Kar 1 [PDF]

Citation preview

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN PUSDATIN KEMDIKBUD Jalan RE Martadinata KM. 15.5 (pustekkom, Cipayung, Ciputat, South Tangerang City, Banten 15411



DISUSUN OLEH : NAMA : KARINA DWI SEPTIYANI KELAS : XII OTKP



SMK PGRI 1 MEJOBO KUDUS Jl. Jend. Sudirman Golantepus Mejobo, Jati, Golantepus, Kec. Mejobo, Kabupaten Kudus, Jawa Tengah 59381 TAHUN 2021/2022



HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN HASIL PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) OLEH: NAMA: Karina Dwi Septiyani KELAS: XII OTKP Disahkan Dan Disetujui Oleh: Pembimbing PKL



Ketua Jurusan



(Kristiani Noputrisari, S.E) NIP : 198311012006042001



(Dewi Umi Hani R, M.M) NIY : 081339/123/C/100



Mengetahui, Koordinator Rumah Tangga



( Kardiyono, S.Sos ) NIP : 1969032319911031004



HALAMAN PENGESAHAN Laporan ini di sampaikan untuk memenuhi persyaratan penyelesaian Praktik Kerja Lapangan SMK PGRI 1 MEJOBO KUDUS Tahun Pelajaran 2021/2022 OLEH: NAMA: Karina Dwi Septyani KELAS: XII-OTKP Disahkan dan disetujui oleh:



Kepala sekolah,



Pembimbing PKL,



(Bambang Sugiharto, S.Pd)



(Dewi Umi Hani R, M.M) NIY : 081339/123/C/100



KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Allah SWT dan shalawat serta salam kami sanjungkan pada nabi Agung Muhammad SAW yang telah memberi syafaatnya di yaumul qiamah nanti. Sehingga kami dapat menyelesaikan praktik kerja lapangan (PKL) di PUSDATIN dengan baik. Pelaksanaan dan penyusunan laporan tidak terlepas dari bantuan serta dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini kami ucapkan terima kasih kepada : 1.Bapak Bambang Sugiharto, S.Pd selaku kepala sekolah SMK PGRI 1 Mejobo Kudus. 2.Bu Nuraini Puspitasari, S.S selaku Wali kelas XII OTKP sekolah SMK PGRI 1 Mejobo Kudus 3.Bu Dewi Umi Hani R, M.M selaku Ketua jurusan OTKP dan pembimbing pkl saya sekolah SMK PGRI 1 Mejobo Kudus 4.Bapak Kardiyono,S.Sos., selaku Koordinator Urusan Rumah Tangga Pusdatin. 5.Bapak Hasan selaku kapus Pusdatin 3.Bu Kristin, selaku Pembimbing saya selama pkl di Pusdatin. 4.Seluruh pegawai dan staff Pusdatin. 5.Kedua orang tua yang saya cintai, karena senantiasa selalu memberikan dukungan baik secara moral maupun materi. 6.Teman-teman kelas XII OTKP SMK PGRI 1 Mejobo Kudus Praktikan meyadari bahwa Laporan PKL ini masih memiliki banyak kekurangan karena kesempurnaan sesungguhnya hanya milik Allah SWT. Oleh karena itu, praktikan meminta maaf atas segala kekurangan yang ada dan berharap agar pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang membangun. Semoga Laporan PKL ini dapat memberikan manfaat dan pengetahuan bagi para pembaca. Kudus, 05 Januari 2022 Penyusun,



Karina Dwi Septiyani



DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................... 2 KATA PENGANTAR............................................................................................................ 4 DAFTAR ISI........................................................................................................................... 5 BAB 1 ...................................................................................................................................... 6 PENDAHULUAN .................................................................................................................. 6 I. Latar Belakang ....................................................................................................... 6 II. Tujuan Praktik Kerja Lapangan ........................................................................ 6 III.Tujuan Penulisan Laporan PKL......................................................................... 7 IV.Tempat dan Waktu............................................................................................... 7 BAB II ..................................................................................................................................... 8 TINJAUAN UMUM TENTANG PERUSAHAAN.............................................................. 8 2. 1 Sejarah Umum Perusahaan............................................................................................ 8 2. 2 Struktur Organisasi Perusahaan ................................................................................. 10 BAB III................................................................................................................................... 11 LAPORAN KEGIATAN ..................................................................................................... 12 3.1 Pelaksanaan Kegiatan..................................................................................................... 12 3.2 Hasil Kegiatan.................................................................................................................. 26 BAB IV................................................................................................................................... 27 PENUTUP.............................................................................................................................. 27 A. Kesimpulan....................................................................................................................... 27 B. Saran.................................................................................................................................. 27



