ISYS6305035-Enterprise System-TP2-W7 [PDF]

Citation preview

Tugas Personal ke-2 Week 7



1. Proses stabilisasi dimulai ketika software sistem ERP dalam produksi, selesai pelatihan awal, dan konversi data. Carilah contoh perusahaan yang telah implementasi sistem ERP. Jelaskan bagaimana proses stabilisasi implementasi ERP dilaksanakan! Jawaban : Setelah sistem ERP goes live, organisasi akan memasuki masa proses stabilisasi yaitu sekitar 60 sampai 90 hari. Staf TI akan memantau infrastruktur selama waktu respon dan memastikan bahwa back-up yang diambil sudah tepat. Staf Ahli harus siap membantu pengguna dari tiap departemen mengoperasikan sistem dengan cara yang benar. 2. Sistem ERP membutuhkan dukungan berkelanjutan untuk memastikan bahwa sistem melakukan apa yang seharusnya dilakukan. Identifikasi hal-hal apa saja yang diperlukan sebagai bentuk dukungan pasca-implementasi! Jawaban : -



Bisnis proses yang dilakukan harus jelas dan tertata dengan baik sesuai dengan visi misi nya.



-



Perubahan manajemen harus di jadwalkan karena perubahan manajemen merupakan hal yang rutin di lakukan dan tidak bisa di hindari



-



komposisi dan konpensasi tim ERP karena penentuan komposisi dan pemberian kompensasi yang tepat akan menjamin keberlangsungan implementasi ERP ini dengan baik



-



Dukungan manajemen dibutuhkan karena implementasi ERP scope nya paling besar dari seluruh implementasi sistem informasi. Persetujuan harus diteken secara cepat, sehingga pelaksanaannya berlangsung lancar.



-



Manajemen proyek yang baik akan menentukan implementasi erp yang baik pula



ISYS6305035 – Enterprise System



-



Analisa Sistem dan Pemilihan Implementasi Teknisharus dilakukan secara menyeluruhsehingga legacy sistem dapat dimanage sehubungan adanya sistem yang baru



3. Jelaskan berdasarkan perspektif Anda, mengapa transfer knowledge penting bagi stabilitas jangka panjang dari sistem ERP? Transfer knowledge sangat penting, baik dari sisi konsultan terhadap team IT internal maupun kepada user, karena ketika ada perubahan perilaku dari penggunaan software lama menjadi ERP tentu user akan banyak merasa bingung. Jika transfer knowledge tidak dilakukan dengan baik ini akan menjadi kekacauan dari level user karena membandingkan ERP dengan system yang lama. 4. Apa itu Segitiga Manajemen Proyek? Sebutkan dan Jelaskan komponen dari segitiga manajemen proyek! Jawaban : Segitiga manajemen proyek memvisualisasikan masalah "tiga batasan", yaitu kebutuhan untuk menyeimbangkan ruang lingkup, biaya, dan waktu guna mempertahankan produk akhir berkualitas tinggi. Segitiga manajemen proyek terdiri dari tiga variabel yang menentukan kualitas proyek: ruang lingkup, biaya, dan waktu. Ruang Lingkup Ruang lingkup adalah "ukuran" proyek dalam hal kualitas, detail, dan pentingnya hasil proyek. Seiring meningkatnya ukuran, proyek pasti membutuhkan lebih banyak waktu dan biaya agar selesai. Elemen-elemen dalam ruang lingkup proyek dapat mencakup: 1. Kompleksitas proyek 2. Kuantitas produk jadi 3. Kualitas output



ISYS6305035 – Enterprise System



4. Kekuatan (misalnya, jumlah pengguna simultan yang dapat didukung aplikasi) 5. Tingkat detail 6. Jumlah dan kompleksitas fitur Berhati-hatilah agar terhindar dari “scope creep” dengan menyelesaikan rencana proyek dan mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan proyek untuk segala hal sebelum produksi dimulai.



Biaya Untuk tujuan segitiga proyek, biaya tidak terbatas pada nilai secara literal. Sering disebut juga sebagai "sumber daya", titik segitiga ini mencakup semua perangkat, peralatan, dan dukungan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Elemen ruang lingkup dapat mencakup: 1. Anggaran keuangan 2. Jumlah anggota tim 3. Peralatan dan fasilitas 4. Peluang penting Variabel biaya/sumber daya ini mencakup lebih dari sekadar uang secara harfiah, tetapi umumnya segala sesuatu dalam titik ini yang dapat dikaitkan kembali dengan nilai finansial. Misalnya, penambahan karyawan membutuhkan anggaran tambahan untuk gaji; mengambil kesempatan untuk membuka kantor lebih lama membutuhkan anggaran tambahan untuk jam penggunaan listrik.



Waktu Saat menyesuaikan waktu, ingatlah bahwa jumlah waktu sama pentingnya dengan jenis waktu yang diukur. Pertukaran ini dapat memerlukan perpanjangan batas waktu, penyesuaian untuk perangkat lunak kalender tim, eliminasi beberapa fase perencanaan, dan masih banyak lagi.



ISYS6305035 – Enterprise System



Elemen waktu dapat mencakup: 1. Linimasa proyek keseluruhan 2. Jam yang dihabiskan untuk proyek 3. Kalender internal dan goalpost 4. Waktu yang dialokasikan untuk perencanaan dan strategi Jumlah fase proyek Jika anggaran dipotong atau ruang lingkup ditingkatkan, Anda harus menemukan cara cerdas untuk mengimbanginya dengan melonggarkan satu atau beberapa batasan waktu dalam proyek, misalnya dengan memperpanjang batas waktu, menambah jam kerja, atau membuat penyesuaian jadwal yang lainnya.



5. PMO memiliki peran sebagai project leadership selama proyek implementasi ERP. Sebutkan hal-hal apa saja yang harus dipantau oleh PMO selama implementasi ERP! 1. Proyek Start Up (mempekerjakan staf yang tepat dan setup awal) 2. Interaksi antara staf teknis dan fungsional 3. Komiten dari manajemen senior sepanjang proyek 4. Pergantian staf dan konsultan profesional 5. Keputusan memperkirakan proyek berikutnya 6. Staf dan pengguna yang pasif dan agresif. 6. Menurut Anda apa perbedaan antara manajer proyek dengan manajer program? Jelaskan jawaban Anda! Jawaban : Seorang manajer proyek perlu memantau dan mengelola tugas, sementara seorang manajer program memonitor dan mengendalikan proyek.



----oOo----



ISYS6305035 – Enterprise System



ISYS6305035 – Enterprise System