengenali



Mengenali



Mengembangkan



Informasi



Sistem Persyaratan



Kebutuhan



Sistem Analisis Laporan



www.ebook3000.com



BAB 11 • PERENCANAAN SISTEM, ANALISIS, DAN DESAIN



387



Tim pengembangan sistem harus menjadi sangat akrab dengan cara kerja sistem yang sedang dipertimbangkan untuk perubahan. Berbahaya mencoba memodifikasi sistem yang ada yang tidak Anda pahami secara menyeluruh. Selain itu, pengembang harus terbiasa dengan orang-orang yang bekerja di sistem setiap hari. Keakraban ini memungkinkan pengembang untuk mendapatkan pemahaman tentang masalah yang mungkin sama sekali tidak disadari oleh manajemen puncak. Tujuan membangun hubungan dengan individu yang bekerja dalam sistem yang sedang dikembangkan sangat penting.Keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan akan sangat bergantung pada kualitas



hubungan antara tim pengembangan dan individu yang bekerja dalam sistem.. Hubungan yang buruk dapat mengakibatkan kesalahpahaman dan upaya desain yang salah tempat. Individu yang bekerja dalam sistem harus hidup dengan hasil pengembangan dalam jangka panjang. Lebih khusus lagi, ini adalah kemungkinan yang sangat nyata bahwa sistem baru dapat ditolak oleh individu untuk siapa sistem itu dirancang. Jika orang-orang ini tidak menghormati tim pengembangan, mereka mungkin menolak implementasi desain yang telah selesai. Penolakan semacam itu bisa datang dalam berbagai bentuk, termasuk keluhan kepada manajemen puncak, pemogokan, atau sabotase. PERTIMBANGAN PERILAKUElemen manusia merupakan faktor kunci dalam melakukan survei sistem. Fakta



bahwa pengembangan sistem melibatkan perubahan sistem yang ada menimbulkan banyak masalah. Kebanyakan orang tidak menyukai perubahan. Seseorang mungkin telah berada dalam rutinitas pekerjaan yang tidak berubah selama bertahun-tahun. Orang ini sangat mungkin melihat Anda sebagai ancaman. Orang lain mungkin khawatir kehilangan pekerjaan mereka, mungkin karena komputer. Masih ada orang lain yang mungkin melihat Anda sebagai "mata-mata kantor depan." Gambar 11.4 menggambarkan masalah ini dalam hal kesenjangan komunikasi antara analis sistem dan manajemen. Adalah tanggung jawab analis sistem, bukan manajemen, untuk menjembatani kesenjangan komunikasi ini. Oleh karena itu, tugas pertama analis yang melakukan survei sistem adalah membangun hubungan kerja yang baik antara tim proyek dan manajemen. Pendekatan tertentu dapat membantu menjembatani kesenjangan komunikasi ini:



• • • •



Kenali sebanyak mungkin orang yang terlibat dalam sistem sesegera mungkin. Komunikasikan manfaat dari sistem yang diusulkan kepada individu yang terlibat. Memberikan jaminan, sejauh mungkin, kepada semua individu bahwa tidak akan ada kehilangan pekerjaan atau perubahan besar dalam tanggung jawab pekerjaan.



Memberikan jaminan bahwa Anda benar-benar peduli dengan membuat hidup lebih baik bagi mereka yang terlibat dalam sistem.



SUMBER UNTUK MENGUMPULKAN FAKTABerbagai teknik dapat digunakan untuk mengumpulkan fakta



tentang subsistem informasi yang diteliti. Ini termasuk wawancara, kuesioner, pengamatan, dan tinjauan berbagai jenis dokumen seperti notulen perusahaan, bagan akun, organisasi



Gambar 11.4 Analis sistem



Kesenjangan komunikasi



masalah



Komunikasi Celah



Pekerjaan



Ketakpastian



Keamanan



Perlawanan



ke



Mengubah



Pengelolaan



388



BAGIAN III: • PENGEMBANGAN SISTEM



grafik, laporan keuangan, manual prosedur, pernyataan kebijakan, deskripsi pekerjaan, dan sebagainya. Selain itu, sumber informasi di luar perusahaan tidak boleh diabaikan. Ini termasuk publikasi industri dan perdagangan serta jurnal profesional. Terakhir, pelanggan harus dilihat sebagai komponen vital dari sistem dan disertakan dalam analisis apa pun. ANALISIS TEMUAN SURVEIKetika survei telah selesai, kekuatan dan kelemahan subsistem yang diteliti harus dianalisis secara menyeluruh. Survei berfokus pada pemahaman sifat dan pengoperasian sistem (dengan masalah yang terkait), sedangkan analisis temuan survei berfokus pada kekuatan dan kelemahan sistem. Beberapa pertanyaan berikut mungkin ditanyakan dalam mengevaluasi sistem saat ini:



• • • • • • • • •



Apakah prosedur yang diberikan diperlukan? Apakah prosedurnya melibatkan langkah-langkah yang tidak perlu?



