![Laporan Kerja Praktek Telkom University [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/laporan-kerja-praktek-telkom-university.jpg)
5 0 1 MB
LAPORAN KERJA PRAKTEK PENERAPAN STANDAR AUDIT DALAM MENANGANI MASALAH PADA JARINGAN INDIHOME PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA. TBK (TELKOM) WITEL JABAR TENGAH
Oleh: 1202164366
Silvia Afrima Chandra
Dosen Pembimbing: Rachmadita Andreswari, S.Kom., M.Kom. (NIP 14890057)
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI/SISTEM INFORMASI FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI UNIVERSITAS TELKOM BANDUNG
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK PENERAPAN STANDAR AUDIT DALAM MENANGANI MASALAH PADA JARINGAN INDIHOME PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA. TBK (TELKOM) WITEL JABAR TENGAH
Oleh Silvia Afrima Chandra 1202164366
Menyetujui
Pembimbing Lapangan
(Aris Harnoto) NIP 770051
Pembimbing Akademik
(Rachmadita Andreswari, S.Kom., M.Kom.) NIP 14890057
ii
KATA PENGANTAR Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkah rahmat dan karuniaNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktik “Penerapan Standar Audit Dalam Menangani Masalah Pada Jaringan Indihomme”. Laporan Kerja Praktek ini merupakan salah satu syarat lulus dalam mata kuliah Kerja Praktik S1 Sistem Informasi Fakultas Rekayasa Industri Universitas Telkom. Laporan dan Pelaksanaan kerja praktik ini dibuat dengan berbagai bantuan dari beberapa pihak dan melakukan observasi ke lapangan untuk menyelesaikan tugas serta hambatan selama mengerjakan laporan ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung terselesaikannya laporan kerja praktek ini.: 1.
Fakultas Rekayasa Industri, yang telah membantu terlaksananya kegiatan praktek kerja lapangan di PT. Telekomunikasi Indonesia.Tbk.
2. Bpk. Haris Harnoto, Sebagai selaku pembimbing lapangan yang telah membimbing penulis dalam menyusun laporan ini 3. Ibuk. Rachmadita Andreswari, S.Kom., M.Kom, Sebagai dosen pembimbing yang telah banyak membantu, memberi masukkan dan membimbing penulis hingga dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini. 4. Bpk. Decky Bambang S. - Asman WOC yang telah menerima dan membimbing dalam melaksanakan kerja praktek. 5. Bpk. Ruddy Suprihadhy - Asman Fulfillment yang telah menerima dan membimbing dalam melaksanakan kerja praktek. 6. Kedua orang tua dan keluarga saya, yang telah memberikan dukungan moril dan spiritual dalam mengerjakan laporan kerja praktek ini. 7. Seluruh teman yang telah memotivasi dan memberikan dorongan sehingga terselesaikannya laporan kerja praktek ini Penulis menyadari, laporan ini masih jauh dari kata sempurna, untuk itu kritik dan saran yang membangun yang dapat menyempurnakan laporan ini sangat diharapkan oleh penulis. Terima kasih atas semangat dan doa yang telah diberikan.
Bandung, 28 Juli 2019
Penulis
iii
DAFTAR ISI
LAPORAN KERJA PRAKTEK ................................................................................................................................I LEMBAR PENGESAHAN ....................................................................................................................................II KATA PENGANTAR ..........................................................................................................................................III DAFTAR ISI ..................................................................................................................................................... IV DAFTAR TABEL ............................................................................................................................................... VI DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................................................... VII DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................................................................... VIII BAB I ................................................................................................................................................................ 1 PENDAHULUAN ............................................................................................................................................... 1 1.1 LATAR BELAKANG .............................................................................................................................................. 1 1.2 LINGKUP PENUGASAN ........................................................................................................................................ 1 1.3 TARGET PEMECAHAN MASALAH ........................................................................................................................... 2 1.4 METODE PEMECAHAN MASALAH .......................................................................................................................... 2 1.5 RENCANA DAN PENJADWALAN KERJA .................................................................................................................... 2 1.6 SISTEMATIKA PENULISAN .................................................................................................................................... 2 BAB II ............................................................................................................................................................... 3 TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN ..................................................................................................................... 3 2.1 SEJARAH PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA. TBK....................................................................................................... 3 2.1.1 Sejarah PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk ........................................................................................... 3 a. b. c. d. e.
Era kolonial ........................................................................................................................................................ 3 Perusahaan Negara ............................................................................................................................................ 3 Perumtel ............................................................................................................................................................ 3 PT.Telekomunikasi Indonesia,(Persero) ............................................................................................................. 4 PT Telekomunikasi Indonesia,Tbk. ..................................................................................................................... 4
2.1.2 Visi PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk .................................................................................................. 4 2.1.3 Misi PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk ................................................................................................. 4 2.1.4 Identitas PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk ......................................................................................... 5 2.1.5 Tujuan PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk ............................................................................................ 6 2.1.6 Struktur Organisasi ............................................................................................................................... 7 2.1.7 Kode Etik Perusahaan ........................................................................................................................... 7 2.1.8 Budaya Organisasi Perusahaan ............................................................................................................ 8 2.1.9 Bisnis Process Assurance ....................................................................................................................... 9 2.1.10 SOP Pasti Teknisi Assurance Telkom ................................................................................................... 9 2.1.11 Produk yang dihasilkan Telkom .......................................................................................................... 9 BAB III ............................................................................................................................................................ 10 TEORI DASAR ................................................................................................................................................. 10 3.1 AUDIT ........................................................................................................................................................... 10 3.1.1 Pengertian Audit ................................................................................................................................. 10 3.1.2 Pengertian Internal Audit ISO 9001:2015 ........................................................................................... 10 3.1.3 Jenis – Jenis Audit ................................................................................................................................ 10 3.1.4 Tujuan Internal Audit ISO 9001:2015 .................................................................................................. 11 3.1.5 Dokumentasi Informasi yang diperlukan audit ISO 9001:2015........................................................... 11
iv
3.1.6 Syarat Pelaksanaan Internal Audit ISO 9001: 2015 ............................................................................ 11 3.1.7 Manfaat Audit ..................................................................................................................................... 12 3.1.8 Risiko Audit ......................................................................................................................................... 12 3.1.9 Jenis – Jenis Bukti Audit (Evidence) ..................................................................................................... 13 3.1.9 Prinsip - Prinsip Audit .......................................................................................................................... 14 3.1.10 Objek Audit ....................................................................................................................................... 14 3.2 QUALITY ASSURANCE ....................................................................................................................................... 15 3.2.1 Pengertian Quality Assurance ............................................................................................................. 15 3.2.2 Tugas Pokok Quality Assurance .......................................................................................................... 15 3.2.3 Keahlian Quality Assurance................................................................................................................. 15 3.2.4 Tujuan Quality Assurance ................................................................................................................... 16 3.2.5 Lembar Pemeriksaan (Check Sheet) .................................................................................................... 16 3.2.6 Non Conformity Report (NCR) ............................................................................................................. 16 3.2.7 Risk Asessment .................................................................................................................................... 16 BAB IV............................................................................................................................................................ 17 LAPORAN PELAKSANAAN KERJA .................................................................................................................... 17 4.1 PERENCANAAN AUDIT ...................................................................................................................................... 21 4.1.1 Membuat Ceklist Audit........................................................................................................................ 21 4.1.2 Membuat Rencana Audit .................................................................................................................... 22 4.1.3 Proses pelaksanaan Audit ................................................................................................................... 22 4.1.4 Pembuatan Laporan............................................................................................................................ 23 4.1.5 Verifikasi Dokumen ............................................................................................................................. 23 4.2 VERIFIKASI AUDIT ............................................................................................................................................ 25 4.2.1 Closing Temuan Audit ......................................................................................................................... 25 BAB V............................................................................................................................................................. 26 ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA ........................................................................................................... 