LAPORAN PKL PARIT PADANG GLOBAL-Gel 2 [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



1.1 Latar Belakang Praktek kerja lapangan (PKL) adalah suatu bentuk pendidikan dengan cara memberikan pengalaman belajar bagi mahasiswa untuk berpasrtisipasi dan tugas secara langsung dilapangan sengan sebuah perusahaan baik pemerintah maupun swasta setempat untuk memperoleh keahlian di bidang pelayanan, menejemen dan admunistrasi insalasi farmasi rumah sakit (IFRS), apotek, pedagang besar farmasi (PBF), puskesmas, dan gudang farmasi. Kesehatan adalah keadaan Sejahtera dari badan, jiwa, dan sosial dan memumgkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan di selenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif), dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif), yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu, dan berkesinambungan. Konsep kesatuan upaya kesehatan ini menjadi pedoman dan pegangan bagi semua fasilitas kesehatan di Indonesia (Kementrian kesehatan, 2004)



Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi, untuk manusia (Kementerian Kesehatan No 36, 2009) Manajemen pengelolaan obat merupakan bagian dari upaya pembangunan dibidang obat. Kebijakan dari pemerintah terhadap peningkatan akses obat diselenggarakan melalui beberapa kebijakan yaitu : undang-undang No.6Tahun 2009 tentang kesehatan, peraturan pemerintah No.51 tentang pekerjaan kefarmasian,



Sistem



Kesehatan



Nasional



(SKN)



dan



kebijakan



obat



nasional(KONAS). Salah satu sistem (SKN) 2009 adalah obat dan perbekalan kesehatan. 1



2



Pedagang Besar Farmasi merupakan suatu badan usaha yang mempunyai fungsi untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat atau bahan obat dalam jumlah besar kepada apotek, rumah sakit, PBF lainnya serta pelayanan kesehatan lain yang telah mendapatkan izin. Pedagang Besar Farmasi sebagai salah satu tempat pengabdian profesi seorang farmasis merupakan bagian terpenting dalam siklus penyaluran sediaan farmasi melalui apotek, rumah sakit, toko obat, klinik dan puskesmas hingga ke tangan konsumen.



Tujuan PKL Tujuan PKL Meliputi : 1. Untuk mempekenalkan mahasiswa pada dunia Usaha 2. Menumbuhkan dan Meningkatkan sikap profesional yang di tumbuhkan mahasiswa untuk memasuki dunia usaha 3. Meningkatkan daya kreasi dan produktivitas terhadap mahasiswa sebagai persiapan dalam menghadapi atau memasuki dunia usaha yang sesungguhnya 4. Meluaskan wawasan dan pandangan mahasiswa terhadap jenis-jenis pekerjaan pada tempat di mana mahasiswa melaksananakan praktek kerja lapangan (PKL)



1.2 Manfaat Adanya manfaat PKL ini diharapkan dapat mencapai beberapa manfaat yaitu : 1. Bagi mahasiswa : Dapat meningkatkan wawasan keilmuan mahasiswa tentang situasi dalam dunia kerja. 2. Bagi progam studi :



3



a) Dapat menjadi tolak ukur pencapaian kinerja program studi khusunya untuk mengevaluasi hasil pembelajaran oleh instansi tempat PKL b) Dapat menjalin kerjasama dengan instansi tempat PKL.



3. Bagi instansi tempat PKL : Dapat menjadi bahan masukan bagi instansi untuk menentukan kebijakan perusahaan di masa yang akan datang berdasarkan hasil pengkajian dan analisis yang dilakukaan mahasiswa selama PKL



1.4 Waktu dan tempat PKL Waktu PKL dimulai pada tanggal 17 februari 2020 sampai tanggal 20 februari 2020, tempat PKL di PT PARIT PADANG GLOBAL Jl. Pingkan Matindas No. 57, Dendengan Dalam, Kec. Tikala, Kota Manado, Sulawesi Utara.



BAB II TINJAUAN PUSTAKA



2.1 Pengertian PBF Pengertian yang telah diperbaharui dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 2014, bahwa Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pedagang Besar Farmasi (PBF) merupakan salah satu unit terpenting dalam kegiatan penyaluran sediaan farmasi ke fasilitas pelayanan kesehatan seperti apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat agar dapat sampai ke tangan masyarakat. Apoteker sebagai penanggung jawab di PBF harus mampu melakukan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi di PBF dimulai dari pengadaan, penyimpanan hingga pendistribusian sediaan farmasi ke sarana pelayanan kesehatan (Kementerian Kesehatan RI, 2011).



2.2 Tugas dan fungsi PBF Tugas PBF adalah sebagai berikut : a) Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmsi yang meliputi obat, bahan obat, dan alat kesehatan. b) sebagai sarana yang mendistribusika perbekalan farmasi ke sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang meliputi: apotek, rumah sakit, toko obat berizin dan sarana pelayanan kesehatan masyarakat lain serta PBF lainya. c) Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan, penyaluran, perbekalan farmasi sehingga dapat dipertanggung jawabkan setiap dilakukan pemeriksaan.



4



5



Fungsi PBF antara lain: a) Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi. b) sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif keseluruh tanah air secara merata dan teratur guna mempermudah pelayanan kesehatan. c) untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempirnaan penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan. d) Sebagai penyalur tunggal obat-obatan golongan narkotik dimana pbf khusus, yang melakukanya adalah PT Kimia Farma. e) Sebagai aset kekayaan nasional dan lapangan kerja.