Apakah prosedurnya hemat biaya? Apakah laporan yang diberikan jelas dan mudah dibaca?



Apakah dokumen sumber dirancang dengan baik?



Apakah laporan yang dihasilkan tidak diperlukan atau digunakan? Apa yang menyebabkan masalah tertentu?



Laporan tambahan apa yang mungkin berguna bagi manajemen?



Apakah dokumentasi sistem memadai? Secara keseluruhan, pertanyaan-pertanyaan ini harus menghasilkan laporan yang merangkum



kekuatan dan kelemahan sistem yang ada. Dalam melakukan evaluasi semacam itu, standar tertentu harus digunakan sebagai tolak ukur. Standar ini berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi.Efektivitasdi sini hanya berarti bahwa sistem mencapai tujuan yang ditetapkan dalam fase perencanaan sistem. Efisiensiberkaitan dengan apakah tujuan-tujuan ini dicapai dengan biaya serendah mungkin.



Evaluasi efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang direncanakan secara keseluruhan harus fokus pada kemacetan.Kemacetanmewakili kelemahan dalam sistem di mana perubahan kecil dapat menghasilkan perbaikan besar. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin mengalami kesulitan mengirimkan barangnya kepada pelanggannya dalam waktu yang wajar. Analisis situasi mungkin mengungkapkan bahwa sistem penjadwalan pekerjaan tidak efektif dan ada kalanya karyawan menganggur, meskipun ada backlog dalam jadwal produksi. Dalam hal ini, hasil analisis akan menunjukkan perlunya fokus pada sistem penjadwalan produksi. Tahap 2: mengidentifikasi kebutuhan informasi



Fase utama kedua dari analisis sistem melibatkan identifikasi kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan manajerial. Dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi, analis mempelajari keputusan spesifik yang dibuat oleh manajer dalam hal input informasi. Proses ini disebutanalisis kebutuhan informasi,dan inti dari itu adalah studi tentang keputusan yang dibuat. Bagaimana Anda mengidentifikasi keputusan yang dibuat oleh manajer? Anda mungkin berpikir bahwa cukup baik hanya dengan bertanya kepada manajer keputusan apa yang mereka buat. Sayangnya, manajer seringkali tidak dapat menjawab pertanyaan ini secara spesifik. Salah satu alasan untuk ini adalah bahwa manajer sering berpikir untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Misalnya, seorang insinyur produk mungkin memandang tanggung jawab pekerjaannya sebagai perancang produk baru tertentu. Jika Anda menanyakan keputusan apa yang dia buat, dia mungkin menjawab, “Saya hanya mendesain produk baru.” Tanggung jawab Anda sebagai pengembang sistem adalah mengajukan pertanyaan yang lebih mendetail yang akan sesuai dengan sifat beberapa keputusan yang dibuat insinyur dalam proses tersebut. Misalnya, Anda mungkin bertanya padanya, “Apa saja pertimbangan desain yang harus Anda perhitungkan?” dan “Bagaimana Anda membuat pertimbangan ini?” Jawaban atas pertanyaanpertanyaan ini mungkin mengungkapkan bahwa pertimbangan keselamatan merupakan faktor penting. Dari semua ini, Anda dapat menyimpulkan bahwa individu ini mungkin memerlukan laporan keamanan produk tertentu. Kesimpulannya, Anda harus menjadi akrab dengan masalah manajer tertentu untuk memahami keputusan yang dia buat dan kebutuhan informasi yang sesuai.



www.ebook3000.com



BAB 11 • PERENCANAAN SISTEM, ANALISIS, DAN DESAIN Untungnya, beberapa teknik sistematis dapat digunakan untuk memperoleh pemahaman tentang keputusan dan kebutuhan informasi. Beberapa pendekatan dasar dapat diikuti:



• • • •



Identifikasi tanggung jawab pekerjaan utama manajer.



Identifikasi cara dimana manajer dievaluasi. Identifikasi beberapa masalah utama yang dihadapi manajer.



