KD 3 Dokumen Transaksi Pembelian Kelas 11 [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



1.1 Latar Belakang Administrasi transaksi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis dengan metode tertentu, sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain. Dalam hal ini, administrasi transaksi memiliki manfaat dalam memudahkan perusahaan dalam menghubungi pihak-pihak yang terkait melalui berbagai media komunikasi, memperkecil resiko kehilangan barang karena setiap transaksi terbukukan dengan rapi, memudahkan pemberian layanan purna jual kepada konsumen, serta memudahkan pemilik perusahaan dalam mengikuti perkembangan perusahaan melalui laporan hasil pencatatan. Dalam transaksi adanya dokumen transaksi yang berfungsi untuk bisa mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi, menjadi media yang didalamnya berisikan seluruh data informasi keuangan, sebagai dasar pencatatan transaksi dan bisa mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dengan bentuk tulisan serta bisa menghindari duplikasi pengumpulan data. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa pengertian administrasi, transaksi, dan pembelian? 2. Apa saja formulir bukti pembelian? 3. Bagaimana prosedur pembelian? 4. Apa saja SOP Pembelian? 1.3 Tujuan 1. Untuk mengethaui pengertian administrasi, transaksi, dan pembelian 2. Untuk mengetahui formulir pembelian transaksi 3. Untuk mengetahui prosedur pembelian 4. Untuk mengetahui SOP Pembelian



1



BAB II PEMBAHASAN



2.1 Pengertian Dokumen Transaksi Pembelian Dokumen menurut KBBI adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian. Secara etimologis dokumen berasal dari kata document (Inggris) yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan, disusun, di sediakan atau untuk disebarkan. Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104) 



Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.







Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja.







Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya. Transaksi adalah suatu aktivitas perusahaan yang menimbulkan perubahan



terhadap posisi harta keuangan perusahaan, misalnya seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar berbagai macam biaya yang lainnya. Menurut Skausen (2007:71) transaksi adalah pertukaran barang & jasa antara (baik individu, perusahaan-perusahaan dan organisasi lain) kejadian lain yang mempunyai pengaruh ekonomi atas bisnis. Sedangkan menurut Indra Bastian (2007:27) transaksi adalah pertemuan antara dua belah pihak (penjual dan pembeli) yang saling menguntungkan dengan adanya data/bukti/dokumen pendukung yang dimaksukkan ke dalam jurnal setelah melalui pencatatan.



2



Menurut Mulyadi (2001:299), pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Pembelian adalah suatu peristiwa atau tindakan yang dilakukan oleh dua belah pihak dengan tujuan menukarkan barang atau jasa. Dari pengertian diatas dapat kita simpulkan bahwa dokumen transaksi pembelian adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dipakai oleh perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan antara kedua belah pihak dengan tujuan menukarkan barang atau jasa.



2.2 Formulir Administrasi Pembelian 1. Surat Permintaan Pembelian (SPP) Surat



Permintaan



Pembelian



Barang



adalah



formulir



yang digunakan apabila akan memesan atau membeli barang ketika persediaan barang yang bersangkutan sudah mencapai titik minimum atau sudah habis. Surat Permintaan Pembelian Barang dibuat oleh bagian Gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat Permintaan Pembelian Barang dibuat rangkap 2, lembar 1 diserahakan pada bagian Pembelian dan lembar 2 digunakan untuk arsip bagian yang bersangkutan misalnya bagian Gudang.



3



2. Surat Permintaan Penawaran Harga Surat permintaan daftar harga adalah sebuah jenis surat yang dibuat si calon pembeli kepada sang penjual yang berisi permohonan permintaan daftar harga barang yang ada pada penjual. Surat permintaan harga barang dibuat karena inisiatif si pembeli atau juga bentuk respon dari surat penawaran yang telah dibuat oleh si penjual. Dalam Perusahaan Dagang, Surat Permintaan Penawaran Harga adalah formulir yang dibuat apabila perusahaan memerlukan jenis barang yang tidak tersedia pada pemasok langganan dan biasanya pembelian dalam jumlah besar, SPPH dikirim ke beberapa pemasok dengan tujuan agar perusahaan dapat memilih harga yang terendah dan kualitas barang yang memenuhi syarat dari SPPH yang telah diisi pemasok. Surat Permintaan Penawaran Harga berisi : 1. Nama, jenis, type, kuantitas, dan harga barang yang diminta 2. Tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta 3. Permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon pemasok.



4



3. Surat Permintaan Penawaran Surat permintaan penawaran adalah surat yang isinya tentang permintaan sebuh informasi atau keterangan yang berkaitan dengan harga, diskon, cara pembayaran terhadap suatu barang atau produk. Fungsi pokok surat permintaan penawaran barang adalah untuk memberikan bahan pertimbangan sebelum seseorang pembeli melakukan pembelian suatu barang/produk. Dengan begitu, pembeli dapat memilih dan membeli barang yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan keuangannya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan surat permintaan barang atau produk, yaitu : 1) Menetapkan terlebih dahulu jenis barang yang diperlukan 2) Menentukan kapan barang tersebut dibutuhkan 3) Menanykan informasi mengenai pembayaran penyerahan barang 4) Menanyakan tentang pemberian potongan harga 5) Meminta informasi tentang cara pengiriman barang 6) Menanyakan apa syarat yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan tersebut 7) Menanyakan tentang kemudahan apa saja yang diperoleh pembeli seperti service gratis, garansi, dll 8) Menanyakan tentang layanan jasa yang mungkin diberikan oleh penjual 9) Meminta daftar harga, brosur, sampel, katalog, atau monster barang yang akan dibutuhkan



5



4. Surat Order Pembelian (Purchase Order/PO) Surat order pembelian (purchase order/PO), formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi mengenai : 1) Nama dan alamat pemasok 2) Nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta 3) Tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan 4) Syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang



6



5. Laporan Penerimaan Barang Bagian penerimaan barang (Receiving) adalah bagian yang menjalankan fungsi pengendalian biaya pada saat barang dikirimkan oleh supplier. Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima dan dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai : 1) Tanggal penerimaan barang 2) Nomor order pembelian 3) Nama, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima 4) Catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order, adanya barang yang rusak dsb.