26 5.1 MANAJEMEN PROGRAM AUDIT.......................................................................................................................... 26 5.1.1 Evaluasi dan persiapan auditor ........................................................................................................... 26 5.2 DOKUMEN AUDIT ............................................................................................................................................ 27 5.2.1 Non Conformity Report (NCR) ............................................................................................................. 27 5.2.2 Action Plan .......................................................................................................................................... 28 5.2.3 Evidence .............................................................................................................................................. 29 5.2.4 Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 ................................................................................................... 29 5.3 RISK ASESSMENT ............................................................................................................................................. 29 5.3.1 Skenario Resiko ................................................................................................................................... 29 5.3.2 Kriteria Probability .............................................................................................................................. 30 5.3.3 Matrix Resiko ...................................................................................................................................... 30 5.3.4 Kriteria Impact Operasional ................................................................................................................ 31 5.3.5 Kriteria Impact Financial ..................................................................................................................... 31 5.3.6 Langkah-langkah cara mengurangi risiko:.......................................................................................... 32 BAB VI............................................................................................................................................................ 34 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................................................................. 34 6.1 KESIMPULAN .................................................................................................................................................. 34 6.1.1 Kesimpulan Analisis............................................................................................................................. 34 6.2 SARAN........................................................................................................................................................... 34 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................................................ 35 LAMPIRAN .................................................................................................................................................... 36
v
DAFTAR TABEL Tabel 4 1 Check List Audit ..................................................................................................................................... 22 Tabel 4 2 Rencana Audit ....................................................................................................................................... 22 Tabel 4 3 Laporan Audit ........................................................................................................................................ 23 Tabel 4 4 Verifikasi Dokumen ............................................................................................................................... 24 Tabel 4 5 Closing Temuan ..................................................................................................................................... 25 Tabel 5 1 Evaluasi dan Persiapan Auditor ............................................................................................................. 26 Tabel 5 2 NCR ........................................................................................................................................................ 28 Tabel 5 3 Action Plan ............................................................................................................................................ 28 Tabel 5 4 Kriteria Probability ................................................................................................................................ 30 Tabel 5 5Matrix Resiko ......................................................................................................................................... 30 Tabel 5 6 Impact Operasional ............................................................................................................................... 31 Tabel 5 7 Kriteria Impact Financial ....................................................................................................................... 31 Tabel 5 8 Penilaian Resiko .................................................................................................................................... 32
vi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2 1 Logo PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk. ............................................................................................ 5 Gambar 2 2 Struktur Organisasi ............................................................................................................................. 7 Gambar 2 3 Budaya organisasi The Telkomsel Way ............................................................................................... 8 Gambar 2 4 Bisnis Process Assurance..................................................................................................................... 9 Gambar 2 5 Produk yang dihasilkan Telkom .......................................................................................................... 9
Gambar 4 1 (Website Borneo) .............................................................................................................................. 17 Gambar 4 2 (Website Quality Control) ................................................................................................................. 18 Gambar 4 3 (Evidence Website Quality Control) .................................................................................................. 18 Gambar 4 4 (Pengecekan Kelengkapan Evidence Website Quality Control) ...................................................... 19 Gambar 4 5 (DataPelanggan Indihome) ............................................................................................................... 19 Gambar 4 6 (Data Pengguna Indihome Pasang Baru Perhari) .............................................................................. 20 Gambar 4 7 (Excel untuk penginputan link evidence) .......................................................................................... 20
vii
DAFTAR LAMPIRAN
viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi pada era globalisasi saat ini semakin pesat. Hampir semua organisasi menerapkan teknologi informasi untuk menjalankan proses bisnisnya. Dari bisnis yang sederhana hingga yang kompleks sekalipun, dari pengusaha kecil sampai pengusaha besar, mereka semua telah memanfaatkan teknologi informasi untuk kelangsungan bisnisnya. Penerapan teknologi informasi sangat penting untuk mempercepat proses suatu bisnis dan juga untuk perkembangan bisnis itu kedepanya. Sebuah organisasi yang mempunyai sistem informasi akan lebih mudah untuk mengelola dan mendapatkan data-data yang diperlukan. Sistem informasi juga mempercepat penyampaian informasi kepada yang dibutuhkan, misalnya mitra bisnis dan pelanggan. PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk, merupakan perusahaan informasi dan komunikasi serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap di Indonesia. Telkom mengklaim sebagai perusahaan telekomunikasi terbesar di Indonesia, dengan jumlah pelanggan internet, telepon tetap sebanyak 15 juta dan pelanggan telepon seluler sebanyak 104 juta, yang tersebar diseluruh indonesia. Salah satu standard yang digunakan oleh PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk. Saat ini adalah ISO 9001:2015 (Quality Management System) dan ISO 27001 (International Standart Organization 27001) merupakan dokumen standar untuk sistem keamanan sistem informasi yang memberikan gambaran umum mengenai apa saja yang harus dilakukan dalam pengimplementasian konsep-konsep keamanan informasi dalam sebuah perusahaan. PT Telekomunikasi Indonesia memiliki audit internal yang bertugas untuk membantu dalam menunjang keefektifan pengendalian internal dalam mempertahankan kualitas mutu produk maupun jasa. 1.2 Lingkup Penugasan Lingkup penugasan di Internal Audit pada PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk, mencakup: 1. Audit Proses Audit proses adalah audit yang mencakup manusia, mesin, alat ukur dan alat produksi, proses persiapan, proses kerja, pengendalian kualitas hasil produksi, point kontrol delivery, point kontrol lingkungan kerja. Audit proses dilakukan periodik setiap hari. 2. Audit Sistem Informasi Audit sistem informasi adalah proses pengumpulan dan penilaian bukti – bukti untuk menentukan apakah sistem komputer dapat mengamankan aset, memelihara integritas data, dapat mendorong pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan menggunakan sumber daya secara efisien. 1
1.3 Target Pemecahan Masalah Melakukan analisis audit proses kerja perusahaan secara internal dengan standard yang telah digunakan oleh perusahaan. 1.4 Metode Pemecahan masalah Melakukan audit proses kerja perusahaan dan audit keamanan sistem Informasi untuk melihat kesesuaian proses berdasarkan Standar Operasional yang sudah di tetapkan. 1.5 Rencana dan Penjadwalan Kerja Nama Perusahaan : PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk Seksi
: Quality Assurance
Pelaksanaan Kerja : 17 Juni 2019 s.d 09 Agustus 2019 Waktu Kerja
: Senin s.d Jum’at 08.00 WIB – 17.00 WIB
1.6 Sistematika Penulisan Dalam pembuatan hasil kerja praktek ini akan membahas beberapa bagian , pada setiap bagiannya akan di jelaskan seperti dibawah ini : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini membahas latar belakang penugasan, lingkup penugasan, target pemecahan masalah, metode pemecahan masalah, rencana dan penjadwalan kerja, ringkasan sistematika penulisan laporan. BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN Pada bab ini membahas mengenai profil dan sejarah perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi, dan kepegawaian perusahaan. BAB III TEORI DASAR Pada bab ini membahas tentang teori dasar di bidang keilmuan yang sesuai dengan msalah yang akan di pecahkan di dalam kerja praktek BAB IV LAPORAN PELAKSANAAN KERJA Pada bab ini membahas tentang pekerjaan yang di berikan / ditugaskan dari perusahaan BAB V ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA Pada bab ini membahas tentang pelaksanaan kerja /pemecahan masalah yang ada di perusahaan. BAB VI SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini memberikan pernyataan singkat mengenai hasil penelitian dan analisis data yang relevan . Saran memuat ulasan tentan pendapat penulis dari kerja praktek tentan kemungkinan pengembangan yang lebih baik.
2
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk 2.1.1 Sejarah PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (Telkom Indonesia atau Telkom) merupakan sebuah perusahaan informasi dan komunikasi serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap di Indonesia. Telkom merupakan salah satu BUMN yang sahamnya saat ini dimiliki oleh Pemerintah Indonesia (51,19%) dan oleh publik sebesar 48,81%. Sebagian besar kepemilikan saham publik (45,58%) dimiliki oleh investor asing, dan sisanya (3,23%) oleh investor dalam negeri. Telkom juga menjadi pemegang saham mayoritas di
9
anak
perusahaan, termasuk
PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel). Presiden
direktur Telkom saat ini adalah Alex J. Sinagayang menggantikan Arief Yahya pada tanggal19 Desember 2014. a. Era kolonial Pada tahun 1882, didirikan sebuah badan usaha swasta penyedia layanan pos dan telegraf. Layanan komunikasi kemudian dikonsolidasikan oleh Belanda
ke
dalam
tanggal
23
Oktober
elektromagnetik
jawatan 1856,
pertama
Post
Pemerintah
Hindia
Telegraaf Telefoon (PTT). Sebelumnya, pada
dimulai pengoperasian
layanan
jasa
telegraf
yang menghubungkan Jakarta (Batavia) dengan Bogor
(Buitenzorg). Pada tahun 2009 momen bersejarah tersebut dijadikan sebagai patokan hari lahir Telkom. b. Perusahaan Negara Pada tahun 1961, status jawatan diubah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Kemudian pada tahun 1965, PN Postel dipecah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos & Giro) dan Perusahaan Negara Telekomunikasi (PN Telekomunikasi). c. Perumtel Pada tahun 1974, PN Telekomunikasi diubah namanya menjadi Perusahaan Umum Telekomunikasi (Perumtel) yang menyelenggarakan jasa telekomunikasi nasional maupun
internasional.