2.3 Tujuan Instansi PBF Tujuan dari PBF yaitu untuk mengadakan perbekalan farmasi, menyimpan perbekalan farmasi dan menyalurkan perbekalan farmasi ke Apotek, Rumah sakit dan toko-toko obat.



2.4 Persyararan PBF Suatu PBF baru dapat beroprasi seetelah mendapat surat izin. Selama PBF tersebut masih aktif melakukan kegiatan pengelolaan obat, maka seluruh kegiatan yang dilaksanakan di PBF tersebut wajib berdasarkan kepada CDOB. Agar dapat beroperasi, PBF harus mempunyai lokasi dan bangunan yang memenuhi persyaratan serta menyediakan perlengkapan yang dilakukan dalam kegiatan distribusi. 1. Tempat dan Lokasi PBF dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan penyaluran obat ke sarana pelayanan kesehatan dan faktor-fator lainya. (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012) Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF. Suatu PBF paling sedikit memiliki ruang tuggu, ruang penerimaan obat, ruang penyiapan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, gudang obat



6



jadi, ruang makan dan kamar kecil. Bangunan PBF dilengkapi dengan sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang memadai, alat pemadam kebakaran ventilasi dan sanitasi yang baik. Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan penanganan obat yang baik, serta area penyimpanan



dilengkapi



dengan



pencahayaan



yang



memadai



untuk



memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan secara akurat dan aman. Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah, terlindung dari kondisi cuaca, dan harus ddidesain dengan baik serta dilengkapi dengan peralatan yang memadai. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman hanya diberikan kepada personil yang berwenang yakni dengan adanya sistem alarm dan kontrol akses yang memadai. Selain itu harus disediakan area khusus, antara lain: a) harus ada area terpisah dan terkunci antara obat yang menunggu keputusan lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi obat yang diduga palsu, yang dikembalikan, yang ditolak, yang dimusnakan yang ditarik, dan yang kadarluasa dari obat yang dapat disalurkan. b) Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat yang membutuhkan penanganan dan keamanan khusus sesuai dengan peraturan perundangundangan (misalnya narkotika) c) Harus tersedia area khusus untuk penyimpanan obat yang mengandung bahan radioaktif dan bahan berbahaya lain yang dapat menimbulkan risiko kebakaran atau ledakan (misalnya gas bertekanan, mudah terbakar cairan dan padatan mudah menyala) sesuai keselamatan dan keamanan. Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih, bebas dai sampah dan debu serta harus dirancang dan dilengkapi, sehingga memberikan perlindungan terhadap



masuknya



serangga, hewan pengerat atau hewan lain. Selain itu, ruang istrahat, toilet dan kantin untuk personil harus terpisah dari area penyimpanan.



7



2.5 Pengelolaan Perbekalan Farmasi Menurut Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia Nomor hk.03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik, pengelolaan perbekalan farmasi sebagai berikut:



2.5.1 Perencanaan a. Fasilitas distribusi harus memperoleh pasokan obat dan/atau bahan obat dari pemasok yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundangundangan. b. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari fasilitas distribusi lain, maka fasilitas



distribusi



wajib



memastikan



bahwa



pemasok



tersebut



mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CDOB. c. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari industri farmasi, maka fasilitas



distribusi



wajib



memastikan



bahwa



pemasok



tersebut



mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CPOB. d. Jika bahan obat diperoleh dari industri non-farmasi yang memproduksi bahan obat dengan standar mutu farmasi, maka fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta menerapkan prinsip CPOB.



2.5.2 Pengadaan a. Pengadaan obat dan/atau bahan obat harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta didokumentasikan. b. Harus dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum pengadaan dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang penting. Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala.



8



c. Harus tersedia prosedur tertulis yang mengatur kegiatan administratif dan teknis



terkait



wewenang



pengadaan



dan



pendistribusian,



guna



memastikan bahwa obat hanya diperoleh dari pemasok yang memiliki izin dan didistribusikan oleh fasilitas distribusi resmi. d. Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok baru, fasilitas distribusi harus melakukan pengkajian guna memastikan calon pemasok tersebut sesuai, kompeten dan dapat dipercaya untuk memasok obat dan/atau bahan obat. Dalam hal ini, pendekatan berbasis risiko harus dilakukan.



2.5.3 Penerimaan a. Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama transportasi. b. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh diterima jika kadarluasa, atau mendekati tanggal kedaluwarsa sehingga kemungkinan besar obat dan/atau bahan obat telah kadarluasa sebelum digunakan oleh konsumen. c. Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan penyimpanan atau tindakan pengamanan khusus, harus segera dipindahkan ke tempat penyimpanan yang sesuai setelah dilakukan pemeriksaan. d. Nomor batch dan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat harus dicatat pada saat penerimaan, untuk mempermudah penelusuran. e. Jika ditemukan obat dan/atau bahan obat diduga palsu, batch tersebut harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke instansi berwenang, dan ke pemegang izin edar. f. Pengiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima dari sarana transportasi harus diperiksa sebagai bentuk verifikasi terhadap keutuhan kontainer / sistem penutup, fisik dan fitur kemasan serta label kemasan.



