LAPORAN KF JADI [PDF]

Citation preview

34



BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA 234 SELAPARANG 1.1. Sejarah Berdirinya Apotek Kimia Farma Kimia Farma merupakan pioner dalam industri farmasi Indonesia. Cikal bakal perusahaan dapat dirunut balik ke tahun 1917, ketika NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co., perusahaan farmasi pertama di Hindia Timur, didirikan. Sejalan dengan kebijakan nasionalisasi eks perusahaan-perusahaan Belanda, pada tahun 1958 pemerintah melebur sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF Bhinneka Kimia Farma. Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971 bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan Terbatas, menjadi PT Kimia Farma (Persero). Sejak tanggal 4 Juli 2001 Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan publik di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. PT. Kimia Farma Apotek, adalah anak perusahaan yang dibentuk oleh Kimia Farma untuk mengelola Apotek-apotek milik perusahaan yang ada, dalam upaya meningkatkan kontribusi penjualan untuk memperbesar penjualan konsolidasi PT. Kimia Farma. Kimia Farma 234 Selaparang Mataram ini adalah salah satu apotek yang ke 234 yang didirikan di Nusantara. Apotek ini beralamatkan di jalan Selaparang No. 53 Mataram. .Apotek ini mulai buka setiap hari dan shift terbagi menjadi 2 ( shift pagi: 07.00-15.00) dan shift siang :15.00- 22.00 Wita.



34



35



3.2 Visi dan Misi 3.2.1 visi Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia 3.2.2 Misi 1. jaringan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi jarigan apotek, klinik, laboratorium klinik,dan layanan kesehatan lainnya 2.saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk prinsival . 3. pengembangan bisnis wara laba da n peningkatan pendapatan lainnya (fee-based income) 1.3 Lokasi dan Denah Apotek Kimia Farma 234 Selaparang Apotek Kimia Farma Selaparang memiliki beberapa fasilitas yang terbentuk sebagai keunggulan dalam apotek tersebut diantaranya memiliki lokasi yang cukup strategis sehingga mudah dijangkau (diakses). Apotek kimia farma 234 selaparang juga terdapat praktek dokter diantaranya dokter umum dan dokter gigi.



36



1.3.1



Denah Barang HV



Kasir



E Minuman



B



C



A



PINTU Pintu



D



37







Keterangan : Bagian A



Keterangan tempat 1. Food suplemen



Contoh Sweet deram



nutrimax 2. food suplemen sea quil Omega 3 dan C atau marinox 3. Food suplemen syn plus



1000 Cinnamomum



4. food suplemen nature’s Amino plus B



C



1. Medicine



Pamol



2. Medicine



OBH



3. Medicine



Bodrex



4. Vitamin Dan Mineral



Sangobion



5. Vitamin Dan Mineral



Imunos



6. Vitamin Dan Mineral



Imboost sirup



7. Mouth Wash



Listerin



8. Produk Kimia Farma



Venus



1. Tradisional Medicine



Batugin



2. Tradisional Medicine



Antagin



3. Pencernaan



Utilox



4. Firstaid



Batugin



5. Firstaid



Betadin



38



D



E



6. Oral Care



Sensi



7. Alat Kontrasepsi



Sutra



8. Produk Kimia Farma



Fituno



1. Milk dan nutrition



Hepasol



2. Hair care



Sunsilk



3. skin care



Detol



4. baby and child care



Caladine



5. topikal



Geliga



1. Pencernaan



Mikrolac



2. Penurun demam/kompres



Bye-bye fiber



3. Masker



Skrinner



39



1.3.2



Daerah Obat Dalam A B



C D



F



H



E



G



40







Keterangan : Bagian A.



B



Keterangan Tempat



Contoh Obat



1. obat mata



Cendo xitrol



2. obat teliga



Otopain



3. gudang obat BPJS



Glimepiride



1. Lemari es utuk obat dalam



Pamol supp



suhu dingin C



D



E



1. salep



Sagestam



2. antibiotik



Cefila



3. Vitamin Obat



Berry vision



4. Gudang nebula



Combivent



5. Gudang salep



Zoter



6. narkotika dan psikotropika



Neurodial/



1. Obat generik



Ciprofloxacin



2. Hormon



Diane



3. Pencernaan



Damaben



4. Jamur



Fungasol



5. Kolesterol



Kolestat



6. Alkes



Spuit



7. Obat baru



Mesol



8. Hipertensi



Tensinop



9. Prekursor



Rhinos SR



10. Diabetes



Glucopec



11. Jantung



Lasix



1. Etalase



Vega blend



41



F



2. Pareto



5. Mefinal 500



3. Alergi



6. Carbidu



4. Analgesik



7. Wiros



G



1. Meja konsultasi



H



1. Meja kasir



42



1.4



Struktur Organisasi 1.4.1 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek Unit Bisnis Mataram MANAGER BISNIS