BAB I PENDAHULUAN I. Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah suatu bentuk penyelenggaraan dari sekolahan yang memadukan secara sistematik dan sinkron antara progam pendidikan di sekolahan dan progam pengusaha yang diperoleh melalui kegiatan bekerja langsung didunia kerja untuk mencapai suatu tingkat keahlian prifesional. Dimana pun siswa-siswi yang melaksanakan Pendidikan tersebut diharapkan dapat menerapkan ilmu yang didapat dan sekaligus mempelajari dunia industri. Ada beberapa peraturan tentang Praktik Kerja Lapangan (PKL) dan putusan Menteri. Adapun peraturan Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah sebagai berikut: 1. Tercantum pada UU. No. 2 Tahun 1989 tentang Pendidikan Nasional yaitu untuk menyiapkan peserta didik melalui kegiatan bimbingan,pengajaran dan latihan bagi peranannya di masa yang akan datang 2. Peraturan Pemerintah No. 29 Tahun 1990 tentang Pendidikan Menengah yang bertujuan menigkatkan kemampuan peserta didik sebagai anggota masyarakat dalam mengadakan hubungan timbal balik dengan lingkungan sosial, budaya, alam sekitar, dan meningkatkan pengetahuan paserta didik untuk melanjutkan pendidikan pada jenjang yang lebih tinggi dan untuk membanggakan diri. 3. Peraturan pemerintah No. 39 Tahun 1992 tentang peran serta masyarakat dalam Pendidikan Nasional. 4. Keputusan Menteri No. 0490/1993 tentang Kurikulum SMK yang berisi bahwa ” Dalam melaksanakan pendidikan dilaksankan melalui dua jalur yaitu Pendidikan didalam sekolah dan Pendidikan diluar sekolah” II. Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Tujuan praktik kerja lapangan yaitu: 1. Membentuk pola pikir yang konstruktif pola pikir bagi siswa-siswi prakerin sehingga dapat melihat peluang di masa depan. 2. Untuk melatih siswa-siswi berkomunikasi atau berinteraksi secara profesional di dunia kerja yang sebenarnya. 3. Untuk meningkatkan motivasi belajar siswa di sekolah setelah selesai Prakerin demi untuk mengejar cita – citanya. 4. Menambah pengalaman kerja sehingga siswa dapat menentukan arah kemana akan melanjutkan studi ke jenjang yang lebih tinggi sesuai dengan minat dan bakatnya.



III. Tujuan Penulisan Laporan PKL Dalam Penulisan laporan praktik kerja lapangan semoga dapat mengimplementasikan materi yang didapat di sekolah , dan materi tersebut dapat diterapkan di area kerja dengan baik. Sehingga laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang didapat siswa/siswi tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi mengenai situasi umum perusahaan tersebut. IV. Tempat dan Waktu Waktu pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) untuk progam jurusan Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran (OTKP) pada tahun 2021 dilaksanakan pada tanggal 28 September 2021 6 Januari 2022. Dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang bertempatan di Pusdatin yang beralamat Jalan RE Martadinata KM. 15.5 (pustekkom, Cipayung, Ciputat South Tangerang City, Banten 15411. Yang menggunakan sistem 5 hari kerja dan 2 hari libur. Dari jam 08.00 – 16.00 WIB