9



2.5.4 Penyimpanan a. Penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus mematuhi peraturan perundang-undangan. b. Kondisi penyimpanan untuk obat dan/atau bahan obat harus sesuai dengan rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang memproduksi bahan obat standar mutu farmasi. c. Volume pemesanan obat dan/atau bahan obat harus memperhitungkan kapasitas sarana penyimpanan. d. Obat dan/atau bahan obat harus disimpan terpisah dari produk selain obat dan/atau bahan obat dan terlindung dari dampak yang tidak diinginkan akibat paparan cahaya matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal lain. Perhatian khusus harus diberikan untuk obat dan/atau bahan obat yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus. e. Kontainer obat dan/atau bahan obat yang diterima harus dibersihkan sebelum disimpan. f.



Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus



memastikan



terpenuhinya



kondisi



penyimpanan



yang



dipersyaratkan dan memungkinkan penyimpanan secara teratur sesuai kategorinya; obat dan/atau bahan obat dalam status karantina, diluluskan, ditolak, dikembalikan, ditarik atau diduga palsu. g. Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stock sesuai dengan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat mengikuti kaidah First Expired First Out (FEFO). h.



Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan disimpan sedemikian rupa untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan campur-baur. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan di lantai.



i. Obat dan/atau bahan obat yang kedaluwarsa harus segera ditarik, dipisahkan secara fisik dan diblokir secara elektronik. Penarikan secara fisik untuk obat dan/atau bahan obat kedaluwarsa harus dilakukan secara berkala.



10



j. Untuk menjaga akurasi persediaan stok, harus dilakukan stock opname secara berkala berdasarkan pendekatan risiko. k.



Perbedaan stok harus diselidiki sesuai dengan prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau bahan obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan untuk jangka waktu yang telah ditentukan.



2.5.5 Pengiriman a. Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus ditujukan kepada pelanggan yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-undangan. b. Untuk penyaluran obat dan/atau bahan obat ke orang/pihak yang berwenang atau berhak untuk keperluan khusus, seperti penelitian, special access dan uji klinik, harus dilengkapi dengan dokumen yang mencakup tanggal, nama obat dan/atau bahan obat, bentuk sediaan, nomor batch, jumlah, nama dan alamat pemasok, nama dan alamat pemesan/penerima. Proses pengiriman dan kondisi penyimpanan harus sesuai dengan persyaratan obat dan/atau bahan obat dari industri farmasi. Dokumentasi harus disimpan dan mampu tertelusur. c. Prosedur tertulis untuk pengiriman obat dan/atau bahan obat harus tersedia. Prosedur tersebut harus mempertimbangkan sifat obat dan/atau bahan obat serta tindakan pencegahan khusus. d. Dokumen untuk pengiriman obat dan/atau bahan obat harus disiapkan dan harus mencakup sekurang-kurangnya informasi berikut: 1) Tanggal pengiriman; 2) Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon dan status dari penerima (misalnya Apotek, rumah sakit atau klinik); 3) Deskripsi obat dan/atau bahan obat, misalnya nama, bentuk sediaan dan kekuatan (jika perlu) 4) Nomor batch dan tanggal kadarluasa



11



5) Kuantitas obat dan/atau bahan obat, yaitu jumlah kontainer dan kuantitas per kontainer (jika perlu) 6) Nomor dokumen untuk identifikasi order pengiriman 7) Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat perusahaan ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas personil ekspedisi yang menerima (jika menggunakan jasa ekspedisi) dan kondisi penyimpanan.



2.6 Pelayanan Instansi PBF PBF pusat dan PBF Cabang dalam melaksanakan pengadaan obat atau bahan obat harus berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani Apoteker Penanggung Jawab dengan mencantumkan nomor SIPA, SITK. (PERMENKES No. 30, 2017).



2.7 Peraturan dan Perundang-Undang PBF Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30 tahun 2017. Perubahan kedua atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/ 2011 Tentang Pedagang Besar Farmasi. Pasal 13 1. PBF dan PBF Cabang hanya dapat mengadakan, menyimpan dan menyalurkan obat dan/atau bahan obat yang memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan 2. PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi dan/atau sesama PBF. 3. PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan bahan obat dari industri farmasi, sesama PBF dan/atau melalui importasi. 4. Pengadaan bahan obat melalui importasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.



12



5. PBF Cabang hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan/atau bahan obat dari PBF pusat atau PBF Cabang lain yang ditunjuk oleh PBF pusatnya. 6. PBF dan PBF Cabang dalam melaksanakan pengadaan obat atau bahan obat harus berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker penanggung jawab dengan mencantumkan nomor SIPA.



Pasal 14A 1.



Dalam hal apoteker penanggung jawab tidak dapat melaksanakan tugas, PBF atau PBF Cabang harus menunjuk apoteker lain sebagai pengganti sementara yang bertugas paling lama untuk waktu 3 (tiga) bulan.



2.



PBF atau PBF Cabang yang menunjuk apoteker lain sebagai pengganti sementara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada kepala dinas kesehatan provinsi setempat dengan tembusan Kepala Balai POM.



Pasal 15 1.



PBF dan PBF Cabang harus melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat sesuai dengan CDOB yang ditetapkan oleh Menteri.



2.



Penerapan CDOB sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai pedoman teknis CDOB yang ditetapkan oleh Kepala Badan.



