Kantor [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Seiring berkembangnya teknologi di era digital di Indonesia ini memicu maraknya usaha jual beli melalui internet (online shop) karena mudah untuk dijalankan, tidak memerlukan modal yang besar dan tidak harus membutuhkan sistem manajemen yang rumit untuk mengelolanya. Hal ini menjadi salah satu penyeban banyaknya perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang jual beli online. Online Shop merupakan salah satu bentuk alternatif yang dapat digunakan para pebisnis atau perusahaan untuk menawarkan produk atau jasa kepada konsumen. Seiring dengan terus bertambahnya pengguna layanan internet, yang disebabkan karena murah dan mudah, maka bisnis yang dilakukan secara online shop semakin berkembang. Perkembangan bisnis online shop juga didukung oleh peningkatan produktifitas dari industri yang menyediakan berbagai macam produk untuk dipasarkan melalui media internet. Pertimbangan dunia bisnis bagi perusahaan atau pelaku usaha perorangan menggunakan internet untuk menjangkau pelanggan secara global, membawa dampak positif pada beberapa aspek kehidupan manusia termasuk perkembangan dunia bisnis sehingga perusahaan alangkah baiknya memiliki sebuah kantor sebagai tempat pelaksanaan administrasi dan manajemen perusahaannya, baik perusahaan di bidang online maupun offline. Adanya manajemen di suatu perusahaan akan membuat pelaksanaan tujuan menjadi lebih efektif dan efisien. Bangunan sebuah kantor haruslah menyesuaikan syarat dan aspek-aspek mendasar dari kegiatan kantor itu sendiri. Seperti jumlah anggota, pekerjaan kantor, aktivitas kantor sehari-hari, dll. Tata letak kantor merupakan salah satu hal sangat penting, karena penataan tata letak kantor yang baik akan dapat lebih mengoptimalkan aktivitas kantor dan kinerja karyawan, menghemat waktu juga biaya. Berbagai aktivitas di kantor tidak luput dari sumber daya, terutama sumber daya manusia. Di dalam sebuah perusahaan SDM diatur dalam sebuah manajemen, agar mereka dapat bekerja dengan nyaman dan memenuhi tugas dan tergetnya. Selain SDM diperlukan juga sarana dan prasarana untuk menunjang berbagai aktifitas kantor. Namun adanya sarana dan prasarana ini bukan untuk menyulitkan sehingga sarana yang digunakan haruslah sesesuai mungkin dengan kegunaannya. Kantor sebuah perusahaan yang baik adalah sebuah kantor yang memiliki sitem manajemen yang baik di segala aspek didalamnya. 1.2. Rumusan Masalah 1.2.1 Bagaimana profil dari PT. Samudera Pasific Maju ? 1.2.2 Apa saja pekerjaan kantor PT. Pasific Maju ? 1.2.3 Bagaimana bentuk organisasi kantor PT. Samudera Pasific Maju ? 1.2.4 Bagaimana proses manajemen SDM di PT. Samudera Pasific Maju? 1.2.5 Bagaimana proses pengarsipan data-data PT. Samudera Pasific Maju ?



1.2.6 Bagaimana proses surat-menyurat PT. Samudera Pasific Maju ? 1.2.7 Bagaimana sarana dan prasarana PT. Samudera Pasific Maju ? 1.2.8 Apa saja teknologi yang diterapkan di PT. Samudera Pasific Maju ? 1.2.9 Bagaimana tata letak kantor PT. Samudera Pasific Maju ? 1.3. Tujuan 1.3.1 Mengetahui profil PT. Samudera Pasific Maju 1.3.2 Mengetahui pekerjaan kantor yang dilakukan oleh PT. Samudera Pasific Maju 1.3.3 Mengetahui bentuk organisasi kantor PT. Samudera Pasific Maju 1.3.4 Mengetahui proses manajemen SDM di PT. Samudera Pasific Maju 1.3.5 Mengetahui proses pengarsipan data-data PT. Samudera Pasific Maju 1.3.6 Mengetahui proses surat-menyurat PT. Samudera Pasific Maju 1.3.7 Mengetahui sarana dan prasarana yang ada di PT. Samudera Pasific Maju 1.3.8 Mengetahui teknologi apa yang diterapkan oleh PT. Samudera Pasific Maju 1.3.9 Mengetahui sistem tata letak kantor PT. Samudera Pasific Maju 1.4. Manfaat Penelitian 1.4.1 Manfaat Bagi Kelompok a. Menambah wawasan tentang bagaimana sistem manajemen sebuah kantor b. Menambah wawasan tentang bentuk dan penataan ruang sebuah kantor 1.4.2 Manfaat Bagi Masyarakat a. Lebih mengenal PT. Samudra Pasific Maju secara mendalam b. Memberikan informasi seputar kantor sebuah perusahaan 1.4.3 Manfaat Bagi PT. Samudera Pasific Maju a. Masyarakat semakin mengenal PT. Samudera Pacific Maju b. Dapat sekaligus mengevaluasi kelebihan dan kekurangan kantor 1.5. Batasan Masalah Batasan dari laporan ini yaitu kami melakukan penelitian pada PT. Samudera Pasific Maju.



BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 MANAJEMEN PERKANTORAN 2.1.1 Pengertian Manajemen Manajemen merupakan kemampuan atau keahlian pegawai untuk mengelola segala aktifitas yang terjadi di lingungan kantor, sehingga dapat mendeteksi, menyesuaikan, serta menghadapi berbagai perubahan yag terjadi, baik perubahan tehnologi, lingkungan persaingan, maupun tuntutan perkembangan yang lebih luas. 2.1.2 Manajemen Perkantoran Suatu fungsi yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisian. Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian 2.1.3 Asas Pekerjaan Kantor yang Efisien Kata kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan dalam bahasa inggris “office”. Kantor bisa di artikan sebagai ruang berkumpul, ruang di mana pengusaha dan pegawai menjalankan aktivitas bersama. Manajemen perkantoran modern yakni penyelenggaran semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanan pekerjaan kantor yang modern. Semakin modernnya suatu kantor, maka akan semakin banyak data, informasi, dan kegiatan yang dapat diakses dengan lebih efektif, efesien, dan provisional. 2.2 ASPEK MANAJEMEN DALAM PERKANTORAN 2.2.1 Unsur-Unsur dalam Manajemen Tenaga Kerja ( Men) Dana (Money) Metode (Methods) Material (Material) Mesin (Machines) Pasar (Markets)



2.3 RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN 2.3.1 Asas Pekerjaan dalam Manajemen Perkantoran Asas Sentralisasi Pekerjaan kantor di tangan oleh unit tersendiri dalam organisasi bersangkutan.



