Makalah Akk Perencanaan [PDF]

Citation preview

.1 Planning (Perencanaan) Pengertian Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal.Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan.Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.



Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan.Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan.Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan. Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan). Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.Sasaran sering pula disebut tujuan.Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil.Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas.Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan.Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya. Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya.Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional.Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci.Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah.Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti “tingkatkan kinerja,” “naikkan profit,” atau “kembangkan perusahaan,” sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).



Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO.Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan.Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri. Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya.Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya.Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional.Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi. Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek.Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun.Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame. Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik.Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail.Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk “meningkatkan profit 15%.” Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk “meningkatkan profit 15%,” ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain. Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah “membangun 6 buah pabrik di China atau “mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006.” Sedangkan standing plans adalah rencana



yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain. Batasan Perencanaan Perencanaan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalahmasalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut. Dalam buku-buku manajemen dijelaskan berbagai batasan tentang perencanaan. Dari batasan di atas, perencanaan akan menjadi efektif jika perumusan masalah sudah dilakukan berdasarkan fakta-fakta, dan bukan berdasarkan emosi atau angan-angan saja. Fakta-fakta diungkap dengan menggunakan data untuk menunjang perumusan masalah. Perencanaan juga merupakan proses pemilihan alternative tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan juga merupakan suatu keputusanuntuk mengerjakan sesuatu di masa yang akan datang, yaitu suatu tindakan yang diproyeksikan di masa yang akan datang. Salah satu tugas manajer yang terpenting di bidang perencanaan adalah menetapkan tujuan jangka panjang dan pendek organisasi berdasarkan analisis situasi di luar (eksternal) dan di dalam (internal) organisasi. Manfaat Perencanaan Ada beberapa manfat yang dapat diperoleh oleh staf dan pimpinan jika organisasi memiliki sebuah perencnaan. Mereka akan mengetahui: 1. Tujuan yang ingin dicapai organisasi dan cara mencapainya. 1.Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan. 2.Jenis dan jumlah staf yang diinginkan dan uraian tugasnya. 3.Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan. 2. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan. Selain itu, dengan perencanaan akan diperoleh keuntungan sebagai berikut: 1.Perencanaan akan menyebabkan berbagai macam aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dan dapat dilakukan secara teratur. 2.Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak produktif. 3.Perencanaan dapat dipakai untuk mengukur hasil kegiatan yang telah dicapai karena dalam perencanaan ditetapkan bernagai standar.



4.Perencanaan memberikan suatu landasan pokok fungsi manajemen lainnya, terutama untuk fungsi pengawasan. Sebaliknya, pimpinan dan staf organisasi juga perlu memahami bahwa perencanaan juga memiliki kelemahan, yaitu: 1. Perencanaan mempunyai keterbatasan mengukur informasi dan fakta-fakta di masa yang akan datang dengan tepat. 2. Perencanaan yang baik memerlukan sejumlah dana. 3. Perencanaan mempunyai hambatan psikologis bagi pimpinan dan staf karena harus menunggu dan melihat hasil yang akan dicapai. 4. Perencanaan menghambat timbulnya inisiatif. Gagasan baru untuk mengadakan perubahan harus di tunda sampai tahap perencanaan berikutnya. 5. Perencanaan juga akan menghambat tindakan baru yang harus diambil oleh staf. Dengan perencanaan yang tersusun lengkap, seorang manajer dan seorang staf akan mengetahui dengan jelas arah sebuah program atau proyek. Mereka akan mengetahui jenis dan kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan program/proyek, jumlah dan kualifikasi staf yang dibutuhkan untuk melaksanakan program/proyek tersebut, model pengawasan yang harus dilaksanakan oleh manajer atau mereka yang diserahi tugas sebagai penanggung jawab program/proyek. Karena perencanaan juga mengandung keuntungan dan kerugian, para manajer program sebaiknya mengantisipasi hambatan tersebut pada saat penyusunan rencana. Jika hal tersebut memang terjadi, hambatan tersebut akan menghambat pelaksanaan program atau proyek di lapangan. Hal ini harus sudah diwaspadai dan diantisipasi sebelumnya oleh para penyusun perencanaan. Langkah-langkah Perencanaan Langkah awal untuk menyusun perencanaan dapat dimulai dengan sebuah gagasan atau cita-cita yang terfokus pada situasi tertentu. Sebagai suatu proses, perencanaan kesehatan mempunyai beberapa langkah : 1.



