Laporan Pertanggungjawaban Wisuda Oktober [PDF]

Citation preview

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN WISUDA OKTOBER ITB 2021



HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2021



DAFTAR ISI



DAFTAR ISI...................................................................................................................... 1 A. Penanggung Jawab....................................................................................................... 2 B. Tujuan ......................................................................................................................... 2 C. Deskripsi Kegiatan....................................................................................................... 2 D. Parameter Keberhasilan dan Ketercapaiannya............................................................... 5 E. Waktu dan Tempat Pelaksanaan ................................................................................... 9 F.



Anggaran Biaya......................................................................................................... 10



G. Struktur Kepanitiaan dan Pelaksanaan ........................................................................ 13 H. Cerita Panitia Wisuda ................................................................................................ 52 I.



Evaluasi dan Saran..................................................................................................... 77



1



A.



Penanggung Jawab Penanggung jawab acara Wisuda Oktober HMS ITB 2021 yaitu Dewan Kaderisasi serta Departemen Kekeluargaan dan Apresiasi Badan Pengurus HMS ITB periode 2021/2022.



B.



Tujuan 1.



Wisuda Oktober HMS ITB 2021 memberikan sarana apresiasi terbaik dan setara kepada Bos-Bis Wisudawan Oktober HMS ITB.



2.



Wisuda Oktober HMS ITB 2021 mewadahi berkembangnya rasa kekeluargaan antar anggota HMS ITB melalui proses interaksi sosial.



3.



Wisuda Oktober HMS ITB 2021 mendorong semangat berkontribusi dan belajar bagi seluruh HMS 2019 dan HMS 2020.



C.



Deskripsi Kegiatan 1.



Wisnight (Main Event) Wisnight adalah suatu acara seremonial yang terdiri dari beberapa rangkaian acara yang dilaksanakan pada malam wisuda yang berfungsi sebagai sarana apresiasi terbaik dan wadah pembinaan rasa kekeluargaan antar anggota HMS ITB. Rangkaian acara Wisnight meliputi refleksi wisudawan, sesi interaksi sosial, video performance dari angkatan 2018-2020, dan games.



2.



Wisday (Main Event) Wisday adalah suatu acara seremonial puncak yang terdiri dari beberapa rangkaian acara yang dilaksanakan pada hari wisuda yang berfungsi sebagai sarana apresiasi terbaik sebagai momen terakhir bagi Bos-Bis wisudawan sebelum pemberhentian keanggotaan dan juga sebagai wadah pembinaan rasa kekeluargaan antar anggota HMS ITB. Rangkaian acara Wisday meliputi acara swasta, penyampaian pesan terakhir wisudawan, penonhiman, barikade, games.



3.



Pre-event Pre-event adalah suatu rangkaian kegiatan yang mengawali Wisuda Oktober HMS ITB 2021. Kegiatan ini bertujuan untuk membangun suasana Wisuda Oktober HMS ITB 2021. Bentuk kegiatan yang dimaksud dapat berupa pembuatan konten video bersama Bos-Bis wisudawan, podcast, carpool karaoke, dll.



2



4.



NgobsKuy! NgobsKuy adalah sebuah acara interaksi sebelum wisuda antara bos-bis wisudawan dan panitia pelaksana Wisuda Oktober HMS ITB. Acara ini difokuskan untuk menjadi wadah berbagi cerita mengenai kehidupan perkuliahan dari Bos-Bis wisudawan kepada panwis (HMS 2019 dan HMS 2020) dan dalam rangka mempererat tali kekeluargaan.



5.



Pensuasanaan Pensuasanaan merupakan rangkaian upaya membangun suasana Wisuda Oktober HMS ITB 2021 sekaligus mengapresiasi Bos-Bis Wisudawan. Perwujudan dari upaya yang dimaksud terdiri atas twibbon profile picture LINE, filter Instagram, dan kuis melalui Instagram.



6.



Souvenir Wisokto Souvenir Wisokto merupakan suatu apresiasi berupa pengadaan barang kenangkenangan dalam bentuk fisik yang dapat diterima oleh Bos-Bis wisudawan.



7.



Hampers Hampers merupakan sarana apresiasi personal dalam bentuk berbagai macam barang yang dijual oleh Panitia Wisuda dan dapat dibeli oleh massa HMS ITB untuk diberikan kepada Bos-Bis wisudawan.



8.



Graduation Book Graduation Book merupakan salah satu bentuk apresiasi dalam bentuk tulisan dan/atau gambar yang disajikan dalam buku dan diberikan kepada Bos-Bis Wisudawan untuk mengenang memori-memori selama di HMS ITB.



9.



YxGKuy! YxGKuy! merupakan suatu kegiatan yang mengajak HMS 2020 untuk berkontribusi di dalam Wisuda Oktober HMS ITB 2021. Pada kegiatan tersebut, HMS 2020 akan menerima seluruh informasi perihal bidang dan divisi yang tersedia, arahan, serta manfaat untuk berkontribusi di kepanitiaan Wisuda Oktober HMS 2021.



3



10. Open Recruitment Open Recruitment merupakan suatu wadah bagi HMS 2019 dan HMS 2020 untuk memilih dan mendaftar menjadi panitia Wisuda Oktober HMS ITB 2021 sesuai dengan bidang dan divisi yang diminati. Untuk mencapai keterlibatan yang maksimal, akan dilakukan pengupayaan agar seluruh massa dapat terlibat seperti menghubungi secara personal. 11. SemangKuy! SemangKuy! merupakan suatu upaya untuk meningkatkan semangat dan kinerja dengan mengapresiasi Panitia Wisuda Oktober HMS ITB 2021. Upaya yang dimaksud berupa pemberian ucapan semangat melalui gambar meme dengan wajah para staff masing-masing sebanyak 4 kali di awal, tengah, menjelang Ujian Tengah Semester, dan akhir. Selain itu, akan ada pengusahaan pemberian apresiasi dan semangat di sepanjang keberjalanan kegiatan oleh masing-masing kepala divisi. 12. Kuy in Touch! Kuy in Touch! merupakan suatu upaya untuk mengoptimalisasi kinerja Panitia Wisuda Oktober HMS ITB 2021. Upaya yang dimaksud seperti memperhatikan usaha dan pencapaian panitia selama keberjalanan acara, menanyakan kabar dan/atau kendala setiap individunya, dan mengingatkan akan kejaran yang tertinggal atau yang harus dicapai.



4



D.



Parameter Keberhasilan dan Ketercapaiannya I.



Bidang Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) a.



Terlaksananya teknis Open Recruitment panitia Wisuda



Capaian ✔



Oktober HMS ITB 2021 b.



Terpenuhinya kebutuhan staff dari setiap bidang dan divisi



✔



Wisuda Oktober HMS ITB 2021 (terdapat 102 artemis dan 152 Kopimik yang menjadi staff Wisuda Oktober HMS ITB 2021) c.



Terlaksananya kegiatan ‘Kuy In Touch!’ yang ditandai dengan



✔



dihubunginya staff yang kinerjanya terhambat d.



Terlaksananya kegiatan ‘SemangKuy!’ yang ditandai dengan



✔



terkirimnya foto/video apresiasi dan semangat sebanyak 3 kali ke masing-masing grup divisi. e.



Tersampaikannya setiap saran dan kritik dari staff kepada



✔



Ketua Wisuda Oktober HMS ITB 2021 (diterima melalui Google Form berisi feedback panitia dan diisi oleh 14 orang responden)



II.



Sekretaris Jendral a.



Adanya timeline rangkaian acara Wisuda Oktober HMS ITB



Capaian ✔



2021. b.



Kegiatan berjalan sesuai rencana dan tidak melebihi RAB yang



✔



telah dirancang. c.



Koordinasi pemasukan dan pengeluaran dana dari divisi dana



✔



usaha, produksi, dan sekretaris bendahara berjalan dengan lancar. III. Sekretaris Bendahara a.



Menyusun handout untuk sosialisasi rancangan Wisuda



Capaian ✔



Oktober HMS ITB 2021 b.



Membuat RAB dengan berkoordinasi dengan semua divisi



✔



c.



Mengatur cash flow dan berkoordinasi dengan bidang dan



✔



divisi terkait pemasukan dan pengeluaran dana



5



d.



Mendata kehadiran massa HMS ITB dalam rangkaian kegiatan



80%



Wisuda Oktober HMS ITB 2021 (Keterangan: 5 Acara yang dilakukan yaitu MEMOAR, Wisnight, Wisday, Forum Wisuda 1, dan Forum Wisuda 2, hanya Forum Wisuda 1 yang tidak terdapat absensi) e.



Menyusun proposal kegiatan untuk pengajuan peminjaman



✔



dana f.



Mengurus segala persuratan dan MoU yang dibutuhkan



✔



g.



Memastikan adanya notula pada setiap kegiatan rapat



✔



h.



Melakukan pengarsipan dokumen dan bukti pengeluaran dana



✔



i.



Menyusun laporan pertanggungjawaban



✔



IV. Divisi Dana Usaha a.



Capaian



Merancang dan menyusun segala bentuk kegiatan untuk



✔



pengusahaan dana Wisuda Oktober HMS ITB 2021 b.



Mengusahakan tercapainya kebutuhan dana sesuai RAB untuk



✔



keberjalanan acara Wisuda Oktober HMS ITB 2021 c.



Mengoordinasi terkait pemasukan dan pengeluaran dana



✔



dengan sekretaris bendahara V.



Divisi Produksi a.



Capaian



Mengurus dan memastikan perihal produksi dan pengiriman



✔



hampers, souvenir, dan kebutuhan produksi lainnya b.



Mengoordinasi



pemenuhan



kebutuhan



produksi



dan



✔



pengiriman barang dengan divisi lainnya



VI. Bidang Liaison Officer (LO) a.



Menjadi penghubung informasi antara Bos-Bis wisudawan



Capaian ✔



dengan panitia Wisuda Oktober HMS ITB 2021 b.



Menjadi penghubung informasi antara Bos-Bis wisudawan



✔



dengan administrasi ITB



6



c.



Menjadi penghubung informasi antara Bos-Bis wisudawan



✔



dengan panitia Perayaan Wisuda Oktober ITB 2021 (panitia wisuda pusat) d.



Memastikan terpenuhinya kebutuhan Bos-Bis wisudawan



✔



terkait rangkaian acara Wisuda Oktober HMS ITB 2021 e.



Memastikan



terpenuhinya



kebutuhan terkait



Bos-Bis



✔



wisudawan untuk kepentingan acara Wisuda Oktober HMS ITB 2021



VII. Bidang Acara a.



Mengoordinasi divisi main event, divisi pre-event, dan divisi



Capaian ✔



graduation book b.



Memastikan keberjalanan rangkaian acara pre-event, main



✔



event, dan graduation book sesuai rencana c.



Memastikan terpenuhinya kebutuhan teknis acara



VIII. Divisi Pre-Event a.



Membuat konsep untuk rangkaian acara pre-event Wisuda



✔ Capaian ✔



Oktober HMS ITB 2021 b.



Mempersiapkan dan mengeksekusi acara pre-event Wisuda



95,238%



Oktober HMS ITB 2021 sesuai konsep yang sudah direncanakan (Keterangan: Terdapat 7 pensuasanaan, 4 challenge, 4 quiz, dan 6 konten video yang telah direncanakan. Namun, 1 konten video yaitu Cretivkuy | 100 Wisudawan Nyanyi Mars HMS batal dilaksanakan karena tidak mencapai target minimum participant) c.



Mengoordinasi dengan LO terkait jadwal wisudawan untuk



✔



mengeksekusi acara pre-event yang melibatkan Bos-Bis wisudawan d.



Mengoordinasi pengerjaan konten dengan bidang media dan



✔



kreatif terkait keperluan editing, publikasi, dan grafis



7



IX. Divisi Main-Event a.



Membuat konsep untuk rangkaian acara main event Wisuda



Capaian ✔



Oktober HMS ITB 2021 b.



Membuat rundown dan teknis lapangan acara main event yang



✔



terstruktur dan terperinci c.



Mempersiapkan dan mengeksekusi acara main event Wisuda



✔



Oktober HMS ITB 2021 sesuai konsep yang sudah direncanakan X.



Divisi Graduation Book a.



Merencanakan konsep untuk graduation book secara



Capaian ✔



terstruktur dan terperinci b.



Mengumpulkan dan membuat konten graduation book sesuai



✔



konsep yang sudah direncanakan c.



Mengoordinasi pengerjaan graduation book dengan bidang



✔



media dan kreatif terkait keperluan publikasi dan grafis



XI. Bidang Media dan Kreatif a.



Mengoordinasi divisi videografi, publikasi dan dokumentasi,



Capaian ✔



serta desain grafis b.



Memastikan tercapainya kejaran divisi videografi, publikasi



✔



dan dokumentasi, serta desain grafis c.



Mengoordinasi terkait perumusan konten pensuasanaan dan



✔



apresiasi dengan kepala divisi videografi, publikasi dan dokumentasi, serta desain grafis d.



Berkoordinasi dengan dana usaha terkait desain hampers dan



✔



souvenir XII. Divisi Videografi a.



Memastikan terpenuhinya setiap kebutuhan terkait konten



Capaian ✔



video setiap bidang dan divisi untuk melancarkan jalannya kegiatan Wisuda Oktober HMS ITB 2021 XIII. Divisi Desain Grafis



Capaian



8



a.



Memastikan terpenuhinya setiap kebutuhan terkait visualisasi



✔



grafis setiap bidang dan divisi untuk melancarkan jalannya kegiatan Wisuda Oktober HMS ITB 2021 b.



Mendesain barang dan kebutuhan yang akan diproduksi



XIV. Divisi Publikasi dan Dokumentasi a.



Mendokumentasikan seluruh rangkaian kegiatan Wisuda



✔ Capaian ✔



Oktober HMS ITB 2021 b.