BAB II TINJAUAN UMUM TENTANG PERUSAHAAN 2. 1 Sejarah Umum Perusahaan



Tahun 1976 Menteri Pendidikan dan Kebudayaan membentuk tim TKPK (Teknologi Komunikasi untuk Pendidikan dan Kebudayaan) berkedudukan di Jakarta, Semarang, Yogyakarta, dan Surabaya. Tahun 1978 Tim TKPK ditingkatkan menjadi Pusat Teknologi Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan, disingkat Pusat TKPK, yang sekarang ini dikenal dengan sebutan PUSTEKKOM berdasarkan Surat Keputusan Presiden nomor 27 tahun 1978. Tahun 2000 Pustekkom memperluas lingkup kerjanya dengan menambahkan unsur teknologi informasi ke dalam bidang tugasnya, sehingga nama lembaga ini menjadi Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan, dengan akronim tetap PUSTEKKOM (ICT Center for Education). Tahun 2005 Pustekkom berada langsung di bawah Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional sesuai dengan Permendiknas No. 23 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pusatpusat di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Sampai saat ini Pustekkom mempunyai 3 Balai Pengembang Media dan sejumlah unit pelaksana teknis (UPT) di daerah berupa 30 UPTD/Balai Tekkom. Tahun 2020 Tahun 2020 menjadi langkah yang baru bagi unit kerja yang ada di lingkungan Kemendikbud. Rorganisasi di tubuh Kemendibud adalah salah satu bentuk self disruption oleh pimpinan di lingkungan Kemendikbud. Apalagi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Mendikbud), Nadiem Anwar Makarim begitu serius mengawal sistem pendidikan kita ke



arah yang sesuai dengan kebutuhan saat ini. Kebijakan Merdeka Belajar, menjadi kebijakan pamungkas agar terjadinya perubahan di dunia pendidikan. Hal ini perlu didukung dengan struktur organisasi yang saling terintegrasi dan kolaborasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien. Pusat Teknologi Komunikasi dan Informasi Pendidikan dan Kebudayaan yang lebih dikenal dengan PUSTEKKOM Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud). Di tahun ini PUSTEKKOM Kemendikbud ikut bertransformasi seiring dengan kebijakan reorganisasi Kemendikbud. PUSTEKKOM Kemendikbud bertransformasi menjadi Pusat Data Teknologi dan Informasi Pendidikan dan Kebudayaan (PUSDATIN) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) sesuai dengan keluarnya Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) No. 45 Tahun 2019 tentang Perubahan Organisasi dan Tata Kelola (OTK) di linkungan Kemendikbud. PUSTEKKOM Kemendikbud yang sebelumnya memiliki tugas dan fungsi dalam mengawal kebutuhan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) di lingkungan Kemendikbud dan penyedia layanan teknologi pembelajaran bagi masyarakat pendidikan dinilai perlu menjadi satu unit kerja yang terintegrasi dengan penyedia data pendidikan dan kebudayaan yang sebelumnya berada di unit kerja Pusat Data dan Statistik Pendidikan dan Kebudayan (PDSPK). Alasan ini diambil dikarenakan data menjadi hal yang penting di era digital saat ini. PUSTEKKOM dan PDSPK memiliki kaitan yang cukup erat dalam menentukan arah kebijakan pendidikan dan kebudayaan di era digital saat ini. Bergabungnya kembali Direktorat Pendidikan Tinggi (DIKTI) ke Kemendikbud juga semakin memperkuat perlunya transformasi ini. PUSDATIN DIKTI juga ikut bergabung dalam tubuh PUSDATIN Kemendikbud. Tentu saja alasannya semakin menguatkan alasan diatas hingga melahirkan kebijakan pendidikan dan kebudayaan yang komperhensif  dari pendidikan dasar hingga pendidikan tinggi. Bergabungnya  tiga unit kerja yang telah memiliki budaya kerja masing-masing tentu menjadi tantangan yang tidaklah mudah bagi PUSDATIN Kemendikbud. 2.2 Profil Perusahaan 2.2.1 Visi: “ Siap memberikan layanan prima TIK untuk pendidikan”. 2.2.2



Misi:



• Meningkatkan Layanan TIK yang efisien, efektif, akuntabel dan transparan. • Meningkatkan kualitas SDM sehingga mampu memberikan pelayanan TIK yang prima. 2.2.3 Tujuan Pusdatin Kemendikbud pada 2020-2024: 1.Perluasan akses pendidikan bermutu bagi peserta didik yang berkeadilan dan inklusif. 2.Penguatan mutu dan relevansi pendidikan yang berpusat pada perkembangan peserta didik. 3.Pengembangan potensi peserta didik yang berkarakter.



