Inisiasi 4 [PDF]

Citation preview

INISIASI 4 Pengantar Ada pandangan bahwa manusia adalah “organisational creature”. Ada organisasi keagamaan, bisnis, pendidikan, politik, militer, sosial, budaya dan organisasi seniman misalnya. Orang kemudian memikirkan bagaimana tujuan-tujuan organisasi dapat berjalan dengan baik secara efektif dan efisien. Di dalam organisasi, terdapat sejumlah jenis sumber daya, seperti sumber daya ekonomi, sumber daya manusia dan sumber daya budaya. Dalam organisasi, fungsi-fungsi manajerial menjadi sangat penting. Tetapi fungsi-fungsi manajerial tersebut, kehilangan maknanya ketika komunikasi tidak diperhitungkan sebagai aset dan kekuatan yang menentukan keberhasilan roda organisasi. Oleh karena itu ada pandangan bahwa life blood of organisation is communication.



Materi Inisiasi 4 Teori-Teori Komunikasi Organisasi Definisi Komunikasi Organisasi Sebelum mendefinisikan apa Komunikasi Organisasi, ada baiknya kita kembali melihat batasan dan pengertian komunikasi terlebih dahulu, memberi tinjauan terhadap organisasi dan baru kemudian menjelaskan tentang komunikasi organisasi. Apa yang dimaksud dengan komunikasi. Komunikasi diartikan sebagai sama. Orang berkomunikasi sesungguh mencari kesamaan pengertian dan pemahaman antara partisipan komunikasi terhadap partisipan komunikasi yang lain. Komunikasi ini dapat dilihat dari 3 model. Model pertama adalah model komunikasi linear. Model ini merupakan komunikasi satu arah. Seorang komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan tanpa adanya umpan balik. Model kedua adalah komunikasi interaksional. Model ini merupakan komunikasi dari komunkator kepada komunikan tetapi ditunjukkan adanya hubungan timbal balik sehingga di dalam model ini dikenal adanya umpan balik atau feedback. Model ini dikenal sebagai komunikasi dua arah. Kadang-kadang disebut pula sebagai cyclical process. Model yang ketiga adalah model transaksional. Model ini memandang semua bentuk perilaku adalah komunikasi. Namun demikian komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan antara komunikator dan komunikan. Adapun tentang organisasi, merupakan kumpulan individu, suatu sistem, yang di dalamnya terdapat hirarki, pembagian kerja dan secara kolektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan . Dengan demikian, komunikasi organisasi dapat diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam konteks organisasi. Komunikasi organisasi merupakan bentuk komunikasi jejaring yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain.



Di dalam organisasi terdapat dua arus komunikasi yang bisa dicermati, yakni arus komunikasi vertikal (dari bawahan ke atasan atau sebaliknya) dan komunikasi horisontal (komunikasi yang terjadi pada jenjang yang sama dalam level manajemen suatu perusahaan atau organisasi). Masing-masing arus komunikasi organisasi tersebut penting dan memberi ciri bagi prosesproses komunikasi organisasi secara keseluruhan. Coba anda cermati fungsi-fungsi yang diperlihatkan dari jenis-jenis arus komunikasi dalam organisasi tersebut Empat Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Ada empat fungsi komunikasi dalam organisasi yang dapat dicermati, yakni fungsi informatif, fungsi regulatif, fungsi persuasif dan fungsi integratif. Dalam fungsi informatif, kegunaannya adalah megurangi ketidakpastian yang terjadi dalam organisasi. Komunikasi berfungsi regulatif berarti komunikasi dapat memberi panduan dan prosedur serta tata cara tertentu di dalam menjalankan pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi. Fungsi persuasif berarti komunikasi digunakan untuk memotivasi, mempengaruhi dan mendorong setiap anggota organisasi untuk bertindak sesuai dengan tujuan organisasi. Fungsi integratif bearti komunikasi digunakan untuk mensinkronkan dan mensinergikan semua potensi dan kekuatan organisasi bagi upaya pencapaian tujuan organisasi Memahami Komunikasi dalam Organisasi Ada dua hal yang dipaparkan dalam bagian ini, yakni gaya komunikasi dalam organisasi dan kekuasaan dalam organisasi. Kedua hal ini berkaitan, sebab gaya komunikasi dalam organisasi pada umumnya mencerminkan upaya dalam menjalankan kekuasaan yang ada di dalam organisasi. Gaya Komunikasi Seperti yang telah dijelaskan bahwa gaya komunikasi dalam organisasi berkaitan dengan upaya menjalankan pengaruh dalam situasi-situasi organisasi yang berbeda yang dapat ditemukan. Dengan perkataan lain, gaya komunikasi ini merupakan bentuk kompetensi komunikasi yang berhubungan daya pengaruh bagi organisasi. Dalam hal ini ada 6 gaya komunikasi dalam organisasi yang akan kita bicarakan secara ringkas: a. Controlling style Karakteristik gaya ini adalah adanya keinginan untuk membatasi, mengendalikan, mendikte, mengatur dan bahkan memaksa. Gaya komunikasi ini tidak tertarik pada keinginan untuk membangun relationship secara personal. Arah komunikasi yang terjadi bersifat satu arah. Fungsi komunikasi lebih banyak dipakai untuk memerintah, mengatur, membujuk dan bahkan memaksa b. The Equalitarian Style



