LPJ Sekretaris [PDF]

Citation preview

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI “ BAKTERIOPHAGE” FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JEMBER ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN PERIODE 2010/2011 I.



PENDAHULUAN Organisasi merupakan salah satu wadah atau tempat saling berinteraksi, berekspresi, berinovasi, dan berkreasi bagi individu yang berada didalamnya. Antar elemen yang satu dengan yang lainnya merupakan satu kesatuan yang integral, harus berjalan serasi, selaras, dan harmonis untuk mencapai tujuan organisasi. Suatu organisasi yang professional harus mempunyai menajemen yang baik diantaranya Administrasi Dan Kesekretariatan. Administrasi Dan Kesekretariatan merupakan bidang yang integral dalam Himpunan Mahasiswa Biologi “BAKTERIOPHAGE” yang mempunyai tugas dan fungsi yang cukup penting diantaranya sebagai penyelaras dan penyeimbang serta menjaga kesinambungan roda organisasi. Oleh karena itu, peran dan kerja administrasi dan kesekretariatan sangat penting dalam suatu organisasi. Dalam KONFERMA XI kali ini, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan kekurangan dari kinerja selama periode ini.



II.



RENCANA DAN REALISASI PROGRAM KERJA No. Program kerja 1. Mendampingi atau mewakili



Waktu Kondisional



Realisasi √



Kondisional



√



Perhari dan



√



ketua umum dalam melaksanakan 2.



tugas organisasi Mengarsipkan semua surat masuk dan surat keluar, serta barang atau berkas lain yang berkaitan dengan



3.



organisasi Membuat jadwal piket



perminggu



III.



EVALUASI DAN PROYEKSI



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI “ BAKTERIOPHAGE” FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JEMBER ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN PERIODE 2010/2011 1. Evaluasi Administrasi dan kesekretariatan merupakan bidang yang vital sehingga membutuhkan dukungan sumber daya manusia yang kompeten. Semua tanggung jawab Sekretaris Umum sebagian terealisasi. Kendala yang dihadapi dalam melaksanakan program kerja adalah managemen waktu, baik sekretaris umum, maupun pengurus Himpunan Mahasiswa Biologi “BAKTERIOPHAGE” yang kurang optimal sehingga dalam beberapa hal terdapat masalah koordinasi. Kemudian, dalam hal penyusunan surat-menyurat yang belum systematis sehingga beberapa surat tidak terarsip serta ketidak tersediaan perangkat computer dari pihak jurusan. Meskipun demikian, kami tetap berusaha untuk mengoptimalkan kinerja. 2. Proyeksi Proyeksi untuk kepengurusan periode selanjutnya, sekretaris umum sebaiknya adalah seseorang yang cakap dalam berorganisasi terutama memiliki talent sebagai sekretaris umum serta memiliki kemauan dan kesenangan dalam bidang administrasi. Sekretaris umum harus memiliki konsep organisasi dan talent manajerial untuk mengatasi masalah administrasi. IV.



DAFTAR ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN Berikut kami laporkan daftar administrasi dan kesekretariatan Himpunan



Mahasiswa



Biologi



(HIMABIO)



“BAKTERIOPHAGE”



Universitas Jember Periode 2010-2011 1. Keanggotaan Jumlah anggota



: 214 orang



SUSUNAN PENGURUS



Fakultas



MIPA



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI “ BAKTERIOPHAGE” FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JEMBER ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN PERIODE 2010/2011 HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI FMIPA UNIVERSITAS JEMBER Periode 2010-2011 Pelindung



: Dekan FMIPA Universitas Jember



Penasehat



: Pembantu Dekan III FMIPA Universitas Jember Ketua Jurusan Biologi FMIPA Universitas Jember



Dewan penasehat : Yogi Alif Effendi Ketua Umum



: Ika Agus Rini



(081810401005)



Sekretaris Umum : Imam Hanafy



(081810401046)



Bendahara



(091810401026)



: Rachel Desi A.