Analisis Situasi



Analisis situasi adalah langkah pertama proses penyusunan perencanaan. Langkah ini dilakukan dengan analisis data laporan yang dimiliki oleh organisasi (data primer) atau mengkaji laporan lembaga lain (data sekunder) yang datanya dibutuhkan



observasi dan wawancara. Agar mampu melaksanakan analisis situasi dengan baik, manajer dan staf sebuah organisasi atau mereka yang diberikan tugas sebagai tim perencana harus dibekali ilmu epidemiologi, ilmu antropologi, ilmu demografi, ilmu ekonomi, dan ilmu statistic. Analisis situasi merupakan langkah awal perencanaan yang bertujuan untuk identifikasi masalah. Yang dihasilkan dari proses analisis situasi adalah rumusan masalah kesehatan dan berbagai factor yang berkaitan dengan masalah kesehatan masyarakat yang sedang diamati serta potensi organisasi yang dapat digunakan untuk melakukan intervensi. Dari penjelasan di atas, langkah analisis situasi bertujuan untuk mengumpulkan berbagai jenis data atau fakta yang berkaitan dengan masalah yg dijadikan dasar penyusunan perencanaan. 1.



Mengidentifikasi Masalah dan Prioritasnya



Melalui analisis situasi akan dihasilkan berbagai macam data. Data dianalisis lebih lanjut menggunakan pendekatanepidemiologi untuk dapat dijadikan informasi tentang distribusinya di suatu wilayah, berdasarkan kurun waktu tertentu.. Informasi lain yang perlu dicari adalah bagaimana tanggapan masyarakat tentang kesehatan masyarakat tersebut dan bagaimana potensi organisasi untuk memeahkannya. Informasi tersebut dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengambil keputusan tentang bagaimana puskesmas akan mengembangkan program intervensi. Apa batasan tentang suatu masalah? Masalah adalah kesenjangan yang dapat diamati antara situasi/kondisi yang terjadi dengan situasi/kondisi yang diharapkan, atau kesenjangan yang dapat diukur antara hasil yang mampu dicapai dengan tujuan yang ingin dicapai.Maslah juga dapat dirumuskan dalam bentuk hambatan kerja, dan kendala yang dihadapi staf dalam pelaksanaan kegiatan program.Masalah kesehatan masyarakat adalah suatu penyakit yang berkembang pada kurun waktu tertentu dan menyerang kelompo-kelompok masyarakat di suatu masyarakat tertentu. Dengan menggunakan batasan masalah tersebut dpat dikelompokan ke dalam tiga kategori masalah yaitu masalah kesehatan masyarakat, masalah manajemen pelayanan kesehatan(masalah program), dan masalah perilaku (termasuk sikap dan pengetahuan masyarakat tentang penyakit dan kegiatan program kesehatan). Model identifikasi masalah akan membantu para manajer program kesehatan di puskesmas untuk mengkaji suatu masalah kesehatan masyarakat dan factor-faktor risikonya. Yang perlu dibedakan adalah mana masalah program (input, proses, output, dan efek) dan yang mana masalah kesehatan masyarakat (outcome/dampak dari sebuah sistem).



1.



Menentukan Tujuan Program



Setelah prioritas masalah kesehatan ditetapkan, manajer program menetapkan tujuan program. Semakin jelas rumusan maslah kesehatan masyarakat dengan menggunakan riteria di atas akan semakin mudah menyusun tujuan program. Sebelum rencana kerja operasional disusun, beberapa pertanyaan berikut ini wajib dipahami oleh tim perencana: 1. Berapa besar sumber daya yang dimiliki oleh organisasi (potensi organisasi-How many)? 2. Seberapa jauh masalah kesehatan masyarakat akan dipecahkan (target program-How far)? 3. Kapan target tersebut akan dicapai (target waktu-When)? Merumuskan program tujuan operasional berdasarkan jawaban ketiga pertanyaan tersebut di atas maka bermanfaat untuk : 1. 2.



Menetapkan langkah-langkah operasional program Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program



4.Mengkaji hambatan dan Kelemahan Program Langkah keeempat proses penyusunan adalah mengkaji kembali hambatan dan kelemahan program yang pernah dilaksanakan. Tujuannya adalah untuk mencegah atau mewaspadai timbulnya hambatan serupa. Selain mengkaji hambatan yang pernah dialami, juga dibahas prediksi kendala dan hambatan yang mungkin terjadi dilapangan pada saat program dilaksanakan. Jenis hambatan atau kelemahan program dapat dikategorikan ke dalam: 1.



Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi



Hambatan ini merupakan aspek kelemahan organisasi.Motivasi staf rendah, pengetahuan dan keterampilan mereka kurang, staf belum mampu mengembangkan partisipasi masyarakat setempat. 1.