4.Pelestarian dan pemajuan budaya, bahasa dan sastra serta pengarus-utamaannya dalam pendidikan. 5.Penguatan sistem tata kelola pendidikan dan kebudayaan yang partisipatif, transparan, dan akuntabel 2.2.4 Sasaran Pusdatin Kemendikbud pada 2020-2024: 1.Meningkatnya pemerataan layanan pendidikan bermutu di seluruh jenjang. 2.Meningkatnya kualitas pembelajaran dan relevansi pendidikan di seluruh jenjang. 3.Menguatnya karakter peserta didik. 4.Meningkatnya pemajuan dan pelestarian bahasa dan kebudayaan. 5.Menguatnya tata kelola pendidikan dan kebudayaan yang partisipatif, transparan, dan akuntabel. 2.2.5 Tata Nilai Pusdatin Kemendikbud: 1.Integritas. 2.Kreatif dan Inovatif. 3.inisiatif. 4.Pembelajar. 5.Menjunjung meritokrasi. 6.Terlibat aktif. 7.Tanpa pamrih. 2.3 Struktur Organisasi Perusahaan



BAB III LAPORAN KEGIATAN 3.1 PELAKSANAAN KEGIATAN Bulan Ke-1 Hari / Tanggal Jumlah jam kerja



: 1 Oktober 2021 - 30 Oktober 2021 : 1 minggu masuk 5 hari, 7 jam perhari 7



jam x 21 hari = 147 jam



1.MEMBUAT KARYA ILMIAH Pembimbing PKL : Bapak Aryuna 1. Pengertian Karya Ilmiah Karya ilmiah adalah karangan yang memaparkan pendapat, hasil pengamatan, tinjauan, dan penelitian dalam bidang tertentu yang disusun menurut metode tertentu dengan sistematika penulisan, bersantun bahasa, dan isi yang kebenarannya dapat dipertanggungjawabkan. Definisi karya ilmiah menurut Sudjiman dan Sugono (1991) adalah karya tulis dengan penyusunan berdasarkan kajian ilmiah. Sedangkan menurut Suriasumantri (1995) dalam Finoza (2010), karya tulis ilmiah adalah tulisan yang memuat argumentasi penalaran keilmuan serta dikomunikasikan lewat bahasa tulisan yang baku dengan sistematis-metodis dan sintesis analitis. Pengertian karya ilmiah menurut para ahli: 







Menurut Eko Susilo (1995) karya ilmiah adalah salah satu karangan atau tulisan yang didapat sesuai sifat keilmuannya dan didasari oleh hasil pengamatan, pemantauan, penelitian dalam bidang tertentu, disusun menurut metode tertentu serta sistematika penulisan yang bersantun bahasa dan isinya dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya atau keilmiahannya. Menurut Dwiloka dan Riana, karya ilmiah atau artikel ilmiah merupakan karya seorang ilmuwan (pembangunan) yang hendak membangun ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni yang didapat melalui literatur, pengalaman, serta penelitian.



Pengertian karya tulis ilmiah menurut KBBI merupakan karya tulis yang dibuat menggunakan prinsip-prinsip ilmiah dan berdasarkan fakta (observasi, eksperimen, dan kajian pustaka). Pengertian karya tulis ilmiah menurut wikipedia adalah laporan tertulis diterbitkan yang mengungkapkan hasil penelitian atau pengkajian yang dilakukan oleh seseorang atau tim dengan memenuhi kaidah serta etika keilmuan yang ditaati oleh masyarakat keilmuan.



2. Fungsi karya ilmiah: sebagai sarana untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Hakikat karya ilmiah: mengemukakan kebenaran melalui metodenya yang sistematis, metodologis, dan konsisten. mempunyai satu arti, sehingga tidak ada tafsiran sendiri-sendiri (interprestasi yang lain). 3. Jenis-Jenis Karya Tulis Ilmiah Arifin (2003) mengatakan bahwa ada beberapa jenis karangan ilmiah yang biasa ditulis orang. Selain makalah dan skripsi, ada pula nama lain, seperti kertas kerja, laporan penelitian, tesis dan disertasi. Berikut jenis-jenis karya ilmiah menurut Arifin (2003):



2.MEMPELAJARI SINDE Pembimbing PKL : Bu Kristiani Noputrisari



 Pengertian SINDE SINDE atau Sistem Naskah Dinas Elektronik merupakan hasil pemutakhiran dari E-office. Sistem ini bertujuan untuk membantu tatalaksana kegiatan surat menyurat dalam lingkup dinas Kemdikbud.