Merancang dan memastikan berjalannya jadwal publikasi



✔



terkait informasi dan pensuasanaan setiap rangkaian kegiatan Wisuda Oktober HMS ITB 2021 c.



Melakukan produksi konten dalam bentuk foto sesuai dengan



✔



yang dibutuhkan divisi lain d.



Menyunting dan mempublikasikan hasil dokumentasi seluruh



✔



rangkaian kegiatan Wisuda Oktober HMS ITB 2021



E.



Waktu dan Tempat Pelaksanaan 1. NgobsKuy! (MEMOAR) Tempat Pelaksanaan: Zoom Meeting Waktu Pelaksanaan: Sabtu, 16 Oktober 2021 pukul 19.00 – 21.41 WIB 2. Wisnight Tempat Pelaksanaan: Zoom Meeting Waktu Pelaksanaan: Jumat, 22 Oktober 2021 pukul 19.00 – 23.03 WIB 3. Wisday Tempat Pelaksanaan: Zoom Meeting Waktu Pelaksanaan: Minggu, 24 Oktober 2021 pukul 12.30 – 16.00 WIB



9



F.



Anggaran Biaya Pada awalnya, terdapat dua rancangan anggaran biaya pengeluaran, yakni RAB Offline dan RAB Online. Adapun pada RAB Offline, diasumsikan akan terjadi sebuah skenario berupa dilakukannya kegiatan offline wisudawan sedangkan pada RAB Online, hal tersebut tidak diperhitungkan. Namun, pada akhirnya peminjaman dana ke bendahara umum HMS ITB ialah mengacu terhadap RAB Offline. Dengan demikian, total peminjaman dana untuk rangkaian kegiatan Wisuda Oktober HMS ITB 2021 adalah Rp5.615.000,00 (Lima juta enam ratus lima belas rupiah). Berikut terlampir pula anggaran biaya aktual untuk keperluan Wisuda Oktober HMS ITB 2021. Segala nilai-nilai yang tercantum pada anggaran biaya aktual merupakan hasil penjumlahan total pengeluaran aktual untuk seluruh kebutuhan yang sebelumnya telah dinyatakan pada rancangan anggaran biaya. Adapun rincian cash flow pada kegiatan Wisuda Oktober HMS ITB 2021 dapat dilihat pada tautan berikut: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WkeGaZ1oFtrPptVfCPvW-GFNBLypALQq3cjhmQihY4/edit#gid=39897846 Per 1 Desember 2022, Pemasukan total (termasuk pinjaman dana dari BP HMS ITB): Rp19.348,316,00 Pengeluaran total: Rp11.516.132,00 Balance (dana yang dikembalikan ke BP HMS ITB): Rp7.832.184,00* Peminjaman dana dari BP HMS ITB: Rp5.615.000,00 *Catatan: Nilai saldo eksisting melebihi dana pinjaman tersisa ditambah dengan hasil keuntungan dana usaha akibat nilai surplus yang diperoleh melalui perbedaan harga merchandise dan ongkir barang perkiraan dan aktual serta sumbangan dari wisudawan.



10



Tabel 1 RAB Offline BIDANG/DIVISI



NAMA NAMA BARANG KEGIATAN Hadiah Challenge Saldo Gopay Saldo Gopay Hadiah Kuis Saldo Gopay Saldo Gopay Hadiah Kelas



Pre event



NgobsKuy



Kegiatan offline wisudawan



Wisnight Main event Wisday



Kebutuhan Merch, Hampers, dan Souvenir



Subsidi ongkir



RANCANGAN ANGGARAN BIAYA BIDANG ACARA (Offline ) JUMLAH



SATUAN



HARGA SATUAN



PJ



KETERANGAN



1 1 1 1



Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi



RP RP RP RP



50.000 80.000 60.000 40.000



RP RP RP RP



50.000 80.000 60.000 40.000



Azka Azka Azka Azka



Saldo Gopay



3



Transaksi



RP



100.000



RP



300.000



Azka



Doorprize Zoom 500 partisipan Snack



1



Buah



RP



50.000 RP



50.000



Azka



1 pemenang Juara 1 Juara 2 Juara 3 Hadiah untuk tiga kelas teraktif. Uang akan ditransfer ke koorlas untuk dibagi pada kelas terkait pemakaiannya. Diundi



1



hari



RP



55.000 RP



55.000



Azka



80



Paket



RP



10.000



RP



800.000



Spanduk



1



Buah



RP



100.000



RP



100.000



1



hari



RP



55.000 RP



55.000



Rio



-



2 1



Transaksi Transaksi



RP RP



50.000 RP 50.000 RP



100.000 50.000



Rio Rio



Hadiah berupa saldo gopay Hadiah berupa saldo gopay



1



hari



RP



55.000 RP



55.000



Rio



Zoom 500 partisipan Hadiah Games Doorprize Zoom 500 partisipan Hadiah Games



TOTAL



TOTAL



Rp1.535.000



Meet the graduates (offline ) dengan asumsi 80 wisudawan yang hadir (acara ini masih tentatif menimbang jumlah wisudawan yang konfirmasi dapat ikut ke acara offline masih dibawah 40%)



Azka



Rio



Rp310.000



1



Transaksi



RP



50.000 RP



50.000



Packing



246



Buah



Rp



5.000 Rp



1.230.000



Agnes



Hadiah berupa saldo gopay Plastik dengan harga termurah Rp3000,00 dan Kardus dengan harga termurah Rp10.000,00 menimbang cukup banyak barang yang sifatnya fragile sehingga diambil nilai yaitu Rp5000,00



bubble wrap Greeting Card



1 100



gulung Lembar



Rp Rp



40.000 Rp 1.000 Rp



40.000 100.000



Agnes Agnes



Souvenirs + hampers



100



Rp



15.000 Rp



1.500.000



Agnes



Di dalam pulau jawa Rp20.000 dan di luar Pulau Jawa asumsi Pulau Kalimantan Rp40.000 (Dengan asumsi 80% wisudawan asal Pulau Jawa dan 20% wisudawan asal luar Pulau Jawa) (Pengiriman Souvenir&Hampers akan dilakukan bersamaan) Rp



Produksi



Ongkir vendor



1



-



Rp



600.000 Rp



600.000



Agnes



Asumsi biaya pengiriman setiap vendor Rp.20.000, dengan total vendor 14, maka dihasilkan 14 x 20.000=280.000 asumsi biaya pengiriman untuk packing sebesar Rp. 20.000 Sehingga total : 280.000+20.000=300.000



Dana Tak Terduga



-



1



-



Rp



200.000 Rp



200.000



Agnes



Perlengkapan Packing



Solatip, lakban, gunting



Kebutuhan tak terduga seiring produksi serta konsumsi panitia ketika packing merch, hampers, dan suvenir.



1



-



Rp



100.000 Rp



100.000



Agnes



Ongkir Produksi



TOTAL PER DIVISI



Rp5.615.000



3.770.000



Tabel 2 RAB Online RANCANGAN ANGGARAN BIAYA WISUDA OKTOBER 2021 (Online ) BIDANG/DIVISI NAMA KEGIATAN Hadiah Challenge Hadiah Kuis Pre event Hadiah Kelas NgobsKuy Wisnight Main event Wisday



Kebutuhan Merch, Hampers, dan Souvenir



Subsidi ongkir



NAMA BARANG



JUMLAH



SATUAN



HARGA SATUAN



PJ



KETERANGAN



Saldo Gopay Saldo Gopay Saldo Gopay Saldo Gopay



1 1 1 1



Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi



RP RP RP RP



50.000 80.000 60.000 40.000



RP RP RP RP



50.000 80.000 60.000 40.000



Azka Azka Azka Azka



Saldo Gopay



3



Transaksi



RP



100.000



RP



300.000



Azka



Doorprize Zoom 500 partisipan Zoom 500 partisipan Hadiah Games Doorprize Zoom 500 Partisipan Hadiah Games



1 1 1 2 1 1 1



Buah hari hari Transaksi Transaksi hari Transaksi



RP RP RP RP RP RP RP



50.000 55.000 55.000 50.000 50.000 55.000 50.000



RP RP RP RP RP RP RP



50.000 55.000 55.000 100.000 50.000 55.000 50.000



Azka Azka Rio Rio Rio Rio Rio



1 pemenang Juara 1 Juara 2 Juara 3 Hadiah untuk tiga kelas teraktif untuks setiap angkatan. Uang ditf ke koorlas untuk dibagi pada kelas terkait pemakaiannya. Diundi



Packing



246



Buah



Rp



5.000 Rp



1.230.000



Agnes



Bubble Wrap Greeting Card



1 100



gulung Lembar



Rp Rp



40.000 Rp 1.000 Rp



40.000 100.000



Agnes Agnes



Souvenirs + hampers



100



Rp



TOTAL



15.000 Rp



1.500.000



Agnes



Produksi



Ongkir Produksi



Ongkir Vendor



1



-



Rp



600.000 Rp



600.000



Agnes



Dana Tak Terduga



-



1



-



Rp



200.000 Rp



200.000



Agnes



Perlengkapan Packing



Solatip, Lakban, Gunting



1



-



Rp



100.000 Rp



100.000



Agnes



Hadiah berupa saldo gopay Hadiah berupa saldo gopay



TOTAL PER DIVISI



TOTAL



Rp635.000



Rp310.000



Hadiah berupa saldo gopay Plastik dengan harga termurah Rp3000,00 dan Kardus dengan harga termurah Rp10.000,00 menimbang cukup banyak barang yang sifatnya fragile sehingga diambil nilai yaitu Rp5000,00



Di dalam pulau jawa Rp20.000 dan di luar Pulau Jawa asumsi Pulau Kalimantan Rp40.000 (Dengan asumsi 80% wisudawan asal Pulau Jawa dan 20% wisudawan asal luar Pulau Jawa) (Pengiriman Souvenir&Hampers akan dilakukan bersamaan) Rp Asumsi biaya pengiriman setiap vendor dari Jakarta Rp.11.000/Kg dan menggunakan pendekatan jumlah pembelian realistis untuk merch, hampers, dan souvenir sehingga didapat total pengiriman menjadi Rp545.000,00 aproksimasi biaya kebutuhan packing untuk proses pengiriman dari ventor sebesar Rp. 55.000 Sehingga total : 545.000+55.000=600.000 Kebutuhan tak terduga seiring produksi serta konsumsi panitia ketika packing merch, hampers, dan suvenir.



Rp4.715.000



3.770.000



11



Tabel 3 Anggaran Biaya Aktual ANGGARAN BIAYA AKTUAL WISUDA OKTOBER HMS ITB 2021 BIDANG/DIVISI NAMA KEGIATAN Hadiah Challenge Hadiah Kuis



Pre Event



Hadiah Kelas NgobsKuy Kegiatan Offline



Wisnight Main Event Wisday



Kebutuhan Merch, Hampers, dan Souvenir



Produksi



NAMA BARANG



JUMLAH



SATUAN



HARGA SATUAN



TOTAL



PJ



KETERANGAN



Saldo Gopay Saldo Gopay Saldo Gopay Saldo Gopay



1 1 1 1



Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi



Rp25.000 Rp60.000 Rp55.000 Rp50.000



Rp25.000 Rp60.000 Rp55.000 Rp50.000



Azka Azka Azka Azka



Saldo Gopay



3



Transaksi



Rp100.000



Rp300.000



Azka



Doorprize Zoom 500 partisipan Snack



3 1 0



Buah hari Paket



Rp25.000 Rp23.900 Rp10.000



Rp75.000 Rp23.900 Rp0



Fathur Azka Azka



1 pemenang Juara 1 Juara 2 Juara 3 Hadiah untuk tiga kelas teraktif untuks setiap angkatan. Uang ditf ke koorlas untuk dibagi pada kelas terkait pemakaiannya. Diundi Dibatalkan



Spanduk



1



Buah



Rp60.020



Rp60.020



Azka



Acara offline berupa kegiatan berfoto di ITB



Zoom 500 partisipan Hadiah Games Doorprize Zoom 500 Partisipan Hadiah Games Doorprize



1 0 2 1 0 2



hari Transaksi Transaksi hari Transaksi Transaksi



Rp23.900 Rp0 Rp50.000 Rp35.000 Rp0 Rp50.000



Fathur Rio Rio Fathur Rio Rio



Dibatalkan Hadiah berupa saldo gopay Dibatalkan Hadiah berupa saldo gopay



Kardus



119



Buah



Rp23.900 Rp50.000 Rp25.000 Rp35.000 Rp50.000 Rp25.000 Rentang Rp2.000 Rp5.000 Rp36.900 Rentang Rp19.700 Rp39.500 Rp300 Bervariasi berdasarkan lokasi penerima Bervariasi berdasarkan lokasi vendor



Rp375.200



Agnes



Harga kardus bervariasi dependen terhadap ukuran kardus yang digunakan



Plastik



1



Paket



Bubble Wrap



4



gulung



Greeting Card



126



Lembar



Subsidi ongkir



Souvenir



24



-



Ongkir Produksi



Ongkir Vendor



1



-



Dana Tak Terduga*



-



1



-



Perlengkapan Packing



Solatip, Lakban, Gunting



1



-



Rp36.900



Agnes



-



Rp125.500



Agnes



Terdapat 4 kali pembelian bubble wrap dari vendor yang berbeda



Rp37.000



Agnes



Dibulatkan ke 37,000 dan ongkir gratis



Rp398.000



Agnes



Kegiatan subsidi ongkir hanya diberikan untuk pembelian souvenir wisuda



Rp119.700



Agnes



-



Rp592.046



Rp592.046



Agnes



Kebutuhan tak terduga ialah berupa dana yang diperuntukkan konsumsi panitia ketika packing merch, hampers, dan souvenir serta penggantian barang yang pecah oleh panitia



Rp52.900



Rp52.900



Agnes



-



TOTAL PER DIVISI



TOTAL



Rp648.920



Rp158.900



Rp2.545.066



Rp1.737.246



12



G.