Hambatan yang terjadi pada lingkungan



Hambatan geografis (jalan rusak), iklim atau musim hujan, masalah tingkat pendidikan masyarakat yang masih rendah, sikap dan budaya masyarakat yang tidak kondusif (masih banyak tabu, salah persepsi, mitos dan sebagainya).Semua kendala



dan hambatan yang bersumber pada lingkungan seperti ini sebaiknya dianalisin pada saat melakukan kajian terhadap perilaku sehat-sakit masyarakat.Perilaku masyarakat yang kurang partisipasif merupakan kendala utama pelaksanaan program. Setelah semua hambatan dianalisis, kemudian ditetapkan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Susun semua daftar hambatan. Hambatan mungkin terjadi pada staf atau para pelaksana, peralatan, informasi, biaya dan waktu, geografis, iklim, dan peran serta masyarakat. 2. Pilih hambatan kendala yang dapat dihilangkan, mana yang di anggap sebagai tantangan untuk dimodifikasi atau dikurangi dan mana yang sama sekali tidak dapat dihilangkan. 3. Kaji kembali tujuan operasional kegiatan yang sudah disusun, tetapi tetap waspada dengan berbagai hambatan dan kendala di lapangan. 5.Menyusun Rencana Kerja Operasional Hambatan (kelemahan) yang bersumber dari dalam organisasi harus dikaji dulu sebelum KRO disusun. Jika tidak, program yang akan dilaksanakan terhambat oleh factor internal organisasi. Factor lingkungan di luar organisasi seperti peran serta masyarakat dan kerjasama lintas sector juga penting di kaji sebagai bagian dari strategi pengembangan program di lapangan. Pada saat memasuki fase ini, tim perencana sudah menetapkan tujuan dan target yang ingin dicapai. Proses perencanaan yang terakhir adalah menetapkan alternative kegiatan dan sumber daya pendukung. Langkah ini dilakukan sebelum proses penyusunan RKO. Format senuah RKO yang lengkap terdiri dari: 1. Alasan utama disusunnya RKO (Mengapa program ini dilaksanakan-WHY) 2. Tujuan (apa yang ingin dicapai-WHAT) 3. Kegiatan program (bagaimana cara mengerjakannya-HOW) 4. Pelaksana dan sasarannya (Siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran kegiatan program-WHO) 5. Sumber daya pendukung (what kind of support) 6. Tempat (dimana kegiatan akan dilaksanakan-Where) 7. Waktu pelaksanaan (kapan kegiatan akan dilaksanakan-When) Dari penjelsan tentang fungsi perencanaan di atas, perencanaan mengandung lima unsur penting, yaitu:



1.



Unsur tujuan



Tujuan perencanaan harus jelas dirumuskan sesuai dengan hierarkinya.Tujuan operasional harus mengikuti kaidah penyusunan sebuah tujuan. 1.



Unsur kebijakan



Kebijakan dalam perencanaan harus tercermin didalam strategi yang disusun oleh pimpinan (manajer) untuk mencapai tujuan program. 1.



Unsur prosedur



Dalam konsep perencanaan harus jelas standar operating prosedur setiap kegiatan. Standar unjuk kerja (standar of performance) harus ada karena akan menjadi pedomen kerja staf di lapangan. Pembagian tugas dan hubungan kerja antara staf akan tercermin dalam unsur perencanaan ini. 1.



Unsur kemajuan/progress



Didalam perencanaan harus di tulis jelas target atau standar keberhasilan program yang dipakai untuk melakukan evaluasi keberhasilan kegiatan. 1.



Unsur program



Program harus disusun berdasarkan prioritas masalah dan prioritas alternative untuk mencapai tujuan perencanaan. Tipe Perencanaan yang Digunakan Manajer a.



Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)



Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang b.



Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)



Perencanaan untuk Jangka waktu 5 tahun atau lebih c.



Perencanaan Strategi



Perencanaan Strategi adalah Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa



yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya. Tahap perencanaan strategi: 1. identifikasi tujuan dan sasaran 2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan 3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran 4. implementasi perencanaan strategi 5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).



Manajemen Strategi Manajemen strategi adalah proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang. Tahap manajemen strategi: 1. perumusan strategi (strategy formulation) 2. pengimplementasian strategi (strategy implementation) Strategi yang digunakan organisasi Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi: 1. strategi korporasi (corporate strategy) Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total. Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi. 2. strategi bisnis (business strategy)



strategi untuk bisnis satu produk lini. Strategi ini digunakan pada tingkat divisi. 3. strategi fungsional (functional strategy) mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi. Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll. d.



Perencanaan Operasional



Perencanaan operasional adalah kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi. Perencanaan operasional yang khas : 1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan 2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional 3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas. 4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluanpenjualan dan distribusi barang /jasa. perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan e.



Perencanaan Tetap (standing plans)



Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus) Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan Kebijaksanaan.



Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan. Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara Prosedur dan aturan Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs) f.



Perencanaan Sekali Pakai (single-use plans)



Perencanaan sekali pakai Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik. Anggaran menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.



Jadwal Proyek Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya. Pendekatan-pendekatan Perencanaan 1.



Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in



Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi. Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal. 2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up



Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan. 3. Perencanaan contingency perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan. Dasar-dasar Perencanaan yang Baik 1. forecasting proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.è a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik) 2. Penggunaan skenario meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.è Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis. 3. benchmarking



perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya. 4. partisipasi dan keterlibatan perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut. 5. penggunaan staf perencana fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.



