KD 3.4 Menganalisis Struktur Organisasi [PDF]

Citation preview

KD. 3.4 MENGANALISIS STRUKTUR ORGANISASI A. Pengertian organisasi Organisasi terjadi, apabila terdapat dua orang atau lebih yang bekerja sama menjalankan pekerjaan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki bersama. 1. Pengertian organisasi menurut beberapa ahli. a. James D. Mooney, menyatakan bahwa organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu maksud bersama b. Kamus Administrasi, menjelaskan bahwa organisasi adalah suatu sistem usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. c. Chester I. Barnard, menyatakan organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. 2. Unsur-unsur organisasi yang lain a. Manusia (men) Organisasi baru ada, apabila ada unsur manusianya yang bekerjasama. b. Sasaran (goal) Organisasi baru ada, apabila ada tujuan yang hendak dicapai. c. Tempat kedudukan (place) Organisasi baru ada kalau ada tempat kedudukannya. d. Pekerjaan (job) Organisasi baru ada, apabila ada pekerjaan yang akan dikerjakan dan ada pembagian tugas. e. Teknologi (technology) Organisasi baru ada, Apabila ada unsur-unsur teknisnya. f. Struktur (structure) Organisasi baru ada, apabila ada hubungan antara manusia yang satu dengan yang lainnya g. Lingkungan (environment) Organisasi baru ada, apabila ada lingkungan yang saling mempengaruhi. 3. Azas atau prinsip-prinsip organisasi Dalam membentuk organisasi yang baik, perlu diperhatikan azas atau prinsip dari organisasi tersebut. Prinsip adalah suatu petunjuk atau pedoman dasar yang dapat memberikan arah terhadap pemikiran atau tindakan. Ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan olehseorang pimpinan dalam menggerakkan organisasinya, diantaranya: a. Adanya tujuan yang jelas Tanpa tujuan yang jelas organisasi akan berjalan tanpa arah, sehingga apa yang akan dicapai organisasi menjadi kabur atau mengambang. Untuk itu tujuan harus dirumuskan terlebih dahulu agar dapat dipahami oleh semua pihak. b. Pembagian tugas yang jelas



Pembagian tugas perlu dilakukan secara sederhana dan mampu menciptakan hubungan yang serasi antara seluruh bagian. c. Adanya kesatuan arah Prinsip ini berarti bahwa semua kegiatan sumber-sumber pemikiran, keahlian, waktu dan kemampuan ditujukan kepada satu arah yaitu pencapaian tujuan dengan cara efektif dan efisien. d. Adanya kesatuan perintah Hakekat dari prinsip ini adalah bahwa setiap bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung. e. Adanya pendelegasian wewenang secara jelas Perlu diperhatikan bahwa pendelegasian wewenang tidak boleh berarti pendelegasian tanggungjawab. f. Adanya jenjang pengawasan Jangkauan pengawasan harus sesuai dan tepat dengan kemampuan. Jangan sampai jenjang pengawasan tersebut melebihi kemampuannya. 4. Struktur Organisasi Struktur organisasi yaitu suatu susunan yang menggambarkan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. 5. Bentuk-bentuk organisasi a. Bentuk Garis/Line



https://www.google.com Bentuk ini disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer. Bentuk organisasi ini sangat praktis karena tata hubungannya sangat sederhana. Dari Top manajer kepada pegawai paling bawah berlangsung menurut garis komando. Dalam organisasi bentuk ini, organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggungjawab paling besar pada Top manajer, dan semakin berkurang/kecil pada tingkat manajemen paling bawah. Semua pegawai menerima perintah/instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya bertanggungjawab kepadanya, arus wewenang dan tanggungjawab berjalan melalui saluran tunggal secara vertikal.



Kebaikan dari organisasi bentuk garisantara lain:  Strukturnya sangat sederhana dan stabil  Disiplin dan mudah dipelihara/dipertahankan  Kesatuan komando akan terjamin dengan baik  Kekuasaan dan tanggungjawab ditetapkan secara definitif (ditetapkan berdasarkan surat keputusan)  Keputusan dapat diambil dengan cepat  Pengawasan berjalan lebih efektif Adapun kelemahannya antara lain:  Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan karena dipegang sendiri  Dalam menjalankan kekuasaannya akan bersifat otokratis dan birokratis  Cenderung bersifat kaku  Bakat para bawahan sulit untuk berkembang karena tidak diberi kesempatan untuk mengambil inisiatif sendiri  Kurang tersedia staf ahli b. Bentuk Garis dan staf



https://www.google.com Bentuk organisasi Garis dan staf adalah yang paling banyak dipakai oleh badan-badan usaha yang cukup luas /besar. Pada sistem ini, di satu pihak satuan-satuan organisasi terdiri dari unit-unit organisasi garis mulai dari top manajer sampai dengan unit paling bawah, yang berhubungan satu sama lain berdasar garis komando. Tetapi di lain pihak pucuk pimpinan dengan unit-unit organisasi tenaga staf sebagai ahli yang dapat memberikan bantuan pemikiran dan bantuan keahlian di dalam menjalankan tugas-tugas mereka. Adapun Kebaikan dari bentuk organisasi Lini dan staf antara lain:  Adanya kesatuan wewenang dan tanggungjawab yang terintegrasi  Disiplin dan kerjasama akan menunjukkan dedikasi dan loyalitas yang tinggi  Diperoleh manfaat yang besar dari tenaga ahli  Koordinasi lebih baik



