Laporan Project Quality Management [PDF]

Citation preview

LAPORAN MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI “QUALITY MANAJEMEN”



Disusun Oleh : KELOMPOK 9 Anggota : MUHAMMAD UMAR



(1106120129)



SYACHRIR HIDAYATULLAH



(1106120127)



BAGUS WICAKSONO



(1106120120)



FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS TELKOM BANDUNG 2015



Daftar Isi 1



Pendahuluan...................................................................................................... 3



2



Penjelasan.......................................................................................................... 4 2.1



Plan Quality Management.............................................................................. 4



2.1.1



Input..................................................................................................... 5



2.1.2



Tools..................................................................................................... 6



2.1.3



Outpus.................................................................................................. 7



2.2



Perform Quality Assurance............................................................................. 8



2.2.1



Input..................................................................................................... 8



2.2.2



Tools..................................................................................................... 8



2.2.3



Output................................................................................................... 9



2.3



Control Quality............................................................................................ 9



2.3.1



Input................................................................................................... 10



2.3.2



Tools................................................................................................... 10



2.3.3



Outputs................................................................................................ 11



2



1



Pendahuluan Project Quality Management atau manajemen kualitas proyek adalah salah satu proses yang sangat penging untuk menjaga agar siklus proyek tetap berjalan sesuai dalam koridor. Sehingga dapat menjamin agar output dari proyek dapat memenuhi yang telah disepakati dan memenuhi kepuasan client. Manajemen kualitas proyek harus mendefinisikan standar kualitas yang digunakan untuk proyek yang biasanya standar itu ditentukan oleh para stakeholder dan standar kualitas keseluruhan yang telah ditetapkan oleh organisasi itu sendiri. Proses identifikasi yang cermat terhadap standar yang telah ditetapkan akan membantu memastikan apakah hasil dari proyek itu dapat memuaskan stakeholder. Karakteristik dari produk yang berkualitas meliputi kinerja, fungsi, kesesuaian, kehandalan, dan konsistensi digunakan untuk mengukur hasil akhir dari proyek. Kualitas dari produk yang dihasilkan oleh sebuah proyek hendaknya disejajarkan dengan scoope, time, dan cost dari proyek itu sendiri. Jika client merasa tidak puas dengan kualitas proyek atau produk yang dihasilkan, maka tim proyek akan melakukan penyesuaian pada scoope, time, dan cost untuk memuaskan harapan dari client yang tentunya berdasarkan kesepakantan yang telah dibuat sebelumnya. Berdasarkan pentingnya Manajemen kualitas proyek maka secara khusus kelompok kami akan membahas tentang “Project Quality Management”



3



2



Penjelasan Ada beberapa proses dalam Project Quality Manajement untuk memastikan sebuah proyek berjalan sesuai dengan guidelines yang ada. 1. Plan Quality Management 2. Perform Quality Assurance 3. Control Quality Proses-proses ini saling berinteraksi antara satu sama lain dan pada knowledge area yang lainnya. Setiap proses melibatkan satu kelompok atau lebih berdasarkan kebutuhan proyek itu sendiri. Dapat di lihat pada gambar berikut : Project Quality Management Overview



2.1



Plan Quality Management Berfungsi untuk mengidentifikasi standar kualitas yang sesuai dan relevan dengan proyek dan bagaimana agar produk yang dihasilkan dapat memuaskan client. Plan Quality Management adalah salah satu proses yang memfasilitasi hal-hal yang dianggap kritis (key) dalam perencanaan proyek. Quality Planning berjalan secara parallel dengan proses yang laiinnya.



4



Plan Quality Management Input, Tool & Techniques, and Output



2.1.1 Input a. Project Management Plan : perencanaan kualitas manajemen adalah komponen dari perencanaan manajemen projek dan mengandung beberapa informasi : a) Scope baseline : terdiri atas 3 (tiga) dokumen : - Scope Staterment : mengandung deskripsi proyek, tujuan utama, dan kriteria yang telah disepakati. - WBS (Work Breakdown Structure) : indentifikasi dari tujuan, work packages, dan orang yang bertanggun jawab untuk mengukur performansi. - WBS Dictionary : mendefinisikan informasi teknis untuk menyelesaikan setiap aktivitas. b) Schedule baseline : jadwal yang telah disetujui termasuk rencana waktu dimulai dan diakhirinya pekerjaan. c) Cost baseline : dokumen rencana biaya dan waktu interval untuk mengukur dan melaporkan biaya yang digunakan. d) Other management plans : berbagai managemen plan tambahan seperti (sdm, komunikasi, resiko, procurement, dan stakeholder) yang mungkin menjadi perhatian utama dari manajemen mutu. b. Stakeholder Register : mengidentifikasi stakeholder yang memiliki kepentikan dengan proyek atau orang yang terkena dampak terkait dengan proyek. c. Risk Register : mengandung informasi terkait ancaman atau peluang yang berdampak dengan kualitas dari produk. d. Requirement Documentation : mengidentifikasi dan membuat document terkait pedoman utama pada produk dan project requirement yang memuat hal hal yang memuaskan stakeholder. Quality manajemen difokuskan untuk mempertemukan kebutuhan-kebutuhan tersebut.



