Job Desk Panitia Kegiatan [PDF]

Citation preview

Fakultas Teknik Universitas IBA Program Studi Teknik Sipil dan Program Studi Teknik Mesin



Job Description KEGIATAN “TEKNIK IBA EXPO 2018 & TRY-OUT” NO



JABATAN



URAIAN TUGAS



1



Ketua



Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan Memantau perkembangan seluruh seksi Mengkoordinir seluruh rangkaian kegiatan Menyusun program Kerja Mempertanggung jawabkan seluruh rangkaian kegiatan Melaporkan hasil kegiatan Monitoring pelaksanaan pra dan pasca pelaksanaan Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut Menentukan ruang peserta Membuat presentasi



2



Sekretaris



Mencatat hasil rapat koordinasi Mengurus surat-menyurat Menyusun proposal kegiatan Menyusun laporan kegiatan Menyusun proposal sponsor ke lembaga lain Membuat surat kerja sama Membuat blangko peserta Membuat daftar hadir peserta Menyiapkan surat kerja sama Mengumpulkan blangko peserta Membuat jadwal ngawas (menentukan pengawasnya) Mengajukan usulan biaya kegiatan/ dana taktis



3



Bendahara



Memegang seluruh keuangan acara Memegang seluruh bukti pengeluaran Menyusun rencana anggaran kegiatan Bertanggung jawab atas dana yang dikelola Menyusun realisasi anggaran kegiatan Membuat laporan keuangan kegiatan



4



Seksi Perlengkapan dan Dokumentasi Acara



Bertanggung jawab atas ruangan yang akan di pakai Bertanggung jawab atas kebersihan ruangan sebelum dan setelah dipakai Berkoordianasi dengan seksi acara untuk jadwal acara dan



Sekretariat : Gedung Lt. 1 Fak. Teknik Univ. IBA, Jl. Mayor Ruslan Palembang, 0711 – 361712, e-mail : [email protected]



Fakultas Teknik Universitas IBA Program Studi Teknik Sipil dan Program Studi Teknik Mesin



peralatan yang dibutuhkan Menyiapkan tenda dan panggung hiburan Membuat denah ruang Membuat identitas perlengkapan Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video Membuat kartu peserta Membuat ID card panitia 5



Seksi Acara, Hadiah & Doorprize



Menyusun acara menentukan jumlah jam yang dibutuhkan Mengatur waktu pelaksanaan Menyusun acara hiburan Membuat juknis kegiatan beserta jam dan penanggung jawabnya Menyiapkan door prize dan hadiah Bertanggung jawab atas hadiah dan door prize (mulai dari kemasan/ pembungkusan) Menentukan dekorasi panggung Menentukan dekorasi acara Membuat Konsep acara & rundown Acara Mengatur Jadwal Pentas Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi Menentukan job description seksi secara lebih rinci Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi. Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut Bintang tamu/artis/MC



6



Seksi Sponsor



Menyebarkan proposal sponsor ke lembaga/donatur Memantau proposal yang telah di edarkan Merekap daftar sponsor yang masuk Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontrak



Sekretariat : Gedung Lt. 1 Fak. Teknik Univ. IBA, Jl. Mayor Ruslan Palembang, 0711 – 361712, e-mail : [email protected]



Fakultas Teknik Universitas IBA Program Studi Teknik Sipil dan Program Studi Teknik Mesin



Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mungkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll. 7



Seksi Publikasi/Humas



Menentukan media publikasi yang diperlukan (misalnya poster, leaflet, tiket, dll) termasuk publikasi melalui media sosial (facebook, twitter, WA) Berkoordinasilah dengan seksi Sponsor mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite Menentukan lokasi publikasi (misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota) Berkoordinasilah dengan sekretaris untuk membuat surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagianbagian tertentu Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor. Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi marketing dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak Seksi Humas Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin kepolisian Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan transportasi pengisi acara Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi pengisi acara



8



Seksi Konsumsi



Berkoordinasi dengan sponsor makanan (jika ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan peserta Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga



Sekretariat : Gedung Lt. 1 Fak. Teknik Univ. IBA, Jl. Mayor Ruslan Palembang, 0711 – 361712, e-mail : [email protected]



Fakultas Teknik Universitas IBA Program Studi Teknik Sipil dan Program Studi Teknik Mesin



Menghandle segala macam urusan stand makanan dan minuman kalau hal itu diadakan Menyiapkan dan bertanggung jawab konsumsi untuk panitia pada H-1 dan hari H 9



Seksi Keamanan



Bertanggung jawab atas keamanan selama kegiatan Menentukan area parkiran. Membuat pos/lokasi keamanan di daerah parkir dan lokasi acara Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas untuk membuat ijin parkir dan untuk menghadirkan pihak kepolisian



Sekretariat : Gedung Lt. 1 Fak. Teknik Univ. IBA, Jl. Mayor Ruslan Palembang, 0711 – 361712, e-mail : [email protected]