Internal Audit Dan Audit Operasional [PDF]

Citation preview

INTERNAL AUDIT & AUDIT OPERASIONAL 



AUDIT INTERNAL Audit Internal merupakan kegiatan pemeriksaan dan pengujian suatu pernyataan, pelaksanaan dari kegiatan yang dilakukan oleh pihak independen guna memberikan suatu pendapat. Pihak yang melaksanakan auditing disebut dengan auditor. Menurut Mulyadi (2002:29), audit intern adalah auditor yang bekerja dalam perusahaan (perusahaan negara maupun perusahaan swasta) yang tugas pokoknya adalah menentukan apakah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen puncak telah dipatuhi, menentukan baik atau tidaknya penjagaan terhadap kekayaan organisasi, menentukan efisiensi dan efektivitas prosedur kegiatan organisasi, serta menentukan keandalan informasi yang dihasilkan oleh berbagai bagian organisasi.



Tahapan Audit internal 1. Persiapan penugasan 2. Survey audit pendahuluan 3. Pelaksanaan pengujian 4. Penyelesaian penugasan audit 5. Pelaporan hasil audit 6. Pemantauan tindak lanjut



Fungsi audit internal 1. Sebagai alat bantu bagi manajemen untuk menilai efisien dan keefektifan pelaksanaan struktur pengendalian intern perusahaan. 2. Untuk memberikan hasil berupa saran atau rekomendasi dan memberi nilai tambah bagi manajemen yang akan dijadikan landasan mengambil keputusan atau tindak selanjutnya.



Ruang Lingkup Audit Internal Ruang lingkup audit internal meliputi pemeriksaan dan evaluasi yang memadai serta efektifitas sistem pengendalian internal organisasi dan kualitas kinerja dalam melaksanakan tanggungjawab yang dibebankan.



Tujuan audit internal Tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah membantu semua pimpinan perusahaan (manajemen) dalam melaksanakan tanggungjawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya. Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut: a. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal. b. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. c. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan. d. Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya. e. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen. f. Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas. Wewenang dan Tanggung Jawab Auditor Internal a. Memberikan informasi dan saran-saran kepada manajemen atas kelemahankelemahan yang ditemukannya. b. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas yang ada dalam perusahaan untuk mencapai tujuan audit dan tujuan organisasi atau perusahaan. Kedudukan dan Peran Auditor Internal Ada empat alternatif kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi yaitu: a. Bagian internal audit berada dibawah direktur keuangan (sejajar dengan bagian akuntansi keuangan),



b. Bagian internal audit merupakan staf direktur utama, c. Bagian internal audit merupakan staf dari dewan komisaris, d. Bagian internal audit dipimpin oleh seorang internal audit director. Peranan auditor internal dalam menemukan indikasi terjadinya kecurangan dan melakukan investigasi terhadap kecurangan, sangat besar. Jika auditor internal menemukan indikasi dan mencurigai terjadinya kecurangan di perusahaan, maka ia harus memberitahukan hal tersebut kepada top management. Jika indikasi tersebut cukup kuat, manajemen akan menugaskan suatu tim untuk melakukan investigasi. Tim tersebut biasanya terdiri dari internal auditor, lawyer, investigator, security dan spesialis dari luar atau dalam perusahaan (misalkan ahli komputer, ahli perbankan dan lain-lain). Hasil investigasi tim harus dilaporkan secara tertulis kepada top management yang mencakup fakta, temuan, kesimpulan, saran dan tindakan perbaikan yang perlu dilaporkan. Pendekatan-pendekatan yang Dilakukan Auditor Internal a. Audit Komprehensif, Audit komprehensif merupakan perluasan yang dilakukan GAO atas audit terhadap aktivitas operasi. b. Audit Berorientasi Manajemen, penelaahan atas semua aktivitas sesuai dengan perspektif manajer atau konsultan manajemen. Audit berorientasi manajemen dibedakan dari jenis-jenis lainnya berdasarkan cara pandangnya, bukan dari segi prosedur audit. c. Audit Partisipatif, proses yang melibatkan bantuan klien dalam mengumpulkan data, mengevaluasi operasi, dan mengoreksi masalah. Jadi audit ini merupakan kemitraan untuk menyelesaikan masalah, sehingga terkadang disebut audit kemitraan. d. Audit Program, penelaahan atas seluruh program, baik perusahaan publik maupun privat, untuk menentukan apakah manfaat yang diinginkan telah tercapai. Program Audit Internal Program audit internal merupakan perencanaan prosedur dan teknik-teknik pemeriksaan yang ditulis secara sistematis untuk mencapai tujuan pemeriksaan secara efisien dan efektif. Selain itu berfungsi sebagai alat perencanaan yang juga penting untuk mengatur pembagian kerja. Memonitor jalannya kegiatan pemeriksaan.