7



6. Bukti Pengeluaran Kas Bukti pengeluaran kas berfungsi sebagai bukti pengeluaran kas yang digunakan untuk membayar pembelian. Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang jatuh tempo pembayarannya.



2.3 Prosedur Pembelian Transaksi pembelian dapat dilakukan secara tunai / dengan jatuh tempo. Sebelum transaksi antara pembeli dan penjual dilakukan, biasanya akan dibuat kesepakatan mengenai harga barang, term of payment / jatuh tempo pembayaran dan syarat lainnya yang tercantum dalam faktur pembelaan. Tahapan-tahapan prosedur pembelian sebagai berikut. 1) Prosedur permintaan pembelian Prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dlam formulir surat penerimaan kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2) Prosedur permintaan penawaran harga pemilihan pemasok



8



Prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai



syarat pembelian



yang lain, untuk



memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditujukan sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3) Prosedur order pembelian Prosedur ini funsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilib dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4) Prosedur penerimaan barang Prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas, dan mutu barang yang diterima dalam pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan barang dari pemasok tersebut. 5) Prosedur pencatatan ulang Prosedur ini fungsi akutansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan ulang, 6) Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.



2.4 Standar Operasional Prosedur Permintaan Pembelian Pengelolaan administrasi pembelian didukung dengan prosedur permintaan pembelian, permintaan penawaran harga, order pembelian, penerimaan barang, dan prosedur pencatatan. Unit organisasi yang terkait dengan aktivitas pengelolaan pembelian adalah sbb: a. Bagian gudang melakukan pengecekan stok barang. Apabila jumlah barang mencapai stok minimum, maka ia akan membuat surat permintaan



9



pembelian barang dagang (SPPB) sebanyak 4 rangkap. Surat permintaan pembelian diserahkan ke manajer divisi pembelian dan gudang untuk diperiksa dan diotorisasi. b. Apabila manajer divisi pembelian menyetujui SPPB, maka manajer mengotorisasi SPPB dan menentukan vendor dan menentukan jenis pembelian dilakukan secara tunai atau kredit. SPPB yang telah diotorisasi, rangkap pertama diarsip oleh ke bagian gudang, rangkap dua diserahkan ke bagian pembelian, dan rangkap ketiga diserahkan ke bagian akutansi, rangkap 4 diserahkan ke bagian penerimaan. c. Apabila manajer divisi pembelian dan gudang tidak menyetujui SPPB, maka prosedur dihentikan. d. Bila pembelian dilakukan secara tunai, bagian pembelian menanyakan harga barang ke vendor dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 rangkap. SOP akan diotorisasi oleh manajer keuangan. Selanjutnya, rangkap pertama akan disimpan sebagai arsip, rangkap kedua diserahkan ke manajer keuangan dan akutansi, dan rangkap keriga diserahkan ke bagian akutansi. e. Manajer keuangan akan membuatkan bukti kas keluar berdasarkan SOP sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama akan diserahkan ke kasir. Rangkap kedua akan diserahkan ke bagian akutansi. f. Kasir menyerahkan uang ke bagian pembelian. Kemudian bagian pembelian melakukan pembelian ke vendor. g. Apabila pembelian dilakukan secara kredit, maka bagian pembelian segera menuju vendor yang telah ditunjuk untuk melakukan pembelian secara kredit.



10



BAB III PENUTUP



3.1



Kesimpulan Dokumen transaksi pembelian adalah surat yang tertulis atau tercetak yang



dipakai oleh perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan antara kedua belah pihak dengan tujuan menukarkan barang atau jasa. Formulir Administrasi Pembelian antara lain, Surat Permintaan Pembelian (SPP), Surat Permintaan Penawaran Harga, Surat Permintaan Penawaran, Surat Order Pembelian (Purchase Order/PO), Laporan Penerimaan Barang, Bukti Pengeluaran Kas. Tahapan-tahapan prosedur pembelian antara lain prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan ulang. prosedur distribusi pembelian Standar Operasional Prosedur Permintaan Pembelian antara lain bagian gudang melakukan pengecekan stok barang, apabila manajer divisi pembelian menyetujui SPPB, maka manajer mengotorisasi SPPB dan menentukan vendor dan menentukan jenis pembelian dilakukan secara tunai atau kredit, apabila manajer divisi pembelian dan gudang tidak menyetujui SPPB, maka prosedur dihentikan, bila pembelian dilakukan secara tunai, bagian pembelian menanyakan harga barang ke vendor dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 rangkap, manajer keuangan akan membuatkan bukti kas keluar berdasarkan SOP sebanyak 2 rangkap. kasir menyerahkan uang ke bagian pembelian. Kemudian bagian pembelian melakukan pembelian ke vendor, apabila pembelian dilakukan secara kredit, maka bagian pembelian segera menuju vendor yang telah ditunjuk untuk melakukan pembelian secara kredit.



11



DAFTAR PUSTAKA



Buku Administrasi Transaksi Program Keahlian Tata Niaga SMK Bisnis Manajemen, Penerbit CV Rizeva Utama, Kelas XII. Hal: 45-55. https://brainly.co.id/tugas/377619



12