2.2 Organizing (Pengorganisasian) Batasan Fungsi Pengorganisasian Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok dan wewenang, dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan definisi tersebut, fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan personil, financial, material dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama. Berdasarkan penjelasan tersebut, organisasi dapat dipandang sebagai wadah kerjasama sekelompok orang –organisasi bersifat statis. Organisasi juga dapat dikaji dari sisi proses kerjasama. Dalam hal ini organisasi dilihat dari proses kerjasama staf yang berisi uraian tugas untuk mencapai tujuan –organisasi bersifat dinamis. Organisasi juga dapat dikaji dari bagaimana pimpinan menggunakan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi – organisasi sebagai alat pimpinan. Manfaat Pengorganisasian



Dengan mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang manajer akan dapat mengetahui : 1. Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok. Tugas pokok staf dan prosedur kerja merupakan dokumen dari fungsi pengorganisasian, digunakan sebagai panduan kinerja staf. 2. Hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi anggota atau staf sebuah organisasi. Hubungan ini akan terlihat pada struktur organisasi. 3. Pendelegasian wewenang. Manajer atau pimpinan organisasi akan melimpahkan wewenang kepada staf sesuai dengan tugas-tugas pokok yang diberikan kepada mereka. 4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi. Tugas staf dan pemanfaatan fasilitas fisik harus diatur dan diarahkan semaksimal mungkin untuk membantu staf, baik secara individu maupun kelompok mencapai tujuan organisasi. Langkah-langkah Pengorganisasian Ada 6 langkah penting dalam menyusun fungsi pengorganisasian, yaitu : 1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. Tujuan organisasi sudah disusun pada saat fungsi perencanaan. 2. Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan-kegiatan pokok untuk mencapai tujuan. Dalam hal ini, pimpinan yang mengemban tugas pokok organisasi sesuai dengan visi dan misi organisasi. Untuk itu, ia membagi tugas pokoknya pada staf yang ada. Dari sini akan muncul gagasan departementalisasi, pengembangan bidang-bidang, seksi-seksi dan sebagainya sesuai dengan kegiatan pokok. 3. Menggolongkan kegiatan pokok kedalam satuan kegiatan yang praktis (elemen kegiatan). Pembagian tugas pokok ke dalam elemen kegiatan harus mencarminkan apa yang harus dikerjakan oleh staf. 4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan menyediakan fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya. Pengaturan ruangan dan dukungan alat-alat kerja adalah salah satu contohnya. 5. Penugasan personil yang cakap yaitu memilih dan menempatkan staf yang dipandang mampu melaksanakan tugas. Bagian ini perlu dipahami oleh manajer personalia pada saat mengangkat atau memilih staf pejabat atau yang akan melaksanakan tugas-tugas tertentu organisasi. 6. Mendelegasikan wewenang. Prinsip Manajemen Organisasi



Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari. 1. 2. 3. 4. 5. 6. sendiri 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.



Pembagian kerja (Division of work) Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility) Disiplin (Discipline) Kesatuan perintah (Unity of command) Kesatuan pengarahan (Unity of direction) Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan Penggajian pegawai Pemusatan (Centralization) Hirarki (tingkatan) Ketertiban (Order) Keadilan dan kejujuran Stabilitas kondisi karyawan Prakarsa (Inisiative) Semangat kesatuan, semangat korps



Untuk melaksanakan fungsi pengorganisasian yang baik, perlu dilalui beberapa langkah sebagai berikut : 1. Kenali sasaran-sasaran yang ingin dicapai. 2. Perinci pekerjaan yang dibutuhkan sampai hal yang sekecil mungkin 3. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan 4. Pertegas tugas-tugas dan berikan sasaran yang memadai untuk setiap aktivitas atau kelompok aktivitas 5. Berikan tugas-tugas tersebut kepada orang-orang yang bermutu atau yang dapat dikembangkan secara potinsial 6. Beritahukan kepada setiap anggota tentang kegiatan-kegiatan apa yang diharapkan olehnya dalam rangka melaksanakan tugas dan hubungannya dengan perusahaan atau organisasi lannya. Fungsi Manajemen yang Lazim Ditempuh 1.



Membentuk susunan jabatan dan peranan dengan pemberian



nama. 2. Membagi pekerjaan yang akan dilakukan , menetapkan tugastugas dan tanggung jawab.



3. Membentuk sistem-sistem kekuasaan dan status formal. 4. Membentuk suatu struktur organisasi untuk melakukan komunikasi-komunikasi internal. Model Desain Struktur Organisasi Ada dua model ekstrem dari desain organisasi, yaitu : 1. Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi. 2. Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif. Macam-macam Struktur Organisasi 1. Organisasi Garis



Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol, ciri-ciri struktur organisasi garis adalah sebagai berikut : 1. Organisasi masih kecil,praktis dan sederhana 2. Jumlah karyawan sedikit 3. Pimpinan dan semua karyawan saling mengenal 4. Spesialisasi kerja belum tinggi 5. Hanya mengenal satu komando 6. Struktur organisasi sangat sederhana 7. Garis komando dari atas ke bawah, sebaliknya tanggung jawab dari bawah ke atas



2. Organisasi Fungsional



Organisasi fungsional diciptakan oleh E.W Taylor. ciri-ciri organnisasi fungsional adalah sebagai berikut : 1. Setiap pimpinan dapat memberikan perintah kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut. 2. Setiap pimpinan dapat menerima perintah dari pimpinan mana saja asal lebih tinggi kedudukannya 3. Tidak terlalu menekankan pada struktur hirarki 4. Tanggung jawab pelaksanaan kepada lebih dari satu pimpinan.