Identifikasi cara manajer mengevaluasi keluaran pribadi. Dua pendekatan pertama menyarankan agar Anda mendapatkan pemahaman tentang posisi manajer



dan tanggung jawab terkait dalam sebuah perusahaan. Sarana dimana manajer dievaluasi sangat penting karena mereka akan menentukan, sebagian besar, pendekatan yang diambil seorang manajer dalam menangani masalah sehari-hari. Cara lain untuk melihat ini adalah bahwa kriteria yang digunakan untuk mengevaluasi seorang manajer harus didasarkan pada pernyataan tujuan kinerja manajer. Misalnya, seorang manajer periklanan mungkin dievaluasi berdasarkan responsivitas pelanggan terhadap kampanye iklan perusahaan. Oleh karena itu, manajer seperti itu menginginkan laporan spesifik yang berkaitan dengan pengeluaran iklan dan tanggapan pelanggan terkait. Sementara pendekatan menanyakan manajer tentang masalah mereka seringkali bisa sangat membantu, Anda tidak bisa begitu saja menghampiri manajer dan berkata, "Masalah apa yang Anda miliki di sini?" Pertama, manajer sering enggan membicarakan masalah mereka dengan seseorang yang tidak begitu mereka kenal. Kedua, seorang manajer tertentu mungkin merasa bahwa mengakui suatu masalah sama saja dengan mengakui kegagalan. Oleh karena itu, sering kali membantu untuk mengambil pendekatan yang melibatkan mengajukan banyak pertanyaan kepada manajer tentang apa yang mereka lakukan dan kemudian mendengarkan dengan cermat. Jika Anda bisa membuat manajer berbicara cukup lama, masalah mereka akan terungkap. Semua ini menekankan pentingnya menjalin hubungan kerja yang baik dengan manajer.



Tahap 3: mengidentifikasi persyaratan Sistem Fase ketiga dari proyek analisis sistem melibatkan spesifikasi kebutuhan sistem. Persyaratan tersebut dapat ditentukan dalam hal input dan output. Persyaratan input untuk subsistem yang diberikan menentukan kebutuhan spesifik yang harus dipenuhi agar subsistem tersebut mencapai tujuannya. Misalnya, persyaratan informasi dari sistem pengendalian produksi dapat mencakup perkiraan penjualan jangka pendek, laporan ketersediaan bahan, spesifikasi pengendalian kualitas dan biaya standar, dan informasi yang diperlukan untuk memprioritaskan pekerjaan individu. Untuk sistem yang sama, berikut ini mungkin dianggap sebagai persyaratan keluaran:



• • • •



Laporan kemajuan harian Laporan keuangan harian



Laporan unit yang rusak Laporan tentang masalah dengan bahan baku



Persyaratan input untuk satu subsistem akan, pada gilirannya, menentukan persyaratan output untuk subsistem lain. Dalam hal ini, persyaratan input dari prakiraan penjualan akan menjadi persyaratan output untuk beberapa sistem lain dalam perusahaan (seperti pemasaran).



Tahap 4: Mengembangkan laporan Analisis Sistem Keluaran akhir dari proyek analisis sistem adalah laporan. Laporan ini sangat penting karena sering menjadi dasar pengambilan keputusan lebih lanjut di pihak manajemen puncak. Selain itu, laporan ini mengatur dan mendokumentasikan semua temuan dari tiga fase proyek analisis sistem. Tanpa dokumentasi yang cermat, banyak informasi akan hilang dalam jangka panjang. Jika analisis tidak didokumentasikan dengan hati-hati pada saat dilakukan, ketika waktu bergulir untuk melakukan pekerjaan desain dan implementasi, banyak yang bisa dilupakan. Juga, untuk mengembangkan laporan desain, semua temuan analisis harus diatur dengan hati-hati dalam beberapa kerangka kerja yang konsisten.



389



390



BAGIAN III: • PENGEMBANGAN SISTEM



Beberapa elemen kunci dari laporan analisis sistem meliputi:



• •



Ringkasan ruang lingkup dan tujuan proyek analisis



• • • • • •



Deskripsi masalah keseluruhan dalam subsistem tertentu yang sedang dipelajari



Pengulangan hubungan proyek dengan rencana sistem informasi strategis secara keseluruhan



Ringkasan keputusan yang dibuat dan persyaratan informasi spesifiknya Spesifikasi persyaratan kinerja sistem Anggaran biaya keseluruhan dan jadwal untuk proyek hingga saat ini



Rekomendasi untuk meningkatkan sistem yang ada atau untuk merancang sistem baru Rekomendasi yang berkaitan dengan memodifikasi tujuan untuk subsistem yang diteliti



Laporan analisis sistem, ketika selesai, disajikan kepada wakil presiden sistem informasi, komite pengarah sistem informasi, atau jika sesuai, langsung ke manajemen puncak. Laporan tersebut kemudian ditinjau dan didiskusikan oleh individu yang memutuskan apakah desain sistem awal harus dilakukan. Desain sistem awal, jika dilakukan, menyediakan anggaran lengkap untuk bagian desain dan implementasi proyek pengembangan.



Teknik Pengumpulan Fakta Sebagian besar pekerjaan analis sistem adalah mengumpulkan dan mengatur fakta. Ada sejumlah teknik yang membantu analis melakukan tugas-tugas sulit ini. Tabel 11.1 merangkum beberapa alat utama yang digunakan oleh analis dalam pengumpulan fakta.