5



e. Enterprise Environmental Factors : faktor-faktor lain seperti seperti regulasi industry dan pemerintah, peraturan, stardar, dan pedoman yang sudah ada yang harus dipertimbangkan. f. Organizational Process Assets : aset dari proses organisasi yang mungkin berpengaruh pda proses perencanaan kualitas seperti : - Kebijakan terkait kualitas organisasi, prosedur, dan pedoman terkait - Database lama dan pengalaman. - Mengetahui definisi PMI (Private Mortgage Insurance) dari kebijakan kualitas yang menjadi tujuan dari organisasi mengenai kualitas, yang secara formal diatur oleh top management. 2.1.2



Tools a. Cost-Benefit Analysis : untuk tujuan perencanaan kualitas, keuntungan yang mengacu pada biaya yang digunakan pada aktivitas management kualitas terhadap manfaat yang hasilkan oleh proyek. Manfaat yang didapat antara lain : minimnya kegiatan mengulangi pekerjaan, produktivitas tinggi, biaya rendah dan profit tinggi, dan meningkatnya kepuasan stakeholder. b. Cost of Quality (CoQ) : total biaya dari usaha utnuk mencapai kualitas, dibedakan menjadi dua : a) Biaya kesesuaian dimana biaya ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk menjaga kesesuaian antara produk dengan kepuasan stakeholder dibagi menjadi dua jenis yaitu biaya pencegahan dan biaya penilaian b) Biaya kettidakseesuaian yaitu biaya yang dikeluarkan kareana adaya kegagalan yang terjadi akibat kesalahn internal (benturan kepentingan dan mengulang project) dan kesalahan eksternal c. Seven Basic Quality Tools a) Cause and effect diagrams b) Flowcharts c) Checksheets d) Pareto diagram e) Histograms f) Control charts g) Scatter diagrams d. Benchmarking : membandingkan plan proyek yang dikerjakan dengan plan proyek lain dengan tujuan mendapatkan ide baru untuk kemajuan dan menyediakan standar untuk mengukur performansi e. Design of Experiments (DOE) : teknik yang membantu menentukan bagaimana berbagai variable yang berbeda mempengaruhi hasil dari project. f. Statistical Sampling : memilih suatu populasi untuk melakukan sampling.



6



g. Additional Quality planning tools : ada beberapa teknik yang dapat membantu dalam mendefinisikan requirement kualitas termasuk : a) Brainstorming b) Force field analysis c) Nominal group technique d) Quality management and control tools h. Meetings : meeting mempertemukan project manager, sponsor, anggota team, dan stakeholder yang dipilih untuk tujuan membangun rencana managemen kualitas. 2.1.3



Outpus



a. Quality management plan : mendeskiripsikan bagaimana team proyek akan mengimplementasikan kebijakan kualitas. b. Quality metrics : plan yang berisi detail tentang langkah-langkah untuk meningkatkan proses yang ada. Termsuk aktivitas seperti : a) Process boundaries : mendeskripsikan awal, tujuan, dan masing-masing proses. b) Process configuration : sebuah flowchart yang menunjukkan semua langkah dan gambaran dalam sebuah proses c) Targets for Improved performance d) Process metrics : mengukur performasi dan peningkatan c. Quality metrics : mendeskripsikan apa yang diukur dan bagaimana cara mengukurnya d. Quality Checlist : alat yang terstruktur yang digunakan untuk memverifikasi semua langkah dalam sebuah proses yang telah dilaksanakan. e. Project Document updates : dokumen yang telah diperbaharui sebagai hasil dari perencanaan kualitas termasuk : a) Stakeholder register b) Responsibility assignmen matrix c) WBS and WBS dictionary 2.2



Perform Quality Assurance Jaminan kualitas melibatkan audit requirement quality dan hasil dari pengukuran quality control adalah meyakinkan bahwa proyek akan menggunakan proses dan kualitas standar yang sesuai. Janiman kualitas membuat sebuah sistem manajemen untuk mengaudit requirement kualitas, mereview proses organisasi, dan mengambil hasil dari quality control dalam bentuk quality control measurements.