2.3 Actuating (Penggerakan)



Pengertian Actuating Fungsi aktuasi/actuating merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerja sama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Fungsi aktuasi tidak terlepas dari fungsi manajemn lainnya. Fungsi penggerak dan pelaksanaan dalam istilah lainnya yaitu actuating (member bimbingan), motivating (membangkitkan motivasi), directing (memberikan arah), influencing (mempengaruhi) dan commanding (memberikan komando atau perintah). (Muninjaya, G, A, A. 2004). Penggerakan dan pelaksanaan (aktuasi) adalah upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap staf dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggungjawabnya. (George, R. Terry, 1986).



Dari pengertian di atas, pelaksanaan/pergerakkan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : 1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan. 2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya. 3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak. 4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan. 5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.



Tujuan Fungsi Aktuasi Tujuan fungsi aktuasi : 1.



Menciptakan kerja sama yang lebih efisien.



2.



Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan staf.



3.



Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan.



4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf. 5.



Membuat organisasi berkembang secara dinamis.



Fungsi Penggerakan dan Perencanaan Fungsi aktuasi haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungannya. Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif. Ada 4 jenis utama fungsi penggerakan :



1.



Koordinasi kegiatan



Untuk setiap kegiatan yang akan diterapkan sesuai rencana, manajemen harus memastikan bahwa semua kegiatan sebelumnya telah dilaksanakan tepat pada waktunya. Untuk mengkoordinasi pekerjaan tim kesehatan, pekerja kesehatan yang bertugas harus : 1. Mengkoordinasikan fungsi para aggota tim kesehatan 2. Mengkoordinasikan kegiatan 3. Menyampaikan keputusan 4. Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi 5. Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukn meliputi : 1. Pemantauan dan pengawasan 2. Logistik ( perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman, penyebaran dan pengembalian barang ) 3. Akuntasi 4. Organisasi 5. Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus dengan koordinasi kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama penerapan. Tahapan Penggerakan dan Pelaksanaan Tindakan penggerakan dan pelaksanaan dibagi dalam tiga tahap, yaitu: a. Memberikan semangat, motivasi, inspirasi atau dorongan sehingga timbul kesadaran dan kemauan para petugas untuk bekerja dengan baik. Tindakan ini juga disebut motivating. b. Pemberian bimbingan melalui contoh-contoh tindakan atau teladan. Tindakan ini juga disebut koding yang meliputi beberapa tindakan, seperti: pengambilan keputusan, mengadakan komunikasi antara pimpinan dan staf, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompok dan memperbaiki sikap, pengetahuan maupun ketrampilan staf. c. Pengarahan (directing atau commanding) yang dilakukan dengan memberikan petunjuk-petunjuk yang benar, jelas dan tegas. Segala saran-saran atau instruksi kepada staf dalam pelaksanaan tugas harus diberikan dengan jelas agar terlaksana dengan baik terarah kepada tujuan yang telah ditetapkan.



Faktor Penghambat Fungsi Aktuasi Kegagalan manajer menumbuhkan motivasi staf merupakan hambatan utama fungsi aktuasi. Hal ini dapat terjadi karena manajer kurang memahami hakekat perilaku dan hubungan antar manusia. Seorang manajer yang berhasil akan menggunakan pengetahuannya tentang perilaku manusia untuk menggerakan stafnya agar bekerja secara optimal dan produktif. Faktor-faktor Pendukung Fungsi Aktuasi Faktor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan diantaranya : (1). Kepemimpinan (Leadership) Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut : (a). Memiliki kecerdasan orang-orang yang dipimpin (b). Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh (c). Memiliki kelancaran dalam berbicara (d). Matang dalam berpikir dan emosi (e). Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin (f). Memahami/menghayati kepentingan kerja sama.



(2). Sikap dan Moril (Attitude and Morale) Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola hidupnya. Beberpa sikap manajer diantaranya yaitu : (a). Sikap feudal (feudal attitude)



Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-aturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme akan sukar lahir kepemimpinan demokratis dariad para manajer, mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal. (b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude). Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak sebagai dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan, pekerja akan menjadi sasaran daripada kekuasaannya. (3). Tatahubungan (Communication) Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya : (a). Komunikasi intern yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya. (b). Komunikasi Ekstern yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi.