Tahun
1980
seluruh saham
PT.Indonesian
Satellite
CorporationTbk. (Indosat) diambil alih oleh pemerintah RI menjadi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) untuk menyelenggarakan jasa telekomunikasi internasional, terpisah dari Perumtel. Pada tahun 1989, ditetapkan Undang-undang Nomor 3 Tahun 3
1989
tentang
Telekomunikasi,
yang
juga
mengatur
peran
swasta
dalam
penyelenggaraan telekomunikasi. d. PT.Telekomunikasi Indonesia,(Persero) Pada tahun 1991 Perumtel berubah bentuk menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) Telekomunikasi Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 1991. e. PT Telekomunikasi Indonesia,Tbk. Pada tanggal 14 November 1995 dilakukan Penawaran Umum Perdana Telkom.
Sejak
itu
saham
Telkom
tercatat
saham
dan diperdagangkan di Bursa Efek
Jakarta (BEJ), Bursa Efek Surabaya (BES), Bursa Saham New York (NYSE)dan Bursa Saham London (LSE). Saham Telkom juga diperdagangkan tanpa pencatatan di Bursa Saham Tokyo. Kemudian, pada tahun 1999 ditetapkan Undang-undang Nomor 36 Tahun 1999 tentang Penghapusan Monopoli Penyelenggaraan Telekomunikasi. Memasuki abad ke-21, Pemerintah Indonesia melakukan diregulasi di sektor telekomunikasi dengan membuka kompetisi pasar bebas. Dengan demikian,
Telkom
tidak
lagi
memonopoli telekomunikasi Indonesia. Tahun 2001 Telkom membeli 35% saham Telkomsel dari PT Indosat sebagai industri
bagian
dari
implementasi
restrukturisasi
jasa telekomunikasi di Indonesia yang ditandai dengan penghapusan
kepemilikan bersama dan kepemilikan silang antara Telkom dan Indosat. Sejak bulan Agustus 2002 terjadi duopoli penyelenggaraan telekomunikasi lokal. Pada 23 Oktober 2009,
Telkom
meluncurkan
"NewTelkom" ("Telkom baru") yang ditandai dengan
penggantian identitas perusahaan. 2.1.2 Visi PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk Menjadi perusahaan yang unggul dalam penyelenggaraan Telecommunication, Information, Media, Edutainment, dan Services (TIMES) di kewasan regional. 2.1.3 Misi PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk 1. Menyediakan layanan TIMES yang berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif. 2. Menjadi model pengelolaan korporasi terbaik di Indonesia.
4
2.1.4 Identitas PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk Logo PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk.
Gambar 2 1 Logo PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk. Simbol yang digunakan : 1) Expertise, makna dari lingkaran sebagai simbol dari kelengkapan produk dan layanan dalam portofolio bisnis baru Telkom yaitu TIME (Telecommunication, Information, Media & Edutainment). 2) Empowering, makna dari tangan yang meraih ke luar. Simbol ini mencerminkan pertumbuhan dan ekspansi ke luar. 3) Assured, makna dari jemari tangan. Simbol ini memaknai sebuah kecermatan, perhatian, serta kepercayaan dan hubungan yang erat. 4) Progressive, kombinasi tangan dan lingkaran. Simbol dari matahari terbit yang maknanya adalah perubahan dan awal yang baru. 5) Heart, simbol dari telapak tangan yang mencerminkan kehidupan untuk menggapai masa depan. Filosofi Logo Baru Tagline dapat
pula
dimanfaatkan
untuk
memperkenalkan
positioningbaru. Telkom Indonesia dengan tagline“The World is In Your
Hand”,
menggantikan tagline“Commited 2U”, berusaha memposisikan kembali citra dan budaya baru
perusahaan
serta menandakan adanya transformasi
yang fundamental dan
menyeluruh. Kehadiran taglinetersebut memberi kejelasan terhadap logo baru yang mengambil
simbol
tangan
dan
boladunia.
Tidakterasa
perusahaan sebesar
PT.
Telekomunikasi Indonesia, Tbk.(Telkom) sudah berusia 153 tahun. Kesan birokrat terhadap perusahaan plat merah ini sangat terasa hingga kini hingga membuat para petinggi perusahaan.
5
menciptakan strategi dan aksi agar perusahaan ini selalu berubah dan mampu beradaptasi terhadap segala perubahan yang ada (makro). Salah satu
strategi
yang
baru-baru
ini
direalisasikan adalah perubahan Corporate Identityyang diciptakan berdasarkan strategy brandyang baru. Strategi ini mencakup perubahan “brand positioning” dan “brand value” yang baru.Ternyata banyak hal yang mendasari perubahan ini. Sebagai perusahaan besar yang bergerak dalam layanan IT, semua orang sudah tahu bahwa perkembangan industri, teknologi dan jasaberbasis IT sangat cepat dan dinamis. Banyak perubahan yang sudah dilakukan oleh perusahaan ini sebelum corporate identityberubah. Diantaranya adalah transformasi bisnis melalui penguatan bisnis inti (Fixed Wireline, Fixed Wireless Accessdan penajaman portofolio bisnis), transformasi sistem dan model operasi melalui peningkatan kompetensi dan menumbuhkan layanan baru (new wave)
seperti
layanan berbasis
broadband, enterprise, IT services, dan melakukan ekspansibisnis media dan edutainment. Pada bidang teknologi Telkom juga sudah melakukan transformasi
besar-besaran dengan
membangun jaringan berbasis teknologi NGN dengan konsep yang dikenal dengan nama INSYNC2014. Transformasi organisasi dan Sumber Daya Manusia(SDM) dilakukan
demi
pencapaian
sasaran
organisasi
juga
yang semakin adaptif. Perubahan-
perubahan di atas masih bersifat internal dan tidak dapat dirasakan langsung oleh masyarakat atau stakeholders. Maka dari itu maka perubahan budaya dan strategy brand ikut menentukan hasil dari transformasi perusahaan yang sudah dilaksanakan sejak 5 tahun silam ini.Logo baru Telkom mencerminkan brand
positioning”Life Confident” dimana keahlian dan dedikasi akan
diberikan bagi semua pelanggan untuk mendukung kehidupan mereka dimanapun mereka berada. Brand positioningini didukung oleh “service culture” baru yaitu: expertise, empowering, assured, progressivedan heart. Sekilas logo bulat dengan siluet tangan terkesan simpel. Simplifikasi logo ini terdiri dari lingkaran yang ada di depan tangan. Logo ini merupakan cerminan dari “brand value” baru yang selanjutnya disebut dengan “Life in Touch”dan diperkuat dengan taglinebaru pengganti “Committed 2U” yaitu “The World is In Your Hand. 2.1.5 Tujuan PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk Menjadi posisi terdepan dengan memperkokoh bisnis legacy dan meningkatkan bisnis new wave untuk memperoleh 60% dari pendapatan industri pada tahun 2015. a) Corporate Culture: The Telkom Way b) Basic Belief: Always the Best c) Core Values: Solid, Speed, Smart d) Key Behaviours: Imagine, Focus, Action 6
2.1.6 Struktur Organisasi
Gambar 2 2 Struktur Organisasi 2.1.7 Kode Etik Perusahaan Pokok-pokok Kode Etik Telkom antara lain mengatur mengenai: 1. Etika Kerja Karyawan; yaitu sistem nilai atau norma yang digunakan oleh seluruh Karyawan dan Pemimpin dalam bekerja sehari-hari dengan lingkup sebagai berikut: a. Perilaku Utama Karyawan: i. Kapasitas dan Kapabilitas Karyawan ii. Kewajiban dan Larangan iii. Kerahasiaan Informasi iv. Infrastruktur v. Lingkungan Kerja b. Perilaku Utama Pemimpin: i.