3.



PBF dan PBF Cabang yang telah menerapkan CDOB diberikan sertifikat CDOB oleh Kepala Badan.



Pasal 16 1.



Setiap PBF atau PBF Cabang wajib melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran di tempat usahanya dengan mengikuti pedoman CDOB.



2.



Dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan



13



secara elektronik. 3.



Dokumentasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) setiap saat harus dapat diperiksa oleh petugas yang berwenang



Pasal 19 1.



PBF Cabang hanya dapat menyalurkan obat dan/ atau bahan obat di daerah provinsi sesuai dengan surat pengakuannya.



2.



Dikecualikan dari ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PBF Cabang dapat menyalurkan obat dan/ atau bahan obat di daerah provinsi terdekat untuk dan atas nama PBF pusat yang dibuktikan dengan Surat Penugasan/ Penunjukan.



3.



Setiap Surat Penugasan/ Penunjukkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berlaku hanya untuk 1 (satu) daerah provinsi terdekat yang dituju dengan jangka waktu selama 1 (satu) bulan.



4.



PBF Cabang yang menyalurkan obat dan/ atau bahan obat di daerah provinsi terdekat sebagaimana dimaksud pada ayat (2), menyampaikan pemberitahuan atas Surat Penugasan/ Penunjukan secara tertulis kepada kepala dinas kesehatan provinsi yang dituju dengan tembusan kepala dinas kesehatan provinsi asal PBF Cabang, Kepala Balai POM provinsi asal PBF Cabang dan Kepala Balai POM provinsi yang dituju.



Pasal 20 1.



PBF dan PBF Cabang hanya melaksanakan penyaluran obat berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker pemegang SIA, apoteker penanggung jawab, atau tenaga teknis kefarmasian penanggung jawab untuk toko obat dengan mencantumkan nomor SIPA atau SIPTTK.



2.



Dikecualikan dari ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), penyaluran obat berdasarkan pembelian secara elektronik (EPurchasing)



dilaksanakan



perundang-undangan.



sesuai



dengan



ketentuan



peraturan



14



1.



PBF dan PBF Cabang hanya dapat menyalurkan bahan obat kepada industri farmasi, PBF dan PBF Cabang lain, apotek, instalasi farmasi rumah sakit dan lembaga ilmu pengetahuan.



2. Penyaluran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan surat



pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau apoteker penanggung jawab. 3.



Dikecualikan dari ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) surat pesanan untuk lembaga ilmu pengetahuan ditandatangani oleh pimpinan lembaga.



BAB III TEMPAT PKL



3.1 Sejarah Tempat PKL PT. PARIT PADANG



awalnya di kenal sebagai PT. Ethica Industri



Farmasi yang didirikan oleh Tan Tjhoen Lim sebagai perusahaan farmasi yang berfokus pada produk injeksi pada tahun 1946. Pada tahun 1951 diubah lagi namanya menjadi N.V Soho Pharmaceutische Industrie en Handel Maatshappij (kini PT Soho Industri Pharmasi) didirikan sebagai pioneer dan pelopor dalam penggunaan produk alami di pasar obat resep. Pada tahun 1956 PT. Parit Padang didirikan untuk melayani distribusi bagi grup beserta usaha terkaitnya. Tahun 1992 PT Soho Industri Pharmasi mengembangkan usahanya dengan memasarkan produk OTC . Tahun 2005 bisnis Alliance didirikan untuk menyediakan solusi layanan lengkap bagi perusahaan multinasional yang akan melakukan penetrasi ke pasar farmasi Indonesia. Pada tahun 2006 PT. Soho mengembangkan bisnis OTC nya dengan meluncurkan produk consumer Health memulai ekspor ke pasar internasional untuk pertama kalinya, Tahun 2009 PT. Universal Health Network (“Unihealt”) didirikan untuk memperluaskan jangkuan kepada konsumen lewat jalur multi-level marketing/ penjualan langsung. kemudian pada tahun 2012 PT. Soho Global Medika didirikan untuk memanfaatkan peluang pertumbuhan segmen peralatan medis dan alat kesehatan (alkes). Pada tahun 2013 Ethica Fresenius Kabi (EFK) didirikan sebagai perusahaan patungan dengan Fresenius Kabi- sebuah perusahaan kesehatan global yang menguasai pasar generik injeksi melalui pembelian 51% saham PT Ethica Industri Farmasi, Natural wellness mengembangkan potensi alam untuk Indonesia sehat, kemudian pada tahun 2015 menerapkan purpose, vision dan care values (PVCV) yang



baru



sebagai



pedoman



dalam



mengembangkan



bisnis



yang



berkesinambungan, mengumumkan kemitraan dengan Quadria Capital. Lembaga pendanaan khusus yang bergerak di bidang healthcare dengan spesialisasi dikawasan regional, kemudian pada tahun 2017 SAP mulai diimplementasikan untuk PPG (Parit Padang Global) pada bulan januari 2017, sementara SIP ( soho



15



16



industry pharmasi ) sudah mengimplementasikan SAP sejak akhir 2015. Sistem manajemen perusahaan terpadu yang baru diharapkan untuk merampingkan proses bisnis, mendorong efisensi dan memastikan integritas data dan akurasi di seluruh perusahaan.



