Makalah Kelompok 2 - Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran [PDF]

Citation preview

RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas kelompok Mata Kuliah Manajemen Perkantoran Dosen pengampu : Dr. Henry Eryanto, M. M.



Kelompok 2 DISUSUN OLEH : Astuty Rihanna



1703520040



Desti Fadhillah



1703520026



D3 ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA 2020



KATA PENGANTAR



Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya yang telah



memberikan



banyak kesempatan



untuk dapat



menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu dan lancar. Shalawat serta salam tidak lupa semoga tercurahkan kepada nabi besar kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nanti-nantikan syafa’atnya di akhirat nanti. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kelompok dari Mata Kuliah Manajemen Perkantoran dengan dosen pengampu Dr. Henry Eryanto, M. M. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan saran atas penyusunan makalah ini yang berjudul “Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran” Kami menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan makalah ini, untuk itu kami mengharapkan saran dan masukan untuk perbaikan. Semoga makalah ini dapat bermanfaat baik bagi penulis maupun para pembaca.



Jakarta, 05 September 2021



Penulis



1



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.........................................................................1 DAFTAR ISI........................................................................................2 BAB I PENDAHULUAN....................................................................3 1.1



Latar Belakang.............................................................................3



1.2



Rumusan Masalah........................................................................4



1.3



Tujuan Makalah...........................................................................4



BAB II PEMBAHASAN.....................................................................5 2.1



Pengertian Manajemen Perkantoran............................................5



2.2



Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran....................................6



2.3. Prinsip - Prinsip Manajemen Perkantoran...................................8 BAB III PENUTUP...........................................................................10 3.1



Kesimpulan................................................................................10



3.2



Saran..........................................................................................10



DAFTAR PUSTAKA........................................................................11



2



BAB I PENDAHULUAN 1.1



Latar Belakang Perkantoran saat ini sudah mengalami banyak perubahan. Begitupun teknologi perkantoran yang semakin canggih dan tata ruangnya yang semakin modern. Dalam suatu perkantoran di sebuah ruangannya pasti berisi meja, kursi yang dilengkapi perlengkapan dan peralatan canggih masa kini. Fiturfitur canggih yang menggambarkan dunia maya dan beberapa alat dukung seperti telepon, laptop dan beberapa perlengkapan yang digunakan untuk memudahkan segala pekerjaan kantor. Dengan tata ruang kantor yang modern, berbagai peralatan dan perlengkapan yang menunjang pekerjaan kantor, dan juga termasuk sumber daya manusia yaitu para pegawai kantor, pasti dihadapkan tata kelola yang efisien dan tepat dan memerlukan sumber daya manusia yang update dengan perkembangan zaman yang ada. Semakin bertambahnya tahun, tata kelola kantor semakin rumit dan memerlukan sistem manajemen yang mampu mengatasi segala hal yang berkaitan dengan pekantoran. Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai tata kelola dalam dunia perkantoran itu sendiri. Didalamnya terdapat upaya pengawasan, pengorganisasian, aksi, dan perencanaan dalam sebuah susunan kerja kantor. Upaya – upaya tersebut untuk mencapai tujuan yang bertujuan untuk efektifitas dan efisiensi dalam segala fungsi perkantoran. Misalnya dalam peralatan yang canggih, yang bertujuan untuk mengelola kantor agar lebih efisien dan efektif dalam hal pekerjaan kantor. Dari manajemen perkantoran ini kita dapat mengetahui fungsi kantor dalam perusahaan maupun dalam kepemerintahan, tugas seorang menajemen perkantoran, pengertian kantor, aspek – aspek manajemen perkantoran, dan pengawasannya. Tugas seorang manajemen perkantoran haruslah orang yang mempunyai keahlian mengelola dan mengatur apaun yang berkaitan dengan perkantoran. Keahlian manajemen ini didukung oleh sumber daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, kepribadian, karakter, integritas, pengalaman, atau bakat seseorang sebagai manajer.



3



Berbagai hal mengenai fungsi kantor, tugas seorang manajemen perkantoran, aspek-aspek manajemen perkantoran serta pengawasannya termasuk dalam ruang lingkup perkantoran. Dalam makalah ini akan dibahas mengenai pengertian manajemen perkantoran, ruang lingkup perkantoran, dan sasaran kegiatan manejemen perkantoran.



