Laporan INSTALASI FARMASI PDF [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Instalasi Farmasi merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan Kabupaten Pangkep yang bertugas mengelola obat, diantaranya melakukan perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan, pemantauan dan evaluasi obat yang diperlukan untuk layanan kesehatan di Puskesmas. Instalasi Farmasi dalam melaksanakan tugasnya melayani 23 Puskesmas di Kabupaten Pangkep. Berbagai tugas yang berhubungan dengan pengelolaan obat membuat Instalasi Farmasi harus mengelola data obat dengan baik. data obat yang dilakukan diantaranya saat menerima obat dari Pemasok, menerima data LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) dalam bentuk lembaran kertas dari 23 Puskesmas di Kabupaten Pangkep, melakukan pendistribusian obat ke Puskesmas, melakukan pemberian



obat



ke



selain



Puskesmas,



mengelola



persediaan



Instalasi



Farmasi/Puskesmas dan pembukuan laporan. Instalasi Farmasi dalam mengelola data tersebut mempunyai kelemahan, diantaranya masalah kemudahan, data yang diolah berasal dari Instalasi Farmasi dan 23 Puskesmas di Kabupaten Pangkep, sehingga dengan metode seperti ini, beban kerja yang ditanggung Pegawai Instalasi Farmasi cukup berat. Selain itu, data persediaan obat di Instalasi Farmasi dan Puskesmas



selalu



berubah



tergantung



dengan



aktifitasnya.



Perhitungan



persediaannya masih dilakukan oleh masing- masing pihak, padahal pada aktifitas pendistribusian obat dari Instalasi Farmasi ke Puskesmas, data yang diproses masing- masing pihak sebetulnya sama, tetapi dengan metode seperti ini terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan manusia, sehingga data yang diproses tidak sama.



B. Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang timbul dalam Laporan yang berjudul Distribusi Obat dan Alat Kesehatan di IFK Provinsi, Kabupaten Pangkep : 1.



Apa yang dimaksud dengan distribusi, khususnya dalam IFK?



2.



Apa tujuan distribusi obat dan alat kesehatan?



3.



Seperti apa kegiatan distribusi obat dan alat kesehatan?



4.



Bagaimana tatacara pendistribusian obat?



5.



Bagaimana dengan pencatatan harian pengeluaran obat ?



6.



Apa saja kegiatan yang dapat dilakukan?



C. Tujuan Adapun tujuan kami dalam membuat Laporan Dari Instalasi Farmasi,Distribusi Obat dan Alat Kesehatan di IFK Provinsi, Kabupaten/kota Pangkep secara umum adalah untuk memenuhi tugas Manajemen Farmasi Pengadaan dan Akutansi dan secara khusus adalah untuk memahami kegiatan apa saja yang dilakukan oleh IFK Provinsi, Kabupaten/kota khususnya yang ada di Provinsi Pangkep terkait dengan pendistribusian obat dan alat kesehatan.



BAB II PEMBAHASAN



A.



PENGADAAN OBAT Merupakan proses penyedian obat yang dibutuhkan di rumah sakit dan untuk



unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manu faktur, distributor, atau pedagang besar Farmasi. 1.Siklus pengadaan obat Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang di peroleh, Harga yang harus di bayar,dan kualitas obat-obat yang harus di terima. Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan,penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan,penerimaan



dan



pemeriksaan



obat,



pembayaran,



penyimpanan,



pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat Proses pengadaan di katakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat di peroleh pada saat di perlukan.



B.



PENERIMAAN 1. Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang diserahkan dari pemenang lelang kepada panitia penerima obat serta penyerahan obat dari panitia pemeriksa kepada instalasi farmasi. 2. Penerimaan obat harus dilaksanakan oleh petugas pengelola obat atau petugas lain dalam hal ini panitia penerima obat yang merupakan bagian dari panitia pengadaan obat.



Kegiatan Penerimaan Obat 1. Penyerahan obat oleh Dinas kesehatan kepada IFK melalui Berita Acara penyerahan obat. 2. Petugas penerima obat bertanggung jawab atas



pemeriksaan fisik,



penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan obat berikut kelengkapan catatan yang menyertainya. 3. Pelaksanaan fungsi pengendalian distribusi obat UPTD Farmasi merupakan tanggung jawab Kepala IFK. 4. Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-obat yang diserahkan. Bila tidak memenuhi syarat petugas penerima dapat mengajukan keberatan. 5. Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib menuliskan jenis yang kurang (rusak, jumlah kurang dan lain-lain). Setiap penambahan obat-obatan, dicatat dan dibukukan pada buku penerimaan obat dan kartu stok.