3.2



Tata Ruang PT. Parit Padang Global adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang



memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/ atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Perlengkapan yang tersedia didalam gudang obat antara lain rak-rak besar untuk penyimpanan dus (karton) yang berisi obat, steker alat yang digunakan untuk mengambil obat dirak paling atas yang sulit untuk dijangkau, hand pallet beserta tangga. Sedangkan penyimpanan obat-obat berdasarkan suhu dan jenis obatnya antara lain suhu kurang dari 25oC, suhu kurang dari 30oC dan suhu ambient. Untuk produk khusus (dalam pengawasan Balai BPOM) diletakkan diruangan terpisah antara lain produk yang masuk kategori psikotropik, prekursor, dan OOT. PT. Parit Padang Global Cabang Manado mempunyai 10 ruangan logistik diarea gudang yaitu terdiri dari : 1. Ruang Admin 2. Ruang Retur 3. Ruang Farma 4. Ruang Ambien 5. Ruang Psikotropika 6. Ruang Alat Kesehatan 7. Ruang Obat-obat yang diawasi BPOM (Psikotropika, prekursor dan OOT) 8. Ruang Kosmetik 9. Ruang Aromatik 10. Ruang loading in & loading out



17



2.3



Struktur Organisasi



Ali Branch Manager Andi Hasmita Apoteker PJ PBF Gloria Fretty S, Z. Mandrey Apoteker PJ Alkes



Ika Abidin Branch Accounting Spv Englin Maleke Branch Cashier Senny Rengkung Branch Acct Adm Marnita Ndede Sri Wahyuni Branch Inkaso Adm



Mus & Wesly Sales Supervisor Ricky Egetan Junaidin Hafid Youdi Meichel R Sandy Tobias Ruli Stenly Stefi Salesman



Abdul Puasa TSM (Exclusiv Soho)



Raffika Sondakh & Riffia CSSA



Refli M Mengko Logistic Branch Spv



Mulyadi ……. HC Sales Rep. (Exc.Soho)



Fransiscus V Data Support Exc Reinold Z Dedi Lausu Michel Andersen F. L Security Hidayatullah Popa Office Cleanser



David Prihandoko Koord. Petugas Gudang Joneta Fanly A. Alimang Willi Vekky L Petugas Gudang



Siska Sumaga Warehouse Adm Rocky Lawalata Petugas Retur



4 Delivery Man Pengantar Barang



18



3.4 Kegiatan Tempat PKL Di tempat PKL PT. Parit Padang Global jam kerja mulai pukul 09:00-16:00 dari hari senin-jum’at, dan pada hari sabtu jam kerjanya mulai pukul 09:00-13.30. Kegiatan sehari-hari yang dilakukan sebagai berikut : 1. Melakukan Stok harian setiap ruangan dan didampingi oleh masing-masing petugas penanggung jawab ruangan. 2. Melakukan validasi faktur. 3. Melakukan DO (Delivery Order) yang didampingi oleh masing-masing petugas penanggung jawab ruangan. 4. Menanyakan tugas pokok dari setiap petugas yang ada diPBF yaitu ; a. Tentang proses Loading In (barang masuk): yang harus diperiksa terlebih dahulu Nama baarang, quantity, nomor batch, expire date, dan bentuk fisik apakah rusak atau tidak. jika rusak barang langsung dikembalikan ke tim ekspedisi (petugas pengantar barang) disertai surat yang ditanda tangani oleh APJ (Apoteker penanggung jawab), kepala gudang dan petugas penanggung jawab Loading In. b. Tentang proses Loading Out (barang keluar) : yang harus diperiksa terlebih dahulu yaitu produknya sudah sesuai dengan DO atau belum. Untuk meminimalisir kekurangan dan kelebihan produk pada saat melakukan stok untuk mencegah kerugian pada PBF. c.



Tentang Retur : Proses pemusnahan barang, barang yang sudah expire date dikemas dan dikirim kepusat dan pusat yang akan melakukan pemusnahan.



3.5 Pengelolaan PBF a. Perencanaan & Pengadaan Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan, proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan



19



untuk mencapai tujuan, perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif & efisien. Alur dari perencaan obat di PT. Parit Padang yaitu setiap awal bulan PJ. Parit Padang Global Pusat akan email ke Parit Padang Global cabang Manado untuk membuat permintaan ke pusat berdasarkan data jumalah stok yang dikirimkan oleh pusat. cabang manado akan membuat permintaan barang tersebut dan di input ke dalam system, yang akan membuat permintaan obat ke pusat adalah kepala logistik, dan harus diketahui oleh kepala cabang dan apoteker. Setelah kepala cabang menyetujui permintaan tersebut maka Parit Padang Global pusat akan memproses permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan cabang tiap bulan, jika ada forcase tambahan atau permintaan tambahan maka spv(supervisor) akan email kebagian logistik (kepala logistik ) untuk dilakukan permintaan tambahan ke pusat dengan alsan yang jelas dan harus diketahui oleh kepala cabang. Sedangkan untuk barang produk yang diawasi oleh BPOM permintaannya apoteker, apoteker akan membuat surat pesanan (SP) berdasarkan nomor PO (Purces Order) yang dikirimkan oleh pusat. PPG pusat tidak akan proses barang tersebut jika SP&PO dari cabang belum diterima oleh PPG pusat, jika permintaan tersebut tidak pengiriman untuk via diproses oleh pusat maka pusat akan mengeluarkan surat penolakan produk ke cabang yang disertai dengan alasan penolakan tersebut. Permintaan barang tersebut akan dikirimkan melalui via udara untuk injeksi dan produk- produk CCP( Cold Chain Produk) , untuk produk-produk tablet, syrup akan dikirimkan melalui via laut, lama pengiriman untuk via udara hanya sehari barang akan sampai ke cabang sedangkan untuk via laut barang akan diterima di cabang sekitar 2 sampai 3 minggu.



