Kelompok 6 (Mengidentifikasi Dan Melakukan Perhitungan Pendapatan Dan Biaya Hotel) [PDF]

Citation preview

AKUNTANSI HOTEL MENGIDENTIFIKASI DAN MELAKUKAN PERHITUNGAN PENDAPATAN DAN BIAYA HOTEL



OLEH KELOMPOK 6 : Chaterine Stevania Nisa



(1802622010004)



Desak Putu Devi Ardillia



(1802622010006)



Komang Sri Indrayani



(1802622010016)



Ni Kadek Ulan Jamiliawati



(1802622010024)



Ni Nengah Aryawati



(1802622010029)



FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PROGRAM STUDI AKUNTANSI UNIVERSITAS MAHASARASWATI DENPASAR



A. Jenis-Jenis Pembelian Dairy Product pada Hotel 1. Pembelian Persediaan Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang- barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah : -



Temperatur ruangan



-



Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang



-



Metode penyimpanan barang



-



Sistem ventilasi



Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain : -



Menjaga kontinuitas usaha



-



Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk



-



Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan



-



Membuat perencanaan pembelian yang optimal



-



Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang



-



Mencegah slow moving item



Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store,sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store. 2. Cara pembelian persediaan (bahan makanan) Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak. Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu : a) Kontrak untuk jangka waktu tertentu Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti



dalam



jangkawaktu



tertentu



(sesuai



dengan



kontrak),



hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencarisuplier/pemasok lagi, paling



tidak



selama



6 atau



12 bulan,



tergantung



lamanya



kontrak.Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan didalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi biladiutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periodetertentu. b) Kontrak



pembelian



dalam



jumlah



tertentuMempunyai



tujuan



diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, danmempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulitdiperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman). Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontraksebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barangbarang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan?Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuksetiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification. Pembelian bahan makanan secara harian Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapuryang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada sianghari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibelikembali sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.Untuk



mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan hotel/restoran,maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudahdirekomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi rekomendasiuntuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam semingguatau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembeliancara harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota mingguan inisetelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan



daftar



pemasok(supplier)



bahan/barang untuk



membuat



yang



akan



kuota



dibelitersebut



harga.



Setelah



kepada bagian



pembelianmenerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barangyang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan makanangolongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka padaumumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah. Pembelian bahan makanan secara “Cash and Carry” Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudahdidapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau tokoatau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebihmurah. Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry,diantaranya :



a) Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja. b) Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit. c) Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui katalog. d) Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika. Sedangkan kerugiannya adalah : a) Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya. b) Hotel/restoran harus membayar tunai. Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan.Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengankeberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu. B. Bagan Alur Prosedur Pembelian pada Hotel 1. Bagian yang terlibat Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah : a) Departemen yang memerlukan barang. b) Gudang (general store/storeroom). c) Pembelian (purchasing). d) Penerimaan (receiving) e) Cost control f) Account payable (hutang usaha) 2. Dokumen yang digunakan a) Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barangyang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaanminimum.



b) Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untukkebutuhan operasional hotel. c) Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari suppliersebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik. d) Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan baranguntuk kebutuhan operasional hotel. e) Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeliyang digunakan sebagai pembanding. f) Bincard , merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk, barang keluar, serta sisa barang. g) Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, hargasatuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alatkontrol oleh cost control.



3. Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian) 1) PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukantidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh



bagian gudang, jika barangyang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnyadibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada : -



Cost control, sebagai alat kontrol



-



Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO



-



Gudang atau departemen yang memerlukan.



2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harusmendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager,dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5rangkap yang didistribusikan pada : -



Supplier untuk ditunjuk



-



Cost control, sebagai kontrol



-



Gudang, sebagai informasi pembelian



-



Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang



-



Purchasing, sebagai arsip



3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel. 4) Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari : -



Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya



-



Cost control untuk persetujuan harga



-



Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang



MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yangmembuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut : -



Cost control, sebagai kontrol



-



Gudang, sebagai informasi



-



Purchasing, sebagai arsip



-



Account payable, sebagai dasar mencatat hutang



-



Supplier, sebagai pendukung penagihan



5) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudianmenyimpan



barang



dan



mencatatnya



pada



bincard



berdasarkan MI. 6) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembeliantersebut



dalam



cardex,



dan



account



payable



akan



mencatatnya pada hutang usaha. 7) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report. C. Menyusun Jurnal Khusus Pembelian Pada Hotel Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus.Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya dipostingke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali. Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi yang terdiri atas: 1. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barangdagangan yang dilakukan secara kredit. 2.



Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barangdagangan yang dilakukan secara kredit



3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.



4.



Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.



5. .Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke



dalam keempat jurnal diatas.