Perilaku Pemimpin
ii. Perilaku Direksi iii. Perilaku Chief Executive Officer (CEO) dan Chief Financial Officer (CFO) 2. Etika Usaha yaitu sistem nilai atau norma yang dianut oleh Perusahaan sebagai acuan Perusahaan, Manajemen dan Karyawannya untuk berhubungan dengan lingkungannya dengan lingkup sebagai berikut: a. Hubungan dengan Regulator b. Hubungan dengan Stakeholder c. Ketentuan tambahan
7
2.1.8 Budaya Organisasi Perusahaan Budaya Organisasi The Telkomsel Way adalah sebuah sistem keyakinan (belief system) yang akan terus menerus dibangun dan dikembangkan sebagai budaya perusahaan Telkomsel untuk mengantarkan Telkomsel selalu menjadi pemenang (The Winner) dengan pertumbuhan yang kompetitif dan berkelanjutan. The Telkomsel Way dibangun dari tiga bagian, yaitu :
Gambar 2 3 Budaya organisasi The Telkomsel Way 1. Philosophy to be the Best, merupakan keyakinan dasar (basic belief) yang berisi filosofifilosofi dasar bagi setiap insan Telkomsel untuk menjadi insan terbaik melalui perilakuperilaku Integrity, Respect, Enthusiasm, Loyalty dan Totality. Keyakinan dasar ini merupakan esensi budaya perusahaan yang melandasi nilainilai dan perilaku setiap insan Telkomsel dalam mencapai yang terbaik. 2. Principles to be the Star, untuk mengimplementasikan perilaku-perilaku "Always The Best", insan-insan Telkomsel jmembutuhkan prinsip-prinsip dasar yaitu SOLID, SPEED dan SMART. Nilai-nilai inti ini akan membentuk pola pikir dan pola perilaku insan Telkomsel dalam membangun dan mengembangkan diri menjadi insan bintang. 3. Practices to be the Winner, ketika insan-insan Telkomsel telah menerapkan perilaku nilainilai GREAT dan prinsip Solid-Speed-Smart, maka munculah great people. Great people inilah yang mampu melahirkan great startegy dan pada akhirnya menelurkan great innovation. Dimana nilai – nilai GREAT adalah sebagai berikut : a. Integrity b. Respect c. Enthusiasm d. Loyalty e. Totality
8
2.1.9 Bisnis Process Assurance
Gambar 2 4 Bisnis Process Assurance 2.1.10 SOP Pasti Teknisi Assurance Telkom 1. Melakukan pengecekan E2E mulai ODP sampai dengan CPE pelanggan 2. Melakukan permintaan hasil ukur ke HD setelah perbaikan 3. Melakukan pengetesan service Voice, Inet, dan Useetv 4. Memberitahukan cara perbaikan ringan kepada pelanggan 5. Melakukan update tiket di aplikasi 2.1.11 Produk yang dihasilkan Telkom
Gambar 2 5 Produk yang dihasilkan Telkom
9
BAB III TEORI DASAR 3.1 Audit 3.1.1 Pengertian Audit Menurut Arens and Loebbecke (Auditing: An Integrated Approach, eight edition, 2000:9), audit adalah kegiatan mengumpulkan dan mengevaluasi dari bukti-bukti mengenai informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi dengan kriteria yang telah ditetapkan. Proses audit harus dilakukan oleh orang yang kompeten dan independent. Menurut The American Accounting Association’s Committee on Basic Auditing Concepts(Auditing: Theory And Practice, edisi 9, 2001:1-2) audit merupakan suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan umtuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan serta menyampaikan hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Menurut William F. Meisser, Jr (Auditing and Assurance Service, A Systematic Approach, 2003:8) audit adalah proses yang sistematik dengan tujuan mengevaluasi bukti mengenai tindakan dan kejadian ekonomi untuk memastikan tingkat kesesuaian antara penugasan dan kriteria yang telah ditetapkan, hasil dari penugasan tersebut dikomunikasikan kepada pihak pengguna yang berkepentingan. 3.1.2 Pengertian Internal Audit ISO 9001:2015 Internal audit ISO adalah proses pengecekan Internal yang dilakukan oleh Tim Internal Auditor yang sudah mendapatkan Pelatihan/ Training Mengenai Internal Audit ISO 9001:2015. Internal Audit ISO 9001:2015 ini adalah bagian dari Pengecekan (Check) dalam siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) artinya bahwa dari mulai kita membangun dan merencanakan Sisitem Manajemen Mutu (ISO 9001:2015) di Perusahaan, dan SMM tersebut sudah dijalankan oleh perusahaan dalam kurun waktu tertentu (Minimal 2 bulan), nah saatnya sekarang untuk melihat bagaimana pelaksanaan SMM pada organisasi/ Perusahaan. 3.1.3 Jenis – Jenis Audit a. Audit Internal Audit internal adalah audit yang di lakukan oleh orang perusahaan perusahaan itu sendiri untuk memastikan bahwa terjaganya efektifitas sistem manajemen mutu yang ada serta
10
proses dan kebijakan- kebijakan selalu di penuhi, dipatuhi dan operasional berjalan secara efektif dan efisien. b. Audit Eksternal Audit Eksternal adalah Audit yang dilakukan oleh customer terhadap supplier, yang bertujuan untuk memastikan kemampuan vendor dalam mengirim produk yang baik dan konsisten baik. c. Audit Extrinsic Audit extrinsic adalah audit yang dilaksanakan oleh suatu badan independent yang bertujuan untuk memeriksa kesesuaian sistem manajemen yang di miliki oleh perusahaan terhadap standar manajemen mutu ISO 9001:2015, Business Continuity Management System ISO 22301:2012 d. Life Cycle Audit Lifecycle audit adalah audit yang di laksanakan dalam mengaudit produk atau jasa. e. Audit Proper Lingkungan Audit proper lingkungan adalah audit yang dilaksanakan oleh kementerian lingkungan hidup sesuai dengan rencana pengendalian lingkungan yang telah disusun oleh perusahaan. 3.1.4 Tujuan Internal Audit ISO 9001:2015 1. Untuk melihat kesesuaian antara kriteria dan aktual implementasi dilapangan 2. untuk melihat potensi perbaikan berkelanjutan dari SMM yang dibangun 3. Untuk melakukan / menyelidiki departemen / bagian yang lemah dalam implementasi ISO 9001:2015 4. Untuk memenuhi Persyaratan ISO 9001:2015 3.1.5 Dokumentasi Informasi yang diperlukan audit ISO 9001:2015 1. Jadwal Audit 2. Absen Audit 3. Ceklist Audit 4. Laporan Audit 5. Tindak Lanjut Audit 6. Rekap/ Monitoring Tindak Lanjut Audit 3.1.6 Syarat Pelaksanaan Internal Audit ISO 9001: 2015 1. Adanya kriteria / Reference terkait dengan pekerjaan / aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan, kriteria tersebut diantaranya adalah ISO 9001:2015 standard, Prosedur kerja, 11
Instruksi Kerja, Kebijakan Perusahaan, Form, Surat Edaran, dll yang mengatur aktivitas di dalam perusahaan. 2. Adanya Bagian atau Departemen yang akan diaudit dan Tim Auditee yang akan menghadapi Auditor. 3. Adanya Tim Audit Internal yang sudah mendapatkan pelatihan Internal Auditor. 4. Adanya jadwal/ Pengaturan Internal Audit yang akan dijalankan. 3.1.7 Manfaat Audit 1. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. 2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan laporan-laporan dan pengendalian. 3. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan rencana-rencana prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah. 4. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini utk menentukan tindakan preventif yang akan diambil. 5. Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan. 6. Menyediakan tempat pelatihan untuk personil dalam seluruh fase operasi perusahaan. 3.1.8 Risiko Audit 1. Planned detection risk (risiko penemuan yang direncanakan)Adalah risiko bahwa bukti yang dikumpulkan dalam segmen gagal menemukan kekeliruan yang melampaui jumlah yang dapat ditolerir. Jika kekeliruan semacam itu timbul. 2. Acceptable audit risk (risiko audit yang dapat diterima)Adalah
ukuran
ketersediaan
auditor untuk menerima bahwa laporan keuangn mengandung salah saji material tanpa pengecualian telah diberikan. Risiko ini ditetapkan secara subyektif bahwa auditor bersedia menerima laporan keuangan tidak disajikan secara wajar setelah audit selesai dan pendapat wajar tanpa pengecualian telah diberikan. 3. Inherent risk (risiko bawaan atau risiko melekat)Adalah
penetapan
auditor
akan
kemungkinan adanya kekeliruan (salah saji) dalam segmen audit yang melampaui batas toleransi, sebelum memperhitungkan faktor efektivitas pengendalian intern. Risiko bawaan menunjukkan faktor kerentanan laporan keuangan terhadap kekeliruan yang material dengan asumsi tidak ada pengendalian intern 4. Control risk (risiko pengendalian)Adalah ukuran penetapan auditor akan kemungkinan adanya kekeliruan (salah saji) dalam segmen audit yang melampaui batas toleransi yang tidak terdeteksi atau tercegah oleh struktur pengendalian intern klien.
