Konsep Manajemen Perubahan [PDF]

Citation preview

Tutorial ketiga akan membicarakan tentang konsep dasar manajemen perubahan, yanag berisi tentang konsep dasar manajemen perubahan dan tahapan dalam perubahan organisasi. Baiklah kita mulai tutorial ini. Kini dan selanjutnya perubahan merupakan kata kunci dalam lingkungan bisnis yang semakin kompleks dan turbulens. Didorong semakin intensnya perkembangan teknologi, persaingan global, lingkungan serta perkembangan kondisi-kondisi makro eksternal lainnya, setiap organisasi bisnis akan melakukan perubahan dalam situasi yang unpredictable dan tidak pasti. Sebagai pengelola organisasi, ada dua pilihan untuk merespon kondisi-kondisi tersebut di atas. Pertama, memahami akan perlunya perubahan dalam lingkup organisasinya serta bagaimana memanage-nya secara produktif. Pilihan kedua adalah dengan menolak kemungkinan adanya perubahan serta bersikukuh mempertahankan posisi status quo. Pilihan pertama merupakan pilihan yang benar dan mutlak, karena siapapun tidak akan sanggup untuk tidak berubah, dan jika ia tidak mau berubah maka ia harus tersingkir dari lingkungannya (Zimmerman, 1995). KONSEP DASAR MANAJEMEN PERUBAHAN Darwin pernah mengatakan “Mereka yang mampu bertahan dalam kehidupan bukanlah spesies yang terkuat ataupun paling cerdas, namun spesies yang mampu beradaptasi terhadap perubahan”. Pernyataan ini ternyata dapat berlaku juga untuk organisasi. Perubahan merupakan hal yang tidak dapat dihindari oleh semua organisasi. Sebagai contoh, dengan adanya perkembangan teknologi informasi membuat organisasi menyesuaikan operasinya dengan penerapan teknologi tinggi. Bahkan kemunculan teknologi internet memicu munculnya organisasi-organisasi baru.



1



Perubahan organisasi itu sendiri didefinisikan sebagai suatu transformasi yang direncanakan maupun tidak direncanakan dalam struktur, teknologi maupun sumber daya manusia (SDM) organisasi. Dalam suatu organisasi perubahan dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu dengan cara: 1. First-order change , yaitu suatu perubahan yang berlangsung terus menerus secara alamiah dan bukan merupakan perubahan besar bagi keseluruhan organisasi. Contoh dari perubahan jenis ini adalah Kaizen, yaitu suatu perubahan manajemen ala Jepang. Kelemahan utama dari perubahan jenis ini adalah berpotensi mewariskan pola-pola lama yang bersifat laten dan akan menghasilkan rasa tidak sabar untuk melihat hasil-hasil perubahan, yang pada gilirannya akan menyebabkan upaya-upaya perubahan menjadi tidak terorganisasi dan tidak terintegrasi dengan baik. 2. Second-order change adalah perubahan secara radikal dalam semua aspek organisasi yang berjalan cepat dan dengan seketika. Perubahan jenis ini diyakini banyak menggunakan biaya dan memiliki resiko yang tinggi, karena perubahan ini berusaha membongkar dan mengganti paradigma lama dengan paradigma yang baru sama sekali. Rekomendasi para ahli terhadap perubahan jenis ini adalah sebaiknya menjadi pilihan terakhir apabila tidak tersedia pilihan lainnya. Jenis Proses reengineering adalah salah satu contoh jenis perubahan ini. Seperti telah disinggung di atas, bahwa perubahan dalam sebuah organisasi meliputi tiga aspek yaitu perubahan dalam struktur organisasi, teknologi dan SDM (lihat gambar 1). Perubahan dalam struktur organisasi misalnya perubahan dalam peran setiap departemen, tanggung jawab dan prosedur dalam organisasi. Perubahan dalam teknologi terkait dengan penerapan teknologi baru dalam orgnisasi, misalnya penggunaan komputer dalam semua operasional organisasi atau organisasi membangun website-nya di cyber. Hal yang paling krusial dan sulit dalam perubahan organisasi adalah perubahan SDM.