Keunggulan program audit antara lain sebagai berikut: a. Meratanya pembagian kerja diantara auditor . b. Program audit yang rutin hasilnya lebih baik dan menghemat waktu. c. Program audit memilih tujuan yang penting saja. d. Program audit yang telah digunakan dapat menjadi pedoman untuk tahun berikutnya. e. Program audit menampung pandangan manajer atas mitra kerja. f. Program audit memberikan kepastian bahwa ketentuan umum akuntansi telah dijalankan. g. Penanggungjawab pelaksanaan audit jelas. Kelemahan program audit antara lain: a. Tanggungjawab audit pelaksanaan terbatas pada program audit saja. b. Sering menimbulkan hambatan untuk berpikiran kreatif dan membangun. c. Kegiatan audit menjadi monoton. Pelaksanaan Audit Internal a. Perencanaan Audit Tahap perencanaan audit merupakan langkah yang paling awal dalam pelaksanaan kegiatan audit intenal, perencanaan dibuat bertujuan untuk menentukan objek yang akan diaudit/prioritas audit, arah dan pendekatan audit, perencanaan alokasi sumber daya dan waktu, dan merencanakan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan proses audit. b. Pengujian dan Pengevaluasian Informasi Pada



tahap



ini



audit



intern



haruslah



mengumpulkan,



menganalisa,



menginterprestasi dan membuktikan kebenaran informasi untuk mendukung hasil audit. c. Penyampaian Hasil Pemeriksaan Laporan audit internal ditujukan untuk kepentingan manajemen yang dirancang untuk memperkuat pengendalian audit intern, untuk menentukan ditaati tidaknya prosedur/kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen.



d. Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Audit intern terus menerus meninjau/melakukan tindak lanjut (follow up) untuk memastikan bahwa terhadap temuan-temuan pemeriksaan yang dilaporkan telah dilakukan tindakan yang tepat. Laporan audit internal 1. Auditor internal harus membahas kesimpulan dan rekomendasi pada tingkatan manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan tertulis yang final. 2. Laporan haruslah objektif, jelas, ringkas, konstruktif dan tepat waktu. 3. Laporan harus menyatakan tujuan, ruang lingkup, hasil audit, dan bila tepat laporan itu juga harus berisi suatu pernyataan pendapat auditor. 4. Laporan dapat mencakup rekomendasi untuk perbaikan yang potensial dan mengakui kinerja serta tindakan korektif yang memuaskan. 5. Pandangan auditee tentang kesimpulan dan rekomendasi audit dapat disertakan dalam laporan audit. 6. Direktur auditing internal harus mereview dan meyetujui laporan audit final sebelum diterbitkan serta harus memutuskan kepada siapa laporan itu akan dibagikan. 