12
3.1.9 Jenis – Jenis Bukti Audit (Evidence) Konrath (2002) juga membagi bukti audit ke dalam 6 (enam) jenis, yakni: 1. Bukti Fisik (Physical Evidence) Menurut Konrath (2002), bukti fisik terdiri atas setiap hal yang dapat dihitung (counted), diamati, maupun diinspeksi. Bukti fisik, melalui sifatnya yang faktual, memberikan dukungan utama bagi tujuan audit keberadaan (existence). Bukti fisik mencakup buktibukti audit yang dikategorikan oleh Arens (2012) sebagai pemeriksaan fisik (physical examination), observasi (observation), dan reperformance. 2. Bukti Konfirmasi (Evidence Obtained through Confirmation) Arens (2012) menyebutkan bahwa konfirmasi merupakan perolehan tanggapan langsung tertulis dari pihak ketiga yang memberikan verifikasi atas akurasi informasi yang diminta oleh auditor. Permintaan tersebut ditujukan oleh auditor kepada klien, dan klien yang akan meminta pihak ketiga untuk memberikan respon secara langsung kepada auditor. 3. Bukti Dokumen (Documentary Evidence) Bukti audit lain menurut Arens (2012) adalah bukti dokumen. Auditor melakukan pemeriksaan atas dokumen dan catatan klien. Dokumen yang diperiksa adalah catatan yang digunakan oleh klien untuk menyediakan informasi yang bertujuan untuk melaksanakan bisnis secara terorganisasi. Bukti dokumen dapat berwujud kertas, elektronik, maupun bentuk lainnya. 4. Bukti Matematik (Mathematical Evidence) Konrath (2002) menyebut bahwa bukti matematik terdiri atas kalkulasi, rekalkulasi dan rekonsiliasi yang dilakukan oleh auditor. Bukti matematik tergolong bukti faktual sebab auditor melaksanakan komputasi atas data. Bukt matematik berkaitan utamanya dengan pengujian atas alokasi dan prinsip akrual. Contoh dari alokasi dan prinsip akrual yang diuji melalui rekalkulasi untuk memperoleh bukti matematik adalah perhitungan depresiasi, pajak, gaji, serta laba ataupun rugi dalam pelepasan aset. 5. Bukti Analitik (Analytical Evidence) Mengutip AICPA Professional Standards, Konrath (2012) menyatakan bahwa prosedur bukti analitik merupakan pengujian substantif atas informasi keuangan dengan melakukan studi dan perbandingan atas hubungan di antara data. Prosedur analitik digunakan pada tahap perencanaan serta penyelesaian audit. Pada tahap perencanaan, prosedur analitik digunakan untuk mengidentifikasi area dengan risiko audit yang tinggi. Sedangkan pada tahap penyelesaian, kembali auditor menggunakan prosedur analitik untuk melakukan evaluasi atas kewajaran saldo dan transaksi setelah audit.
13
6. Bukti Keterangan (Hearsay or Oral Evidence) Arens (2012) menyebut bukti keterangan (hearsay evidence) dengan istilah inquiries of the client. Merupakan perolehan informasi baik secara tertulis maupun lisan sebagai tanggapan atas pertanyaan dari auditor. Meskipun bukti keterangan yang diperoleh tersebut dapat dipertimbangkan, namun biasanya bukti tersebut dianggap kurang konklusif sebab berasal dari sumber yang tidak independen dan mungkin saja bias sebab keberpihakan kepada kepentingan klien. 3.1.9 Prinsip - Prinsip Audit 1. Integritas Integritas auditor internal membangun kepercayaan dan dengan demikian memberikan dasar untuk landasan penilaian mereka. 2. Objektivitas Auditor internal menunjukkan objektivitas profesional tingkat tertinggi dalam mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengkomunikasikan informasi tentang kegiatan atau proses yang sedang diperiksa. Auditor internal membuat penilaian yang seimbang dari semua keadaan yang relevan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingan-kepentingan mereka sendiri atau pun orang lain dalam membuat penilaian. 3. Kerahasiaan Auditor internal menghormati nilai dan kepemilikan informasi yang mereka terima dan tidak mengungkapkan informasi tanpa izin kecuali ada ketentuan perundang-undangan atau kewajiban profesional untuk melakukannya. 4. Kompetensi Auditor internal menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang diperlukan dalam pelaksanaan layanan audit internal. 3.1.10 Objek Audit Objek audit meliputi semua kegiatan organisasi sejak perencanaan, pelaksanaan kegiatan operasional sampai dengan pelaporan pertanggungjawaban akhir periode dari suatu organisasi/lembaga. Objek audit melihat dari sisi mutu dan lingkungan pada aktifitas proses kerja, melihat pelaksanaan manajemen mutu dan lingkungan di seluruh bagian/ seksi, melihat kualitas, kinerja proses/ departemen, penggunaan sumber daya, kebijakan.
14
3.2 Quality Assurance 3.2.1 Pengertian Quality Assurance Menurut (Elliot, 1993), Quality assurance adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan tertentu dari kualitas Menurut (Gryna, 1998), Quality assurance adalah Kegiatan untuk menjamin kualitas yang membutuhkan evaluasi secara terus menerus dan biasanya digunakan sebagai alat bagi manajemen. Menurut (Pike dan Barnes, 1996), Qualitty assurance adalah kegiatan untuk memberikan bukti-bukti untuk membangun kepercayaan bahwa kualitas dapat berfungsi secara efektif. Menurut (Cartin, 1999), Quality assurance adalah kegiatan terencana dan sistematis yang dilaksanakan dalam sistem mutu yang dapat ditunjukkan untuk memberikan keyakinan bahwa suatu produk atau layanan akan memenuhi persyaratan untuk kualitas. 3.2.2 Tugas Pokok Quality Assurance 1. Mengevaluasi kecukupan standar jaminan kualitas 2. Meninjau pelaksanaan dan efisiensi kualitas dan inspeksi sistem agar berjalan sesuai rencana, melaksanakan dan memantau pengujian dan inspeksi bahan dan produk untuk memastikan kualitas produk jadi 3. Mengumpulkan dan menyusun data kualitas statistik 4. Menganalisis data untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan dalam sistem mutu 5. Mengembangkan, merekomendasikan dan memantau tindakan perbaikan dan pencegahan 6. Menyiapkan laporan untuk berkomunikasi hasil dari kegiatan kualitas 3.2.3 Keahlian Quality Assurance 1. Teliti 2. Detail 3. Pandai untuk komunikasi secara lisan dan tertulis 4. Mampu dalam pengumpulan data 5. Manajemen dan analisis 6. Menganalisis masalah dan pemecahan masalah perencanaan dan pengorganisasian keputusan Pengambilan keputusan 7. Orientasi layanan pelanggan 8. Mampu bekerja sama
15
3.2.4 Tujuan Quality Assurance Untuk memberikan kepuasan dan kepercayaan kepada konsumen bahwa produk yang dipakai telah memenuhi standar dengan kualitas yang baik dan handal. 3.2.5 Lembar Pemeriksaan (Check Sheet) Lembar pemeriksaan (check sheet) adalah alat yang terdiri dari daftar item dan beberapa indikator dari seberapa sering setiap item pada daftar tersebut terjadi. Dalam bentuk yang
paling
sederhana, daftar pemeriksaan adalah alat-alat yang membuat proses
pengumpulan data lebih mudah dengan menyediakan penjelasan pra-tertulis dari kejadian yang mungkin terjadi. lembaran pemeriksaan adalah alat perbaikan proses dan alat pemecahan masalah yang sangat berguna. Kekuatan mereka ditingkatkan dengan besar saat digunakan berhubungan dengan alat sederhana lainnya, seperti analisis histogram dan analisis Pareto. 3.2.6 Non Conformity Report (NCR) Non Conformity Report atau NCR digunakan untuk melaporkan temuan ketidaksesuaian produk maupun pelaksanaan prosedur pada saat inspeksi QC/Gudang atau audit. Laporan ketidaksesuaian ini berlaku untuk material yang dibeli (purchased), diterbitkan W.I.P produksi, finished good, stok material, temuan audit internal/eksternal, komplain kepada supplier dan sebagainya. 3.2.7 Risk Asessment Risk assessment (penilaian risiko) adalah metode yang sistematis untuk menentukan apakah suatu organisasi memiliki resiko yang dapat diterima atau tidak. Risk assessment merupakan kunci dalam perencanan pemulihan bencana. Penilaian risiko, proses menganalisis dan menafsirkan risiko terdiri dari tiga kegiatan dasar yaitu: (1) menentukan ruang lingkup dan metodologi penilaian, (2) mengumpulkan dan menganalisis data. (3) menafsirkan hasil analisis risiko.
16
BAB IV LAPORAN PELAKSANAAN KERJA Pada BAB IV berisikan penjelasan tugas yang di berikan selama menjalani kerja praktik di bagian Access Service Operation (ASO) dan di minggu – minggu terakhir kerja praktik baru diberikan tugas melakukan Audit PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. dibidang Quality Assurance. Selain tugas untuk melakukan audit ada juga tugas pokok lain yang juga dikerjakan selama melakukan kerja praktik. di antaranya tugas yang berkaitan dengan administrasi seperti melakukan pengecekan evidence yang ada pada web quality control lalu memindahkan link setiap evidence kedalam excel yang telah disediakan dan mengirimkan filenya kemanager agar dikirim ulang kebagian TA untuk diperiksa kembali. Berikut salah satu tugas yang diberikan selain melakukan audit.