C.



PENYIMPANAN



1. Definisi : Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. 2. Tujuan Penyimpanan : a. Memelihara mutu obat b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab c. Menjaga kelangsungan persediaan d. Memudahkan pencarian dan pengawasan



Kegiatan Penyimpanan/Gudang Besar :



 Pengaturan tata Ruang  Penyusunan stok obat  Pencatatan stok obat  Pengamatan mutu obat



Pengaturan tata ruang :







Rak dan Pallet



- Perlindungan terhadap banjir, serangan serangga - Pengaruh kelembaban - Efisiensi Pengaturan Tata Ruang :  Kemudahan bergerak, arus U, arus L dan arus lurus  Sirkulasi Udara yang baik: AC, kipas angin, ventilator Pengaturan Tata Ruang :  Kondisi Penyimpanan khusus -



Chold Chain  vaksin, serum



-



Lemari khusus  narkotika



-



Ruangan khusus  alkohol, eter



 Pencatatan kartu stok untuk per item obat  Pencatatan Kartu Stok Induk untuk satu item obat dari berbagai sumber anggaran Pengamatan mutu obat  Organoleptis  Meragukan rujuk ke Lab  Obat Rusak>> Kumpulkan dan catat serahkan ke Dinkes Kab – Kota



FUNGSI KARTU STOK  Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat  Tiap lembar kartu stok hanya mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat 1 (satu) anggaran.  Tiap baris data hanya mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.  Data pada kartu stok untuk menyusun laporan, perencanaan distribusi



pengadaan



dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam



tempat penyimpanannya. MANFAAT KARTU STOK INDUK Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat Penyusunan laporan Perencanaan pengadaan dan distribusi Pengendalian persediaan Untuk pertanggung jawaban bagi Petugas Penyimpanan dan Penyaluran Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFK Pencatatan dan Kartu Stok Induk Fungsi :  1. Mencatat mutasi obat  2. Tiap lembar kartu stok hanya utk mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat       



dari semua sumber anggaran  3. Tiap baris data hanya untuk mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat MANFAAT KARTU STOK     



Alat kontrol bagi Kepala IFK Alat bantu untuk : Penyusunan laporan Perencanaan pengadaan dan distribusi Pengendalian persediaan



Kartu Stok Induk adalah : 1. Sebagai pencerminan obat-obat yang ada di gudang 2. Alat pembantu bagi ordonatur untuk pengeluaran obat 3. Alat pembantu dalam menentukan kebutuhan



Beberapa hal yang perlu diperhatikan pd penyimpanan obat : Kelembaban Udara lembab dpt menimbulkan kerusakan pd tablet, kapsul, oralit Sinar matahari



Sinar Matahari langsung dpt merusak injeksi



Suhu (Panas)



Suhu yg terlalu tinggi kerusakan: salep, suppositoria



Kerusakan Fisik



Disebabkan menumpuk terlalu tinggi



-



Kontaminasi bakteri Wadah obat yg rusak atau terbuka akan mudah tercemar



-



oleh bakteri Pengotoran Ruang yg kotor dpt menyebabkan adanya insek/roden. Pengamatan mutu obatdilakukan secara organoleptis



WarnaPerubahan Warna menjadi kecoklatan contoh : Vit C (krn SM) Pecah



Tablet menjadi mudah pecah contoh : Tablet Etambutol (krn Lembab)



Kering



Volume cairan berkurang contoh : alkohol (krn penguapan)



Meleleh



Perubahan konstituen menjadi leleh contoh : Salep, Supp (krn suhu



panas)



D.