MANAGER APOTEK



MANAGER APOTEK



MANAGER APOTEK



PELAYANAN



PELAYANAN



PELAYANAN



APOTEK



APOTEK



APOTEK



134



234



660



Gambar 2. Struktur Organisasi Pt. Kimia Farma Apotek Unit Bisnis Mataram



TU / ADM



43



1.4.2 Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 234 Selaparang



Apoteker Pengelola Apotek Fitri Arwati,S.Farm.,Apt



Kasir



Asisten Apoteker



Hayatun nufus



1. Baiq. Fathiyah., Amd. Farm 2. Apriliani.,Amd.Farm 3. Dimas Ageng Kusuma Wardana.,Amd.Farm



SPG



SPG



Gambar 3. Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 234 Selaparang



44



1.5



Tugas dan Tanggung jawab Masing-Masing Bagian Apotek 1.5.1 Apoteker Pengelola Apotek ( APA ) Tugas dan Kewajiban : a. Memimpin seluruh kegiatan di apotek. b. Berkewajiban serta bertanggung jawab penuh untuk mengelola apotek meliputi : bidang pelayanan kefarmasian, bidang administrasi dan keuangan, bidang ketenaga kerjaan atau personalia bidang lainnya yang berkaitan dengan tugas dan fungsi apotek. Tanggungjawab dan Wewenang : Memimpin dan mengelola penuh seluruh kegiatan apotek sesuai dengan tugas dan fungsi apotek serta semua perundang-undangan yang berlaku secara professional berdasar kode etik profesi. 1.5.2 TTK ( Tenaga Teknis Kefarmasian )/AA Tugas dan Kewajiban : Mengerjakan sesuai dengan profesinya sebagai Asisten Apoteker, yaitu: a. Dalam pelayanan obat bebas dan resep ( mulai dari menerima pasien sampai menyerahkan obat ). b. Mencatat dan



membuat laporan keluar masuknya



obat Narkotika,



obat



Psikotropika, obat KB, obat Bebas, obat Bebas Terbatas dan obat Keras. c. Menyusun resep – resep menurut nomor urut dan tanggal lalu disimpan. d. Memberi harga resep, penghitungan dosis obat dan pembuatan etiket. e. Mengisi buku defecta dan order barang f. Mengecek harga obat dan dispensing



45



g. Bertanggung jawab atas kelengkapan obat yang tersedia di apotek. 1.5.3 Kasir Tugas dan Kewajiban 1. Mencatat penerimaan, pengeluaran uang yang harus dilengkapi kwitansi, nota dan tanda setoran yang sudah diparaf oleh APA. 2. Menyetor uang ke unit BM. 3. Membuat laporan harian yang mencakup penjualan dan pembelian harian. 1.6



Sistem Pengelolaan 1.6.1



Waktu buka Setiap hari dari jam 07.00 Wita – 22.00 Wita,



1.6.2



Shift Terbagi menjadi 2 shift ( shift pagi : 07.00 – 15.00 Wita, shift siang : 15.00 Wita – 22.00 Wita)



1.7



Sistem pengelolaan perbekalan farmasi di Apotek 1.7.1 Perencanaan Perencanaan di apotek kimia farma 234 Selaparang berdasarkan kebutuhan apotek 1.Alur pengadaan dan pemesanan barang a. Melakukan perencanaan, yaitu dengan melakukan pengecekan barang yang kosong dan dari buku penolakan kemuadian membuat buku defecta barang. b. Di lakukan permintaan barang dari apotek menggunakan BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek). BPBA terdiri dari 4 jenis diantaranya : BPBA Reguler, BPBA Askes, BPBA HV, dan BPBA Prekursor.