Gambar 4 1 (Kasih Komentar Gambar Apa Ini)
17
Gambar 4 2 (Kasih Komentar Gambar Apa Ini)
Gambar 4 3 (Kasih Komentar Gambar Apa Ini)
18
Gambar 4 4 (Kasih Komentar Gambar Apa Ini)
Gambar 4 5 (Kasih Komentar Gambar Apa Ini)
19
Gambar 4 6 (Kasih Komentar Gambar Apa Ini)
Gambar 4 7 (Kasih Komentar Gambar Apa Ini)
20
4.1 Perencanaan Audit 4.1.1 Membuat Ceklist Audit Pada pembuatan ceklist audit proses, menentukan point pengontrolan, melakukan penilaian, membuat keterangan jika terjadi ketidaksesuaian/ peluang untuk perbaikan. SEKSI : BAGIAN : AUDITEE :
AUDITOR : TANGGAL : LOKASI
NO.
POINT CONTROL
ITEM AUDIT YANG TERSEDIA
:
HASIL
KETERANGAN
EVALUASI
(ISI KETIDAKSESUAIAN/ PELUANG PERBAIKAN)
A 1.
Karyawan/ Teknisi
B
C
Apakah kompetensi sudah terpenuhi? Apakah lisensi kompetensi masih valid?
2.
Mesin dan Alat
Apakah peralatan untuk teknisi dilapangan sudah lengkap dan memenuhi SOP? Apakah mesin dan alat sudah dilakukan perawatan? Apakah kondisi mesin bersih dan terawat? Apakah sering terjadi kehilangan alat ?
3.
Alat untuk pemasangan Indihome
Apakah alat ukur, ODP dan kabel FO sudah sesuai standar? Apakah modem dan kabel FO kondisinya baik dan terawat? Apakah ada pengecekan berkala terhadap ODP?
6.
System Website
Apakah alat yang mengalami cacat atau kerusakan bisa diperbaiki? Setiap ODP menyediakan kapasitas untuk berapa pelanggan? Apakah website yang digunakan sudah diuji system keamanannya? Apakah ada tindakan untuk melakukan evaluasi terhadap feedback tingkat kepuasan pelangggan?
21
Apakah website pernah mengalami error? 7.
Assurance (gangguan)
Gangguan seperti apa yang sering terjadi? Jenis gangguan yang terjadi seperti apa? Apakah sudah ditangani sesuai dengan SOP yang ada? Bagaimana cara mengatasinya? Seberapa sering terjadi gangguan? Penyebab gangguannya seperti apa? Apakah ada dokumentasi waktu terjadi gangguan dan setelah perbaikan ? Apakah sudah pernah dilakukan audit terhadap quality assurance? Apa yang dibutuhkan oleh seorang Assurance?
Tabel 4 1 Check List Audit 4.1.2 Membuat Rencana Audit Dalam Merencanakan Audit, menentukan siapa yang akan mengaudit (Auditor), seksi mana yang akan di audit (Auditee), pada tanggal berapa audit itu berlangsung, dan siapa yang ingin di audit,. Dalam menantukan rencana audit harus mempertimbangkan proses critical yang memperngaruhi, menurunnya kualitas produk dan kerugian perusahaan. No.
AUDITOR
SUB SEKSI
TANGGAL
AUDITEE
SEKSI
1.
Silvia Afrima Chandra
Internal Audit
19 Juli 2019
Hasna
Warehouse
2.
Silvia Afrima Chandra
Internal Audit
20 Juli 2019
Roni
Quality Assurance
3.
Silvia Afrima Chandra
Internal Audit
20 Juli 2019
Hikmat
Quality Control
4.
Silvia Afrima Chandra
Internal Audit
29 Juli 2019
yana
Teknisi lapangan
Tabel 4 2 Rencana Audit 4.1.3 Proses pelaksanaan Audit 1. Tujuan melakukan audit 2. Menentukan ruang lingkup audit 3. Kriteria yang ingin di audit 4. Menentukan jadwal dan subjek yang ingin diaudit 5. Mewawancarai personil yang bertanggung jawab dibidangnya 6. Mengobservasi langsung kinerja lapangan 22
7. Memeriksa bukti dokumentasi seperti prosedur, perencanaan, spesifikasi dan catatan. Ketika dalam proses pelaksanaan audit, jika ditemukan adanya masalah dan sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku, maka akan dibuat laporan temuan audit sesuai dengan prinsip PLOR (Problem, Location, Objective, Reference) 4.1.4 Pembuatan Laporan Pembuatan laporan berfungsi untuk memastikan dan melaporkan hasil dari temuan masalah ketika proses audit tengah berlangsung, agar dilakukan tindakan perbaikan oleh pihak yang terkait. 4.1.5 Verifikasi Dokumen Auditee mengisi faktor penyebab dan verifikasi perbaikan sistem atas temuan masalah ketika NO.
TEMUAN
FAKTOR PENYEBAB (diisi Auditan)
1
Ditemukan loss redaman (inernya)
2
Ditemukan setingan 1302 bubar
3
Ditemukan adanya gangguan dari kabel bawah tanah dan kabel optik udara
4
Ditemukan kapasitas
5
Ditemukan pada website Quality Control banyak evidence yang sama atau tidak valid
ODP
yang
TINDAKAN PERBAIKAN (diisi Auditan)
HASIL VERIFIKASI (diisi Auditor)
melebihi
Tabel 4 3 Laporan Audit
23
proses audit yang telah berlangsung. NO.
TEMUAN
FAKTOR PENYEBAB (diisi Auditan) Penyebabnya dikarenakan kabel tertekuk atau disebabkan oleh salah satu kabelnya tergulung kurang dari 3 cm dan serat optik terjepit Karena arus listrik dan bisa jadi karena adaptornya dicabut
TINDAKAN PERBAIKAN (diisi Auditan) Menyambungkan kembali kabel yang terpuputus atau tertekuk.
1
Ditemukan loss redaman (inernya)
2
Ditemukan setingan 1302 bubar
3
Ditemukan adanya gangguan dari kabel bawah tanah dan kabel optik udara
Disebakan karena galian beco EXSAFATOR kadang juga dari FTM
Melakukan penggantian kabel FO bawah tanah
4
Ditemukan ODP yang melebihi kapasitas
Disebabkan karena penuhnya jaringan yang ada di satu daerah
Melakukan penambahan baru
5
Ditemukan pada website Quality Control banyak evidence yang sama atau tidak valid
Disebabkan oleh human error
Melakukan pengecekan ulang terhadap evidence yang masuk pada website
HASIL VERIFIKASI (diisi Auditor)
Harus melakukan config ulang
ODP
Tabel 4 4 Verifikasi Dokumen
24
4.2 Verifikasi Audit 4.2.1 Closing Temuan Audit Melakukan verifikasi langsung ke sistem yang ada di lapangan untuk memastikan perbaikan sistem yang menjadi temuan audit sudah di lakukan perbaikan atau belum. Jika Masalah telah selesai, maka masalah temuan audit akan di tutup karena sudah dilakukan perbaikan secara dokumen maupun langsung di lapangan. Auditor menyatakan CLOSE pada kolom verifikasi. NO.
TEMUAN
FAKTOR PENYEBAB (diisi Auditan)
1
Ditemukan loss redaman (inernya)
2
Ditemukan setingan 1302 bubar
Penyebabnya dikarenakan kabel tertekuk atau disebabkan oleh salah satu kabelnya tergulung kurang dari 3 cm dan serat optik terjepit Karena arus listrik dan bisa jadi karena adaptornya dicabut
3
Ditemukan adanya gangguan dari kabel bawah tanah dan kabel optik udara
4
5
TINDAKAN PERBAIKAN (diisi Auditan) Menyambungkan kembali kabel yang terpuputus atau tertekuk.
HASIL VERIFIKASI (diisi Auditor) Benar, sudah dilakukan penyambungan kabel kembali dengan menggunakan splicer. CLOSED
Harus melakukan config ulang
Benar, sudah dilakukan config ulang terhadap kode error 1302. CLOSED
Disebakan karena galian beco EXSAFATOR kadang juga dari FTM
Melakukan penggantian kabel FO bawah tanah
Ditemukan ODP yang melebihi kapasitas
Disebabkan karena penuhnya jaringan yang ada di satu daerah
Melakukan penambahan ODP baru
Benar, sudah dilakukan perbaikan kabel bawah tanah dengan mengganti kabel FO tersebut. CLOSED Benar, sudah dilakukan penambahan ODP baru. CLOSED
Ditemukan pada website Quality Control banyak evidence yang sama atau tidak valid
Disebabkan oleh human error
Melakukan pengecekan ulang terhadap evidence yang masuk pada website
Benar, sudah dilakukan pengecekan kemali terhadap evidence yang ada di website QC. CLOSED
Tabel 4 5 Closing Temuan
25
BAB V ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA Pada BAB V ini terdapat beberapa analisis hasil pelaksanaan kerja berdasarkan pengamatan dan informasi yang diperoleh selama menjalani kerja praktik pada Divisi Access Service Operation (ASO).Di mana, tugas utama yang diberikan yaitu melakukan pengecekan evidence di website QC dan melakukan proses audit internal. 5.1 Manajemen Program Audit Manajemen Program Audit Sebelumnya, untuk dapat menganalisis proses audit secara umum, maka dapat dilihat ilustrasi yang menggambarkan manajemen program audit di bawah ini 5.1.1 Evaluasi dan persiapan auditor Wewenang Membuat Program Audit (5.1)
Penetapan Program (5.2 & 5.3) -
Pelaksanaan Program Audit (5.4 & 5.5)
Perbaikan Program Audit
ACT
(5.6)
1. 2. 3. 4. 5.