Asas Desentralisasi Setiap unit organisasi dalam instansi di berikan wewenang untuk mengelola pekerjaan kantornya masing – masing.



 Cara kerja dengan mudah di seragamkan  Pengawasan mudah di lakukan  Penggunaan peralatan dapat di hemat  Dapat memperlancar tugas pokok  Dapat memnuhi kebutuhan khusus setiap unit  Dapat di hindari akan tugas – tugas yang menumpuk



Asas Campuran Pekerjaan – pekerjaan kantor yang memerlukan pengawasan secara kontinew yang mengandung banyak kerawanan, di lakukan dengan menggunakan asas sentralisasi, sedangkan pekerjaan kantor yag bersifat umum di lakukan dengan asas



 Pelayanan telepon keluar instansi di pusatkan, jika pelayanan di dalam unit organisasi menggunakan pesawat intern  Pengarsipan aktif di pusatkan di unit pengelola arsip, sedangkan arsip yang tidak aktif di kelola masing- masing unit di dalam organisasi tersebut



desintralisasi.



2.4 ORGANISASI PERKANTORAN 2.4.1 Pengertian Organisasi Kantor Organisasi perkantoran merupakan suatu kolektivitas orang yang ada di lingkungan kantor, dimana aktivitas yang dilakukannya di desain secara sadar, terkoordinasi, serta diatur oleh para anggotanya dalam rangka mencapai tujuan tertentu.



2.4.2 Prinsip Organisasi Perkantoran Delapan prinsip organisasi kantor menurut Neuner dan Keeling (1970:45-49) sebagai berikut; 1. Prinsip Tujuan



Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya. 2. Prinsip Kesatuan Fungsi Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. 3. Prisip Hubungan Individual Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan.Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah sistem, namun individu-indi vidulah yang menyelesasikan pekerjaannya masing-masing. 4. Prinsip Kesederhanaan Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan. 5. Prinsip Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut. 6. Prinsip Laporan kepada Pimpinan Tunggal Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. 7. Prinsip Kepengawasan dan Kepemimpinan Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakkan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasa yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.



8. Prinsip Jangkauan Pengawasan Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan dibawah pengawasan langsung dari seorang manajer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan manajer kantor maka semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. 2.4.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi menetapkan cara pembagian, pengelompokkan dan pengorganisasian pekerjaan secara formal (Robbins,203:176) Enam elemen yang menunjang struktur organisasi adalah sebagai berikut: 1. Spesialisasi Pekerjaan Spesialisasi Pekerjaan atau pembagian pekerjaan berkenaan sejauh mana tugas organisasi diemban oleh pegawai.Manajer dapat melakukan efisiensi melalui spesialisasi pekerjaan. Dengan spesialisasi pekerjaan, keterampilan pegawai akan meningkat, sebab pegawai melaksanakan pekerjaannya berulang. Dari sisi biaya pelatihan, maka pelatihan untuk spesialisasi pekerjaan jauh lebih efektif dan efisien. 2. Rantai Komando Rantai komando merupakan garis tidak putus dari rangkaian wewenang yang ada dalam organisasi. Dalam konsep ini terdapat dua hal yang penting, yaitu: a.



Wewenang



Wewenang mengacu pada kemampuan untuk memberi perintah dan mengharapkan perintah tersebut dipatuhi oleh pegawai. b.



Kesatuan Komando



Asas kesatuan komando membantu mengamankan konsep garis wewenang yang tidak terputuskan. Kesatuan ini menyatakan bahwa seorang pegawai seharusnya mempunyai satu pemimpin dan hanya kepada satu pemimpin ia bertanggung jawab langsung. 3. Rentang Kendali Rentang



kendali



merujuk



pada



jumlah



orang



yang



secara



langsung



mempertanggungjawabkan pekerjaannya sesuai dengann tingkatan/hirarki organisasi



dimana ia bekerja. Semakin luas atau besar rentang organisasi digunakan, maka semakin efisien organisasi tersebut. 4. Sentralisasi dan Desentralisasi a. Sentralisasi Sentralisasi mengacu pada pengambilan keputusan yang terpusat pada suatu titik tertentu dalam organisasi.Jika manajemen puncak mengambil keputusan organisasi tanpa melibatkan pegawai di bawahnya, maka organisasi tersebut menganut sistem sentralisasi. b. Desentralisasi Organisasi yang terdesentralisasi, lebih cepat untuk memecahkan masalah, karena lebih banyak pegawai yang memberikan masukan bagi keputusan organisasi. 5. Formalisasi Formalisasi adalah derajat dimana organisasi menstandarkan perilaku melalui aturan, prosedur, pelatihan, dan mekanisme lain yang terkait. Formalisasi dapat meningkatkan efisiensi dan pemenuhan, tetapi dapat juga menimbulkan masalah. 6. Departementalisasi Suatu departementalisasi merupakan dasar yang dipakai dalam mengelompokkan pekerjaan



yaitu



menspesifikasi



bagaimana



suatu



pekerja



dan



aktivitasnya



dikelompokkan. Departementalisasi merupakan strategi dasar untuk aktivitas koordinasi dalam organisasi karena departementalisasi mempengaruhi perilaku dengan cara: a.



Departementalisasi memunculkan rantai komando, yaitu sistem supervisi;



b.



Departementalisasi memfokuskan orang-orang pada model mental atau cara berfikir yang umum, sepert melayani klien, pengembangan produk, atau mendukung keterampilan khusus;



c.



Departementalisasi menciptakan koordinasi melalui komunikasi informal diantara subunit dan pegawai.



2.4.4 Departementalisasi Lima tipe departementalisasi menurut McShane dan Glinow (2006, 239-244) adalah:



1.