SINDE memberikan kemudahan serta kecepatan alur pengiriman dan penerimaan surat.  Cara menggunakan aplikasi SINDE SINDE merupakan sebuah aplikasi yang berbasis website. Oleh sebab itu, Anda dapat mengaksesnya melalui PC, laptop, atau perangkat smartphone yang telah terkoneksi internet. Di bawah ini merupakan panduan lengkap menggunakannya: 1. Login dan Logout 2. Masuk ke halaman persuratan.kemdikbud.go.id pada tab browser yang Anda gunakan. 3. Muncul tampilan halaman login menuju aplikasi E-office. 4. Ketika masuk ke aplikasi, Anda dapat memasukkan username dan password. Data-data tersebut dapat Anda peroleh melalui Admin Unit Satker. 5. Pilih menu yang Anda maksud. 6. Bila sudah selesai mengurus kebutuhan persuratan Anda, kembali ke halaman utama dengan mengklik logo E-office. 7. Klik logout yang berada di pojok kanan atas. 1. Digitalisasi Surat Alur pertama dari sistem persuratan adalah surat yang masuk ke instansi menuju persuratan atau sekretaris. Surat softcopy dapat diproses secara langsung. Namun, surat hardcopy harus melewati proses scan terlebih dahulu. Tujuannya untuk memperoleh file softcopy atau digital.     



Surat fisik masuk ke bagian tata usaha atau sekretaris. Surat tersebut diteruskan kepada bagian operator. Operator melakukan proses scanning terhadap surat fisik. Muncul hasil surat dalam format JPEG atau PDF. Surat fisik yang sebelumnya discanning akan diserahkan kembali untuk proses pengarsipan.



2. Input Surat Masuk Proses input yang dilakukan melalui E-office merupakan proses memasukkan data profile surat. Selain itu, ada proses mengunggah softcopy menuju aplikasi. Berikut ini tahapan untuk menginput surat masuk:   



Siapkan softcopy dokumen surat yang berasal dari proses scan. Usahakan berformat PDF atau JPEG. Lakukan login menuju aplikasi kemudian input username dan password. Tekan tombol Masuk Aplikasi. Pada halaman utama, arahkan kursor menuju menu Surat dan klik Tambah Surat Masuk.



    



Tentukan pilihan surat yang ingin dibuat. Terdapat empat pilihan kategori, yaitu rutin, penting, rahasia, dan pribadi. Muncul jendela Tambah Surat Masuk dan isikan hal-hal terkait profil surat, seperti nomor, tanggal, pengirim, kode, kepada atau tujuan, perihal, isi, tembusan, hingga lampiran. Setelah field surat sudah dilengkapi, pastikan dahulu bila isinya sudah benar. Tekan pilihan Tambah Surat Masuk. Klik OK untuk mengonfirmasi. Tunggu beberapa saat sampai proses mengunggah surat berhasil dan selesai.