Struktur Kepanitiaan dan Pelaksanaan



Gambar G.1 Struktur Panitia Wisuda



1.



Bidang Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) – Viona Azhara Putri Mihardja (15019050) Progress: a.



Melaksanakan Open Recruitment Artemis serta pengusahaan lebih lanjut (melalui PC) bersama dengan ketua, sekretaris jenderal, dan ketua bidang/divisi terkait.



b.



Melakukan rapat staffing bersama dengan ketua, kesekjenan, dan seluruh ketua bidang/divisi Perayaan Wisuda Oktober HMS ITB 2021



c.



Melaksanakan sosialisasi mengenai bidang dan divisi Perayaan Wisuda Oktober HMS ITB 2021 kepada Kopimik 2020 melalui “Y x G Kuy!” dilanjutkan dengan Open Recruitment Staff Kopimik.



d.



Menyusun timeline kegiatan MSDM yang disesuaikan dengan timeline kegiatan dari bidang/divisi lainnya.



e.



Melaksanakan rapat bidang 1, 2, 3, dan 4.



f.



Melakukan pembagian tugas staff MSDM di bidang/divisi Perayaan Wisuda Oktober HMS ITB 2021.



g.



Menentukan teknis pengisian lembar progress dan kehadiran rapat bidang/divisi bersama dengan staff MSDM, kemudian mengoordinasikannya kepada seluruh ketua bidang/divisi terkait.



h.



Menghadiri setiap rapat bidang/divisi yang diadakan oleh bidang/divisi masing-masing bidang/divisi MSDM bertugas. Apabila staff MSDM 13



berhalangan hadir, staff MSDM berkoordinasi dengan ketua bidang/divisi terkait guna menanyakan lembar progress. i.



Membuat desain dan caption Semangkuy! 1, 2, dan 3 kemudian mengirimkannya melalui group Line bidang/divisi terkait.



j.



Berkoordinasi dengan kepala bidang/divisi mengenai kinerja staff. Menghubungi staff bidang/divisi yang memiliki kinerja kurang baik dan membutuhkan pendekatan personal.



k.



Menampung dan menyampaikan saran yang diberikan untuk menjadi pembelajaran bersama ketua Perayaan Wisuda Oktober HMS ITB 2021.



2.



Sektretaris Jendral – Nicholas Emanuel (15019157) Progress: a.



Menyusun dokumen perancangan untuk forum sosialisasi I.



b.



Membuat lini masa rangkaian kegiatan (termasuk kejaran setiap bidang/divisi) Wisuda Oktober HMS ITB 2021. (Dapat diakses pada link berikut, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PIP8NVkyUryYXfwUlZkMXdtf2i SUQYun7J-jXn8ixGY/edit?usp=sharing)



c.



Melaksanakan kumpul akbar dan divisi untuk penyambutan panitia dan pemaparan kejaran setiap divisi.



d.



Fiksasi RAB dengan setiap bidang/divisi kepanitiaan wisuda Oktober HMS ITB 2021.



e.



Berkoordinasi dengan Sekretaris Bendahara dalam penyusunan dokumen penting yang diperlukan selama keberjalanan Wisuda Oktober HMS ITB 2021 (proposal peminjaman dana, MoU Vendor).



f.



Fiksasi jenis barang serta metode pengiriman merchandise dan hampers Wisuda Oktober HMS ITB 2021 bersama divisi Dana Usaha dan Produksi.



g.



Mengadakan rapat koordinasi mingguan untuk bidang/divisi.



h.



Mengkoordinasikan divisi Dana Usaha dan Produksi terkaait pre-order hampers dan merchandise.



i.



Berkoordinasi dengan Sekretaris Jendral BP HMS ITB 2021/2022 terkait jadwal kumpul akbar, NgobsKuy!,Wisnight, dan Wisday Wisuda Oktober HMS ITB 2021. 14



j.



Mengadakan pertemuan dengan wisudawan untuk pemaparan rangkaian acara puncak Wisuda Oktober HMS ITB 2021.



k.



Memantau dan memastikan lini masa (timeline) dan kejaran setiap bidang/divisi berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.



l.



Memantau dan memastikan pengeluaran dan pemasukkan dana dari setiap bidang/divisi sesuai dengan rencana RAB yang telah ditetapkan dari awal.



3.



Sekretaris Bendahara – Alexander Julio (15019132) & Firman Alvansius (15019055) Progress: a.



Menyusun dokumen perancangan untuk forum sosialisasi I.



b.



Membuat notulensi rapat mingguan panitia dan melakukan absensi kehadiran panitia rapat.



c.



Membuat notulensi forum wisuda 1 & 2 serta melakukan absensi pada wisudawan/massa yang hadir pada forum.



d.



Berkoordinasi dengan Sekretaris Jendral dalam penyusunan dokumendokumen penting yang diperlukan selama keberjalanan Wisuda Oktober HMS ITB 2021 (proposal peminjaman dana, MoU Vendor).



e.



Menyusun dan merancang Laporan Pertanggungjawaban Wisuda Oktober HMS ITB 2021



f.



Merancang Rancangan Anggaran Biaya (RAB) untuk kondisi online/offline



g.



Berkordinasi dengan berbagai divisi dalam mendata cashflow pemasukan atau pengeluaran selama Wisuda Oktober HMS ITB berlangsung.



h.



Berkoordinasi dengan Liaison Officer dalam mendata wisudawan yang telah membayar uang kas.



4.



Divisi Dana Usaha – Hani Nur Hanifah (15019056) Progress: a.



Hampers • Menentukan barang dan harga jual hampers yang terdiri dari boneka, selempang, mug, tumblr, artificial flower single, artificial flower bucket, dan bantal. • Berkoordinasi dengan divisi grafis dalam pembuatan poster design hampers. 15



• Melakukan penjualan hampers kepada massa HMS ITB melalui google form. • Berkoordinasi dengan divisi publikasi dan dokumentasi dan Liaison Officer terkait publikasi. • Melakukan konfirmasi dan rekapitulasi pemesanan hampers. • Berkoordinasi dengan divisi produksi mengenai pengadaan barang dan pengiriman hampers. b.



Merchandise • Menentukan barang dan harga jual merchandise yang terdiri dari kaos, acrylic planner, notebook, gantungan kunci, dan sticker. • Berkoordinasi dengan divisi grafis dalam pembuatan poster dan design merchandise. • Melakukan penjualan merchandise kepada massa HMS ITB melalui google form. • Berkoordinasi dengan divisi publikasi dan dokumentasi dan Liaison Officer terkait publikasi. • Melakukan konfirmasi dan rekapitulasi pemesanan merchandise. • Berkoordinasi dengan divisi produksi mengenai pengadaan barang dan pengiriman merchandise.



c.



Souvenir • Menentukan barang souvenir yang terdiri dari kaos, acrylic stand, dan headband. • Berkoordinasi dengan divisi grafis dalam pembuatan poster dan design souvenir. • Melakukan pemesanan souvenir kepada Wisudawan Oktober HMS ITB melalui google form. • Berkoordinasi dengan Liaison Officer terkait publikasi. • Melakukan konfirmasi dan rekapitulasi pemesanan souvenir. • Berkoordinasi dengan divisi produksi mengenai pengadaan barang dan pengiriman souvenir.



16



5.



Divisi Produksi – Agnes Christina Suradji (15019067) Progress: a.



Hampers • Vendor yang digunakan sudah pasti (boneka, selempang, mug, tumblr, bantal kecil, artificial flower bouquet, dan artificial flower single). • Rekap data pemesanan dari DANUS sudah ada tanggal 7 Oktober 2021. • Rekap hal-hal yang harus diberikan kepada vendor sudah ada pada rentang tanggal 8 Oktober sampai 13 Oktober 2021. • Pemesanan item Hampers dilakukan pada rentang 8 Oktober sampai 13 Oktober 2021. • Plot waktu produksi 10 hari untuk produksi setiap barang. • Setiap barang sudah selesai diproduksi dan sudah dikirimkan kepada penerima. • Pemesanan ulang untuk barang hampers yang rusak (Mug) sebanyak 4 buah pada tanggal 1 November 2021 dan dikirimkan pada tanggal 6 November 2021.



b.



Merchandise • Vendor yang digunakan sudah pasti (kaos, sticker, notebook, gantungan kunci, dan acrylic planner). • Rekap data pemesanan dari DANUS sudah ada tanggal 30 Oktober 2021. • Rekap hal-hal yang harus diberikan kepada vendor sudah ada pada rentang tanggal 1 November sampai 8 November 2021. • Pemesanan item Merchandise dilakukan pada 8 November sampai 10 November 2021. • Plot waktu produksi 10 hari untuk produksi setiap barang. • Setiap barang sudah selesai diproduksi dan sudah dikirimkan kepada penerima.



c.



Souvenir • Vendor yang digunakan sudah pasti (sticker, baju, slayer, dan acrylic stand). • Rekap data pemesanan dari DANUS sudah ada tanggal 15 Oktober 2021. • Rekap hal-hal yang harus diberikan kepada vendor sudah ada pada rentang tanggal 17 Oktober sampai 19 Oktober 2021.



17



• Pemesanan item Souvenir dilakukan pada rentang 17 Oktober sampai 19 Oktober 2021. • Plot waktu produksi 10 hari untuk produksi setiap barang. • Setiap barang sudah selesai diproduksi dan sudah dikirimkan kepada penerima. 6.



Bidang Liaison Officer – Angela Putri Patricia (15019081) & Salsabila Chaira (15019047) Progress: a.



Mendata Wisudawan Oktober 2021, yakni sebanyak 118 wisudawan/i yang masing-masing memiliki LO dari angkatan Artemis dan angkatan Kopimik.



b.



Menyebarkan informasi kepada wisudawan melalui group Line Wisudawan Oktober 2021 dan personal chat melalui LO masing-masing terkait pengumuman/informasi dari Panitia Pusat, Tata Usaha, dan Bidang/Divisi lain.



c.



Berkoordinasi dengan Panitia Pusat, Tata Usaha, Bidang/Divisi lain terkait kebutuhan yang berhubungan dengan wisudawan.



d.



Koordinasi dengan Panitia Pusat • Menyebarkan form untuk pendataan pusat. • Menyebarkan informasi terkait acara yang diadakan oleh Panitia Pusat.



e.



Kordinasi dengan Tata Usaha • Menyampaikan informasi dari Tata Usaha kepada Wisudawan Oktober. Untuk file



dari Tata



Usaha dapat diakses pada link



berikut:



https://drive.google.com/drive/folders/10fZhoKfrkaaqjGcNxTBaCAuviLAaDIq?usp=sharing • Membantu mencetak hardcopy Tugas Akhir dan membantu juga pengiriman ke ITB. • Menyalurkan pertanyaan dari wisudawan yang ditanyakan kepada Tata Usaha. • Memberikan informasi hari wisuda dari prodi, seperti Syukuran Wisuda, Wisuda Fakultas, dan Wisuda Prodi.



18



f.



Koordinasi dengan Bidang/Divisi lain • Pre-Event o Menyebarkan form pendataan Pre-Event kepada Wisudawan. o Menanyakan ketersediaan wisudawan untuk mengikuti acara dari PreEvent, yaitu Creativkuy Asinkron (Arti “HMS” menurut Wisudawan). o Menanyakan dan menginput funfact dari teman-teman wisudawan. Funfact ini di publish di Instagram Story dan Graduation Book. • Main-Event o Mengumpulkan video ucapan wisudawan dari teman-teman wisudawan, baik untuk perseorangan maupun secara umum, yang ditampilkan pada acara Wisnight. o Melakukan pendataan untuk menanyakan ketersediaan Wisudawan mengikuti Refleksi. • Graduation Book o Mengumpulkan autobiografi wisudawan. Pengumpulan dilakukan dengan berbagai cara, ada yang mewawancara wisudawan, melalui personal chat, dan ada yang wisudawannya membuat sendiri. o Menanyakan tips lulus dari masing-masing wisudawan. o Mengumpulkan foto wisudawan bersama teman-teman, foto kelas, dan foto berjahim wisudawan. o Menanyakan wisudawan terkait achievements dan kontribusinya di HMS ITB. o Menyebarkan link Canva mengenai Kesan Pesan Kepada Wisudawan dan Momen Berkesan Wisudawan Selama Berkuliah. • Dana Usaha o Menyebarkan informasi terkait merch, souvenir, dan hampers. o Melakukan polling souvenir untuk tulisan belakang kaos di group Wisudawan Oktober 2021. o Melakukan polling headband untuk Wisudawan yang ingin/tidak ingin membeli headband.



19



• Produksi o Menanyakan



alamat



wisudawan



untuk



pengiriman



merch/souvenir/hampers. o Melakukan pendataan untuk wisudawan yang memiliki request khusus pada pengiriman. • Media dan Kreatif o Melakukan pendataan untuk calon wisudawan yang sudah sidang untuk dibuatkan posternya di Grup Besar HMS ITB. o Melakukan pendataan username Instagram Wisudawan untuk di tag di Instagram Story Wisuda HMS ITB. • Lain-lain o Menginformasikan wisudawan terkait pembayaran iuran kas HMS ITB. o Menanyakan wisudawan terkait tips and tricks Sidang Tugas Akhir, Perjalanan Tugas Akhir, atau Pengalaman Tugas Akhir sebagai request dari BP Departemen Kesejahteraan. o Menginformasikan terkait timeline acara-acara yang ada kepada wisudawan. 7.



Bidang Acara – Muhammad Fathur Rozaq (15019100) Progress: a.



Melaksanakan rapat bidang untuk brainstorming konsep, alur, dan kebutuhan untuk keseluruhan rangkaian acara.



b.



Merencanakan dan membuat alur berdasarkan tema besar yang sudah ditentukan bersama dengan masing-masing divisi.



c.