Struktur Organisasi Sederhana



Pada struktur organisasi ini memiliki jumlah pekerja sedikit dan biasanya bidang usahanya hanya satu macam produk atau jasa.Strukur organisasi sederhana memiliki sifar fleksibel, biasanya mereka tergantung pada pemilik yang mensupervisi langsung pekerjanya. Manajer/ Pemilik



Tenaga Produksi



Tenaga Gudang



Tenaga Distribusi



Tenaga Penjual



TenagaCollect or



Gambar 2.4.4 a: Struktur Organisasi Sederhana



2. Struktur Organisasi Fungsional Struktur organisasi fungsional adalah struktur organisasi dimana tugas, orang dan teknologi yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis dibagi menjadi grup grup yang terpisah (seperti pemasaran, operasi dan keuangan) dengan prosedur yang semakin formal guna mengkoordinasikan dan mengintegrasikan aktivitas-aktivitasnya untuk menghasilkan produk dan jasa dari bisnis tersebut. Chief Executive Officer (CEO)



Manajer Produksi



Manajer SDM



Manajer Pemasaran



Manajer Riset



Manajer Akuntasi



Gambar 2.4.4 b: Struktur Organisasi Fungsional



3. Struktur Organisasi Divisional Struktur organisasi divisional adalah struktur dimana sekelompok unit atau divisi yang relatif otonom diatur oleh suatu kantor pusat korporat, namun setiap divisi operasi memiliki spesialis fungsionalnya masing-masing yang menyediakan produk atau jasa yanng berbeda dari divisi lainnya. Struktur organisasi divisional mengelompokkan pekerja berdasarkan geografi, klien atau output (produk/jasa).



Chief Executive Officer (CEO)



Wilayah Sumatera



Wilayah Jawa



Wilayah Kalimantan



Wilayah Sulawesi



Wilayah Papua



Gambar2.4.4 c: Struktur Organisasi Divisional Berdasarkan Geografi



Chief Executive Officer (CEO)



Investor



Perbankan



Retailer



UKM



Pemerintah



Gambar2.4.4 d: Struktur Organisasi Divisional Berdasarkan Klien



Chief Executive Officer (CEO)



Produk LCD



Produk Kulkas



Produk Mesin Cuci



Produk Pompa air



Produk Lampu



Gambar2.4.4 e: Struktur Organisasi Divisional Berdasarkan Output



4. Struktur Organisasi Matrik Struktur organisasi matrik adalah struktur dimana personel fungsional dan staf ditugaskan ke suatu bidang fungsional dasar maupun ke seorag manajer proyek atau produk. Struktur ini memiliki dua saluran wewenang tanggung jawab atas kinerja, evaluasi, dan kendali, salah satu tipe



departementalisasi yang menggunakan dua bentuk organisasi agar



mengungkit keuntungan keduanya.



Manajer Proyek A Manajer Proyek B Manajer Proyek C



Wakil Presiden Teknik Staf Teknik Staf Teknik Staf Teknik



Chief Executive Officer (CEO) Wakil Presiden Produksi Staf Produksi Staf Produksi Staf Produksi



Wakil Presiden Pembelian Agen Pembelian Agen Pembelian Agen Pembelian



Wakil Presiden Administra Agen Pembelian si Agen Pembelian Agen Pembelian



Gambar2.4.4 f: Struktur Organisasi Matriks



5. Struktur Organisasi Tim/ Struktur Tim Dalam struktur tim terdapat self-directed work teams (SDWTs). SDWTs meliputi satu pekerjaan yang saling berkaitan, dan tim tersebut memiliki otonomi substansial untuk mengeksekusi pekerjaan. Tim biasanya diorganisasikan berdasarkan proses pekerjaan. 2.4.5 Desain Organisasi Desain organisasi merupakan proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan dan depertemen. Masing-masing desain organisasi tersebut diuraikan sebagai berikut: 1. Struktur Sederhana Desain organisasi sederhana didominasi oleh strategic apex dan memiliki tingkat sentralisasi yang sangat tinggi dalam melakukan kontrol.Struktur sederhana bersifat simpel tetapi terbatas penggunaannya, yakni pada organisasi yang ukurannya kecil.Desain organisasi ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat digunakan dalam organisasi yang kompleks; beresiko terjadinya kepemimpinan yang tersentralisasi; serta tergantung pada satu figur saja. 2. Birokrasi Mesin Desain organisasi birokrasi mesin didominasi oleh technostructure dan kontrol yang dilakukan melalui standardisasi.Struktur tipe ini mampu menampilkan aktivitas terstandardisasi dengan tindakan yang efisien.Struktur tipe ini efektif digunakan pada organisasi yang menggunakan teknologi mesin dalam melaksanakan kegiatannya, sehingga mudah distandardisasi, lingkungannya simpel dan stabil, serta dapat digunakan pada organisasi besar. 3. Birokrasi Profesional Desain organisasi birokrasi profesional memiliki konsep kunci, yaitu mengkombinasikan standardisasi dan desentralisasi. Operating core mendominasi desain organisasi ini karena mereka memiliki keahlian kritis yang diperlukan organisasi, dan mereka memiliki otonomi untuk menerapkan keahlian mereka, sehingga konsep kunci desain ini dapat terlaksana. Kelebihan struktur ini dapat menampilkan tugas secara terspesialisasi dan efisien. 4. Struktur Divisional Desain organisasi struktur divisional didominasi oleh manajer tingkat menengah. Struktur ini terdiri kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang memiliki otonomi tinggi dan masing-masing unit birokrasi mesin dikoordinasi oleh masing-masing divisi (manajer tingkat menengah). 5. Adhoracy Desain organisasi adhoracy bersifat sangat fleksibel, standardisasinya rendah, dan sangat terdesentralisasi.Hierarkinya rendah tetapi departementalisasinya sangat tinggi. Struktur jenis ini hampir sama dengan birokrasi-birokrasi profesional, karena keduanya memperkerjakan orang-orag profesional. Struktur ini menggunakan teknologi non-rutin,