3. Melacak Alur Surat Pihak operator sering mendapatkan request untuk mengecek disposisi surat saat ini. Anda dapat melacaknya lewat cara-cara di bawah ini: 1. Lakukan login pada perangkat yang Anda gunakan lalu masuk ke halaman Daftar Surat Masuk. 2. Arahkan kursor menuju menu Surat. Pilih menu Surat Masuk. 3. Tentukan kriteria pencarian surat kemudian klik di depan kotak. Untuk memudahkan, Anda dapat menentukan lebih dari satu kriteria surat. 4. Masukkan filter tanggal surat agar lebih cepat ditemukan. 5. Ketik juga kata kunci dan pilih hasil pencarian yang ingin ditampilkan pada layar perangkat. 6. Selain ragam filter di atas, Anda dapat memasukkan pengaturan Sifat Surat. 7. Klik ikon Track Surat untuk memulai pelacakan dengan berbagai kode yang harus Anda ketahui, yaitu merah belum dibaca, kuning sudah dibaca, hijau dilaporkan, dan abu-abu berarti disposisi diteruskan. 8. Tekan Reset untuk mengembalikan tampilan seluruh surat seperti semula. 4. Membaca surat masuk 1. Masuk ke menu Home, Anda klik pada menu Surat Masuk. 2. Muncul daftar seluruh surat masuk yang ada. 3. Manfaatkan filter Pencarian bila ingin membuka surat tertentu secara instan. Berikan tanda centang terhadap kriteria yang ingin dipakai. 4. Muncul list yang dibedakan menjadi kategori atau sifat dari surat. 5. Klik nomor surat yang dimaksud untuk menampilkan profil lengkap dari surat lalu unduh dalam bentuk PDF. 6. Klik Track untuk menampilkan diagram alur surat. Di bagian kanan, Anda dapat melihat pilihan Daftar atau Kirim Disposisi. 7. Jika mengklik Sejarah Surat, Anda dapat mengetahui informasi riwayat surat, mulai dari pembuatan sampai penerimaan oleh user. 3.MENGARSIP Pembimbing PKL : Bu Kristiani Noputrisari Pengarsipan merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu organisasi masih menjalankan kegiatan opersionalnya, baik kegiatan rutin maupun pengembangan. Arsip mempunyai fungsi dan peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan



organisasi untuk membuat keputusan dan merumuskan sebuah kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi lebih lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang manajemen pengarsipan. Arsip memiliki banyak fungsi. Beberapa tujuan fungsi antara lain adalah untuk menyimpan informasi penting dalam sebuah format tertentu. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat dan sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah organisasi dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan, penganalisisan data, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip memiliki beberapa peranan diantaranya adalah sebagai berikut : Sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi., Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, Sebagai alat ukur aktivitas suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Sedangkan tujuan dari penataan atau pengelolaan arsip antara lain sebagai berikut : Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman,  bisa dengan mudah ditemukan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat, terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang dibutuhkan, menghemat tempat penyimpanan, menjaga kerahasiaan,kelestarian arsip dan Untuk menyelamatkan arsip-arsip penting. Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu.



1.Memilah Dokumen Untuk Diarsip



Fungsi Pemilahan sebelum Digitalisasi Arsip Setelah mengetahui daur hidup dokumen dan arsip, kini Anda perlu mengetahui pula fungsi dari pemilahan sebelum digitalisasi arsip. Pada dasarnya, proses pilah dokumen dan arsip perlu Anda lakukan untuk setiap arsip yang dimiliki, baik yang termasuk dalam kategori arsip aktif (memiliki nilai guna) maupun arsip inaktif (sudah habis masa gunanya).



Fungsi utama dari pemilahan dokumen sebelum proses digitalisasi arsip adalah:   



Menilai kelayakan dokumen dan arsip, agar Anda dapat menentukan skala prioritas dari arsip dan dokumen yang perlu diubah dalam format digital terlebih dahulu.







Mengetahui masa retensi dokumen dan arsip, sehingga arsip yang telah habis masa retensinya tidak perlu lagi diubah dalam format digital, karena nilai gunanya pun telah habis.







Mempermudah proses indexing digital, khususnya jika volume dokumen yang Anda miliki cukup tinggi, maka proses pilah dokumen dan arsip dapat membantu staf digitalisasi arsip dalam menyusun dokumen berdasarkan kategori tertentu, baik nama, tanggal, dan lainnya.







Mempersingkat waktu digitalisasi arsip, karena setiap dokumen dan arsip telah dipilah terlebih dahulu, waktu yang dibutuhkan untuk alih media pun jadi lebih cepat dan efisien.







Mengurangi risiko kehilangan, merupakan fungsi yang krusial dalam pemilahan sebelum digitalisasi arsip, untuk memastikan agar semua dokumen tetap aman dan informasi yang terdapat di dalamnya masih dapat terbaca.