Rapat internal secara berkala dengan masing-masing divisi untuk mematangkan konsep acara secara detail oleh masing-masing divisi.



d.



Menyusun timeline kegiatan terkhusus yang dibawahi oleh bidang acara.



e.



Melaksanakan rapat bidang rutin mingguan untuk melihat dan mengevaluasi progress mingguan dari masing masing divisi.



f.



Berkordinasi bersama bidang dan divisi lain untuk memenuhi kebutuhan acara yang berkaitan dengan divisi dan bidang lain.



g.



Menjembatani komunikasi dari masing-masing divisi pada bidang acara dengan divisi dan bidang lain. 20



h.



Berkomunikasi secara berkala dengan masing-masing ketua divisi untuk memastikan acara berlangsung sesuai timeline yang sudah dirancang.



i.



Berkoordinasi secara aktif dengan ketua pelaksana untuk menampung aspirasi dari wisudawan.



j.



Berkomunikasi secara aktif dengan ketua divisi terkait kendala yang dihadapi dan berkoordinasi untuk mencari jalan keluar



8.



Divisi Pre-Event – Azka Syarifa Amani (15019085) Progress: a.



Pensuasanaan • Membuat dan mengeksekusi pensuasanaan, quiz, dan challenge serta menyusun timeline publikasinya • Berkoordinasi dengan divisi Grafis untuk kebutuhan quiz, pensuasanaan, dan challenge. • Berkoordinasi dengan bidang Liaison Officer untuk kebutuhan fun fact dan foto masa kecil wisudawan • Berkoordinasi dengan



divisi



Publikasi



dan



Dokumentasi dalam



mempublikasi quiz, pensuasanaan, dan challenge • Pensuasanaan, quiz, dan challenge dilaksanakan melalui platform Instagram @wisudahmsitb • Menghitung nilai quiz dan keaktifan kelas serta mengumumkannya melalui IG Story b.



Video Konten • Menyusun dan mengeksekusi pembuatan video konten serta Menyusun timeline publikasinya • Membuat video penjelasan dan draft yang berisi deskripsi singkat, tanggal perekaman, tanggal publikasi, SOP, dan TOR dari konten video interkuy, bad romance challenge, tanya twitter, tanya wisudawan, dan wisudawan untold story, dan telah disebarkan kepada Bos/Bis Wisudawan melalui bidang Liaison Officer • Berkoordinasi dengan divisi Grafis untuk kebutuhan virtual background konten video (interkuy, bad romance challenge, tanya twitter) dan Feeds IG



21



• Berkoordinasi dengan



divisi



Publikasi



dan



Dokumentasi dalam



mempublikasi video interkuy, bad romance challenge, tanya twitter, tanya wisudawan, dan wisudawan untold story melalui platform Instagram @wisudahmsitb • Berkoordinasi dengan divisi Videografi dalam melakukan sesi perekaman dan penyuntingan video • Berkoordinasi dengan bidang Liaison Officer dalam perekaman video asinkron dan pendataan kesiapan wisudawan untuk berpartisipasi dalam kegiatan Pre-Event serta jadwal rekaman Bos/Bis wisudawan melalui google form • Mengontak Bos/Bis wisudawan untuk menentukan jadwal rekaman • Melakukan perekaman video konten pada 29 September 2021-6 Oktober 2021 c.



MEMOAR (16 Oktober 2021) • Mengonsep acara MEMOAR yang mencakup gambaran umum acara dan kebutuhan acara. • Menentukan detail mata acara MEMOAR termasuk detail acara sharing session di breakout room • Menentukan pengisi acara yang mencakup MC, Operator, Penanggung Jawab breakout room, dan timekeeper telah ditentukan • Berkoordinasi dengan divisi Grafis untuk kebutuhan virtual background dan PPT MEMOAR • Berkoordinasi dengan divisi Videografi untuk kebutuhan teaser wisday dan wisnight yang ditampilkan saat MEMOAR • Berkoordinasi dengan divisi Publikasi dan Dokumentasi dalam penyebaran Form RSVP ke grup angkatan panitia wisokto yaitu HMS 2019 dan 2020 . • Berkoordinasi dengan bidang Liaison Officer untuk membagikan form RSVP kepada wisudawan. • Pemenang doorprize telah diumumkan dan telah dihubungi untuk diberikan hadiah



22



9.



Divisi Main-Event – Jadnirio Ferrel (15019064) Progress: a.



Wisnight • Video Ucapan o Konsep video ucapan telah dirancang



o Perwakilan setiap kelas, teman wisudawan, BP, BPA, dan BPO telah dihubungi o Konten video ucapan sudah terkumpul o Kumpulan Video Ucapan telah diedit oleh Divisi Videografi • Perform Angkatan o Ketentuan video perform setiap angkatan telah dikonsep o Perwakilan setiap angkatan telah dihubungi. o Video angkatan 17, 18, dan 19 telah terkumpul. • Games o PJ Games telah ditentukan o Games yang akan dihadirkan telah difiksasi o Teknis dan SOP Games telah dibuat o MC Games telah dihubungi • Refleksi o Ketentuan dan teknis refleksi telah dibuat o Pendataan nama – nama wisudawan yang bersedia melakukan refleksi o Urutan wisudawan yang akan berbicara saat refleksi telah dikonfirmasi kembali ke wisudawan • Doorprize o Roulette untuk pengundian nama yang akan mendapatkan doorprize telah ditentukan o Nominal yang akan dijadikan doorprize telah ditentukan o Nominal yang akan dijadikan doorprize telah ditentukan o Broadcast – an dan Form RSVP Wisnight telah dibuat o Broadcast – an dan Form RSVP Wisnight telah disebar



23



• Lain – lain o Rundown acara telah dibuat o MC, Operator, timekeeper telah ditentukan o Briefing MC dan Gladi Bersih telah dilakukan o Video hasil editing divisi videografi telah di cek dan direvisi



o Eksekusi Wisnight telah dilakukan b.



Wisday • Barikade o Konsep Video Barikade telah dirancang o Formasi dan penentuan peran dalam rekaman Roblox telah ditentukan o Konten video barikade telah terkumpul (rekaman bagian pembuka video, rekaman Roblox, dan rekaman suara orasi) o Video barikade telah selesai diedit oleh divisi videografi • Games o PJ Games telah ditentukan o Games yang akan dihadirkan telah difiksasi o Teknis dan SOP Games telah dibuat o MC Games telah dihubungi • Penonhiman o Konsep video barikade sudah dirancang o Ketua himpunan telah dihubungi untuk mempersiapkan orasi o Konten video penonhiman (foto, video, dan audio untuk voice over) telah dikumpulkan o Sekretaris umum telah dihubungi untuk membuat Surat Keputusan. • Swasta o Dua orang MC yang akan menjadi MC Swasta telah ditentukan o Kebutuhan acara swasta seperti materi games telah dibuat o Doorprize o Roulette untuk pengundian nama yang akan mendapatkan doorprize telah ditentukan o Nominal yang akan dijadikan doorprize telah ditentukan o Nominal yang akan dijadikan doorprize telah ditentukan o Broadcast – an dan Form RSVP Wisday telah dibuat 24



o Broadcast – an dan Form RSVP Wisday telah disebar • Lain – lain o Rundown acara telah dibuat o MC, Operator, timekeeper telah ditentukan o Briefing MC dan Gladi Bersih telah dilakukan



o Video hasil editing divisi videografi telah di cek dan direvisi o Eksekusi Wisday telah dilakukan



10.



Divisi Graduation Book – Amirah Saleh Aldjaidi (15019057) Progress: a.



Konten • Menentukan konsep dan konten yang akan dibawakan pada Graduation Book secara detail. • Mengumpulkan dan menyusun kata sambutan dari ketua HMS ITB dan ketua Wisuda Oktober 2021 untuk keperluan Graduation Book. • Mengumpulkan dan menyusun konten achievement selama berkuliah di ITB untuk 118 wisudawan. • Berkoordinasi dengan divisi pre-event untuk mengumpulkan dan menyusun konten fun fact setiap wisudawan. • Membuat Canva sebagai platform untuk wisudawan mengisi kesan pesan kepada teman-temannya untuk kemudian disusun pada Graduation Book. • Mengumpulkan dan menyusun foto-foto setiap wisudawan bersama temantemannya untuk dijadikan mini gallery dalam Graduation Book. • Mengumpulkan dan menyusun autobiografi setiap wisudawan yang berisi mengenai cerita singkat selama berkuliah di ITB. • Membuat Canva sebagai platform untuk wisudawan mengisi momen berkesan bersama teman-teman sekelasnya, dapat berupa teks maupun foto, untuk kemudian disusun pada Graduation Book. • Membuat puisi dan ucapan terakhir dari kuya-kuyi untuk melepas Bos-Bis Wisudawan. • Berkoordinasi dengan divisi main event untuk menampilkan barcode yang berisi video ucapan untuk wisudawan. • Mengumpulkan dan menyusun tips lulus dari setiap wisudawan. 25



b.



Grafis • Berkoordinasi dengan divisi grafis terkait desain dan template yang dibutuhkan untuk memasukkan konten ke dalam Graduation Book. • Berkoordinasi dengan divisi grafis terkait finishing pada Graduation Book berupa merge dan compress file.



c.



Publikasi • Publikasi Graduation Book dilakukan menggunakan platform ISSUU Wisuda HMS ITB 2021 pada tanggal 11 November 2021 dan 16 November 2021 (setelah revisi). • Link Graduation Book tidak di publish pada media sosial HMS ITB dikarenakan permintaan wisudawan yang menginginkan publikasi Graduation Book secara private. o Link ISSUU: bit.ly/GraduationBookWhistory2021 o Link download (google drive): bit.ly/GradbookWisoktoHMS2021 • Berkoordinasi dengan divisi publikasi untuk mempublikasikan tips lulus setiap wisudawan melalui Instagram wisudahmsitb.



11.



Bidang Media dan Kreatif – Jordan Immanuel (15019107) Progress: a.



Mengoordinasi divisi videografi, publikasi dan dokumentasi, serta desain grafis.



b.



Memastikan tercapainya kejaran divisi videografi, publikasi dan dokumentasi, serta desain grafis.



c.



Mengoordinasi terkait perumusan konten pensuasanaan dan apresiasi dengan kepala divisi videografi, publikasi dan dokumentasi, serta desain grafis.



d. 12.



Berkoordinasi dengan dana usaha terkait desain hampers dan souvenir.



Divisi Videografi – Aditya Revansyah Musa Marbun (15019129) Progress: a.



Pre-Event • Melakukan perancangan konsep video kebutuhan pre-event bersama panitia pre-event meliputi: (i) Video Promosi, (ii) Video YxG Kuy, (iii) Video InterKuy, (iv) Video CretivKuy | Bad Romance, (v) Video CretivKuy | Tanya



26



Twitter, (vi) Video CretivKuy Arti HMS Menurut Mereka, dan (vi) Video Wisudawan Untold Story. o Bersama Divisi Publikasi dan Dokumentasi melakukan publikasi video: Video CretivKuy | Bad Romance: https://www.instagram.com/p/CUzcw4kJ0JO/ o Video InterKuy: https://www.instagram.com/p/CVFPvijA_Ix/ o Video CretivKuy | Tanya Twitter: https://www.instagram.com/p/CVPBSMyAx-h/) o Video Arti HMS Menurut Mereka: (https://www.instagram.com/p/CVPzTn2AV-n/), o Video Wisudawan Untold Story:



(https://www.instagram.com/p/CVSXqSXJLHd/).



• Melakukan rekaman serta edit video dengan rentang waktu: Video Promosi tanggal 19-20 September 2021, Video YxG Kuy tanggal 22 – 26 September, Video InterKuy tanggal 28 September – 5 Oktober 2021, Video CretivKuy | Bad Romance tanggal 28 September – 7 Oktober 2021, Video CretivKuy | Tanya Twitter tanggal 7 – 17 Oktober 2021, Video CretivKuy | Arti HMS Menurut Mereka tanggal 7 – 18 Oktober 2021, Video Wisudawan Untold Story tanggal 17 – 22 Oktober 2021. b.



Main Event • Melakukan perancangan konsep video kebutuhan main-event bersama panitia main-event meliputi: (i) Video Teaser, (ii) Video Ucapan, (iii) Video Barikade, (iv) Video Penonhiman, (v) Video Storyline, dan (vi) Video Syukwis. • Bersama Divisi Publikasi dan Dokumentasi melakukan publikasi video: o Video Teaser Wisnight: https://www.instagram.com/p/CVUrh27pjxO/ o Video Teaser Wisday: https://www.instagram.com/p/CVXffvGJOfT/ • Melakukan produksi video dengan rentang waktu: Video Teaser tanggal 29 September – 3 Oktober 2021, Video Ucapan tanggal 17 – 22 Oktober 2021, Video Barikade tanggal 17 – 23 Oktober 2021, Video Penonhiman tanggal 27



17 – 23 Oktober 2021, Video Storyline tanggal 8 – 22 Oktober 2021, dan Video Syukwis tanggal 5 – 17 Oktober 2021. c.



Post Event • Melakukan perancangan video kebutuhan post event berupa Video Aftermovie. • Melakukan produksi Video Aftermovie



13.



Divisi Desain Grafis – Yasinta Nurul Larasati (15019138) Progress: a.



Umum • Ucapan Congratulations untuk wisudawan Penanggung Jawab: Jordan Selesai dikerjakan pada 27 September 2021



b.



Divisi MSDM • Booklet Wisuda Oktober HMS ITB 2021 untuk Kopimik Booklet



dapat



diakses



pada



link



berikut:



https://drive.google.com/file/d/1WAiBUYVaW9Nl2Zx1AURmn3E_lE7A1 x15/view?usp=sharing Penanggung Jawab: Rizki, Yasinta, Ilham, Levana, Besya, Febri Selesai dikerjakan pada 27 September 2021



28



• Poster Publikasi “YxG Kuy!” untuk Kopimik Penanggung Jawab: Levana Selesai dikerjakan pada 20 September 2021



• Poster “Semangat UTS” untuk Panitia Wisokto HMS ITB 2021 Penanggung Jawab: Kasil Selesai dikerjakan pada 08 Oktober 2021



29



• Foto Studio Setiap Divisi Panitia Wisokto HMS ITB 2021 Penanggung Jawab: Sukma, Faiz, Yasinta Selesai dikerjakan pada 07 November 2021



c.