7



Perform Quality Assurance Input, Tool & Techniques, and Output



2.2.1



Input



a. Quality Management Plan : medeskripsikan pendekatan untuk jaminan kualitas dan proses peningkatan yang berkelanjutan b. Process Improvement Plan : detail langkah untuk menganalisa proses untuk meningkatkan manajemen project dan proses pengembangan produk c. Quality Metrics : mengidentifikasi antribut yang harus diukur d. Quality control Measurements : hasil dari quality control activites. e. Project Documents : Bisa mempengaruhi jaminan kualitas yang harrus diawasi 2.2.2



Tools



a. Quality Management and Control Tools : alat untuk perencanaan kualitas dan control kualitas yang juga digunakan untuk jaminan kualitas. b. Quality Audits : struktur dan review mandiri untuk memeriksa kativitas proyek dengan kebijakan dan prosedur organisasi c. Process Anaysis : mengidentfikasi dan mengimplementasi yang dibutuknan dengan menggunakan process improvement plan. 2.2.3



Output



a. Change Requests : digunakan untuk mengambil tindakan korektif, tindakan prefentif, atau melaksanakan perbaikan. b. Project Management Plan Updates : bagian dari perencanaan management proyek yang dapat diperbaharui sebagai hasil dari jaminan kualitas termasuk: - Quality management plan - Scope management plan - Schedule management plan - Cost management plan c. Project Documents Update : mengandung : - Quality audit reports - Training plans 8



-



Process documentation d. Organizational Process Assets Updates : segala pembaharuan untuk menetapkan standar kualitas dan sistem management kualitas 2.3



Control Quality Kontrol kualitas mencakup monitoring dan recording dari hasil project spesifik untuk menilai performansi dan merekomendasikan perubahan yang diperlukan. Standar kualitas termasuk proses proyek dan tujuan produk. Hasil dari proyek adalah deliverables, dan hasil manajemen proyek seperti biaya dan kinerja yang terjadwal. Control Quality Input, Tool & Techniques, and Output



2.3.1



Input



a. Project management Plan : Mengandung rencana manajemen kualitas yang mendokumentasikan bagaimana control kualitas ditangani. b. Quality Metrics : menyediakan informasi seperti MTTR (mean Time To Repair) dan MTBF ( Mean Time Between Failure) c. Quality Checklists d. Work Performance Data : mengandung pengukuran dari kemajuan saat ini yang dibandingkan dengan kemajuan yang direncanakan. Metrics ini termasuk - Rencana VS. teknis saat ini - Rencana VS. jadwal saat ini - Rencana VS. Biaya saat ini 9



e. Approved Change Requests : perbahan yang disetujui berdampak pada metode kerja, jadwal, dan perbaikan. f. Deliverables : segala jenis produk atau sesuatu yang dihasilkan. g. Project Documents : - Agreements (kontrak, MoU, dll) - Laporan audit kualitas dan perubahan dengan perencanan yang korektive - Training plans - Dokumentasi Process Assets : aset Process Organisasi dengan menggunakan 7 dasar quality tools h. Organizational Process Assets : aset proses organisasi yang berdampak pda quality control termasuk : - Kebijakan dan standar kualitas - Petunjuk kerja standar - Prosedur dan kebijakan untuk laporan masalah, laporan kerusakkan, dan komunikasi 2.3.2



Tools



a. Seven Basic Quality Tools b. Stactical sampling c. Inspection : pemeriksaan dari produk untuk menentukan apakah sudah memenuhi standar. d. Approved Change Requests Review : meyakinkan bahwa permintaan perubahan yang telah disetujui telah diimplementasikan secara baik. 2.3.3



Outputs



a. Quality Control Measurements b. Validated Changes : memperbaiki atau menghubah item yang diperiksa dan ditentukan apakah diterima atau ditolak. Tolak item yang membutuhkan kerja ulang. c. Verified Deliverables : tujuan utama dari quality control adalah untuk meyakinkan bahwa produk yang dihasilkan itu tepat. Memverifikasi deliverables dimasukkan ke scope yang dvalidasi untuk penerimaan yang lebih formal. d. Work Performance Information : data kinerja yang telah dianalisa dan diintegrasikan. e. Change Requests : jika direkomendasikan tindakan korektif, tindakan preventif, atau memperbaiki kerusakan mengarah pada permintaan perubahan, permintaan tersebut harus diproses menggunakan control perubahan yang terintegrasi. f. Project Management Plan Updates : bagian dari perencanaan manajemen proyek yang diperbaharui termasuk : - Rencana manajemen kualitas - Rencana peningkatan proses g. Project Documents Updates : dokumen yang dapat diperbaharui adalah : - Perjanjian dan standar kualitas - Laporan audit kualitas dan change log untuk tindakan korektif - Training plans 10



- Proses assosiasi dokumentasi dengan menggunakan semua quality tools.



11



Daftar Pustaka -



A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc, 2013, Pennsylvania USA



12