4.Menginput Dokumen Yang Telah Di Pilah



Tahap-tahap menginput data arsip 1. Membaca isi surat, untuk menentukan isi ringkas 2. Penentuan indeks subyek, kode klasifikasi (KKA), dan tahun 3. Masukkan surat ke dalam folder 4. Menuliskan KKA, indeks subjek dan tahun pada tab folder 5. Pengelompokan kode yang sama 6. Penataan berkas Tujuan menginput data arsip : o Membedakan antara berkas yang satu dengan berkas lainnya o Mempermudah dalam penemuan dan penyimpanan arsip 5.Membuat Label Blangko



Label adalah kertas atau stiker dengan ukuran tertentu yang ditempel pada map dokumen sebagai penanda. Fungsi label arsip memudahkan mengenali dokumen dalam rak atau lemari arsip. Ada yang menggunakan nomor untuk label dokumen, ada juga yang menggunakan abjad. 4.RAPAT Pembimbing PKL : Bu Kristiani Noputrisari



Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan. Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan: penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan. Bulan Ke-2 Hari / Tanggal Jumlah jam kerja



: 1 November 2021 – 30 November 2021 : 147 jam



1.SURAT MENYURAT Pembimbing PKL : Bapak Dodo



Surat memiliki arti sebagai sarana komunikasi yang memiliki unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Pengirim surat tentunya memiliki tujuan dalam pembuatan surat yang dikirim kepada penerima surat. Tujuan dari penulisan surat tentunya adalah sebagai darana komunikasi atau pemberian informasi yang disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat. Tujuan penulisannya tentunya menyampaikan maksud yang diberikan dari pihak pengirim ke penerima atau sebagai bentuk hubungan kerja antara suatu



perusahaan.



2.MENGARSIP Pembimbing PKL : Bu Kristiani Noputrisari



3.SCAN Pembimbing PKL : Bu Kristiani Noputrisari



Scanner merupakan sebuah alat elektronik yang memiliki fungsi dasar sebagai pengganda berkas penggunanya untuk kemudian dikonversi dan disimpan dalam



bentuk digital. Alat ini bekerja dengan cara memindai setiap bagian lembaran yang menjadi inputnya hingga tidak ada bagian yang tersisa.



6 Langkah Menggunakan Scanner Pada Printer 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Pastikan Komputer Terhubung Pada Driver Printer. Pastikan Komputer Dan Printer Sudah Terkoneksi. Taruh Dokumen Pada Mesin Scanner. Buka Aplikasi Pengaturan Pada Komputer. Melakukan Scanning Dan Editan. Simpan Dokumen.



4.RAPAT Pembimbing PKL : Bu Kristiani Noputrisari



5.FOTOCOPY



Fungsi mesin fotocopy yang utama adalah untuk copy atau menyalin dokumen dan menggandakannya. Cara Menggunakan Mesin Fotokopi    



Tekan tombol ON untuk menyalakan mesin fotokopi. Letakkan kertas yang akan Anda fotokopi di atas kaca yang jadi area fotokopi. Pencet tombol paper select, kemudian atur berapa ukuran kertas yang akan digunakan. tombol angka untuk mengatur berapa lembar kertas yang akan dikopi.



6.PRINTER



Fungsi printer termasuk mencetak dokumen, mencetak foto, mencetak banner



dan spanduk, mencetak stiker dan sablon, dan salah satu fungsi yang bukan mencetaknya adalah sebagai scanner. Ini adalah fungsi printer yang paling utama dan paling banyak digunakan dan ditemukan dalam kehidupan kita sehari-hari.



Petunjuk penggunaan printer      



Sambungkan kabel printer ke stopkontak. Nyalakan printer dengan menekan tombol power. Sambungkan kabel printer, lalu sambubgkan kepada komputer atau laptop. Print gambar atau tulosan yang diinginkan. Lepaskan sambungan dari laptop atau komputer. Matikan printer.



Bulan Ke-3 Hari / Tanggal Jumlah jam kerja



: 1 Desember 2021 – 31 Desember 2021 : 1 minggu masuk 5 hari, 7 jam perhari



1.RESEPSIONIS Pembimbing PKL : Bapak Ade



Dalam mengemban tugas dan pekerjaannya, berikut adalah beberapa



tanggung jawab yang diemban oleh seorang resepsionis:    



Menerima dan Menyambut Tamu. ... Melayani Kebutuhan Tamu. ... Menerima dan Meneruskan Telepon. ... Menerima dan Meneruskan Kiriman/Paket.