Divisi Dana Usaha dan Divisi Produksi • Poster Hampers Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 23 September 2021



30



• Desain Merch o Notebook Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 25 September



o Stiker Penanggung Jawab: Yasinta, Rizki Selesai dikerjakan pada 25 September 2021



o Acrylic Planner



Penanggung Jawab: Levana Selesai dikerjakan pada 20 September 2021



31



o Gantungan Kunci Penanggung Jawab: Ilham Selesai dikerjakan pada 25 September 2021



o Kaos Penanggung Jawab: Besya Selesai dikerjakan pada 24 September 2021



• Desain Souvenir o Stiker Penanggung Jawab: Yasinta, Hafizh 32



Selesai dikerjakan pada 19 Oktober 2021



o Kaos Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 21 September 2021



• Poster Merch Penanggung Jawab: Levana Selesai dikerjakan pada 26 September 2021



33



d.



Divisi Pre-event • Pensuasanaan “Never Have I Ever” Penanggung Jawab: Ilham Selesai dikerjakan pada 22 September 2021



• Pensuasanaan “Quiz #1 How Well Do You Know Wisokto” Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 25 September 2021



34



• Pensuasanaan “This or That” Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 25 September 2021



• Pensuasanaan “Menfesstory” Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 22 Oktober 2021



35



• Pensuasanaan “Quiz #2 Guess Who #Wisudawan Childhood Edition” Penanggung Jawab: Yasinta, Besya, Levana Selesai dikerjakan pada 19 Oktober 2021



• Pensuasanaan “Bingo” Penanggung Jawab: Febri Selesai dikerjakan pada 30 September 2021



36



• Pensuasanaan “Funfact” Penanggung Jawab: Yasinta, Ilham, Sukma Selesai dikerjakan pada 21 Oktober 2021



• Pensuasanaan Twibbon Penanggung Jawab: Jordan Selesai dikerjakan pada 04 Oktober 2021



• Poster “MEMOAR” Penanggung Jawab: Faiz Selesai dikerjakan pada 02 Oktober 2021



37



• Pensuasanaan “Emoji My Life” Penanggung Jawab: Jocelin Selesai dikerjakan pada 06 Oktober 2021



• Pensuasanaan “Show Your Expression #GIF Challenge” Penanggung Jawab: Resti Selesai dikerjakan pada 16 Oktober 2021



• VBG “MEMOAR” Penanggung Jawab: Sukma Selesai dikerjakan pada 16 Oktober 2021



38



• Template PPT “MEMOAR” Penanggung Jawab: Besya, Febri Selesai dikerjakan pada 09 Oktober 2021



• Pensuasanaan “Capture The Story” Penanggung Jawab: Besya Selesai dikerjakan pada 21 Oktober 2021 Hasil



berbentuk video



dan



dapat diakses



pada



link



berikut:



https://drive.google.com/file/d/1AJ7OLVmTVWxktzOMlYgcdvKKXUBlx gXW/view?usp=sharing • Pensuasanaan “Tag Someone Who” Penanggung Jawab: Resti Selesai dikerjakan pada 19 Oktober 2021



39



• Pensuasanaan “Remember When” Penanggung Jawab: Jocelin Selesai dikerjakan pada 20 Oktober 2021



• Pensuasanaan “Maze” Penanggung Jawab: Kasil, Yasinta Selesai dikerjakan pada 22 Oktober 2021



40



• Poster Pemenang Quiz dan Kelas Terbaik Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 24 Oktober 2021



e.



Divisi Main Event • Poster H-1 Wisnight Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 20 Oktober 2021



41



• Poster Hari H Wisnight Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 20 Oktober 2021



• Template PPT Wisnight Penanggung Jawab: Febri Selesai dikerjakan pada 19 Oktober 2021



42



• Template PPT Wisday Penanggung Jawab: Besya Selesai dikerjakan pada 19 Oktober 2021



• VBG Wisnight Penanggung Jawab: Sukma Selesai dikerjakan pada 21 Oktober 2021



43



• Poster H-1 Wisday Penanggung Jawab: Faiz Selesai dikerjakan pada 22 Oktober 2021



• Poster Hari H Wisday Penanggung Jawab: Jordan Selesai dikerjakan pada 22 Oktober 2021



• VBG Wisday Penanggung Jawab: Sukma Selesai dikerjakan pada 23 Oktober 2021



44



• Spanduk Photobooth Penanggung Jawab: Jordan Selesai dikerjakan pada 17 Oktober 2021



f.



Divisi Graduation Book Penanggung Jawab: Yasinta, Levana, Besya, Ilham, Kinanti, Reagen, Hafizh, Jocelin, Resti, Kasil Selesai dikerjakan pada 21 Oktober 2021



45



g.



Feeds Instagram • Coming Soon Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 17 September 2021



• Title “Whistory” Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 24 September 2021



46



• Organogram Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 25 September 2021



• Teaser “Whistory” Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 05 Oktober 2021



• Bad Romance Challenge Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 05 Oktober 2021



47



• Interkuy! Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 05 Oktober 2021



• Tanya Twitter Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 19 Oktober 2021



• Tanya Wisudawan Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 19 Oktober 2021



• Wisudawan Untold Story Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 19 Oktober 2021



48



• Wisnight Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 21 Oktober 2021



• Wisday Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 23 Oktober 2021



49



• Congraduations Penanggung Jawab: Yasinta Selesai dikerjakan pada 10 November 2021



14.



Divisi Publikasi dan Dokumentasi – Zefanya Vinesa Ulima (15019076) Progress: a.



Melakukan penjadwalan publikasi untuk semua pensuasanaan dan kebutuhan publikasi.



b.



Melakukan pensuasanaan dan publikasi Coming Soon, Judul, dan Tagline mengenai Wisuda Oktober HMS ITB 2021 di Instagram.



c.



Melakukan pensuasanaan dan publikasi untuk kebutuhan dari divisi-divisi, sebagai berikut.



d.



Pre-Event • Melakukan pensuasanaan untuk kebutuhan pre-event meliputi di Group Keluarga Besar HMS dan Instagram: (i) Teaser Whistory (ii) Never Have I Ever (iii) Menfesstory (iv) How Well Do You Know Wisokto (v) This or That (vi) Guess Who #Wisudawan Childhood Edition (vii) Bingo (viii) Funfact Wisudawan (ix) Emoji My Life (x) CretivKuy | Bad Romance, Tanya Twitter, Tanya Wisudawan, Arti HMS Menurut Mereka, (xi) Show Your Story #GIF Challenge (xii) Capture The Story (xiii) Tag Someone Who (xiv) Wisudawan Untold Story (xv) Remember When (xvi) Maze



e.



Main Event • Melakukan pensuasanaan dan publikasi untuk kebutuhan main event meliputi di Group Keluarga Besar HMS dan Instagram: (i) Pengumpulan Video Ucapan dari Massa Untuk Wisudawan (ii) RSVP Wisnight dan 50



Wisday (iii) H-1 Wisnight (iv) Hari H Wisnight (v) Teaser Wisnight (vi) H1 Wisday (vii) Teaser Wisday (viii) Hari H Wisday f.



Post Event • Melakukan pensuasanaan dan publikasi kebutuhan post event berupa Video Aftermovie di Instagram dan Group Keluarga Besar HMS.



g.



MSDM • Melakukan pensuasanaan dan publikasi kebutuhan MSDM berupa pensuasanaan untuk acara YxGKuy kepada Kuya Kuyi Kopimik dan Artemis.



h.



Dana Usaha • Melakukan pensuasanaan dan publikasi kebutuhan Dana Usaha berupa pensuasanaan untuk PO Hampers dan Merch kepada massa dan PO Souvenir kepada wisudawan.



i.



Gradbook • Melakukan publikasi kepada massa untuk kebutuhan Gradbook yaitu Kesan Pesan dari Massa untuk Wisudawan di Group Keluarga Besar HMS. • Melakukan publikasi dan pensuasanaan tentang Tips Lulus dari Wisudawan di Instagram.



j.



Melakukan dokumentasi untuk acara YxGKuy.



k.



Melakukan dokumentasi untuk kebutuhan Pre-Event, yaitu Memoar.



l.



Melakukan dokumentasi untuk kebutuhan Main Event, yaitu Barikade HMS ITB x Roblox, Wisnight, dan Wisday.



51



H.



Cerita Panitia Wisuda 1.



Ketua – Gerald Eleandro Purnomo (15019150) Menjadi ketua sebuah acara tidak pernah terbayangkan oleh pikiranku sebelumnya, apalagi acara yang cukup besar seperti wisuda himpunan. Sejak awal menjadi anggota HMS ITB aku tidak pernah berambisi untuk menjadi “seseorang” di himpunan ini, aku hanya ingin berhimpun dan memberi kontribusi yang biasabiasa saja. Walau begitu ada satu hal yang tetap berusaha aku pegang yaitu komitmenku saat sebelum pelantikan tahun lalu. Akan selalu ada apabila HMS membutuhkan. Tibalah saatnya ketika angkatan kami harus mencari seorang ketua untuk kegiatan Wisuda Oktober. Saat itu aku hanya berpikir saja, “Bagaimana ya kalau aku jadi seorang kawis?”. Tanpa ada tindakan konkret untuk mewujudkan pemikiran tersebut. Aku merasa masih banyak orang lain dari Artemis yang lebih layak dan mau untuk memegang posisi penting tersebut. Setelah 2 minggu oprec ditutup, masih belum ada Artemis yang mengajukan diri. Aku berpikir kembali, apabila memang tidak ada yang mau untuk maju, apa yang menghentikanku? Di saat itu aku juga teringat komitmenku di HMS, bahwa akan selalu ada apabila HMS membutuhkan. Aku melihat bahwa saat ini juga HMS sedang membutuhkan, membutuhkan seorang ketua wisuda. Aku pun bertanya kepada Gilbert, memastikan bahwa memang belum ada Artemis yang mengajukan diri. Dan setelah dikonfirmasi, aku mulai memantapkan diri dengan bertanya ke teman-temanku. Salah satunya Yohana, kawis Juli kemaren. Setelah menimbang-nimbang, akhirnya aku memutuskan untuk maju. Setelah itu hari terasa begitu cepat, hingga di forum angkatan. Di sana aku menyampaikan mimpi-mimpiku dan apa yang ingin aku capai di Wisuda Oktober. Cukup menegangkan bagi orang yang sebelumnya belum pernah menjadi subjek utama sebuah forum. Banyak pertanyaan dan saran yang diberikan oleh temanteman Artemis, di sana aku merasa bahwa sebenarnya masih banyak yang peduli dengan acara wisuda ini dan banyak yang mau membantu. Aku merasa semakin mantap dengan pilihanku untuk maju menjadi kawis. Akhirnya Artemis menyetujui pencalonanku menjadi Ketua Wisuda Oktober HMS ITB 2021. Saat itu aku merasa lega sekaligus tegang, ini masih awal perjalananku sebagai seorang ketua wisuda. Berikutnya merupakan tahap yang lumayan menantang bagiku yaitu penyusunan dokumen perancangan. Singkat cerita, kami diharapkan menyelesaikan dokumen dalam waktu 1 minggu dan harus sudah diap untuk Forum Sosialisasi ke massa 52



HMS pada tanggal 7 September 2021. Lemas rasanya. Orang yang pengalamannya sangat kurang sepertiku diharapkan bisa menyelesaikan dokumen tersebut selama 1 minggu. Setelah itu aku mencoba menyusun timeline untuk penyusunan dokumennya. Aku merasa agar perencanaannya bisa ideal perlu ada inputan dari para calon wisudawan mengenai kegiatan wisuda ini. Timeline yang aku buat sangat-sangat padat dan terlalu optimis. Agak sulit untuk menerima inputan calon wisudawan yang cukup representatif dalam kurun waktu 1 minggu, apalagi saat itu masih banyak dari mereka yang dalam proses penyelesaian tugas akhir. Akhirnya setelah berdiskusi dengan tim penyusun dan beberapa pihak lain, kami memutuskan untuk meniadakan inputan tersebut di dalam dokumen perancangan. Akan tetapi saat itu kami berpikir untuk tetap menerima inputan selama keberjalanan kegiatan nantinya. Satu minggu pun berjalan. Pagi kelas, siang rapat, sore istirahat sebentar, malam lanjut rapat hingga tengah malam kami jalani. Forsos, seram. Aku sangat takut apa yang sudah kami susun bersama masih kurang baik dan perlu banyak pembenahan. Berbagai skenario terburuk terbayangkan di dalam benakku, bagaimana jika aku benar-benar dibantai dan harus meminta maaf kepada Artemis karena kurang bisa memenuhi tanggung jawabku. Rasa panikku terus muncul hingga saat forsos tiba. Tidak banyak calon wisudawan yang hadir pada saat itu karena kebanyakan masih fokus menyelesaikan tugas akhir mereka. Aku menyampaikan secara singkat hasil dokumen perancangan yang kami susun. Di sesi tanya jawab, cukup banyak pertanyaan yang disampaikan dan tanpa aku sangka, hampir seluruhnya dapat aku jawab dengan baik. Aku cukup lega karena pada forsos tersebut banyak saran yang tersampaikan untuk mendukung keberjalanan Wisokto nantinya. Selesai forsos, kepanitiaan wisuda pun sudah resmi. Kami berusaha melengkapi ring 1 dan 2 yang masih kurang dan pada saat itu. Walaupun agak sulit, kami berhasil mengumpulkan seluruhnya. Sebanyak 16 orang keren yang membantuku mewujudkan Wisokto ini. Kepanitiaan wisuda pun berjalan. Tidak dapat dikatakan sempurna, namun seluruh kegiatan dan permasalahan yang ada dapat kami jalankan dan atasi bersama-sama. Salah satu kesalahan yang menurutku cukup fatal selama pelaksanaan wisokto ini adalah kurang melibatkan para wisudawan dalam penyusunan kegiatannya. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa dokumen perancangan dibuat tanpa ada inputan dari calon wisudawan dan saat forum sosialisasi pun hanya sebagian kecil calon wisudawan saja yang datang. 53