Bidang Kabid I



: Dewi Eka Prawita



(081810401050)



Dep. Penalaran



: Madaniah



(081810401045)



Ririn Rahmawati Dep. LITBANG KOMBI



(091810401013)



: Abdur Rasit



(081810401030)



: Lutfya Cahyani



(081810401036)



Iva Datur Rahmah



(081810401014)



Bidang Kabid II



: Arif Muhammad



(091810401002)



Olahraga



: Condro Wisnu



(081810401019)



Karya Tulis Ilmiah



: Syubbanui Wathon (081810401013)



Dep. Minat & bakat



Sellina Hardiyani



(081810401025)



Dep. Infokom Mading



: Tri Puji Indriani



(081810401044)



Humas



: Alvien Nur Aini



(091810401001)



Kabid III



: Adifa Tri Mustika



(081810401008)



Dep. Kerohanian



: Siti Nur Azizah



(081810401022)



Bidang



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI “ BAKTERIOPHAGE” FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JEMBER ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN PERIODE 2010/2011 Edia Fitri Dwinanti (081810401016) Dep. Dana & Usaha



Dep. Pengabdian Masyarakat



: Widya Yuniar



(081810401012)



Hidayah MN.



(081810401023)



: Arif Setiawan



(081810401030)



M. Salam



(081810401025)



Bagan Struktur Organisasi Himabio ”Bakteriophage” Konferma



Ikahimbi



Dewan Penasehat



Ketua Umum



Sekretaris



Bendahara



Ketua Bidang I



Ketua Bidang II



Pendidkan dan Penalaran



Minat dan Bakat



Ketua Bidang III Dana Usaha



Kerohanian



Litbang Infokom / Humas



Pengabdian Masyarakat Keterangan :



KOMBI Garis Instruksi Garis Kerjasama Garis Koordinasi



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI “ BAKTERIOPHAGE” FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JEMBER ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN PERIODE 2010/2011



2. Daftar Surat Menyurat a. Surat masuk Jumlah surat yang telah masuk pada bidang Administrasi Dan Kesekretariatan



Himpunan



Mahasiswa



Biologi



(HIMABIO)



“BAKTERIOPHAGE” Fakultas MIPA Universitas Jember Periode 20102011 adalah 17 eksemplar Daftar Surat Masuk No.



PENGIRIM



PERIHAL



KETERANGAN



1.



TANGGAL MASUK 3 Januari 2011



DISHUTBUN



-



2. 3. 4.



18 Februari 2011 18 Februari 2011 19 Februari 2011



HIMAFI BEM FMIPA UNEJ



5.



20 Februari 2011



6.



21 Maret 2011



UKM OLAHRAGA Fakultas Teknik HIMATIKA



Pemberitahuan pemberian bibit Undangan Undangan Pemberitahuan ijin pemasangan poster Undangan



2 berkas



7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.



29 Maret 2011 10 April 2011 24 Maret 2011 3 Mei 2011 24 Juni 2011 29 Juni 2011 7 September 2011 14 September 2011



Undangan dan permohonan delegasi Undangan Undangan Undangan Undangan Undangan Undangan Undangan Undangan



HIMATIKA IONS FMIPA UNEJ HIMAKI HMP FKIP ALPHA HIMAKI PALAPA



-



-



2 berkas 1 berkas -



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI “ BAKTERIOPHAGE” FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JEMBER ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN PERIODE 2010/2011 15.



13 November 2011



IKAHIMBI



16. 17.



7 Desember 2011 15 Desember 2011



IONS HIMAFI



Undangan pendelegasian Undangan Undangan



-



b. Surat keluar Jumlah Kesekretariatan



surat



yang



Himpunan



telah



keluar



Mahasiswa



pada



Administrasi



Biologi



Dan



(HOMABIO)



“BAKTERIOPHAGE” Fakultas MIPA Universitas Jember Periode 20102011 adalah 15 eksemplar Daftar Surat Keluar No. Tanggal keluar 1. 12 Oktober 2010 2. 3.



16 Oktober 2011 19 Oktober 2010



4.



20 November 2010



5. 6.



2 Januari 2011 10 Januari 2011



7. 8.



25 Januari 2011 2 Februari 2011



9.



17 Februari



10.



3 Juli 2011



11.



25 Agustus 2011



12.



5 September 2011



13.



13 Oktober 2011



14.



15 Oktober 2011



Tujuan Perihal Calon pengurus Undangan pembentukan pengurus HIMABIO Pengurus HIMABIO Rapat koordinasi dan program kerja Pengurus HIMABIO Rapat koordinasi program kerja “Kampus Ramadan” Pengurus HIMABIO Rapat koordinasi program kerja “Halal Bihalal” Dishutbun dan Dephut Permohonan bibit untuk reboisasi Pengurus HIMABIO Rapat koordinasi program kerja “Olimpiade Biologi” Sponsor Permohonan dana SMA sederjat se-eks Permohonan pendelegasian keresidenan Besuki dan Probolinggo Pengurus HIMABIO Surat Keterangan pembuatan sertifikat “Olimpiade” Pengurus HIMABIO Rapat Koordinasi program kerja “Orbikular” Pengurus HIMAbIO Surat Keterangan pembuatan sertifikat “Orbikular” Pengurus HIMABIO Rapat koordinasi program kerja “Pelatihan PKM” Pengurus HIMABIO Surat permohonan kesediaan menjadi materi Pengurus HIMABIO Surat Keterangan pembuatan



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI “ BAKTERIOPHAGE” FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JEMBER ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN PERIODE 2010/2011 15.