AUDIT OPERASIONAL Audit Operasional adalah proses yang sistematis untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas kegiatan suatu organisasi dalam prosesnya untuk mencapai tujuan organisasi tersebut, dan keekonomisan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manjemen serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat atas hasil-hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi untuk perbaikan. Menurut (Amin Wijaya Tunggal, 2001), meskipun terdapat beberapa perbedaan dari definisi audit operasional seperti telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan bahwa audit operasional merupakan: 1. Proses yang sistematis 2. Menilai operasi organisasi 3. Efektifitas, efisiensi dan ekonomi operasi 4. Melaporkan kepada orang yang tepat 5. Rekomendasi atau perbaikan\



Tahap-tahap dalam Audit Operasional a. Memilih auditee b. Merencanakan audit c. Melaksanakan audit d. Melaporkan temuan e. Melakukan tindak lanjut



Tujuan audit operasional 1. Mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas pelaksanaan aktivitas suatu organisasi. 2. Mengidentifikasi timbulnya penyelewengan dan penyimpangan yang terjadi dan kemudian membuat laporan yang berisi rekomendasi tindakan perbaikan selanjutnya. 3. Alat pengendalian untuk mengelola perusahaan dengan penggunaan sumber daya yang ada dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan efektif dan efesien.



Manfaat audit operasional 1. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan 2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan-laporan dan pengendalian 3. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan, rencanarencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah 4. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan preventif yang akan diambil 5. Menilai ekonomisasi dan efesiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan 6. Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan 7. Menyediakan tempat pelatihan untuk personil dalam seluruh fase operasi perusahaan Laporan audit manajemen dapat dijadikan sebagai informasi pelengkap dari laporan keuangan perusahaan. Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh jika laporan audit kinerja ini menjadi wajib disediakan oleh perusahaan.



a. Penyelenggaran perusahaan akan makin transparan sehingga pihak luar perusahaan dapat mengikuti perkembangan perusahaan dengan lebih baik. b. Audit manajemen akan memicu perusahaan untuk berhati-hati dalam mengelola perusahaan. c. Kepentingan masyarakat (terutama investor) makin terlindungi sehingga iklim investasi dan usaha akan makin kondusif. Audit Operasional memiliki keterbatasan yaitu : Menurut Nugroho Widjayanto (1985:23-24) ada beberapa keterbatasan audit operasional: a. Waktu, waktu menjadi factor yang sangat membatasi, karena auditor harus memberikan informasi kepada manajemen secara cepat atau setidaknya tepat waktu untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Sebaiknya audit operasional dilakukan secara teratur untuk menjamin bahwa permasalahan yang penting tidak menjadi kronis dalam perusahaan. b. Keahlian auditor, kurangnya pengetahuan banyak dikeluhkan para auditor operasional karea tidak mungkin bagi seorang auditor mengetahui dan menguasai berbagai disiplin bisnis. Auditor operational hanya lebih ahli dalam bidang audit daripada dalam bidang bisnis. c. Biaya, biaya juga merupakan salah satu factor pembatas, karena itu tentu saja biaya audit harus lebih kecil dari jumlah yang dapat dihemat. Oleh karena itu, auditor harus mengabaikan masalah kecil yang mungkin dapat memakan biaya jika diselidiki lebih lanjut. Standar Audit Operasional meliputi : 1. Standar Umum Yaitu Standar Umum Pertama (Persyaratan Kemampuan atau Keahlihan), Standar Umum Kedua (Independensi), Standar Umum Ketiga (Penggunaan Kemahiran Secara Cermat dan Seksama), dan Standar Umum Keempat (Pengendalian Mutu). 2. Standar Pekerjaan Lapangan Audit Kinerja Yaitu Standar Pekerjaan Lapangan Pertama (Perencanaan), Standar Pekerjaan Lapangan Kedua (Supervisi), Standar Pekerjaan Lapangan Ketiga, dan Standar Pekerjaan Lapangan Keempat (Dokumentasi Pemeriksaan)



3. Standar Pelaporan Audit Kinerja Yaitu Standar Pelaporan Pertama (Bentuk) , Standar Pelaporan Kedua (Isi Laporan), Standar PelaporanStandar Pelaporan Ketiga, danStandar Pelaporan Keempat (Penerbitan dan Pendistribusian Laporan Hasil Pemeriksaan).