Maka dari itu, beberapa divisi mendapatkan komplain dari para wisudawan mengenai kegiatan yang dibawakan. Ada yang kurang suka dengan kegiatannya, dan ada juga yang bahkan tidak tahu kegiatan yang akan ada itu apa saja. Di sini aku merasa aku sangat salah, acara wisuda adalah acara untuk para wisudawan. Tetapi justru keterlibatan mereka sangat minim di sini. Saran dan masukan dari wisudawan benar-benar kami usahakan untuk dilakukan, akan tetapi keterbatasan kami sangat besar terutama di waktu. Aku merasa tidak bisa memenuhi ekspektasi mereka tentang acara terakhir mereka di himpunan ini. Tetapi aku sadar bahwa ini merupakan pilihan yang aku ambil dan berusaha semaksimal mungkin untuk menebus kekurangmampuanku. Perjalanan selama kurang lebih 2 bulan terasa sangat lama. Hal ini merupakan hal yang baru bagiku dan pastinya aku mendapat sangat banyak pelajaran. Dihadapkan dengan berbagai permasalahan yang ada, aku berkesempatan mengenal diriku sendiri lebih jauh lagi. Walau ada banyak permasalahan, aku menganggap pengalaman ini adalah pengalaman yang sangat berharga bagiku. Bisa mengantarkan kelulusan 118 Bromo yang luar biasa. Dipercaya oleh satu angkatan untuk menjadi ketua wisuda merupakan suatu kehormatan yang besar dan aku cukup bangga dengan hasil yang aku dan teman-teman yang lain capai. Terima kasih sebesar-besarnya aku ucapkan untuk Artemis, BP, teman-teman kabid dan kadiv beserta staff masing-masing, bos wisudawan dan bis wisudawati, dan seluruh pihak yang terlibat dalam rangkaian kegiatan Wisuda Oktober HMS ITB 2021 atas seluruh pengalaman dan pembelajaran yang sangat luar biasa ini. Sedikit pesan untuk calon penerus berikutnya, HMS sangat terbuka bagi orangorang yang memiliki keinginan. Jangan ragu untuk berkontribusi lebih. Jangan takut untuk memulai karena langkah yang paling sulit diambil adalah langkah pertama. Yakinlah bahwa akan ada banyak orang yang bersedia membantu nantinya. Semangat!



54



2.



Bidang Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) – Viona Azhara Putri Mihardja (15019050) Menjadi ketua bidang MSDM di Wisuda Oktober HMS ITB 2021 ini menurut saya pengalaman yang cukup menarik. Terutama ketika saya memutuskan untuk menjalani amanah menjadi kabid MSDM saya juga sedang dipercaya untuk menjadi Sekretaris dan Bendahara 2 di Kaderisasi Pasif HMS ITB 2021. Memang tidak seluruh kegiatan dilakukan bersama, namun ketika awal menjadi ketua bidang MSDM saya harus membagi dua pekerjaan saya sangat membuat saya terlatih dalam time management. Saya memutuskan untuk menjadi Ketua Bidang MSDM di wisuda kali ini karena saya merasa ini merupakan kesempatan terakhir saya berkontribusi sebagai panitia wisuda, maka dari itu saya ingin memaksimalkan kesempatan tersebut. Pada dasarnya saya lebih menyukai hal-hal yang bersifat data dan perlu diolah dibandingkan dengan hal yang lebih membutuhkan kreativitas. Maka dari itu, saya memutuskan untuk menjadi Ketua MSDM Wisuda Oktober HMS ITB 2021. Pada kesempatan ini saya sangat merasa senang karena saya mengerjakan pekerjaan ini sesuai dengan kemampuan saya. Namun jangan salah, menjadi ketua bidang MSDM tidak semudah yang saya pikirkan, terutama wisuda Oktober ini merupakan kesempatan pertama Kopimik untuk berkontribusi di HMS sehingga saya harus memanfaatkan hal tersebut dan membuat mereka kenal apa yang harus mereka kerjakan dan bagaimana pola kerja di HMS. Tentu juga menjadikan pengalaman Kopimik menyenangkan. Hal yang bisa saya ambil dari amanah ini saya menjadi lebih melihat berbagai macam sifat orang dan mengetahui bagaimana kepanitiaan setiap divisi bekerja. Pada kesempatan ini juga saya mempelajari lebih banyak pengetahuan yang baru saya ketahui baik tentang digital dan sosial. Saya ingin mengucapkan terima kasih banyak kepada seluruh panitia Wisuda Oktober HMS ITB 2021 yang turut berkontribusi untuk HMS. Tidak lupa juga untuk ketua wisokto ini, Gerald, yang siap 24 jam saya ganggu untuk keberlangsungan wisokto dan untuk staff MSDM yang sudah turut membantu saya dalam menjalankan amanah ini. Tanpa kalian, saya tidak akan berjalan sendiri. Pesan terakhir dari saya teman-teman, tetap semangat untuk terus berkembang di kesempatan lain!



55



3.



Sektretaris Jendral – Nicholas Emanuel (15019157) Untuk memulai, mungkin ceritanya akan sangat biasa saja karena saya orang yang sangat monoton juga. Bagi saya, menjadi sekretaris jendral pada Wisuda Oktober HMS ITB 2021 menjadi pengalaman paling pertama saya untuk benarbenar sangat berpartisipasi dalam perancangan suatu acara di ITB. Untuk saya ini pengalaman yang sangat berkesan dan benar-benar membuka mata untuk saya yang selama ini hanya menjadi anggota (bawahan) saja. Menjadi pengalaman saya juga pertama kali berhadapan dengan yang namanya alur berpikir dan pembuatan dokumen secara in-depth. Pada awal perancangan benar-benar kaget dengan pace yang diperlukan dalam merancang dokumen serta rangkaian acara yang sudah mulai harus terbayangkan di awal perancangan dan itu yang menurut saya menjadi sangat challenging karena saya kira cukup administrasinya saja ternyata dari sisi kreatifnya juga perlu dilakukan seperti perancangan kulit-kulit acaranya. Namun, overal untuk saya pengalamannya sangat berkesan dan menjadi pengalaman yang berharga untuk saya. Mungkin harus berterimakasih banyak juga untuk Gerald yang udah mempercayakan jabatan yang jujur sangat dentrimental dan bahaya banget dikasih ke orang yang baru banget dan kurang aktif seperti saya, ketika di awal saya beberapa kali mengingatkan Gerald bahwa Gerald sendiri selaku kawis juga sosok yang baru dan pengalamannya masih belum seberapa dan saya mengingatkan resiko besar mempercayakan jabatan sekjen yang fungsinya sebagai kendali dan penasehat kawis kepada orang yang tidak pernah aktif dan kurang berpengalaman tetapi memang Gerald selaku kawis percaya bahwa Wisuda Oktober kali ini harus jadi ajang pembelajaran buat beberapa orang dan memang dengan terjun langsung saya belajar banyak bahkan membantu juga pada matkul Manajemen Konstruksi karena ada scheduling hehe. Pada awal mula, pasti besar sekali doubt ke diri sendiri dan juga aku banyak ketakutan karena ketidaktahuan dan kekurangan pengalaman tapi ada sekjen sekjen terdahulu yang benar-benar membantu saya dalam melaksanakan tugas saya sebagai sekjen. Namun, akhirnya semua juga terlewatkan dan terlaksana dengan cukup baik. Untuk saya, banyaak pelajaran-pelajaran berharga seiring proses keberjalanan tugas ini. Saya menemui banyak obstacle seperti di awal adanya bentrok penjualan merchandise Wisokto dengan ICEE yang bermula karena kesalahpahaman 56



sehingga pelajaran penting untuk saya adalah don’t judge a person from his past doings karena ini yang membuat saya sangat keras dengan suatu individu tertentu dan tidak objektif melihat kejadian ini sehingga untuk yang membaca ini, pikiran harus tetap terbuka terhadap apapun karena things change dan itu adalah hal yang sangat memungkinkan. Kemudian banyak kesalahan-kesalahan pemula yang saya lakukan seperti kelupaan untuk membuka voting atau menanyakan suara wisudawan terkait hampers yang berujung adanya revisi dan menyebabkan keterlambatan produksi, untuk yang membaca perlu diketahui wisuda ini jangan asal selesai saja tetapi wisuda ini dibuat UNTUK wisudawan sehingga mereka seperti pelanggan kita yang harus di serve dan tentu harus ditanyakan pada mereka apa yang mereka inginkan. Memang kenyataannya tidak seindah itu, tidak semua “pelanggan” akan responsif tetapi it is what it is dan kita tidak bisa mengubah sesuatu yang tidak bisa diubah sehingga berusaha saja dan leave the rest aja. Permasalahan lanjutannya adalah ketakutan saya untuk tidak balik modal karena penjualannya cenderung sangat lemas dan ketakutan itu menghambat saya untuk memberikan lebih kepada wisudawan seperti slayer gratis, untuk wisudawan yang mungkin membaca, saya minta maaf karena kesalahan ini, untuk predecessor yang membaca, saran saya optimis tetapi tetap konservatif dan selalu main pada kondisi worst case.



Permasalahan yang menurut saya paling challenging adalah



pengiriman yang diluar dugaan karena ukuran packing sehingga biaya ongkir membludak ditambah dengan adaanya mug pecah pada pengiriman, ketika menghadapi permasalahan ini, perlahan cari solusinya dan jangan panik karena setiap masalah selalu ada jawabannya. Terima kasih untuk semua panitia yang telah berjuang keras untuk Wisuda Oktober HMS ITB 2021. Kudos for everyone of you. Sekali lagi terima kasih pengalamannya dan kerja samanya.



57



4.



Sekretaris Bendahara – Alexander Julio (15019132) Aku ingin kontribusi ke HMS, pendamku. Berbagai kepanitiaan wisuda usai sudah dan kaderisasi pasif HMS sudah dipenghujung acara, dan aku belum merasakan kehadiran kontribusi aktif. Satu hal yang selalu menghambatku, jaminan ketentraman yang ditawarkan oleh zona nyaman. Oleh karena itu, aku harus berterima kasih kepada temanku, Nicholas yang sudah mengajakku dan juga Gerald, ketuaku yang telah menerimaku untuk memberanikan diri dalam menantang diri. Aku belum pernah menjadi Sekretaris Bendahara. Aku belum pernah sama sekali berurusan dengan administrasi. Untungnya aku punya seorang rekan, Firman yang menjadi teman seperjuangan sebagai Sekretaris Bendahara. Dalam keberjalanannya, Sekretaris-Bendahara lebih terbagi



lagi



di dalamnya,



Kesekretariatan lebih banyak dipegang oleh Firman sedangkan Kebendaharaan lebih banyak dipegang olehku. Untuk mendeskripsikan secara singkat tentang jabatan ini, tidak terlalu serupa dengan apa yang kuduga, lebih banyak nguli dibandingkan konsep. Namun layak untuk dicoba untuk para pencari potensi diri. Aku sendiri bukanlah mahluk sempurna, dalam jabatan ini mungkin berbagai kesalahan yang bisa terjadi dan tidak dapat sebutkan satu per satu, namun kesalahan ialah sebuah pengalaman, yang membuatku telah belajar sedalam-dalamnya. Aku ga nyampain teknisnya karena juga udah diceritain Firman hehe. Terakhir, pesanku, jangan takut untuk menantang diri, “Daripada ragu, lebih baik pulang.”. Seseorang tidak akan pernah mengetahui kapabilitas dirinya tanpa menguji batas-batas dirinya. Semangat nomor satu.



58



5.



Sekretaris Bendahara – Firman Alvansius (15019055) Menjadi Sekretaris Bendahara saat Wisuda Oktober merupakan suatu pengalaman yang baru. Awalnya, saya tidak yakin untuk menerima tawaran Ketua yaitu Gerald karena merasa belum memiliki cukup pengalaman dan kompetensi. Melihat semester 5 yang disebut-sebut sebagai semester ter-keos karena tugas besar yang sangat banyak dan mata kuliahnya yang susah, menjadikan saya semakin ragu dalam mengambil kesempatan ini. Namun, keraguan itu saya coba hadapi dengan berani mencoba. Kesempatan terakhir untuk berkontribusi lebih pada Wisuda HMS ITB. Terlebih lagi, saya ingin mencoba mencari pengalaman baru hingga pada akhirnya saya menerima tawaran ini. Pada awalnya, saya bingung apa saja yang harus dilakukan sebagai seorang Sekretaris Bendahara. Sejak perumusan dokumen pertama yaitu Dokumen Perancangan Wisuda Oktober, saya mulai paham tugas dan tanggungjawab seorang Sekretaris Bendahara. Karena pada wisuda sebelumnya terdapat Sekretaris Bendahara I & II, namun Sekretaris Bendahara sekarang berbeda. Saya dan Alex hanya membagi tugas seperti biasa layaknya kerja kelompok. Jadi tugas-tugas yang ada dapat dibagi menurut keinginan dan keputusan bersama. Sehingga, walaupun perkerjaan cukup banyak, dapat dikerjakan dengan mudah. Menyusun RAB mungkin salah satu pekerjaan yang cukup berat karena saat itu kondisi membingungkan. Wisuda Oktober mungkin dilakukan secara online maupun offline sehingga pengeluaran dan ekspektasi dana yang dibutuhkan juga berbeda. Sehingga, kami perlu membuat 2 jenis RAB yaitu RAB online dan RAB offline. Kemudian, perancangan dokumen-dokumen Wisokto lebih mudah karena terdapat referensi-referensi dari Wisuda sebelumnya. Saran-saran Wisuda sebelumnya membantu kami dalam merancang dokumen yang ada. Mungkin, yang dikerjain agak susah saat rapat-rapat karena disitu kalian harus ekstra konsentrasi untuk mencatat semua yang telah dilakukan di divisi lain. Otomatis kita Sekretaris Bendahara tidak bisa yang namanya bengong atau AFK saat rapat berlangsung. Terakhir, dalam menyusun LPJ ini agak pusing karena udah kebawa suasana libur. LPJ-annya banyak lagi, jadi agak males mengerjakannya :D. Tapi, inget dalam melakukan sesuatu harus dijalankan dengans serius karena kalau tidak akan menimbulkan masalah baru yang justru akan menyebabkan beban lebih. Semangat.