cocok untuk organisasi dengan lingkungan yng sering berubah dan memiliki risiko yang tinggi.Kekuasaan pada struktur ini tidak berdasarkan posisi seseorang tetapi berdasarkan keahlian yang dimiliki. 2.4.6 Budaya Organisasi Kantor Budaya Organisasi merupaan sistem nilai yang dikembangkan dan berlaku dalam suatu organisasi yang menjadikannya ciri khas sebagai sebuah organisasi. Fungsi budaya organisasi kantor yaitu: 1. Pengikat Organisasi Budaya organisasi berfungsi sebagai pengikat seluruh komponen organisasi terutama pada saat organisasi menghadapi guncangan, baik dari dalam maupun dari luar akibatnya terdapat perubahan. 2. Integrator Budaya organisasi merupakan ala untuk menyatukan keberagaman sifat, karakter, bakat dan kemampuan yang ada di dalam organisasi. 3. Identitas Organisasi Budaya organisasi merupakan salah satu identitas organisasi seperti logo organisasi yang memiliki lambang tersendiri. Dalam hal ini, maka identitas yang ada di lingkungan kantor mengidentifikasikan kinerja yang ada dalam organisasi. 4. Energi Untuk mencapai kinerja yang tinggi, budaya organisasi berfungsi sebagai suntikan energi untuk mencapai kinerja yang tinggi. Budaya organisasi kantor yang memiliki energi yang tinggi akan menghasilkan kinerja kantor yang tinggi pula. 5. Ciri Kualitas Budaya organisasi merupakan representasi dari ciri kualitas yang berlaku dalam organisasi tersebut. Kualitas kantor, salah satunya ditentukan oleh budaya organisasi kantor yang berlaku. 6. Motivator Budaya organisasi merupakan pemberi semangat bagi para anggota organisasi yang kuat akan motivator yang kuat bagi anggotanya. 7. Pedoman Gaya Kepemimpinan Pemimipin dikatakan berhasil apabila mampu membawa anggota organisasi keluar dari krisis akibat perubahan yang terjadi. Gaya kepemimpinan di lingkungan kantor akan mempengaruhi kinerja kantor secara keseluruhan. 8. Meningkatkan Nilai Budaya organisasi kantor yang positif, akan meningkatkan kinerja organisasi secara berkesinambungan.



2.5 KOMUNIKASI DAN KORESPONDENSI 2.5.1 Komunikasi dan Komunikasi Kantor Komunikasi merupakan pikiran, informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterima.Komunikasi kantor merupakan suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain (dari seseorang kepda orang lain, dari suatu unt kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. 2.5.2 Bentuk Komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung di kantor dapat berupa komunikasi internal maupun komunikasi eksternal. a. Komunikasi Internal Tiga dimensi dari komunikasi internal adalah 1. Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal dapat berupa komunikasi dari pimpinan ke pegawai (down ward communication) maupun dari pegawai ke pimpinan (up ward communication). 2. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal dilakukan antar sesama pegawai dan staf lainnya.Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan



kebijaksanaan



pimpinan



sehingga



tidak



mengandung



unsur



perintah.Komunikasi horizontal berlangsung tidak formal. 3. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada ingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda pada tugas atau fungsi yangj berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain. b. Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal merupakan komunikas antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Macam-macam komunikasi eksternal sebagai berikut: 1. Komunikasi dari Organisasi kepada khalayak Komunikasi dari organisasi pada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan. Komunikas dari organisasi kepada khalayak dapat melalui majalah organisasi, press release, artikel surat kabar, majalah dll. 2. Komunikasi dari Khalayak kepada Organisasi



Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. 2.5.3 Korespondensi Korespondensi artinya kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan media surat. Dengan demikian korespondensi di kantor memiliki artian komunikasi antara seorang pegawai dengan orang lain, antara pegawai dengan instansi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai media. 2.5.4 Surat Kantor Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis. Fungsi umum dari surat kantor adalah 1. Sebagai bukti hitam diatas putih; 2. Sebagai pengungkap banyak hal dan informasi 3. Sebagai perekam peristiwa, dimana surat dapat dibaca kembali oleh pembaca Fungsi khusus dari surat kantor adalah 1.



Alat Dokumenntasi



2.



Alat Pengingat



3.



Bukti Historis



4.



Pedoman Pelaksana Pekerjaan



5.



Duta Penulis



2.6 SDM DI LINGKUNGAN PERKANTORAN 2.6.1 Pengertian Manajemen SDM Veithzal Rivai (2009:1) menyatakan bahwa manajemen SDM merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. 2.6.2 Fungsi Manajemen SDM Fungsi Manjamen SDM ada dua yaitu: 1. Fungsi Manajerial Yakni terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. 2. Fungsi Operasional Yakni teridiri dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, pensiunan. 2.6.3 Pemimpin dan Kepemimpinan di Lingkungan Perkantoran



Pemimpin adalah orang yang paling berorientasi hasil, dan kepastian hasil tersebut hanya akan positif jika seseorang mengetahui apa yang diinginkan. Fungsi kepemimpinan menurut Adair (2008:1) adalah : 1. Perencanaan a. Mencari semua informasi yang tersedia, b. mendefinisikan tugas, c. menetapkan tujuan kelompok d. Membuat rencana yang dapat terlaksana. 2. Pemrakarsaan a. Memberikan pengarahan kepada kelompok mengenai sasran b. Menjelaskan mengapa menetapkan hal yang penting c. Membagi tugas pada kelompok d. Menetapkan standar kelompok 3. Pengendalian a. Memelihara antar kelompok b. Mempengaruhi tempo c. Menjaga relevansi diskusi 4. Pendukung a. Memberi semangat pada kelompok/individu b. Menciptakan semangat tim c. Meredakan ketegangan antar kelompok/individu 5. Penginformasi a. Memperjelas tugas dan rencana b. Memberi informasi baru pada kelompok c. Menerima informasi dari kelompok 6. Pengvaluasian a. Mengevaluasi kelayakan gagasan b. Mengevaluasi prestasi kelompok c. Menguji konsekuensi solusi yang diusulkan



2.7 MANAJEMEN ARSIP 2.7.1 Pengertian Arsip Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan. Dalam bahasa Belanda disebut ’archief’ , dalam bahasa Inggris disebut ’archive’. Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berarti permulaan.Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan.Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”.Internanational Standards Organization(ISO) menyatakan bahwa arsip adalah informasi yang disimpan daam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas(ISO/DIS15489) 2.7.2 Fungsi dan Tujuan Arsip



Fungsi dan tujuan arsip adalah sebagai berikut: 1. Alat penyimpan warkat 2. Alat bantu perpusatakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi 3. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan 4. Alat perekam pekerjaan organisasi 5. Mengektifkan dan mengefisienkan perkerjaan 6. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi 7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data 8. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi dikantor 2.7.3 Jenis-jenis arsip 1. Berdasarkan medianya, arsip dibedakan menjadi 4 yaitu : A. Arsip berbasis kertas B. Arsip lihat-dengar C. Arsip kartografik dan arsitektual D. Arsip elektronik 2. Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi 2 yaitu : A. Arsip dinamis - Arsip dimanis aktif - Arsip dinamis inaktif B. Arsip statis 2.7.4 Asas dan siklus pengelolaan arsip Asas pengelolaan menurut sedarmayanti(2001:21) terdiri dari: 1. Sentralisasi Adalah pelaksanaan dan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus yaitu pusat penyimpanan arsip 2. Desentralisasi Adalah pelaksanaan dan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang ditempatkan dimasing-masing unit dala suatu organisasi. 3. Gabungan Pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi dengan desentralisasi