b. Penerimaan Barang yang masuk kecabang baik via udara, maupun via laut yang dibawah oleh ekspedisi akan masuk melalui area penerimaan barang atau dinamakan loading in, barang yang masuk ini akan dicek oleh petugas gudang yang ditunjuk untuk melakukan penerimaan barang, pengecekan barang dilakukan berdasarkan



20



surat jalan, packing list yang dikirimkan oleh PPG pusat, yang akan dicek dari barang-barang tersebut meliputi quantity, bentuk sediaan batch, dan expire date jika sudah sesuai dengan surat jalan dan packing list maka petugas gudang akan menandatangani surat jalan dan checklist penerimaan barang, beserta packing packing list akan diserahkan ke kepala gudang (LSH) atau admin logistic untuk dibuatkan label produk dimana label produk ini akan digunakan untuk menentukan letak penyimpanan obat-obat tersebut yang akan di barcode oleh petugas gudang agar barang yang masuk di rak bisa terbaca di system. Jika ada barang yang tidak sesuai atau rusak pada saat penerimaan di cabang maka cabang akan membuatkan berita acara ketidaksesuaian barang yang akan di laporkan pada ekspedisi dan PPG pusat untuk segera diproses atau dilakukan pergantian.



c. Penyimpanan Metode penyimpanan yang diterapkan oleh Parit Padang Global adalah sesuai dengan suhu penyimpanan yang tertera pada kemasan yaitu kurang lebih 25°C, suhu 30°C & suhu Ambient adapun untuk produk-produk CCP(Cold Chain Produk) maka akan diletakkan di chiller atau lemari pendingin yang sudah dikalibrasi dan dilengkapi dengan alarm yang akan berbunyi ketika suhu diatas 8◦C atau dibawah 2◦C dan akan terhubung ke hp apoteker & hp kepala gudang. Setiap ruang penyimpanan di PT. PPG dilengkapi dengan monitoring suhu yang di isi 3x sehari di jam-jam tertentu yaitu jam 09.00, 12.00, 15.00 yang dicatat berdasarkan suhu yang terbaca ditermometer dimasing-masing ruangan, dan thermometer tersebut telah dikalibrasi setahun sekali , pada area penyimpanan obat juga dilengkapi dengan monitoring kebersihan yang akan diisi setiap hari ketika sudah melakukan pembersihan diruangan penyimpanan obat.



d. Pendistribusian Pendistribusian dilakukan ke apotek-apotek, rumah sakit, dinas kesehatan & PBF-PBF local maupun PBF nasional, pendistribusian obat berdasarkan surat pesanan outlet kepada parit padang, surat pesanan outlet ini akan digunakan salesman & CSSA untuk input barang di system yang akan keluar TO-DO ke



21



gudang. TO-DO yang keluar di gunakan petugas gudang untuk mengeluarkan barang. Barang yang telah dikeluarkan oleh petugas gudang akan diletakkan sesuai lokasi masing-masing (yaitu area luar kota, dalam kota & perifer) peletakan barang tersebut disertai dengan copy TO-DO yang akan digunakan oleh koordinator barang untuk mengecek kesesuian barang yang dikeluarkan petugas gudang, beserta faktur yang telah diprint ketika TO-DO sudah dikeluarkan. Setelah barang sudah sesuai dengan TO-DO dan faktur maka barang tersebut akan di packing di serahkan ke ekspedisi untuk dilakukan pengantaran atau pendistribusian ke tiap-tiap outlet dalam kota, sedangkan untuk wilayah luar kota (ternate, gorontalo, kotamobagu, tomohon, bitung, sanger, talaud dan lain-lain) akan diserahkan ke ekspedisi pihak ketiga dilakukan pendistribusian ke outlet, untuk pihak ketiga ini PT.PPG telah di lakukan kerja sama yang di tuang dalam perjanjian khusus dengan notaris agae produk yang di terima oleh outlet sesuai dengan pesanan dan quantity. Penerimaan barang di outlet untuk produk dot merah harus di terima minimal



asisten



apoteker



yang



memiliki



SIKTTK



sedangkan



produk



pisikotropika, precursor dan OOT harus diterima oleh apoteker, jika apoteker berhalangan hadir dan tidak bisa menerima barang maka apoteker wajib membuat surat pendelegasian ke asisten untuk penerimaan barang, jika tidak ada surat pendelegasian maka produk tersebut harus di bawah pulang kembali ke distributor.



D. Pemusnahan Untuk pemusnahan obat di parit padang global cabang manado tidak pernah di lakukan karena belum ada vendor yang menangani untuk pemusnahan obat maka untuk retur barang expire date akan di kirim ke parit padang global sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, barang yang sudah di expired date atau telah rusak akan di letakan di ruangan khusus retur barang-barang. Barangbarang expire date yang akan di kirim ke pusat akan di proses oleh petugas retur dan di infokan ke pusat setelah di buatkan STTR (surat tanda terima retur).