Plan
Tujuan dan Ruang lingkup Tanggung Jawab Sumberdaya Prosedur
Jadwal Audit Evaluasi dan Persiapan Auditor Seleksi Tim Audit Pengarahan Aktivitas Audit Penyimpanan Rekaman
Kompetensi dan Penilaian Auditor (7)
Do Kegiatan Audit (6)
Pemantauan dan Peninjauan Audit (5.6) -
Monitoring dan Reviewing Identifikasi kebutuhan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan Identifikasi peluang perbaikan
Check
Tabel 5 1 Evaluasi dan Persiapan Auditor 1. Plan/Perencanaan Pada langkah perencanaan/plan dalam program audit, diperlukan beberapa penetapan yaitu berupa tujuan dilakukannya audit, ruang lingkup audit, taggungjawab audit, sumberdaya, hingga prosedur. Ruang lingkup audit seperti area apa saja yang akan diaudit, di mana lokasinya, hingga kapan waktu dilangsungkannya proses audit. Tanggung jawab audit sendiri diberikan kepada auditor, mereka adalah orang-orang yang tidak memihak pada
26
pihak manapun ketika berlangsungnya proses audit. Sumber daya dapat berupa sumber daya manusia yaitu orang-orang yang akan terlibat, bisa pula sumber daya lain seperti mesin dan fasilitas lainnya. Prosedur audit digunakan sebagai langkah-langkah yang harus dijalankan oleh auditor dalam melaksanakan pemeriksaan agar tidak melakukan penyimpangan dan lebih efektif serta efisien. 2. Do/Pengerjaan Pada tahap ini terdapat kegiatan audit yang pada mulanya, biasanya dilakukan rapat pembukaan dengan isi berupa perkenalan anggota tim audit, penjelasan lingkup audit, tujuan audit, serta rencana yang sebelumnya telah dirancang pada tahap plan/perancangan kepada setiap pihak yang terkait dengan pelaksanaan audit. Penjelasan-penjelasan tersebut di antaranya juga berisi tentang metode dan prosedur audit, konfirmasi ketersediaan dokumen dan sumber daya, serta konfirmasi kunjungan dan wawancara. Kegiatan yang dilakukan setelah rapat pembukaan yaitu pengumpulan bukti-bukti dengan dengan menguji dokumen, data, serta catatan mutu, wawancara, dan pengamatan kegiatan serta kondisi. Setelah itu, auditor akan mendokumentasikan dan mengevaluasi hasil dari pengumpulan bukti-bukti tersebut dengan menyajikan temuan audit dan pengamatan audit serta mendiskusikannya. 3. Check/Pemeriksaan Tahap ketiga ini berisi kegiatan pemantauan dan peninjauan program audit seperti memonitoring dan mereview hasil temuan audit, identifikasi kebutuhan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan, serta identifikasi peluang perbaikan. Proses ini sama dengan kegiatan mendiskusikan hasil temuan audit, bisa berupa rapat internal untuk mencari jalan keluar atau jalan pemecahan masalah tersebut. 4. Action/Tindakan Tahap terakhir yang ada dalam manajemen program audit yaitu perbaikan terhadap program audit yang telah berlangsung. Dengan kata lain, adanya evaluasi dan tindakan untuk memperbaiki efektifitas serta efisiensi yang dilakukan pada saat melakukan proses audit. 5.2 Dokumen Audit Adapun beberapa dokumen yang biasa digunakan pada saat melakukan proses audit yaitu Checklist Audit, Action Plan, dan Evidence. 5.2.1 Non Conformity Report (NCR) Pada dokumen ini tertulis perbaikan yaitu tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi. Kemudian, tindakan perbaikan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi atau situasi yang tidak diinginkan. Gambar berikut merupakan contoh dari NCR.
27
NO.
TEMUAN
FAKTOR PENYEBAB (diisi Auditan)
TINDAKAN PERBAIKAN (diisi Auditan)
1
Ditemukan redaman (inernya)
loss
Penyebabnya dikarenakan kabel tertekuk atau disebabkan oleh salah satu kabelnya tergulung kurang dari 3 cm dan serat optik terjepit
Menyambungkan kembali kabel yang terpuputus atau tertekuk.
2
Ditemukan setingan 1302 bubar
Karena arus listrik dan bisa jadi karena adaptornya dicabut
Harus melakukan config ulang
3
Ditemukan adanya gangguan dari kabel bawah tanah dan kabel optik udara
Disebakan karena galian beco EXSAFATOR kadang juga dari FTM
Melakukan penggantian kabel FO bawah tanah
4
Ditemukan ODP yang melebihi kapasitas
Disebabkan karena penuhnya jaringan yang ada di satu daerah
Melakukan penambahan ODP baru
5
Ditemukan pada website Quality Control banyak evidence yang sama atau tidak valid
Disebabkan oleh human error
Melakukan pengecekan ulang terhadap evidence yang masuk pada website
HASIL VERIFIKASI (diisi Auditor)
Tabel 5 2 NCR 5.2.2 Action Plan NO. 1 2 3 4 5 6 7 10
KEGIATAN
I
II
JUNI III
IV
I
II
JULI III
IV
I
AGUSTUS II III IV
Melakukan diskusi mengenai tugas dengan pembimbing lapangan dan Perkenalan mengenai pekerjaan dan standar yang digunakan pada perusahaan. Melakukan pengecekan dispect tiket Melakukan pengecekan evidence pada web QC Melakukan pengumpulan data perusahaan. Membuat dokumen pelaksanaan audit Melakukan wawancara Menganalisis hasil temuan audit Membuat laporan hasil temuan
Tabel 5 3 Action Plan 28
5.2.3 Evidence 1. Physical evidence terdiri atas segala sesuatu yang bisa dihitung, dipelihara, diobservasi atau diinspeksi dan terutama berguna untuk mendukung tujuan eksistensi atau keberadaan. 2. Mathematical evidence merupakan perhitungan, perhitungan kembali dan rekonsiliasi yang dilakukan auditor. 3. Hearsay evidence merupakan bukti dalam bentuk jawaban lisan dari klien atas pertanyaanpertanyaan yang diajukan auditor. 5.2.4 Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 Merupakan sistem manajemen mutu dan berdasarkan klausul 9.2.1 maka perusahaan wajib menjalankan audit internal untuk memeriksa kebijakan atau prosedur pada perusahaan tersebut. Audit mutu internal bertujuan untuk memeriksa sejauh mana perusahaan telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di lingkungannya, memeriksa kesesuaian penerapan dengan persyaratan sistem majemen mutu, serta menilai gap antara organisasi dengan standar ISO 9001:2015. Adapun waktu dilakukannya kegiatan audit mutu internal menurut klausul 9.2.1 yaitu organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu tertentu. Artinya, organisasi dibebaskan untuk menentukan frekuensi pelaksanaan audit mutu internal apakah setiap tiga bulan sekali, enam bulan sekali, atau setahun sekali. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan audit mutu internal yaitu harus menunjuk beberapa orang sebagai auditor mutu internal. Auditor mutu internal haruslah orang yang memiliki kompetensi tentang kegiatan audit mutu internal. Ini bisa dibuktikan dengan sertifikat training, absensi atau apapun yang bisa dijadikan bukti pelaksanaan pelatihan audit mutu internal. Hal yang sangat penting disini yaitu, seorang auditor mutu internal tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. 5.3 Risk Asessment 5.3.1 Skenario Resiko Skenario Resiko digunakan untuk memberikan panduan penyusunan resiko yang terdapat pada sebuah organisasi atau sebuah perusahaan. Skenario resiko didasarkan pada nilai suatu asset, proses, ancaman, probability, dan juga dampak.