2.7.5 Asas Pemilhan Pengelolaan Arsip Asas pemilihan pengelolahan sebuah arsip meliputi: 1. Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi 2. Besar kecilnya struktur organisasi 3. Banyak sedikitnya struktur organisasi 4. Banyak sedikitnya volume kerja 5. Letak gedung kantor 6. Proses pelaksanaan pekerjaan 7. Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi 8. Besar kecilnya struktur organisasi 9. Banyak sedikitnya struktur organisasi 10. Banyak sedikitnya volume kerja 11. Letak gedung kantor 12. Proses pelaksanaan pekerjaan 2.7.6 Penyimpanan Arsip Sistem Penyimpanan arsip dibagi menjadi 5 yaitu : 1. Sistem abjad Sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan metode penyusunan secara abjad atau alfabetis(menyusun nama dalam urutan nama-nama mulai dari A sampai dengan Z) 2. Sistem perihal/masalah/subyek Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pokok masalah surat 3. Sistem nomor Sistem penataan arsip berdasarkan nomor - nomor kode tertentu 4. Sistem tanggal Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal surat diterima(untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim(untuk surat yang keluar). 5. Sistem wilayah Sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah atau daerah. 2.7.7 Sistem Arsip Elektronik Sistem kearsipan elektronik mempunyai sejumlah komponen penting yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan.Dimana komponen sistem kearsipan elektronik meliputi pengelolaan data dan fakta menjadi informasi manajemen, metode, alat dan evaluasi. Hendi Haryadi



(2009:52) menyatakan bahwa arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk.



2.8 MANAJEMEN RAPAT 2.8.1 Pengertian Rapat Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang atau majelis(KBBI) 2.8.2 Macam-Macam Rapat a. Berdasarkan tujuannya, rapat dibagi menjadi: 1. rapat penjelasan 2. Rapat pemecahan masalah 3. Rapat perundingan b.



Berdasarakan sifatnya, rapat dibagi menjadi: 1. Rapat formal 2. Rapat informal 3. Rapat terbuka 4. Rapat tertutup



c.



Berdasarkan jangka waktunya, rapat dibagi menjadi: 1. Rapat mingguan 2. Rapat bulanan 3. Rapat semesteran 4. Rapat tahunan



d.



Berdasakan frekuensinya: 1. Rapat rutin 2. Rapat insdental



2.9 MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2.9.1 Pengertian Sarana dan Prasarana Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipaai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.(Kamus Besar Bahasa Indonesia). Menurut jenisnya sarana dapat dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu :



1. Sarana Berupa Alat Yaitu sarana yang berupa alat langsung, mencakup alat untuk melaksanakan proses kegiatan kantor, perlengkapan kantor dan bahan pakai habis. Sarana yang termasuk yaitu meja, kursi, lemari dokumen, komputer, alat tulis, dll. 2. Sarana Berupa Informasi Kegunaan sarana dalam kelompok ini adalah sebagai rujukan dalam melaksanakan pekerjaan.Sarana sumber informasi mencakup buku.Peraturan-peraturan, majalanmajalah, lembar informasi, internet, dll. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Prasarana dapat dibagi menjadi 2 kelompok penting, yaitu: 1. Perabot dan Tata Ruang Meliputi meja kursi, perabot sistem, tempat kerja unit peraga visual, tata ruang dan jenis-jenis kantor. 2. Kondisi Fisik Meliputi dekorasi, kebersihan, ventilasi, suhu, penerangan, akustik, kesehatan dan keselamatan. 2.9.2 Penyimpanan Sarana dan Prasarana Berbagai kegiatan pengadaan menyangkut : 1.



2.



Klasifikasi, adanya klasifikasi yang jelas bagi setiap peralatan dan barang baik sifatya habis sekali pakai atau tidak dan identifikasi barang harus jelas diketahui oleh yang berwenang apabila barang keluar. Tempat Penyimpanan Syarat tempat penyimpanan antara lain : a. Terjaminnya keamanan Sarana Prasarana yang disimpan disuatu tempat yang aman dan tidak mudah dijangkau oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan baik dalam maupun luar organisasi. b. Penyimpanan Alat/Barang Terlindung dari kerusakan yang disebabkan kelembaban udara, kebakaran, kebocoran atap tempat penyimpanan dll. c. Tata Cara Penyimpanan Cara penyimpanan akan mempermudah pengambilan suatu barang ketika barang itu dibutuhkan. d. Sistem pengendalian Stok yang handal Hal ini ditujukan agar alat/barang yang diperlukan selalu tersedia ditempat penyimpanan untuk digunakan sewaktu-waktu.



2.9.3 Macam-Macam Peralatan dan Perlengkapan Kantor Sedarmayanti (2001:52) menyatakan tiga jenis mesin yang umumnya terdapat dikantor, yaitu:



1. Labour Saving Machine Yaitu mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dnan pikiran manusia. Misal: Fork-lift, komputer, kalkulator, dll. 2. Money Saving Yaitu mesin untuk menghemat pengeluaran uang.Yakni mesin-mesin untuk massproduction.Seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer, mesin-mesin pengganda, dll. 3. Time Saving Machine Yaitu mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu.Seperti komputer, mesin fotocopy, alat komunikasi, dll. 2.10 TEKNOLOGI DI LINGKUNGAN PERKANTORAN 2.10.1 Pengertian Teknolog Teknologi berasal dari bahasa prancis “la teknique” yang artinya sebagai semua proses yang dilaksanakan dalam upaya mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya. Teknologi adalah metode ilmiah untuk mencapai tujuan praktis; ilmu pengetahuan terapan; keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. (Kamus Besar Bahasa Indonesia) 2.10.2 Teknologi Komputer Teknologi komputer berasal dari bahasa latin “computare” yang berarti menghitung. Blissmer (Sutabri, 2015: 105) menyatakan bahwa teknologi komputer adalah suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas seperti : 1. Menerima Input 2. Memproses input tadi sesuai dengan programnya 3. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan 4. Menyediakan output dalam bentuk informasi 2.10.3 Teknologi Informasi dan Komunikasi William dan Sawyer (2005: 2) melanjutkan bahwa teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi tingkat tinggi yan membawa data, suara, dan video. Haag (Kadir, 2003:14) membagi teknologi informasi menjadi enam kelompok penting, yaitu : 1. Teknologi Masukan (Input Technology) Merupkan segala perangkat yang digunakan untuk menangkap data atau informasi dari sumber aslinya. Seperti: keyboard, scanner, dll. 2. Teknologi Keluaran (Input Technology) Teknologi yang berhubungan dengan segala peranti yang berfungsi untuk menyajiakan informasi hasil pengolahan sistem. Misalnya monitor, printer, dll. 3. Teknologi Perangkat Lunak (Software Technology)