22



f. Pelaporan Pelaporan obat-obat di lakukan tiap bulan sekali untuk produk pisikotropik, precursor, dan OOT di masing-masing web BPOM (E-napza) web KEMENKES (E-report PBF) dan pelaporan ALKES, sedangkan obat-obat yang lain atau di namakan produk reguler di laporkan tiap tiga bulan sekali di web KEMENKES.



BAB IV PEMBAHASAN



Pedagang Besar Farmasi yang selanjutnya di singkat PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pedagang Besar Farmasi (PBF) merupakan salah satu unit terpenting dalam kegiatan penyaluran sediaan farmasi ke fasilitas pelayanan kesehatan seperti apotek, instalasi farmasi rumah sakit, klinik dan toko obat agar dapat sampai ke tangan masyarakat. Apoteker sebagai penanggung jawab di PBF harus mampu melakukan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi di PBF dimulai dari pengadaan, penyimpanan hingga pendistribusian sediaan farmasi ke sarana pelayanan kesehatan (Kementerian Kesehatan RI, 2011). PT. Parit padang global adala sebuah PBF yang berdiri sejak tahaun 1946 yang awalnya bernama PT. Ethica industri Farmasi yang berfokus pada produk injeksi.



Pada



tahun



1951



diubah



lagi



namanya



menjadi



N.V



Soho



Pharmaceutische Industrie en Handel Maatshappij (kini PT Soho Industri Pharmasi) didirikan sebagai pioner dan pelopor dalam penggunaan produk alami di pasar obat resep. Pada tahun 1956 PT. Parit Padang didirikan untuk melayani distribusi bagi grup beserta usaha terkaitnya. Tahun 1992 PT Soho Industri Pharmasi mengembangkan usahanya dengan memasarkan produk OTC. Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pedagang besar farmasi PT. Parit Padang Global yaitu : 1. Perencanaan Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan, proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan



23



24



untuk mencapai tujuan, perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif & efisien. Alur perencaan obat di PT. Parit Padang yaitu setiap awal bulan PJ. Parit Padang Global Pusat akan email ke Parit Padang Global cabang Manado untuk membuat permintaan ke pusat berdasarkan data jumlah stok yang dikirimkan oleh pusat. Parit padang cabang manado akan membuat permintaan barang tersebut dan di input ke dalam sistem, yang akan membuat permintaan obat ke pusat adalah kepala logistik, dan harus diketahui oleh kepala cabang dan apoteker. Setelah kepala cabang menyetujui permintaan tersebut maka Parit Padang Global pusat akan memproses permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan cabang tiap bulan, jika ada forcase tambahan atau permintaan tambahan maka spv(supervisor) akan email kebagian logistik (kepala logistik ) untuk dilakukan permintaan tambahan ke pusat dengan alasan yang jelas dan harus diketahui oleh kepala cabang. untuk barang produk yang diawasi oleh BPOM permintaannya apoteker, apoteker akan membuat surat pesanan (SP) berdasarkan nomor PO (Purces Order) yang dikirimkan oleh pusat. PPG pusat tidak akan proses barang tersebut jika SP&PO dari cabang belum diterima oleh PPG pusat, jika permintaan tersebut tidak disertai dengan SP dan PO maka pengiriman tidak diproses oleh pusat dan pusat akan mengeluarkan surat penolakan produk ke cabang yang disertai dengan alasan penolakan tersebut.



2. Penerimaan Barang yang masuk kecabang baik via udara, maupun via laut yang dibawah oleh ekspedisi akan masuk melalui area penerimaan barang atau dinamakan loading in, barang yang masuk ini akan dicek oleh petugas gudang yang ditunjuk untuk melakukan penerimaan barang, pengecekan barang dilakukan berdasarkan surat jalan, packing list yang dikirimkan oleh PPG pusat, yang akan dicek dari barang-barang tersebut meliputi quantity, bentuk sediaan batch, dan expire date jika sudah sesuai dengan surat jalan dan packing list maka petugas gudang akan menandatangani surat jalan dan checklist penerimaan barang, beserta packing packing list akan diserahkan ke kepala gudang (LSH) atau admin logistic untuk



25



dibuatkan label produk dimana label produk ini akan digunakan untuk menentukan letak penyimpanan obat-obat tersebut yang akan di barcode oleh petugas gudang agar barang yang masuk di rak bisa terbaca di system. Jika ada barang yang tidak sesuai atau rusak pada saat penerimaan di cabang maka cabang akan membuatkan berita acara ketidaksesuaian barang yang akan di laporkan pada ekspedisi dan PPG pusat untuk segera diproses atau dilakukan pergantian.