29
5.3.2 Kriteria Probability Tingkat Bobot 1 2
Keterangan
Probabilitas Sangat
Terjadi kurang dari 2 kali atau sama dengan tidak pernah terjadi selama satu tahun
Rendah (SR)
dan tidak terlalu berpengaruh pada proses bisnis perusahaan yang ada
Rendah (R)
Terjadi 1-5 kali dalam satu tahun dan tidak terlalu berpengaruh pada bisnis perusahaan yang ada
3
Sedang (S)
Terjadi 5-10 kali dalam satu tahun dan cukup berpengaruh pada bisnis perusahaan yang ada
4
Tinggi (T)
Terjadi 10-20 kali dalam satu tahun dan berpengaruh pada proses bisnis yang ada
5
Extreme (E)
Terjadi lebih dari 2-3 kali dalam satu bulan dan dapat menganggu proses yang ada pada suatu perusahaan
Tabel 5 4 Kriteria Probability 5.3.3 Matrix Resiko PROBABILITAS
DAMPAK
1
2
3
4
5
1
1
2
3
4
5
2
2
4
6
8
10
3
3
6
9
12
15
4
4
8
12
16
20
5
5
10
15
20
25
Tabel 5 5Matrix Resiko Keterangan: Resiko Rendah Resiko Sedang Resiko Tinggi Resioko Ekstrim
30
5.3.4 Kriteria Impact Operasional Tingkat
Kriteria
Rendah (0-1)
Menimbulkan gangguan operasional pada layanan 5-24 jam
Sedang (2-3)
Menimbulkan gangguan operasional pada layanan 1 – 7 hari
Tinggi (3-4)
Menimbulkan gangguan operasional pada layanan 7-14 hari
Ekstrim (5)
Menimbulkan gangguan operasional pada layanan lebih dari 15 hari
Tabel 5 6 Impact Operasional Keterangan: 0-1 2-3 3-4 5
Rendah Sedang Tinggi Ekstrim
5.3.5 Kriteria Impact Financial Tingkat
Tingkat Impact
Kerugian Financial
Penurunan Kinerja Pegawai
Gangguan Operasional
1
Sangat Rendah
Jumlah kerugian financial kurang dari 500.000
Penurunan kinerja pegawai kurang dari 5%
Menimbulkan Gangguan pada operasi layanan kurang dari 3 Jam
Jumlah kerugian financial 500.000-10.000.000
Penurunan kinerja pegawai 5%-25%
Menimbulkan Gangguan pada operasi layanan 3-5 Jam
Jumlah kerugian financial 10.000.000-20.000.000
Penurunan kinerja pegawai 25%-50%
Menimbulkan Gangguan pada operasi layanan 5-10 jam
Jumlah kerugian financial 20.000.000-30.000.000
Penurunan kinerja pegawai 50%-75%
Menimbulkan Gangguan pada operasi layanan 1hari-7Hari
Jumlah kerugian Financial >30.000.000
Penurunan kinerja pegawai 75%100%
Menimbulkan Gangguan pada operasi layanan >1 Minggu
(SR)
2
Rendah (R)
3
Sedang (S)
4
Tinggi (T)
5
Extreme (E)
Tabel 5 7 Kriteria Impact Financial
31
Skenario Resiko
Probability
Impact
Skor Risiko (pxl)
Tingkat Resiko
Jaringan Down
4
2+2+2
12
Sedang
Kabel jaringan putus
2
4+4+4
8
Rendah
Kerusakan perangkat jaringan ( Switch , router, server) Limitasi penggunaan kepada customer Bencana alam
2
4+4+4
8
Rendah
4
2+2+1
6,4
Rendah
5
5+5+5
25
Extreme
Tabel 5 8 Penilaian Resiko 5.3.6 Langkah-langkah cara mengurangi risiko: 1. Jaringan Down a. People: Selalu waspada akan jaringan yang tiba tiba down. b. Technology: mempunyai cadangan akses iternet yang lain c. Process: selalu melakukan backup data-data atau informasi yang penting d. Tingkat Efektivitas: sedang 2. Kabel Jaringan putus a. People: Memberikan pelatihan kepada teknisi dalam memberikan perawatan dan perbaikan secara berkala. b. Technology: Kabel yang digunakan lebih kuat dan yang terbagus, walaupun harga mahal tidak perlu khawatir terjadi kerusakan pada kabel karena kualitas terpercaya c. Process: Untuk posisi Kabel, ditempatkan pada daerah yang tidak rawan dengan area yang mengganggu posisi kabel. d. Tingkat efektivitas: tinggi 3. Kerusakan perangkat Jaringan a. People: Memberikan pelatihan kepada teknisi dalam memberikan perawatan secara berkala. b. Technology: Perangkat router, switch, serta server yang digunakan mempunyai kualitas bagus. c. Process: Melakukan pengecekan berkala d. Tingkat Efektivitas: Tinggi. 4. Limitasi penggunaan Wifi a. People: menggunakan wifi sesuai dengan kapasitas yang telah diberikan oleh pihak ISP b. Technology: memperhatikan batas akhir pemakaian wifi c. Process: menggunakan internet sesuai kebutuhan d. Tingkat Efektivitas: sedang
32
5. Bencana Alam a. People: selalu waspada akan adanya bencana alam yang akan menimpa b. Technology: menempatkan semua perangkat di tempat yang aman akan bencana alam c. Process: selalu melakukan backup data di cloud d. Tingkat Efektivitas: tinggi
33
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan 6.1.1 Kesimpulan Analisis Dari target pemecahan masalah melakukan analisis audit proses kerja perusahaan secara internal dengan standard yang telah digunakan oleh perusahaan. Pemecahan masalah yang ada, yaitu: 1. Resiko yang dapat terjadi dalam jaringan adalah: a) Jaringan down b) Kabel putus c) Kerusakan perangkat jaringan d) Limitasi penggunaan WiFi e) Bencana alam Dalam menanggulangi resiko yang ada, PT. Telekomunikasi Indonesia. Tbk melakukan: a) Backup data b) Memberikan pelatihan kepada teknisi dalam memberikan perawatan dan perbaikan secara berkala. c) memperhatikan batas akhir pemakaian wifi d) Melakukan pengecekan berkala e) Memilih perangkat jaringan dengan kualitas yang terbaik f) menempatkan semua perangkat di tempat yang aman akan bencana alam 2.
6.2 Saran Saran yang di berikan berdasarkan kerja praktek yang di lakukan di PT. Telekomunikasi Indonesia. Tbk, yaitu: 1. Lebih cepat dalam menangani masalah jaringan yang ada dan menanggulangi masalah tersebut agar tidak terjadi di kemudian hari 2. Meningkatkan pengawasan dalam proses perawatan dan perbaikan jaringan, agar kualitas jaringan terjaga 3. Melakukan Analisa dan perbaikan sistem yang dinyatakan kurang efekti 34
DAFTAR PUSTAKA
https://docplayer.info/34239844-Bab-iii-pembahasan-1-sejarah-perusahaan-pt-telekomunikasiindonesia-tbk-merupakan-salah-satu-badan-usaha-milik-negara-bumn-yang-sahamnya.html https://www.academia.edu/8665349/MELAKSANAKAN_AUDIT_INTERNAL_YANG_EFEKTIF https://slideplayer.info/slide/1907420/ https://elib.unikom.ac.id/files/disk1/506/jbptunikompp-gdl-ellinnatal-25271-6-11.bab-n.pdf https://www.academia.edu/35424231/BAB_0_III_KABEL_BAWAH_TANAH https://ipqi.org/wp-content/uploads/2015/09/Document1.pdf https://www.telkom.co.id/servlet/Satellite?c=Page&childpagename=AboutTelkomIndonesia%2FPage %2FTKAStockLanding&cid=1420610900240&d=Touch&pagename=AboutWrapper https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/266/05.2%20bab%202.pdf?sequence=6&isAllow ed=y https://dosen.perbanas.id/contoh-model-laporan-temuan-audit-sistem-informasi/ https://www.seputarpengetahuan.co.id/2018/08/pengertian-audit-internal-tujuan-fungsi-ruanglingkup-terlengkap.html https://sentralsistem.com/news/detail/7-prinsip-manajemen-mutu-iso-9001-2015 http://konsultaniso.web.id/sistem-manajemen-mutu-iso-90012008/konsultan-iso/10-klausul-sistemmanajemen-mutu-iso-90012015/ https://www.telkom.co.id/servlet/tk/about/id_ID/stockdetail/sistem-pelaporan-pelanggaran.html https://dosen.perbanas.id/contoh-model-laporan-temuan-audit-sistem-informasi/ https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/266/05.2%20bab%202.pdf?sequence=6&isAllow ed=y https://sertifikatiso.wordpress.com/2016/05/23/tujuan-internal-audit-iso-90012015/ http://mihok.my.id/jenis-bukti-audit/
35
LAMPIRAN
36