(c). Komunikasi Horizontal yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama. (d). Komunikasi Vertikal yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil.



(4). Perangsang (Incentive) ; insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak. (5). Supervisi (Supervision) Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemah dari kata control. Menurut Terry Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung. Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena ia harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberi petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat kepada pegawai yang mengalami kesulitan. (6). Disiplin (Discipline) Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua : (1) Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya). (2). Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah). Hal – hal yang perlu diperhatikan manajer dalam fungsi penggerakan 1. Manajer harus bekerja lebih produktif 2. Manajer perlu memahami ilmu psikologi, komunikasi, kepemimpinan dan sosiologi 3. Manajer harus mempunyai tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungan 4. Manajer harus bersikap obyektif



2.4 Controlling (Pengawasan)



Pengertian Manajemen dan Manajer Istilah manajemen mengandung tiga pengertian, yaitu pertama, manajemen sebagai suatu proses; kedua, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen; dan ketiga, manajemen sebagai suatu “seni” (art) dan sebagai suatu “ilmu.”. Bila kita perhatikan ketiga definisi di atas, maka akan segera tampak bahwa ada tiga pokok penting dalam definisi-definisi tersebut, yaitu pertama adanya tujuan yang ingin dicapai; kedua tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang lain; ketiga, kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi. Manajer adalah pejabat yang bertanggungjawab atas terselenggaranya aktivitasaktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain. Pada umumnya, kegiatan-kegiatan dan aktivitas-aktivitas manajer itu adalah planning, organizing, staffing, dan controlling. Ini sering pula disebut dengan istilah proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen, bahkan ada yang menyebutnya unsurunsur manajemen. Menurut pengertian yang ketiga, merupakan pengertian yang klasik menyebutkan bahwa manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efisien, efektif, dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk mencapai tujuan para manajer menggunakan apa yang dikenal sebagai 6 M. Dengan kata lain sarana atau tools atau alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah men, money, materials, machines, methods, dan markets. Semuanya disebut sumber daya. Sarana penting atau sarana utama dari setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu adalah manusia. Berbagai macam aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan aktifitas itu dapat kita tinjau dari sudut proses seperti planning, organizing, actuating, controlling dan evaluation. Disini yang akan dikupas adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan controlling atau dengan istilah lain yaitu: pengawasan dan pengendalian (wasdal). Pengertian Pengawasan Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.



Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”. Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.” Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu: (a) Penetapan standar pelaksanaan (b) Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan (c) Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata (d) Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan- penyimpangan (e) Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan. Manfaat Pengawasan Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:



 Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.  Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.  Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.  Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan  Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.



Proses Pengawasan Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasan manajerial yaitu: 



Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau



organisasi  



Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur. Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi. Objek Pengawasan Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan. 



Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.  Keuangan  Pelaksanaan program dilapangan  Obyek yang bersifat strategis  Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait. Jenis-jenis Pengawasan Adapun jenis-jenis dari pengawasan yaitu:



 Pengawasan fungsional (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.  Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.  Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh badan-badan yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.



Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaanpekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:  



Adanya Rencana Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada



bawahan. Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian. Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar: ¨ Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya atau waktu. ¨ Standar in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan. Kompensasi dan keuntungan dari sistem pengawasan yang baik adalah: ¨ Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam organisasi.



¨ Memotivasi pekerjaannya.



orang



untuk



menggunakan



usaha



maksimum



dalam



¨ Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.



2.5 Evaluation (Penilaian)



Pengertian Evaluasi Fungsi manajemen adalah masing-masing bentuk kegiatan manajemen dengan spesifikasi tertentu dan dilaksanakan pada periode-periode tertentu. Salah satu fungsi manajemen adalah evaluation atau penilaian. Evaluasi sama pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemantauan, dan pengendalian. Terkadang fungsi pemantauan dan fungsi evaluasi sulit untuk dipisahkan. Fungsi manajemen puncak misalnya meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadiankejadian khusus lainnya. Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam fungsifungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak mengulangi kesalahan yang sama setiap kali. Evaluasi adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan menghasilkan umpan balik dalam kerangka efektifitas pelaksanaan kegiatan organisasi. Menurut Departement of Health & Human Service, evaluasi adalah proses untuk mengumpulkan informasi. Sebagaimana dengan proses pada umumnya, evaluasi harus dapat mendefinisikan komponen-komponen fase dan teknik yang akan dilakukan. Menurut W. Dunn, istilah evaluasi mempunyai arti yang berhubungan, masingmasing menunjukkan pada aplikasi beberapa skala nilai terhadap hasil kebijakan dan program. Secara umum istilah evaluasi dapat disamakan dengan penaksiran, pemberian



angka, dan penilaian kata-kata yang menyatakan usaha untuk menganalisis hasil kebijakan dalam arti yang lebih spesifik. Evaluasi berkenaan dengan produksi informasi mengenai nilai atau manfaat hasil kebijakan. Pengertian lain dikemukakan oleh Peter H. Rossi (1993:5) menyebutkan bahwa evaluasi merupakan aplikasi penilaian yang sistematis terhadap konsep, desain, implementasi, dan manfaat aktivitas dan program dari suatu organisasi. Dengan kata lain, evaluasi dilakukan untuk menilai dan meningkatkan cara-cara dan kemampuan berinteraksi organisasi yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerjanya. Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap sistem yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan dengan hanya menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pada organisasi saja.