1.2



Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang dijabarkan diatas, maka rumusan dari makalah ini, yaitu : 1. Apa pengertian manajemen perkantoran? 2. Apa saja ruang lingkup manajemen perkantoran? 3. Apa saja prinsip-prinsip manajemen perkantoran?



1.3



Tujuan Makalah Dari rumusan masalah yang dijabarkan diatas, maka tujuan dari makalah ini yaitu : 1. Untuk mengetahui pengertian manajemen perkantoran 2. Untuk mengetahui apa saja ruang lingkup manajemen perkantoran 3. Untuk mengetahui apa saja prinsip-prinsip manajemen perkantoran.



4



BAB II PEMBAHASAN 2.1



Pengertian Manajemen Perkantoran Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan antar anggota organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan (Andri Rahman, 2014 dalam (Karnati, 2019)). Sedangkan perkantoran



merupakan



seruruh



aktifitas



yang



berhubungan



dengan kantor Manajemen merencanakan,



perkantoran



merupakan



mengorganisasi,



mengarahkan,



rangkaian



aktivitas



mengawasi



dan



mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal (pekerjaan perkantoran) (The Liang Gie, 2007: 4 dalam (Karnati, 2019)). Manajemen kantor merupakan aplikasi dari ilmu manajemen. Kegiatan manajemen kantor merupakan kegiatan penggunaan aspekaspek manajemen untuk menyelesaikan tugas-tugas kantor. Dengan kata lain bahwa manajemen kantor adalah proses kerjasama dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen



(perencanaan,



pengaturan,



pelaksanaan, dan pengawasan) (Silintowe & Dewi, 2020). Dalam beberapa literatur bahwa manajemen perkantoran dapat juga diartikan sebagai administrasi/manajemen perkantoran dalam arti luas dan dalam arti sempit. Sedangkan arti administrasi perkantoran secara sempit, yaitu sebagai proses pengaturan terhadap kegiatan ketatausahaan. Dari beberapa pengertian manajemen perkantoran diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah kegiatan



mengelola



hal yang berhubungan dengan kantor yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,



pengarahan,



pengawasan,



pengendalian,



dan



penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor secara tertib untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.



5



2.2



Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi sembilan bidang dalam pekerjaan manajemen perkantoran, yaitu : 1. Ruang Perkantoran (Office Space) Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kantor pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil. 2. Komunikasi (Comunications) Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif. 3. Pegawai Kantor (Office Personnel) Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada



sebuah



instansi



mengakibatkan



inefesiensi



tenaga



kerja.



Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan. 4. Perabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)



6



Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan. 5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines) Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya. Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim



surat.



6. Perbekalan dan Keperluan Tulis Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahanbahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru. 7. Metode Kerja Metode



dalam



lingkup



manajemen



perkantoran



mencakup



pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis). 8.Warkat (Records)



7



Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survei, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan. 9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls) Pengawasan mencegah



pejabat



pelaksana



penyalahgunaan



jabatan



merupakan dalam



kegiatan



suatu



untuk



organisasi/



perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konferensi, pelatihan penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji. 2.3



Prinsip - Prinsip Manajemen Perkantoran Prinsip manajemen perkantoran adalah segala sesuatu yang menjadi pedoman serta dasar bagi setiap karyawan dan unit organisasi dalam sebuah kantor untuk melakukan pekerjaan kantor agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Berikut ini beberapa prinsip – prinsip manajemen perkantoran : 1. Perumusan Tujuan yang Jelas Tujuan manajemen kantor haruslah dirumuskan dengan jelas dengan melibatkan berbagai pihak termasuk pimpinan dan karyawan. Hal ini karena tujuan manajemen kantor yang dirumuskan dengan jelas dapat membangun komitmen untuk mewujudkannya. Sedangkan apabila tidak mengetahui dengan jelas dan pasti tujuan manajemen kantor, maka akan sulit tercapai dengan efisien dan efektif. 2. Pembagian Kerja



8



Setiap orang yang terdapat dalam kantor harus memiliki pekerjaan yang sesuai dengan kualifikasinya. Dengan pembagian kerja yang jelas dan terstruktur maka setiap orang dalam suatu kantor dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan baik. Pembagian kerja dalam kantor sangat penting karena mengingat tidak ada manusia yang dapat mengerjakan semua pekerjaan dalam waktu yang sama. Hal ini disebabkan oleh faktor keterbatasan manusia, baik itu terbatas dalam bidang ruang, waktu, tenaga, maupun pikiran.