Sekumpulan intrukasi yang digunakan untuk mengendalikan perangkat keras komputer.Misalnya program-program yang banyak dipakai dikomputer untuk membuat suau dokumen, dll. 4. Teknologi Penyimpanan (Storage Technology) Segala peralatan untuk menyimpan data.Seperti tape, hard disk, flash disk, dll. 5. Teknologi Telekomunikasi (Telecommunication Technology) Teknologi yang memungkinkan untuk berhubungan jarak jauh.Seperti internet dan LAN. 6. Mesin Pemroses (Processing Machine) Bagian penting dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk mengingat data/ program dan mengeksekusi program yaitu CPU. 2.10.4 Otomasasi Kantor Merupakan sebuah konsep penggabungan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas kerja. Otomatisasi memiliki dua makna yaitu : 1. Peralatan Otomatis Penggunaan perlatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga. 2. Kendali Otomatis Kendali ot0omatis dalam pembuatan produk dengan tahapan yang sistematis. Otomatisasi kantor berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khusunya komputer. Tujuan otomatisasi kantor yaitu : 1. Penggabungan dan penerapan teknologi 2. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan kantor 3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan. Aplikasi otomatisasi kantor, pada umumnya terdiri dari: 1. Pengolahan kata (Word Processing) 2. Surat Elektronik (E-Mail) 3. Pesan Suara (Voice Mail) 4. Kalender Elektronik (Electronic Calendering) 5. Konferensi Audio (Audio Conferencing) 6. Konferensi Video (Video Conferencing) 7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing) 8. Transaksi Faximile / FAX (Facsimile Transaction) 9. Video Text 10. Pencitraan (Image Storage and Retrievial) 11. Dekstop Publishing



BAB III Metode Penelitian 3.1 Metode yang digunakan Metode yang digunakan pada penelitian ini ialah penelitian kuantitatif. Di dalam penelitian kuantitatif ada beberapa metode yang mendukung yaitu deskriptif, komparatif (perbandingan), survey, penelitian tindakan, korelasi, dan ekspos. 3.2 Objek Penelitian Objek penelitian ini adalah seputar manajemen PT. Samudera Pasific Maju serta bagaimana bentuk dan penataan masing-masing ruang di PT. Samudera Pasific Maju. 3.3 Tahapan Penelitian



perumusan masalah



menentukan tujuan



pengajian teori



pengajian teori ulang



pembuaan laporan sementara



observasi 1



observasi 2



pembuatan laporan



Tahapan penelitian ini dengan mencari sebuah perusahaan yang sekiranya pantas untuk dijadikan tempat penelitian, mencari informasi dengan langsung melakukan sebuah observasi, menganalisis informasi yang telah didapat, mengambil poin poinnya serta mengembangkan serta menghubungkannya dengan teori-teori yang ada. 3.4 Jadwal Penelitian Kegiatan Mempelajari Teori



April



Mei



Juni



7 April 2017



Observasi 1 Pembuatan Sementara Observasi 2 Pembuatan Laporan



Laporan 19 Mei 2017



BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Profil PT. Samudera Pacific Maju Dengan lebih dari 25 tahun pengalaman, Samudera Pasifik Maju secara luas dikenal sebagai perusahaan berbasis aset dengan kemampuan transportasi yang komprehensif. Selama bertahun-tahun telah mempertahankan kemitraan yang sangat baik dengan pengiriman garis-garis global, administrasi pelabuhan lokal dan adat istiadat yang pada akhirnya membawanya untuk menjadi penyedia layanan logistik didirikan dan dapat diandalkan di Indonesia. Sebagai penyedia logistik operasi layanan lengkap, PT. Samudera Pacific Maju sepenuhnya menyadari persyaratan pengiriman modern. Perusahaan ini menawarkan berbagai layanan dilengkapi dengan teknologi berbasis komputer pelacakan kargo, pergudangan, depo kontainer, kargo yang luas, kapal mencarter, konsolidasi kargo, forwarding internasional dan fasilitas lainnya untuk memastikan tingkat kepuasan yang tinggi bagi klien kami dan mitra bisnis. 4.1.1. Identitas Perusahaan: PT. Samudera Pacific Maju Tanggal pendirian: 26 september 1985 Founder : Mr. Peter adam and sarwan kuwar Telp : +62 21 666 00 909 / 660 3301 Fax: +62 21 663 2460 / 662 9541 Kantor Pusat: Jl. Muara Karang Raya No.161-163-165 Jakarta Utara 14450, Indonesia Kantor Cabang: Jl. Perak Timur No. 512, Blok G-8 Surabaya 60164, Indonesia 4.1.2. Visi Misi Menjadi perusahaan transportasi kargo yang paling efisien dan dapat diandalkan di Indonesia. Dengan visi itu, PT. Samudera Pacific Maju membawa misi untuk menjadikan Indonesia sebagai mitra dagang global dengan memberikan kualitas pelayanan standar internasional untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia. 4.1.3. Lokasi PT. Samudera Pacific Maju PT. Samudera Pacific Maju beralamt di di Jl. Muara Karang Raya No.161-163-165 Jakarta Utara 14450, Indonesia. Dan kantor cabang di Jl. Perak Timur No. 512, Blok G-8 Surabaya 60164, Indonesia. Pemilihan lokasi kantor cabang PT. Samudera Pacific yang kami teliti ini berdekatan dengan laut dan pelabuhan peti kemas tanjung perak, sehingga cocok dengan jenis bisnis perusahaan ini. Dimana Tanjung Perak ini merupakan sebuah pelabuhan besar dan sentral maritim yang ada di surabaya. 4.1.4. PT. Samudera Pasific Maju menggunakan pendekatan manajemen jenis Pendekatan Sistem.