Tujuan Evaluasi Tujuan dilaksanakannya evaluasi diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Untuk memberikan penilaian terhadap pelaksanaan aktivitas dan program organisasi 2. Untuk memperbaiki kebijaksanaan pelaksanaan program dan perencanaan program yang akan datang 3. Untuk mengembangkan program-program dan teknik baru bagi peningkatan kinerja 4. Untuk mengadakan perencanaan kembali yang lebih baik dari suatu program 5. Untuk meningkatkan efektivitas manajemen pelaksanaan kegiatan Secara umum, jika dihadapkan pada suatu pertanyaan mengapa perlu dilakukan evaluasi ? maka terdapat beberapa jawaban seperti berikut : 1. Karena evaluasi merupakan fungsi manajemen 2. Karena evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan 3. Karena evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang sama



4. Karena evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di dalam organisasi dan mencoba mencari solusinya



Klasifikasi Evaluasi Klasifikasi evaluasi dapat dilakukan berdasarkan pada : 1. 2. 3. 4. 5.



Apa yang dievaluasi Tujuan evaluasi Fokus evaluasi Pendekatan evaluasi Orientasinya



Berdasarkan apa yang dievaluasi, evaluasi dapat dibagi ke dalam beberapa kelompok :        



Evaluasi kegiatan Evaluasi program Evaluasi kebijakan Evaluasi pengelolaan kebijakan Evaluasi pengelolaan sumber daya manusia Evaluasi terhadap sistem dan governance Evaluasi terhadap struktur, mekanisme, dan prosedur Evaluasi efisiensi, efektifitas, kehematan, dan kelayakan



Penggolongan evaluasi berdasarkan tujuan evaluasi dapat meliputi : 



Evaluasi untuk tujuan tertentu, misalnya : untuk mempelajari fakta dan kemungkinan perbaikannya, untuk meningkatkan akuntabilitas, dan untuk meningkatkan kinerja  Goal free evaluation atau evaluasi untuk mencari peluang perbaikan yang tidak ditetapkan terlebih dahulu Berdasarkan fokus evaluasinya, evaluasi dapat dibagi ke dalam lima kelompok : 



Input Evaluation



Evaluasi input yaitu evaluasi untuk menilai suatu program yang belum atau akan dilaksanakan







Process Evaluation



Evaluasi proses yaitu evaluasi untuk menilai proses atau kegiatan 



Output Evaluation



Evaluasi output yaitu evaluasi untuk menilai hasil kegiatan program 



Impact Evaluation



Evaluasi dampak yaitu evaluasi untuk menilai dampak dari hasil pelaksanaan program Berdasarkan pendekatannya, evaluasi dapat dibagi ke dalam ; 



Evaluasi semu



Evaluasi semu adalah evaluasi yang menggunakan pendekatan atau metode deskriptif untuk menghasilkan informasi yang valid dan dapat dipercaya tanpa berusaha untuk menanyakan tentang manfaat atau nilai dari hasil-hasil tersebut terhadap individu, kelompok, atau masyarakat secara keseluruhan. 



Evaluasi formal



Evaluasi formal adalah evaluasi yang menggunakan pendekatan deskriptif untuk menghasilkan informasi yang valid dan cepat dipercaya mengenai hasilhasil kebijakan tetapi mengevaluasi hasil tersebut atas daasar tujuan program kebijakan yang telah diumumkan secara formal oleh pembuat kebijakan. 



Evaluasi keputusan teoritis



Evalusi keputusan teoritis adalah evaluasi yang menggunakan pendekatan deskriptif untuk menghasilkan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan dan valid mengenai hasil-hasil kebijakan yang secara eksplisit dinilai oleh berbagai macam pelaku kebijakan Berdasarkan orientasinya, evaluasi dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kategori sebagai berikut : 



Evaluasi yang proaktif (proactive evaluation)



Evaluasi proaktif ini dapat dilakukan sebelum suatu kebijakan/program ditetapkan 



Evaluasi yang klarifikatif (clarificative evaluation)



Evaluasi klarifikatif ini berfokus pada klarifikasi struktur internal dan fungsi dari suatu program dan kebijakan 



Evaluasi interaktif (interactive evaluation)



Evaluasi intreaktif ini dapat digunakan untuk memperoleh informasi atas implementasi program 



Evaluasi monitoring (monitoring evaluation)



Evaluasi monitoring ini sangat tepat digunakan ketika program sudah dalam pelaksanaan. Evaluasi ini sudah melibatkan pengembangan sistem untuk pemantauan kemajuan program 



Evaluasi dampak (impact evaluation)



Evaluasi ini digunakan untuk menilai hasil dan dampak program yang sudah mapan. Evaluasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan tentang penghargaan atau kemanfaatan program. Evaluasi ini disebut juga evaluasi sumatif.