Karakteristik gaya ini adalah adanya kesetaraan dan kesamaan kedudukan. Membangun hubungan secara personal menjadi perhatian utama dalam gaya komunikasi ini. Arah komunikasi ini bersifat dua arah. Adanya keterbukaan dan menghendaki adanya partisipasi bersama dalam berkomunikasi. c. The Structuring Style Karakteristik gaya komunikasi ini adalah adanya perencanaan, penyusunan, prosedur, jadwal, ada indikator kinerja dalam proses-proses komunikasi dalam organisasi. Semua pesan komunikasi dilakukan secara terstruktur secara sistematis dalam proses-proses kehidupan organisasi. Gaya ini memberi pengaruh bagi efektifitas organisasi. Sebab semua dilakukan secara sistematis dan terstruktur d. The Dynamic Style Gaya ini berorientasi pada hasil. Oleh karena itu, gaya komunikasi ini merangsang para anggotanya untuk bekerja lebih giat, lebih cepat dan lebih baik. Sosok komunikator merupakan sosok yang progresif. e. The Relinguishing Style Gaya komunikasi ini memiliki karakteristik untuk lebih mendengar dan menerima saran, pendapat dan pandangan dari orang lain. Gaya ini efektif ketika seseorang menjadi bagian dari suatu tim dalam menjalankan suatu pekerjaan dan tugas organisasi f. The Withdrawal Style Gaya komunikasi ini menghindari atau keinginan menarik diri dari keterlibatan dalam suatu pekerjaan. Akibat dari gaya komunikasi semacam ini adalah akan melemahnya pengaruh dan kontrol terhadap orang lain.



Kekuasaan dalam Organisasi Seperti halnya dengan gaya komunikasi, sumber sumber kekuasaan yang dapat digunakan untuk mengendalikan dan memperoleh kepatuhan dari anggota organisasi juga bermacammacam. Pemanfaatan terhadap sumber-sumber kekuasaan ini juga ditentukan oleh sejumlah situasi agar berjalan efektif. 1. Reward Power Jenis sumber kekuasaan ini ditunjukkan dari kemampuan seseorang dalam memberi ganjaran atau memberi imbalan. Kepatuhan anggota organisasi seringkali ditentukan oleh seberapa besar imbalan yang diterimanya. Seorang pemimpin juga mengetahui bahwa imbalan mendorong seseorang untuk melakukan tindakan seperti yang dikehendaki 2. Coercive Power