DISTRIBUSI Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan



pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari



kekosongan



dan



menumpuknya



persediaan



serta



mempertahankan



tingkat



persediaan obat. 1. Tujuan Distribusi A. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan. B. Terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan pada saat pendistribusian C. Terjaminnya kecukupan dan terpeliharanya penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan. D. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan. E. Efisiensi pengeluaran dana di unit pelayanan kesehatan. 2. Kegiatan Distribusi Kegiatan distribusi obat di provinsi / Kota terdiri dari : 1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan. 2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi 3. Kegiatan Distribusi Rutin



a. Perencanaan Distribusi Instalasi Farmasi provinsi / Kota merencanakan dan melaksanakan pendistribusian obat ke unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya serta sesuai kebutuhan. b. Perumusan stok optimum Stok optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman. Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat persediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap



jenis obat di setiap unit pelayanan kesehatan. Penghitungan stok optimum dilakukan oleh Instalasi Farmasi provinsi/Kota. Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar stok pengaman di setiap unit pelayanan kesehatan. Rencana tingkat persediaan di IFK adalah rencana distribusi untuk memastikan bahwa persediaan obat di IFK cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi berikutnya. Posisi persediaan yang direncanakan tersebut di harapkan dapat mengatasi keterlambatan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh IFK provinsi / Kota. c. Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman Agar alokasi biaya pengiriman dapat dipergunakan secara efektif dan efisien maka IFK perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya. Hal ini sangat diperlukan terutama untuk pelaksanaan distribusi aktif dari IFK. Jarak (km) antara IFK dengan setiap unit pelayanan kesehatan dicantumkan pada peta lokasi. Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi atau kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasi dari wilayah pelayanan distribusi. Disamping itu dilakukan pula upaya untuk memanfaatkan kegiatan-kegiatan tertentu yang dapat membantu pengangkutan obat ke UPK misalnya kunjungan rutin petugas Kabupaten ke UPK, pertemuan dokter Puskesmas yang diselenggarakan di provinsi dan sebagainya. Atas dasar ini dapat ditetapkan jadwal pengiriman untuk setiap rayon distribusi misalnya ada rayon distribusi yang dapat dilayani sebulan sekali, ada rayon distribusi yang dapat dilayani triwulan dan ada yang hanya dapat dilayani tiap enam bulan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Membuat daftar rayon dan jadwal distribusi tiap rayon berikut dengan nama unit pelayanan kesehatan di rayon tersebut lengkap dengan nama dokter Kepala UPK serta penanggung jawab pengelola obatnya d. Tata Cara Pendistribusian Obat



1. IFK provinsi melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan di wilayah



kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan



Kesehatan. 2. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya. 3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari IFK ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya. Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan oleh IFK ke Unit Pelayanan Kesehatan, pengambilan sendiri oleh UPK di IFK, atau cara lain yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. 4. Tata cara pengiriman obat ke unit pelayanan kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan yaitu pengiriman dan pengawasan. Pengiriman obat dilakukan oleh farrnasi. Cara lain adalah dengan pengambilan



bila



puskesmas/rumah



sakit



mengatur



sendiri



pengambilan obat dari gudang farmasi. 5. Obat-obat yang akan dikirim ke puskesmas atau rumah sakit harus disertai dengan dokumen penyerahan atau pengiriman obat.



6. Sebelum dilakukan pengepakan atas obat yang akan dikirim maka perlu dilakukan pemeriksaan terhadap, A. Jenis dan jumlah obat B. Kualitas atau kondisi obat C. Isi kemasan, kekuatan sediaan D. Kelengkapan dan kebenaran dokumen obat 7. Tiap pengeluaran obat dari gudang farmasi harus segera dicatat pada kartu stock dan kartu stock induk obat serta buku harian pengeluaran obat. E. Pencatatan Harian Pengeluaran Obat 8. Obat yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan pada Buku Harian Pengeluaran Obat sesuai data obat dan dilakukan dokumentasi.



Fungsinya : Sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran, baik mengenai data obat maupun dokumen yang menyertai pengeluaran obat tersebut. F. Kartu Rencana Distribusi Fungsi : A. Sebagai lembar kerja bagi penyusunan rencana distribusi dan pengendalian distribusi B. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi ke unit pelayanan. Kartu Rencana Distribusi terdiri dari :   



Bagian A Ekspedisi. Bagian B Kartu/Buku monitoring distribusi per UPK. Pencatatan Harian Pengeluaran Obata



E. KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN Lakukan pengisian sesuai petunjuk pengisian. 1. Petugas penyimpanan dan penyaluran mengelola dan mencatat pengeluaran obat di Buku Harian Pengeluaran Obat (Formulir IV). 2. Buku Harian Pengeluaran Obat memuat semua catatan pengeluaran obat, baik mengenai data obat maupun catatan dokumen obat tersebut. 3. Buku Catatan Harian Pengeluaran Obat ditutup tiap hari dan dibubuhi paraf/tanda tangan Kepala IFK. 4. Kolom buku harian pengeluaran obat diisi sebagai berikut: a. Nomor urut sesuai dengan pengeluaran obat b. Tanggal pengeluaran barang c. Nomor tanda bukti pengeluaran baik yang berupa surat kiriman dan d. e. f. g. h.



tanggal dokumen tersebut Nama perusahaan pengirim Jumlah item obat Total harga Keterangan Pecatatan Pelaporan







DEFINISI



Merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan yang diterima, didistribusikan, maupun yang digunakan di UPK. 



Tujuan



Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat  



Kegiatan Pencatatan dan Pengelolaan Data untuk mendukung perencanaan



  



pengadaan obat Kartu rencana distribusi Perhitungan tingkat kecukupan UPK Memastikan rencana distribusi didukung oleh stok yang ada



5. Laporan Pengelolaan Obat 1. 2. 3. 4. 5.



Laporan Mutasi Obat Laporan Kegiatan distribusi Laporan Pencacahan persediaan akhir tahun anggaran Laporan tahunan/Profil Laporan Mutasi Obat



 Merupakan laporan berkala mengenai mutasi obat,  Dilakukan pertriwulan, kecuali narkotika  Memuat jumlah penerimaan pengeluaran dan sisa stok  Kegunaan :  Mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran  Mengetahui sisa persediaan  Pertanggungjawaban kepala IFK dan bendahara brg 6. Laporan Kegiatan Distribusi



 Digunakan kartu per-PKM  Fungsi :  Laporan PKM atas mutasi obat dan kunjungan resep  Lembar permintaan obat puskesmas (LPLPO)  Surat Pengiriman Obat



7. Laporan Pencacahan Adalah laporan yang dibuat setiap akhir tahun anggaran yang memuat jumlah



penerimaan dan pengeluaran selama 1 tahun anggaran dan sisa



persediaan pada akhir tahun anggaran yang bersangkutan  Kegunaan : - Mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat selama 1 tahun -



anggaran Mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahun anggaran Pertanggung jawaban kepala IFK/ bendahara barang



8. Laporan Tahunan  Fungsi : Mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat di Kabupaten/Kota selama satu an Informasi yang didapat dari laporan tahunan : -



Jumlah dan nilai persediaan per 31 Desember Jumlah dan nilai persediaan di Puskesmas per 31 Desember Pemakaian rata-rata perbulan untuk tiap jenis obat Tingkat kecukupan setiap jenis obat Rencana kebutuhan untuk tahun anggaran berikutnya Rencana pengadaan obat menurut sumber Biaya obat per kunjungan kasus



BAB III PENUTUP



A. Kesimpulan Berdasarkan rangkaian kegiatan yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini, penulis mengambil kesimpulan: 1. Pengelolaan data obat di Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Pangkep dapat dilakukan sistem informasi pengelolaan obat berbasis Data. 2. Melalui sistem informasi pengelolaan obat ini, Pegawai Puskesmas dapat melakukan pengisian data LPLPO kedalam sebuah basis data. Data yang tersimpan pada basis data tersebut selanjutnya dapat dikelola oleh Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Pangkep. 3. Pegawai Instalasi Farmasi dapat mempergunakan data LPLPO yang berada pada basis data untuk menentukan distribusi obat ke seluruh Puskesmas. 4. Pegawai Instalasi Farmasi menyatakan sistem informasi ini membantu pengumpulan data LPLPO dari seluruh Puskesmas. 5. Pegawai Instalasi Farmasi menyatakan sistem informasi ini membantu dalam menentukan distribusi obat ke Puskesmas. B. Saran Disarankan agar Obat-obat di Gudang Penyimpanan/Gudang besar Di instalasi Farmasi Kabupaten pangkep Disusun Menurut masing-masing Sumber Dan Di susun dengan Jumlah susunan yang telah di anjurkan.



LAPORAN INSTALASI FARMASI



OLEH:



Nama



: Muh. Nurul Taufiqurahman



Stambuk



: 150 2011 0182