Karena perusahaan ini selalu membuat suatu sistem tertentu yang dipandang akan mempermudah proses kerja. Sistem yang diterapkan akan menghubungkan komponen-komponen yang ada agar lebih sederhana dan mudah. 4.2. Pekerjaan Kantor 4.2.1. Pekerjaan kantor yang dilakukan oleh PT. Samudera Pacific Maju yaitu : 1. Menerima telepon Menghubungi customer dan relasi untuk kelancaran bisnis. 2. Mengumpulkan data a. Mengumpulkan inflois dari fendor b. Mencatat data-data pasca bill of leading c. Mengola data-data shiping instructure d. Menerbitkan inflois 3. Mencatat atau pembuatan laporan a. Membuat laporan keuangan b. Membuat laporan-laporan rutin 4.2.2. Asas Pekerjaan dalam PT. Samudera Pacific Maju PT. Samudera Pacific Maju menggunakan asas Sentralisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantornya. PT. Samudera Pacific Maju melakukan segala pekerjaan kantor di lantai dua dan melakukan rapat atau meeting dilantai tiga. Dilantai dua tidak ada ruangan khusus atau sekat tembok, yang ada hanya sekat sebatas pinggang pada tiap meja pegawai. Sehingga para pegawai berbaur menjadi satu dan bekerja bersama-sama dengan tugas masing-masing. Seharusnya kepala cabang mendapatkan ruang pribadi untuk pekerjaannya, namun disini kepala cabang hanya memiliki ruang pribadi bersekat sebatas pinggang dengan luas 1.5m x 5m. 4.2.3. Jasa yang ditawarkan oleh PT. Samudera Pacific Maju a. Sea Freight Dengan menggunakan jaringan Internasional, layanan angkutan laut PT. Samudera Pacific Maju meliputi puluhan rute laut ke lebih dari 100 pelabuhan di seluruh dunia. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menyediakan transportasi laut yang handal dan jasa logistik di tingkat tertinggi. Selain itu, perusahaan ini terus merespon dengan cepat tuntutan pasar global yang memberikan pelanggan kami kekuatan untuk mempertahankan produksi dan jadwal pengiriman. b. Air Freight Layanan udara menjadi satu-satunya alat transportasi utama ke daerah-daerah terpencil. Pada Perusahaan Samudera Pasifik Maju memahami pengiriman barang yang mend adak. Jika waktu adalah prioritas Anda, maka layanan angkutan udara kami adalah solusi Anda. c. Inland Transportation Selama dua dekade terakhir, Samudera Pasifik Maju telah menunjukkan dirinya sebagai salah satu penyedia jasa layanan logistik yang paling dihormati dan dapat diandalkan di negara ini. Dalam rangka mempertahankan reputasi itu, PT.



Samudera Pacific Maju mendedikasikan diri untuk terus meningkatkan taraf pelayanan termasuk menyediakan ratusan armada transportasi darat. d. Consolidation Kami menawarkan salah satu pengiriman konsinyasi, bahkan dari beberapa pemasok dan memastikan efektivitas. Kami juga memantau setiap pengiriman untuk memastikan pengiriman tepat waktu, dan membuat laporan yang disesuaikan untuk menunjukkan setiap pengiriman sampai pada tempat tujuan. e. Customs Clearance Sebagai kelanjutan antara pelanggan kami dan pihak pabean, kami membentuk tim profesional spesialis adat istiadat yang terbukti menjadi layanan yang tak ternilai ketika datang ke bea cukai. Kami akan memastikan bahwa pengiriman dilakukan secara akurat sehingga proses bongkar muat tidak akan mengambil terlalu banyak waktu dan menghindari biaya tambahan. f. Container Depot & Warehousing Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, PT. Samudera Pacific Maju menyediakan letak gudang yangstrategis juga dapat digunakan sebagai pusat distribusi. Dengan manajemen gudang profesional, perusahaan ini dapat memfasilitasi pengiriman tanah untuk semua kota-kota nasional, dan membantu pelanggan mengelola logistik. 4.3. Organisasi Kantor Berikut organisasi kantor PT. Samudera Pacific Maju



Top Management



Kepala Cabang



Midle Management



Customer Service



Manajemen Lini Pertama



Operation



Marketing



Sales 1



Accounting



Documentati on



Sales 2



4.3.1 PT. Samudera Pacific Maju menggunakan tipe “departementalisasi struktur organisasi sederhana.” Struktur organisasi PT. Samudera Pacific Maju dikelompokkan dalam peran yang luas dan seluruh pegawai bertanggung jawab langsung pada kepala cabang. PT. Samudera Pacific Maju berstruktur organisasi ini karena jumlah karyawan tidak terlalu banyak sehingga lebih memusatkan pengawasan pada 1 pihak saja.



Dan karena penggunaan sistem ini maka para pekerja mendapatkan tugas yang umum, fleksibel, dan lebih luas. 4.3.2 PT. Samudera Pacific Maju menggunakan “desain organisasi struktur sederhana”. PT. Samudera Pacific Maju menggunakan desain organisasi struktur sederhana karena organisasi PT. Samudera Pacific Maju didominasi oleh strategic apex (yakni kepala cabang) dan menerapkan sistem sentralisasi baik dalam pekerjaan dan pengontrolan. 4.3.3 Budaya Organisasi PT. Samudera Pacific Maju - masuk jam 8.30 - 17.00 - Hari sabtu 08.30 - 13.00 every other satuday off - Isirahat 12.00 - 13.00, jumat 11.30 - 13.00 - Outing kantor 1 tahun 1x - Senin - kamis baju formal, jumat batik, sabtu bebas rapi. 4.4. SDM Kantor Fungsi operasional manajemen SDM PT. Samudera Pacific Maju yaitu: 4.4.1 Pengadaan (recrutment) Apabila PT. Samudera Pacific Maju memerlukan karyawan, PT. Samudera Pacific Maju akan memasang iklan-iklan di media cetak dan media elektronik untuk mempromosikan lowongan pekerjaan dengan posisi yang dibutuhkannya. Sistem pengadaan karyawan di PT. Samudera Pacific Maju yaitu menunggu para pelamar masuk, dan PT. Samudera Pacific Maju akan menunjuk sebuah lembaga psikotes untuk menguji calon karyawan PT. Samudera Pacific Maju dari segi psikologi berupa tes wawancara. 4.4.2 Pengembangan (development) Proses pengembangan PT. Samudera Pacific Maju dilakukan dengan mengirim para pegawainya untuk mengikuti pelatihan-pelatihan. Namun, PT. Samudera Pacific Maju tidak melakukan pelatihan itu secara berkala, kini PT. Samudera Pacific Maju telah jarang melakukan pelatihan di luar kantor. 4.4.3 Kompensasi (compensation) PT. Samudera Pacific Maju melakukan kenaikan jabatan ataupun kebaikan jumlah gaji dengan kriteria penilaian tertentu, apabila kinerja dinilai bagus (dapat memenuhi target-target khusus yang ditetapkan) dan berprestasi maka hal itu akan dilakukan. 4.4.4 Pemeliharaan 4.4.5 pensiun 4.5. Pengarsipan Kantor Arsip PT. Samudera Pacific Maju yakni teridiri dari :  Shiping instructure