Adapun kelemahannya antara lain:  Penggunaan staf ahli akan menambah beban biaya  Kemungkinan pimpinan staff akan melampaui kewenangan staffnya, sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai line.  Kemungkinan akan terdapat perbedaan interprestasi antara orang line dan staff dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan konflik. c. Bentuk Fungsional



https://www.google.com



Bentuk organisasi fungsional pada umumnya terdapat pada organisasi niaga. Fungsi ini disusun atas dasar kegiatan dari tiap-tiap fungsi sesuai dengan kepentingan perusahaan, di mana setiap fungsi seolah-olah terpisah berdasarkan bidang keahliannya. Namun demikian tiap fungsi tidak berdiri sendiri, karena fungsi satu dengan yang lain saling bergantungan. Dalam hal ini, atasan tidak mempunyai sejumlah bawahan yang tegas, masing-masing pejabat dapat menerima perintah dari berbagai arah, yakni dari setiap orang setingkat lebih tinggi kedudukannya. Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional, diantaranya....  Lalu lintas kekuasaan tidak langsung  Masing-masing atasan tidak mempunyai bawahan yang jelas dan tegas  Adanya bidang keahlian pada setiap atasan Kebaikan organisasi fungsional, diantaranya:  Pembagian tugas sesuai bidang keahliannya  Adanya pembagian kerja yang tegas antara tenaga pikir dan tenaga fisik  Ikut serta pegawai dalam pengambilan keputusan  Disiplin kerjasama dan tanggungjawab penuh Adapun kelemahan bentuk fungsional, diantaranya:  Pemborosan biaya yang sangat besar  Pertanggungjawaban yang terbagi bisa menimbulkan perbedaan faham antara para pejabat yang bersangkutan  Koordinasi sulit untuk dijalankan karena pekerja-pekerja mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan kepada lebih dari satu atasan  Inisiatif perorangan tertekan d. Organisasi Lini, Staf, dan fungsional



https://www.google.com Organisasi lini, staf, dan fungsional yaitu tipe organisasi yang menggabungkan tiga bentuk organisasi. Bentuk organisasi ini biasanya digunakan digunakan oleh perusahaan besar yang mempunyai pekerjaan yang banyak dan kompleks. Pada tingkat pimpinan puncak diterapkan organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat manajer diterapkan organisasi fungsional.



Dengan cara penggabungan tersebut, maka kelemahan-kelemahan dari ke tiga tipe organisai dapat dibuang dan kebaikan-kebaikannya digunakan Dan dikembangkan. e. Pengertian Bagan struktur organisasi Bagan organisasi merupakan bagan organisasi sebagai sarana untuk menampakkan dan menginformasikan keadaan formil suatu organisasi, tujuannya agar orang dapat mengetahui masing-masing di mana posisi mereka berada dan bagaimana tata hubungan mereka masing-masing. Sebenarnya ada 3 hal terpenting dalam organisasi, yaitu: 1. Bagan struktur organisasi Dalam bagan ini ditunjukkan lambang yang bertujuan memperlihatkan struktur daripada organisasi. Dalam bagan ini tampak unit-unit atau kelompok yang telah dibentuk dan bagaimana tata hubungan staf dan fungsionalnya, antara staf yang satu dengan yang lain. 2. Bagan organisasi fungsional Dalam bagan ini diperlihatkan dengan jelas fungsi, tanggungjawab, dan tujuan daripada suatu organisasi dalam masing-masing unit 3. Bagan organisasi personil (berdasarkan nama dan jabatan) Bagan ini menampakkan orang-orang menjadi peserta di dalam organisasi, dan sekaligus memberi informasi yang bersifat personil, misalnya nama jabatan, pangkat, gelar. f. Uraian Tugas Diantara faktor yang paling penting dalam kegiatan menggerakkan orangorang untuk menjalankan tugasnya masing-masing, yaitu dengan adanya uraian tugas dalam suatu organisasi, dengan adanya tata kerja, karena dalam setiap pencapaian tujuan organisasi.tentu diperlukan tata kerja yang baik dan benar. Dalam rincian badan tata usaha yang bertanggungjawab atas penyelenggaraan manajemen perkantoran terdapat bidang organisasi yang terdiri dari: 1. Seksi organisasi, yang bertugas:  Menelaah perkembangan organisasi dan kemanfaatannya  Meneliti tata hubungan kerja antar unit guna meningkatkan koordinasi dan kelancaran pekerjaan  Merencanakan pembaharuan organisasi beserta perumusan tugas dan kewajiban unit-unit organisasi 2. Seksi tata kerja, bertugas:  Merencanakan suatu sistem, metode, dan prosedur bagi masingmasing pekerjaan  Melakukan penelitian atas pekerjaan mengenai ukuran waktu, jarak, berat, luas dan sebagainya untuk keperluan standar pelaksanaan







Melakukan usaha-usaha untuk menyederhanakan kerja menuju kelancaran kerja 3. Seksi pengembangan, bertugas:  Mengadakan penelitian atau metode kerja yang ada dan melakukan perbaikan  Menciptakan metode baru terhadap kerja  Mengusahakan adanya pembaharuan dalam organisasi Uji kompetensi KD. 3.4 1. Apa yang dimaksud dengan organisasi kantor? Jelaskan! 2. Sebutkan 5 prinsip organisasi kantor 3. Gambarkan bentuk organisasi lini dan staff 4. Sebutkan ciri-ciri bentuk organisasi fungsional 5. Sebutkan kebaikan dan kelemahan bentuk organisasi garis dan staff