59



6.



Divisi Dana Usaha – Hani Nur Hanifah (15019056) Wisuda Oktober ini merupakan pengalaman pertama saya menjadi ketua divisi dalam sebuah organisasi. Awalnya saya sempat ragu karena pengalaman yang minim terutama dalam divisi Dana Usaha, namun mengingat ini merupakan kesempatan terakhir untuk berkontribusi lebih di Wisuda HMS ITB membuat saya tergerak. Selama keberjalanan ini, saya mendapatkan banyak pengalaman berharga dan bermanfaat bagi kedepannya. Dimulai dari mengonsep barang apa yang akan dijual sampai melakukan pemesanan dan konfirmasi. Tentunya, berbagai kendala muncul selama keberjalanannya dan untuk menyelesaikannya saya belajar banyak hal baru seperti bagaimana pentingnya komunikasi terutama dengan wisudawan terlebih ini merupakan acara mereka sehingga sebisa mungkin kita mendengarkan berbagai saran dan ekspektasi mereka. Awalnya, saya selalu ragu apakah dana akan tercukupi atau tidak karena ada waktu dimana saat itu progress pemesanan berjalan sangat lambat. Namun, ternyata setelah saya amati memang begitu alurnya dimana orang-orang akan cenderung memesan saat akhir-akhir. Di pertengahan pun, terutama saat pre order merchandise muncul berberapa kendala sehingga pre order diperpanjang terus menerus. Hal ini disebabkan timeline yang tidak sesuai dan saat itu baru saja ditutup pre order hampers sehingga orang-orang merasa sudah terkuras dananya diitambah saat itu sedang masa ujian. Lalu, saat memperpanjang pre order ternyata proker lain juga mulai mengeluarkan merchandise. Mengingat kendala tersebut, saya semakin ragu apakah dana belum memenuhi sampai mulai mencari cara dan ide lain selain ini. Namun ternyata saat sudah dilakukan perhitungan dengan benar, dana yang didapat selama ini sudah mencukupi bahkan melebihi ekspektasi. Akhir kata, saya mengucapkan terima kasih kepada semua teman-teman atas kesempatan dan kepercayaannya juga kepada teman-teman danus yang sudah membantu. Terima kasih banyak Wisuda Oktober untuk semua pembelajaran dan pengalamannya!



60



7.



Divisi Produksi – Agnes Christina Suradji (15019067) Wisuda Oktober ini merupakan pengalaman yang tak bisa dilupakan begitu saja. Awalnya saya dikontak untuk berkontribusi lebih di Wisuda Oktober, saya sempat ragu mengingat semester 5 yang sangat padat dengan tugas-tugasnya. Namun setelah saya pikirkan baik-baik, saya tidak bisa melewatkan kesempatan ini, sehingga saya menyanggupi untuk membantu keberlangsungan wisuda ini. Sebelumnya, saya pernah menjadi staff produksi saat aksi angkatan Siberian, namun saya masih terkesan baru dengan hal-hal produksi apalagi menjadi ketua divisi produksi. Oleh sebab itu, saya mengajak orang-orang yang sudah lebih berpengalaman dalam bidang produksi untuk membantu keberlangsungan divisi ini. Saya juga banyak berkonsultasi dengan ketua divisi produksi Wisuda April dan Juli untuk meminta banyak masukan terkait produksi. Setelah saya menjabat, jalan saya tidak mulus dan saya bertemu dengan beberapa masalah. Awalnya saya bersama staff produksi telah rapat dan sudah menetapkan vendor yang dipilih. Sampai titik ini produksi belum mengalami kendala. Masalah mulai datang saat masa PO hampers, karena ternyata hingga deadline PO ditutup, jumlah barang yang dibeli belum mencapai target, kami takut pemasukan tidak mencukupi untuk mengcover pengeluaran yang ada, sehingga kami membuka kembali PO hampers (mau tidak mau timeline produksi juga terlambat). Selain itu, kendala lainnya adalah beberapa pemesan telat mengumpulkan desain foto atau tulisan custom pada barang hampers, dan bahkan ada juga yang membatalkan pesanannya. Namun bersyukurnya saya baru merekap data dan belum memesan produk hampers, sehingga tidak terjadi kesalahan jumlah pemesanan barang, namun memang timeline produksi jadi tidak sesuai yang diharapkan. Setelah PO diperpanjang dan terdapat kenaikan pendapatan, tim Danus akhirnya menutup PO dan divisi produksi bisa mulai bekerja memesan barang. Wisudawan Oktober lebih banyak daripada wisuda sebelum-sebelumnya, sehingga jumlah pemesanan juga termasuk banyak, namun bersyukurnya proses pemesanan berlangsung dengan baik. Ketika proses pemesanan selesai, tibalah saatnya proses packing. Hari pertama proses packing, saya masih kebingungan bagaimana membagi tugas packingnya, karena kebanyakan pemesanan adalah custom dan kami harus membuka satu-satu dusnya untuk melihat customnya punya siapa. Kebingungan saya juga dilanjutkan karena bentuk packing menyesuaikan berapa banyak pembelian dilakukan, 61



sehingga untuk hari pertama packing, kami hanya mencoba mengelompokan custom dan mencoba memberi bubble wrap pada barang yang pecah belah. Packing hampers akhirnya selesai setelah dilakukan 3 kali hari packing karena memang jumlah barang hampers sangat banyak dan alamat yang dituju juga beragam, belum juga kendala alamat yang belum lengkap sehingga masih harus berkonsultasi dengan LO untuk konfirmasi data alamat. Namun, muncul lagi masalah baru, yaitu ketika ingin mengirim barang menggunakan jasa pengiriman, ternyata barang tersebut terkena hitungan volume, bahkan ada beberapa pesanan yang mencapai harga 5 kg pengiriman. Hal ini tentunya tidak sesuai ekspetasi saya dan akhirnya untuk barang yang lebih dari 1 kg ditunda pengerimannya. Esoknya, muncul lagi masalah baru karena ternyata ada barang yang telah sampai namun barang tersebut pecah. Jujur saat itu saya sangat takut karena barang pecah belah yang dibeli sangat banyak, total ada 73 mug yang dibeli, dan total ada sekitar 30 mug yang telah dikirimkan ke lokasi masing-masing. Selang beberapa waktu, dikabarkan ada lagi yang pecah mugnya. Sampai di titik itu saya hanya bisa membayangkan skenario terburuk jika semua mug yang telah dikirimkan pecah, bagaimana menutup kerugian tersebut? Namun di satu sisi saya masih bersyukur karena pengiriman barang masih ada yang ditunda kemarin, sehingga mendadak saya meminta bantuan staff produksi untuk mengepack ulang khususnya untuk mug supaya resiko pecah berkurang. Dan untuk mengurangi biaya dan risiko rusaknya mug menggunakan jasa pengiriman, saya meminta staff produksi untuk mengantarkan sendiri barang-barang hampers. Namun setelah melakukan perbaikan pada pengiriman hampers, ternyata masih ada mug yang pecah. Dari sini saya mengambil kesimpulan bahwa barang pecah belah sangat tidak terprediksi dan sekalipun sudah baik pengemasannya, ternyata masih dapat terjadi pecah. Setelah dilakukan pendataan, total mug yang pecah adalah 4, dimana saya merasa bersyukur karena mugnya tidak pecah semua. Akhirnya kami melakukan pemesanan ulang untuk mug yang pecah dan akan dikirimkan saat packing souvenir. Setelah packing hampers selesai, akhirnya dilanjutkan dengan pembukaan PO souvenir. Awalnya souvenir yang dipilih hanya kaos dan acrylic, namun dari saransaran yang ada, akhirnya ditambahkan sticker dan slayer untuk barang souvenir. Saya belum mencari vendor slayer karena memang awalnya tidak ada souvenir slayer, namun dengan banyak masukan dari teman-teman lainnya, akhirnya saya 62



mendapat vendor slayer dan permasalahan dapat teratasi. Khusus slayer, tim produksi membantu dalam proses pembagian saat wisudawan berkumpul di ITB untuk berfoto. Selebihnya untuk souvenir dan proses packing berjalan lebih lancar daripada hampers dan teratasi dengan baik. Selanjutnya dibuka juga untuk PO merch, namun timeline merch juga mengalami keterlambatan karena jumlah pembelian belum mencapai target dan lagi-lagi kami takut jika pendapatan tidak menutup pengeluaran, sehingga dilakukan pemanjangan deadline PO. Pengolahan data, pemesanan, dan proses packing merch berjalan dengan lancar, namun memang sangat terlambat dari timeline karena kami mengejar balik modal. Dengan selesainya packing merch, artinya berakhir juga pekerjaan divisi produksi. Saya sangat bersyukur dan berterimakasih kepada orang-rang yang membantu saya, untuk staff produksi yang sudah mau direpotkan terus menerus, untuk tim danus, sekjen, dan kawis yang memberi masukan, dan untuk teman-teman semua yang membantu menyukseskan acara ini. Walaupun saya masih baru dan banyak kekurangan selama saya menjabat, saya mendapatkan pengalaman baru yang tidak mungkin



saya



dapatkan diluar.



Terimakasih untuk



pengalaman



dan



pembelajarannya! 8.



Bidang Liaison Officer – Angela Putri Patricia (15019081) Ikut kepanitiaan Wisokto ini awalnya saya ditawarkan oleh Gerald buat membantu di bidang LO. Sebenarnya, saya juga sedikit banyak sudah terbayang bagaimana cara kerja di LO karena pernah menjadi staff LO di wisuda-wisuda sebelumnya dan di Wisokto ini saya merasa lebih banyak mengenal wisudawan yang wisuda Oktober dibandingkan wisuda sebelumnya, sehingga saya memutuskan untuk membantu di Wisokto. Setelah itu, saya bertanya ke ketua bidang LO wisuda-wisuda sebelumnya terkait apa saja yang harus dipersiapkan, evaluasi dari wisuda sebelumnya, dan lain-lain. Melihat evaluasi dari beberapa wisuda sebelumnya, bidang LO membutuhkan wakil bidang untuk membantu menjalankan bidang LO ini. Setelah mempertimbangkan keperluan terkait wakil, akhirnya saya memutuskan untuk mengajak Salsa karena saya pernah bekerja dengan Salsa di LO wisuda sebelumnya. Alhamdulillah Salsa bersedia membantu dan kami langsung meet membahas keperluan awal dan pembagian tugas agar lebih mudah dalam pelaksanaannya. 63



Pengalaman menjadi ketua bidang LO di Wisokto ini jauh lebih banyak yang harus dipelajari dibandingkan saat menjadi staff LO. Mulai dari berurusan dengan TU, berurusan dengan pusat, sampai berurusan dengan wisudawan. Pengalaman paling menantang disini adalah wisudawan oktober yang jumlahnya jauh lebih banyak dari wisuda sebelumnya, jumlah wisudawan mencapai ratusan, yang mana akan lebih beragam keinginannya dan lebih banyak yang harus di kontrol. Sebagai LO juga harus memperhatikan keinginan wisudawan, seperti ada wisudawan yang ingin terus diingatkan dan diinformasikan via personal chat walaupun informasi tersebut sudah disebar melalui grup. Ada juga wisudawan yang merasa di-spam dengan penyampaian informasi atau reminder via personal chat karena sudah ada di grup. Selain itu, ada juga wisudawan yang ingin semua kejaran atau progress diberitahukan di grup agar bisa mengetahui kedepan apa saja yang akan di minta oleh LO, tetapi ada juga wisudawan yang merasa seperti diberikan tugas seperti saat kuliah. Dengan banyaknya wisudawan, akan beragam pula keinginannya, dan menjadi LO harus memberikan yang terbaik serta sesuai dengan yang wisudawan inginkan. Menurut saya, ini sangat memberikan pengalaman dan pelajaran yang luar biasa. Selain itu, saya dan Salsa juga sempat kesulitan dalam mengontrol progress tiap wisudawan karena wisudawan mencapai ratusan dan staff LO yang juga mencapai ratusan. Pernah suatu saat, karena saya dan Salsa hanya berdua mengoordinir LO ini, masing-masing dari kami mem-pc hampir 50 orang staff LO untuk menanyakan terkait progress, kendala, dan lain halnya. Satu kendala yang sangat sering terjadi adalah wisudawan tidak membalas chat LO, baik di read saja atau tidak di read sama sekali. Ada juga wisudawan yang tidak ingin mengerjakan progress/request terkait wisuda ini. Hal tersebut cukup menghambat keberjalanan wisuda (terutama keberjalanan bidang yang request). Tetapi, saat itu saya dan Salsa meminta tolong kepada staff LO apabila ada wisudawan yang membalas lama untuk mengerjakan progress, bisa minta izin ke wisudawan untuk mengadakan wawancara (meet atau zoom bersama wisudawan) sehingga progress akan lebih cepat selesai, dan ini cukup berhasil. Sampai ada staff LO yang berterima kasih sudah diberikan kesempatan untuk mengobrol langsung dengan wisudawan. Katanya, karena wawancara itu, ia bisa akrab, menggali ilmu, sampai deep talk dengan wisudawan tersebut. 64



Intinya, menjadi bagian dari LO Wisokto ini sangat mengajarkan saya banyak hal dan memberikan pengalaman yang sangat berarti. Terima kasih untuk Gerald yang sudah memberikan kesempatan untuk berkembang di Wisokto ini, untuk Salsa yang jatuh bangun bersama dan selalu membantu di LO, untuk temanteman LO yang sangat amat membantu untuk memberikan informasi dan menyelesaikan request dari bidang atau divisi lain, untuk teman-teman lain yang ikut menyukseskan acara Wisokto ini. Teruntuk wisudawan oktober, saya juga ingin mengucapkan terima kasih banyak untuk kerja sama nya sehingga acara wisuda oktober ini bisa berjalan dengan baik, dan maaf apabila ada salah atau perbuatan dari saya. Terima kasih untuk semuanya, sukses untuk kita semua! 9.