46



c. Untuk pemesanan obat psikotropika dan narkotika dilakukan dengan perlakuan khusus serta SP ditulis tangan. Apoteker membuat SP : u/ narkotik  1 SP, 1 item obat 1 macam PBF u/ psikotropik  1 SP, beberapa item obat 1 macam PBF 1.7.2



Penerimaan Barang Alur penerimaan barang di apotek Kimia Farma 234 Selaparang sebagai berikut : a. Pihak distributor akan mengantarkan langsung barang yang dipesan ke apotek Kimia Farma 234 Selaparang dengan membawa barang sesuai pesanan dan faktur. b. Petugas apotek melakukan pemeriksaan kesesuaiaan barang datang dengan faktur. Seperti, nama obat, dosis obat, jumlah item, tanggal kadaluarsa dan bentuk sediaan.



1.7.3 Penyimpanan Barang 1. Barang / obat yang sudah di periksa disimpan pada rak obat berdasarkan farmakologi, bentuk sediaan, alfabetis, FEFO dan FIFO kemudian di catat pada kartu stok. 2. Untuk obat-obat yang bersifat termolabil (obat yang memerlukan suhu khusus) disimpan di lemari pendingin (kulkas) seperti : suppositoria, serum, insulin. 3. Untuk obat-obat psikotropika dan narkotika disimpan pada lemari khusus. 4. Dan untuk barang-barang/obat-obat HV di tempatkan diswalayan. Diswalayan obat / barang disimpan berdasarkan kategori seperti : personal care, kosmetik, baby care dll.



47



1.7.4 Pendistribusian ( Penjualan ) Distribusi barang/obat di apotek ke pasien yaitu dengan beberapa cara diantaranya : a. Menggunakan resep Resep terbagi menjadi dua yaitu resep tunai (pembayaran langsung) dan resep kredit (berdasarkan perjanjian kerjasama dua belah pihak, Contoh resep kredit : BPJS, NEWMONT, COCACOLA, YKKBI, BI, PLN, TRAKINDO). Jika barang yang diminta tidak ada atau kosong, dilakukan upaya permintaan ke gudang/ antar outlet dan jika tidak ada di gudang atau outlet diupayakan ke apotek luar jaringan kimia farma dalam keadaan yang bersifat mendesak/ emergency b. Distribusi tanpa resep (UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri)/swamedikasi) Obat-obat yang diberikan pada pasien UPDS yaitu seperti obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek (OWA). c. HV Barang-barang yang diletakkan pada rak swalayan sehingga konsumen dapat memilih sendiri barang yang diinginkan.



1.7.5 Pengarsipan Pengarsipan resep, BPBA, dan faktur Apotek Kimia Farma dilakukan dengan dua metode yaitu dengan metode komputerisasi dan secara manual. Tujuannya yaitu untuk memudahkan dalam pencarian dan cross cek data.



48



1.7.6. Pelaporan Apotek Laporan Apotek antara lain : a. Laporan psikotropika dan narkotika ke dinas kesehatan b. Laporan praktik profesi c. Laporan omset, pembelian da penerimaan barang 1.8



Perpajakan Untuk perpajakan di Kimia Farma ada 5 macam diantaranya : 1. BPH pasal 21 : pajak atas hasil karyawan yang dibayarkan setiap bulan paling lambat tanggal 10 masa berikutnya, dan dilaporkan pada tanggal 20 masa berikutnya. 2. BPH Final 4 ayat 2 : tentang pajak atas sewa tanah dan bangunan. Seperti apotek kimia farma 134, kimia farma selaparang, kimia farma ampenan, panjtilar, gajah mada. Pada saat pembayaran sewa ke pajak terdapat potongan sebanyak 10%. 3. PPN : menyiapkan data pajak pengeluaran dan pemasukkan, disetor dan dilaporkan oleh kantor pusat dijakarta. 4. Samsat pajak kendaraan bermotor 5. Pajak papan reklame.