Merupakan tipe kekuasaan yang bersifat paksaan. Kemampuan melakukan paksaan terhadap bawahan dapat mencakup pemberi sanksi, pemotongan gaji, teguran keras dan ancaman pemecatan. Kekuasaan ini menegaskan bahwa atasan dapat melakukan hal-hal tegas yang memaksa bawahan untuk menaati perintah dan ketentuan yang ada. Tetapi hubungan yang semata-mata didasarkan pada kekuasaan paksaan ini dapat menimbulkan perlawanan dan dendam secara pribadi 3. Referent Power Tipe kekuasaan ini merupakan jenis kekuasaan di mana seorang pemimpin telah memiliki preferensi tertentu terhadap orang-orang yang disukai atau yang tidak disukai. Seorang pemimpin lebih menyukai terhadap bawahannya yang memiliki kualifikasi tertentu dibandingkan dengan mereka yang tidak kompeten 4. Expert Power Keahlian, ketrampilan dan penguasaan pengetahuan tertentu memiliki kekuasaan terhadap orang lain. Kepatuhan seseorang terhadap atasan salah satunya didasarkan pada pengertian bahwa atasa memiliki keahlian, kecakapan dan ketrampilan yang tidak dimilikinya dalam menjalankan pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi 5. Legitimate Power Jenis kekuasaan ini didasarkan pada pertimbangan yuridis formal. Kepatuhan bawahan terhadap atasan karena atas memiliki dasar hukum atas kekuasaannya secara sah. Hak untuk berkuasa atas orang-orang diterima dan disepakati. Inilah yang disebut sebagai legitimate power Kompetensi Komunikasi Organisasi Dalam komunikasi antar manusia, efek terhadap orang lain , mempunyai dua kemungkinan, yakni efek yang dikehendaki dan efek yang tidak dikehendak. Jadi, dalam proses komunikasi efektifitas komunikasi tidak selalu terjadi. Hanya komunikasi yang memberi efek yang dikehendaki saja yang merupakan komunikasi yang efektif. Oleh karena itu, berikut ini cara-cara memperbaiki kompetensi komunikasi secara umum dan khususnya dalam komunikasi organisasi: 1. Menetapkan tujuan komunikasi. Di dalam menetapkan tujuan ini ada dua hal yang perlu dipertimbangkan, yakni memastikan tujuan tersebut terwujud dan kedua mempertimbangkan apakah tujuan yang hendak diwujudkan itu sesuatu yang realistis, sesuatu yang mungkin diwujudkan



2. Memahami karakteristik audience yang menjadi sasaran pesan komunikasi. Identifikasi terhadap audience memudahkan seseorang untuk mendapatkan pengaruh efektif atas pesan yang disampaikan 3. Pemanfaatan saluran dan atau media komunikasi yang tepat. Setiap saluran dan media komunikasi memiliki kelebihan sebagai cara dalam penyampaian pesan. Pemanfaatan media secara efektif harus dilakukan sebagai sistem penyampaian pesan yang efektif (message deliery system). Secara garis besar saluran komunikasi ini dapat dilakukan secara tertulis atau secara lisan. Pendekatan-Pendekatan dalam Komunikasi Organisasi Pada bagian inisiasi ini, akan dipaparkan tentang pendekatan-pendekatan komunikasi organisasi. Ada dua hal yang dipaparkan di sini, yakni pendekatan Struktur dan Fungsi Organisasi dan Pendekatan Human Relations. 1. Pendekatan Struktur dan Fungsi Organisasi Pendekatan Struktur dan Fungsi Organisasi yang paling fenomena adalah pemikiran yang disumbangkan oleh Max Weber tentang konsep Birokrasi dalam Organisasi. Weber melihat efektifitas organisasi harus dijalankan melalui prinsip-prinsip birokrasi. Konsep birokrasi berhubungan dengan konsep kekuasaan, wewenang dan legitimasi. Kekuasaan adalah kemampuan seseorang dalam setiap hubungan sosial dalam mempengaruhi orang lain. Kewenangan mencakup kewenangan tradisional, kewenangan legal formal dan kewenangan karismatik. Dalam pandangan Weber, ada 6 prinsip yang terkandung dalam organisasi birokratik: a. Birokrasi didasarkan pada aturan-aturan dalam menyelesaikan persoalan organisasi b. Ada pembagian kerja secara sistematis berdasarkan hak dan kewajiban c. Adanya jenjang dan hirarki d. Pemimpin diangkat berdasarkan kemampuan dan kapabilitas e. Memiliki kebebasan dalam mengalokasikan sumber daya dalam lingkup pengaruhnya f. Mempersyaratkan pengelolaan informasi dan dokumen secara tertib 2. Pendekatan Hubungan Manusia Pendekatan hubungan manusiawi merupakan respon dari pendekatan struktur fungsional organisasi yang menekankan pada aspek teknis dan produktivitas, sehingga perhatian pada hubungan manusiawi terabaikan. Akibatnya muncul kompetensi teknis tinggi, menjadikan kompetensi hubungan manusiawi terkurangi. Premis-premis pokok dalam pendekatan Hubungan Manusiawi ini antara lain: a. Produktivitas ditentukan oleh hubungan antar individu dalam organisasi



