Laporan Pertemuan Audit Dan RTM [PDF]

Citation preview

LAPORAN HASIL PERTEMUAN AUDIT INTERNAL DAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN Nama Kegiatan



: Workshop Audit Internal dan Rapat Tinjauan Manajemen



Waktu Pelaksanaan



: Aula Dinas Kesehatan, 11 April s/d 13 April 2018



Peserta



: Dr. Puji Rahayu



(Penanggung Jawab Manajemen Mutu)



Devy Sunarty Pesel, A.Md.Kg (Wakil Manajemen Mutu) Yulia Christiana, SST Sesi I



(Ketua Tim Audit Internal)



: Audit Internal (Herbakti)



Pengertian Audit : Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat dipertanggungjawabkan) melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat. Audit merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi.  Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya : - Memberdayakan sistem mutu - Mengamankan kebijakan mutu  Jangan sekedar menjalankan tugas : tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan.  Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap tidak berbobot. Jenis Audit : - Audit Internal : dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai temuan. - Audit Eksternal : dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua, misalnya audit yang dilakukan BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerjasama BPJS dan audit pihak ketiga. 10 Esensi dari Audit : 1. Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang diaudit) 2. Adalah kegiatan sistematis, direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien. 3. Dilakukan dengan azas manfaat 4. Dilakukan secara objektif 5. Berpijak pada fakta dan kebenaran 6. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis 7. Bermuara pada pengambilan keputusan 8. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu 9. Merupakan kegiatan berulang 10.Menghasilkan laporan



Tujuan Audit : Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan perubahan. Aktifitas Audit : - Memastikan (konfirmasi dan verifikasi) - Menilai (mengevaluasi dan mengukur) - Merekomendasi (memberikan saran/masukan) Kegiatan yang biasa dilakukan Auditor :  Telaah dokumen  Observasi  Meminta penjelasan dari auditee  Meminta peragaan yang dilakukan oleh auditee  Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria  Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi  Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas  Pemeriksaan silang  Mengakses catatan yang disimpan auditee  Menyampaikan angket survey  Menganalisa data Manfaat Audit : Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi Kriteria Audit :  Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.  Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit Bukti Audit : Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. Temuan audit : - Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit - Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.



Sesi II : Rapat Tinjauan Manajemen (Murcita) Rapat Tinjauan Manajemen adalah : pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja pelayanan/upaya puskesmas untuk memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan. Karaketristik Rapat Tinjauan Manajemen :  Berkala  Direncanakan dengan baik  Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat  Dilaksanakan dengan agenda yang jelas  Didokumentasikan dengan baik



 Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya  Mengevaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja  Membahas perubahan yang perlu dilakukan  Hasil pertemuan ditindak lanjuti  Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya.



Output Tinjauan Manajemen : - Rencana perbaikan - Rencana peningkatan kepuasan pelanggan - Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan - Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelanggan Input Tinjauan Manajemen : - Hasil audit internal - Umpan balik pelanggan - Kinerja proses - Pencapai sasaran-sasaran mutu/indikator-indikator kinerja - Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan - Tindak lanjut terhadap hasil hasil tinjauan manajemen yang lalu - Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya puskesmas - Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan puskesmas Agenda Rapat Tinjauan Manajemen : 1. Pembukaan dari Ketua Tim Mutu 2. Arahan dari Kepala Puskesmas 3. Tinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang lalu 4. Pembahasan hasil audit internal 5. Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan 6. Hasil penilaian kepuasan pelanggan 7. Hasil penilaian kinerja 8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaan pelayanan 9. Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan 10.Rekomendasi untuk perbaikan 11.Penutup Langkah-langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen : 1. Ketua Tim Mutu bersama Kepala FKTP mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen : rencana waktu, tempat, agenda, siapa saja yang akan diundang. 2. Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan 3. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama pertemuan berlangsung 4. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik/simpulan rapat tinjauan manajemen 5. Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen



Sesi III : Diskusi Kelompok



Sesi IV : Simulasi Rapat Tinjauan Manajemen



Rencana tindak lanjut hasil dari kegiatan Workshop Audit Internal dan RTM : 1. Sosialisasi Workshop kepada seluruh staf Puskesmas 2. Penerapan hasil Workshop pada Audit Internal dan Rapat Tinjauan Manajemen



Pangkalan Bun, 16 April 2018 Penyusun Laporan,



Mengetahui, Kepala Puskesmas Mendawai



1. Dr. Puji Rahayu



:....................



2. Devy Sunarty Pesel, A.Md.Kg



:....................



3. Yulia Christiana, SST



:....................



Dr. Puji Rahayu NIP.19820228 200802 2 003



LAPORAN HASIL KEGIATAN PELATIHAN



WORKSHOP MANAJEMEN RISIKO DAN KESELAMATAN PASIEN



PUSKESMAS MENDAWAI MARET 2018