Jenis-jenis Audit Operasional 1. Audit Fungsional, adalah sarana untuk mengkategorikan aktivitas perusahaan seperti fungsi penjualan atau fungsi penagihan. 2. Audit Organisasional, audit operasional atas suatu organisasi menyangkut keseluruhan organisasi seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. 3. Penugasan Khusus, penugasan audit operasional khusus timbul atas permintaan manajemen, misalnya : penentuan penyebab tidak efektifnya sistem PDE, penyelidikan kemungkinan kecurangan dalam suatu divisi dan membuat rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi suatu barang.



Jenis-jenis Auditor yang melaksanakan audit operasional : 1. Audit Internal Audit internal memiliki keunggulan dalam melakukan audit operasi, mereka mengembangkan pengetahuan yang banyak tentang perusahaan dan bisnisnya. Untuk memaksimalkan efektivitas audit keuangan atau operasi, departemen audit internal harus melapor kepada dewan direksi atau presiden direktur. Auditor internal harus memiliki akses terhadap komunikasi yang berkelanjutan dengan komite audit dalam dewan direksi, sehingga struktur organisasi tersebut akan membantu auditor internal untuk independen. 2. Auditor Pemerintah Auditor pemerintah yang dikenal luas adalah GAO. Yellow Book mendefinisikan dan menetapkan standar untuk audit kinerja, yang intinya sama dengan audit operasi. Audit kinerja memasukkan hal-hal berikut: a. Audit ekonomi dan efisiensi, tujuannya yaitu untuk menentukan apakah entitas mengakuisisi, melindungi, dan menggunakan sumber dayanya secara ekonomis dan efisien; menentukan penyebab praktik-praktik tidak efisien atau tidak ekonomis; serta menentukan apakah entitas telah taat hukum dan peraturan yang berkaitan dengan persoalan ekonomi dan efisiensi. b. Audit program, tujuannya untuk menentukan sejauh mana hasil yang diinginkan atau manfaat yang didapatkan dari aturan atau badan otorisasi lain yang dicapai;



menentukan efektivitas dari organisasi, program, aktivitas, atau fungsi; serta menentukan apakah entitas telah taat hukum dan peraturan yang didapat telah diterapkan dalam program. 3. Kantor Akuntan Publik Dalam mengaudit laporan keuangan, kantor akuntan publik melakukan pekerjan diantaranya pengidentifikasian masalah operasi dan pembuatan rekomendasi yang menguntungkan klien audit. Rekomendasi tersebut bisa dilakukan dengan lisan, maupun surat manajemen.



Perbedaan Antara Audit Operasional dan Audit Keuangan 1. Tujuan Audit Audit keuangan menekankan pada ketepatan pencatatan informasi historis, sedangkan audit operasional menekankan pada efektivitas dan efisiensi. Audit keuangan berorientasi pada masa lampau, sementara audit operasional berfokus pada peningkatan kinerja masa depan. 2. Distribusi Laporan Laporan audit keuangan biasanya didistribusikan kepada pengguna laporan keuangan eksternal, misalnya pemegang saham dan pihak bank, sedangkan laporan audit operasional ditujukan terutama kepada manajemen 3. Area Non Keuangan Audit keuangan terbatas hanya pada hal-hal yang langsung mempengaruhi kewajaran laporan keuangan, sedangkan audit operasional meliputi aspek efektivitas dan efisiensi dalam organisasi.



Efektivitas dan Efisiensi Efektifitas mengacu pada pemenuhan tujuan, efisiensi mengacu pada penentuan sumberdaya yang digunakan untuk pencapaian tujuan.



Hubungan Audit Operasional dengan Pengendalian Internal Hal penting untuk membentuk pengendalian internal yang baik yaitu keandalan laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, serta ketaatan dengan peraturan dan hukum yang berlaku. Yang membedakan antara evaluasi pengendalian internal dengan pengujian untuk audit keuangan dan operasi yaitu mengenai tujuan dan lingkupnya.



a. Tujuan: tujuan audit operasi pengendalian internal yaitu mengevaluasi efisiensi dan efektivitas dan membuat rekomendasi untuk manajemen. Evaluasi pengendalian internal untuk audit keuangan memiliki dua tujuan yaitu menentukan luas dari pengujian audit subtantif yang dibutuhkan dan melaporkan efektivitas pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan untuk perusahaan publik. b. Lingkup: lingkup dari evaluasi pengendalian internal untuk audit keuangan internal terbatas pada efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan dan dampaknya pada penyajian yang wajar dari laporan keuangan, sedangkan lingkup audit operasi berkaitan dengan pengendalian yang berpengaruh pada efisiensi atau efektivitas.