3. Penyimpanan Metode penyimpanan yang diterapkan oleh Parit Padang Global adalah sesuai dengan suhu penyimpanan yang tertera pada kemasan yaitu kurang lebih 25°C, suhu 30°C & suhu Ambient adapun untuk produk-produk CCP(Cold Chain Produk) maka akan diletakkan di chiller atau lemari pendingin yang sudah dikalibrasi dan dilengkapi dengan alarm yang akan berbunyi ketika suhu diatas 8°C atau dibawah 2°C dan akan terhubung ke hp apoteker & hp kepala gudang. Setiap ruang penyimpanan di PT. PPG dilengkapi dengan monitoring suhu yang di isi 3x sehari di jam-jam tertentu yaitu jam 09.00, 12.00, 15.00 yang dicatat berdasarkan suhu yang terbaca ditermometer dimasing-masing ruangan, dan thermometer tersebut telah dikalibrasi setahun sekali , pada area penyimpanan obat juga dilengkapi dengan monitoring kebersihan yang akan diisi setiap hari ketika sudah melakukan pembersihan diruangan penyimpanan obat.



4. Pendistribusian Pendistribusian dilakukan ke apotek-apotek, rumah sakit, dinas kesehatan & PBF-PBF local maupun PBF nasional, pendistribusian obat berdasarkan surat pesanan outlet kepada parit padang, surat pesanan outlet ini akan digunakan salesman & CSSA untuk input barang di system yang akan keluar TO-DO ke gudang. TO-DO yang keluar di gunakan petugas gudang untuk mengeluarkan barang. Barang yang telah dikeluarkan oleh petugas gudang akan diletakkan sesuai lokasi masing-masing (yaitu area luar kota, dalam kota & perifer) peletakan barang tersebut disertai dengan copy TO-DO yang akan digunakan oleh koordinator barang untuk mengecek kesesuian barang yang dikeluarkan petugas



26



gudang, beserta faktur yang telah diprint ketika TO-DO sudah dikeluarkan. Setelah barang sudah sesuai dengan TO-DO dan faktur maka barang tersebut akan di packing di serahkan ke ekspedisi untuk dilakukan pengantaran atau pendistribusian ke tiap-tiap outlet dalam kota, sedangkan untuk wilayah luar kota (ternate, gorontalo, kotamobagu, tomohon, bitung, sanger, talaud dan lain-lain) akan diserahkan ke ekspedisi pihak ketiga dilakukan pendistribusian ke outlet, untuk pihak ketiga ini PT.PPG telah di lakukan kerja sama yang di tuang dalam perjanjian khusus dengan notaris agae produk yang di terima oleh outlet sesuai dengan pesanan dan quantity. Penerimaan barang di outlet untuk produk dot merah harus di terima minimal



asisten



apoteker



yang



memiliki



SIKTTK



sedangkan



produk



pisikotropika, precursor dan OOT harus diterima oleh apoteker, jika apoteker berhalangan hadir dan tidak bisa menerima barang maka apoteker wajib membuat surat pendelegasian ke asisten untuk penerimaan barang, jika tidak ada surat pendelegasian maka produk tersebut harus di bawah pulang kembali ke distributor.



5. Pemusnahan Untuk pemusnahan obat di parit padang global cabang manado tidak pernah di lakukan karena belum ada vendor yang menangani untuk pemusnahan obat maka untuk retur barang expire date akan di kirim ke parit padang global sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, barang yang sudah di expired date atau telah rusak akan di letakan di ruangan khusus retur barang-barang. Barangbarang expire date yang akan di kirim ke pusat akan di proses oleh petugas retur dan di infokan ke pusat setelah di buatkan STTR (surat tanda terima retur).



6. Pelaporan Pelaporan obat-obat di lakukan tiap bulan sekali untuk produk pisikotropik, precursor, dan OOT di masing-masing web BPOM (E-napza) web KEMENKES (E-report PBF) dan pelaporan ALKES, sedangkan obat-obat yang



27



lain atau di namakan produk reguler di laporkan tiap tiga bulan sekali di web KEMENKES.



BAB V PENUTUP



4.1 KESIMPULAN Setelah melakukan PKL, dapat disimpulkan bahwa PBF (pedagang besar Farmasi) adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmai dalam jumlah besar, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Setiap PBF harus memiliki apoteker penanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat atau bahan obat. PT. Parit Padang Global melakukan pendistribusian ke apotek-apotek, instalasi farmasi rumah sakit, klinik dan toko-toko obat. Adapun penyimpanan di PT. Parit Padang global yaitu sesuai suhu yang tertera pada kemasan obat. Dan obat-obat ccp(cold chain produk) akan di letakan di chiller atau lemari pendingin yang sudah di kalibrasi dan dilengkapi dengan alarm yang akan berbunyi ketika suhu di atas 8°C atau di bawah 2°C dan akan terhubung ke hp apoteker atau kepala gudang. Untuk pemusnahan di PT. Parit Padang global cabang manado, barang barang yang sudah expire date maka akan di letakan di ruang retur dan akan di kirim ke Parit padang global pusat sesuai dengan prosedur yang di tetapkan.



4.2 SARAN Saran kami dalam praktek kerja lapangan yaitu: 1. Bagi tempat PKL yaitu dapat meningkatkan kerjasama antara institusi terkait dan PBF agar banyak memberi peluang pada mahasiswa dalam melakukan praktek kerja lapangan dalam mempelajari manajemen farmasi. 2. Bagi institusi terkait agar dapat meningkatkan pembelajaran mengenai manajemen farmasi. 3. Bagi mahasiswa yang akan melanjutkan praktek kerja lapangan di harapkan agar dapat menjaga nama baik almamater dan dapat meningkatkan pembelajaran tentang manajemen farmasi.



28



DAFTAR PUSTAKA



29