49



BAB IV PEMBAHASAN



Menurut Peraturan Menteri No.1332/Menkes/SK/X/2002, yang menyatakan bahwa apotek adalah salah satu tempat tertentu, tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi dan perbekalan farmasi kepada masyarakat. Apotek Kimia Farma 234 Selaparang yang beralamatkan di Jalan Selaparang No. 53 Mataram ini merupakan salah satu cabang PT. Kimia Farma Apotek yang ada di Mataram. Apotek ini merupakan salah satu apotek dengan sistem jaringan. Personalia apotek terdiri dari 6 orang, yaitu 1 orang Apoteker Pengelola Apotek ( APA ), 3 orang tenaga teknis kefarmasian ( TTK ), dan 1 orang tenaga umum dan 4 orang (SPG). Apotek kimia farma 234 Selaparang buka setiap hari dari jam 07.00 wita s/d 22.00 wita. Dimana dibagai menjadi dua shift, antaranya shift pagi (jam 07:00-15:00) dan shift siang (jam 15:00-22:00). Di apotek ini terdapat dua dokter praktek yaitu dokter umum dan dokter gigi, yang masih aktif sampai sekarang. Karena apotek kimia farma 234 Selaparang merupakan apotek jaringan, maka sistem pengeloaan perbekalan farmasi di apotek ini sedikit berbeda dari apotek mandiri. Adapun sistem pengelolaan apotek 234 Selaparang mulai dari perencanaan sampai pencatatan dan pelaporannya adalah sebagai berikut : Tahap pertama yaitu perencanaan. Apotek Kimia Farma 234 Selaparang melakukan perencanaan berdasarkan kebutuhan apotek. Perencanaan dilakukan oleh Koordinator Teknis/kortek ( TTK ) setiap 2 minggu sekali. Tahap kedua dari sistem pengelolaan perbekalan farmasi yaitu pengadaan dan pemesanan. Apotek ini melakukan pengadaan setiap 2 minggu sekali ke distributor dengan



49



50



membuat Surat Pesanan (SP). Tetapi terkadang apotek dapat meminta langsung ke gudang BM dan outlet lain tanpa membuat BPBA terlebih dahulu, kemudian bagian gudang dan petugas dari outlet lain tersebut membuat droppingan barangnya ke apotek Kimia Farma 234 selaparang. Hal ini dikarenakan barang tidak tersedia atau stok habis pada saat ada pembelian barang oleh pasien. Pada tahap inilah terlihat salah satu letak perbedaan apotek jaringan dengan apotek mandiri, dikarenakan apotek mandiri tidak dapat melakukan dropingan ke outlet lain. Untuk obat-obat Narkotika dan Psikotropika pemesanannya dilakukan dengan penganagan khusus. Obat Narkotika atau Psikotropika yang dipesan akan langsung diterima oleh Apotek, dan ditandatangani oleh APA. Tahap selanjutnya adalah melakukan penerimaan. Pada tahap ini, apotek menerima barang dari distributor. Hal-hal yang dilakukan pada tahap ini meliputi : pengecekan nama barang, dosis obat, memeriksa masa Expired Date barang ( minimal 2 tahun ), memeriksa fisik barang apakah masih bagus atau tidak. Setelah diterima selanjutnya dilakukan penyimpanan. Barang-barang yang sudah diterima disimpan berdasarkan jenis barangnya, misalkan untuk obat bebas/obat luar/obat OTC diletakkan dibagian luar dengan sistem swalayan, contohnya obat-obat bebas, bebas terbatas, alat kesehatan, kosmetik, dll. Sedangkan untuk obat-obat keras disimpan di dalam, dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan efek farmakologis serta disusun secara alfabetis dengan sistem FEFO dan FIFO , untuk perbekalan farmasi yang memiliki kestabilan dalam suhu rendah (termolabil) disimpan dalam lemari pendingin ( kulkas ) misalnya Suppositoria, Insulin, Vaksin, dll.