2



Perubahan dalam aspek ini sangat penting karena peran SDM dalam organisasi sangat besar. Bahkan SDM adalah titik tolak dari perubahan dalam organisasi. Gambar 1 Tiga Katagori Perubahan



Structure



Technology



People



Work specialization, departementalization, chain of command, span of control. Centralization, formalization, job redesign, or actual structural design



Work Processes, methods, and equipment.



Work Processes, methods, and equipment.



Sumber : Steven P. Robbins, and Mary Coulter. 2004. Management. 8 th edition. NY. Prentice Hal.Inc.



TAHAPAN PERUBAHAN DALAM ORGANISASI Perubahan dalam organisasi terjadi karena banyak hal, baik dari eksternal maupun internal organisasi. Dari sisi eksternal, misalnya perubahan perilaku konsumen, sedangkan dari sisi internal misalnya karena adanya tuntutan karyawan ataupun pihak eksekutif organisasi. Menurut Beer (1987), ada tiga kondisi yang harus diperhatikan dalam proses perubahan organisasi. Pertama, ketidakpuasan akan status quo diantara karyawan. Kedua, kebutuhan akan sebuah model atau visi tentang masa depan yang akan menjadi tuntutan bagi organisasi. Ketiga, kebutuhan akan proses yang tepat tentang perubahan untuk membantu karyawan memodifikasi sikap dan perilakunya.



3



Hal senada juga dikemukakan oleh Lewin, yang membagi proses perubahan itu menjadi tiga yaitu: Unfreezing, Changing dan Refreezing seperti yang diilustrasikan pada gambar 2. Gambar 2 Proses Perubahan



Unfreezingg



Changing



Refreezing



Sumber : Steven P. Robbins, and Mary Coulter. 2004. Management. 8 th edition. NY. Prentice Hal.Inc.



Unfreezing, yaitu suatu keadaan tidak memuaskan yang terjadi pada saat ini di dalam suatu organisasi. Kesadaran akan perubahan ini dapat disebabkan karena struktur, desain tugas, dan teknologi yang digunakan organisasi saat ini sudah tidak efektif lagi digunakan, atau sudah tidak memadainya sikap dari para anggota organisasi itu sendiri. Contoh dari unfreezing adalah seperti menurunnya angka penjualan secara drastis, dan timbulnya pemogokan karyawan perusahaan. Changing, keadaan ini terjadi pada saat suatu organisasi mengimplementasikan rencana-rencananya untuk membawa organisasi kepada keadaan yang lebih baik dan memuaskan. Refreezing, merupakan suatu keadaan yang ada ketika perilaku, sikap-sikap dan struktur organisasi yang baru telah dikembangkan menjadi suatu sistem yang baru pada organisasi tersebut.



4



Dalam melakukan suatu perubahan, organisasi hendaknya memperhatikan dimensi-dimensi perubahan, hal ini dimaksudkan agar perubahan yang dilakukan organisasi dapat berjalan sesuai dengan apa yang diinginkan. Untuk itu Greiner (1998) telah membantu kita memilah-milah dimensi-dimensi perubahan tersebut antara lain: 1. Umur organisasi Dimensi ini paling jelas dan penting dalam mengamati perkembangan organisasi. Dimensi ini memberikan poin mendasar dari sebuah organisasi, yaitu masalah manajemen dan prinsip dasar organisasi. 2. Ukuran organisasi Masalah dan solusi sebuah orgnisasi akan mengalami perubahan seiring dengan penambahan jumlah karyawan dan volume penjualannya. Masalahmasalah koordinasi, komunikasi, munculnya fungsi-fungsi baru, tingkatan dalam hierarki manajemen dan beberapa masalah lain akan berkembang semakin kompleks. 3. Tingkatan dalam evolusi Istilah evolusi digunakan untuk menggambarkan pertumbuhan organisasi tanpa adanya kemunduran ekonomi besar-besaran ataupun gangguan internal. 4. Tingkatan dalam revolusi Tugas utama pihak manajemen dalam setiap periode revolusi adalah untuk menentukan seperangkat praktik organisasi yang menjadi dasar dalam mengelola pertumbuhan evolusioner tahap berikutnya. 5. Tingkat pertumbuhan dalam industri Dalam industri yang sedang mengalami pertumbuhan, organisasi cenderung mengalami pertumbuhan yang cepat. Hal ini dikarenakan cepatnya pertambahan jumlah karyawan dan kenaikan angka penjualan.



5



6