Teknik untuk Mengorganisir Fakta Analis sistem membutuhkan teknik formal untuk mengorganisir fakta. Tabel 11.2 menyajikan sejumlah teknik yang membantu dalam meringkas dan mengorganisir fakta. Sebagian besar teknik ini dibahas dalam Bab 2. Satu teknik tambahan, metodologi Warnier-Orr, dibahas di sini. ItuMetodologi Warnier–Orrdidasarkan pada analisis keluaran aplikasi dan pemfaktoran aplikasi ke dalam struktur hierarki modul untuk menyelesaikan pemrosesan yang diperlukan. Ini menggunakan teknik diagram yang diilustrasikan pada Gambar 11.5. Metodologi Warnier–Orr menggunakan tanda kurung atau kurung kurawal untuk menunjukkan hierarki. Tingkat tertinggi ada di sebelah kiri gambar, dan tingkat terendah ada di sebelah kanan. Diagram dibuat dengan menggunakan



TAbel 11.1



Teknik untuk Mengumpulkan Fakta untuk Analisis



Teknik



objektif



Wawancara mendalam



Dapatkan pemahaman mendasar tentang sistem. Tindak lanjut



Wawancara terstruktur



sistematis berdasarkan wawancara mendalam. Sama seperti



Kuesioner terbuka Kuesioner tertutup Ulasan dokumen



wawancara mendalam. Sama seperti wawancara terstruktur.



Mendapatkan pemahaman tentang sistem yang ada.



diagram alur



(Peringatan: Kadang-kadang sistem tidak beroperasi seperti yang



Bagan organisasi



didokumentasikan.) Hal ini sering membantu untuk meninjau



manual prosedur



dokumen sistem sebelum melakukan wawancara dan



Manual operasi



menyebarkan kuesioner.



Referensi manual Rekaman sejarah Pengamatan



Keakraban dengan sistem.



www.ebook3000.com



BAB 11 • PERENCANAAN SISTEM, ANALISIS, DAN DESAIN



TAbel 11.2



Teknik untuk Organisasi Fakta



Teknik



objektif



Pengukuran kerja



Meringkas sumber daya yang diperlukan untuk berbagai tugas.



Distribusi pekerjaan



Meringkas pemanfaatan waktu karyawan untuk tugas-tugas.



Diagram alur



Gambarkan secara grafis arus dan hubungan serta proses



Umum



persyaratan, dengan fokus pada modularitas.



Tabel keputusan



Aliran data logis



Sistem



Terperinci



Analisis keputusan



Meringkas keputusan dan informasi yang dibutuhkan.



Analisis fungsional



Meringkas fungsi dan informasi terkait.



Fungsi hierarkis Analisis matriks



Meringkas input/output data terkait.



Narasi



Ringkasan tertulis.



Ringkasan file/laporan



hanya tiga konstruksi dasar: urutan, seleksi, dan pengulangan. Proses yang termasuk dalam urutan diapit dalam tanda kurung dan dijalankan dari atas ke bawah. Untuk menghitung jumlah total terutang untuk satu set faktur, urutan berikut diikuti: Pertama, tentukan diskon untuk setiap faktur, lalu tentukan jumlah terutang sebagai jumlah bruto dikurangi diskon, dan kemudian akumulasikan jumlah terutang. Perhatikan bahwa ketiga langkah ini terlampir dalam satu tanda kurung. Seleksi diperlukan ketika ada dua atau lebih alternatif. Alternatif yang saling eksklusif diapit dalam tanda kurung dan dipisahkan oleh simbol eksklusif(tanda tambah yang dilingkari dalam lingkaran). Diskon tersedia jika tanggal jatuh tempo lebih besar atau sama dengan tanggal hari ini. Ada dua alternatif yang saling eksklusif, diapit dalam tanda kurung dan dipisahkan oleh simbol eksklusif. Perhitungan diskon dalam kedua kasus ditunjukkan oleh braket bawah berikutnya dalam hierarki. Jika tidak diperlukan pemrosesan, katabatalataumelewatidigunakan untuk menunjukkan ini dalam diagram. Pengulangan ditunjukkan oleh subskrip. Jika suatu proses akan diulang hanya sekali, subskrip 1 akan digunakan. Dalam ilustrasi kami, kami memiliki jumlah faktur yang tidak diketahui, jadi subskripn digunakan. Metodologi Warnier–Orr mudah dipahami dan digunakan. Ini dapat digunakan untuk mendokumentasikan semua jenis sistem, dari tinjauan tingkat atas hingga logika program terperinci. Yang paling signifikan, pola kiri-kekanan memaksa pendekatan analisis dari atas ke bawah yang terstruktur.



{ {



Menentukan diskon



Menghitung



jumlah total karena untuk



faktur



(n)



Tanggal jatuh tempo > =



tanggal hari ini



+ Tanggal jatuh tempo