2.MENGARSIP Pembimbing PKL : Bu Kristiani Noputrisari 3.SURAT MENYURAT Pembimbing PKL : Bu Fahriza 4.SCAN Pembimbing PKL : Bu Kristiani Noputrisari 5.FOTOCOPY 6.PRINT Bulan Ke-4 Hari / Tanggal Jumlah jam kerja



: 1 Januari 2022 – 5 Januari 2022 : 7 jam x 3 hari = 21 jam



1.SCAN Pembimbing PKL : Bu Kristiani Noputrisari 2.RESEPSIONIS Pembimbing PKL : Bapak Ade



3.RAPAT



Pembimbing PKL : Bu Dian



4.MENGHANCURKAN KERTAS



Penghancur kertas adalah alat mekanis yang digunakan untuk memotong kertas menjadi strip atau partikel halus. Berikut adalah cara menggunakan mesin penghancur kertas:  



Pertama sambungkan steker mesin ke stopkontak terlebih dahulu. Pastikan Anda menempatkan mesin ini di permukaan yang rata dan telah mengunci roda mesin. Hidupkan mesin penghancur kertas dengan dengan cara menekan tombol ON di belakang mesin







Kemudian siapkan kertas dokumen yang akan dihancurkan, pastikan Anda telah menghilangkan paper clip dan staples yang terdapat pada kertas agar nantinya proses penghancuran tidak terhambat.







Masukkan kertas tersebut ke dalam mesin penghancur kertas secara hati-hati. Jauhkan dari jari, tangan dan anggota tubuh lainnya dari lubang tempat mata pisau. Sesuaikan dengan maksimal jumlah kertas agar mesin dapat bekerja secara optimal. Tunggu hingga mesin selesai bekerja. Setelah selesai tekan tombol Off untuk mematikan mesin. Ambil potongan kertas yang ada pada wadah hasil potong untuk dibuang.



 



5.MEMOTONG KERTAS



Proses Penggunaan Mesin Pemotong Kertas : Buka mulut mesin dengan cara memutar alat pemutar press kekanan. Masukkan kertas ke mulut mesin. Tekan kertas dengan besi penekan dengan cara memutar pemutar besi penekan kiri. Pasang besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan.



B.Hasil Kegiatan No



Kegiatan



Perbandingan Sekolah



1.



Karya ilmiah



Praktek



2.



Sinde



Materi



3.



Mengarsip



4.



Rapat



5.



Surat menyurat



Materi dan praktek



Praktek



6.



Fotocopy



Praktek



Praktek



7.



Printer



Praktek



8.



Scan



Praktek



9.



Resepsionis



Praktek



10.



Menghancurkan kertas



Praktek



11



Pemotong kertas



Praktek



Materi dan praktek



Praktek Praktek



BAB VI PENUTUP A.KESIMPULAN Setelah saya melakukan PRAKERIN (Praktik Kerja Industri) di Pusdatin . Saya mendapatkan banyak manfaat, baik itu pengalaman, pengetahuan, dan semua yang terkait dalam dunia kerja. Sehingga saya dapat menambah wawasan yang saya dapatkan selama ini, karena hanya dengan praktek saya bisa mengetahui seberapa jauh kemampuan yang sudah saya dapat di sekolah. Sehingga suatu saat nanti jika saya memasuki dunia kerja tidak akan ragu melakukannya, karena sebelumnya sudah mempunyai pengalaman yang baik. B.SARAN Terdapat beberapa saran yang saya tujukan kepada setiap siswa PKL lainnya. Bagi siswa maupun siswi yang melakukan kegiatan PKL ini ada baiknya untuk terus menjaga nama baik sekolah. Terutama saat berada di tempat pelaksanaan kegiatan praktek kerja tersebut sesuai dengan peraturan perusahaan. Sementara itu, saran untuk sekolah adalah sebaiknya baik siswa maupun siswi yang akan diterjunkan ke sebuah perusahaan dengan keperluan PKL diberikan pengenalan terlebih dahulu tentang pekerjaan yang akan dilakukan terlebih dahulu. Dengan begitu, mereka akan lebih siap secara fisik dan juga mentalnya. Saya juga menyadari bahwa dalam pelaksanaan PKL ini terdapat banyak kekurangan. Akan tetapi, tetap berusa memberikan yang terbaik. Terlebih, laporan ini juga cukup jauh dari kata



sempurna. Oleh karena itu, saya menerima juga saran yang membangun agar dapat lebih baik dan optimal lagi.