b. Penghargaan manusiawi yang bersifat non ekonomis sangat penting dalam memotivasi para karyawan c. Reaksi terhadap persoalan lebih merupakan sikap kelompok daripada sikap individu d. Kepemimpinan sebagai faktor penting baik formal atau pun informal e. Komunikasi sebagai faktor penting dalam organisasi 3. Pendekatan Proses Dalam pendekatan ini, komunikasi dipandang sebagai proses pengorganisasian itu sendiri. Dalam teori pengorganisasian, organisasi tidak dipandang sebagai struktur, melainkan sebagai aktivitas. Aktivitas yang dilakukan secara terus menerus itulah yang menjadikan organisasi dapat mencapai tujuannya. Selain teori pengorganisasian yang melihat organisasi sebagai proses kegiatan, pendekatan lain tentang organisasi yang juga melihat organisasi sebagai proses –interplay antara individu dan struktur adalah teori Strukturasi Organisasi. Dalam pandangan ini aktivitas organisasi dapat dilihat dari tiga lokasi. Pertama, lokasi di mana konsep-konsep dirumuskan. Lokasi ini merupakan lokasi di mana segala kebijakan dan keputusan dilahirkan. Kedua, tempat implementasi. Implementasi sebenarnya merupakan kodifikasi formal dan pemberitahuan terhadap kebijakan dan keputusan yang telah diambil tersebut. Ketiga, tempat penerimaan di mana hasil keputusan, implementasi kemudian dilaksanakan dan diterima oleh seluruh anggota organisasi 4. Pendekatan Kultur Melihat oganisasi sebagai cara hidup dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam budaya organisasi, terdapat kebiasaan-kebiasaan, kebanggaan, identitas dan budaya organisasi. Cara-cara kehidupan dalam organisasi ini dapat dilihat dari ritual, seremoni, norma sosial, identitas organisasi, dan penampilan organisasi secara keseluruhan. Teori Integratif dalam Komunikasi Organisasi Bahasan dalam materi Teori Integratif dalam Komunikasi Organisasi, memberi perhatian pada pendekatan sistem. Sekilas, pendekatan ini memiliki kemiripan dengan Pendekatan Struktur Fungsional, tetapi dalam kenyataannya, pendekatan sistem memberi pemahaman yang lebih kompleks, substantif dan lebih reliabel dibandingkan dengan pendekatan struktur fungsional yang telah dipaparkan. Pendekatan teori sistem mendasarkan pada fungsi informasi yang diartikan sebagai derajat ketidakpastian. Informasi dipandang sebagai prediktor di dalam mengendalikan fungsi dan bekerjanya suatu sistem. Analisis sistem ini mencakup jenjangjenjang analisis. Pertama, level hubungan antar pelaku dalam organisasi, seperti level dyadik, level kelompok, level organisasional. Analisis kedua mencakup pada aspek tindakan, yang mencakup produksi, inovasi dan pemeliharaan. Analisis ketiga terhadap struktur organisasi. Dari analisis tersebut, pendekatan sistem mampu mendeteksi situasi yang underload dan mana yang overload. Sistem informasi dapat memastikan kondisi-kondisi yang bekerja dalam suatu sistem.



Hubungan yang terjadi dalam level pelaku dalam organisasi pada gilirannya membentuk suatu jaringan yang menentukan pola Who talks to Whom. Pola-pola jaringan komunikasi ini dapat dipakai untuk menentukan peran-peran sentral individu dan peran penghubung terhadap individu atau kelompok lain dalam organisasi.