51



Tahap selanjutnya yaitu distribusi. Pendistribusian perbekalan farmasi di apotek dilakukan dengan penjualan, penerimaan resep, UPDS dan HV. HV melayani penjualan obat bebas, obat herbal, dan kosmetik dengan sistem swalayan, sedangkan untuk UPDS dan pelayanan resep dilayani langsung oleh apteker. Pelayanan resep dilayani dalam 2 bentuk yaitu dengan resep tunai dan resep kredit. Resep kredit ini berasal dari pasien-pasien kerjasama perusahaan yaitu : PT. Newmont, Bank Indonesia, Trakindo, BPJS, YKKBI, PLN, dan Coca Cola. Selanjutnya pihak BM nanti akan mengklaim resep-resep kredit tersebut. Berikut ini adalah alur pelayanan resep : 1. Resep umum Untuk resep umum ( pembayaran tunai ), alur pelayannya adalah sebagai berikut :Pasien membawa resep  petugas apotek melakukan skrining resep dan memeriksa apakah obat yang diminta tersedia atau tidak  jika tersedia  obat dihargai konfirmasi ke pasien  jika harga deal  obat langsung disiapkan dan diberi etiket  cross cek kemudian penyerahan obat dan KIE. 2. Resep kredit Alur pelayanan resep kredit sebagai beriku : Pasien datang membawa Resep  petugas memeriksa kelengkapan pasien ( kartu askes, buku kronis, hasil pemeriksaan laboratorium untuk pengambilan obat kolesterol )  menulis no kartu askes untuk memudahkan dalam proses pengentrian di komputer  petugas memeriksa apakah obat yang diminta termasuk dalam DPHO atau tidak  jika masuk DPHO  obat disiapkan dan diberi etiket  meminta tanda tangan pasien dan nomor telpon kemudian penyerahan obat dan pemberiaan KIE.



52



Pelayanan untuk resep kredit, apotek memberikan untuk pengobatan satu bulan. Kemudian untuk DPHO yang tidak tersedia di tuliskan pada bon obat, dimana jika obat sudah tersedia pasien akan di hubungi oleh TTK. Resep-resep yang sudah dilayani disimpan terpisah antara resep tunai dengan resep kredit. Resep kredit disimpan ditempat tersendiri untuk nantinya akan dilaporkan ke bagian utang dagang Unit Bisnis Manajer untuk dilakukan pengklaiman kepada perusahannya. Sedangkan untuk resep tunai diarsip, disusun berdasarkan tanggal. Untuk hasil penjualan obat dengan resep tunai ini akan dilaporkan ke BM melalui email dengan sistem komputer. Dan penyetoran hasil penjualan dilakukan 1 kali sehari, yaitu pada pagi hari. Tahap yang terakhir yaitu pencatatan dan pelaporan. Pencatatan yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma 234 Selaparang adalah sebagai berikut : Buku defecta untuk barangbarang yang habis/kosong, biasanya dilakukan setiap hari sebagai acuan dalam membuat SP. Buku penolakan resep ini untuk mencatat barang-barang apa saja yang dibutuhkan oleh pasien tetapi tidak terlayani oleh apotek. Buku permintaan barang antar outlet ini dicatat setiap melakukan permintaan barang ke outlet-outlet lainnya, seperti Apotek KF 134, Apotek KF 660. dll. Setiap barang yang masuk dicatat dikartu stok, untuk kontrol fisik dan komputer.



53



BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan a.



Apotek Kimia Farma 234 Selaparang merupakan Apotek milik BUMN dimana sistem pengelolaan perbekalan farmasinya menggunakan sistem jaringan.



b.



Sistem administrasi Apotek Kimia Farma dilakukan dengan menggunakan sistem informasi menajemen melalui sistem komputer dan manual sehingga dapat menghindari kesalahan pencatatan dan memudahkan pengecekan ulang.



c.



Apotek melakukan pemesanan barang langsung ke distributor dan BM, kecuali untuk obat Psikotropika, Narkotik dan Prekursor melalui penangan khusus.



d.



Apotek KF 234 Selaparang melayanin HV, UPDS, Resep tunai dan kredit



5.2. Saran 1. Untuk memperhatikan pemberian informasi obat lebih ditingkatkan agar pasien mendapatkan informasi obat yang jelas.



53



54



DAFTAR PUSTAKA



Anonim, 1978, Peraturan Menkes RI No. 28/MENKES/1978 tentang Cara Penyimpanan Narkotika dan Psikotropika, Departemen Kesehatan RI, Jakarta Anonim, 1990, Keputusan Menkes RI No. 347/ MENKES/ SK/ VII/ 1990 tentang Obat Wajib Apotek, Departeman Kesehatan RI, Jakarta. Anonim, 2002, Ketentuan dan tata cara Pemberian Izin Apotek. Anonim, 2003, Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, No. 679/MENKES/SK/X/2003, tentang Izin Kerja Asisten Apoteker, Jakarta: Menkes RI. Anonim, 2003, Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, No. 1332/MENKES/ SK/X/2002, tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Jakarta : Menkes RI. Hadiwidjojo, Suryadi. 1992. Pengelolaan Apotek. Bandung : Ikatan Sarjana Farmasi.