Independensi dan Kompetensi dalam Auditor Operasi Independensi auditor internal ditingkatkan dengan membuat departemen audit internal melapor kepada dewan direksi atau presiden direktur. Auditor seharusnya tidak bertanggungjawab terhadap fungsi operasi dalam perusahaan atau untuk memperbaiki kekurangan ketika operasi tidak efektif atau tidak efisien. Kompetensi diperlukan untuk menetukan penyebab masalah operasi dan membuat rekomendasi yang tepat. Namun, kompetensi dapat menjadi penghalang ketika audit operasi berhadap dengan problem operasi yang memiliki kisaran luas.



Kriteria dalam Mengevaluasi Efisiensi dan Efektivitas Pemilihan kriteria spesifik digunakan untuk mengevaluasi telah ada atau tidaknya efisiensi dan efektivitas. Dalam penetapan kriteria untuk audit operasi, auditor dapat mendefinisikan tujuan untuk menetukan apakah beberapa aspek entitas dapat dijadikan lebih efisien maupun lebih efektif dan dilakukan rekomendasi untuk perbaikan. Sumber-sumber untuk mengembangkan kriteria evaluasi spesifik diantaranya: a. Kinerja historis Kriteria berdasarkan hasil aktual periode sebelumnya. Kriteria mudah diambil, namun mungkin saja tidak memberikan wawasan yang cukup mengenai baik buruknya hasil dibandingkan dengan apa yang seharusnya didapatkan. b. Benchmarking Entitas di dalam maupun di luar organisasi klien mungkin secara memadai serupa dengan organisasi klien sehingga auditor dapat menggunakan hasil operasi sebagai kriteria. Namun, auditor dalam pemilihan organisasi untuk benchmark harus cermat.



c. Standar teknik Menghabiskan banyak waktu dan mahal karena memerlukan keahlian, namun kadangkala mungkin sebanding dengan biayanya. d. Diskusi dan kesepakatan Dapat dilakukan jika kriteria objektif sulit didapatkan maupun mahal harganya.



Tahap-tahap Audit Operasi a. Perencanaan Auditor operasional harus menentukan lingkup penugasan dan menyampaikan hal itu kepada unit organisasional, juga perlu menentukan staff yang tepat dalam penugasan, mendapatkan informasi mengenai latar belakang unit organisasional, memakai struktur pengendalian intern, serta menentukan bahan bukti yang tepat yang harus dikumpulkan. b. Pengumpulan dan evaluasi bahan bukti Auditor operasional harus mengumpulkan cukup bahan bukti yang kompeten agar dapat menjadi dasar yang layak guna menarik suatu kesimpulan mengenai tujuan yang sedang diuji. c. Pelaporan dan tindak lanjut Dalam audit operasional, laporan biasanya dikirim hanya untuk pihak manajemen, dan satu salinan untuk unit yang diperiksa. Keragaman audit operasional memerlukan penyusunan laporan secara khusus untuk menyajikan ruang lingkup audit, temuantemuan dan rekomendasi-rekomendasi. Tindak lanjut merupakan hal yang biasa dalam audit operasional di saat rekomendasi-rekomendasi disampaikan kepada manajemen, yang tujuannya adalah untuk memastikan apakah perubahan-perubahan yang direkomendasikan telah dilakukan dan jika tidak apakah alasannya



Contoh Temuan Audit Operasi a. Perusahaan pembersih luar yang menghemat $160.000 b. Program komputer menghemat tenaga kerja manual c. Menggunakan alat yang tepat