10 Desember 2011



sertifikat “Pelatihan PKM” Rapat koordinasi program kerja “Biospectakular”



Pengurus HIMABIO



3. Daftar Inventarisasi Daftar inventarisasi yang tercatat oleh administrasi dan kesekretariatan Himpunan Mahasiswa Biologi (HOMABIO) “BAKTERIOFAGE” Fakultas MIPA Universitas Jember Periode 2010-2011 adalah Daftar Iventarisasi No. 1. 2. 3. 5. 6. 7. 8. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.



Iventaris Printer Papan pengumuman Kotak arsip Lemari Meja Stempel HIMABIO Bantalan stempel Selotipe Spidol hitam marker Gunting cutter Klip kertas Isi staples Staples Amplop putih kecil Penggaris Alat penerangan Kotak pensil Lem cair Kertas Buffalo Karpet Sapu Cikrak Kemoceng Kipas angin Fandel Trophi Jarum pentul Bolpoint



Jumlah 1 buah 1 buah 1 buah 1 buah 1 buah 1 buah 1 buah 4 buah 3 buah 2 buah 1 buah 1 bungkus 1 bungkus 2 buah 16 lembar 2 buah 1 buah 2 buah 1 buah 17 lembar 2 buah 1 buah 1 buah 1 buah 1 buah 9 buah 15 buah 2 buah 3 bolpoint



Keterangan Baik Baik Kurang Baik Kurang Baik Baik Baik Baik Baik Baik 1 Rusak Baik Baik Baik Baik Baik Baik Rusak Baik Baik Baik 1 Hilang Hilang Hilang Rusak Baik 1 rusak Baik Baik Baik



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI “ BAKTERIOPHAGE” FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JEMBER ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN PERIODE 2010/2011 35. 36. 37. 38. 39. 40.



Kertas minyak Kertas gambar A3 Kabel rol Penebah Kalender tahun 2011 Kertas Sertifikat



83 lembar 44 lembar 1 buah 1 buah 8 buah 25 lembar



Baik Baik Baik Baik Baik baik



4. Daftar berkas Administrasi dan kesekretariatan Himpunan Mahasiswa Biologi (HOMABIO) “BAKTERIOFAGE” Fakultas MIPA Universitas Jember Periode 2010-2011 telah mencatat jumlah berkas yang tersimpan adalah 22 berkas Daftar Berkas No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.



V.



Jenis berkas Arsip KONFERMA Arsip SK Arsip MUNAS Arsip kampus ramadhan Arsip kepengurusan himabio Arsip kepengurusan dan serah terima jabatan Proposal Arsip LPJ Arsip IKAHIMBI Arsip Mading Arsip OLIMPIADE BIOLOGI Tahun 2011 Arsip soal olimpiade Buku ORBIKULAR Majalah Buku panduan PKM Arsip HIMABIO Sertifikat



PENUTUP



Jumlah 1 berkas 1 map 1 berkas 1 berkas 1 berkas 1 berkas



Keterangan Baik Baik Baik Baik Baik Baik



9 proposal 1 berkas 1 berkas 1 berkas 1 map



Baik Baik Baik Baik Baik



9 map 3 berkas 8 berkas 4 bendel 19 map 26 lembar



Baik Baik Baik Baik Tidak lengkap Baik



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI “ BAKTERIOPHAGE” FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JEMBER ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN PERIODE 2010/2011 Demikian laporan pertanggung jawaban Pengurus HIMABIO Fakultas MIPA Universitas Jember Kesekretariatan periode 2010-2011. Kami menyadari sepenuhnya pada satu periode kepengurusan banyak sekali kekurangan kami dalam



merealisasikan



Rencana



Kerja.



Apabila



ada



kekurangan



dalam



menjalankan organisasi ini selama satu periode, kami sebagai pengurus Bidang Kesekretariatan mohon maaf. Terima kasih atas perhatiaanya. Wassalamu’alaikum Wr. Wb Jember, 11 Januari 2011 PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS JEMBER SEKRETARIS Imam Hanafy (081810401046)