BAB III PENUTUP 1.1



Kesimpulan



Dari pembahasan makalah ini, kesimpulan yang dapat diambil yaitu 1. Fungsi manajemen terbagi lima yaitu fungsi planning atau perencanaan, fungsi organizing atau pengorganisasian, fungsi actuating atau



penggerak, fungsi controlling atau pengawasan, dan fungsi evaluation atau penilaian. 2. Masing-masing fungsi tersebut memiliki peran, tujuan, dan manfaat yang berbeda tetapi saling berkaitan satu sama lain dalam menjalankan suatu organisasi.



1.2



Saran



Saran yang dapat penulis sampaikan kepada pihak-pihak yang ingin menjalankan suatu organisasi sebaiknya harus memahami dengan baik tujuan, proses, maupun manfaat dari fungsi-fungsi manajemen yang ada karena apabila salah satu fungsi tidak dijalankan dengan semestinya maka organisasi tersebut tidak akan mencapai tujuan yang diinginkan.



Daftar Pustaka Amsyari F.; Prinsip-prinsip dan Dasar Statistik dalam Perencanaan Kesehatan; Lembaga Basu Swastha; Azas AzasManajemen Modern; Penerbit Liberty, Yogyakarta,, 1984. Gde, Muninjaya A.A.2004. Manajemen Kesehatan.Jakarta: Buku Kedokteran EGC. http://akhmadsudrajat.wordpress.com/author/akhmadsudrajat. http://littleworldever.blogspot.com/2011/04/laporan-praktikum-actuating.html Manulang; Dasar-dasar Manajemen; Ghalia Indonesia, cetakan ke 15, Jakarta, 1992. Muninjaya, A.A. Gde. 2004. Manajemen Kesehatan . Penerbit Buku Kesehatan : Jakarta.Penerbitan Universitas Airlangga, Surabaya, 1975.



Prayitno S.; Dasar-dasar Administrasi Kesehatan Masyarakat; Airlangga University Press, Surabaya, 2005. www.google.com//mengenal sistem manajemen perusahaan Chapter. 14 . Evaluasi Manajemen (1) « Smk Negeri 3 Kimia Madiun.htm



Share this:   



Twitter Facebook2



Related Makalah Fungsi Administrator bagi Pembangunan KesehatanIn "Administrasi Pembangunan Kesehatan" Makalah Pembiayaan KesehatanIn "ekonomi kesehatan" Kesehatan Ibu dan AnakIn "Kesehatan Ibu dan Anak" kesehatan masyarakatprinsip administrasi kebijakan kesehatan



Post navigation « Makalah Pengantar Kependudukan “Perkembangan Penduduk dan Ketersediaan Pangan” Data, Jenis-jenis Data dan Skala Pengukuran »



3 thoughts on “Makalah Prinsip-prinsip AKK “Fungsi-fungsi Manajemen””



1.



Asyahril



February 6, 2014 at 11:15 am Keren .. sering saja buat yang semacam ini .. saya sebagai alumni kesmas bangga .. Reply



2.



nurfaizinyunus



October 1, 2014 at 10:37 am Bagus dek makalahnya. Sy jadikan referensi buat tugas sy yah :) Reply



o



delfistefani



October 3, 2014 at 6:05 am iya kak, senang bisa bantu :D Reply



Leave a Reply



Search



this is me, delfi ;)



Delfi Lucy Stefani



Recent Posts     



Transformasi ASKES ke BPJS Flu Burung Makalah Ketahanan Pangan Makalah Keamanan Pangan Makalah Sistem Informasi Kesehatan



Archives      



September 2014 December 2013 June 2013 May 2013 December 2012 November 2012



Categories 



Uncategorized



my twitter acc  one person unfollowed me // automatically checked by fllwrs.com 9 hours ago



 RT @ddlovato: Sometimes you have to ALLOW yourself to reach new milestones when your mind wants to quit. Keep pushing yourself.. Your spiri… 2 days ago  have a safe flight dad, Gob bless, see u really soon :) 2 days ago  one person unfollowed me // automatically checked by fllwrs.com 2 weeks ago  give me more strength, God :'( 2 weeks ago



Day by Day December 2012 M T « Nov 3 10 17 24 31



4 11 18 25



W



5 12 19 26



T



6 13 20 27



F May » 7 14 21 28



Blog Stats 



57,477 dearest visitors :)



Blog at WordPress.com. | The Crafty Theme. Follow



Follow “Delfi is my name” Get every new post delivered to your Inbox. Build a website with WordPress.com



S



S



1 8 15 22 29



2 9 16 23 30