3. Wewenang dan Tanggung Jawab Setiap melaksanakan pekerjaan kantor haruslah diiringi dengan wewenang. Hal ini dikarenakan tanpa wewenang, maka setiap karyawan tidak dapat melakukan pekerjaannya. Dengan kata lain, pekerjaan yang diberikan harus diikuti dengan penyerahan wewenang, agar para karyawan dapat lebih berinovasi dalam melakukan pekerjaan dibidangnya. Pekerjaan yang telah diberikan sebuah wewenang akan diikuti dengan tanggung jawab penuh terhadap pekerjaannya tersebut. 4. Koordinasi Koordinasi merupakan suatu kegiatan yang menghubungkan antara pekerjaan atau orang yang satu dengan pekerjaan atau dengan orang yang lain. Koordinasi akan berupaya untuk saling menghubungkan, sehingga akan menjamin kesatuan arah dan langkah. Hal ini karena tanpa adanya koordinasi yang baik, maka setiap orang atau pekerjaan akan berjalan secara individualis dan terjadi kerenggangan antara satu dengan yang lainnya. Tentu saja hal ini sangat perlu dihindari. 5. Kesatuan Arah Kesatuan arah adalah adanya kesatuan dalam bertindak secara berkaitan dengan pekerjaannya antara satu orang dengan orang lain atau suatu kelompok dengan kelompok lainnya. Kesatuan arah diperlukan untuk mencegah setiap orang maupun kelompok berjalan secara



9



individualis. Dengan adanya kesatuan arah, maka setiap orang maupun kelompok mampu menyesuaikan tugas pekerjaannya sehingga ada kesatuan langkah untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan.



BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Kesimpulannya bahwa manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan mengelola hal-hal yang berhubungan dengan kantor yang meliputi sebuah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian, dan penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor secara tertib untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Oleh karena itu diperlukannya prinsip-prinsip manajemen perkantoran seperti koordinasi dan kesatuan arah yang merupakan suatu dasar serta pedoman agar tujuan yang telah ditetapkan dapat terwujudkan. Sedangkan ruang lingkup dari manajemen perkantoran yaitu ruang lingkup manajemen perkantoran, yaitu seluruh aktivitas kantor yang erat hubungannya dengan perencanaan, pengorganisasian serta pengawasan kantor. Serta bagianbagian dari kantor, seperti fasilitas atau sarana kerja kantor melingkupi gedung, lokasi, serta peralatan kantor yang diantaranya interior, dan seluruh mesin kantor. 3.2 Saran Dalam sebuah kantor sebuah kerjasama merupakan suatu hal yang penting karena inilah yang menjadi jalan agar suatu tujuan yang telah ditetapkan dapat terwujud. Perlunya koordinasi yang baik, pembagian kerja yang sesuai bidangnya, dan kesatuan arah untuk mencapainya. Serta dibutuhkannya ruang lingkup manajemen perkantoran yang juga merupakan komponen penting. Oleh karena itu ciptakanlah hubunga kerja yang baik agar manajemen perkantoran dapat berjalan dengan semestinya.



10



DAFTAR PUSTAKAKarnati, N. (2019). Manajemen Perkantoran Analisis teori dan aplikasi dalam organisasi pendidikan. CV. Bunda Ratu. Silintowe, Y., & Dewi, Y. (2020). Manajemen Perkantoran Modern. CV Amerta Media.



AKHMAD, J. (2012). Dalam Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: LENTERA ILMU CENDEKIA. Erika Revida, R. T. (2021). Dalam Manajemen Perkantoran. Medan: Yayasan Kita Menulis.



11