 Data Pasca Bill of Leading  Inflois dari fendor  Rekap Inflois yang diterbitkan 4.5.1 Jenis Arsip PT. Samudera Pacific Maju a. Berdasarkan Media PT. Samudera Pacific Maju melakukan pengarsipan melalui dengan 2 media yakni arsip berbasis kertas dan arsip elektronik. Arsip Berbasis Kertas PT. Samudera Pacific Maju mengumpulkan bukti-bukti hardcopy yang diterima oleh partner kerja seperti data-data yangtelah disebut diatas. Data-data yang masih berada pada periode 1 tahun disimpan pada sebuah almari yang ada di ruang kepala cabang, sedangkan data-data periode sebelumnya disimpan di sebuah ruangan khusus yang berada di lantai bawah. Namun seharusnya arsip penting kantor disimpan di ruangan yang susah dijangkau oleh banyak orang karena bersifat rahasia.



Arsip Pasif



Arsip Aktif



Arsip Elektronik PT. Samudera Pacific Maju mencatat data-data kantor di dalam media elektronik yakni melalui WEB yang juga bisa dikses oleh masyarakat. Seperti aktivitas pelayanan masing-masing jasa yang ditawarkan, data-data penjualan jasa, dll.



b. Berdasarkan Fungsi Semua arsip PT. Samudera Pacific Maju merupakan arsip dinamis, yakni arsip yang berkaitan langsung dengan aktivitas kantor. PT. Samudera Pacific Maju memiliki arsip aktif dan pasif. Arsip aktif yakni berup data-data yang masih digunakan dan berada di area ruangan kerja kepala cabang dan dapat diakses oleh karyawan lainnya. Sedangkan Arsip pasif yakni data-data aktivitas kantor pada periode sebelumya. Sehingga diletakkan berada pada ruangan khusus berbeda lata dengan ruang kerja. 4.5.2 Asas Pengarsipan PT. Samudera Pacific Maju Asas pengarsipan PT. Samudera Pacific Maju yakni asas sentralisasi. Dikarenakan arsip dikumpulkan pada satu tempat tertentu dan apabila salah seorang karyawan membutuhkan akan dapat mengambilnya. Hal ini berlaku pada arsip aktif maupun arsip pasif. 4.5.3 Komponen Arsip Elektronik PT. Samudera Pacific Maju memiliki sebuah WEB yang menjadi sebuah arsip elektronik. WEB itu memiliki komponen-komponen sebagai berikut. a. Kabinet Virtual Sebagai penyimpan data sebanyak-banyaknya tanpa batas, tanpa memerlukan ruangan yang luas. b. Map Virtual Pemermudah pencarian file-file yang dicarim sehingga lebih efisien. c. Lembaran Arsip Dapat menyimpan data berbentuk apapun, tanpa melakukan pengelompokan tempat. 4.6. Surat Menyurat / Korespondensi Kantor



PT. Samudera Pacific Maju berkomunikasi dengan media korespondensi dan media elektronik (telepon, atau email) kepada pihak external, dan berkomunikasi secara konvensional antara pihak internal yaitu para karyawan dan kepala cabang, sedangkan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak di kantor pusat PT. Samudera Pacific Maju cabang Surabaya ini berkomunikasi melalui media elektronik, baik telepon maupun email. PT. Samudera Pacific Maju berkorespondensi dengan rekan bisnisnya melalui surat berkaitan dengan kegiatan-kegiatan bisnis, seperti penawaran jasa, penawaran harga, ucapan terimakasih atas kerjasama, dll. Berikut salah satu contoh surat penawaran yang dikirim PT. Samudera Pacific Maju untuk rekan bisnisnya.



4.7. Sarana Prasarana Kantor



Sarana       



prasarana unit mobil 10 unit laptop 1 projector komputer 5 unit ac Mushola Cctv



yang



dimiliki



oleh



pt.



Samudera      



Pacific



Meja kantor Wifi Fotocopy Fax Kulkas Dsb



Maju



yaitu



;



4.8. Teknologi Kantor PT. Samudera Pacific Maju menggunakan sistem cfs.spm.co.id yang memungkinkan semua pengerjaan dilakukan secara online. Sistem ini merupakan sistem penyimpanan file yang berada di sebuah akun/ web tertentu sehingga terjaga dengan aman. 4.9. Tata Letak Kantor



Lantai 1



Lantai 2 Ruang Tunggu



Ruang Kerja



Lantai 3 Executiv dan Ruang Marketing



Pantry



BAB V PENUTUP 5.1.Kesimpulan PT Samudera Pacific Maju merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pelayaran. PT. Samudera Pacific Maju beralamat di Jl. Perak Timur No. 512, Blok G-8 Surabaya 60164, Indonesia dan berkantor pusat di Jl. Muara Karang Raya No.161-163-165 Jakarta Utara 14450, Indonesia. PT. Samudera Pacific Maju memiliki karyawan berjumlah 8 orang dengan gaya kepemimpinan sentralisasi oleh kepala cabang dan berstruktur organisasi sederhana. Budaya PT. Samudera Pacific Maju yaitu masuk jam 08.30-17.00, hari Sabtu 08.3013.00, Jum’at 11.30-13.00, outing kantor 1 tahun 1 x, dan senin hingga kamis pegawai harus menggunakan pakaian formal, jum’at menggunakan batik, sabtu menggunakan pakaian bebas dan rapi. Data pencatatan dan pengarsipan PT. Samudera Pacific Maju yaitu Shiping instructure, data pasca bill of leading, inflois dari fendor, rekap inflois yang diterbitkan, dll. Arsip PT. Samudera Pacific Maju terdiri dari arsip berbasi kertas dan arsip elektronik. 5.2.Saran



Lampiran-lampiran