Bidang Liaison Officer – Salsabila Chaira (15019047) Berawal dari saya yang dihubungi personal chat oleh Angel yang menawarkan saya untuk membantu Angel di bidang LO. Setelah mempertimbangkan satu dan lain hal, saya pun memberanikan diri untuk bergabung ke dalam panitia Wisokto untuk memenuhi kebutuhan yang berkaitan dengan wisudawan maupun acara syukuran wisuda yang akan dilaksanakan saat itu. Walaupun sebelumnya saya pernah menjadi staff LO, tetapi menjadi wakil di bidang LO menjadi pengalaman baru bagi saya. Kami berdua melakukan meeting terlebih dahulu untuk membahas kebutuhan yang perlu kami siapkan dan pembagian tugas. Setelah kami mendapatkan daftar wisudawan, kami mulai menghubungi wisudawan lewat personal chat yang pada saat itu masih berjumlah sekitar 40 orang. Kami menghubungi wisudawan tersebut untuk menanyakan adakah permintaan kriteria LO tertentu dan menyebarkan form aspirasi terkait Wisokto. Akibat keterbatasan waktu, untuk daftar calon wisudawan yang kami peroleh saat mendekati hari-H kegiatan, kami tidak menanyakan permintaan kriteria LO tertentu dari wisudawan tersebut lewat personal chat. Akan tetapi, kami tetap terbuka menerima request dari wisudawan maupun LO terkait pembagian LO dengan mempertimbangkannya terlebih dahulu. Informasi terkait pengumuman/informasi dari Panitia Pusat, Tata Usaha, dan Bidang/Divisi lain disebarkan kepada wisudawan melalui group Line Wisudawan Oktober 2021 dan dimasukkan pada notes grup tersebut ataupun personal chat melalui LO masingmasing. Seiring dengan bertambahnya data list calon wisudawan, kami 65



berkoordinasi dengan divisi Media dan Kreatif terkait poster yang akan dikirim di Grup Besar HMS ITB. Akan tetapi, ada kekeliruan terkait wisudawan yang harus dipost pada saat itu. Setelah mengecek kembali, poster yang telah diperbaiki dipost kembali. Kami berdua melakukan meeting kembali untuk menentukan kebutuhan jumlah LO dari angkatan Artemis dan Kopimik. Setelah dilakukan open recruitment, kami berusaha membagi LO sesuai kriteria dari wisudawan dan LO itu sendiri. Setelah itu, kami pun menginformasikan para LO untuk segera menghubungi wisudawan masing-masing. Namun, kami bantu handle sementara karena beberapa LO masih belum menghubungi wisudawannya. Selain itu, kami menyalurkan pertanyaan dari wisudawan serta menyampaikan informasi dari Tata Usaha maupun panitia pusat kepada Wisudawan Oktober. Kami juga melakukan koordinasi dengan bidang/divisi lain dengan menyebarkan informasi terkait kebutuhan bidang/divisi tersebut. Beberapa kendala dialami saat pemenuhan kebutuhan bidang/divisi tertentu. Dengan bantuan panitia, para wisudawan, dan pihak lainnya kebutuhan tersebut dapat terpenuhi dengan berbagai keputusan tertentu. Terima kasih banyak kepada Gerald, Angel, dan teman-teman lainnya yang sudah memercayakan saya untuk berkontribusi di kepanitiaan Wisuda Oktober 2021 sehingga bisa mencicipi pengalaman berkesan ini. Saya juga ingin mengucapkan terima kasih banyak kepada para wisudawan atas waktu, pengalaman, dan pembelajarannya selama ini. Terima kasih kepada seluruh panitia dan pihak yang terlibat telah membantu menyukseskan acara ini. Kalian semua keren!



66



10.



Bidang Acara – Muhammad Fathur Rozaq (15019100) Menjadi kabid dalam acara wisuda ini merupakan suatu pengalaman yang baru juga bagi saya. Awalnya saya pun tidak terpikirkan untuk bisa menjadi kabid acara pada wisuda oktober kali ini. Bahkan info tawaran untuk menjadi kabid punyang disebar oleh Gerald via grup Angkatan pun saya ke skip, karena memang pada waktu itu masih ada urusan minor pasca OSKM yang masih harus selesaikan. Awalnya kaget juga di chat sama Gerald, karena emang beda kelas juga dan belum pernah satu project sama Gerald sebelumnya. Karena waktu itu Gerald langsung to the point dan setelah dipikir-pikir juga belum pernah kan jadi kabid di acara wisuda, yaudah gak lama-lama langsung iyain tawarannya Gerald. Awal-awal bingung sih mau mulai dari mana, akhirnya saya coba menghubungi teman saya yang pernah jadi kabid juga kebetulan. Soalnya menjadi kabid di acara wisuda ini emang agak sedikit beda dengan yang biasanya saya lakukan sebelumsebelumnya, jadi banyak hal yang ingin didiskusikan. Setelah bertanya-tanya, sudah lumayan siaplah untuk mau mulai dari mana. Gak lama setelah itu, aku juga udah dikabarin sama Gerald nama-nama yang bakal jadi kadiv di bidang acara ini. Setelah kumpul bareng sama seluruh panitia, langsung aja saya buat rapat bidang yang pertama bareng kadiv-kadiv buat brainstorm konsep dan buat alur cerita untuk keseluruhan kegiatan wisuda. Juga buat timeline dan kebutuhan yang perlu disiapkan. Akhirnya kita buat rapat bidang mingguan bareng kadiv-kadiv diluar pembahasan internal dari masing masing kadiv ke saya. Dan disini saya bersyukur banget mendapat kadiv-kadiv yang super keren. Bahkan sebelum ditanya pun mereka dah inisiatif buat kasih laporan progress ke saya, bahkan saya yang jadi kabid kalah gercep dengan mereka. Seiring berjalannya waktu konsep udah semakin matang dan kebutuhankebutuhan sudah mulai lengkap. Komunikasi-pun berjalan cukup baik dari saya dan masing-masing kadiv, seringnya membahas kalua ada halangan -halangan dan banyak lagi hal-hal tak terduga. Banyaknya halangan seperti pengumpulan kebutuhan kayak autobiografi wisudawan, kesan-pesan, dan banyak lagi kontenkonten yang agak ngaret dari waktunya. Dengan beberapa penyesuaian dari rencana awal yang akhirnya bisa teratasi juga. Pengalaman yang paling berharga bagi saya ketika forsos bersama massa dan wisudawan terkait kesiapan acara wisuda nanti. Disini saya bener-bener banyak belajar, ternyata apa yang kami sudah siapkan dan menurut kami sudah oke, ternta 67



banyak sekali kekurangan disana-sini. Pada forsos ini saya bener-bener dapat masukan banyak sekali untuk improvement acara wisuda ini. Saya sangat berkacakaca disini dan sedikit menahan air mata karena banyak sekali hal yang harus diperbaiki dimana waktu forsos tak kurang dari 5 hari menuju perayaan wisuda yang sudah diagendakan. Agaknya saya cukup terpukul tapi ternyata kadiv-kadiv saya yang super keren tetep optimis dan menjalankan konsep sesuai yang direncanakan dan memertimbangkan masukan-masukan dari massa dan wisudawan. Disini saya menyesal karena tidak sejal awal menjalin komunikasi yang lebih intens dengan wisudawan. Disini juga saya sadar bahwa peran penting dalam acara ini adalah wisudawan itu sendiri dan saya tidak mampu untuk bisa lebih mendengar kemauan dan keinginan mereka. Semoga untuk kabid acara wisuda kedepannya, bisa sangat sangat memertimbangkan hal ini dengan lebih baik. Perayaan acara wisuda pun selesai, walaupun masih banyak cacat sana-sini dalam keberjalanannya, tapi saya tetap bangga dengan proses dan hasil konsep dari divisi-divisi bidang acara ini. Sumpah keren banget kalian. Hingga satu hal lagi yang belum selesai yaitu tentang graduation book yang molor karena tidak ada platform yang bisa menampung lebih dari 1000 halaman. Akhirnya kita bersamasama mencarikan solusi yang pada akhirnya dapat diselesaikan. Terlepas dari semua hal yang telah dilalui, halangan-halangan, dan banyaknya masukan, saya cukup puas dengan pencapaian pada acara perayaan wisuda ini. Buat kadiv-kadiv saya, Azka, Rio, dan Amirah, kalian keren banget, sumpah gak bohong. Maafkan saya yang belum bisa menjadi kabid yang baik buat kalian, maafkan juga kalua saya terkesan memntingkan salah satu divisi, kedepan saya akan lebih baik dan lebih adil lagi untuk bisa meaadahi hal-hal yang serupa. Walaupun saya cukup puas dengan hasil yang sudah diberikan selama ini, saya merasa sedikit gagal dan banyak pelajaran berharga bagi saya dibalik banyaknya saran, kiritik, dan evaluasi yang diberikan kepada saya, semoga kedepan saya bisa lebih baik dengan belajar dari semua itu. Terakhir mau ngucapin banyak terima kasih kepada Gerald yang udah percaya sama saya buat mengemban jadi kabid wisokto ini, Ger, maafin saya karena banyak kekurangan, terima kasih atas kesempatan yang sudah dikasih. Buat kadiv-kadiv saya, Azka, Rio, dan Amirah, semoga kalian semua bisa lebih sukses dan keren lagi, dan maafin saya kalau masih banyak kekurangan, semoga gak kapok kalau ketemu saya di lain kesempatan, 68



semoga saya bisa lebih baik lagi. Dan seluruh panitia, terima kasih atas kerja samanya yang keren banget, khusunya buat bidang medkre, Jordan dan kawan kawan medkre yang sudah banyak direpotin, dan panitia yang lain yang sudah bekerja keras untuk wisokto ini, kalian keren, dan saya senang bisa bekerja sama dengan orang hebat seperti kalian. 11.



Divisi Pre-Event – Azka Syarifa Amani (15019085) Cerita ini berawal dari Gerald yang menawarkan saya untuk menjadi kadiv pre event, awalnya saya merasa kaget dan kurang percaya diri saat ditawarkan menjadi kadiv terutama di bidang acara, karena di kepanitiaan wisuda sebelumnya saya tidak pernah memilih bidang acara saat proses staffing. Setelah mempertimbangkan konsekuensinya dan merasa kontribusi saya di HMS maupun angkatan masih minim, akhirnya saya menerima tawaran untuk menjadi kadiv pre event. Diawal keberjalanan di pre event jujur sempat kewalahan, karena cukup banyak hal-hal yang harus dilakukan, mulai dari mengonsep pensuasanaan, quiz, konten video, dan yang terbaru di wisokto kali ini yaitu sharing session antara panwis dan wisudawan yang diadakan di pre event. Timeline wisokto yang bertabrakan dengan jadwal UTS juga menjadi salahsatu tantangan untuk mengatur pensuasanaan dari pre event wisokto ini agar euphoria dari acara ini tetap terasa. Untungnya, hasil staffing artemis tidak lama keluar dan inputan dari kadiv pre event sebelumnya sangat membantu dalam proses perumusan awal pre event. Brainstorming saat menentukan pensuasanaan dilakukan berkali-kali karena harus mempertimbangkan antusiasme dari massa, dalam keberjalanannya juga diwarnai berbagai macam hal tak terduga seperti revisi design, kurangnya funfact dari batas minimum, dan kurangnya partisipasi dalam pensuasanaan yang menjadi pembelajaran baru dalam mengonsep acara yang menarik. Dalam proses pengonsepan video konten juga perlu memikirkan konten seperti apa yang ingin dibawakan dan diminati massa. Akhirnya, bersama staff-staff yang super keren terbentuklah 6 konsep video singkat dengan flow yang berbeda-beda. Namun ternyata dalam eksekusinya tidak semulus itu, karena kurangnya participant dalam membuat video mars HMS akhirnya pembuatan video tersebut dibatalkan. Perekaman video yang sangat padat dan hampir setiap hari juga cukup menguras waktu, namun hal tersebut terbayarkan dengan sharing dan berinteraksi secara langsung mendengarkan cerita para wisudawan yang menjadi bonus tersendiri 69



dalam perekaman video. Dikarenakan padatnya kejaran pensuasanaan dan video serta masuknya minggu UTS, membuat waktu perancangan acara sharing session (MEMOAR) sangat singkat. Namun, dengan bantuan staff-staff yang sangat bisa diandalkan membuat kebutuhan untuk MEMOAR dapat terpenuhi seluruhnya. Semoga output yang diharapakan dari sharing session ini yaitu mendekatkan panwis dan wisudawan dapat dirasakan. Terakhir, saya ingin mengucapkan terima kasih untuk seluruh pihak yang telah terlibat dalam menyukseskan wisokto ini dan terima kasih untuk kepercayaannya sebagai kadiv di pre event, sebuah pengalaman berkesan dan berharga menjadi bagian dari wisokto